会議の議題や決定事項を社員へ効率的に伝えるには、議事録に上手くまとめて共有するのが最善です。また、議事録を作るときはテンプレートを使うと、手間をかけずに体裁を整えられます。
 
しかし、議事録を作成したいが「どのテンプレートを使えば良いか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、すぐに使える議事録のテンプレートや書き方を中心にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい議事録の作り方が分かるだけでなく、ビジネス向きの管理方法も見つかります。


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社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

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議事録の目的

議事録には、2つの目的があります。目的によって記載すべき内容が変わる場合もあるため、以下のポイントを必ず押さえましょう。

会議の目的・結果の共有

議事録の目的には、会議の目的や結果を正確に伝えることがあります。
 
議論の過程や決定事項を過不足なく記載することで、参加していないメンバーは議事録を見るだけで会議の全容を把握できます。また、参加したメンバーの”認識のズレ”をなくす役割も担っているのです。
 
このように、議事録は、会議の目的や結果を共有して、メンバー同士の認識を統一させるために必須になります。

次の会議をスムーズにする

議事録には、会議中に結論が出なかった議題を記録して、次の会議の方針を明確にする目的もあります。
 
会議を進めるうちに、検討すべき議題が複数出てきます。それらの議題を議事録に記録しておけば、同じ議題を話し合うムダを省き、スムーズに業務を進行できるのです。
 
ただし、会議の回数が増えるにつれ”話し合った議題”を整理することは面倒になります。そのため、ノート形式で作成した議事録を即座に共有し、自社に合った「フォルダ」で整理できる「ナレカン」のようなツールを導入して、スムーズな会議を実現しましょう。
 
関連記事: 【例文あり】議事録とは?分かりやすい書き方見本や目的も解説!


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【これで解決】WordやExcelよりも簡単な議事録作成ツール

以下では、WordやExcelよりも簡単な議事録作成ツールをご紹介します。
 
WordやExcelで作られている議事録フォーマットは無料で使える一方、共有するにはメールやチャットを使わなければなりません。また、各メンバーが属人的に議事録を管理するため、「作成→共有→管理」のフローを一元化できないデメリットを抱えています。
 
これでは、作成した議事録を振り返って活用できないので、「議事録に必要な機能が過不足なく搭載されたITツール」を運用しましょう。ただし、複雑なツールは、一部の社員しか使いこなせない可能性があるため注意が必要です。
 
結論、WordやExcelのデメリットを解消するのは、1つのツールで議事録の作成から管理まで完結でき、大企業でも全社員が使いこなせる「ナレカン」一択です。
 
ナレカンに書いた議事録は、任意のメンバーに瞬時に共有でき、情報を「フォルダ」で整理すれば”どこに保存されているか分からない状態”になりません。また、オリジナルの「テンプレート」を登録すれば、統一された書式で議事録を作成できます。

議事録の作成・管理に最適なツール「ナレカン」

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「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール

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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
  2. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プラン

  • ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
  • エンタープライズプラン:管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
  • プレミアムプラン:「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様

各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

ナレカン資料の無料ダウンロード

ナレカンの機能

  • テンプレート機能
  • ナレカンにはテンプレート機能があり、わずかな操作であらかじめ登録しておいたテンプレートを呼び出せます。体裁の整った議事録の作成に役立つのです。
ナレカンのキャプチャ(テンプレート)1
 
ナレカンのキャプチャ(テンプレート)2
 
  • コメント機能
  • ナレカンの「記事(ノート)」にはコメントが紐づいています。議事録を「記事(ノート)」にまとめることで、「会議中に生じた確認事項」や「後から生まれた疑問点」をコメントでやり取りできるのです。
ナレカンのキャプチャ


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【無料】見やすい議事録フォーマット・テンプレート6選

以下では、無料で使えるWord(ワード)やExcel(エクセル)の議事録フォーマット・テンプレート6選をご紹介します。以下を参考にして、自社に合った議事録フォーマットを使いましょう。

Word|シンプルな議事録

シンプルな議事録の画像
 
 
こちらは、「[文書]テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、Wordのフォーマットです。
 
会議の性質によって、自由にアレンジできるシンプルなつくりになっているのが特徴です。 「結果」と「保留事項」を記載する欄があるので、会議の決定事項と持ち越す内容を整理できます。
 

Word|議題の内容を包括できる会議録

会議議事録の画像
 
こちらは、Microsoftが提供するwordのテンプレートです。
 
会議の議題を包括的にまとめるのに最適なテンプレートとなっています。議題を抜け漏れなく記載しながら、円滑に会議を進められるのです。
 

Word|プロジェクト会議の議事録

プロジェクト会議議事録の画像
 
こちらは、Smartsheetが提供するwordフォーマットです。
 
「プロジェクト会議」など定期的な開催が想定される会議に特化したフォーマットとなっています。「次回の会議日程」の記載欄があるので、改めてアナウンスする手間が省ける点も特徴です。
 

Word|株主総会の議事録

株主総会議事録の画像
 
こちらは、「[文書]テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、Wordのフォーマットです。
 
株主総会の議事録に必要な項目が搭載されているのが特徴です。株主総会の議題である「決算書の報告・承認」や「役員報酬改定」がフォーマット化されているので、必要な個所を埋めるだけで議事録が完成します。
 

Word|おしゃれなミーティング議事録

株主総会議事録の画像
 
こちらは、Microsoftが提供する、Wordのフォーマットです。
 
フォントの色やデザインが設定されているため、見やすくおしゃれなミーティング議事録を作れます。また、項目を自社の用途に合わせて変更できるので、様々な会議の議事録に利用可能です。
 

Excel|打ち合わせの議事録

打ち合わせ議事録の画像
 
こちらは、「[文書]テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、Excelのフォーマットです。
 
打ち合わせの要点を箇条書きで記載できる、表形式の議事録となっています。時系列に沿って作成できるので、後から見返しても瞬時に理解できるのです。
 
 
関連記事: 【見本あり】分かりやすい議事録に必要な項目や書き方のコツとは?


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【何を書けばいい?】議事録の必須項目と書き方の見本

配布されている無料のフォーマットで自社に必要な項目がまかなえない場合は、フォーマットを自作するのも一つの方法です。会議の情報を漏れなく共有するために、以下の項目は必ず記載しましょう。
 
 
会議名
はじめに、会議名を記載しておくと、何についての議事録か瞬時に把握できます。
(例)企業認知拡大プロジェクトのミーティング
 
開催日時・場所
日時と場所を記載しておくと、情報の鮮度を確認できます。
(例)2022年8月23日(火)、本社会議室B
 
参加者
部署と役職を記載します。
(例)広報部 山田部長、田中、佐藤、大道
 
議題
会議で議論された内容を箇条書きで記します。
(例)新規顧客の獲得に向けた具体的な施策の立案
 
決定事項
決定事項の欄には会議で達した結論を端的に記載します。
(例)Instagramアカウントの開設と運用、プレスリリースの配信
 
ToDo
決定事項を踏まえたタスクを「誰が、何を、いつまでに」の観点で記載します。
(例)大道:プレスリリースのテーマと内容を8月29日(月)までに提出
 
次回の会議内容
次回の会議へ持ち越しになった内容を記載します。
(例)8月30日(火) Instagramアカウントの投稿内容についての検討会議
 
保留案件
しばらく決定できそうにない内容を記載します。
(例)取引先の返答待ちの案件
 
 
上記の項目を取り入れた「過不足のないフォーマット」を作成しましょう。また、議事録作成を効率化できている企業は、このフォーマットをすぐに呼び出せるように、「ナレカン」のようなテンプレート機能を備えたツールを利用しています。
 
関連記事: 無料あり|iPhone/Windows対応の議事録作成アプリ8選


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見やすい議事録を書く際の4つのポイント

ここでは、議事録を書くときの4つのポイントを紹介します。見やすい議事録を作成するには、以下のポイントを確実に押さえましょう。

(1)事前準備をする

議事録作成の事前準備をしておくと、会議中はメモや議題に集中できます。
 
たとえば、日時や参加者といった事前に分かる情報は、あらかじめ記入するのがおすすめです。また、議論の展開を予想して議事録の構成を決めておくと、「スピードが速くてメモが追い付かない」という状態になりにくいです。
 
以上のように、単純にフォーマットを用意するだけでなく「記入できるところを埋めておく」「議論の流れを予測してメモの準備をする」などの備えをしておきましょう。

(2)完璧なメモを取ろうとしない

会議中はすべてを書き起こそうとせずに、箇条書きや記号、図を使ってメモしましょう。
 
「完璧なメモを取ること」に固執しすぎると、議事録に書くべき内容を聞き逃して、会議の要点を掴めません。結果、会議の全体像をまとめるのに苦労してしまうのです。
 
そのため、抜け漏れをなくすには、議論の内容を簡単に書き出す意識が大切です。実際に、議事録を清書する前に「要点や決定事項」と「捕捉事項」に分別すれば、分かりやすい形でメンバーへ共有できます

(3)5W1Hを意識する

議事録の作成時に5W1Hを意識すると、過不足がなく分かりやすい書類になります。5W1Hとは以下の6項目です。
 
  • What:何を
  • Why:なぜ
  • When:いつまでに
  • Where:どこで
  • Who:誰が
  • How:どのように
 
  • 山田が提案書類を作成中、3/5までに提出。
  • 伊藤が休暇のため、3/10に顧客面談を変更。株式会社〇〇第3会議室。
 
このように、議事録の作成時に5W1Hを組み込むことで、メンバーがわざわざ”納期”や”誰に確認してもらうか”を確認する手間を省けます。
 
関連記事: 「すごい」と言われる議事録の取り方は?フォーマットや作成例も紹介!
 
関連記事: 会議における議事録の書き方とは?サンプルも紹介!

(4)共有・管理しやすいツールを使う

共有・管理がしやすいツールを使うこともポイントです。
 
議事録は、作成して終わりではなく、メンバーに共有したり振り返ったりする必要があります。しかし、WordやExcelでは、作成した議事録は「どのフォルダにあるのか」分かりづらく、共有するのにメールなどを使う必要があるので面倒です。
 
そのため、以上のような面倒を解消するには、「議事録の作成・共有・管理がひとつで実現できるツール」が必須なのです。たとえば、「ナレカン」のようなツールを使えば、情報共有・管理を一元化できます。


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Word/Excelの議事録テンプレート・雛形まとめ

ここまで、議事録の作成におすすめのフォーマット・テンプレートを中心にご紹介してきました。
 
フォーマットを活用すれば、「議事録をとる社員によって読みやすさが違う」という問題を解消できます。ただし、WordやExcelのフォーマットでは、メールで共有したり、ファイルを管理したりする手間がかかる点がデメリットです。
 
したがって、議事録の作成、共有、管理のすべてを完結できるツールを導入して、効率的に議事録を運用しましょう。また、ツールを社内に浸透させるには、「社員の誰もが簡単に使いこなせるか」が重要です。
 
結論、議事録の作成に最適なのは、必要な機能が過不足なく備わっていて、大企業でも全社員が使いこなせるツール「ナレカン」一択なのです。
 
ぜひ「ナレカン」で議事録の運用を効率化して、管理・共有にかかる面倒を解消しましょう。


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関連記事: 【無料】Word/Excelの議事録フォーマット6選!書き方のコツも紹介!
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。