自社でシステムを運用するとき、マニュアルがあれば操作に迷うことなく業務を進められます。また、ノウハウを蓄積して社内に共有できるので、業務の質の均一化や作業の属人化防止にもつながるのです。
しかし、「分かりやすい操作マニュアルの作り方が分からず、運用に不安がある」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、分かりやすい操作マニュアルの作り方やおすすめのテンプレートを中心に解説します。
- 分かりやすい操作マニュアルを作りたい
- 操作マニュアルの作成に役立つテンプレートを知りたい
- 操作マニュアルが継続的に運用される環境を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい操作マニュアルをつくれるほか、継続的に運用する方法も分かります。
目次
操作マニュアル（操作説明書）とは
操作マニュアルとは機械やシステムの操作方法を示した説明書を指します。
操作マニュアルには、機械・システムの概要や使い方、トラブルの対処法などが記載されています。マニュアルがあれば、メンバーにノウハウを共有できるので、業務の質の均一化やノウハウの属人化防止につなげられるのです。
ただし、操作マニュアルはつくって終わりではなく、継続的に運用されなければなりません。操作マニュアルが読みづらければ、抵抗感からマニュアルが使われなくなってしまうので、可能な限り分かりやすく記載しましょう。
操作マニュアルとほかのマニュアルの違い
操作マニュアルとほかのマニュアルの違いを、種類別に紹介します。
- 操作マニュアルと業務マニュアルの違い
- 操作マニュアルと規範マニュアルの違い
操作マニュアルは機械・システムの操作に特化している一方で、業務マニュアルは作業の手順を網羅しているという違いがあります。そのため、操作マニュアルが業務マニュアルに含まれる場合もあるのです。
操作マニュアルは作業の均一化が目的ですが、規範マニュアルは経営の方向性を従業員に周知する目的があり、用途が異なります。また、規範マニュアルは操作マニュアルと比較して、抽象的な言葉で構成されている点も特徴です。
このように、「操作マニュアル」と「業務マニュアル」、「規範マニュアル」はそれぞれ異なります。そのため、マニュアルを運用するときは種類を明確にしたうえで、目的に沿ったものを作りましょう。
分かりやすい操作マニュアルの作り方5ステップ
ここでは、操作マニュアルの作り方を解説します。操作マニュアルを継続的に運用するために、以下の5ステップを押さえましょう。
ステップ1｜読み手の対象を設定する
はじめに、マニュアルの読み手となる操作者を決めます。
最初に対象の操作者を設定すれば、知識量や理解度に応じて全体の構成などを決められるからです。もし対象を決めずにマニュアルをつくると、読み手の視点が定まらず、分かりづらいマニュアルになりかねません。
マニュアルの理解に時間がかかれば、業務の進捗にも支障が出てしまいます。そのため、事前に対象の操作者を明確にしたうえでマニュアルを作りましょう。
ステップ2｜内容の構成を決める
操作マニュアルの対象を決めたら、全体の構成を考えます。
全体の構成を考える前に作りはじめると、抜け漏れや内容の重複が起こり、分かりにくいマニュアルになってしまいます。しかし、事前に構成をつくっておけば「記載すべき事項」が明確になるので、マニュアル作成に無駄な時間がかかりません。
そのため、マニュアルを作りはじめるまえに、全体の構成やレイアウトを必ず検討しましょう。
ステップ3｜説明を記述する
構成を決めたら、各操作の説明を記載していきます。
説明には詳細かつ分かりやすい記載が求められます。具体的には、箇条書きにしたり太字で強調したりすることで、文章にメリハリをつけましょう。
また、冗長な表現や複雑な文章があると、読みづらいマニュアルになりかねません。そのため、文章全体の流れだけでなく細かな言い回しにも注意して、分かりやすいマニュアルを作りましょう。
ステップ4｜Q＆Aを作成する
目的の情報を探しやすくするために、操作マニュアルにはQ＆Aを設置しましょう。
操作手順を調べるのに時間がかかっていては本末転倒なので、必要な情報をすぐに見つけられるマニュアルが求められます。そこで、Q＆Aページをつくれば、多くの従業員にとっての疑問が一箇所にまとめられるため、すぐに問題を解消できるヒントが得られます。
また、Q＆Aが充実していれば、担当者への問い合わせ件数が減ることも期待できます。すなわち、Q＆Aは、担当者と操作者の双方がメリットを得られるポイントなのです。
ステップ5｜担当者の連絡先を記載する
操作マニュアルには担当者への連絡方法も記載すべきです。
作業を進めるうえで、想定外のトラブルが生じるケースは少なくありません。そのため、担当者の連絡先を操作マニュアルに記載して、予期せぬ事態にも対応できるようにしましょう。
ただし、同じ内容の質問が繰り返され、問い合わせが頻発すると担当者の負担となります。そのため、「ナレカン」のような「質問機能」を備えたツールを導入して、既出の質問と回答をマニュアルとともに社内メンバーに共有できる環境を整えましょう。
操作マニュアルの作成に役立つテンプレート
ここでは、操作マニュアルの作成に便利なExcelやWordのテンプレートを紹介します。以下のテンプレートを活用すると、マニュアルを一から作成する手間を省けるうえ、レイアウトを統一できます。
【Word】作業手順書のテンプレート
こちらは、Wordで使える作業手順書のテンプレートです。
操作の内容や手順だけでなく「ポイント・注意」の記入欄が設けられており、情報を詳細に記載できます。さらに、図も示せるレイアウトなので、視覚的に分かりやすいマニュアルを作れるのです。
【Excel】作業マニュアルのテンプレート
こちらは、Excelで使える作業マニュアルのテンプレートです。
表の左側に「操作手順」、右側に「作業内容」を記入するシンプルなレイアウトで、操作手順を時系列に沿って見やすく記載できます。また、「変更内容」や「改訂日」の記入欄もあるので、「いつ誰が改訂をしたのか」が明確になります。
ただし、WordやExcelでマニュアルを作ると、ファイル管理が煩雑になりやすいほか、閲覧する度にファイルを開く手間がかかります。そのため、フォルダ機能によってマニュアルをすぐに見つけられる「ナレカン」のようなITツールが最適です。
【PowerPoint】マニュアル（手順書）のテンプレート
こちらは、PowerPointで使える作業手順書のテンプレートです。
画像や文字を入れるだけで、操作や業務のマニュアル（手順書）を素早く作ることができます。さらに、使い方について説明されたファイルを同時にダウンロードできるので、簡単に分かりやすいマニュアルを作れるのです。
マニュアルは何でやるべき？ツールごとのメリット・デメリット
マニュアルを「Excel・Word・PowerPointで作成する際」と「ITツールで作成する際」では、以下の表のようにそれぞれメリット・デメリットがあります。
| ＜Excel・Word・PowerPoint＞ | ＜ITツール＞ | |
|---|---|---|
| メリット |
・レイアウト/デザインがすでに決まったテンプレートを使える。
・使い慣れている人が多く、新たに使い方を覚える必要がない。 |
・毎回ファイルを開く必要がなく、閲覧/更新に手間がかからない。
・フォルダごとに分類できるため、管理が簡単で必要なマニュアルを見つけやすい。 |
| デメリット |
・編集がリアルタイムで共有されない。
・マルチデバイスに対応しておらず、スマホでは読みづらい。 |
・大半のツールで費用がかかる。
・機能が多いと使いこなせない可能性がある。 |
しかし、テンプレート機能を備えたシンプルなITツールであれば、レイアウトが統一されていて簡単に入力できるうえに、Office系のツールのデメリットを補うことができるのです。
【必見】操作マニュアルの作成・管理に最適なツール
ここでは、操作マニュアルの作成・管理に最適なツールをご紹介します。
操作マニュアルをWordやExcel、PowerPointで作ると、テンプレートを使って作成時間を短縮したり、レイアウトを統一したりできます。ただし、マニュアルの閲覧や更新の度にファイルを探し出して開く必要があり、結果として運用に手間がかかるのです。
そこで、「社内のナレッジを一元管理できるツール」を選ぶと、マニュアルを見やすく整理可能なうえ、最新の情報もすぐに共有する態勢が整えられます。また、他のメンバーに質問できる機能が搭載されていれば、ニーズに沿ったナレッジを集められて便利です。
結論、自社が選ぶべきツールは、社内のナレッジに即アクセスでき、質問機能が搭載された「ナレカン」一択です。
ナレカンに自作の「テンプレート」を登録しておけば、わずかな操作で呼び出して、統一感のある見やすいマニュアルを作成できます。また、他のメンバーのナレッジを聞き出すことができる「質問」機能を利用すれば、社内版知恵袋として業務のノウハウを蓄積することもできるのです。
簡単に操作マニュアルを作成できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜【見本】ナレカンで操作マニュアルを作成した例＞
以下は、ナレカンを使って操作マニュアルを作成・管理した例です。
ナレカンでは、画像のように表の作成や画像ファイルの添付が可能です。また、作成したマニュアルはPDFにしてダウンロードしたり、紙に印刷したりできます。
また、以下のように、多階層のフォルダで”部署ごと”に分けて作成したマニュアルを管理できます。さらに、高度な検索機能も備わっているため、目的の情報をすぐに探し出せます。
分かりやすい操作マニュアルの6つのポイント
ここでは、操作マニュアルを分かりやすくする6つのポイントを解説します。マニュアルの運用が停滞することを防ぐためにも、確実に把握しましょう。
（1）知りたい操作情報がすぐに見つかるように目次をつくる
分かりやすい操作マニュアルをつくるには、目次から知りたい操作情報へすぐアクセスできる必要があります。
操作方法が分からなくなったとき、マニュアルの該当箇所をすぐに見つけられなければ読み手のストレスとなります。そこで、目次をつくれば、どこに何の情報が載っているのかを一目で理解できるようになるのです。
また、マニュアルを更新するときは必ず目次も追加・修正することをルール化して、常に使いやすい状態にしましょう。
（2）図やイラストを使って視覚的に分かりやすくする
操作マニュアルには図やイラスト・画像を使って、視覚的に分かりやすくしましょう。
テキストのみで構成されていると、具体的な作業の流れをイメージできない可能性があります。そこで、図や画像、動画、フローチャートを使えば、作業の流れが一目で分かるようになるのです。
ただし、紙のマニュアルの場合、画像を貼るには印刷する手間がかかるなど工数が多い点に注意が必要です。そのため、画像・動画・すべての形式のファイルも自由に添付できる「ナレカン」のようなITツールでマニュアルを運用して、作成・管理のストレスをなくしましょう。
（3）操作ごとにマニュアルを分ける
マニュアルは操作ごとに分けて管理しましょう。
操作ごとに目次をつくって一つのマニュアルにまとめていくと、マニュアルが長くなってしまい読みづらいです。そのうえ、必要な情報を見つけるのに時間がかかってしまうのです。
そのため、マニュアルは読みやすい長さで分割し、フォルダで分類して管理しましょう。
（4）操作手順と操作結果を明確に分ける
操作の手順と結果は明確に分けましょう。
手順と結果が分けられていなければ、「操作の効果」が分かりづらくなります。操作の効果が分からなければ、操作ミスやトラブルが起こりかねません。
したがって、ミスやトラブルを防ぐためにも、段落を分けたり、文章の構成を工夫したりして、手順と結果が明確に分かるように記載しましょう。
（5）3ステップで説明する
操作マニュアルでは3ステップの説明を意識しましょう。
操作の説明は、「操作前・操作中・操作後」の3ステップで構成立てして、簡潔で見やすいマニュアルにしましょう。また、操作説明の構成が3ステップで統一されていれば、従業員が読むべき箇所を把握しやすくなります。
このように、実際にマニュアルが使用される場面を想定したうえで、分かりやすい構成にする必要があるのです。
（6）情報を詰め込みすぎない
操作マニュアルは、情報を詰め込みすぎない構成にすべきです。
関連性が低い情報までマニュアルに載せると、肝心の操作手順が探し出せず、分かりづらくなってしまいます。したがって、操作マニュアルに載せる内容は取捨選択して選ばなければなりません。
また、マニュアルは箇条書きを使ったりカテゴリで分けたりといった、見やすくする工夫が必要です。
操作マニュアルの作り方まとめ
ここまで、分かりやすい操作マニュアルの作り方や作成ポイントを中心に解説しました。
分かりやすい操作マニュアルをつくるには、読み手を考慮するのはもちろん、実際の活用シーンを想定して構成やデザインに工夫する必要があります。そこで、テンプレートを使えば、見やすいマニュアルのレイアウトを統一できるのです。
ただし、ExcelやWordで作成すると、マニュアルの閲覧や更新の度にファイルを探し出して開く必要があり、結果として運用に手間がかかるのです。そこで、「社内のナレッジを一元管理できるツール」を使って、マニュアルを効果的に運用しましょう。
したがって、自社が導入すべきなのは、社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、分かりやすいマニュアルを運用しましょう。
