マニュアル作成には作業品質の均一化などのメリットがありますが、マニュアルを読んでもらうためには目次を充実させることが重要です。適切に目次を設けることで、分かりやすいマニュアルを作成できます。
一方で「マニュアルの検索性が低い」「目次が単なるページ紹介になっている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルの目次の失敗パターンや、現場が迷わないマニュアル構成の作り方を中心に解説します。
- 目次を含む、基本のマニュアル構成を知りたい業務改善担当者
- 目次の型を押さえて、マニュアルづくりに失敗したくない担当者
- 情報量が多くても、現場が迷わない構成でマニュアルを作りたい現場リーダー
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、マニュアルの目次を機能させる方法だけでなく、社内のマニュアルを簡単に管理できるツールまで分かります。
目次
現場を混乱させる？陥りがちな「目次構成」の失敗パターン
以下では、マニュアルの目次構成の失敗パターンを紹介します。自社のマニュアルが以下のパターンに当てはまっていないか確認しましょう。
見出しから次のアクションを想像できない
マニュアルの目次構成でよくある失敗の1つ目は、見出しから次のアクションを想像できないことです。
たとえば「初期設定について」「トラブル時の対応」といった見出しでは、読み手は実際に何をすればよいのかを目次で判断できません。その結果、目的のページを探すために何度も本文を開いて確認する手間が発生し、必要な情報を見つけるのに時間がかかります。
このように「初期設定について」ではなく「初回起動時にパスワードを設定する」のように、読み手が次に取るべき行動をそのまま想像できる見出しにしておくことが重要です。
階層が深すぎて読む気力がなくなる
マニュアルの目次構成でよくある失敗の2つ目は、階層が深すぎて読む気力がなくなることです。
たとえば、大項目・中項目・小項目とさらに枝分かれが続く目次では、目的の情報にたどり着くまでに何度もクリックを繰り返す必要があります。その結果、目次を見ただけで「探すのが大変そうだ」という印象を与え、読む気力を削いでしまうのです。
このように、目次の階層はできるだけ浅く保ち、読み手が一目で全体像を把握できる構成にしましょう。
トラブル・例外への動線がない
マニュアルの目次構成でよくある失敗の3つ目は、トラブル・例外への動線がないことです。
たとえば、目次が「基本操作」「設定方法」といった通常フローの見出しだけで構成されていると、エラー発生時にどこを見ればよいのか目次から判断できません。その結果、該当ページが見つからず、本文を読み返したり問い合わせたりする手間が発生します。
したがって、「基本操作」の目次と並べて「エラーが出たときは」「よくある質問」といったトラブル・例外専用の見出しを用意する必要があるのです。
目次をきれいに作っても「探せない」マニュアルの限界
マニュアルの目次をいくらきれいに作ったとしても、必要な情報を探せないケースも少なくありません。以下では、目次をきれいに作っても「探せない」マニュアルの限界について解説します。
表記ゆれで検索にヒットしない
マニュアルの目次をいくらきれいに作ったとしても、表記ゆれによって検索にヒットしないケースでは、必要な情報を探し出すことができません。
たとえば、本文中で「ログイン」「サインイン」のように表記が異なると、読み手が検索した言葉と本文が一致せず、該当ページが検索結果に出てきません。その結果、目次を通じてたどり着けたはずの情報も、検索経由では見つけられなくなってしまいます。
このように、目次の構成だけでなく、本文中で使う用語を統一しておくことも、必要な情報を確実に届けるためには重要です。
ファイルを開かないと中身を確認できない
マニュアルの目次を整理しても、ファイルを開かないと中身を確認できない構成になっていると、読み手は目的の情報にたどり着くまでに余計な時間がかかります。
たとえば、目次の項目名だけを見てファイルを開いても、求めていた内容でなかった場合、読み手は閉じて別のファイルを開き直す作業を繰り返すことになります。項目数が多いマニュアルほど、この確認作業だけで多くの時間を費やしてしまうのです。
そのため、各項目の横に「一行程度の概要や更新日を添えておく」といった、各項目の内容を事前に把握できる工夫も、読み手の負担を減らすうえで欠かせません。
現場が迷わないマニュアル構成の作り方
以下では、現場が迷わないマニュアル構成の作り方を紹介します。マニュアルを作っても現場に定着せずにお悩みの方は必見です。
【手順1】：項目を動詞で書き出す
1つ目のステップは、項目を動詞で書き出すことです。
目次が「初期設定」「ネットワーク接続」などの名詞だけだと、読み手はその項目で何ができるのかが分かりません。そこで「利用を開始する」「Wi-Fiに接続する」という動詞を使うことで、ユーザーの目的とマニュアルの項目が一致し、迷いがなくなります。
このように、まずは現場でおこなわれている業務を動詞の形で洗い出すことが、迷わないマニュアル構成の土台になります。
【手順2】：現場の悩みを起点にする
2つ目のステップは、現場の悩みを起点にすることです。
作成者視点だけで項目を決めると、現場が実際に困っている場面をカバーできません。そこで「発注方法」のような業務内容ではなく「発注数を間違えたときはどうするか」のように、現場がつまずく場面から項目を作ると、必要な情報を見つけやすくなります。
このように、現場担当者への聞き取りやよくある質問をもとに、目次の項目を組み立てていくことが重要です。
【手順3】：更新担当とルールを決める
3つ目のステップは、マニュアルの更新担当と更新や運用に関するルールを決めることです。
たとえば、業務フローが変更されてもマニュアルの担当者や更新のタイミングが決まっていないと、誰も修正に着手せず、古い情報がそのまま放置されてしまいます。その結果、現場は古いマニュアルを参考に作業してしまい、大きなミスにつながりかねません。
したがって、マニュアルは作って終わりにせず、更新担当者を決めたうえで「業務フロー変更時」や「四半期に一度」といった見直しのタイミングをあらかじめ決めておきましょう。
社内のマニュアルを即座に探せる最適な仕組み
以下では、マニュアルの検索性を高めるツールをご紹介します。
形だけマニュアルを整えても、複雑な目次や言葉のバラつきにより必要な情報が見つからない職場は少なくありません。この状態では現場はマニュアルを見なくなり、同じ質問が繰り返されて非効率です。
また、フォルダ分けやExcelでの目次作りなど、毎回ファイルを開く手間がある手動の管理には限界があります。一般的なファイルサーバーや個人の努力に頼る管理では、情報が更新されずに古くなってしまうのです。
そこで重要なのが、誰でも即座に目的の情報へアクセスできる環境です。個人の検索スキルに関わらず必要な情報を探せる仕組みがあれば、ITに詳しくないメンバーでも迷わずマニュアルを活用できます。
こうした条件に最も当てはまるのが、非IT企業でも当たり前にマニュアルが蓄積・活用されるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンは、添付したWordやExcelなどの資料を、開かなくてもAIが要約して中身を教えてくれます。独自の略語もヒットする「チーム辞書」や高精度な「AI検索」で、資料探しのストレスを完全に解消できるのです。
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＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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古河電気工業では、社内の資料や業務のノウハウをまとめて管理し、社員同士がスムーズに情報を共有するために「ナレカン」を活用しています。
導入前は、必要な資料があちこちに保存されていて探すのに時間がかかるほか、新入社員が必要な情報を見つけにくく、部署や拠点をまたいだ情報共有が十分にできていないことが課題でした。
そこで、誰でも簡単に情報を探したり共有したりできる環境を整えるため、検索性と操作性に優れているツール「ナレカン」を導入しました。
その結果、必要な情報をすぐに見つけられるようになり、社内で知識やノウハウを共有する習慣が定着しました。また、新入社員も自身で必要な情報を調べて仕事を進められるようになり、部署を超えた情報共有も進んだことで、業務の効率化につながっています。
マニュアルの目次を作って検索性を上げる方法まとめ
これまで、マニュアルの目次の失敗パターンや、現場が迷わないマニュアル構成の作り方を中心に解説しました。
目次は「見出しから行動が想像できるか」「階層が浅く一目で把握できるか」「トラブル・例外への動線があるか」を意識して作りましょう。また、現場の悩みを起点に項目を立て、更新担当とルールを決めておけば、現場が迷わないマニュアルに近づきます。
しかし、マニュアルの検索性を個人の努力だけで維持し続けるのは容易ではありません。情報を1か所に集約し、誰でも直感的に整理・検索できるツールを使えば、個人の検索スキルに関わらず必要な情報を探せるようになります。
したがって、検索性の高いマニュアル作成には、マニュアルに必要な情報を「記事」へまとめ、フォルダやタグで整理でき、検索性にも優れたツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、現場が迷わず必要な情報にすぐたどり着けるマニュアル運用を実現しましょう。
