業務のDX化が進む今日では、社内の情報共有に「グループウェア」を使う企業が増えています。グループウェアには豊富に機能が備わっているため、「情報の一元管理」や「コミュニケーション手段」など、さまざまなシーンで活用できます。
しかし、「グループウェアごとの違いが分からず、どれを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのグループウェア9選や比較ポイントを中心に解説します。
- グループウェアを導入して、円滑に情報共有したい
- グループウェアを比較して、自社に適したツールを見つけたい
- ITに不慣れな人でも簡単に使えるグループウェアを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社にマッチするグループウェアが分かり、情報共有を大きく効率化できるようになります。
目次
グループウェアとは
グループウェアとは、社内の情報共有・管理やコミュニケーション、スケジュール管理など、ビジネスシーンに便利な機能を備えたツールを指します。
業務をスムーズに遂行するには、メンバーとコミュニケーションを取り合ったり、進捗を共有したりする必要があります。そこで、グループウェアを使えば、メッセージや進捗、ノウハウなど社内のあらゆる情報を一元管理でき、業務効率化が実現するのです。
とくに、DX化が進んでいる今日において、グループウェアは費用対効果が高いツールとして、多くの企業に導入されています。ただし、個々のツールによって機能が異なるので、比較検討したうえで、自社に合ったグループウェアを選びましょう。
グループウェアの基本機能
グループウェアの多くには、以下の機能が備わっています。
- 情報共有機能
- メッセージ機能
- タスク管理機能
- ファイル共有機能
- 承認フロー機能
グループウェアに搭載されている「情報共有機能」はさまざまで、掲示板や社内wiki、日報などがあたります。目的に応じて、使用する機能を使い分けることが可能です。
メールやチャット機能が該当します。ただし、チャットの方が、メールよりもスピーディーかつ気軽なやりとりができるため、「社内コミュニケーションの活性化」が目的の場合に役立ちます。
タスクの進捗や終了予定日を確認できる機能です。メンバーの予定が可視化されるため、スケジュールの調整もしやすいです。
資料やドキュメントなどを社内外に共有する機能です。グループウェアにファイルを集約すれば、情報が分散しません。
業務における申請事項を承認する機能です。オンライン上で決裁まで進められるため、わざわざ承認を依頼する担当者を探す手間を省けます。
上記の機能が過不足なく備わっているグループウェアであれば、情報の共有・管理が一気に効率化するのです。
グループウェアを比較する4つのポイント
ここでは、グループウェアの比較ポイントを4つご紹介します。以下の内容を押さえれば、自社に最適なグループウェアを導入できます。
（1）導入目的に合っているか
1つ目のポイントは、導入目的に合った機能を備えていることです。
たとえば、社内の情報を一元管理して、共有したい場合は「情報共有機能」が必要です。また、進捗を共有したい場合には「メッセージ機能」が求められます。
ただし、多機能なツールは利用価格が高額になりがちなので、使わない機能が多ければ無駄な料金コストを払うことになります。したがって、導入目的を明確にしたうえで、必要な機能に過不足がないグループウェアを選びましょう。
（2）セキュリティが十分か
2つ目のポイントは、セキュリティが十分であることです。
グループウェアでは社内の機密情報も共有するため、情報漏えいは避けなければなりません。そこで、IPアドレスや端末によるアクセス制限、国際資格の「ISO27001の取得」などのセキュリティ対策があれば安心です。
また、万が一のトラブルに備えて、サポート体制も確認しましょう。具体的には、「問い合わせへの返信がどれほど早いか」で判断するのがベストです。
（3）検索機能が充実しているか
3つ目のポイントは、グループウェアの検索機能が充実していることです。
グループウェアには、あらゆる社内情報が蓄積されるため、検索機能が不十分なツールでは欲しい情報がなかなか見つかりません。そのため、検索機能が充実したグループウェアを導入して、必要な情報に即アクセスできる環境を整えましょう。
たとえば、「ノート」と呼ばれる情報共有機能を活用しつつ、タイトルやキーワードから絞り込み検索が可能な「Stock」のようなツールであれば、求める情報がすぐに見つかります。
（4）マルチデバイスで使えるか
4つ目のポイントは、マルチデバイスで使えるかです。
マルチデバイス対応であれば、社用PC以外からも使えるので、時間や場所を問わず情報へアクセスできます。たとえば、「移動中にスマホで議事録を確認する」や「出張先でタブレット端末から社内メンバーとやりとりする」などの対応ができるのです。
そのため、スマホやタブレットからでも操作しやすいグループウェアを選びましょう。
情報共有に特化したグループウェアランキングTOP4
以下では、情報共有に特化したグループウェアランキングTOP4をご紹介します。
グループウェアを選定するときは、自社に必要な機能を明確にすることが重要です。単純に「機能が豊富だから」という理由で導入すると、従業員が慣れるまでに時間がかかり、業務効率が落ちる恐れがあります。
そのため、「ITに慣れていない方でも簡単に使えるシンプルなグループウェア」を導入しましょう。また、グループウェアにはあらゆる社内情報が蓄積されるため、高度な検索機能が備わっているかどうかも重視すべきです。
結論、自社で利用すべきは、高度な検索機能が備わっており、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に書いた内容は、任意のメンバーにリアルタイムで共有できるほか、高度な検索機能によって欲しい情報がすぐに見つかります。また、ノートに「メッセージ」「タスク」を紐づけられるため、こまめに情報共有しつつ対応漏れを防げる体制を整えられるのです。
【1位】中小企業に必要な機能に過不足ないシンプルなツール：Stock
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【2位】大企業の業務効率化に貢献するツール：ナレカン
「ナレカン」は、大企業の業務効率化に貢献するツールです。
ナレカンの「記事」に書いた内容は、任意のメンバーに即共有できるほか、AIを活用した「自然言語検索」や「要約機能」によって欲しい情報を確実に探し出せます。また、「承認フロー機能」も備わっているので、オンライン上で申請～決裁を完結できるのです。
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【3位】LINEを使う感覚で利用できるアプリ：LINE WORKS
＜LINE WORKSの特徴＞
- LINEと同じ使い心地
- チャット以外の機能も充実
プライベート版のLINEと同様の使い心地で、利用のハードルが比較的低く、気軽にコミュニケーションを取れます。また、LINEユーザーともチャットできるので、顧客や取引先などの社外の関係者とのやり取りにも使えるのです。
チャットだけでなく、掲示板やタスク管理、アンケートなども搭載されており、さまざまな用途で利用できます。
＜LINE WORKSの機能・使用感＞
- カレンダー機能
- アドレス帳機能
個人だけでなく、他のメンバーの予定も確認できる「カレンダー機能」を搭載しているので、日程調整がしやすくなります。
所属する組織ごとに管理する「アドレス帳」を使えば、メンバーのプロフィールを一か所で管理できるので、顧客管理にも便利です。
＜LINE WORKSの注意点＞
- 情報の蓄積には不向き
- アカウントを一元管理できない
チャットで情報を共有すると流れてしまい、過去の資料を探すのに時間がかかる恐れもあります。そのため、情報をストックしたい場合は不向きです。
利用しているユーザーからは「LINE WORKSだと、アカウントの一元管理ができず、自由度が高すぎてしまう。組織内の各アカウント管理までできるようになると良いなと思います。」という声があります。（引用：ITreview）
＜LINE WORKSの料金体系＞
- フリー：0円
- スタンダード：540円/ユーザー/月（月払い）
- アドバンスト：960円/ユーザー/月（月払い）
【4位】スムーズなやりとりができるアプリ：Slack
＜Slackの特徴＞
- チャンネルごとにやりとりできる
- 外部ツールと連携できる
プロジェクトやチーム、トピックごとにチャンネルを作ってやり取りできるので、話題が入り乱れません。
幅広い外部ツールとの連携に対応しているため、一か所で情報をまとめられて、逐一ツールを切り替える手間を省けます。
＜Slackの機能・使用感＞
- プライベートチャンネル機能
- 検索機能
「プライベートチャンネル機能」を使えば、チャンネルの閲覧・検索権限を招待されたメンバーに限定できます。そのため、顧客情報などの機密性の高い情報もSlack上で安心して扱えるのです。
メッセージやファイル、メンバー、チャンネルごとに絞り込める「検索機能」を搭載しているので、目的の情報をすぐに見つけられます。
＜Slackの注意点＞
- 情報が流れる
- 無料版では90日でメッセージの内容が消える
- 機能を持て余してしまう
チャット形式ゆえに情報が流れるので、重要な情報を見落としやすい点に注意しましょう。
無料版の場合、メッセージの内容が90日で消えてしまいます。そのため、過去の情報も管理したい場合は有料化が必須です。
利用しているユーザーからは「いろんな機能があるが活用方法がいまいちわからないことも多いので、活用例や提案などがあれば嬉しいと感じてます。」という声があります。（引用：ITreview）
＜Slackの料金体系＞
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：2,160円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise+：要問い合わせ
多機能なグループウェア5選
以下では、多機能なグループウェア5選をご紹介します。IT人材が豊富で多くの機能を使いこなせるチームは必見です。
【GRIDYグループウェア】完全無料で使えるアプリ
＜GRIDYグループウェアの特徴＞
- 完全無料で利用できる
- 強固なセキュリティ
すべての機能を完全無料で利用できるので、グループウェアにコストをかけたくない場合はおすすめです。
アクセス制限機能やデータの暗号化機能が搭載されており、強固なセキュリティを保てます。
＜GRIDYグループウェアの機能・使用感＞
- 設備予約機能
- タイムカード機能
設備の利用状況を確認し予約する機能が搭載されています。また、利用状況を確認したうえでスケジュールに登録できる機能を搭載しているので、ダブルブッキングによるトラブルも防げます。
ワンクリックで出勤時刻や退勤時刻を記録できるほか、月ごとに一覧で確認可能で、メンバーの勤怠管理にも便利です。
＜GRIDYグループウェアの注意点＞
- サポート体制が乏しい
- 複数人宛てに同時送信できない
電話やeメール、Webでの問い合わせに対応していないので、不明点があった場合は、FAQや操作ガイドを参照して自己解決する必要があります。
利用しているユーザーからは「メッセージを送信する際、送信相手先をグループ化して、1度に複数人宛てに同時送信できるようにして欲しい。」という声があります。（参考：ITトレンド）
＜GRIDYグループウェアの料金体系＞
- すべての機能を無料で利用できます。
【サイボウズ Office】豊富な機能を搭載したアプリ
＜サイボウズ Officeの特徴＞
- 機能をカスタマイズできる
- サポート体制が充実している
幅広い用途で活用できる豊富な機能を搭載しているうえ、プレミアムコースでは標準機能にはない専門的なアプリをカスタマイズできます。
電話やメールによる問い合わせ対応はもちろん、セミナーや勉強会も開催しており、活用方法を深く理解できます。
＜サイボウズ Officeの機能・使用感＞
- 掲示板機能
- 共有タスク管理機能
社内の情報発信に便利な「掲示板機能」を使えば、売上報告やイベントの告知もスムーズです。また、掲示板ごとのコメント欄やリアクション機能も備えているので、社内のコミュニケーションを活性化します。
プレミアムコースの「共有タスク管理機能」では、メンバーにタスクを割り振ったり、他のメンバーの進捗を確認したりでき、チームの作業を効率化します。
＜サイボウズ Officeの注意点＞
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
- 検索精度が低い
多機能ゆえに直感的に操作するのが難しく、ITに慣れていない人は使いこなせない可能性があります。
利用しているユーザーからは「メールの検索機能を10,000件以上で行うとエラーになってしまうことがある。半年程度前メールの検索に時間がかかることがあり、不便を感じる。」という声があります。（引用：ITreview）
＜サイボウズ Officeの料金体系＞
- スタンダードコース：600円/ユーザー/月（月払い）
- プレミアムコース：1,000円/ユーザー/月（月払い）
【desknet’s NEO】業務を効率化する機能が豊富なアプリ
＜desknet’s NEOの特徴＞
- 多機能なグループウェア
- モバイル版アプリの強化
業務に役立つ機能が多く搭載されており、幅広い用途に活用できます。また、専用アプリも充実しているので、PCだけでなくスマホやタブレットからも使えます。
モバイル版アプリが強化され、Teamsとの連携を含む14機能の追加や、80項目の拡張機能がされたことで、よりシームレスに業務を進められるようになります。
＜desknet’s NEOの機能・使用感＞
- プレゼンス機能
- ガントチャート機能
出勤時刻・退勤時刻と合わせて勤務場所を選択して、チームに周知できます。また、テレワーク率をグラフで確認する機能も備えており、自社のテレワーク状況を把握したり公開したりする場面で役立ちます。
プロジェクトにおけるタスクごとの進捗状況をガントチャートで把握でき、視覚的にプロジェクトを管理します。また、タスクごとにコメント欄が設けられているので、進捗報告もスムーズです。
＜desknet’s NEOの注意点＞
- オーバースペックとなる可能性がある
- ファイル共有しにくい
一般的なグループウェアの基本機能に加え、「購買予約機能」や「安否確認機能」、「電子会議室機能」などの専門的な機能を備えているため、シンプルに情報を管理したい企業にはオーバースペックとなる可能性があります。
利用しているユーザーからは「ファイル共有が簡単にできればいいかと思います。また、設備予約は排他的な入力となっているが、状況によっては被っていれられるようになればと思います。」という声があります。（引用：ITreview）
＜desknet’s NEOの料金体系＞
クラウド型
- ライト：600円/ユーザー/月
- スタンダード：800円/ユーザー/月
- プレミアム：1,000円/ユーザー/月
パッケージ型
- 基本ライセンス：75,000円～/5ユーザー～
- 年間サポート：18,000円～/20ユーザー/年（2年目以降）
【Google Workspace】多様な働き方に対応できるアプリ
＜Google Workspaceの特徴＞
- Googleの各種サービスをまとめて管理できる
- 充実したサポートを受けられる
Google Workspaceは、GmailやGoogle Meet、Google カレンダーなど、Googleの各種サービスが一か所にまとまったグループウェアです。既にサービスを利用しているユーザーが多いので、導入のハードルは比較的低いです。
管理者は24時間365日、電話やメール、オンライン上で問い合わせできます。
＜Google Workspaceの機能・使用感＞
- ビデオ会議機能
- ToDoリスト機能
「Google Meet」を使えば、場所を問わずオンライン上でビデオ会議を開けるので、テレワークのメンバーとも円滑にコミュニケーションを取れます。
Google各種サービスからToDoリストを開いて直接タスクを設定できるので、都度ツールを開く手間が省けます。また、Googleカレンダーからも設定可能で、タスクの期日管理にも便利です。
＜Google Workspaceの注意点＞
- 低価格のプランでは機能が制限される
- ダッシュボードが使いにくい
低価格のBusiness Starterでは、各機能が一部制限されています。全機能を利用するには、上位プランの契約が必要です。
利用しているユーザーからは「サービスの数が多すぎて、全体を管理するダッシュボードの使い勝手を良くしてほしいと思います。」という声があります。（引用：ITreview）
＜Google Workspaceの主な料金体系＞
- Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：3.000円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【NI Collabo 360】多機能・低価格の経営改善型グループウェア
＜NI Collabo 360の特徴＞
- 豊富な機能を有したグループウェア
- 自由自在なポータル作成
NI Collabo 360は、スケジュール管理やワークフロー・掲示板など、業務に役立つ36もの機能を実装しています。また、「社内」「社外」を問わず、PC、タブレット、スマートフォンでいつどこからでも、アクセスできます。
部署、拠点、プロジェクトなどさまざまな切り口でポータルを作成できます。そのため、自分宛の通知や企業内の情報を、自由自在に一画面に集約可能です。
＜NI Collabo 360の機能・使用感＞
- ポータル機能
- ワークフロー機能
指定したウェブページを表示させたり、リッチテキストエディターでメッセージを作成したりと、HTMLなどの知識がなくても簡単にパーツの作成から配置までできます。動画のアップロードも可能なため、社内向け情報サイトの作成に役立ちます。
使用中のExcelの稟議書がそのまま使えるため、レイアウトの調整や印刷も簡単です。また、申請経路も柔軟に設定できる点も便利です。
＜NI Collabo 360の注意点＞
- サポート体制が乏しい
- マニュアルが分かりづらい
利用しているユーザーからは「カスタマーサクセス等の利用フォローは一切ない。自社内で少し詳しい人がいればいろいろな設定ができるため不要かもしれないが、一例としてワークフロー機能は複雑すぎて使っていない（別のものを入れている）。」という声があります。（引用：ITreview）
利用しているユーザーからは「公式のマニュアルが非常に分かりづらいため初期設定に時間を要した。」という声があります。（引用：ITreview）
＜NI Collabo 360の主な料金体系＞
クラウド型
- 初期設定費用：55,000円/契約
- 月額：360円/ユーザー/月
パッケージ型
- 基本ライセンス：58,000円～/10ユーザー
＜比較表＞おすすめのグループウェア一覧
以下は、無料から使えるグループウェア4選の比較表です。（左右にスクロール可）
| Stock【一番おすすめ】 | ナレカン | LINE WORKS | Slack | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
中小企業に必要な機能に過不足がない |
大企業の業務効率化に貢献する |
チャット機能が特徴 |
スムーズなやりとりができる |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） |
多機能 |
多機能 |
| マルチデバイス |
◯ |
◯ |
◯ |
◯ |
| メッセージ機能 |
◯ |
◯ |
◯ |
◯ |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
情報の蓄積には不向き |
無料版では90日でメッセージの内容が消える |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プラン1人あたり月540円～（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは1人あたり月1,050円～（月払い） |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「LINE WORKS」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
以下は、多機能なグループウェア5選の比較表です。（左右にスクロール可）
| GRIDYグループウェア | サイボウズ Office | desknet’s NEO | Google Workspace | NI Collabo 360 | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
完全無料で使える |
豊富な機能を搭載 |
業務を効率化する機能が豊富 |
多様な働き方に対応できる |
多機能で低価格 |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| マルチデバイス |
◯ |
◯ |
◯ |
◯ |
◯ |
| メッセージ機能 |
◯ |
◯ |
◯ |
◯ |
◯ |
| 注意点 |
サポート体制が乏しい |
多機能ゆえに使いこなすのが難しい |
オーバースペックとなる可能性がある |
低価格のプランでは機能が制限される |
マニュアルが分かりづらい |
| 料金 |
・無料 |
・無料プランなし
・有料プランは1人あたり月600円～ |
・無料プランなし
・有料プランは1人あたり月600円～（クラウド版） |
・無料プランなし
・有料プランは1人あたり月950円～ |
・無料プランなし
・有料プランは1人あたり月360円～（クラウド版） |
| 公式サイト |
「GRIDYグループウェア」の詳細はこちら |
「サイボウズ Office」の詳細はこちら |
「desknet’s NEO」の詳細はこちら |
「Google Workspace」の詳細はこちら |
「NI Collabo 360」の詳細はこちら |
上記のように、グループウェアは、種類によって特徴や料金が大きく異なります。そのため、自社の用途と綿密に照らし合わせたうえで選びましょう。
グループウェアを導入するメリット・デメリット
以下では、グループウェアを導入するメリット・デメリットをご紹介します。グループウェアを導入するか迷っている担当者の方は必見です。
（1）グループウェアを導入するメリット
グループウェアを導入するメリットは、主に以下の2つです。
- 社内の情報共有を活性化できる
- 情報を蓄積できる
グループウェアに搭載されたメッセージ機能は、メールのように宛先を設定する必要がなく、気軽にやりとりできます。また、掲示板やタイムライン機能、コメント機能が備わっているものであれば、双方向のコミュニケーションが実現するのです。
グループウェアを利用すると、顧客データや業務ノウハウといった、あらゆる情報がグループウェア内に蓄積されます。その結果、全員が必要な情報へすぐにたどり着けるようになるのです。
このように、グループウェアを導入することで、「社内コミュニケーションの活性化」と「あらゆる社内情報の蓄積」を実現できます。
（2）グループウェアを導入するデメリット
グループウェアを導入するデメリットは、主に以下の2つです。
- 運用コストがかかる
- 社内に浸透しにくい
グループウェアを導入するときには、初期費用や維持費などのコストがかかります。そのため、自社が使わない機能が多く搭載されているグループウェアを導入してしまうと、費用対効果が低くなってしまいます。
グループウェアは多機能で操作が複雑なツールが多いため、社員が使いこなせず、適切に運用できないケースは少なくありません。
以上のようなデメリットを解消するには、「操作がシンプルで必要な機能に過不足がないツール」を選定する必要があります。たとえば、非IT企業の65歳の方でも即使いこなせる「Stock」のようなグループウェアであれば、社内に上手く浸透します。
おすすめグループウェア9選の比較まとめ
これまで、おすすめのグループウェアや比較ポイントを中心にご紹介しました。
グループウェアを比較するときは、「セキュリティが万全であるか」「マルチデバイスに対応しているか」はもちろん、全メンバーが使いやすいように「必要な機能に過不足がなくシンプルか」を確かめましょう。
シンプルなグループウェアであれば、使い方のレクチャーに無駄な時間がかからず、従業員のITリテラシーにばらつきがある大企業でも長期的に利用できるのです。
結論、自社に必要なのは、操作がシンプルで必要な機能に過不足がないアプリ「Stock」一択です。Stockを活用すれば、ビジネスに必須の「情報共有、メッセージ、タスク管理」がひとつのツールで完結します。
ぜひ、グループウェアの「Stock」を導入し、社内の情報の共有・管理の仕組みを整えましょう。
