ToDoリストを作成すると、やるべきことを見える化して優先順位を付けながら整理できます。そのため、仕事の抜け漏れを防げるほか、業務の進め方が明確になり、ビジネスの場面で多く利用されているのです。
一方、「ToDoリストを作っても継続できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ToDoリストが続かない理由や、使い続けられるToDoリストを作成するコツを中心にご紹介します。
- ToDoリストを継続して利用できていない
- ToDoリストの利用が続かない原因と継続のコツを知りたい
- ToDo管理を継続しやすいアプリを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、ToDoリストを継続するコツが分かり、作成して終わりのToDoリストから脱却できます。
目次
ToDoリストが続かない・うまくいかない理由
以下では、ToDoリストが続かない・うまくいかない理由を解説します。ToDoリストがなかなか使い続けられない方は、以下に当てはまっていないかを確認しましょう。
ToDoリストの作成に時間がかかる
1つ目の理由は、ToDoリストの作成に時間がかかることです。
ToDoリストの作成に時間がかかると、作成を後回しにしたり面倒に感じたりして、継続が難しくなります。たとえば、「タスク内容を詳細に記入する」「内容を修正する度に一から書き直す」といった方法ではToDoリストの運用に大きな負担がかかるのです。
結果、ToDoリストの作成・更新作業が放置され、タスク管理の方法としてToDoリストが定着しないのです。
ToDoリストを作っても見ない
2つ目の理由は、ToDoリストを作っても見ないことです。
ToDoリストを作ってもその後の確認を怠れば、タスクの管理方法として定着しづらいです。とくに、ExcelやWordでToDoリストを作成すると、閲覧する度にファイルを一覧から探して開かねばならず、確認作業に手間がかかります。
以上のように、ToDoリストを確認するのに負担がかかるとToDoリストを見る習慣がつかず、継続が困難となります。
【画像あり】継続できる人が実践するToDoリストのコツ
ここでは、ToDoリストを継続できる人が実践するコツを「書き方」と「管理方法」の2つの観点から解説します。ToDoリストが続かない人は、以下を参考に作成方法だけでなく管理方法も工夫しましょう。
（1）ToDoを細分化する
1つ目のコツは、ToDoを細分化することです。
ToDoリストには、やるべきことを細分化して具体的に示しましょう。たとえば、「プロジェクトの企画書を準備する」のように抽象的に記載しても、取るべき行動が分かりづらいため実務には活かせず、使わなくなってしまいます。
したがって、「見積の作成」「Aさんへのヒアリング」「Bさんへ資料提出」のようにToDoを可能な限り細分化してイメージする必要があるのです。
（2）タスク間の関係性を明確にする
2つ目のコツは、細分化したタスク間の関係性を明確にすることです。
タスク間の依存関係や関連性が分かると、優先順位や作業の流れを把握しやすくなります。たとえば、「タスクAをこなさなければ手を付けられないタスクB」といった関係が明確になれば、タスクAにより高い優先順位をつけられるのです。
このように、ToDoを細分化したら、それぞれの関係性を明らかにしたうえで優先順位をつけましょう。
（3）タスク管理アプリを利用する
3つ目のコツは、タスク管理アプリを利用することです。
ToDoリストを作っても、確認や更新が面倒で、利用を継続できないという方も多いです。そこで、タスク管理アプリを使うと、スマホやPCから手軽にToDoリストを作成・確認しつつ、ワンクリックでステータスを更新できるので、負担を軽減します。
さらに、「リマインダー機能」によって一定の時間に通知を受け取れる「Stock」のようなアプリを使えば、リストの確認作業を習慣づけられるのです。
【これで解決】ToDo管理を継続させる方法とは
以下では、ToDo管理を継続させる方法をご紹介します。
ToDoリストが続かない主な原因として「作成に時間がかかること」「作っても確認しないこと」が挙げられます。たとえば、紙だと修正するために一から書き直したり、Excelだとファイルを開いたりする手間がかかり、結果として使わなくなるのです。
そこで、「スマホから手軽にToDoリストを作成・管理できるアプリ」を使えば、ToDoリストを継続的に運用できます。ただし、多機能で操作が複雑なアプリは、ITに詳しくなければ使いこなせず、結果としてリストが放置されてしまいます。
結論、ToDoリストの継続に役立つアプリは、非IT企業の65歳の方でも簡単にToDoを作成・管理できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に業務の情報を残せば、ToDoリストとして管理できるうえ、ノートには「タスク」が紐づいているので担当者や期日を簡単に設定できます。また、タスクは、繰り返し設定やリマインドができるため、対応すべきタスクの抜け漏れが発生しません。
最も簡単にToDoを管理できるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ExcelでToDoリストを作成しない方がいい理由
ExcelでToDoリストを作成してしまうと、以下の不都合が生じてしまいます。
- ToDoの閲覧に手間がかかる
- スマホで操作しづらい
Excelで作成したToDoリストを閲覧するには、その都度ファイルを探し出して開く必要があります。閲覧までの手間が多いと、ToDoの確認が面倒になって次第に使われなくなってしまう可能性があります。
Excelはスマホでも操作することができますが、スマホの小さな画面に適したUIではないため、閲覧・編集がしづらいです。したがって、営業担当の方や現場担当の方など、オフィス外でスマホからToDoを確認したい方には不向きです。
以上のように、ToDoリストをExcelで作成してしまうと、十分に活用されない危険性があるのです。
【脱Excel】アプリを使った継続できるToDoリストの作成手順
ここでは、アプリを使った継続できるToDoリストの作成手順を、3ステップに分けてご紹介します。「Excelによるタスク管理から脱却したいが、アプリを使うイメージが湧かない」という方は必見です。
（1）簡単に使えるアプリを導入する
まずは、簡単に使えるタスク管理アプリを導入しましょう。
アプリであれば、ToDoの記載や内容の修正が簡単にできるので、紙のメモのように記載・修正に手間がかかりません。また、キーワードで目当ての情報を検索することができるので、Excelのようにわざわざファイルを探して開く必要もありません。
ただし、多機能なアプリではITに不慣れな方が使いこなせないので、「誰でも簡単に使いこなせるか」を重視しましょう。たとえば、非IT企業の65歳の方でも簡単に扱える「Stock」のようなツールがおすすめです。
（2）タスクを適度な粒度で洗い出す
タスク管理アプリを導入したら、次にタスクを適度な粒度で洗い出しましょう。
「プロジェクト進捗管理」や「取引先Aとの面談」のように大雑把な内容で記載すると、具体的に何をすればよいのか分かりません。そのため、上図のように細かい粒度に分解し、チェックリストにして管理しておけば、やるべきことが明確になり行動しやすくなります。
したがって、ToDoはできるだけ細かい単位に分解して、具体的な行動として記載するようにしましょう。
（3）タスクに期限を設定する
最後に、作成したタスクに期限を設定します。
忙しいなかでは、いつの間にかやるべきことが頭から抜け落ちてしまうことも少なくありません。したがって、ToDoを忘れないために期限を設定する必要があるのです。
また、期日はギリギリに設定するのではなく、余裕をもって設定することで”直前になって焦って対応する”事態を防げます。ただし、期限や通知の機能は一部のアプリにしか搭載されていないため、タスクを忘れないように期限が通知可能なアプリを選びましょう。
以上のように、タスク管理アプリであれば、Excelよりも簡単かつ確実にタスク管理ができるのです。
継続できるToDoリストを作成するコツまとめ
ここまで、継続できるToDoリストを作成するコツを中心に紹介しました。
継続できるToDoリストを作成するには、ToDoを細分化して、関連性に基づいて優先順位をつけることを心がけましょう。また、「作成したら終わり」の状態を改善するため、リストはすぐに確認できるように管理しなければなりません。
したがって、ToDoリストの継続的な運用には「時間や場所を問わず手軽に使えるアプリ」が不可欠です。なお、アプリを使いこなせなければ、結果としてリストは形骸化していくので「シンプルな操作性か」を重視しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳以上の方でも説明なしで使えるシンプルなタスク管理アプリ「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、継続したToDo管理を成功させましょう。
