業務のデジタル化が進む今日では、社内の情報共有に「グループウェア」を使う企業が増えています。グループウェアを使うと、情報を一元管理できるだけでなく、コミュニケーションも円滑になります。
 
しかし、「グループウェアごとの違いが分からず、どれを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、おすすめのグループウェア10選や比較ポイントを中心に解説します。
 
  • グループウェアの種類が多く、どれを選べば良いか分からない
  • グループウェアごとの特徴や料金を比較しながら選びたい
  • ITが苦手な人でも、直感的に使えるグループウェアを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社にマッチするグループウェアが分かり、情報共有を大きく効率化できるようになります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

グループウェアとは

ここでは、グループウェアのタイプや基本機能をご紹介します。自社の導入目的に合うタイプや、必要な機能をチェックしましょう。

グループウェアのタイプ

グループウェアは、大きく以下の2タイプに分けられます。
 
導入目的 内容
シンプルなタイプ
・コストを抑えつつ、必要最低限の機能だけを利用したい
・ノートやメッセージ、タスクなどの基本機能のみが備わっています。
・ITが苦手なチームでも使いやすいです。
多機能なタイプ
・豊富な機能を活かして、あらゆる業務に対応したい
・多くの外部ツールと連携したり、自社にあった機能をカスタマイズしたりできます。
・大規模なチームやIT企業向けです。
上記から分かるように、とくに非IT企業でグループウェアを導入する場合は、シンプルなタイプが適しています。

グループウェアの基本機能

グループウェアの基本機能には、主に以下の4点が挙げられます。
 
  • ノート機能
  • テキストだけでなく、画像やファイルなども添付できる機能です。ノート形式であれば、大切な情報が流れません。
     
  • メッセージ機能
  • メールに比べて気軽にやりとりできるうえ、入力の工数が少ないです。そのため、社内コミュニケーションの活性化に役立ちます。
     
  • タスク管理機能
  • タスクの進捗や終了予定日を確認できる機能です。メンバーの予定が可視化されるため、スケジュールの調整もしやすいです。
     
  • ファイル共有機能
  • 資料やドキュメントなどを社内外に共有する機能です。グループウェアにファイルを集約すれば、情報が分散しません。
上記の機能が過不足なく備わっているグループウェアであれば、情報の共有・管理が一気に効率化するのです。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

グループウェアの比較ポイント3選

ここでは、グループウェアの比較ポイントを3つご紹介します。以下の内容を押さえれば、自社に最適なグループウェアを導入できます。

(1)操作がシンプルか

ひとつ目のポイントは、グループウェアの操作がシンプルであることです。
 
たとえば、「さまざまな用途に使えるから」と多機能なグループウェアを選ぶと、ITが苦手な従業員は使いこなせない可能性があります。また、多機能であれば操作も複雑なので、使い方のレクチャーにも多大な手間がかかってしまうのです。
 
したがって、グループウェアを比較するときは、必ず「シンプルな操作性」を最優先事項としてチェックしましょう。

(2)セキュリティが十分か

2つ目のポイントは、セキュリティが十分であることです。
 
グループウェアでは社内の機密情報も共有するため、情報漏えいは避けなければなりません。そこで、IPアドレスや端末によるアクセス制限、国際資格の「ISO27001の取得」があれば安心です。
 
また、万が一のトラブルに備えて、サポート体制も確認しましょう。具体的には、「問い合わせへの返信がどれほど早いか」で判断するのがベストです。

(3)必要な機能が過不足なく備わっているか

3つ目のポイントは、必要な機能が過不足なく備わっていることです。
 
たとえば、仕事の情報を共有する「ノート」やメンバーとやりとりする「メッセージ」、進捗を管理する「タスク」が必要です。これらの機能があれば、あらゆる業務を円滑に進められます。
 
したがって、「ノート」「メッセージ」「タスク」の3機能を過不足なく搭載した、「Stock」のようなグループウェアを選びましょう。
 
関連記事: 【スマホ対応あり】無料で使えるおすすめのグループウェア8選!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

無料から使えるグループウェア6選

以下では、無料から使えるグループウェア6選をご紹介します。
 
グループウェアを選定するときは、自社に必要な機能を明確にすることが重要です。単純に「機能が豊富だから」という理由で導入すると、従業員が慣れるまでに時間がかかり、かえって業務効率が落ちる恐れもあります。
 
とくに、非IT企業では、新しいツールに割けるコストや人材が限られているため「必要な機能に過不足がなく、シンプルなグループウェア」を選びましょう。
 
結論、自社で利用すべきグループウェアは、非IT企業の65歳のメンバーでも、即日で使いこなせるほど簡単な「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」には、テキストやファイルを直感的に残せるうえ、任意のメンバーへ即座に共有できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」と「タスク」によって、業務に関するやりとりや進捗管理の話題も入り乱れません。

【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせる

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

Stockの詳細はこちら


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【LINE WORKS】チャット機能が特徴

LINE WORKSのトップ画像

<LINE WORKSの特徴>

  • LINEと同じ使い心地
  • プライベート版のLINEと同様の使い心地なので、利用のハードルは比較的低いです。
     
  • チャット以外の機能も充実
  • チャットだけでなく、掲示板やタスク管理、アンケートなども搭載されています。

<LINE WORKSの注意点>

  • 情報の蓄積には不向き
  • チャットに情報を共有すると流れてしまい、過去の資料を探すのに時間がかかる恐れもあります。そのため、情報をストックしたい場合は不向きです。

<LINE WORKSの料金体系>

  • フリー:0円
  • スタンダード:540円/ユーザー/月(月払い)
  • アドバンスト:960円/ユーザー/月(月払い)


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【Slack】スムーズなやりとりができる

Slackのトップ画像

<Slackの特徴>

  • チャンネルごとにやりとりできる
  • プロジェクトやチームごとにチャンネルを作れば、やりとりが入り乱れません。
     
  • 外部ツールと連携できる
  • 外部ツールと連携すれば、逐一切り替える手間を省けます。

<Slackの注意点>

  • 情報が流れる
  • チャット形式ゆえに情報が流れるので、あとから目的の情報を見返しづらい点に注意しましょう。

<Slackの料金体系>

  • フリー:0円
  • プロ:1,050円/ユーザー/月(月払い)
  • ビジネスプラス:1,800円/ユーザー/月(月払い)
  • Enterprise Grid:要問い合わせ


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【GRIDYグループウェア】完全無料で使える

GRIDYグループウェアのトップ画像

<GRIDYグループウェアの特徴>

  • 完全無料で利用できる
  • すべての機能を完全無料で利用できるので、グループウェアにコストをかけたくない場合はおすすめです。
     
  • 強固なセキュリティ
  • アクセス制限機能やデータの暗号化機能が搭載されており、強固なセキュリティを保てます。

<GRIDYグループウェアの注意点>

  • 電話やWebでの問い合わせは対応していない
  • 電話やWebでの問い合わせは対応していないため、不明点があった場合は、FAQや操作ガイドを参照しましょう。

<GRIDYグループウェアの料金体系>

  • すべての機能を無料で利用できます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【クロジカスケジュール管理】チームのスケジュール管理に役立つ

クロジカスケジュール管理のトップ画像

<クロジカスケジュール管理の特徴>

  • メンバーの予定が一目で分かる
  • メンバーの予定がひとつの画面に表示されるので、スケジュール調整も簡単です。
     
  • 機能を追加できる
  • 必要な場面に応じて機能を追加できるため、大規模チームでも安心です。

<クロジカスケジュール管理の注意点>

  • 無料プランでは機能が限られる
  • 無料プランでは「予定管理」「日程調整」「出欠確認」の3機能しか使えないため、強いセキュリティなどを求める場合は、有料プランへの移行が必須です。

<クロジカスケジュール管理の料金体系>

  • フリー:0円
  • ベーシック:600円/ユーザー/月(月払い)
  • プレミアム:960円/ユーザー/月(月払い)


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【R-GROUP】マルチデバイスに対応

R-GROUPのトップ画像

<R-GROUPの特徴>

  • ユーザー制限なしで無料利用できる
  • 完全無料のうえにユーザー制限もないので、大規模チームでも利用できます。
     
  • マルチデバイス対応
  • PCに加えてスマホでも利用できるので、移動中や外出先でも安心です。

<R-GROUPの注意点>

  • 個人ではパスワードを変更できない
  • 一部のユーザーからは「管理者でなければパスワードを変更できず、不便に感じる」との声もあります。
     

<R-GROUPの料金体系>

  • すべての機能を無料で利用できます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

<比較表>無料から使えるグループウェア一覧

以下は、無料から使えるグループウェア6選の比較表です。(左右にスクロール可)
 
【一番おすすめ】
LINE WORKS Slack GRIDYグループウェア
クロジカ
スケジュール管理
R-GROUP
特徴
非IT企業の65歳の方でも使いこなせる
チャット機能が特徴
スムーズなやりとりができる
完全無料で使える
チームのスケジュール管理に役立つ
マルチデバイスに対応
料金
・無料
・有料プランでも1人あたり324円/月〜
・無料
・有料プランは1人あたり月540円~(月払い)
・無料
・有料プランは1人あたり月1,050円~(月払い)
・無料
・無料
・有料プランは1人あたり月600円~(月払い)
・無料
上記のように、無料で使えるグループウェアでも、種類によって特徴が大きく異なります。そのため、自社の目的に合ったものを選びましょう。
 
関連記事: 【徹底解説】グループウェアとは?費用対効果から選び方まで紹介


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

多機能なグループウェア4選

以下では、多機能なグループウェア4選をご紹介します。IT人材が豊富で多くの機能を使いこなせるチームは必見です。

【サイボウズ Office】豊富な機能を搭載

サイボウズ Officeのトップ画像

<サイボウズ Officeの特徴>

  • 機能をカスタマイズできる
  • 業務に合わせて、標準機能にはないアプリをカスタマイズできます。(プレミアムコース限定)
     
  • さまざまな機能が揃っている
  • 勤怠管理やスケジュール機能など、仕事に必要な機能が豊富に備わっています。

<サイボウズ Officeの注意点>

  • 機能を使いこなせない可能性がある
  • 多機能ゆえに直感的に操作するのが難しく、ITに慣れていない人は使いこなせない可能性があります。

<サイボウズ Officeの料金体系>

  • スタンダードコース:500円/ユーザー/月(月払い)
  • プレミアムコース:800円/ユーザー/月(月払い)


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【HotBiz8】テレワークに役立つ機能を搭載

HotBiz8のトップ画像

<HotBiz8の特徴>

  • 機能が豊富に搭載されている
  • 掲示板や回覧板のように情報を発信する機能から、個人の仕事に役立つ付箋の機能まで豊富に搭載されています。
     
  • 二段階認証がある
  • メールまたは認証アプリを用いた二段階認証を設定できるため、不正なログインを防ぎやすくなります。

<HotBiz8の注意点>

  • 多くの機能を使いこなせない
  • 機能が豊富に搭載されている反面、人によってはすべての機能を使いこなせず、費用対効果が小さくなる可能性もあります。

<HotBiz8の料金体系>

  • HotBiz8:11,000円/月(月払い、200人まで)
  • HotBiz8 プライベート:33,000円/月(月払い、100人まで)
  • HotBiz8 プライベートPro:82,500円/月(月払い、1,000人まで)


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【desknet’s NEO】業務を効率化する機能が豊富

desknet’s NEOのトップ画像

<desknet’s NEOの特徴>

  • 多機能なグループウェア
  • 業務に役立つ27の機能が搭載されており、PCやスマホ、タブレットから使えます。
     
  • ほかのツールとの連携でアプリを作成できる
  • 業務アプリ作成ツール「AppSuite」を利用すると、自社業務に合ったシステムをノーコードで作成できます。

<desknet’s NEOの注意点>

  • ITに詳しくなければ使いこなせない場合がある
  • 多機能ゆえに、ITに詳しくないメンバーにとっては使いこなすのが難しい可能性もあります。

<desknet’s NEOの料金体系>

  • クラウド型
  • 440円/ユーザー/月(オプションは追加料金)
     
  • パッケージ型
  • スモールライセンス:39,800円〜/5ユーザー
    エンタープライズライセンス:500,000円~


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【Google Workspace】多様な働き方に対応できる

Google Workspaceのトップ画像

<Google Workspaceの特徴>

  • セキュリティ面が強固
  • 二段階認証やセキュリティキーで大切な情報を守れます。
     
  • 充実したサポートを受けられる
  • 管理者は24時間365日、電話やメール、オンライン上で問い合わせできます。

<Google Workspaceの注意点>

  • 機能を使いきれない場合もある
  • 基本的にメールやカレンダーしか利用しない場合は、費用対効果が小さいと感じる可能性があります。

<Google Workspaceの主な料金体系>

  • Business Starter:680円/ユーザー/月
  • Business Standard:1,360円/ユーザー/月
  • Business Plus:2,040円/ユーザー/月
  • Enterprise:要問い合わせ


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

<比較表>多機能なグループウェア一覧

以下は、多機能なグループウェア4選の比較表です。
 
サイボウズ Office HotBiz8 desknet’s NEO Google Workspace
特徴
豊富な機能を搭載
テレワークに役立つ機能を搭載
業務を効率化する機能が豊富
多様な働き方に対応できる
料金
・有料
・1ユーザーあたり月500円~
・有料
・チーム利用は月11,000円~
・有料
・1ユーザーあたり月440円~
・有料
・1ユーザーあたり月680円~
上記のように、多機能なグループウェアは、種類によって最低料金が大きく異なります。そのため、自社の予算と綿密に照らし合わせたうえで選びましょう。
 
関連記事: 【比較表あり】中小企業におすすめのグループウェア7選!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

グループウェアを導入する3つのメリット

以下では、グループウェアを導入するメリットを3つご紹介します。現時点でメールやチャットツールで情報共有しているチームは必見です。

(1)社内の情報共有を活性化できる

ひとつ目のメリットは、社内の情報共有を活性化できることです。
 
たとえば、グループウェアのチャット機能を使うと、メールのように宛先を設定する必要がなく、気軽にやりとりできます。また、なかには掲示板やタイムライン機能、コメント機能が備わるものもあり、双方向のコミュニケーションが実現するのです。
 
このように、グループウェアに搭載されたチャット機能を活用することで、社内の情報共有が従来よりも活発になります。

(2)マルチデバイスで使える

2つ目のメリットは、マルチデバイスで使えることです。
 
マルチデバイス対応であれば、社用PC以外からも使えます。そのため、「移動中にスマホで議事録を確認する」や「出張先で個人のPCから社内メンバーとやりとりする」などの対応ができるのです。
 
このように、スマホやタブレットを含めたあらゆる端末に対応するグループウェアであれば、時間や場所を問わず情報へアクセスできます。

(3)情報を蓄積できる

3つ目のメリットは、情報を一か所に蓄積できることです。
 
グループウェアを利用すると、顧客データや業務ノウハウといった、あらゆる情報がグループウェア内に蓄積されます。その結果、全員が必要な情報へすぐにたどり着けるようになるのです。
 
ただし、グループウェアを社内に定着させるには「全メンバーが使いこなせること」が前提となります。したがって、導入即日から説明なしで操作できるほど簡単な「Stock」のように、ITが苦手なメンバーでも使えるものを選びましょう。
 
関連記事: 【2023年最新】おすすめグループウェア10選!機能や選び方も紹介


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

おすすめグループウェア10選の比較まとめ

これまで、おすすめのグループウェア10選や比較ポイントを中心にご紹介しました。
 
グループウェアを比較するときは、セキュリティが万全であることはもちろん、全メンバーが使いやすいように「必要な機能に過不足がなくシンプルか」を確かめましょう。
 
シンプルなグループウェアであれば、使い方のレクチャーに無駄な時間がかからず、非IT企業でも長期的に利用できるのです。
 
結論、自社に必要なのは、非IT企業の65歳の方でも、導入即日から使いこなせるグループウェア「Stock」一択です。Stockは業界業種を問わず、150,000社以上に導入されており、情報共有のストレスを解消しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひグループウェアの「Stock」を導入し、情報の共有・管理を効率化しましょう。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
 
関連記事: グループウェアの機能を徹底解説!おすすめランキングTOP3も紹介!
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。