仕事を効率化する方法のひとつに「マニュアル」があります。ベテラン従業員しか知らないノウハウを共有したり、業務の属人化を防ぐことができたりと、マニュアルを作成することで多くのメリットを得られるのです。
しかし、なかには「マニュアルが活かされていない」「実戦的なマニュアルを構築できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアル運用に失敗する理由、現場を動かすマニュアルの作り方を中心に解説します。
- マニュアルを上手く運用できていない
- 現場が自走し始めるようなマニュアルを作りたい
- 業務マニュアルの作成・管理・共有を効率化できる方法を知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社の業務を簡単にマニュアル化する手順だけでなく、今後マニュアルをどのように管理すべきか分かります。
目次
なぜ、マニュアルは現場に「読まれない」のか
マニュアルは、作成しても現場に読まれなくなることが多々あります。
マニュアルを作っても、知りたい情報を見つけられなかったり、文字が多すぎたりすると、「探すより聞いたほうが早い」と思われて読まれなくなってしまいます。
完璧なマニュアルを作ることが目的となってしまうと、結果として業務をスムーズに進めることができなくなってしまうのです。
失敗するマニュアル運用の共通点3つ
以下では、失敗するマニュアル運用の共通点を3つ解説します。自社が以下の点に当てはまっていないか確認しましょう。
網羅性の罠｜辞書を作っても読まれない
1つ目は、辞書のように膨大なページ数のマニュアルを作ってしまっている点です。
業務に関する全ての事項を1つのマニュアルにまとめようとすると、ページ数が増えてしまい、かえって知りたい情報を見つけ出せなくなってしまいます。
現場が求めているのは「辞書」ではなく、すぐに使える「レシピ」なのです。
管理の罠｜誰が読んでいるのか分からない
2つ目は、誰が読んでいるのか分からない点です。
サーバーの奥深くに保存されると、閲覧数や活用状況がブラックボックス化してしまいます。これでは、誰がどのマニュアルを見ているのかがわかりません。
そのため、蓄積したマニュアルの閲覧者や閲覧回数を確認できる「ナレカン」のようなITツールの利用を検討しましょう。
更新の罠｜マニュアルの更新ができない
3つ目は、マニュアルの更新ができない点です。
「修正には上司の承認が必要」「専用ソフトがないと編集できない」といった状況だと、マニュアルを柔軟に更新できません。
マニュアルを常日頃から活用するためには、業務の変化スピードに応じてマニュアルを変更できる環境を構築する必要があります。
現場が自走し始める！実戦的マニュアル構築の3ステップ
以下では、現場を自走させる実戦的なマニュアルを構築する3ステップを解説します。業務をスムーズに回したい方は必見です。
ステップ1｜「誰に、どのレベルの権限を与えるか」を設計
1つ目は、誰にどのレベルの権限を与えるかを設計することです。
マニュアルは、作る人と使う人の分断によって形骸化します。実践的なマニュアルを作るには、管理部門だけが編集権限を持つのではなく、現場のリーダーや実務者に編集権限を与える必要があるのです。
また、新入社員にもマニュアルにコメントを送る権利を付与し、どこが分かりにくいかを指摘できるようにします。コメントが増える度に、マニュアルがブラッシュアップされていくのです。
ステップ2｜骨組みは「例外処理」から逆算して作る
2つ目は、例外処理から逆算してマニュアルの骨組みを作ることです。
見なくても分かるような当たり前のことばかり書かれていると、マニュアルは読まれません。本当にマニュアルが必要なのは迷ったときであるため、現場がパニックになる場合の対策を記すべきなのです。
「お客様に怒鳴られたら」「システムが止まったら」などといった、例外事例を記すことで、マニュアルは読まれるようになります。
ステップ3｜変更を前提に「5分で直せる」マニュアルにする
3つ目は、変更を前提としたマニュアルにすることです。
マニュアルを完璧なものに仕上げてから公開しようとしても、現場の状況の変化に追いつけません。現場を自走させるためにはマニュアルを何度も更新し続ける必要があるため、5分以内に修正できるようなマニュアルを作りましょう。
バージョン管理を自動化し、「誰が・いつ・なぜ変えたのか」を後から追えるようにすれば、大胆な修正も怖くありません。
マニュアルを「組織の資産」に昇華させる運用戦術
以下では、マニュアルを活用し、「組織の資産」に昇華させる運用戦術を3つ解説します。
すぐ見つからないマニュアルは、存在しないのと同じ
1つ目は、マニュアルにすぐアクセスできるようにすることです。
マニュアルを作っても、必要なときにすぐに検索して取り出せなければ、マニュアルを活用して現場を動かすことができません。これでは、マニュアルがあってないようなものです。
そのため、キーワード検索やAI検索の機能を備えた「ナレカン」のようなツールにマニュアルを蓄積すべきです。
フィードバックを「仕組み」として組み込む
2つ目は、フィードバックを「仕組み」として組み込むことです。
読んだ人が「ここが分かりにくい」「今はこう変わっている」とコメントを残す習慣を社内に定着させ、現場の意見を取り入れながらマニュアルを修正してまた社員に読んでもらうという循環をつくるべきです。
マニュアルを「一方通行の指示」から「双方向のコミュニケーションツール」へと変革し、実務とマニュアルの乖離を防ぎましょう。
情報を更新しやすいマニュアルツールを使う
3つ目は、情報を更新しやすいツールを使うことです。
WordやExcelでマニュアルを作成して個人フォルダに管理すると、マニュアルの管理場所が分からなくなったり、似たような名前のファイルが発生したりします。
そのため、クラウド型のナレッジ管理ツールを導入して情報の管理場所を明確化し、手軽にマニュアルを更新できるようにしましょう。
仕事のマニュアル化を成功させる方法
以下では、仕事のマニュアル化を成功させる方法を紹介します。
仕事のマニュアル化をただ進めるだけでは、「マニュアルの構成・内容が分かりにくい」「マニュアルの情報が古くなる」「探したいマニュアルをすぐに見つけられない」といった問題が発生します。
しかし、Wordなどの文書作成ソフトを使っても、目次をつけてマニュアルを整理したり、マニュアルの検索性を高めたりすることはできません。
そこで、マニュアル作成・管理に特化したITツールを導入すると、構成の分かりやすいマニュアルを作成でき、検索機能を使って情報にすぐにアクセスできます。
誰でも簡単にマニュアルを作成・管理できるツール「ナレカン」なら、目次つきのマニュアルを簡単に作成できます。また、「誰が・いつ・マニュアルのどこを変えたのか」といった詳細な編集履歴を確認でき、マニュアルを過去のバージョンに戻すこともできるため、更新のハードルも下がります。
マニュアルを簡単に検索・更新できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜『非IT企業』向けの、AIナレッジツール
https://www.stock-app.info/narekan/
ナレカンは『非IT企業』向けの、AIナレッジツールです。
社内に散在した情報や、個人に蓄積されたノウハウを一元化し、“組織で活用できるナレッジ”へ変えていきます。
記事・質問・ファイル・メール・チャットなど、社内のあらゆる情報を蓄積できるだけでなく、生成AIを活用した自然言語検索によって、“人に聞くように”必要な情報を探し出せます。
また、シンプルな操作性と充実した導入支援により、ITツールに不慣れな企業でも、ナレッジマネジメントを無理なく定着させられます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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現場を動かす仕事のマニュアルの作り方まとめ
ここまで、失敗するマニュアル運用の共通点や、現場を動かす業務マニュアルの作り方について紹介しました。
マニュアルの閲覧状況が把握できなかったり、更新のハードルが高かったりすると、マニュアル運用は失敗します。現場を動かす実践的なマニュアルを作るためには、マニュアルの編集権限を適切に設計し、骨組みを例外処理から逆算して作りましょう。
そして、マニュアルを組織の資産に昇華させるには、「マニュアルにすぐにアクセスでき、更新するのに負担のかからないツール」を導入するのが最適です。
したがって、自社のマニュアル作成には、効率よくマニュアルを作成でき、管理・共有も手間なく実現できるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、業務のマニュアル化の問題を解消しましょう。
