業務引き継ぎ書があれば、社員が退職したり異動したりするときでもスムーズに後任者へ引き継げます。また、引き継ぎ内容が文章として残るので、繰り返し見返すことができ、ミスの防止にもつながるのです。
しかし、なかには「業務引き継ぎ書の書き方が分からない」「引き継ぐことが多すぎて、対応が間に合わない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
- 業務引き継ぎ書の書き方や書くべきことが知りたい
- テンプレートや例を参考に、質のいい業務引き継ぎ書を作りたい
- 業務引き継ぎ書の作成・管理・共有が簡単にできる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、引き継ぎ書の作成だけでなく、作成後の共有・管理を効率化できる方法が見つかります。
目次
引き継ぎ書とは
引き継ぎ書とは、業務の担当者が変更するときに、後任者へ引き継ぐ業務の内容や進捗を記載した文書です。以下では、業務引き継ぎ書が必要になるシーンや、マニュアルとの違いを解説します。
業務引き継ぎ書が必要になるシーン
業務引き継ぎ書が必要になる場面として、以下が挙げられます。
- 人事異動により、別部署に異動するとき
- 新入社員・中途社員が新たに配属されたとき
- 休職／退職するとき
このように、引き継ぎ書は、業務の担当者が変わるタイミングで必要となります。後任者がスムーズに業務に取り組めるよう、上記場面では必ず業務引き継ぎ書を用意しましょう。
「引き継ぎ書」と「マニュアル」の違い
業務引き継ぎ書とマニュアルでは、記載内容に違いがあります。
業務引き継ぎ書は、引き継ぐ業務の内容や留意点、未処理の項目などを詳細に記した文書です。一方、マニュアルは業務全体のプロセスや手順を詳細に伝える文書であり、未処理の項目などは記載しません。
このように、業務引き継ぎ書は「後任者へ向けた文書」であるのに対して、マニュアルは「組織全体へ向けた文書」と言えます。業務を引き継ぐときは、両者を併用することで、伝達事項の抜け漏れを防げるのです。
業務引き継ぎ書に書くべき内容とは
業務引き継ぎ書には、主に以下の7項目を記載します。
- 前任者・後任者
- 業務の概要
- 業務で得た知識
- 注意すべき点とイレギュラーへの対処法
- 未処理の業務内容
- 関連資料の保管場所一覧
- 営業先など社内外関係者の連絡先
業務を担当した前任者と、引き継ぎ先の後任者を明記します。
業務の内容や進捗を示します。後任のメンバーが業務をイメージしやすいように、簡潔にまとめましょう。
業務のノウハウやナレッジを示します。たとえば、仕事で工夫していた点も記録しておけば、新人でもスムーズに作業を進められるようになるのです。
業務の注意点とトラブルへの対処法を載せます。過去のトラブルと対処法を事例として残すと、後任者がイメージしやすいです。
処理が完了していない業務の内容を記載します。未処理のまま放置されることのないよう、忘れずに記載しましょう。
引き継ぎ書には、作業で使う書類やデータの保管場所も示さなければなりません。デジタルデータであれば、保存先のフォルダ名なども残しましょう。
顧客の情報を確認しやすいように、担当者の連絡先をまとめておきます。
以上の項目を抜け漏れなく載せることで、わかりやすい引き継ぎ書をつくれます。
業務引き継ぎ書を作成する3つのメリット
ここでは、業務引き継ぎ書をつくる3つのメリットを解説します。以下のメリットを押さえて、自社でも引き継ぎ書を最大限に活用しましょう。
（1）属人化を防止できる
1つ目のメリットは、属人化を防止できることです。
業務引き継ぎ書があれば、業務の内容や進捗が見える化して、周囲に共有されます。そのため、業務の属人化や、担当者が変更した場合のトラブルを未然に防げるのです。
とくに、他部署と連携して進めていくような業務において、引継ぎが不十分では、ほかの部署にまで迷惑をかけることになりかねせん。そのため、後任者が今後関わっていくメンバーと良好な関係を築いていくためにも、漏れのない引き継ぎ書を作成しましょう。
（2）引き継ぎがスムーズになる
2つ目のメリットは、引き継ぎがスムーズになることです。
業務引き継ぎ書があれば、引き継ぐ業務の概要が一目で分かるうえ、確認したいときに何度も見返せます。そのため、前任者に都度質問する手間がなくなり、円滑に作業を進められるようになるのです。
ただし、WordやExcelの業務引き継ぎ書は、スマホでは読みづらいため、手元ですぐに確認できず不便です。したがって、業務引き継ぎ書を作成するときは、スマホからもサクサク使えるITツールを使いましょう。
（3）ナレッジとして蓄積される
3つ目のメリットは、ナレッジとして蓄積されることです。
実際の業務を通して得た知識や、留意すべき点を引き継ぎ書に記載すれば、ナレッジとして今後の業務に活用できます。そのため、経験の浅い社員でも、業務の質を落とすことなく作業に取り組めるのです。
ただし、ナレッジとして活用するには、報告書を見たいときに、すぐに取り出せるよう管理する必要があります。
そこで、超高精度な検索機能を持ち、社内のあらゆる情報を集約している「ナレカン」のようなツールが不可欠なのです。
＜例文あり＞業務引き継ぎ書の書き方
ここでは、業務引き継ぎ書の書き方を4ステップで解説します。以下の手順を押さえれば、抜け漏れの無い引き継ぎ書をスムーズに作れるので必見です。
ステップ1｜スケジュールを立てる
はじめに、引き継ぎの流れをスケジュールに落とし込みます。
事前にスケジュールをつくることで、予定通りに進んでいるかを定期的に確かめられます。退職や異動前は慌ただしくなることが予想されるので、余裕を持ったスケジュールを立てることが重要です。
具体的には、引き継ぎの1週間前までに、引き継ぎ書の作成を終わらせるようなスケジュールを立てましょう。
ステップ2｜業務を洗い出して整理する
次に、業務内容を洗い出して整理します。
引き継ぐ業務内容を洗い出して、それぞれの目的や要点に沿って整理しましょう。また、業務を洗い出すなかで、「無駄な作業」や「課題点」を明確にしておくと、今後の業務の改善につなげられます。
業務を整理しないまま引き継ぎ書を作成すると、伝達事項の抜け漏れにつながるので、あらかじめまとめておくことが重要です。
ステップ3｜項目に沿って記載する
業務を整理したら、項目に沿って引き継ぎ書を作成します。
業務引き継ぎ書を書くときは、上記例文のように太字や箇条書きを使って、わかりやすくまとめましょう。また、字下げを活用すると、業務全体を構造的に理解しやすくなります。
このように、引き継ぎ書を書くときは、読み手を意識したわかりやすい文章を意識することが重要です。
ステップ4｜フィードバックを受ける
最後に、上司や同僚からフィードバックを受けましょう。
一人で引き継ぎ書を作成すると、業務や記載内容の抜け漏れが生じる可能性があります。したがって、上司や同僚など、ほかの社員からのフィードバックをもらい、よりわかりやすい内容にすることが重要です。
しかし、ExcelやWordで引き継ぎ書を作成すると、都度メールにファイルを添付して送信する手間がかかります。一方、コメント機能やリアクション機能を搭載した「ナレカン」のようなツールであれば、瞬時にフィードバックを受け取れるのです。
わかりやすい業務引き継ぎ書を作成する3つのポイント
業務引き継ぎ書は作成して終わりではなく、継続的に運用されなければなりません。したがって、「活用される引き継ぎ書」をつくるために、以下のポイントを押さえましょう。
（1）情報を過不足なく書く
1つ目のポイントは、情報を過不足なく書くことです。
引き継ぎ書に抜け漏れがあると、後任者がスムーズに作業を進められなかったり、ミスを起こしたりする事態につながります。したがって、項目の過不足がないかを時系列で確認して、抜け漏れを防ぎましょう。
しかし、情報に抜け漏れがなくても読む人に伝わらないと意味がありません。専門用語や定性的な表現は避け、誰が読んでも確実に理解できる引き継ぎ書にしましょう。
（2）図やグラフを活用する
2つ目のポイントは、図やグラフを活用することです。
文字ばかりの引き継ぎ書は読みづらいので、飛ばし飛ばしで読まれてしまうケースも少なくありません。また、業務によっては文章では説明しづらい部分もあるため、書いたとしても相手に理解されない恐れがあります。
そこで、図やグラフがあれば、メリハリをもって読み進められるだけでなく、作業の流れを視覚的にイメージできるのです。また、画像に書かれているテキストごと検索できる「OCR検索機能」がついた「ナレカン」のようなツールを使うと、いち早く知りたい情報にアクセスできます。
（3）ほかの業務とのつながりを明確にする
3つ目のポイントは、ほかの業務とのつながりを明確にしておくことです。
業務のなかには、「作業Aが終わらなければ取りかかれない作業B」といった、依存関係にあるものもあります。したがって、作業の順序や優先順位を明確にするためにも、作業同士のつながりを示しましょう。
たとえば、図やワークフローを活用して業務内容を記載すると、業務の流れを理解しやすくなります。
業務引き継ぎ書を紙・Word・Excelで作成するデメリット
業務引き継ぎ書を紙やWord、Excelでつくると、「管理・共有に手間がかかる点」と「手元ですぐに確認できない点」に注意しなければなりません。
紙の引き継ぎ書では、印刷のコストがかかるうえに、資料を持ち運ぶ手間がかかります。また、WordやExcelは、「スマホやタブレットからは使いづらい」「メールで共有するのが面倒」「開くのに5秒かかる」などのデメリットがあり、社員にとってストレスです。
このように、紙やWord、Excelで引き継ぎ書を作成すると、作成後の管理・共有が面倒です。そこで、「引き継ぎ書の作成・管理・共有が一緒にできるツール」を活用して、引き継ぎ書に関するあらゆる手間を省きましょう。
【必見】最も簡単に業務引き継ぎ書を作成・共有できるツール
以下では、引き継ぎ書を最も簡単に作成・管理できるツールを紹介します。
引き継ぎ書を作成すれば、業務の引き継ぎがスムーズになるうえ、属人化の防止にもつながります。しかし、紙やExcel、Wordで作成する場合、管理や共有に手間がかかるうえ、見たいときに手元ですぐに確認できません。
そこで、「マルチデバイス対応の情報共有ツール」を使えば、スマホやタブレットから簡単に引き継ぎ書を作成・閲覧できます。ただし、多機能なツールはITに詳しくない現場社員が使いこなせないので、「誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。
結論、自社で導入すべきツールは、誰でも簡単に業務手順書を作成・共有・管理できる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事(ノート)」には、「テンプレート」で簡単に引き継ぎ書を作れるうえ、任意のメンバーへ即座に共有できます。また、多階層の「フォルダ」や、超高精度の「検索機能」があるので、見たい引き継ぎ書がすぐに探し出せるのです。
テンプレートで効率よく引き継ぎ書を作れる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
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「ナレカン」を使った事務職の引き継ぎ書作成例
以下は「ナレカン」を使って作成した事務職の引き継ぎ書例です。
このように、ノート形式の「記事」にテキストを入力していくだけの、シンプルな操作性が特徴です。また、太文字にして強調したり、下線で区切ったりもできるので、見やすい引き継ぎ書が簡単につくれます。
【Excel・Word】業務引き継ぎ書の無料テンプレート4選
ここでは、Excel・Wordで使える業務引き継ぎ書の無料テンプレートを紹介します。テンプレートを使うと、一から項目を記載する手間を省けて便利です。
Excel｜シンプルな業務引き継ぎ書のテンプレート
こちらは、テンプレートの無料ダウンロードが提供する「シンプルな業務引き継ぎ書のテンプレート」です。
「前任者・後任者」「引継内容」「備考」などの必要最低限の項目が記載されており、さまざまな場面で汎用的に利用できます。また、チェック欄が用意されているので、引き継ぎ内容の確認漏れを防げます。
Excel｜業務フローを細かくまとめられるテンプレート
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する「業務フローを細かくまとめられるテンプレート」です。
引き継ぐ業務内容を、手順に沿って細かくまとめられます。また、業務の大まかな概要が見出しで示されているので、一目で内容を把握できます。
Word｜図や画像を自由に添付できる業務引き継ぎ書のテンプレート
こちらは、Microsoftが提供する「図や画像を自由に添付できる業務引き継ぎ書のテンプレート」です。
カラフルなレイアウトな上に、画像も添付することができ、視覚的にわかりやすい引き継ぎ書を作れます。また、会員登録が不要なので、すぐに使いはじめられるのです。
Word｜引継ぎ事項を一覧でまとめられるテンプレート
こちらは、業務用テンプレートが提供する「引継ぎ事項を一覧でまとめられるテンプレート」です。
引継ぎ事項と、関連資料を一覧で簡潔にまとめられます。ただし、「注意点」や「ノウハウ」などの記入欄はないので、別途詳細にまとめた資料が必要です。
わかりやすい業務引き継ぎ書の書き方やテンプレートまとめ
これまで、わかりやすい業務引き継ぎ書の書き方やテンプレートを中心にご紹介しました。
業務引き継ぎ書には、「属人化の防止」や「スムーズな引き継ぎ」といったメリットがあります。ただし、引き継ぎ書は作成して終わりではなく、活用されてはじめて効果を発揮するため、運用しやすい仕組みを整えなければなりません。
そこで、紙やWord、Excelから脱却して「引き継ぎ書を作成・管理・共有できるツール」を使うべきです。ただし、多機能なツールはITに詳しくない現場社員が使いこなせない恐れがあるので、「シンプルな操作性」を重視しましょう。
結論、自社に最適なツールは、誰でも簡単に引き継ぎ書を作成できるシンプルなツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、業務引き継ぎ書の作成から管理がスムーズにできる仕組みを整えましょう。
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