社内において、上司や同僚、部下にアンケートなどの協力依頼を目的とした依頼書を書く機会が数多くあります。しかし、依頼書の書き方次第では依頼相手に意図が伝わらず、適切な回答が得られないケースも少なくありません。
また、相手の立場に対して不適切な表現を用いてしまうと、相手の誤解を招く可能性もあるのです。そのため、依頼相手に合わせた、適切な依頼書を書くにはどうするべきかと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内使用を目的とした依頼書の書き方におけるポイントをご紹介します。
- 依頼相手に誤解を与えないように、適切な依頼書を書きたい
- 依頼相手へ正確に意図を伝えて、適切な回答を得たい
- 依頼書が増えると管理が大変になるため、効率的な管理方法があれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、依頼相手から適切な回答を得たり、アクションを起こしてもらえたりする依頼書の書き方がわかります。
目次
依頼書(社内文書)とは
依頼書(社内文書)とは、社内で協力依頼を目的とする文書を意味します。
また、依頼書は全社を対象に用いる場合や上司や同僚、部下の個人宛てに書く場合があります。依頼書には目的に合わせてさまざまな種類がありますが、とくにアンケートの回答や業務協力、書類提出を依頼するときに多く用いられるのです。
依頼内容は業界業種ごとに異なるものの、相手が明確な行動を取れるように、わかりやすく書かなければならない点に注意です。
依頼書を書くときのポイント3選
次に、依頼書を書くときのポイントを3つご紹介します。以下のポイントを押さえれば、依頼相手から適切な回答が得られたり、認識齟齬を防止したりできるので必見です。
(1)目的を明確にする
依頼書を書き始める前に、依頼目的を明確にしましょう。
目的が明確化されると、文章構成が作りやすくなるうえ、過不足のない文章で依頼文を書けるようになります。また、誰から誰に向けた依頼書であるかについても明確にしておく必要があります。依頼主が分からないと依頼相手が困惑あるいは敬遠して返答が得られません。
したがって、依頼書を書く前にあらかじめ目的を明確化させ、依頼されたメンバーがストレスなく対応できるようにしておきましょう。
(2)過度な敬語を避ける
依頼書の文章では「お願い申し上げます」のような過度な敬語は避け、文体は敬体の「です・ます」で統一させましょう。
過度な敬語を用いると、かえって分かりにくい文章になり、依頼相手に的確な意図が伝えられない場合があります。もちろん、依頼相手は依頼主から見てどの立場に相当するのかを考慮したうえで、文章上での敬意の払い方や配慮の仕方を決めますが、敬語の過度な多用は避けるべきです。
また、基本的に依頼書を書く依頼者は「依頼する立場」であるため、依頼相手の立場に問わず、正しい敬語を用いましょう。
(3)簡潔で正確な文書にする
依頼書は簡潔かつ正確な文章で記載しましょう。
依頼相手に分かりやすい文章で書かなければ、依頼相手が文章に誤解してしまい、依頼に適した回答やサポートが得られなくなります。そのため、専門用語のような誤解されやすい言葉を避けて、一文を簡潔に記載しましょう。
主旨が伝わりやすく簡潔な文章にするには、たとえば、最初に結論を述べる方法があります。最初に結論や重要度の高いものを説明すれば、依頼相手がより理解しやすくなるため、適切な回答やサポートが得やすくなります。
以上を踏まえ、依頼相手に誤解を与えないためにも簡潔で正確な文書にすることが重要なのです。
【すぐ使える】依頼書の例文とは
ここでは、すぐに使える依頼書の例文をご紹介します。以下での例文を活用して自社の目的に適した依頼書を作りましょう。
日付
各位
〇〇部 大道宏樹
「〇〇に関する社内アンケートを実施します」
この度、〇〇に関する満足度を調査するために、社内アンケートを実施いたします。
皆様お忙しいなかにはなりますが、添付資料1をご確認いただき、△月×日までに総務部へアンケート書類を提出していただけますようお願いします。
上記のように、適切な敬語を用いて簡潔な文章にし、依頼相手により理解されやすい依頼書を作成しましょう。
【非IT企業向け】情報共有・管理を最も簡単に効率化できるツール
以下では、情報共有・管理を効率化させる方法をご紹介します。
依頼書は全社あるいは、上司や同僚、部下のような個人に向けた文書であり、共有・管理が必須になります。しかし、依頼書が増えるにつれて全社や個人間での共有・管理が難しくなるうえ、過去の依頼書を探すにより手間がかかるのです。
そこで、依頼書が増えても簡単に蓄積・管理・共有できる「情報共有ツール」を活用して依頼書の作成から管理までを一元化しましょう。また、依頼書は全社での共有・管理が想定されるため、誰もが簡単に使えるツールでなければ効率化しません。
結論、依頼書の作成から管理までを効率化させるには、非IT企業の65歳以上のメンバー誰もが即日で使いこなせるほど操作が簡単な「Stock」の利用一択です。
Stockは「ノート」で依頼書の履歴などあらゆる情報を正しく残しつつ、依頼書の目的ごとにフォルダを分けて管理できます。また、蓄積されたフォルダの中から見つけたい依頼書を探すときは、強力な検索機能を利用すればストレスなく見つけられるのです。
非IT企業でも確実かつシンプルに情報共有・管理ができる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
依頼書の書き方や例文まとめ
これまで、依頼書の書き方のポイントや依頼書の例文、依頼書の共有・管理を効率化させる方法を中心にご紹介しました。
依頼書は相手に伝わりやすくするために、目的を明確化し、適切な敬語や簡潔な文章で書く必要があります。また、依頼相手の人数によって、複数人宛てである場合は依頼書で求めた書類管理も難しくなります。
そして、依頼書を社内で共有する際にアナログな手法を用いては「回覧板」の手法を用いなければならないので、進捗も確認できません。そこで、全社で依頼書を共有・管理するには、依頼書を正しく蓄積でき、簡単に操作可能なツールを使うべきなのです。
そこで、依頼書をはじめとしたあらゆる社内情報を簡単に蓄積・共有・管理できる「Stock」が必須です。実際に非IT企業を中心に200,000社以上が、あらゆる情報の蓄積・共有・管理を一元化させて情報共有のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、依頼相手から適切な回答やサポートの得られる依頼書を作成しましょう。
