昨今、業界・業種問わずにあらゆる企業で業務の電子化が進められていますが、現在でも紙媒体で管理されるものに「マニュアル」が挙げられます。マニュアルは、誰が仕事をしても同様の質でこなさせるために必須のマネジメントアイテムです。
しかし、スマホやパソコンでマニュアルを管理したいと感じていても「やり方が分からない」「通常業務が忙しくて踏み切れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、電子マニュアルのメリットやデメリット、作り方を中心に解説します。
- 電子マニュアルにコスト以上のメリットがあるとは思えない
- マニュアルを電子化したいが難しそうで放置している
- マニュアルを簡単に管理できる方法があれば知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社がマニュアルを電子化すべきなのか判断できるようになり、マニュアルをはじめとした社内情報を効率的に管理する方法も見つかります。
目次
マニュアルを電子化する5つのメリット
以下では、マニュアルを電子化する5つのメリットをご紹介します。とくに、これまで紙媒体で管理をして不便に感じることがある方は必見です。
（1）時間や場所を問わず確認できる
1つ目のメリットは、時間や場所を問わずにマニュアルを確認できることです。
紙のマニュアルは外出先や現場で確認するために、印刷したり写真に保存したりしなければなりません。つまり、外回りが多い営業部門や現場作業に従事する従業員にとっては不便です。
一方、マニュアルを電子化すれば、スマホやタブレットで時間や場所を問わずにチェックできるため形骸化することも防げます。
（2）セキュリティ性が高い
2つ目のメリットは、紙媒体に比べてセキュリティが強いことです。
紙のマニュアルは置きっぱなしにしたり持ち歩いたりするため、紛失や漏洩するリスクがあります。一方、電子化されたマニュアルでは、データがインターネット上の保存場所で管理され、厳格なセキュリティで不正アクセスから守られるのです。
また、電子マニュアルを管理できるツールには、任意のメンバーのみにアクセスを許可する機能があるため、個人情報が関係する業務で重宝します。
（3）コストを削減できる
3つ目のメリットは、電子化することでコストが削減されることです。
電子マニュアルの運用には利用料金などがかかりますが、印刷や製本、配布にかかる経費や人件費、手間を考慮すると、長期的に見てコスト削減になります。
また、ビジネスマンは書類を探すのに1日30分費やしていると言われますが、時給2,000円で働く10人のチームで考えると年間240万円のコストが無駄になっています。一方、電子化した文書は簡単に検索ができるため、大幅な業務改善がされるのです。
（4）マニュアルをすぐに探し出せる
4つ目のメリットは、マニュアルをすぐに探し出せる点です。
紙のマニュアルでは、目的の項目を確認するのにページをめくって探さなければなりません。一方、電子化されたマニュアルであれば、キーワードを入力するだけで該当箇所を検索できるので便利です。
以上のように、マニュアルを電子化すれば面倒な手間がかからないのでストレスもありません。
（5）簡単に作成・更新できる
5つ目のメリットは、マニュアルを簡単に作成したり変更したりできる点です。
電子マニュアルでは箇条書きやサイズ変更、画像の挿入などが簡単にでき、自動で保存されるので余計な工数がかかりません。一方、紙のマニュアルは更新の際に、修正箇所のページを印刷し直さなければならないので面倒です。
そのため、WordやExcelを印刷してマニュアル管理するのではなく、あらゆる社内情報を「ノート」に保存する「Stock」のようなノート型ツールを導入して、ストレスなく作成・更新ができるようにすべきだと言えます。
マニュアルを電子化する5つのデメリット
以下では、マニュアルを電子化する5つのデメリットをご紹介します。マニュアルの電子化に前向きな場合、どうすればデメリットを解消できるかという視点で確認しましょう。
（1）端末の準備が必要
1つ目のデメリットは、端末を準備する必要がある点です。
従業員がパソコンやスマホ、タブレットを使える環境でなければ、電子マニュアルを作成する意味がありません。しかし、企業にとって電子マニュアルのために端末を用意するのは、コストがかかり過ぎる可能性があるのです。
一方、スマホであれば個人利用している割合も高いため、小さな画面でもマニュアルをチェックできるツールであれば問題ありません。ただし、私用のスマホを使う場合には、セキュリティが充実しているツールを選びましょう。
（2）電子化に時間がかかる場合がある
2つ目のデメリットは、電子化に時間がかかる場合がある点です。
これまで紙のマニュアルを運用していた企業では、スキャンしたりテキストにしたりする手間がかかります。また、複数部署がそれぞれでマニュアルを管理している場合には、スキャンしたデータを集める作業が発生する場合があるのです。
したがって、マニュアルの電子化に伴ってスケジュールと担当者を決めておくなど、計画的に進めなければなりません。
（3）複数ページを同時に閲覧しにくい
3つ目のデメリットは、複数ページを同時に閲覧しづらいことです。
たとえば、マニュアルの20ページ目で「プリンターでの印刷方法」を紹介し、30ページ目に「プリンターの操作方法」が記載されている場合、複数ページを行き来しなければならない場合があります。関連事項を横断しなければチェックできないのは不便です。
しかし、電子マニュアルは更新が簡単にできる特徴もあるため、不便を感じた場合にはすぐに編集すれば解決します。また、一部ツールには「ページ固有のリンク（URL）」があり、ワンクリックで関連ページを開けるので問題ありません。
（4）勝手に編集されてしまう恐れがある
3つ目のデメリットは、勝手に編集されてしまう恐れがあることです。
電子化には情報漏洩を防げるメリットがあるものの、従業員が誤ってマニュアルを編集するミスが起こりえます。紙のマニュアルであれば勝手に書き換えられることがありませんが、電子マニュアルは簡単に編集できることが裏目に出るのです。
しかし、一部のITツールには「PDF変換できる機能」や「編集できる権限を付与する機能」があるので、勝手に編集されてしまう問題は解消します。
（5）使いこなせない恐れがある
5つ目のデメリットは、電子マニュアルを使いこなせない場合がある点です。
電子マニュアルを管理するITツールが多機能では、ITに詳しくない従業員が使いこなせないので意味がありません。たとえば、「どこに保存してあるか直感的に分からない」となれば次第にマニュアルを使わなくなり、業務が属人化していく可能性があります。
そのため、ITに慣れている従業員に合わせるのではなく、誰でも簡単に使えるかを選定基準にしましょう。たとえば、必要な機能に過不足がない「Stock」のように、導入後に使い方を教育しなくても運用が回るほどシンプルなツールが最適です。
電子マニュアルの作り方（5つの手順）
以下では、電子マニュアルの作り方を手順に沿って解説します。マニュアルを効率的に作成するだけでなく、従業員に活用してもらうことも考慮するのが重要です。
作り方1｜電子化の目的を明確にする
まずは、電子化の目的を明確にしましょう。
たとえば、電子化の目的には「紙にかかる印刷コストを削減したい」「外出先や現場でもマニュアルを確認したい」「新人教育をオンライン化したい」などが挙げられます。自社が設定した目的に応じて、電子化すべき業務範囲や必要事項などが変わるのです。
以上のように、目的を設定することはマニュアル作成の基盤になるため、手順を飛ばさないようにしましょう。
作り方2｜対象となる既存マニュアルを集める
次に、電子化の対象となる既存のマニュアルを集めましょう。
たとえば、電子化の目的を「印刷コストの削減」とした場合、あらゆる部門に共通で配布されているマニュアルを優先的に回収します。また、「外出先や現場での閲覧」が目的であれば、営業部門や土木部門などで使われているマニュアルが対象です。
以上のように、マニュアルの電子化を進めるにあたって、既存マニュアルを回収して電子化を進める準備を始めます。
作り方3｜ITツールを選ぶ
次に、マニュアルを作成・管理・共有するITツールを選定しましょう。
繰り返しになりますが「作成」「管理」「共有」が一箇所で完結するITツールが必須です。たとえば、「WordやExcelで作成したマニュアルを、クラウドストレージツールで管理し、メールやチャットツールで共有する」という方法は手間がかかります。
また、高機能・多機能なITツールはデジタルに詳しくない従業員では使いこなすのが難しく、導入後に形骸化する可能性があります。そのため、必要な機能に過不足がない「Stock」のように、誰でも初日から使いこなせるシンプルなITツールが最適です。
作り方4｜紙のマニュアルを電子化する
次に、紙のマニュアルを電子化しましょう。
紙のマニュアルを電子化する方法は「マニュアルをスキャンする」「マニュアルをテキストに起こす」の2つがあります。通常業務が忙しく時間が割けない場合にはスキャンを、マニュアルの更新が頻繁に起こる場合にはテキストに起こしましょう。
はじめからすべてのマニュアルを電子化するのはハードルが高く、途中で頓挫する可能性が高いので優先度の高いものから取り組むのがおすすめです。
作り方5｜定期的に更新する
最後に、マニュアルは放置せず定期的に更新しましょう。
たとえば、「月に一度、電子マニュアルのヒアリングをする」などのルールを設けると、実務とマニュアルが乖離することを予防できます。実務に合っていないマニュアルを残し続けると新しいメンバーが混乱するだけでなく、業務の質も徐々に悪くなるのです。
また、マニュアルを更新した場合には、対象部署への周知も忘れないようにしましょう。マニュアルごとにメッセージが紐づけられるITツールもあるため、従来のようにメールやチャットツールで大切な情報が流れてしまう心配がありません。
マニュアル電子化のデメリットを解消するおすすめのツール
以下では、マニュアルの電子化におけるデメリットを解消するITツールをご紹介します。
マニュアルを電子化すればコストが削減されたり利便性が向上したりする一方、これまで紙のマニュアルしか運用してこなかった場合には「従業員に使いこなせるのか」「わざわざ使い方を教えている暇はない」という懸念が残ります。
そのため、多機能なITツールを導入することは避けて「必要な機能に過不足がないITツール」を選びましょう。余計な機能がないので運用コストも抑えられ、さらに業務にも浸透しやすいので一石二鳥です。
結論、電子マニュアルの作成・管理・共有のために必須なのは、必要な機能に過不足がなくシンプルで、非IT企業の65歳がすぐに使いこなせる「Stock」一択と言えます。
Stockの「ノート」にはテキストはもちろん、スキャン画像も簡単に添付できます。また、ノートごとに「メッセージ」が紐づいているため、マニュアル更新の旨をすぐに知らせられ、従業員も連絡を受けてそのままマニュアルをチェックすることもできるのです。
非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
マニュアルを電子化するメリット・デメリットまとめ
ここまで、電子マニュアルのメリットやデメリット、作り方を中心にご紹介しました。
マニュアルを電子化すれば印刷コストが削減されたり、スマホからアクセスしたりできるので便利です。しかし、これまで紙のマニュアルしか運用してこなかった企業にとって、電子化はかなりハードルが高く感じることが多いのではないしょうか。
そのため、ITに詳しくないメンバーが使いこなせない多機能なITツールではなく「必要な機能に過不足がなく、誰でも直感的に使いこなせるITツール」を導入すべきです。
つまり、社内に定着しないのではないかという不安を払拭するためには、非IT企業の65歳が説明なしで使えるほどシンプルな「Stock」が最適と言えます。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」で誰でも簡単に電子マニュアルを作成・管理・共有できるようにしましょう。
