社内において、上司や同僚、部下にアンケートなどの協力依頼を目的とした依頼書を書く機会が数多くあります。しかし、依頼書の書き方次第では依頼相手に意図が伝わらず、適切な回答が得られないケースも少なくありません。
また、相手の立場に対して不適切な表現を用いてしまうと、相手の誤解を招く可能性もあるのです。そのため、依頼書を作成したいが「どう書けば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内使用を目的とした依頼書の書き方やポイントをご紹介します。
- 依頼書の書き方・書き出しの例文を把握したい
- 従業員へお願いする社内文書の文例を知りたい
- 作成した依頼書へ簡単にアクセスできる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、依頼相手から適切な回答を得たり、アクションを起こしてもらえたりする依頼書の書き方がわかります。
目次
依頼書（社内文書）とは
依頼書（社内文書）とは、社内で何かを依頼する時に作成する書類です。
依頼書は、他部署や全社を対象に用いる場合や、上司や同僚、部下の個人宛てに書く場合があります。依頼書には目的に応じてさまざまな種類がありますが、とくにアンケートの回答や業務協力、書類提出を依頼するときに多く使用されます。
依頼内容は業界業種ごとに異なるものの、相手が明確な行動を取れるように意図を明確にしたうえでわかりやすく書かなければならない点に注意が必要です。
【社内向け】依頼書の書き方
依頼書は、情報伝達に不可欠なフレームワークである「5W1H」を活用しながら以下の書き方で作成しましょう。依頼書の書き方は以下の通りです。
- （1）タイトルを記載する
- （2）依頼内容を明記する
- （3）依頼に至った背景を書く
- （4）結びの言葉を記載する
まずはタイトルを記載します。
次に、依頼内容を記載します。相手に伝わるように「5W1H」を意識し、具体的に記載するのがポイントです。
依頼理由や経緯を記載します。
最後に、結びの言葉を記載して締めくくります。
上記の項目を参考にしながら、抜け漏れのない依頼書を作成しましょう。
社内文書（依頼書）でお願いをするときの例文
社内文書（依頼書）の例文は以下の通りです。コピー＆ペーストすれば、簡単に依頼書を作成できます。
日付
各位
〇〇部 大道宏樹
「〇〇に関する社内アンケートを実施します」
〇〇部では、本年度から「製品〇〇の売上向上プロジェクト」を開始する運びとなりました。そこで、さらなる品質向上のため、「〇〇に関する社内アンケート」を実施いたします。
皆様お忙しいなかにはなりますが、添付資料1をご確認いただき、△月×日までに総務部へアンケート書類を提出していただけますようお願いします。
以上
以上のように、依頼内容や依頼経緯を具体的に記載しましょう。
依頼書の書き方のポイント3選
次に、依頼書の書き方のポイントを3つご紹介します。以下のポイントを押さえれば、依頼相手から適切な回答が得られたり、認識齟齬を防止したりできるので必見です。
（1）目的を明確にする
依頼書を書き始める前に、依頼目的を明確にしましょう。
目的が明確化されると、文章構成が作りやすくなるうえ、過不足のない文章で依頼文を書けるようになります。また、意図や目的が共有できると、依頼を受ける側も納得感をもって依頼を引き受けることができるのです。
したがって、依頼書を書く前にあらかじめ目的を明確化させ、依頼されたメンバーがストレスなく対応できるようにしておきましょう。
（2）過度な敬語を避ける
依頼書の文章では「お願い申し上げます」のような過度な敬語は避け、文体は敬体の「です・ます」で統一させましょう。
過度な敬語を用いると、かえって分かりにくい文章になり、依頼相手に的確な意図が伝えられない場合があります。もちろん、依頼相手は依頼主から見てどの立場に相当するのかを考慮したうえで、文章上での敬意の払い方や配慮の仕方を決めますが、過剰な敬語は避けるべきです。
また、基本的に依頼書を書く依頼者は「依頼する立場」であるため、依頼相手の立場に問わず、敬体を使いましょう。
（3）書き出しに挨拶やねぎらいの文を入れない
社内向けの依頼書の場合、時候の挨拶やねぎらいの文などは不要です。そのため、すぐに本題に入りましょう。
ただし、依頼相手に分かりやすい文章で書かなければ、依頼相手が文章に誤解してしまい、依頼に適した回答やサポートが得られなくなります。したがって、依頼内容は誤解されないように簡潔に、かつ具体的に書きましょう。
たとえば、依頼書を書き始めるときは「この度、〇〇に関する満足度を調査するために、社内アンケートを実施いたします。」というように、結論から書き始めると伝わりやすい文章になります。
このように、依頼相手に誤解を与えないためにも簡潔で正確な文書にすることが重要なのです。
【無料】依頼書のテンプレート2選
以下では、無料で使える依頼書のテンプレート2選をご紹介します。手間をかけずに依頼書を作成したい方は必見です。
基本的な依頼書のテンプレート
こちらは［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する「基本的な依頼書のテンプレート」です。
基本的な文章が既に記載されているため、自社に合わせた文章に修正するだけで簡単に依頼書を作成できます。また、フォントやレイアウトのカスタマイズも可能なため、状況に合わせて適切な文書を作れます。
完了報告ができる作業依頼書のフォーマット
こちらは登録不要のテンプレートが提供する「完了報告ができる作業依頼書のフォーマット」です。
作業依頼に関する情報だけでなく、作業の完了報告まで記載できるので、業務の完了報告を簡単にしたい場合に便利です。また、社内だけでなく社外用としても利用できます。
【必見】依頼書の共有・管理が簡単にできるツール
以下では、依頼書の作成・確認をすばやくできるツールをご紹介します。
依頼書は全社あるいは、上司や同僚、部下のような個人に向けた文書であり、共有・管理が必須です。しかし、メールやチャットツールを使うと、都度送る手間がかかったり、埋もれやすくなったりします。
そこで、依頼書を簡単に蓄積・管理・共有できる「情報共有ツール」を活用して依頼書の管理を一元化しましょう。ただし、依頼書は全社での管理が想定されるため「誰もが簡単に使えるシンプルなツール」でなければ効率化しません。
したがって、依頼書の共有・管理を効率化させるには、依頼書をはじめとするあらゆる社内文書をまとめておけるうえ、直感的な操作で誰でも簡単に使いこなせるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはドラッグ＆ドロップで作成した依頼書のファイルを添付可能できるうえ、テキストや画像で付随する情報の共有も簡単です。また、ノートに紐づいた「メッセージ」で、依頼書に関するやりとりもスムーズにできます。
依頼書の共有から管理まで誰でも簡単にできるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで依頼書を管理するイメージ
以下は、Stockを使って社内向け依頼書を共有・管理するイメージです。Stockでは、テキストや表を使いながら依頼書を見やすくまとめられるうえ、「フォルダ」で依頼書の整理も簡単です。
このように、「Stock」は分かりやすい依頼書を簡単に作成できるため、依頼書を含めたあらゆる社内文書の運用におすすめです。
依頼書の書き方や例文まとめ
これまで、依頼書の書き方のポイントや依頼書の例文、依頼書の共有・管理を効率化させる方法を中心にご紹介しました。
依頼書を作成するときには、相手に伝わりやすくするため、目的を明確化したうえで適切な敬語や簡潔な文章で書く必要があります。ただし、とくに大企業においては依頼書の宛先が複数人になったり文書の数が増えたりして管理が煩雑になるという問題があります。
また、紙ベースの依頼書を社内で共有するには「回覧板」の手法を用いなければならないので、進捗も確認できません。そこで、全社で依頼書を共有・管理するには「社内の依頼書を簡単に共有・管理できるツール」を使うべきなのです。
そこで、自社の依頼書管理には依頼書をはじめとしたあらゆる社内文書を簡単に作成・蓄積・確認できる『Stock』一択です。
ぜひ「Stock」を導入し、依頼相手から適切な回答やサポートの得られる依頼書を作成しましょう。
