作業手順書があれば、はじめて業務に取り組む従業員でも作業クオリティを保てるほか、従業員によって作業のスピードや品質がばらつく心配もありません。
しかし、「わかりやすい作業手順書が作成できず、社内に作業手順書が浸透しない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、失敗しない作業手順書の作り方や作成例、運用のコツ を中心に解説します。
- 新人教育や業務の引き継ぎを任されたものの、手順書の作り方がわからない担当者
- 業務が属人化しており、誰でも同じ作業ができるように手順書を整備したい管理職
- 手順書が「わかりにくい」「使われない」と言われ、改善方法を知りたい現場リーダー
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、わかりやすい作業手順書の作り方やポイントがわかるだけでなく、適切な管理・運用方法も把握できます。
目次
なぜ手順書を作っても使われないのか
以下では、手順書が職場で使われない原因について説明します。原因を押さえた上で改善を進めたい方は参考にしましょう。
文字ばかりで読まれない
手順書が使われなくなる理由の1つ目は、文章が多すぎて内容を理解しにくくなっていることです。
文字だけが並ぶ手順書は必要な情報を探しづらく、読み手の負担が大きくなってしまいます。実際、文字だけのマニュアルを配っても読まれず、結局は口頭で何度も同じ質問を繰り返されがちです。
したがって、現場で有効活用されるためには、文字量を減らして画像を使うなど直感的に伝わる工夫をすることが重要です。
更新されず内容が古くなる
理由の2つ目は、業務内容が変わったのに古い情報のまま放置されていることです。
日々の業務に追われていると修正作業が後回しになり、実際の作業手順と資料の内容がズレていきます。具体的には、運用ルールの変更後も内容が修正されず、担当者ごとに異なる対応が発生することがあります。
このことから、形骸化を防ぐには、いつでも簡単に中身を書き換えられる仕組みを整える必要があります。
Excel管理で探せなくなる
理由の3つ目は、共有フォルダなどの奥深くにファイルが埋もれてしまうことです。
必要なときに目当ての資料がすぐに見つからないと、探すのが面倒になり誰も見返さなくなります。たとえば、似たような名前のファイルが大量に並んでいると、どれが本当に正しい手順書かわかりません。
そのため、作った資料を無駄にしないためには検索しやすい環境で管理することが大切です。
作業手順書に記載するべき5項目とは
一般的に、作業手順書には以下の5項目を記載します。
- 作業名/目的
「どの作業における手順なのか」「何のために作業をするのか」を明確にします。 - 作業に必要なもの
作業で使うツールや材料などを記載します。 - 作業の手順/ポイント
図や表などと併せて作業手順を具体的に説明します。また、作業のポイントとして「効率化を図るコツ」「品質を安定させる方法」なども記載しましょう。 - 判断基準
所要時間やチェックシートなど「作業者が決められた時間で、正しく作業できたか」の判断基準を設けます。 - 注意事項
作業の安全を確保するうえで注意すべきことを記載します。また、万が一ミスやトラブルが起きたときの対処法も記載すると安心です。
以上の項目が抜け漏れなく記載されている手順書であれば、誰でも正確に作業を進められるのです。
【具体例あり】失敗しない手順書の作り方6ステップ
ここでは、作業手順書の作り方を6ステップで紹介します。以下のステップで効率よく手順書を作成しましょう。
ステップ1｜目的をはっきりさせる
まずは、手順書の目的をはっきりさせます。
従業員は手順書を参照することで、正確な手順を理解し、作業効率を向上させられるのです。しかし、手順書の目的や記載事項が定まっていなければ、 作業の方針がわからず、従業員にとって使いづらい資料 になってしまいます。
したがって、手順書を社内に浸透させて運用するためにも、目的や記載事項は必ず明確にして全社の認識を統一させましょう。
ステップ2｜5W1Hを明確にする
次に、手順書の「5W1H」を明確にします。手順書の5W1Hは以下の通りです。
- Who・・・・誰が担当者（担当部署）か
- Where・・・どこで作業するか
- When・・・いつ作業をするか
- What・・・・何が作業に必要か
- Why・・・・なぜその手順が必要か
- How・・・・どのような手順の作業か
以上の項目があれば、新人でも正確にイメージしたうえで作業を進められます。誰が作業しても同じクオリティになるように、5W1Hは必ず記載しましょう。
ステップ3｜構成案を作成・テンプレート化する
手順書の方針が明確になったら、構成案をつくります。
構成案は、手順書における目次です。マニュアルの本文を作成する前に構成案をつくれば、手順書に載せるべき作業内容が明らかになり、手順書づくりがスムーズになります。
構成を一度作ったらテンプレート化しておくと、新しく作成するときや内容の更新のときに手間がかかりません。
ステップ4｜実際の作業フローを書き出す
構成が決まったら、実際の作業フローを書き出します。
実際に書きはじめる前に、作業フローをすべて洗い出して、手順書に載せる内容に過不足がないかを改めて確認しましょう。また、 作業のプロセスが可視化されることで、各ステップや手順が明確になり、作業の全体像を把握しやすくなります。
以下は「報告書の作成フローチャート」の具体例です。このように、フローを図式化すると、見やすさが高まり読み手が業務を理解しやすくなるのでおすすめです。
ステップ5｜仮運用する
次に、手順書を仮運用します。
手順書に不備がある状態で全社に導入すると、現場の混乱を招く恐れがあります。したがって、 トラブルなく手順書を運用するために、まずは少人数での仮運用が必要です。
また、仮運用で見つかった問題点はすぐに改善し、もう一度仮運用に乗せなければなりません。十分な品質を確保したうえで現場へ導入し、手順書が確実に活用される仕組みを整えましょう。
ステップ6｜定期的に改善・更新する
最後に、改善と更新も重要なプロセスです。
手順書の作成後は、定期的に更新する必要があります。手順書が古いままだと、担当者の間で認識の齟齬が生じ、トラブルの原因になる可能性があるのです。
そのため、定期的に従業員へヒアリングし、変更点が早急に手順書へ反映される仕組みを整える必要があります。ただし、WordやExcel、PowerPointのマニュアルでは、更新のたびにファイルを開かなければならないうえに、メンバーに共有し直すのが面倒です。
そこで、手順書を簡単に更新したい方は「ナレカン」のようなITツールを使いましょう。更新した内容がリアルタイムで反映されるので、手間なく手順書を更新・共有できるようになります。
現場で使われる手順書にするポイント5選
以下では、現場で実際に活用される手順書を作るためのポイントを紹介します。作った手順書を、日常業務で使われる資料にしましょう。
（1）完璧を目指さない
1つ目のポイントとして、手順書作成では、最初から100％の完成度を目指さないことが大切です。
はじめからすべての業務を網羅しようとすると、作成、更新に多大な時間がかかってしまいます。また、手順書は従業員に活用されてはじめて効果を発揮するので、作成に時間をかけすぎて運用に乗せるのが遅くなっては本末転倒です。
そのため、 手順書は60％ほどの完成度から、運用を通してブラッシュアップすることが重要 です。
（2）読み手に合わせて書く
2つ目のポイントとして、利用する人の立場に合わせて内容を作ることです。
たとえば、新人向けの手順書をつくるとき、専門用語や略称を多用すると読み手が理解しづらくなってしまいます。一方、読み手がベテラン従業員の場合は、説明が不要な部分も多いので細かすぎる文章は好まれません。
したがって、誰もがストレスなく手順書の内容を理解できるようにするためにも、常に読み手の視点から手順書を作成しましょう。
（3）作業全体の流れを示す
3つ目のポイントは、手順書に作業の全体像をフローチャートとして載せることです。
各工程のつながりがわからないままでは、担当者が作業の目的を理解しにくくなります。実際、従業員は業務の流れを理解して進めることができ、作業全体のスピードアップにつながるのです。
ただし、フローチャートと実際の手順に相違があると、読み手が指示とは異なる作業をする恐れがあります。そのため、フローチャートが正確なものであるかを定期的に確認しましょう。
（4）説明文は短くする
4つ目のポイントは、手順書の説明文の長さを短くすることです。
具体的には、1文が40文字以上あると手順がわかりづらくなったり、無意識のうちに内容を読み飛ばしてしまったりするので避けましょう。逆に、文章が簡潔であれば、すぐに内容を理解してスムーズに作業をこなせるようになるのです。
また、わかりやすい文章をつくるときは、文章を分割したり、箇条書きを使ったりして1文で多くのことを言いすぎないように工夫する必要があります。
（5）写真や図を活用する
5つ目のポイントとして、表や写真のレイアウトに気をつけることが挙げられます。
文字だけの手順書に比べ、表や写真があれば作業をイメージしやすくなり、スムーズな情報理解を促せます。しかし、写真や図のレイアウトに統一感がなかったり、多用されていたりすると逆にわかりづらくなる恐れがあります。
したがって、写真や図の大きさをそろえ、過不足のない量で手順書を作りましょう。ただし、分かりやすく作っても、ファイルが散らばっていては意味がありません。PDFやExcelなど形式を問わず手順書を1か所に集約し、高精度な検索で引き出せる「ナレカン」のようなシステムで管理することが重要です。
【無料】すぐ使える作業手順書テンプレート
以下では、手間や時間をかけずに読みやすい手順書を作成するための、無料テンプレートをご紹介します。
「フリーテンプレート」の手順書テンプレート
こちらは、作業の細かな内容を順に記入することで、作業の注意点やポイントなども記入できるテンプレートです。このテンプレートを使用すると、図やフローチャートを用いたわかりやすい手順書を作成することができます。
［文書］テンプレートの無料ダウンロード
こちらは［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する作業マニュアル・作業手順書の無料テンプレートです。手順書のひな型として使える汎用性の高いテンプレートとなっています。
テンプレートの無料ダウンロード
こちらはテンプレートの無料ダウンロードが提供する作業手順書の無料テンプレートです。作業手順や内容だけでなく、ポイントや使用する工具なども記載する欄があるため、よりわかりやすい手順書を作成できます。
これらのようなテンプレートを活用すれば、手順書のフォーマットが統一され、従業員が内容を理解しやすくなるのです。
手順書が形骸化しない運用のコツ
ここでは、作業手順書の運用のコツをご紹介します。以下のポイントを意識すれば、より効果的に手順書を運用できます。
管理担当者を決める
まずは、手順書の管理者を設定します。
手順書は作成して終わりではなく、改善・更新し続けなければなりません。そこで、 管理者を決めれば責任の所在を明確にでき、手順書が確実に更新されるようになる のです。
また、管理者が決まっていれば改善の要望も伝えやすくなります。したがって、手順書が定期的に更新される環境を整えるために、手順書の管理者を必ず決めましょう。
現場の声を反映する
次に、現場からのフィードバックは常に受け取るべきです。
ただし、定期的に直接現場から意見を聞き出すのは現実的ではないため、現場でどのように手順書が使われているかを可視化できるツールを使うのがおすすめです。
たとえば、格納している手順書の使用頻度をリストで確認できる「利用状況レポート」を備えた「ナレカン」のようなツールなら、現場の意見を自然に吸い上げることができます。
誰でもすぐ見つけられる場所に置く
最後に、手順書へのアクセス性を良くしましょう。
たとえば、WordやExcelの手順書では、スマホの小さい画面では見づらいなどのデメリットがあります。一方、ITツールを使えば、PCだけでなくスマホでも使えるため、時間や場所を問わず手順書にアクセスできて便利です。
とくに、どのデバイスからでも直感的に操作できて、検索性の高いツールを選択すれば、すぐに運用をはじめられます。
ExcelやWord管理が難しい理由
以下では、ExcelやWordで手順書を管理するときに直面する課題を紹介します。現在の運用方法を見直したい方は参考にしてください。
どれが最新のファイルかわからない
ExcelやWord管理が難しい理由の1つ目は、最新版の手順書を判断しにくいことです。
複数の担当者が編集を繰り返すと、似た名前のファイルが増えて、管理が煩雑になります。実際、更新日やファイル名だけでは、違いがわからず、古い手順書を参照してしまいかねません。
このように、最新版が判断できない状態は、業務ミスや認識のずれを招く原因になります。
現場でスマホから確認しづらい
理由の2つ目は、現場で手順書を確認しづらいことです。
パソコン向けに作成された資料は、スマホでは文字や表が見えづらく作業効率が下がってしまいます。具体的には、現場作業のときに拡大やスクロールが必要になり、確認に時間がかかることがあります。
このような状況では、せっかく作成した手順書も十分に活用されなくなってしまいます。
更新や共有に手間がかかる
理由の3つ目は、更新や共有に多くの手間がかかることです。
ExcelやWordでは、修正後に保存や共有をやり直す必要があり、更新作業の負担が大きくなります。具体的には、内容を修正するたびにメール送信や共有フォルダへの保存をすることで、時間を取られるケースは少なくありません。
このように更新の負担が大きい運用では、手順書が次第に使われなくなる恐れがあります。
手順書管理ツールを選ぶ3つのポイント
ExcelやWordは導入コストがかからないものの、書式の統一やファイル管理が難しいため、昨今では手順書の作成・管理に特化したツールを利用する企業が増えています。そこで、以下の3点を確認しましょう。
- 誰でも使える操作性
- 必要な情報がすぐ見つかる検索性
- 導入後のサポート体制
シンプルで簡単に使えなければ、せっかく手順書作成ツールを導入しても社内で浸透せず、形骸化してしまいます。また、操作が複雑だと逆に作業効率が下がってしまう可能性もあるのです。
手順書を作成しても活用されなければ、意味がありません。そこで検索機能の精度に定評があるツールを選ぶようにしましょう。
ツールを導入するときの初期設定などは、担当者の負担が大きくなってしまいます。そのため、導入直後からスムーズに運用できるように、充実したサポート体制があるか確認すべきです。
以上3点を軸に手順書作成ツールを選定すれば、運用に失敗するリスクを軽減できます。なかでも、シンプルな操作性と高度な検索機能に加え、「運用ルールの設計」や「既存データの移行」などを手厚くサポートする「ナレカン」では、最小限の労力で円滑な運用が実現できます。
【必見】作業手順書の作成・共有が最も簡単にできるツール
以下では、作成した手順書が形骸化するのを防ぎ、現場の誰もが、いつでも・即座に正しい作業手順を確認できるツールをご紹介します。
わかりやすい手順書を作っても、ExcelやWordで資料を作ってファイルサーバーで共有するだけでは、誰も見なくなります。ノウハウがどこにあるかわからなければ、現場では結局人に口頭で聞くことになり、新人の教育コストや管理職の質問回答の手間ばかりが増え続けてしまいます。
また、ExcelやWordで管理している場合、「最新版がわからない」「スマホから見づらい」といった課題が発生しやすくなります。その結果、手順書が形骸化し、引き継ぎや新人教育がスムーズに進まなくなる恐れがあります。
そこで重要なのは、誰でも簡単に手順書を作成・更新できるだけでなく、高い検索性によって必要な情報にすぐアクセスできるツールを導入することです。
この条件に最も当てはまるのが、 社内のあらゆる情報を一元管理し、AI検索によって必要な情報へすぐにたどり着けるツール「ナレカン」 です。ナレカンでは、画像やファイルを添付したわかりやすい手順書を誰でも簡単に作成できるうえ、超高精度の検索機能によって、画像やファイル内まで検索できるため、現場で活用される手順書運用を実現できます。
マニュアル運用を円滑にするナレッジ管理ツール「ナレカン」
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンで手順書を作成した例＞
ナレカンでは、以下のようなテキストベースの手順書を簡単に作成できます。また、テキストだけでなく画像やExcel・Wordなどのあらゆるファイルを載せられるだけでなく、表やリストの作成にも対応しています。
わかりやすい作業手順書の作り方と運用のコツまとめ
ここまで、作業手順書の作り方やポイント、運用のコツを中心にご紹介しました。
手順書を作成するときは、読み手を意識してわかりやすく作るだけでなく、継続的に更新し、現場で活用される状態を維持することが重要です。そのためには、紙やExcel、Wordだけで管理するのではなく、更新や共有まで簡単にできるITツールを活用しましょう。
ただし、必要な手順書をすぐに見つけられないツールでは、次第に利用されなくなり、手順書が形骸化する恐れがあります。したがって、検索性に優れ、誰でも迷わず必要な情報へたどり着けるITツールを選ぶことが大切です。
結論、自社で導入すべきツールは、 作業手順書をはじめとしたあらゆるノウハウを簡単に作成・共有・検索できる「ナレカン」 一択です。また、ナレカンは記事が更新されるとホーム画面からすぐに確認できるため、自然と現場で活用される手順書を実現できます。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、作業手順書を効率よく作成・運用しましょう。
