ToDo管理は、マルチタスクを抱える社会人には必須で、個人で管理する方法が主流でした。一方で、それでは対応漏れが起きたときに対処しきれないため、社内でタスク管理できる「ToDoアプリ」を導入する企業が増えています。
しかし、「ToDoアプリは種類が多いので、何を選べば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスク管理ができるシンプルなToDoアプリ6選を中心にご紹介します。
- ToDoリストをITツールでシンプルに整理したい
- ToDoリストの作り方を知りたい
- ToDoリストアプリで業務の優先度を正しく確認したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適かつシンプルな「ToDoアプリ」がわかり、社内で正しくタスク管理ができるようになります。
目次
ToDoリスト（やることリスト）とは何か？
ToDoリストとは”やるべきことを書き出したリスト”です。
ToDoリストで作業が可視化されると、業務の優先順位が明確になるだけでなく、リソースを適切に分配できます。このように、限られた時間内に業務の達成が求められるビジネスマンにとって、「ToDoリスト」の作成は必須なのです。
ただし、ToDoリストを付箋に残したり、Excelやスプレットシートで管理したりする方法は「リストを作成して終わり」になりやすいので注意しましょう。
ToDoリストに記載すべき項目
ToDoリストを作成しても、必要な項目が記載できていなければ、作業の詳細を確認し直す手間が生じかねません。そのため、以下で、記載すべき項目を把握しましょう。
- 【ToDoの内容】
- 【カテゴリ】
- 【管理者】
- 【期限】
ToDoリストには多くの業務が管理されます。そのため、一目で内容が分かるように記載しましょう。
業務を「資料作成」「ミーティング」等のカテゴリに分類することで、カテゴリ別の絞り込みが可能となります。
業務を管理している担当者の名前を記入します。責任の所在を明確にすることで、不明点、問題等が発生した場合に、素早く相談できるようになります。
業務の締め切りを記載します。期限に間に合うように計画的な業務遂行を心がけましょう。
以上がToDoリストの基本的な項目になります。これらの項目以外にも、業界や業種に合わせて項目を追加し、効果的なToDoリストの作成を目指しましょう。
＜無料で使える＞シンプルなToDoリストアプリ6選
以下では、タスク管理ができるシンプルなToDoアプリ6選をご紹介します。
「ToDo管理」のアプリを導入したとしても、ITに苦手意識のあるメンバーが使いこなせなければ、全社での業務効率化は難しいです。そのため、ITの得意・不得意にかかわらず誰でも使いこなせる「シンプルなツール」であることが前提となります。
しかし、多機能なアプリでは、使用しない機能があれば費用対効果が低くなり、逆に機能が不足していれば別のツールを導入しなければなりません。したがって、ToDo管理に必要な機能を「過不足なく搭載するツール」を導入すべきなのです。
結論、誰でも確実に使いこなせるシンプルなToDoアプリは、非IT企業に勤める65歳以上の方でも使えて、タスク管理に必要な機能に過不足がない「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはあらゆる情報をストックできるうえ、ノートに紐づく「タスク」で、話題が混ざらずにToDo管理ができます。また、パソコンのみならず、タブレットやスマホでも使えるため、時間や場所を問わずToDo管理が可能です。
【Stock】誰でも簡単にタスクリストを更新できるシンプルなアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【シンプルToDoリスト】洗練されたタスク管理アプリ
＜シンプルToDoリストの特徴＞
- タスクを分類できる
- バックアップ機能
タスクをカテゴリで分けられるリストを作成でき、それぞれのリストに色を付けられます。
バックアップ機能が搭載されているため、端末変更でデータを引き継いだり、端末同士でデータを同期したりできます。
＜シンプルToDoリストの機能・使用感＞
- 追加情報を入力できる
- タスクの状態が一目で分かる
タスクに補足説明やステップを加えたい場面では、タスクごとに「メモ」「サブタスク」を追加できます。
完了したタスクは画面下部に移動するので、未完了のタスクを把握したい場面で便利です。
＜シンプルToDoリストの注意点＞
- 期日を設定できない
- 突然データが消えてしまうことがある
タスクを書き並べるシンプルな仕様の一方で、タスクの期日を設けられないため、やり残しが出てくる可能性があります。
ユーザーの口コミでは「他の人も書いていたように、ひとつの項目だけ全部空になりました」という声も挙がっています。（参考：Google Play）
＜シンプルToDoリストの料金体系＞
無料で使えます。
【Google ToDo リスト】効率よくタスク管理できるアプリ
＜Google ToDo リストの特徴＞
- Googleのサービスとの連携
- タスクを並び替えられる
GoogleカレンダーやGmailなど、ほかのGoogleサービスで作成したタスクを一括管理できます。また、それらのサービス上でタスクを入力することも可能です。
アプリ内で作成したタスクは、期限日や優先度の順番に並び替えて表示可能です。
＜Google ToDo リストの機能・使用感＞
- MacやWindowsで使える
- 簡単に印刷できる
MacやWindowsにも対応しているので、デスクトップでToDoリストを管理したい場面で役立ちます。
印刷機能が備わっており、ToDoリストを紙で管理することも可能です。
＜Google ToDo リストの注意点＞
- タスクを一覧表示するのが難しい
- タスクの繰り返し機能がない
サイドバーに表示されるのは、任意のリストに作成したタスクのみです。そのため、リストを横断して全タスクを一覧表示はできません。
Googleサービスと連携ができる一方で、「繰り返し機能がないので、毎月一回あるToDoに関しては、googleカレンダーの繰り返し機能を使用して忘れないようにしてます。ただ、できればToDoの中で繰り返しができると、とてもスッキリします。」という声も挙がっています。（参考：App Store）
＜Google ToDo リスト＞の料金体系
無料で使えます。※Googleアカウントが必要
【Do!】紙と同じような使用感のToDoリストアプリ
＜Do!の特徴＞
- ウィジェット機能
- パスコードロック機能
ウィジェットとは、アプリを起動していない状態でも、ホーム画面上で情報が表示される機能です。Do!ではウィジェットでタスクを把握できるため、アプリを頻繁に開く必要はありません。
Do!にはパスコードロック機能が搭載されているため、重要な情報が絡んだタスクを安全に保存できます。
＜Do!の機能・使用感＞
- 今日のタスクだけを表示できる
- ダブルタップで完了できる
今日のタスクのみの表示もあるので、取り組むべきことを明確に認識できます。
タスクの完了を示すには、ダブルタップで簡単に打ち消し線を引ける点が使いやすいです。
＜Do!の注意点＞
- タスクを共有しづらい
- 定期的なタスクの管理には不向き
タスクを共有できる機能は搭載されていないため、チームでのタスク管理には不向きです。
ユーザーの口コミでは「Today のグループに、毎日の定期タスクを表示してほしい」という声も挙がっています。（参考：Google Play）
＜Do!の料金体系＞
基本は無料で使えます。（広告を削除するには課金が必要）
【GTasks】Googleアカウントと連携できるアプリ
＜GTasksの特徴＞
- Googleアカウントと同期できる
- リマインダーの設定が可能
Googleアカウントと同期して「カレンダーへのタスクの表示」「リマインダーの設定」などが可能です。
表示されたカレンダーからリマインダーを設定することができます。
＜GTasksの機能・使用感＞
- アプリを起動せずにタスク管理ができる
- 個人での利用が想定されている
ホーム画面にウィジェットを追加すると、アプリを開かなくてもタスクを登録・確認できるので、スピーディーな作業に貢献します。
他のユーザーとの共有機能が無く、個人向けのタスク管理ツールとなっています。
＜GTasksの注意点＞
- ITリテラシーが低いと使いこなせない可能性がある
- 無料版での利用に制限がある
Googleアカウントとの同期は便利な一方で、操作が複雑なためITが苦手な人は「使いこなすのが難しい」と感じる場合があります。
ユーザーの口コミでは「少ししかタスクを入れられずに突然pro版の広告が表示され、それ以降タスク登録できなくなります。」という声も挙がっています。（参考：App Store）
＜GTasksの料金体系＞
無料プラン
有料プラン：360円～
【TickTick】タスクに優先度をつけて管理できるアプリ
＜TickTickの特徴＞
- タスクを優先度と紐づけられる
- タスクの習慣化を管理できる
タスクごとに優先度の設定ができます。チェックボックスの色が優先度によって変わるため、何を優先して行うべきなのかわかりやすく管理することができます。
毎日行うToDoを設定することで、それが何日続いているのかを記録することができます。そのため、続きにくいタスクもモチベーションを保って行うことができます。
＜TickTickの機能・使用感＞
- タスクを階層化できる
- マルチデバイスに対応している
タスクを3段階まで階層化して管理することが可能です。そのため、ビジネスにおいて使用する際にも細かいタスクまで抜けもれなく管理できるでしょう。
MacBook、WindowsのPCだけでなく、iPhoneやiPadにも同期して利用することが可能です。そのため、場所や時間を問わずタスクを入力することが可能です。
＜TickTickの注意点＞
- 無料版では機能に制限がある
- 表示の形式を変えると画像が表示できなくなってしまう
無料版でもタスクの入力や階層化、優先度の管理はできますが、カレンダー表示や開始時間、終了時間の設定をするには有料プランに入る必要があります。
ユーザーの口コミでは「ビューを切り替えられるのにカンバンボードで画像を表示できない」という声が挙がっています。（参考：ITreview）
＜TickTickの料金体系＞
無料プラン
プレミアムプラン（シニア会員）：＄3/ユーザー/月（月払い）
無料｜シンプルなToDoリストアプリ6選の比較表
以下は、シンプルなToDoリストアプリ5選の比較表です。
| Stock【一番おすすめ】 | シンプルToDoリスト | Google ToDo リスト | Do! | GTasks | TickTick | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
誰でも簡単に使いこなせるシンプルなToDoリストアプリ |
洗練されたタスク管理アプリ |
効率よくタスク管理できるアプリ |
紙と同じような使用感のToDoリストアプリ |
Googleアカウントと連携できるアプリ |
タスクに優先度をつけて管理できるアプリ |
| マルチデバイス対応 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| タスクの共有機能 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
機能がシンプルなので、AIによるToDoリストの提案機能はない |
期日を設定できない |
タスクを一覧表示するのが難しい |
タスクを共有しづらい |
iOS製品に対応していない |
無料版の機能に大きく制限がある |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・すべての機能を無料で利用できます。 |
・すべての機能を無料で利用できます。 |
・基本は無料で使えます。（広告を削除するには課金が必要） |
無料プランあり
有料プラン：360円～ |
無料プランあり
プレミアムプラン（シニア会員）：＄3/ユーザー/月（月払い） |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「シンプルToDoリスト」の詳細はこちら |
「Google ToDo リスト」の詳細はこちら |
「Do!」の詳細はこちら |
「GTasks」の詳細はこちら |
「TickTick」の詳細はこちら |
以上のように、無料で使えたとしても、必要な機能に過不足があっては、効率よくタスク管理するのは困難です。加えて、ビジネスで利用する場合には、メンバー間と連携できるように「メッセージ機能」や「共有機能」が不可欠なので注意しましょう。
シンプルなToDoリストアプリの3つのメリット
以下では、シンプルなToDoアプリを利用するメリットをご紹介します。シンプルなToDoアプリを選ぶメリットを正しく把握すれば、メンバーも自発的にToDo管理に取り組めるようになり、チームの業務を円滑に進めることができるようになります。
（1）スムーズに導入できる
1つ目のメリットは、シンプルなアプリは導入がスムーズな点です。
簡単に操作できるアプリは使い方を早く覚えられるため、タスク管理のサイクルを確立・継続しやすいと言えます。一方で、多機能なツールは操作が複雑で、ITリテラシーの低いメンバーがいる場合は、社内にスムーズに浸透しません。
とくに、「ToDo管理」のように、全メンバーが実施する業務をITツールで効率化するには、誰でもストレスなく使いこなせるかが最も重要です。そのため、ITリテラシーに関係なく使えるシンプルなツールを、全社で運用するべきなのです。
（2）教育コストがかからない
2つ目のメリットは、シンプルなアプリは誰でも使えるので、教育コストが発生しないことです。
たとえば、「ほかのアプリと連携させる」「業務を階層に分けて細かく管理する」というやり方は、高いITリテラシーが求められます。つまり、非IT企業の従業員では使いこなせず、操作方法を何度もレクチャーする教育コストが伴うのです。
一方、機能に過不足がなく、誰もが使えるシンプルなアプリは利用者を選びません。そのため、ITツールに不慣れなメンバーでも、時間や場所を問わずに効率的なタスク管理が実現するのです。
（3）費用が安い
3つ目のメリットは、シンプルなアプリは費用が安いことです。
高度な機能が豊富に搭載されたアプリは、料金コストが高くなる傾向があります。一方で、シンプルなアプリはタスク管理に特化しているため、価格を抑えられます。
しかし、シンプルであるが故に機能に物足りなさを感じてしまうケースも少なくありません。そこで、必要な機能に過不足なく、かつ無料から使える「Stock」のようなアプリなら、料金や使用感ともに満足できるのです。
ToDoリストアプリに必要な3つの機能
以下では、ToDoアプリに必要な3つの機能をご紹介します。下記の機能があれば、タスクの作成から完了までのプロセスで「業務の確認漏れ」を防げます。
（1）タスク管理機能
1つ目は、やるべきタスクを表示する「タスク管理機能」です。
「ToDo」は一般的に、明確な対応期日がない作業を指します。しかし、ビジネスにおいてやるべき仕事には期日が伴うので、タスク管理機能を用いて締め切りを把握すべきなのです。
タスク管理機能で重視すべき点は「タスクの作りやすさ・完了のしやすさ」です。操作が面倒では、そのうち使われなくなってしまうので、簡単にタスクの作成・完了を管理できるアプリが必須です。
（2）通知（リマインド）機能
2つ目は、タスクの期限を知らせる「通知（リマインド）機能」です。
タスクを設定しても、後回しにしたりアプリを開く頻度が少なかったりすると、重要なタスクを見落としてしまいがちです。しかし、通知機能が搭載されていれば、タスクの期限が来る前に見落としに気づけます。
以上のように、通知機能が備わっているアプリを使って、タスクを確実に処理しましょう。
（3）繰り返しタスク機能
3つ目は、定期的なタスクを設定できる「繰り返し機能」です。
繰り返し機能がないアプリでは、定期的なタスクを手作業で設定しなければならないため、手間がかかります。また、そもそもタスクの設定自体を忘れる恐れもあるのです。
したがって、「繰り返し機能」が搭載されたアプリを導入することで、定期的なタスクも効率的かつ確実に着手できるのです。また、タスクの設定を「毎月第3水曜日」のようにカスタムできる、「Stock」のようなアプリなら、タスク漏れの心配がなくなります。
ToDoリスト作成時の注意点
ここでは、ToDoリストの作成時に注意すべき点を2つご紹介します。以下2点をおさえることで、より効果的なToDoリストを作成することができます。
（1）記載する業務を選別する
ToDoリスト作成時の注意点1つ目は、「記載する業務を選別する」ことです。
発生した業務を何でも1枚のToDoリストに書き込んでいると、リストの数が膨大になってしまいます。リストの数が多すぎるとひと目で重要なToDoが分からなくなり、管理しづらくなってしまいます。
リストの数が膨大になってしまわないよう、ToDoリストに記載する業務はある程度選別しましょう。たとえば、「緊急性の高い業務」と「雑務的な業務」は分けてリストを作成すると、情報が混ざらなくなります。
（2）期限を正しく設定する
ToDoリスト作成時の注意点2つ目は、「期限を正しく設定する」ことです。
業務の期限設定がないと、着手するタイミングを逃して仕事が進まない恐れがあります。逆に、実現性がないのにもかかわらず、期限を厳しく設定してしまうと、作業の質が低下したりほかの業務がおざなりになったりしてしまいます。
以上のように、ToDoリストの期日が適切でない場合、かえって全体の作業効率を低下しかねないため、業務の期限は正しく設定しましょう。本来の予定日より早めかつ、実現性のある期日で設定することで、不測の事態が発生しても対応期限を守れるのです。
ToDoリストアプリでタスク管理を成功させるには
以下では、ToDoリストアプリの導入後にタスク管理を成功させる方法について説明します。アプリを導入したけれど、思うような成果を得られていないという方は必見です。
（1）ToDoアプリをウィジェットに追加する
一つ目は、PCやスマホのウィジェットにToDoアプリを追加することです。
ウィジェットとは、ホーム画面にアプリの情報を表示することができる機能です。そのため、ToDoアプリをウィジェットに追加しておけば、デバイスの起動後、すぐにアプリを開いてリストを確認できるようになります。
一方、アプリをウィジェットに追加していないと、逐一「ブラウザで開く手間」を挟むため、社員がストレスを感じかねません。そこで、外出先や移動中でも、スマホやPCを開けば即リストを確認できるように、ウィジェットにToDoアプリを設定しましょう。
（2）優先順位を可視化する
二つ目は、ToDoリストを作成するときに、優先順位を必ず設定することです。
大半のアプリには、優先度の高いタスクには印や色をつけて目立たせられる機能が備わっています。この機能を使い、タスクの優先順位を可視化することで、タスク量が増えたとしても、「どこから手をつければいいか分からない」という状況を回避できます。
また、優先順位が明確であれば、効率的にタスクを消化することが可能になります。そのため、ToDoアプリを選ぶときには「Stock」のように期限やステータスが一覧で確認でき、スターで緊急性のあるタスクを可視化できるアプリを選択しましょう。
シンプルなToDo管理リストアプリ6選まとめ
ここまで、シンプルなToDoアプリ6選を中心にご紹介しました。
シンプルなToDo管理アプリは「スムーズに社内に浸透する・教育コストがかからない・費用が安い」ため、多機能なアプリに比べて導入しやすいと言えます。
ただし、ToDo管理機能しかないアプリは、タスクに関わる情報管理にほかのツールを併用しなければならず、手間や工数が増えてしまいます。したがって、業務情報と併せてToDoを管理することで、ひとつのアプリでタスク管理を完結させることが重要です。
結論、ToDo管理を効率化するには、非IT企業の誰でも直感的に使えるToDo管理アプリ「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」でToDo・やるべきことを明確にし、効率よく業務を進めましょう。
