仕事を効率よく進める方法の一つに「ToDo」があります。ToDoを作成することで、やるべきことが明らかになり、仕事の優先順位も決めやすくなります。
しかし、「やるべき仕事や予定があっても忘れてしまう」「期限通りにToDoを完了できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ToDoをやり忘れる原因と対策、役立つアプリを中心にご紹介します。
- ToDoのやり忘れが頻発し、業務に支障が出ている
- ToDoをやり忘れる原因と対策を知りたい
- タスクの管理に最適なツールを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、ToDoのやり忘れを防ぐ方法が分かるほか、ToDo管理に役立つアプリも見つかります。
目次
【解決策あり】仕事のToDoをやり忘れる5つの原因
以下では、仕事のToDoをやり忘れる原因について解説します。仕事のやり忘れは、チームの全体進捗に悪影響を及ぼしかねないので、ここで原因を確認しましょう。
（1）ToDoを可視化していない
ToDoをやり忘れる大きな原因は、ToDoを可視化できていないことです。
たとえば、ToDoをやり忘れる場面でよくあるのが、自身の頭のなかだけでタスクを整理しようとするケースです。しかし、実際には、自身の頭のなかだけではToDoの内容や順序を整理するのは難しく、結果として必要なタスクを見落としてしまうのです。
このように、やるべきことが見えない状態では抜け漏れが発生しやすいため、ToDoを可視化して整理しましょう。
（2）ToDoリストを確認していない
やるべきことを可視化するためにToDoリストを作っても、確認しなければやり忘れてしまいます。
ToDoリストを確認しない主な理由として「ToDoリストを持ち歩いていない」「リストを開くのが面倒」などが挙げられます。たとえば、ExcelでToDoリストを作成しても、ファイルを開くのが面倒なのでチェックしなくなるのです。
したがって、やることを忘れないためには、リストを「アクセスしやすい形かつすぐに確認できる場所」で管理して、やるべきことを常に把握できる状態にしましょう。
（3）ToDoリストを行動に移さない
ToDoリストを作成しても、行動に移さなければ意味がありません。
たとえば、ToDoリストを作るときに、やることの優先順位や重要度を決めると、行動に移しやすくなります。ただし、優先度の高いToDoが溜まりすぎるとストレスになるので、本日中・今週中・今月中というように正しく割り振ることが大切です。
また、ToDoリストを作成する段階で、優先順位を明確にすれば「本当に、いまやるべきことなのか」を見極めやすくなります。その結果、必要以上にやるべきことを抱えるリスクも回避できるのです。
（4）ToDoに期日を設けない
ToDoをやり忘れるその他の原因として、ToDoに期日を設けないことも挙げられます。
期日を設ければ、期日の早い順にToDoを完了していくことでやり忘れを防げます。逆に、期日を設けていないと、最優先でやるべきことを「うっかり忘れていた」というミスが発生するのです。
したがって、ToDoを作成するときは「何をやるべきか」だけではなく、「いつまでにやるべきか」も明らかにしましょう。
（5）ToDo管理アプリを導入していない
タスクをやり忘れる原因として、ToDoを管理するアプリを導入していないことが挙げられます。
やるべきことを紙でまとめると手間がかかるうえ、紛失してやり忘れてしまうリスクがあります。また、Excelで管理しようとすると、そもそもファイルを開くのが面倒であり、確認するのが面倒になってしまいます。
つまり、紙やExcelなどではなく、非IT企業の65歳の方でも簡単に操作できる「Stock」のようなアプリを使って、ToDoリストを作成していくのがおすすめです。
仕事のToDoの”やり忘れ”を防ぐのに最適なアプリ
以下では、仕事のToDoの”やり忘れ”を防ぐのに最適なアプリをご紹介します。
タスクのやり忘れを防ぐには、紙やExcelで管理せずにタスク管理アプリを導入しましょう。アプリを使えば、スマホからすぐにタスクを把握できるうえ、通知機能でタスクの期限を知らせてくれるものもあります。
また、仕事のToDoを確認するときは「直感的に使えるか」が重要です。多機能なアプリは様々な用途に使えますが、不要な機能によって使うのが難しくなるので、必要な機能に過不足のないシンプルなアプリを選びましょう。
結論、仕事のToDoの”やり忘れ”を防ぐのに最適なアプリは、非IT企業の65歳以上の方でも使いこなせる「Stock」一択です。
Stockでは「ノート」にチェックリストを作成したり、ノートに紐づけて「タスク」を設定したりするだけなので誰でも簡単に使えます。また、リマインド通知によってやり忘れを防げるうえ、ノートを確認すれば優先順位も一目で分かるので、業務を効率よく進められるのです。
シンプルかつ実用的なタスク管理アプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜タスク・ToDo管理に最適なStock＞
Stockは、上図のようにタスクを期限やタイトルと共に設定でき、タスク一覧から簡単にやるべきことを確認できるのが特徴です。そのため、タスク管理に適しており、やり忘れを防ぐことができるツールとして重宝されています。
仕事のToDoを忘れないための5つの対策
以下では、仕事のToDoを忘れないための5つの対策をご紹介します。やるべきことを忘れる原因を解消するのに欠かせない対策なので必見です。
（1）やることをリストアップする
1つ目の対策は、やることをリストアップすることです。
ToDoを忘れずに実行するには、「やるべきことやその順序が正しく把握できていること」が求められます。やるべきことが曖昧だと、そもそもToDoに漏れがあることにも気付けないのです。
よって、やることをリストアップして自分のタスクを明確にさせるべきです。
（2）すぐに確認できる場所で管理する
2つ目の対策は、すぐに確認できる場所で管理することです。
たとえば、ExcelやWordで作成したToDoリストは、わざわざファイルを開かなければ確認できません。ToDoリストを見るまでに手間がかかると、ToDoリストを開くのが面倒になってしまいます。
したがって、業務中でもすぐに確認できる場所でToDoリストを管理しましょう。
（3）行動を細分化する
3つ目の対策は、行動を細分化することです。
たとえば、「採用ページの作成」というタスクは、手間や時間がかかりそうなので後回しにされがちです。この場合は「募集要項をリストアップする」「採用ページの構成を設計する」「採用者フローを作成する」と各工程にわけて具体的な行動で示しましょう。
つまり、業務を具体的な作業・行動レベルに細分化することで、すぐに実行に移せるToDoになるのです。
（4）ToDoに期日を設ける
4つ目の対策は、ToDoに期日を設けることです。
期日を設ければやるべきことの優先度が明確になります。そのため、タスクの実行漏れがなくなり、「後回しにしていたタスクをやり忘れた」という状況も未然に防げるのです。
以上のように、ToDoの見落としを防ぐには期日の設定が必須です。さらに、通知機能があるアプリでToDoを管理すれば、やり忘れていたタスクを漏れなく完了できます。
（5）アプリを導入する
5つ目の対策は、タスク管理アプリを導入することです。
タスク管理の方法には「紙にメモする」「Excelでチェックリストを作る」などがあります。しかし、紙は書くのが面倒で、Excelはスマホからは確認しづらく、わざわざファイルを開くのが手間です。
したがって、タスク管理の方法として最適なのは、「Stock」のように「簡単にタスクの作成や確認ができるアプリ」だと言えます。
【注意】ToDoを忘れることで発生するリスクとは？
ToDoの存在を忘れて未達のままにしてしまうと、プロジェクト全体に影響を及ぼす危険性があります。
なぜなら、「Aが完了しないとBに着手できない」という関係性のタスクもあるからです。もし「タスクA」の存在を忘れて期日までに完了しなかった場合、「タスクB」の着手も遅れてしまい、結果的にプロジェクト全体の遅延に繋がってしまいます。
以上のように、ToDoの未達は自身の業務進捗を妨げるだけでなく、プロジェクト全体の納期にも悪影響を及ぼしかねないのです。したがって、個々人の心がけはもちろん、チーム全体でタスクのやり忘れを防ぐための仕組みをつくりましょう。
仕事のToDoをやり忘れる原因と対策まとめ
ここまで、仕事のToDoをやり忘れる原因と対策を中心に紹介しました。
仕事のToDoを忘れないために、具体的な行動をリスト化してやるべきことを明確にしましょう。また、ToDoリストは、紙やExcelで管理しても確認漏れが起こりやすいので、期限を設定できる「タスク管理アプリ」が最適です。
ただし、タスク管理アプリを選ぶときは、誰もが使いこなせるシンプルなものを選びましょう。多機能なアプリはできることが多いですが、使わない機能によって直感的に使えないデメリットが発生します。
結論、自社が導入すべきは、非IT企業の方でも即日利用でき、必要な機能に過不足のないタスク管理アプリ「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、ToDoのやり忘れをなくしましょう。
