業務のデジタル化が進む今日では、社内の情報共有に「グループウェア」を使う企業が増えています。グループウェアを使うと、情報を一元管理できるだけでなく、コミュニケーションも円滑になります。
しかし、「グループウェアごとの違いが分からず、どれを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのグループウェア10選や比較ポイントを中心に解説します。
- グループウェアの種類が多く、どれを選べば良いか分からない
- グループウェアごとの特徴や料金を比較しながら選びたい
- ITが苦手な人でも、直感的に使えるグループウェアを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社にマッチするグループウェアが分かり、情報共有を大きく効率化できるようになります。
目次
グループウェアとは
ここでは、グループウェアのタイプや基本機能をご紹介します。自社の導入目的に合うタイプや、必要な機能をチェックしましょう。
グループウェアのタイプ
グループウェアは、大きく以下の2タイプに分けられます。
| 導入目的 | 内容 | |
|---|---|---|
| シンプルなタイプ |
・コストを抑えつつ、必要最低限の機能だけを利用したい |
・ノートやメッセージ、タスクなどの基本機能のみが備わっています。
・ITが苦手なチームでも使いやすいです。 |
| 多機能なタイプ |
・豊富な機能を活かして、あらゆる業務に対応したい |
・多くの外部ツールと連携したり、自社にあった機能をカスタマイズしたりできます。
・大規模なチームやIT企業向けです。 |
上記から分かるように、とくに非IT企業でグループウェアを導入する場合は、シンプルなタイプが適しています。
グループウェアの基本機能
グループウェアの基本機能には、主に以下の4点が挙げられます。
- ノート機能
- メッセージ機能
- タスク管理機能
- ファイル共有機能
テキストだけでなく、画像やファイルなども添付できる機能です。ノート形式であれば、大切な情報が流れません。
メールに比べて気軽にやりとりできるうえ、入力の工数が少ないです。そのため、社内コミュニケーションの活性化に役立ちます。
タスクの進捗や終了予定日を確認できる機能です。メンバーの予定が可視化されるため、スケジュールの調整もしやすいです。
資料やドキュメントなどを社内外に共有する機能です。グループウェアにファイルを集約すれば、情報が分散しません。
上記の機能が過不足なく備わっているグループウェアであれば、情報の共有・管理が一気に効率化するのです。
グループウェアの比較ポイント3選
ここでは、グループウェアの比較ポイントを3つご紹介します。以下の内容を押さえれば、自社に最適なグループウェアを導入できます。
（1）操作がシンプルか
ひとつ目のポイントは、グループウェアの操作がシンプルであることです。
たとえば、「さまざまな用途に使えるから」と多機能なグループウェアを選ぶと、ITが苦手な従業員は使いこなせない可能性があります。また、多機能であれば操作も複雑なので、使い方のレクチャーにも多大な手間がかかってしまうのです。
したがって、グループウェアを比較するときは、必ず「シンプルな操作性」を最優先事項としてチェックしましょう。
（2）セキュリティが十分か
2つ目のポイントは、セキュリティが十分であることです。
グループウェアでは社内の機密情報も共有するため、情報漏えいは避けなければなりません。そこで、IPアドレスや端末によるアクセス制限、国際資格の「ISO27001の取得」があれば安心です。
また、万が一のトラブルに備えて、サポート体制も確認しましょう。具体的には、「問い合わせへの返信がどれほど早いか」で判断するのがベストです。
（3）必要な機能が過不足なく備わっているか
3つ目のポイントは、必要な機能が過不足なく備わっていることです。
たとえば、仕事の情報を共有する「ノート」やメンバーとやりとりする「メッセージ」、進捗を管理する「タスク」が必要です。これらの機能があれば、あらゆる業務を円滑に進められます。
したがって、「ノート」「メッセージ」「タスク」の3機能を過不足なく搭載した、「Stock」のようなグループウェアを選びましょう。
無料から使えるグループウェア6選
以下では、無料から使えるグループウェア6選をご紹介します。
グループウェアを選定するときは、自社に必要な機能を明確にすることが重要です。単純に「機能が豊富だから」という理由で導入すると、従業員が慣れるまでに時間がかかり、かえって業務効率が落ちる恐れもあります。
とくに、非IT企業では、新しいツールに割けるコストや人材が限られているため「必要な機能に過不足がなく、シンプルなグループウェア」を選びましょう。
結論、自社で利用すべきグループウェアは、非IT企業の65歳のメンバーでも、即日で使いこなせるほど簡単な「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、テキストやファイルを直感的に残せるうえ、任意のメンバーへ即座に共有できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」と「タスク」によって、業務に関するやりとりや進捗管理の話題も入り乱れません。
【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせる
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
|
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
|
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
【LINE WORKS】チャット機能が特徴
＜LINE WORKSの特徴＞
- LINEと同じ使い心地
- チャット以外の機能も充実
プライベート版のLINEと同様の使い心地なので、利用のハードルは比較的低いです。
チャットだけでなく、掲示板やタスク管理、アンケートなども搭載されています。
＜LINE WORKSの注意点＞
- 情報の蓄積には不向き
チャットに情報を共有すると流れてしまい、過去の資料を探すのに時間がかかる恐れもあります。そのため、情報をストックしたい場合は不向きです。
＜LINE WORKSの料金体系＞
- フリー：0円
- スタンダード：540円/ユーザー/月（月払い）
- アドバンスト：960円/ユーザー/月（月払い）
【Slack】スムーズなやりとりができる
＜Slackの特徴＞
- チャンネルごとにやりとりできる
- 外部ツールと連携できる
プロジェクトやチームごとにチャンネルを作れば、やりとりが入り乱れません。
外部ツールと連携すれば、逐一切り替える手間を省けます。
＜Slackの注意点＞
- 情報が流れる
チャット形式ゆえに情報が流れるので、あとから目的の情報を見返しづらい点に注意しましょう。
＜Slackの料金体系＞
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問い合わせ
【GRIDYグループウェア】完全無料で使える
＜GRIDYグループウェアの特徴＞
- 完全無料で利用できる
- 強固なセキュリティ
すべての機能を完全無料で利用できるので、グループウェアにコストをかけたくない場合はおすすめです。
アクセス制限機能やデータの暗号化機能が搭載されており、強固なセキュリティを保てます。
＜GRIDYグループウェアの注意点＞
- 電話やWebでの問い合わせは対応していない
電話やWebでの問い合わせは対応していないため、不明点があった場合は、FAQや操作ガイドを参照しましょう。
＜GRIDYグループウェアの料金体系＞
- すべての機能を無料で利用できます。
【クロジカスケジュール管理】チームのスケジュール管理に役立つ
＜クロジカスケジュール管理の特徴＞
- メンバーの予定が一目で分かる
- 機能を追加できる
メンバーの予定がひとつの画面に表示されるので、スケジュール調整も簡単です。
必要な場面に応じて機能を追加できるため、大規模チームでも安心です。
＜クロジカスケジュール管理の注意点＞
- 無料プランでは機能が限られる
無料プランでは「予定管理」「日程調整」「出欠確認」の3機能しか使えないため、強いセキュリティなどを求める場合は、有料プランへの移行が必須です。
＜クロジカスケジュール管理の料金体系＞
- フリー：0円
- ベーシック：600円/ユーザー/月（月払い）
- プレミアム：960円/ユーザー/月（月払い）
【R-GROUP】マルチデバイスに対応
＜R-GROUPの特徴＞
- ユーザー制限なしで無料利用できる
- マルチデバイス対応
完全無料のうえにユーザー制限もないので、大規模チームでも利用できます。
PCに加えてスマホでも利用できるので、移動中や外出先でも安心です。
＜R-GROUPの注意点＞
- 個人ではパスワードを変更できない
一部のユーザーからは「管理者でなければパスワードを変更できず、不便に感じる」との声もあります。
＜R-GROUPの料金体系＞
- すべての機能を無料で利用できます。
＜比較表＞無料から使えるグループウェア一覧
以下は、無料から使えるグループウェア6選の比較表です。（左右にスクロール可）
|
【一番おすすめ】 |
LINE WORKS | Slack | GRIDYグループウェア |
クロジカ
スケジュール管理 |
R-GROUP | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
非IT企業の65歳の方でも使いこなせる |
チャット機能が特徴 |
スムーズなやりとりができる |
完全無料で使える |
チームのスケジュール管理に役立つ |
マルチデバイスに対応 |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり324円/月〜 |
・無料
・有料プランは1人あたり月540円～（月払い） |
・無料
・有料プランは1人あたり月1,050円～（月払い） |
・無料 |
・無料
・有料プランは1人あたり月600円～（月払い） |
・無料 |
上記のように、無料で使えるグループウェアでも、種類によって特徴が大きく異なります。そのため、自社の目的に合ったものを選びましょう。
多機能なグループウェア4選
以下では、多機能なグループウェア4選をご紹介します。IT人材が豊富で多くの機能を使いこなせるチームは必見です。
【サイボウズ Office】豊富な機能を搭載
＜サイボウズ Officeの特徴＞
- 機能をカスタマイズできる
- さまざまな機能が揃っている
業務に合わせて、標準機能にはないアプリをカスタマイズできます。（プレミアムコース限定）
勤怠管理やスケジュール機能など、仕事に必要な機能が豊富に備わっています。
＜サイボウズ Officeの注意点＞
- 機能を使いこなせない可能性がある
多機能ゆえに直感的に操作するのが難しく、ITに慣れていない人は使いこなせない可能性があります。
＜サイボウズ Officeの料金体系＞
- スタンダードコース：500円/ユーザー/月（月払い）
- プレミアムコース：800円/ユーザー/月（月払い）
【HotBiz8】テレワークに役立つ機能を搭載
＜HotBiz8の特徴＞
- 機能が豊富に搭載されている
- 二段階認証がある
掲示板や回覧板のように情報を発信する機能から、個人の仕事に役立つ付箋の機能まで豊富に搭載されています。
メールまたは認証アプリを用いた二段階認証を設定できるため、不正なログインを防ぎやすくなります。
＜HotBiz8の注意点＞
- 多くの機能を使いこなせない
機能が豊富に搭載されている反面、人によってはすべての機能を使いこなせず、費用対効果が小さくなる可能性もあります。
＜HotBiz8の料金体系＞
- HotBiz8：11,000円/月（月払い、200人まで）
- HotBiz8 プライベート：33,000円/月（月払い、100人まで）
- HotBiz8 プライベートPro：82,500円/月（月払い、1,000人まで）
【desknet’s NEO】業務を効率化する機能が豊富
＜desknet’s NEOの特徴＞
- 多機能なグループウェア
- ほかのツールとの連携でアプリを作成できる
業務に役立つ27の機能が搭載されており、PCやスマホ、タブレットから使えます。
業務アプリ作成ツール「AppSuite」を利用すると、自社業務に合ったシステムをノーコードで作成できます。
＜desknet’s NEOの注意点＞
- ITに詳しくなければ使いこなせない場合がある
多機能ゆえに、ITに詳しくないメンバーにとっては使いこなすのが難しい可能性もあります。
＜desknet’s NEOの料金体系＞
- クラウド型
- パッケージ型
440円/ユーザー/月（オプションは追加料金）
スモールライセンス：39,800円〜/5ユーザー
エンタープライズライセンス：500,000円～
【Google Workspace】多様な働き方に対応できる
＜Google Workspaceの特徴＞
- セキュリティ面が強固
- 充実したサポートを受けられる
二段階認証やセキュリティキーで大切な情報を守れます。
管理者は24時間365日、電話やメール、オンライン上で問い合わせできます。
＜Google Workspaceの注意点＞
- 機能を使いきれない場合もある
基本的にメールやカレンダーしか利用しない場合は、費用対効果が小さいと感じる可能性があります。
＜Google Workspaceの主な料金体系＞
- Business Starter：680円/ユーザー/月
- Business Standard：1,360円/ユーザー/月
- Business Plus：2,040円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
＜比較表＞多機能なグループウェア一覧
以下は、多機能なグループウェア4選の比較表です。
| サイボウズ Office | HotBiz8 | desknet’s NEO | Google Workspace | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
豊富な機能を搭載 |
テレワークに役立つ機能を搭載 |
業務を効率化する機能が豊富 |
多様な働き方に対応できる |
| 料金 |
・有料
・1ユーザーあたり月500円～ |
・有料
・チーム利用は月11,000円～ |
・有料
・1ユーザーあたり月440円～ |
・有料
・1ユーザーあたり月680円～ |
上記のように、多機能なグループウェアは、種類によって最低料金が大きく異なります。そのため、自社の予算と綿密に照らし合わせたうえで選びましょう。
グループウェアを導入する3つのメリット
以下では、グループウェアを導入するメリットを3つご紹介します。現時点でメールやチャットツールで情報共有しているチームは必見です。
（1）社内の情報共有を活性化できる
ひとつ目のメリットは、社内の情報共有を活性化できることです。
たとえば、グループウェアのチャット機能を使うと、メールのように宛先を設定する必要がなく、気軽にやりとりできます。また、なかには掲示板やタイムライン機能、コメント機能が備わるものもあり、双方向のコミュニケーションが実現するのです。
このように、グループウェアに搭載されたチャット機能を活用することで、社内の情報共有が従来よりも活発になります。
（2）マルチデバイスで使える
2つ目のメリットは、マルチデバイスで使えることです。
マルチデバイス対応であれば、社用PC以外からも使えます。そのため、「移動中にスマホで議事録を確認する」や「出張先で個人のPCから社内メンバーとやりとりする」などの対応ができるのです。
このように、スマホやタブレットを含めたあらゆる端末に対応するグループウェアであれば、時間や場所を問わず情報へアクセスできます。
（3）情報を蓄積できる
3つ目のメリットは、情報を一か所に蓄積できることです。
グループウェアを利用すると、顧客データや業務ノウハウといった、あらゆる情報がグループウェア内に蓄積されます。その結果、全員が必要な情報へすぐにたどり着けるようになるのです。
ただし、グループウェアを社内に定着させるには「全メンバーが使いこなせること」が前提となります。したがって、導入即日から説明なしで操作できるほど簡単な「Stock」のように、ITが苦手なメンバーでも使えるものを選びましょう。
おすすめグループウェア10選の比較まとめ
これまで、おすすめのグループウェア10選や比較ポイントを中心にご紹介しました。
グループウェアを比較するときは、セキュリティが万全であることはもちろん、全メンバーが使いやすいように「必要な機能に過不足がなくシンプルか」を確かめましょう。
シンプルなグループウェアであれば、使い方のレクチャーに無駄な時間がかからず、非IT企業でも長期的に利用できるのです。
結論、自社に必要なのは、非IT企業の65歳の方でも、導入即日から使いこなせるグループウェア「Stock」一択です。Stockは業界業種を問わず、150,000社以上に導入されており、情報共有のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひグループウェアの「Stock」を導入し、情報の共有・管理を効率化しましょう。
