昨今、業務のノウハウの属人化を防ぐために、ナレッジ管理ツールを使うことがトレンドになっています。様々なナレッジ管理ツールのなかで「Qast（キャスト）」には、「2つの方法を使い分けて、社内のナレッジを共有できる」という特徴があるのです。
一方で、「同ツールの導入を検討しているが、具体的な機能や評判が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Qastの概要から使い方、口コミ・評判まで幅広くご紹介します。
- Qastの導入を検討しているが、自社にマッチしているのか分からない
- Qastの機能や具体的な使い方を把握しておきたい
- “誰でも簡単に社内のナレッジを活用できるツール”があれば使いたい
という方はこの記事を参考にすると、Qastの利用イメージを掴めて、自社の課題解決に役立つかも判断できます。
目次
Qast（キャスト）とは？
Qast（キャスト）はany株式会社が展開し、5,000社以上に導入されているナレッジ管理ツールです。社内で生じた疑問は「社内知恵袋」に、業務に役立つナレッジは 「wiki」にまとめて、検索での自己解決により組織の生産性を向上させられます。
また、Qastにはアプリ版もあるので、外出先でスマートフォンから情報にアクセスできます。
「Qast」と「他のナレッジ管理ツール」の違い
引用：Qastの公式サイト
Qastの特徴は、「社内知恵袋」と「wiki」に分けて社内のナレッジ管理ができる点です。
「社内知恵袋」では、投稿された質問に対して任意のメンバーが回答することで、不明点を解消して情報を蓄積できます。匿名での質問や回答ができるのは、Qastならではの特徴です。
「wiki」には成功事例やマニュアルを投稿できます。テンプレートを作成しておいて、効率的に投稿内容を編集することも可能です。
このように、Qastの「社内知恵袋」と「wiki」をうまく使えば、社内のナレッジを共有して、情報の属人化を防げるのです。
Qastの機能一覧
Qastの基本機能は、以下になります。
| ＜機能＞ | ＜内容＞ |
|---|---|
|
Q&A（知恵袋） |
“知恵袋形式”で業務に関する疑問を投稿すると、ノウハウを持っている社員からの回答を得られます。質問と回答をそのまま、社内のナレッジとして管理できるのです。 |
|
メモ（wiki） |
業務に関するマニュアルやwiki情報を、社員が自発的に書き起こす機能です。「議事録」や「顧客情報」などもwikiにまとめて共有できます。 |
|
こましりbox |
「困っていること」「知りたいこと」を、匿名で投稿できます。こましりの投稿内容を参考にすることで、ニーズを汲んだ、社内で役立つwikiを作成できるのです。 |
|
プロフィール |
社員のプロフィールには、所属等の情報だけでなく「これまでに投稿したナレッジ」「経験した業務」を記載できます。そのため、得たい知識を持っている社員をプロフィールから探せるのです。 |
|
ワークスペース |
部署やチーム、プロジェクトごとに「ワークスペース」を作成できます。「ワークスペース」内で投稿した質問やwikiは、限られたメンバーにしか見られないため、投稿のハードルを下げられるのです。 |
|
ダッシュボード |
「投稿数」「閲覧数」などの推移や、「よく見られている投稿」などを分析できます。投稿数などをスコア化して人事評価に利用する機能もありますが、「スコア化されることで、ツールの使用にプレッシャーを感じる」等の声も見られます。 |
|
API連携 |
Qastと他社ツールを連携して使うこともできます。たとえば、Microsoft Teamsと連携することで、Qastでの投稿がTeamsに通知されたり、Teamsでやり取りした内容をQastに蓄積できるのです。 |
このような機能を使って、社内のナレッジを適切に管理します。ただし、Qastには、「知恵袋」と「こましり」など用途の違いが複雑な機能があり、すべての機能を使いこなすには慣れが必要です。
そのため、”非IT企業”や”社員のITリテラシーにばらつきがある大企業”では、「wiki（記事）」と「知恵袋（質問）」のシンプルな機能だけを備え、誰でも説明なしで使いこなせる「ナレカン」のようなツールが適しています。
参照：【Qast】機能
Qastのサポート体制
Qastでは、”導入検討段階”から”社内に定着するまで”のあらゆるプロセスに対して、サポートを受けられます。
専属のナレッジコンサルタントが、Qastの導入・活用を支援するサービスですが、「上位プラン」かつ「300～500ID」の契約が必要な点には注意が必要です。
ナレッジ管理ツールは、まずは最低限のプラン/小規模な組織で使用感を試してみる必要もあります。そのため、”契約するプラン/ユーザー数”の制限なく、検討段階～導入後までの手厚いサポートを受けられる、「ナレカン」のようなツールも検討しましょう。
Qastの料金プラン
Qastの料金体系は「初期費用」+「月額費用」ですが、詳細な金額は直接問い合わせる必要があります。
また、Qastには4つのプランがあり、以下のように使える機能が異なります。
| スタンダード | ビジネス | プロフェッショナル | プレミアム | |
|---|---|---|---|---|
| 1ユーザーあたりの利用料金(税込) |
要問い合わせ |
要問い合わせ |
要問い合わせ |
要問い合わせ |
| 1ファイル容量 |
50MB |
250MB |
250MB |
250MB |
| 基本機能（ダッシュボード以外） |
◯ |
◯ |
◯ |
◯ |
| Slack/Teams連携 |
◯ |
◯ |
◯ |
◯ |
| メンバー一括招待 |
◯ |
◯ |
◯ |
◯ |
| 投稿データのCSVエクスポート |
◯ |
◯ |
◯ |
◯ |
| 社員IDでのログイン |
◯ |
◯ |
◯ |
◯ |
| IPアドレス制限 |
× |
◯ |
◯ |
◯ |
| シングルサインオン |
× |
◯ |
◯ |
◯ |
| アクセスログ出力 |
× |
◯ |
◯ |
◯ |
| 分析（ダッシュボード） |
× |
◯ |
◯ |
◯ |
| Qast AI |
× |
× |
◯ |
◯ |
| ナレッジ編集部 |
× |
× |
◯ |
◯ |
| 専属コンサルタント |
× |
500ID～ |
400ID～ |
300ID～ |
Qastの料金プランは、以上の4つです。また、10人以下であればメールアドレスを登録して無料デモ（無料版）を使えます。
参照：【Qast】料金プラン
【最新情報】Qast AIとは
Qastは、2024年1月31日にAI機能の「Qast AI」を正式リリースしました。Qast AIを使ってできることは、現時点では以下の4つです。
ファイルtoナレッジ
社内のファイル形式の資料をアップロードすると、AIが「テキストベースのwiki」に自動変換する機能です。つまり、”煩雑なファイル形式からノート形式への、情報の移管”をAIがサポートします。ただし、AIが要約したwikiは結局人の目で確認・修正が必要です。
そのため、”ファイル形式からノート形式へ、社内ナレッジをうまく移管している企業”は、「ナレカン」のような「提供元の企業が、人の手で資料のデータ移管をサポートしてくれるツール」を導入しています。
記事要約
Qastに投稿されているナレッジの内容を、AIが要約して表示します。ナレッジが長文の場合や、検索結果に複数のナレッジがヒットする場合に、内容を素早く確認できるのです。
こましり自動生成
社員が検索したキーワードが検索結果にない場合に、AIが「こましりboxに投稿するための質問文」を自動で生成します。
たとえば、「ロゴ ガイドライン」と検索した結果が0件だった場合には、AIが「〇〇社のロゴのガイドラインはどこにありますか？」などの投稿文を出力するのです。この機能により、こましりboxへの投稿を活発化させて、社内で必要とされているwikiの投稿を促せます。
ユーザータグ自動生成
ユーザータグとは、”社員が持っているスキルや経験をもとに自身に紐づけているタグ情報”のことです。AI機能を通して、これらのタグを自動生成できるようになりました。
この機能により、社員が”自身にタグをつけるハードル”が下がることが期待できます。また、タグが自動で生成されるため、細かな表記ゆれを減らせるのです。
Qastの過去のアップデート
ここでは、Qast3.0の情報を中心に、過去のアップデートで実装された機能を紹介します。従来の課題を解決するために、Qastにはアップデートごとに新たな機能が追加されているのです。
「こましりbox」のリリース
Qast3.0のアップデートにより、「こましりbox」が正式にリリースされました。
こましりboxは「どのような情報を知りたいか」というニーズを、メンバーから吸い上げる機能です。吸い上げたニーズをまとめて、wikiへの投稿をリクエストできます。
こましりboxのメリットは、知恵袋に投稿するよりも質問のハードルが下がることです。さらに、wikiへの投稿者も「この情報はほんとうに必要なのか」という疑問を持たずに、求められている情報を活発に投稿できるのです。
「ワークスペース」の追加
新たに「ワークスペース構造」が追加されました。ワークスペースは、部署単位や職種単位で設定するもので、ナレッジの公開範囲を限定することができます。
既存機能である「グループ」は、単なるフォルダへのアクセス権限やメンション機能のためのものでしたが、「ワークスペース」は部門内だけに公開範囲を設定して、ナレッジを投稿する機能です。
このようなアップデートには、「ナレッジが任意のメンバーだけに共有される仕組みを整えることで、ナレッジ投稿に対する心理的安全性を確保する」という目的があります。
検索対象の拡張
Qast3.0では、「所属していないワークスペースも対象に含めての検索（グローバル検索）」が可能になりました。
グローバル検索は、「保管するナレッジを他部署メンバーも確認できるようにして、組織全体の生産性を向上させる」という目的で実装されました。グローバル検索によって、知りたい情報への素早いアクセスが可能になります。
なお、検索対象にしたくない投稿にはアクセス制限が設けられます。したがって、顧客の機密情報などの自部署以外のメンバーに見せるべきではない投稿は、必ず設定を変更しましょう。
使いやすさ（ユーザーインターフェース）の改良
トップ画面に表示される情報が絞られ、投稿がより見やすくなっています。見るべきポイントを明らかにするために、Qast3.0でアップデートされました。
具体的には、下記の点がトップ画面で見やすいように改良されています。
- ブックマーク・メンション・自身の投稿・通知
- Q&Aの未解決/解決済み件数
- 投稿に対する反応数
また、ユーザーインターフェースの改良により、アクセス速度も改善されています。
アクションログ機能の実装
アクションログ機能では、利用状況の履歴を確認できます。
以前までのバージョンでは細かいログの取得が困難だった背景があり、新バージョンリリースに合わせて本機能が実装されました。具体的には「月間のユーザの行動ログ」「アクションログのダウンロード履歴」が確認可能です。
例えば、アクションログ機能によって、ユーザーに対する詳細な行動分析ができます。また、行動ログをもとにしたセキュリティ向上も可能です。
Qastの使い方
ここでは、Qastの主な使い方をご紹介します。導入前の比較検討では、以下を参考に自社で抱える課題にアプローチできるかどうかを事前に確認しておきましょう。
（1）「質問」および「メモ」での投稿作成
引用（以下含む）：【Qast】機能
Qastでは、「質問する（知恵袋）」や「メモを書く（wiki投稿）」でQ＆A・メモを作成して、任意のフォルダで管理できます。どちらもMarkdown（マークダウン）に対応しているのでエンジニアには最適です。
投稿の作成後は、メンションで任意の宛先へと投稿を送信できます。とくに、Q＆Aでは「匿名での質問および回答」ができるので、質問に対する心理的ハードルを下げられます。
また、テンプレート機能も備わっているので、定期的に作成するメモを一から作成する手間を省けるのです。
（2）ダッシュボード機能
「ビジネス」以上のプランでは、チームのQast利用状況を可視化できる「ダッシュボード」機能が使えます。
ダッシュボードでは、「閲覧数」「既読数」「平均閲覧数」「リピート数」の4つの要素を中心に分析できます。また、分析機能の1つとして、社員ごとの「投稿数」「いいね数」をもとにスコアを算出することも可能です。
ツールをうまく運用するために利用データを定量的に分析することで、社内への浸透スピード向上につながるのです。
【要確認！】Qastに向いている企業/不向きな企業
Qastは、ナレッジ管理に関する機能を非常に多く備えたツールですが、”Qastの利用が向いている企業”と”そうでない企業”があります。合わないツールでかえって業務効率を下げないように、以下を必ず確認しましょう。
Qastの利用に向いている企業
Qastの利用に向いている企業の特徴は、以下の2つです。
- 社員のITリテラシーが高い
- 利用状況を分析したい
QastでWikiなどの文章を書く際には、Markdown記法を使います。そのため、エンジニアなどITに詳しい社員だけの企業であれば、手軽に整った文章を書くことができ、使いやすいと感じられるのです。
また、全社的にITリテラシーの高い企業ならば、Qastに備わった非常に多くの機能を便利に使えます。
Qastの特徴の1つが、利用状況の詳細な分析機能です。数値で利用状況を分析して、人事評価に組み込んだり、ツールを浸透させるための施策を打ちたい場合には、Qastの分析機能を有効活用できます。
このように、全社的にITリテラシーが高い社員が揃っていて、分析機能を使いたい企業は、Qastの利用に向いています。ただし、分析業務は手間と時間がかかるうえに、”数値化やスコア化をプレッシャーに感じる社員”が出やすい点には注意が必要です。
Qastの利用に不向きな企業
Qastの利用に不向きな企業の特徴は、以下の2つです。
- PCの操作に不慣れな社員がいる
- 過不足のない機能でシンプルにナレッジ管理したい
Qastでのテキスト入力にはMarkdown記法を使うため、PCの操作に不慣れな社員がいる企業では浸透まで時間がかかってしまいます。
また、質問系の機能だけでも「Q&A」「こましりbox」等で細かく分かれているうえに、AIや分析の機能も含めると、”非常に多機能で使いこなすのが難しいツール”と言えます。
Qastは、社内のナレッジ管理に関する非常に細かな機能を備えたツールです。そのため、「wiki」「知恵袋」「コメント（メッセージ）」の過不足のない機能で、シンプルにナレッジ管理をしたい企業には不向きと言えます。
ナレッジ管理はあらゆる業務で必要なため、ナレッジ管理ツールは社内のすべての部署で使われます。そのため、全社にツールの使用を浸透させるためには、「ナレカン」のような”とにかくシンプルなツール”が適しています。
【知っておきたい！】シンプルに使えるおすすめのナレッジ管理ツール
以下では、Qastよりもシンプルで、大企業でも簡単に使えるおすすめのナレッジ管理ツールをご紹介します。
Qastはナレッジ共有の機能を豊富に備えたツールです。しかし、Qastの機能は目的によって細分化されているため、ITに詳しくないと使いこなせない可能性があります。
また、多機能なナレッジ管理ツールを非IT企業で導入する場合、社員教育のためにかえって業務負荷が増えてしまうという問題が起こるのです。そのため、全社で利用するナレッジ管理ツールだからこそ、「社員のITリテラシーにばらつきがあっても、問題なく利用できるツール」を選ぶべきと言えます。
したがって、社内のナレッジ管理には、メールを使える方ならば説明なしで使いこなせる「ナレカン」が最適です。
ナレカンは、ナレッジ管理に必要かつ過不足のない「記事（wiki）」「質問（知恵袋）」の機能を備えていて、Markdownなどの特別な記法は必要ありません。また、契約プランや人数に関わらず、「初期セットアップ」や「既存マニュアル/ナレッジの移行支援」等の手厚いサポートを受けられるのです。
Qastよりも簡単にナレッジ管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
Qastの評判
以下では、Qastを実際に使ってみたユーザーの口コミ・評判を紹介します。導入前に、第三者の意見を確認しましょう。
※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewより引用しております。
Qastの良い口コミ・評判
まずはQastの良い口コミ・評判です。「質問を見つけやすい」や「テレワークで役立つ」といった内容が見受けられました。
非公開ユーザー、投稿日：2023年03月23日営業の商談ポイント（受注・失注の背景）を投稿することで、属人的にコミュニケーションされていた内容がナレッジとして残るようになりました。社内会議等の議事録も集積することで、社内ポータルのような立ち位置で機能しており、何かあったらQASTに投稿するという文化も生まれました
非公開ユーザー、投稿日：2020年12月27日テレワークが主流になり、ちょっとした雑談や、ちょっとした疑問を隣の人に聞いて解決・・というシーンが少なくなりました。そこから生まれるアイデアや、そこから共有されるTipsがテレワーク時も失われることなく、さらにデータとしてたまってゆくことがメリットです。
非公開ユーザー、投稿日：2020年09月02日質問記事の閲覧者数や反応数が数字によって質問者のスコアが可視化されるので、社内の質問上手な人、回答上手な人、と社人に特殊なラベルを付けることができるので楽しいです。
非公開ユーザー、投稿日：2020年09月02日社内の中にも情報の閲覧範囲を区切ることで、質問を見つけやすく、また、回答もしやすくなり、生産的な情報共有ができています。
Qastの改善点に関する口コミ・評判
次に、Qastの改善点に関する口コミ・評判です。「チャット機能がない」「スコアをつけられるのが嫌な人もいる」などの意見が見受けられました。
非公開ユーザー、投稿日：2023年03月13日質問の回答を募集する際に、回答者のコメント内でのスレッドでやりとりしたい場合にその機能がなく不便だと感じたことがよくあります。
有賀 尚子、投稿日：2022年10月28日気軽に投稿できるため、本当に必要な情報かつ最新の情報が探しずらい・同時編集ができない（短期間に複数の人が編集する可能性があるページ等には適していない）・もう少し単価を下げてほしい
非公開ユーザー、投稿日：2020年09月07日非常に検索性に長けたシステムですが、急ぎの用事のためにチャット機能を搭載したらいいと思います。チャット機能以外では、画像の検索機能があれば便利です。
非公開ユーザー、投稿日：2020年09月02日人によっては自分スコア付けされるのが嫌に思う人も少なからずいると思うので、質問者自信でスコア表示のONOFFができると親切だと思います。
Qast（キャスト）の使い方や口コミ・評判まとめ
ここまで、Qastの使い方や機能、口コミなどを網羅的にご紹介しました。
Qastのようなナレッジ管理ツールを使うと、たとえテレワークであっても、個人が持つノウハウを簡単に共有できます。その結果、ナレッジを属人化させずに、社内の業務を効率化できるのです。
一方、Qastのような多機能なツールを導入する場合、ITツールに対して抵抗があるメンバーがいる企業では、社内教育に必要以上のコストがかかる恐れがあります。したがって、社内のナレッジ共有に必要な機能を、過不足なく備えたツールを選びましょう。
結論、ナレッジ共有に必要な「記事（wiki）」「質問（知恵袋）」に加えて、Qastに不足している「コメント」機能がある『ナレカン』を導入すれば、全社でのナレッジ蓄積が習慣化されます。
データ移行のサポートもあるので、ぜひ「ナレカン」でナレッジを共有して、全社で業務効率化を目指しましょう。
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