電子マニュアルを作成する手段として、多くの企業が「エクセル」を使っています。エクセルを使うと、導入コストや教育コストをかけずに手軽にマニュアルを作成できるので便利です。
しかし、「エクセルでどのようにマニュアルを作成すべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、エクセルでのマニュアル作成で押さえるべき5つの手順や、テンプレートを中心にご紹介します。
- エクセルでマニュアルを作成する手順やコツを知りたい
- マニュアル作成にすぐに利用できるテンプレートを見つけたい
- エクセルで作成したマニュアルを適切に管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、エクセルにおけるマニュアル作成の重要なポイントが分かり、作成後の管理や共有に負担がかからない方法も見つかります。
目次
業務マニュアルを作る重要性
業務マニュアルの作成は、ノウハウを共有して業務を標準化するうえで必須です。
マニュアルを作れば、社員が共通認識をもって作業を進められ、業務の質を均一化できます。とくに、「テレワーク」や「フレックスタイム制」が定着し、口頭による教育の機会が減った現代において、マニュアルは不可欠となりつつあります。
このように、働き方が多様化し、従業員がオフィスに集まらなくなった状況でもスムーズに仕事を進められるよう、マニュアルを整備する企業が増えているのです。
マニュアル作成するときの2つの課題
すでに社内にマニュアルを整備している企業では、いくつかの課題が浮き彫りになっています。そのため、これからマニュアルを整備していく企業は、以下の課題を想定したうえで取り組む必要があります。
- 社内メンバーに活用されない
- マニュアル作成に時間がかかる
株式会社CTの調査によると、上のグラフのように、”作成したマニュアルが社内で活用されていない”と感じている担当者は、全体の87%にも及びます。そのため、作成した後に活用されるような、確認しやすいマニュアルを作ることが大事です。
上のグラフのように、マニュアルを作成する担当者のうち68%が「マニュアル作成に時間がかかっている」と感じています。したがって、作成方法自体が手間のかかるものになっていないか、見直す必要があるのです。
このように、マニュアル作成には「社内に浸透しない・作成に時間がかかる」問題があります。そこで、作成したマニュアルを”超高精度の検索機能”で簡単に探せて、”テンプレート機能”で作成時間を短縮できる「ナレカン」のようなツールがおすすめです。
エクセルでマニュアルを作成する5つの手順
ここでは、エクセルでマニュアルを作成する5つの手順を紹介します。以下の手順を押さえて、マニュアルをスムーズに作成しましょう。
（1）目次を作成する
ここでは、クリックすると目的のページを開ける「ハイパーリンク」を使った目次の作り方を紹介します。以下の順番で進めましょう。
- ハイパーリンクを挿入したいセルを選択して［Ctrl］＋［K］キーを押す
- ［ハイパーリンクの挿入］ボックスが開くので［このドキュメント内］を押す
- 目的のシート名を選択して［OK］を押す
上記の手順を踏むと、文字列に下線が引かれます。それをクリックすれば、目的のシートに移動できるようになっています。
このように、目次があればシートが増えた場合も必要な情報をすぐに見つけられるので、従業員はマニュアルを活用しやすくなります。ただし、マニュアルを確実に確認させるためにも、見出しの構成や表現は簡潔にしましょう。
（2）マニュアルの内容を入力する
マニュアルの骨組みになる目次が完成したら、見出しの内容を記載していきます。
このように、見出しの内容を一行目に書けば、シートを開いただけで「何の業務マニュアルか」が分かるのです。一方で、認識齟齬を防ぐために、業務内容は詳細に記載しましょう。
また、マニュアルに記載する作業内容に関しても、誰が見ても同じ作業ができるように「過不足なく記載すること」に注意すべきです。加えて、作業内容を記載したら複数人と共有して、ミスがないか念入りにチェックする体制も欠かせません。
（3）画像を挿入する
視覚的に見やすくなるので、マニュアルには画像を挿入します。
テキストのみの説明書では内容が理解しづらく、社内に浸透しない原因となりかねません。そのため、画像を効果的に使って分かりやすいマニュアルを作りましょう。
たとえば、業務フローを使ったマニュアルを作成する場合、テキストに加えて下図の画像を挿入し、フローチャートとして表現すれば理解しやすくなります。
ただし、画像を使いすぎると視覚情報が多くなり、かえって読みづらい操作書となる点に注意すべきです。したがって、ポイントとなる場面に画像を挿入して、見やすいマニュアルを作りましょう。
（4）デザインを統一する
エクセルで分かりやすいマニュアルを作るためには、デザインの統一も大切です。
フォントの種類や文字サイズ、カラーといった要素に一貫性を持たせれば読みやすくなるので、新メンバーでも業務を理解できるようになります。たとえば、以下の例が挙げられます。
- 重要なポイントは太文字にする
- トークスクリプト（コメント）は灰色の背景にする
- 使用するカラーは3色までに制限する
このように、社内で共通のルールを作って統一感のあるマニュアルを作成しましょう。
（5）共有する
マニュアルは作成して終わりではなく、スムーズな社内共有も不可欠です。
エクセルで作成したマニュアルの共有手段には、チャットツールやクラウドストレージが挙げられます。
しかし、チャットツールではほかのメッセージに埋もれてマニュアルデータが流れるほか、クラウドストレージでは同じようなタイトルのファイルが増えて、見るべきマニュアルが分からなくなります。
そこで、チャットと違って情報が流れず、”Excelのマニュアルを添付して、タイトルを記載する”だけで、目的の情報にすぐにアクセスできる「ナレカン」のようなツールを使いましょう。また、多階層の「フォルダ」に分けて整備できるので、マニュアルの煩雑化を防げます。
エクセルを使った見やすいマニュアルを作るコツ
ここでは、エクセルで見やすいマニュアルの作り方のコツを解説します。以下を参考に、読み手を想定して分かりやすいマニュアルを作りましょう。
過程ごとにSheetを分ける
エクセルでマニュアルを作るときは、過程ごとにSheetを分けましょう。
たとえば、プロジェクトを”顧客データ収集””資料作成””取引先との面談”という細かい過程に分けます。そのうえで、1過程につき1Sheetを使って詳細を記入することで、見やすいマニュアルを作成できるのです。
しかし、過程をあまりに細かく分けすぎると、Sheetが多すぎて必要なSheetが見つからなくなってしまう恐れがあります。その場合は、［Ctrl］＋［F］キーを押して、ブック全体に対して検索をかけましょう。
説明文を適切な位置に入力する
エクセルでマニュアルを作るときは、原則として説明文をセル内に入力しましょう。
マニュアルは「作業手順の一部を確認したい」といった状況で使われることもあります。したがって、必要な項目をすぐに見つけられるように検索機能の活用が欠かせません。
しかし、エクセルの場合、検索機能を使えるのはセル内のみであり、図形などに挿入された文字は対象外な点に注意しましょう。そのため、説明文などの重要事項は、検索できるセル内に記録するべきです。
テンプレートを活用する
マニュアルの作成に当たってはテンプレートを活用しましょう。
テンプレートがあれば、社内のマニュアルのレイアウトが統一されて「どこに何の情報があるか」を把握しやすくなります。また、テンプレートに沿って情報を打ち込むだけで見やすいマニュアルを作れるので、マニュアルの作成時間を短縮できるのです。
そのため、「作成時間を短縮しながら見やすいマニュアルを作りたい」という方は、テンプレートを活用しましょう。
＜無料版＞マニュアル作成に役立つエクセルのテンプレート
こちらは、エクセルでのマニュアル作成に便利な作業手順書のテンプレートです。見出しで大まかな作業内容を示し、その下に具体的な作業手順を記載することで、構造的に分かりやすいマニュアルを作れます。
ただし、「ファイル内検索」の機能がないツールでExcelを管理すると、タイトルを検索することはできても、ファイルの中身まで検索できないため、逐一ファイルを開く手間がかかります。
そのため、「ナレカン」のように「添付ファイル内検索」機能を備えたツールを導入して、ファイルの中身まで検索できる環境でマニュアルを管理しましょう。
【注意】エクセルのマニュアルが放置されてしまう理由
エクセルで作成されたマニュアルは、適切な管理を行わないと、社員に活用されず放置されてしまう可能性があります。
エクセルファイルをメンバーに共有する場合は、メールやチャット等の外部ツールを介して共有する必要があります。しかし、内容が更新される度に共有し直すのは手間がかかるほか、他の情報に埋もれてファイルを開いてもらえない可能性があります。
また、共有されたエクセルファイルは基本的に個人で管理することとなります。そのため、管理体制がずさんな社員は「どこに保存してあるのか分からなくなってしまった」という事態になりかねません。
したがって、エクセルのマニュアルを適切に活用するには、「メンバーへの迅速なファイル共有」「情報へのアクセス性が高い環境でのファイル管理」が可能な「ナレカン」のようなツールを併用する必要があります。
エクセルで作成したマニュアルの管理に最適なツール
以下では、エクセルでマニュアルを作成した後の落とし穴と、その解決策を紹介します。
エクセルは多くの企業ですでに導入されており、利用のハードルが低く手軽にマニュアルを作成できるツールです。その反面、適切なファイル管理を心がけないと「中身が判別しづらくて、すぐに確認・更新できない」と放置されてしまうので注意が必要です。
そのため、エクセルの業務マニュアルを適切に管理・共有できる「ナレッジ管理ツール」を併用し、ファイル管理を効率化しましょう。ただし、複雑なツールでは社員が使いこなせないため、必要な機能に過不足のないツールであることが大前提です。
結論、自社に必要なのは、メールを使える方ならば迷わずファイル管理を行える「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に添付したファイルは任意のメンバーに即座に共有されるうえ、AIが自動で内容を要約していきます。また、業務ごとに多階層の「フォルダ」でファイルを整然と管理できるほか「ファイル内検索」により、ファイルの中身まで検索できるのです。
100人～数万名規模の企業のマニュアル管理に最適なツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンの機能＞
以下では、AIを活用したファイルの自動要約機能の手順を紹介します。
- 記事を作成したいフォルダを開いて、[+新規]から[AIでファイルを要約アップロード]を選択する。
- 要約したいファイルを選択して、[要約する]をクリックする。
- 要約が完了すると通知が来て、記事が自動作成される。
上記のように、わずかな手順でファイルを要約できるので、Excelのマニュアルを添付して管理するのに適したツールと言えます。
＜よくある質問＞マニュアル作成にはエクセル・ワードどっちがいい？
以下では、マニュアル作成におけるエクセル・ワードそれぞれのメリットとデメリットを紹介し、どちらがマニュアル作成に適しているかを解説します。
（1）エクセルのメリット
エクセルでマニュアルを作成するメリットは以下の通りです。
- 関数やマクロ機能を使える
- 図やグラフを添付しやすい
- シートタブで分類できる
- ページに制約がない
関数を使って数値データを自動計算したり、マクロ機能を使って面倒な作業を自動化したりできます。
図やグラフを作成して、直接マニュアルに添付できます。また、豊富な種類から用途に合ったレイアウトを選べる点もメリットです。
シートタブごとに管理できるので、内容を分類しながら見やすいマニュアルを作れます。
ワードと異なり、エクセルにはページの制約がないので、同じシートにいくらでも情報を入力できます。
以上のように、エクセルでマニュアルを作成すると、計算や作業の自動化を実現することができます。
（2）エクセルのデメリット
エクセルでマニュアルを作成するデメリットは以下の通りです。
- 印刷には向いていない
- デザイン性が比較的低い
ワードと異なりページ制限がないため、印刷時には範囲の設定が必要です。
ワードに比べてスタイル設定が乏しく、デザイン性に欠けます。
以上のように、印刷に不向きな点やデザイン性が乏しい点がデメリットです。
（3）ワードのメリット
ワードでマニュアルを作成するメリットは以下の通りです。
- デザイン性が高い
- 誤字脱字を簡単にチェックできる
- 印刷しやすい
見出しや文章のスタイル設定が豊富で、デザイン性のある見やすいマニュアルを簡単に作れます。
誤字脱字のチェック機能があるので、文章量が多いマニュアルにおける確認作業の手間を省けます。
エクセルと異なり、ページ制限によって印刷範囲が固定されるので印刷がずれにくくなります。
以上のように、デザイン性の高さや印刷のしやすさ等のメリットがあります。
（4）ワードのデメリット
ワードでマニュアルを作成するデメリットは以下の通りです。
- 計算機能がない
- 独自のルールを覚える必要がある
関数や表計算機能がないため、数値データを計算したい場合は不向きです。
ワードは他のツールにはない独自のルールやスタイルが多く、覚えるのに苦労する可能性があります。
以上のように、計算機能がない点やルールが複雑な点がデメリットです。
（5）エクエルとワードどちらがいいのか
エクセルとワードにはそれぞれ異なる特徴があるため、作成するマニュアルの形式によって適したツールを選びましょう。
たとえば、マニュアル内に多くの数式が出てきたり、作業内容ごとに分割して記載する必要がある場合は、エクセルで作成するのが望ましいです。また、後々紙媒体に印刷する予定があったり、デザイン性を高めたい場合はワードが最適です。
このように、マニュアルを作成するときは、記載する内容に合わせてエクセル・ワードを使い分けましょう。
エクセルでマニュアルを作成する5つの手順まとめ
これまで、エクセル版マニュアルの作成手順やコツを中心にご紹介しました。
エクセルを使えば、関数やマクロでマニュアルの作成作業を効率化したり、シートタブで分類したりできます。一方で、ファイルの管理・共有に手間がかかるので、管理の方法を工夫しなければなりません。
そこで、「クラウドツール」を使えば、ファイルをフォルダで整理して見やすく管理できます。ただし、検索機能の充実していないツールでは、必要なファイルがなかなか見つからず手間がかかるのです。
そのため、上司と会話するように質問できる「自然言語検索」を備えていて「ゆらぎ検索」も可能な、検索機能の充実したツールを選択しましょう。結論、自社が導入すべきは、超高精度検索で、求める情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、スムーズなエクセルマニュアルの作成・管理を実現しましょう。
