作業手順書があれば、はじめて業務に取り組む従業員でも作業クオリティを保てるほか、メンバー間で作業のスピードがばらつく心配もありません。
しかし、「必要性は感じているが、なかなか作成に踏み切れない」「分かりやすい作業手順書の書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、分かりやすい作業手順書の作り方や運用のコツを中心に解説します。
- 手順書の作成プロセスやポイントを押さえたい
- 分かりやすい作業手順書を作成したい
- 手順書の作成だけでなく、管理する負担も軽減したい
という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい作業手順書の作り方やポイントが分かるだけでなく、適切な管理・運用方法が見つかります。
目次
作業手順書とは
ここでは、作業手順書の概要を解説します。これまで、手順書の具体的な目的やメリットを把握していなかった方は必見です。
作業手順書とマニュアルの違い
作業手順書と似ている単語として「マニュアル」がありますが、違いは以下の通りです。
| 作業手順書 | マニュアル | |
|---|---|---|
| 目的 |
メンバーが該当業務の内容を理解して、全員が同じ品質を保つ |
業務の全体像を把握して、効率化や品質向上を図る |
| 役割 |
手順を詳しく説明する |
手順だけでなく、概要や背景も説明する |
| 扱う情報の範囲 |
ひとつの業務における手順 |
業務全体のフローやノウハウ |
このように、作業手順書とマニュアルでは、目的や役割、情報の範囲が異なります。そのため、両者を混同せずに作業手順書を作成することが重要です。
作業手順書を作成する目的
作業手順書をつくる目的には以下の4つがあります。目的を把握し、実用的な手順書の作成を目指しましょう。
（1）作業品質の均一化
手順書を作成する目的の一つは、作業品質の均一化です。
ひとつの作業を複数の従業員が担当する場合、手順書がないとクオリティにばらつきが生じてしまいます。作業の質が低下すると、サービスや製品に悪影響を及ぼすため、誰もが同じレベルで仕事を進められる仕組みを整える必要があります。
そこで、手順書があれば異なる担当者でも同じ質で作業ができるようになるのです。
（2）作業効率の向上
作業効率の向上も、手順書を作成する重要な目的です。
たとえば、「作業の迅速な進め方」が掲載された手順書を参照することで、担当者は優先すべき業務を把握したうえで作業を進められます。また、作業手順を口頭で指導する手間も省けるため、教育にかかる負担も軽減できるのです。
結果として、作業スピードが上がり、生産性の向上も期待できます。
（3）安全性の確保
手順書には、作業の安全性を確保する目的もあります。
手順書がないと、担当者が自由に作業を進めるため、ミスやトラブルが起きやすくなります。また、作業内容によっては人命に関わる重大な事故が発生する恐れもあります。
一方、手順書があれば注意すべき作業の詳細を示せるので、担当者の怪我や事故を未然に防げます。
（4）ノウハウやナレッジの共有
手順書は、ノウハウやナレッジを共有する目的もあります。
手順書には、従業員が業務で得たノウハウや知識を文書として残せます。その結果、ノウハウの属人化を防ぎ、新人でもナレッジを基に迅速に作業を進められるようになります。
ただし、紙の手順書は目的の情報をすぐに見つけにくく、従業員のストレスになる可能性があります。そこで、検索機能で必要な情報が瞬時に見つかる「ナレカン」のようなITツールを活用することで、時間や場所を問わず資料にアクセスできるようになります。
作業手順書を作成するメリット
作業手順書をつくれば、以下3つのメリットを得られます。
- 生産性が向上する
- ミスの原因が明らかになる
- 作業手順の修正が簡単になる
手順書があれば作業品質を均一化できます。その結果、高品質な製品・サービスを継続的に生み出せるようになり、生産性が向上するのです。
標準化された手順書があれば、ミスが起こった部分をすぐに特定できます。その結果、作業をスムーズに改善し、ミスの再発防止につなげられるのです。
手順書には作業の基礎が載っているため、基本的には大幅な修正が必要ありません。また、システムの入れ替えなどで手順が変更するときも、該当箇所を変えるだけで修正が終わるので安心です。
以上のようなメリットを得ることができるため、手順書の作成は業務に欠かせないと言えます。
作業手順書の記載5項目とは
一般的に、作業手順書には以下の5項目を記載します。
- 作業名/目的
- 作業に必要なもの
- 作業の手順/ポイント
- 判断基準
- 注意事項
「どの作業における手順なのか」「何のために作業をするのか」を明確にします。
作業で使うツールや材料などを記載します。
図や表などと併せて作業手順を具体的に説明します。また、作業のポイントとして「効率化を図るコツ」「品質を安定する方法」なども記載しましょう。
所要時間やチェックシートなど「作業者が決められた時間で、正しく作業できたか」の判断基準を設けます。
作業の安全を確保するうえで注意すべきことを記載します。また、万が一ミスやトラブルが起きたときの対処法も記載すると安心です。
以上の項目が抜け漏れなく記載されている手順書であれば、誰でも正確に作業を進められるのです。
【具体例あり】分かりやすい作業手順書の作り方
ここでは、作業手順書の作り方を6ステップで紹介します。以下のステップを踏み、手順書づくりの時間を減らしましょう。
（1）目的や記載事項を明確にする
まずは、手順書の目的や記載事項を明確にします。
従業員は手順書を参照することで、正確な手順を理解し、作業効率を向上させられるのです。しかし、手順書の目的や記載事項が定まっていなければ、作業の方針が分からず、従業員にとって使いづらい資料になってしまいます。
したがって、手順書を社内に浸透させて運用するためにも、目的や記載事項は必ず明確にして全社の認識を統一させましょう。
（2）5W1Hを明確にする
次に、手順書の「5W1H」を明確にします。手順書の5W1Hは以下の通りです。
- Who・・・・誰が作業をするか
- Where・・・どこで作業をするか
- When・・・いつ作業をするか
- What・・・・何が作業に必要か
- Why・・・・なぜその手順が必要か
- How・・・・どのような手順の作業か
以上の項目があれば、新人でも正確にイメージしたうえで作業を進められます。ただし、ひとつでも欠けると読みづらい手順書になってしまうので、5W1Hを意識して手順書をつくるのが大切です。
（3）構成案を作成・テンプレート化する
手順書の方針が明確になったら、構成案をつくります。
構成案は、手順書における目次です。マニュアルの本文を作成する前に構成案をつくれば、手順書に載せるべき作業内容が明らかになり、手順書づくりがスムーズになります。
また、テンプレートを活用することで、手順書のフォーマットが統一され、従業員が内容を理解しやすくなります。構成を一度作ったらテンプレート化しておくと、新しく作成するときや内容の更新のときに手間がかかりません。
手順書に使えるテンプレート紹介
以下のようなテンプレを用意すれば、手間や時間をかけずに読みやすい手順書を作成できます。
- 「フリーテンプレート」の手順書テンプレート
- ［文書］テンプレートの無料ダウンロード
こちらは、作業の細かな内容を順に記入し、作業の注意点やポイントなども記入できるテンプレートです。この手順書を使用すると、誰でもできるようになる、均一な品質、均一な作業時間などが可能になります。
こちらは［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する作業マニュアル・作業手順書の無料テンプレートです。手順書のひな型として使える汎用性の高いテンプレートとなっています。
（4）実際の作業フローを書き出す
構成が決まったら、実際の作業フローを書き出します。
作業フローをすべて洗い出して、手順書に載せる内容に過不足がないかを改めて確認しましょう。また、作業のプロセスが可視化されることで、各ステップや手順が明確になり、作業の全体像を把握しやすくなります。
以下は「報告書の作成フローチャート」の具体例です。このように、フローを図式化すると、視認性が高まり読み手が業務を理解しやすくなるのでおすすめです。
（5）仮運用する
次に、手順書を仮運用します。
手順書に不備がある状態で全社に導入すると、現場の混乱を招く恐れがあります。したがって、トラブルなく手順書を運用するために、まずは少人数での仮運用が必要です。
また、仮運用で見つかった問題点はすぐに改善し、もう一度仮運用に乗せなければなりません。十分な品質を確保したうえで現場へ導入し、手順書が確実に活用される仕組みを整えましょう。
（6）改善と更新をする
最後に、手順書の改善と更新も重要なプロセスです。
手順書の作成後は、定期的に更新する必要があります。手順書が古いままだと、担当者の間で認識の齟齬が生じ、トラブルの原因になる可能性があるのです。
そのため、定期的に従業員へヒアリングし、変更点が早急に手順書へ反映される仕組みを整える必要があります。ただし、WordやExcel、PowerPointのマニュアルでは、更新のたびにファイルを開かなければないうえに、メンバーに共有し直すのが面倒です。
そこで、手順書を簡単に更新したい方は「ナレカン」のようなITツールを使いましょう。更新した内容がリアルタイムで反映されるので、手間なく手順書を更新・共有できるようになります。
さらに業務手順書を見やすくするポイント5選
ここでは、業務手順書をつくるときのポイントを5つ解説します。継続的に活用される見やすい手順書をつくるためにも、以下のポイントを押さえましょう。
（1）完璧を目指さない
1つ目に、手順書作成では、最初から100％の完成度を目指さないことが大切です。
すべての業務を網羅しようとすると、作成に多大な時間がかかるうえ、運用を続けるなかで改善点も出てくることが大半です。また、手順書は従業員に活用されてはじめて効果を発揮するので、作成に時間をかけすぎて運用に乗せるのが遅くなっては本末転倒です。
そのため、手順書は60％ほどの完成度でも、運用を通してブラッシュアップすることが重要です。
（2）読み手を考慮する
2つ目のポイントとして、常に読み手を考慮して手順書をつくることが挙げられます。
たとえば、新人向けの手順書をつくるとき、専門用語や略称を多用すると読み手が理解しづらくなってしまいます。一方、読み手がベテラン従業員の場合は、説明が不要な部分も多いので細かすぎる文章を載せることは好まれません。
したがって、誰もがストレスなく手順書の内容を理解できるようにするためにも、常に読み手の視点に立って手順書を作成することがポイントです。
（3）作業の全体像を可視化する
3つ目のポイントは、手順書に作業の全体像をフローチャートとして載せることです。
作業のフローチャートをつくれば、業務の全体像を可視化できます。その結果、従業員は業務の流れを理解して進められ、作業全体のスピードアップにつながるのです。
ただし、フローチャートと実際の手順に相違があると、読み手が指示とは異なる作業をする恐れがあります。そのため、フローチャートが正確なものであるかを定期的に確認しましょう。
（4）一文を長くし過ぎない
4つ目は、手順書の説明を簡潔にすることです。
一文が長いと手順が分かりづらくなるほか、無意識のうちに作業内容を読み飛ばしてしまう可能性もあります。しかし、文章が簡潔であれば、すぐに内容を理解してスムーズに作業をこなせるようになるのです。
また、分かりやすい文章をつくるときは一文一意を意識したり、箇条書きを活用したりする必要があります。
（5）表や写真のレイアウトを意識する
5つ目のポイントとして、表や写真のレイアウトに気をつけることが挙げられます。
そもそも文字のみで構成された手順書に比べ、表や写真があることで作業をイメージしやすくなり、スムーズな情報理解を促します。しかし、写真や図のレイアウトに統一感がなかったり、多用されていたりするとかえって分かりづらくなる恐れがあります。
したがって、写真や図の大きさや高さを均一にし、過不足のない量で手順書を作成することが大切です。そこで、表機能や画像編集機能が備わった「ナレカン」のようなツールを使うと、ExcelやWordよりも簡単にレイアウトを整えられます。
【ExcelやWordから脱却】失敗しない手順書作成ツールの選び方
ExcelやWordは導入コストがかからないものの、書式の統一やファイル管理が難しいことから、昨今では手順書の作成・管理に特化したツールを利用する企業が増えています。そこで、手順書作成ツール選びに失敗しないためにも、以下の3点を確認しましょう。
- シンプルで簡単に使えるか
- 検索機能が充実しているか
- サポート体制が手厚いか
シンプルで簡単に使えなければ、せっかく手順書作成ツールを導入しても社内で浸透せず、形骸化してしまいます。また、作成に時間がかかりすぎてしまうと逆に作業効率が下がってしまう可能性もあるのです。
手順書を作成しても見つけることができなければ、活用されません。そこで、検索機能の精度に定評があるツールを選ぶようにしましょう。
ツールを導入するときの初期設定などは、担当者の負担が大きいため、導入に踏み切れないことが多々あります。したがって、導入直後からスムーズに運用に乗せられるように、充実したサポート体制があるかをチェックすべきです。
以上3点を軸に、手順書作成ツールを選定すれば、失敗するリスクを軽減します。なかでも、シンプルな操作性と高度な検索機能に加え、「運用ルールの設計」や「既存データの移行」などを手厚くサポートする「ナレカン」を選べば、最小限の労力で円滑な運用が実現できます。
【必見】作業手順書の作成・管理・共有が最も簡単にできるツール
以下では、作業手順書の作成・管理・共有が最も簡単にできるツールをご紹介します。
紙の手順書では、印刷や共有に時間がかかるうえ、管理も属人化しやすいデメリットがあります。また、WordやExcelでは手順書を確認するたびにファイルを開かなければならず非効率です。
そこで、「手順書を作成・管理・共有できるITツール」を活用すれば、紙やWord、Excelの手順書管理におけるあらゆる問題を解消できます。ただし、必要なタイミングでほしい情報に即アクセスできなければ、手順書は使われなくなり形骸化してしまいます。
結論、自社で導入すべきツールは、あらゆる情報を一元管理でき、必要なタイミングで即アクセス可能なツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは「記事」に直感的手順書を残しつつ、記事に紐づく「コメント」でメンバーと作業の不明点をやりとりできます。また、多階層の「フォルダ」で部署や業務ごとに手順書を振り分けられるうえ、フォルダ単位で閲覧・編集権限を設定できるのも特徴です。
必要情報を即座に探し出せるナレッジ管理ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
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「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
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初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
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＜ナレカンで手順書を作成した例＞
ナレカンでは、以下のようなテキストベースの手順書を簡単に作成できます。また、テキストだけでなく画像やExcel・Wordなどのあらゆるファイルを載せられるだけでなく、表やリストの作成にも対応しています。
【押さえておきたい】作業手順書を運用する3つのコツ
ここでは、作業手順書の運用のコツを3つご紹介します。以下のポイントを意識すれば、より効果的に手順書を運用できます。
（1）管理者を設定する
まずは、手順書の管理者を設定します。
手順書は作成して終わりではなく、改善・更新し続けなければなりません。そこで、管理者を決めれば責任の所在を明確にでき、手順書が確実に更新されるようになるのです。
また、管理者が決まっていれば改善の要望も伝えやすくなります。したがって、手順書が定期的に更新される環境を整えるために、手順書の管理者を必ず決めましょう。
（2）現場からフィードバックを受け取る
次に、現場からのフィードバックは常に受け取るべきです。
従業員の声を資料に反映すれば「現場で活用される手順書」をつくれます。したがって、手順書が継続的に運用されるためにも、現場の声に耳を傾けることは必須です。
そこで、「コメント機能」のあるITツールを使えば、手順書を通したやりとりができるので、現場の意見をスムーズに活かせるようになります。
（3）手順書へのアクセス性をよくする
最後に、手順書へのアクセス性をよくするコツがあります。
たとえば、WordやExcelの手順書では、スマホの小さい画面では見づらいなどのデメリットがあります。一方、ITツールを使えば、PCだけでなくスマホでも使えるため、時間や場所を問わず手順書にアクセスできて便利です。
とくに、どのデバイスからでも直感的に操作できる「ナレカン」のような「シンプルなITツール」を選択すれば、すぐに運用をはじめられます。
分かりやすい作業手順書の作り方と運用のコツまとめ
ここまで、作業手順書の作り方やポイント、運用のコツを中心にご紹介しました。
手順書をつくるときは、常に読み手を考慮して、内容を定期的に更新しなければなりません。そのためには、紙やExcelで作成・管理するのではなく「更新した手順書を簡単に管理・共有できるITツール」が必須です。
ただし、検索に手間と時間がかかってしまうツールだと、手順書が使われなくなり形骸化する可能性があります。したがって、必ず「高性能な検索機能が備わっているITツール」を使いましょう。
結論、自社で導入すべきツールは、作業手順書をはじめとしたあらゆるノウハウを簡単に作成共有有・検索できる「ナレカン」一択です。また、ナレカンは、記事が更新されれば通知が届くように設定可能なので、更新されたタイミングですぐに確認できます。
ぜひ「ナレカン」を導入し、作業手順書を効率よく作成・運用しましょう。
