自社のノウハウは適切に蓄積・管理して社内資産化すべきです。優れたノウハウが横展開・縦展開されることなく属人化すれば、社員ごとの作業クオリティに差が生じてしまい「特定の人にしか業務を任せられない」という悪循環を生み出してしまいます。
しかし、「ノウハウを社内に展開したいが、具体的に何をすれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ノウハウの蓄積・管理を成功させる方法や、ノウハウの継承におすすめのツールを中心にご紹介します。
- ノウハウの蓄積や管理を効率化させる方法が知りたい
- ノウハウを社内に蓄積・管理できるツールを探している
- ノウハウの蓄積だけでなく、すぐに検索できるツールを選びたい
という方はこの記事を参考にすると、簡単かつ適切にノウハウを蓄積・管理できるようになり、社内の業務負担が大幅に解消されます。
目次
ノウハウを蓄積・管理するには
適切にノウハウを蓄積していくために、まずは「ノウハウを蓄積する理由」や「第一にノウハウは何を指すのか」という疑問を解消しましょう。
ノウハウの蓄積・管理が求められる理由
ノウハウの蓄積・管理をする理由は、チームの業務処理速度を上げるためです。
そもそも「ノウハウを蓄積する」とは、各社員がそれまでの業務から得た経験や教訓などの暗黙知（言語化しづらい知識）を、文書や図として社内に浸透させることを指します。
たとえば、特殊な業務を扱う部署へ新たに社員が配属されたときは、その都度取り組み方を教育しなければなりません。そこで、当該業務のノウハウが共有されれば、経験のない社員でもすぐに業務の要領をつかめます。
このように、ノウハウを蓄積・共有することは、業務の属人化を防ぎ、社内の業務水準の底上げにつながります。以上のことから、ノウハウの蓄積・管理が求められるのです。
ノウハウとナレッジの違い
ノウハウと混同しやすい言葉に「ナレッジ」があります。
「ナレッジ」とは、すでに新聞や書籍としてテキスト化された情報を指します。たとえば、ビジネスにおけるナレッジでは”新サービスの開発に役立つ情報”というように、すぐに社内に共有できるのが特徴です。
社内で共有されることが多いナレッジとして以下のものが挙げられます。
- 業務を行うための基本的なナレッジ：メールの書き方、議事録の作成方法
- 業務経験から身に付くナレッジ：営業の交渉術、マーケティング戦略の立て方
- 限られた人のみが保有するナレッジ：共有が難しい研究内容
一方、「ノウハウ」のように、社員の経験を通じて得た知見は言語化しづらく、OJTなどの研修から学んでいくのが一般的です。しかし、それでは一部の社員にしかノウハウが引き継がれないことから、昨今ではノウハウを「ナレッジ化」する企業が増えています。
ノウハウの蓄積・管理によるメリット
ここでは、ノウハウの蓄積・管理によるメリットを5つご紹介します。適切なノウハウ蓄積・管理によって、以下のメリットを得ましょう。
（1）ノウハウを継承できる
ノウハウが蓄積・管理されれば、ノウハウを後任に継承できるようになります。
業務担当者が培ったノウハウを誰にも共有しないまま異動になると、後任の担当者が効率的な方法を0から模索するので、非効率です。また、担当者の定性的なノウハウも自社の成長に結びつく大切な財産なので、喪失してしまう事態は避けなければなりません。
そこで、ノウハウを正しく蓄積・管理する仕組みを整備することでノウハウを後任に継承可能になり、高い生産性を維持できるのです。
（2）業務効率化につながる
ノウハウが蓄積されると業務の属人化を未然に防ぎ、業務効率化につながります。
逆に、ノウハウを蓄積していない企業では業務が属人化しており、担当者によって業務の質が異なります。そのため、経験の浅い社員が担当すると、対応遅れ・漏れが生じてしまうのです。
しかし、ノウハウを蓄積・共有することで、社員の経験値の差に関わらず「業務を進めるうえで、最適な方法」が分かるので、社員全体で業務の質が担保されます。このように、業務効率を上げるためには、ノウハウや技術を蓄積できる環境が必須です。
（3）集合知を作り出せる
体系的にノウハウを蓄積することによって、集合知を作り出せます。
集合知とは、「ほかのメンバーのノウハウを集めると、より優れたノウハウ・知見が得られる」という考え方です。ノウハウを社内全体で蓄積・共有することによって、新たなノウハウの誕生に貢献するのです。
しかし、集合知を作り出すためには、ノウハウが適切に蓄積されていなければなりません。ノウハウが個人に溜まっている状態はもちろん、煩雑に蓄積されている状態では、ノウハウが活用できず集合知を作り出せないので、まずは蓄積の仕組みを整えましょう。
（4）ノウハウを改善できる
ノウハウが適切に蓄積・管理されていれば、必要に応じてノウハウをより実務的に改善できます。
これまで蓄積されたノウハウであっても、時代や会社の方針の変化に伴い、乖離する可能性も考えられます。たとえば、昨今ではリモートワークの普及により働き方が多様化しており、オフラインに最適化されたノウハウを蓄積し直す必要があるのです。
そのため、都度ノウハウをアップデートし、古い知識に新たな知見を付与する必要があります。そこで、たとえば、社内のナレッジに即アクセスできる「ナレカン」のようなツールを使うと、常に最新のノウハウを集約でき、社内に浸透しやすくなります。
（5）社員のスキルアップにつながる
ノウハウが蓄積されると、社員のスキルアップも実現できます。
業務で意識すべき点や効率的な作業方法が蓄積されていれば、社員は素早く業務に慣れることが可能です。また、ベテラン社員のノウハウを継承することで、より高いクオリティを目指せます。
このように、研修コストが抑えられるので、教育担当者の負担解消にもつながります。したがって、社員個人のスキルアップを通じて組織力を向上させるためにも、ノウハウは必ず蓄積・管理しましょう。
ノウハウの蓄積・管理を効率化させる方法
以下では、面倒なノウハウの蓄積や管理を効率的に行う方法を解説します。適切な方法で計画を進めなければ、最終的な運用が上手くいかなくなる可能性があるので必見です。
ノウハウの重要性を周知する
はじめに、ノウハウの重要性を周知することが大切です。
ノウハウを蓄積するときは、単純に言語化するのではなく”読み手にとって分かりやすいか”を意識して書くため、労力を費やします。つまり、労力をかけてでも、得られるメリットの大きさや重要性をメンバーへ認知させることが第一歩となるのです。
また、個人成果主義の企業では、自身の評価を上げるために、ノウハウの共有を割けるケースも少なくありません。そのため、積極的なノウハウ共有をしたメンバーに対して、新たに評価項目を設けることも、ノウハウの蓄積推進に効果的です。
以上のように、ノウハウを書き起こす手間と比較して、中長期的に大きな恩恵があることを強調しましょう。
蓄積するノウハウを整理する
次に、ノウハウが散らばらないように整理しましょう。
各自で自由にノウハウを残すと探すのが困難になるうえ、活用すべき場面・業務が分からず混乱が生じかねません。そのため、ノウハウの蓄積時には、想定している場面・業務を明確にし、体系的にまとめることが重要なのです。
ノウハウを整理して体系的にまとめておけば、溜まったノウハウからマニュアルへ昇華させるときも、すぐに作成・展開ができるようになります。
ITツールを導入・運用する
最後に、ノウハウを効率的に蓄積するには、 ITツールの導入・運用も不可欠です。
ノウハウを蓄積する方法として、”Excel”や”スプレットシート”があります。しかし、これらはファイルを開く手間がかかるうえに、ファイルが増えていくにつれて管理が入り乱れてしまい、「どこに・どのノウハウがあるのか分からない」状態になってしまうのです。
そのため、ノウハウの一元管理と検索ができるようなITツールがあると便利です。
最も簡単に社内のノウハウを蓄積・管理できるツール
以下では、最も簡単にノウハウを蓄積・管理できるツールをご紹介します。
ExcelやWordでノウハウを管理すると内容の確認・更新をするために逐一ファイルを開くのが面倒だと言えます。また、ビジネスチャットやオンラインストレージでは、欲しい情報にすぐにたどり着けないので不便です。
そこで、社内のナレッジに即アクセスできるITツールを活用するべきです。ただし、多機能で操作が複雑なツールでは、ITに不慣れな社員が使いこなせないので、そもそもノウハウを蓄積する段階で頓挫してしまいます。
したがって、ITに疎い社員でも手軽に使える「シンプルなツール」を導入しましょう。結論、自社が導入すべきは、社内に散在するナレッジを一元化し、蓄積したナレッジを超高精度検索で簡単に見つけられるナレッジ管理ツール「ナレカン」が必須です。
ナレカンでは、自身の持つノウハウを「記事」にして共有したり「質問機能」を使って他のメンバーのノウハウを聞きだしたりすれば、社内のナレッジを簡単に蓄積できます。また、生成AIを利用した「自然言語検索」を使えば、社内のナレッジから、最も適切な回答を得られるのです。
社内のナレッジ蓄積・管理を成功させる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【担当者は必見】ノウハウ蓄積ツールにおける3つの選定ポイント
以下では、ノウハウ蓄積ツールの選定ポイントを3つ解説します。ツールの導入後に「適切に運用できない」とならないためにも、担当者の方は必見です。
（1）情報を簡単に蓄積できるか
ツールを選定するときは、まず情報を簡単に蓄積できるかを確認しましょう。
たとえば、長く業務に携わるベテラン社員が持つノウハウはとても貴重なものです。しかし、ITに疎いベテラン社員でも簡単に使いこなせるツールでなければ、そのノウハウを共有することは難しくなってしまいます。
したがって、誰でも簡単に情報を蓄積できるツールであるかは、重要なポイントです。
（2）情報にすぐにアクセスできるか
大量のノウハウを蓄積する場合、情報へ瞬時にアクセスすることも重要です。
任意のノウハウをすぐに見つけられるツールの条件は、以下の3つになります。
- キーワードを検索しただけで該当ファイルを抽出できる
- ノウハウが案件や作業ごとに振り分けられる
- 必要な業務情報がほかの情報に埋もれずに蓄積できる
以上のような条件を備えたツールを使えば、「必要な情報を探し出す手間」を軽減でき、結果として業務がより効率化されます。
（3）社内に定着するか
ツールが社内に定着するかも極めて重要な点です。
ツールを導入しても社内に定着しなければ、仕事がスムーズに進まず、次第に使われなくなる恐れがあります。そのため、ツールを選定するときは社内に定着するよう「サポート体制が充実しているツール」を選びましょう。
たとえば、「運用設計の提案」や「既存データの移行支援」を実施している「ナレカン」のようなツールであれば、最初からナレッジがある状態で使い始められるので社内に定着しやすいです。
ノウハウの蓄積・管理ができるツールの種類
ここでは、ノウハウの蓄積・管理ができるツールの種類をご紹介します。紙やメールでのノウハウ継承から脱却するには、以下のツールがおすすめです。
社内wiki
社内wikiは、社員が各々情報を書き込んで作成する社内の百科事典です。
分からないことがあれば社内wikiで必要な情報を確認できるようになります。また、多くのサービスでアクセス権限が設定可能なので、許可されたユーザーのみが情報を更新する使い方も可能です。
以上のように、社内wikiではセキュリティを確保しながらノウハウ蓄積ができます。
ビジネスチャット
ビジネスチャットはコミュニケーションツールですが、ファイルのアップロード機能やグループ機能を利用すればノウハウ共有ツールとしても使えます。
ノウハウをメッセージで共有できるほか、不明点や該当の情報が見つからない場合は、ノウハウを持つ社員からすぐに回答を得られるのがメリットです。また、ノウハウを蓄積するためのグループを用意すれば、情報が錯綜する心配もありません。
ただし、社内SNSはメッセージが次々に流れてしまうので、あとから目的のノウハウを見つけるのが面倒な点に注意しましょう。
オンラインストレージ
オンラインストレージはファイル形式の情報を保存できるツールを指します。
たとえば、ノウハウをWordなどのファイルにまとめて、ツール上に保存するという使い方です。ファイルの持ち出し制限や閲覧履歴の記録も取れるので、情報漏えいや不正アクセスへも対処できます。
以上のように、オンラインストレージは比較的強固なセキュリティ機能があります。一方、目的のファイルを探し出すのが面倒なので、運用方法も整備しなければ次第に使われなくなる可能性がある点に注意しましょう。
ナレッジ管理ツール
ナレッジ管理ツールは、ノウハウや業務の知識を管理できる専用ツールを指します。
ノウハウや業務に役立つ知識、事例は、社内ナレッジとして共有しなければ業務品質の均一化につながりません。しかし、WordやExcelでまとめるとどのファイルに目的の情報が記録されているかが分からず、あとから振り返りにくくなってしまうのです。
そこで、「ナレカン」のようなナレッジ管理専用のツールを使うと、ノウハウをはじめとした情報を整理しやすいうえ、検索機能やタグで簡単に目的の情報を見つけられます。
ノウハウの蓄積・管理によるメリットまとめ
これまで、ノウハウを蓄積・管理するメリットや方法、ツールの選定ポイントを中心にご紹介しました。
ノウハウを蓄積・共有すれば、一から教育する手間を省けるうえに、教育係によって社員のスキルがばらつく事態も防げます。つまり、蓄積されたノウハウを活用することで、製品やサービスの質が高まれば、最終的に「自社のブランドの向上」につながるのです。
そして、ノウハウを簡単かつ効率的に蓄積するには、ノウハウを一元管理しながら簡単に情報を探し出せる「ITツール」が不可欠です。ただし、チーム全体のITリテラシーを考慮して「誰でもストレスなく使えるツール」が必須条件となります。
結論、社内のナレッジを一元管理して超高精度検索できる「ナレカン」を使いましょう。ナレカンは、生成AIを活用した「ファイル要約機能」や「自然言語検索機能」も利用できるので、社内のナレッジを動かす仕組みとして最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、ノウハウを蓄積しやすい環境を整えましょう。
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