会議の議題や決定事項を社員へ効率的に伝えるには、議事録に上手くまとめて共有するのが最善です。
しかし、「議事録はあるが分かりづらいので、直接関係者に聞いている」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、すぐに使える議事録のテンプレートや書き方を中心にご紹介します。
- 議事録のテンプレートを活用して、作業負荷を減らしたい
- 議事録のとり方がバラバラなので、情報共有がスムーズに進まず困っている
- 議事録の書き方を社内で統一させたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、分かりやすい議事録を簡単に作る方法が分かるだけでなく、ビジネス向きの管理方法も見つかります。
目次
議事録の目的
議事録には、2つの目的があります。目的によって記載すべき内容が変わる場合もあるため、以下のポイントを必ず押さえましょう。
会議の目的・結果の共有
議事録の目的には、会議の目的や結果を正確に伝えることがあります。
議論の過程や決定事項を過不足なく記載することで、参加していないメンバーは議事録を見るだけで会議の全容を把握できます。また、参加したメンバーの”認識のズレ”をなくす役割も担っているのです。
このように、議事録は、会議の目的や結果を共有して、メンバー同士の認識を統一させるために必須になります。
ToDoと期限の共有
議事録には、次回の会議に向けたToDo（やるべきタスク）と期限を共有する目的もあります。
「誰が」「何を」「いつまでに」などのタスクを記載しておくと、会議後のスケジュールを立てやすくなります。また、同じ議題に対するほかのメンバーのタスクも一目で分かるため、チーム単位で仕事が進めやすくなるのも特徴です。
ただし、議事録とタスクが別々に管理されていては「どの議事録のタスクか分からない」という事態になりかねません。そのため、議事録を「ノート」に書けば、ノートに紐づけてタスク管理ができる「Stock」のようなツールが、議事録作成には最適なのです。
【これで解決】WordやExcelよりも簡単な議事録作成ツール
以下では、WordやExcelよりも簡単な議事録作成ツールをご紹介します。
WordやExcelで作られている議事録テンプレートは無料で使える一方、共有するにはメールやチャットを使わなければなりません。また、各メンバーが属人的に議事録を管理するため、作成→共有→管理のフローを一元化できないデメリットを抱えています。
これでは、会議のたびに面倒な手間がかかるので、議事録に必要な機能が過不足なく搭載されたツールを運用しましょう。ただし、複雑なツールは、一部の社員しか使いこなせない可能性があるため注意が必要です。
結論、WordやExcelのデメリットを解消するのは、議事録の作成から管理までが完結し、非IT企業の65歳の社員でも即日で使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した議事録はすぐに共有できるうえ、ノートを「フォルダ」で整理すれば“どこに保存されているか分からない”という状況になりません。また、オリジナルの「テンプレート」を登録すれば、統一された書式の議事録を誰でも作成できます。
議事録の作成・管理に最適なツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
Word・Excelの見やすい議事録テンプレート5選
以下では、Word（ワード）やExcel（エクセル）の議事録テンプレート5選をご紹介します。以下を参考にして、自社にあった議事録テンプレートを使いましょう。
Word｜シンプルな議事録
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、Wordのテンプレートです。
会議の性質によって、自由にアレンジできるシンプルなつくりになっているのが特徴です。 「結果」と「保留事項」を記載する欄があるので、会議の決定事項と持ち越すことを整理できます。
Word｜会議の議事録
こちらは、Microsoftが提供するwordのテンプレートです。
会議の議題と決定事項を包括的にまとめるのに最適なテンプレートです。議事録の下部には、タスクの内容だけでなくステータスも記載できるので、進捗管理に役立ちます。
Excel｜打ち合わせの議事録
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、Eexcelのテンプレートです。
打ち合わせの要点を箇条書きで記載できる表形式の議事録なので、時系列に沿って作成できるので、後から見返しても瞬時に理解できます。
Word｜プロジェクト会議の議事録
こちらは、Smartsheetが提供するwordテンプレートです。
プロジェクト会議など定期的な開催が想定される会議に特化した議事録テンプレートです。「次回の会議日程」の記載欄があるので、改めてアナウンスする手間が省けます。
Word｜株主総会の議事録
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、Wordのテンプレートです。
株主総会の議事録に必要な項目が搭載されているのが特徴です。株主総会の議題である「決算書の報告・承認」や「役員報酬改定」がフォーマット化されているので、必要な個所を埋めるだけで議事録が完成します。
例文あり！議事録の必須項目と書き方
配布されている無料のテンプレートで自社に必要な項目がまかなえない場合は、テンプレートを自作するのも一つの方法です。会議の情報を漏れなく共有するために、以下の項目は必ず記載しましょう。
・会議名
はじめに、会議名を記載しておくと、何についての議事録か瞬時に把握できます。
（例）企業認知拡大プロジェクトのミーティング
・開催日時・場所
日時と場所を記載しておくと、情報の鮮度を確認できます。
（例）2022年8月23日(火)、本社会議室B
・参加者
部署と役職を記載します。
（例）広報部 山田部長、田中、佐藤、大道
・議題
会議で議論された内容を箇条書きで記します。
（例）新規顧客の獲得に向けた具体的な施策の立案
・決定事項
決定事項の欄には会議で達した結論を端的に記載します。
（例）Instagramアカウントの開設と運用、プレスリリースの配信
・ToDo
決定事項を踏まえたタスクを「誰が、何を、いつまでに」の観点で記載します。
（例）大道：プレスリリースのテーマと内容を８月29日(月)までに提出
・次回の会議内容
次回の会議へ持ち越しになった内容を記載します。
（例）8月30日(火) Instagramアカウントの投稿内容についての検討会議
誰が見ても会議の内容を理解できる議事録を作成できるように、上記の項目を取りいれた過不足のないテンプレートを準備しておきましょう。
見やすい議事録を書くときの4つのポイント
ここでは、議事録を書くときの4つのポイントを紹介します。見やすい議事録を作成するには、以下のポイントを確実に押さえましょう。
（1）事前準備をする
会議中はメモや議題に集中するために、資料などの事前準備が必須です。
たとえば、日時や参加者といった事前に分かる情報は、あらかじめ記入するのがおすすめです。また、議論の展開を予想して議事録の構成を決めておくと「スピードが速くてメモが追い付かない」という状態になりにくいです。
以上のように、単純にテンプレートを用意するだけでなく「記入できるところを埋めておく」「議論の流れを予測してメモの準備をする」などの備えをしておきましょう。
（2）完璧なメモを取ろうとしない
会議中はすべてを書き起こそうとせずに、箇条書きや記号、図を使ってメモしましょう。
「完璧なメモを取ること」に固執しすぎると、議事録に書くべき内容を聞き逃して、会議の要点を掴めません。結果、会議の全体像をまとめるのに苦労してしまうのです。
そのため、抜け漏れをなくすには、議論の内容を簡単に書き出す意識が大切です。実際に、議事録を清書する前に「要点や決定事項」と「捕捉事項」に分別すれば、分かりやすい形でメンバーへ共有できます。
（3）5W1Hを意識する
議事録の作成時に5W1Hを意識すると、過不足がなく分かりやすい書類になります。5W1Hとは以下の6項目です。
- What：何を
- Why：なぜ
- When：いつまでに
- Where：どこで
- Who：誰が
- How：どのように
たとえば、タスクを記載するときは内容や担当者だけでなく期日（When）を記載すれば、メンバーがわざわざ納期を確認する手間を省けます。
関連記事： 会議における議事録の書き方とは？サンプルも紹介！
（4）共有・管理しやすいツールを使う
共有・管理がしやすいツールを使うこともポイントです。
議事録は、作成して終わりではなく、メンバーに共有したり振り返ったりする必要があります。しかし、WordやExcelでは、作成した議事録が「どのフォルダにあるのか」分かりづらく、共有するのにメールなどを使う必要があり面倒です。
そのため、以上のような、あらゆる面倒を解消するには、議事録の作成・共有・管理がひとつで実現できるツールが必須なのです。たとえば、「Stock」のような情報共有ツールを使えば、情報共有・管理を一元化できます。
見やすい議事録のテンプレートや書き方まとめ
ここまで、議事録の作成におすすめのテンプレートを中心にご紹介してきました。
テンプレートを活用すれば「議事録をとる社員によって読みやすさが違う」という問題を解消できます。ただし、WordやExcelのテンプレートでは、メールで共有したり、ファイルを管理したりする手間がかかるのがデメリットです。
したがって、議事録の作成、共有、管理のすべてが完結するツールを導入して、効率的に議事録を運用しましょう。また、ツールを社内に浸透させるには「社員の誰もが簡単に使えるか」が重要です。
結論、議事録の作成に最適なのは、必要な機能が過不足なく備わっていて、非IT企業の65歳の方でも使いこなせるツール「Stock」一択なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で議事録の運用を効率化して、管理・共有にかかる面倒を解消しましょう。
