作業品質の均一化などのメリットがあるマニュアルですが、それらを最大化するためには目次を充実させることが重要です。マニュアルにおいて目次はないがしろにされがちですが、むしろ適切に目次を設けることが分かりやいマニュアルの基本になります。
一方、「マニュアルに目次を載せるだけで効果はあるのか」「そもそもマニュアルがないので何から始めれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルに目次を設けるメリットと作成ポイントを中心に解説します。
- マニュアルに目次を設けるだけで得られるメリットを知りたい
- 仕事が属人化しているので早急にマニュアルをつくりたい
- マニュアルはあるが誰も使っていないので改善したい
という担当者の方が本記事を参考にすると、目次の重要性が分かると同時に、社内で広く活用されるマニュアルに必要なポイントも学べます。
目次
見本になるようなマニュアルとは？
見本となる分かりやすいマニュアルとは「業務をスムーズに進めるための情報に過不足がないマニュアル」を指します。それゆえに、人によって解釈が異なるマニュアルは業務の支障となるので改善が必要です。
以下では、誰でも理解できるマニュアルを作成するために、基本的なマニュアルの種類や条件、目次の重要性を解説します。
マニュアルの種類
一概にマニュアルといっても細分化すると何種類かあります。以下は、代表的な5つのマニュアルの概要です。
- 規範マニュアル
- 業務マニュアル
- 手順書
- システムマニュアル
- 操作マニュアル(取扱説明書)
企業や組織の基本指針や理念に基づき、企業が目指すべき方向性や行動規範などを記したマニュアルです。規範マニュアルによって、企業は自社の内部統制を図れるようになります。
また、規範マニュアルには、法令や社会的倫理を遵守するための基準が設けられるケースが多く、コンプライアンスマニュアルとしての側面も持ち合わせています。
仕事のノウハウやフロー（流れ流れ）、前提条件などを記したマニュアルです。
それぞれの業務を進めるために必要なことが詳細に記載されており、ほかのマニュアルに比べて実務との結び付きが強くなっています。
単位作業の工程や準備すべき機材などを記したマニュアルです。
仕事のフローが解説されている点で業務マニュアルに似ています。しかし、手順書は作業単位ごとに切り分けて構成されるので、より細分化された作業を対象としているのが特徴です。
システムの概要や使用法、エラーの対処法などを記したマニュアルです。
システムマニュアルは、システム管理者やエンジニアを対象とする専門的なものだけでなく、入門レベルの概要的なものもあります。
機器の仕様や操作方法などが記されたマニュアルです。
一般ユーザー向けの操作マニュアルは取扱説明書と呼ばれますが、業務では専門的な機器の取り扱いを記したものを指します。取り扱いを誤ると思わぬ事故につながるため、重要性が高いマニュアルだと言えます。
以上の5つのマニュアルはぞれぞれ目的や内容が異なりますが、会社やチームで規定された方向性や作業手順などを「誰が見ても分かるように明文化している」という点で共通しています。
目次が重要な理由とは
良いマニュアルの必須条件は「必要な情報をすぐに見つけられるか」です。そのため、マニュアルの種類に関わらず見やすいマニュアルには目次があります。
マニュアルを使うタイミングは、何か分からないことがあったときです。つまり、マニュアルを早く確認したい状況なので「どこに何の情報があるのか分からないマニュアル」では役に立たちません。
ただし、目次に情報を詰め込みすぎると、かえって理解できなくなるので注意しましょう。あくまでも、「何について記載されているページなのか」が一目で分かるくらい端的に設定する必要があります。
マニュアルの目次がもたらす3つのメリット
ここでは、目次を充実させることで得られるメリットを解説します。目次がないマニュアルとの差が分かるため必見です。
（1）全体像を一目で把握できる
一つ目に、マニュアルに目次があることで業務の全体像を把握できるようになります。
目次のないマニュアルでは担当する箇所以外は見る機会がなくなるので、極めて近視眼的に働くことになります。一方、マニュアルに目次を設けていると「ほかには何の業務があるのか」「前後の作業との関係はどうなっているのか」などの視点が持てるのです。
仮に、業務全体の流れを意識したうえで仕事をすれば、これまでよりも周りを見ながら仕事ができるようになります。また、目次が作業の流れをそのまま表している場合には「今、どこまで進んでいて、これから何をすべきか」まで照らし合わせられるのです。
以上のように、目次があるだけで業務全体を俯瞰できるようになり、それが働くことの意識にまで良い影響を与えることが分かります。
（2）必要な情報にすぐにアクセスできる
二つ目に、マニュアルに目次があれば目的のページをすぐに見つけられます。
マニュアルを使うタイミングは「作業手順が分からない」「どのように対応すれば良いか判断できない」など、基本的に困っているときです。そのため、マニュアルが真価を発揮するには、目的の情報へすぐにアクセスできることが必須と言えます。
逆に、目次がないマニュアルはわざわざ何ページもめくって該当箇所を探さなければなりません。以上のことからも、余計な時間と手前をかけないためにもマニュアルには目次を付けるべきだと言えます。
（3）内容の重複や抜け漏れがなくなる
三つ目は、マニュアル作成時に目次があれば、内容の重複や抜け漏れが減ることです。
マニュアルを作成する際には、はじめに全体の骨組みとなる目次をつくります。目次を用意することで項目の抜け漏れや重複に早い段階で気が付くことができるのです。
目次を設定するのは時間がかかりますが、基盤ができるので修正や変更にも柔軟に対応できるようになります。このように、マニュアルの目次は従業員だけでなく、マニュアルを作成するマネジメント側にもメリットがあるのです。
見やすい目次・構成を作成する6つのポイント
ここでは、見やすい目次・構成を作成するために押さえるべき6つのポイントを解説します。社内で広く活用されるマニュアルを残したい方は必見です。
ポイント1｜読み手を想像する
一つ目は、マニュアルの読み手を想像することです。
従業員やスタッフの理解力や利用環境をイメージすれば、マニュアルの内容や表現、レイアウト、管理方法が変わります。たとえば、外回りが多い営業部でWordファイルのマニュアルを運用すると、スマホからは使いづらいので形骸化していきます。
また、新入社員向けのマニュアルに専門用語ばかりを盛り込んでしまうと、メインの仕事ではなく用語を覚えるだけで精一杯になるのです。もちろん、専門用語も覚える必要はありますが、用語説明ページを追加するなどの負担を減らす工夫が必要になります。
以上のように、マニュアルを使う人や状況を想像することで自社に合ったマニュアルに近づきます。コツとしては誰もマニュアルを読みたがっていないと想定して作成すると「どうすれば読んでもらえるか」という視点が持てるのでおすすめです。
ポイント2｜時系列で構成をつくる
二つ目は、マニュアルの項目は時系列に沿ってつくることです。
従業員やスタッフは定型的な業務が多いため、説明がばらばらに構成されているマニュアルでは意味がありません。そのため、業務の最初から最後まで流れや手順に抜け漏れがないように書き出します。
次に、それぞれの作業が時系列に沿っているかを見直します。以上でマニュアルが時系列になり、新しい作業が追加されても該当の項目を差し込めば良いので更新も簡単です。
ポイント3｜見出しを階層にする
三つ目は、見出しを階層構造にすることです。
たとえば、「電話対応の仕方」の見出しだけでマニュアルを作成すると、電話対応の流れや緊急時の対応などの知りたいことをピンポイントで見つけられません。そのため、「電話対応の仕方」の見出しには「電話対応の流れ」「緊急時の対応」を追加します。
しかし、むやみやたらに見出しを追加すると、かえって目的のページが探しづらくなるため注意しましょう。
ポイント4｜機能別ではなく目的別で作成する
四つ目に、マニュアルの構成には「機能別構成」と「目的別構成」の2種類がありますが、見やすいマニュアルは目的別構成で作成することです。
- 機能別構成
- 目的別構成
機械やシステムの機能によってカテゴリーを分ける方法です。たとえば、「書類データについて」の分類があり、書類データに関する作成や編集、削除などの方法が記されているページが含まれる構成です。
利用者の目的によってカテゴリー分けをします。書類データを削除したい場合に「データを削除する方法」のページを参照すれば解決できる構成です。
従業員やスタッフがマニュアルを使うのは「作業手順が分からない」「どう対応すれば良いか判断できない」など困っているときなので、目的別のマニュアルの方が適切です。
ポイント5｜困った時の対応についての項目をつくる
五つ目は、トラブルの原因が分からず困っている従業員のためにQ＆Aページをつくりましょう。
トラブルが発生したときは目次から関連するページを探しますが、業務やシステムに詳しくない場合には「そもそもどこに原因があるか分からない」という状況がほとんどなので目的のページを見つけられません。
そこで、トラブルに関するQ＆Aページを用意しておけば、何かトラブルがあっても安心です。また、「不明点は問い合わせずにQ＆Aページを確認する」と認知が広がれば、社内対応の時間も大幅に削減されます。
ポイント6｜簡単に管理や更新ができるようにする
六つ目は、マニュアルを簡単に管理・更新できる仕組みをつくることです。
完璧なマニュアルを作成しても、時間が経てば実務とマニュアルが乖離していきます。そのため、定期的にマニュアルを見直して、従業員やスタッフが効率的に仕事をこなせるようにしなければなりません。
それゆえに、紙やWordでマニュアル管理をするのは避けましょう。「紙のマニュアルは更新するのが面倒」「Wordのファイルはアクセスするのが手間」「メールやチャットツールで共有すると流れる」などのデメリットがあります。
そのため、誰でも簡単に管理や更新ができる「ノート型ツール」が最適です。たとえば、マニュアルだけでなくあらゆる情報を蓄積できる「Stock」のようにわずかな操作で更新したり、手間をかけずに管理したりできるツールが求められます。
【簡単】非IT企業の65歳でもすぐに使いこなせるツール
以下では、非IT企業の65歳でもすぐに使いこなせるツールをご紹介します。
紙のマニュアルでは更新するのが面倒なので放置されることが多いです。しかし、時間が経つほど実務とマニュアルが一致しなくなるため、次第に仕事が属人化してしまい異動や退職のタイミングで大きな損失を被ることになります。
また、マニュアルの電子化にWordやExcelを選択するとバージョン管理に手間がかかり、アクセスもしづらい問題に直面します。さらに、ファイル形式のデータはPC向けに開発されているので、スマホでは使いづらいことがデメリットです。
結論、マニュアルの作成・管理・共有のために導入すべきなのは、マニュアルを管理する「ノート」へ簡単にアクセスや更新ができ、スマホの小さな画面でも使いやすい「Stock」一択です。
Stockの「ノート」はPDF形式で出力ができるので、紙でもマニュアル管理したい企業に最適です。また、Stockは情報共有・管理に必要な機能が過不足なく備わっており、非IT企業の65歳でも説明なしで使いこなせるのも特徴です。
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
マニュアルの目次のメリットやポイントまとめ
ここまで、マニュアルに目次を設けるメリットと作成ポイントを中心に解説しました。
マニュアルは正しく運用すれば企業の貴重な資産となります。しかし、従業員が使いこなせないツールでマニュアル管理をすると、社内で活用されないだけでなく管理も疎かになっていくのです。
そのため、多機能で複雑なツールではなく「必要な機能を過不足なく備えたシンプルなツール」でマニュアル管理することが求められます。
結論、マニュアル管理のために導入すべきなのは、非IT企業の65歳が導入即日から使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で自社マニュアルの作成から管理までを効率化しましょう。
