社内において、上司や同僚、部下にアンケートなどの協力依頼を目的とした依頼書を書く機会が数多くあります。しかし、依頼書の書き方次第では依頼相手に意図が伝わらず、適切な回答が得られないケースも少なくありません。
また、相手の立場に対して不適切な表現を用いてしまうと、相手の誤解を招く可能性もあるのです。そのため、依頼相手に合わせた、適切な依頼書を書くにはどうするべきかと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内使用を目的とした依頼書の書き方におけるポイントをご紹介します。
- 社内向けの依頼書の書き方が分からない
- 他部署への依頼書の例文を参考にしたい
- 従業員へのお願いや依頼書の書き出しの文例が知りたい
という方はこの記事を参考にすると、依頼相手から適切な回答を得たり、アクションを起こしてもらえたりする依頼書の書き方がわかります。
目次
依頼書（社内文書）とは
依頼書（社内文書）とは、社内で何かを依頼する時に作成する書類です。
依頼書は、他部署や全社を対象に用いる場合や、上司や同僚、部下の個人宛てに書く場合があります。依頼書には目的に応じてさまざまな種類がありますが、とくにアンケートの回答や業務協力、書類提出を依頼するときに多く使用されます。
依頼内容は業界業種ごとに異なるものの、相手が明確な行動を取れるように意図を明確にしたうえでわかりやすく書かなければならない点に注意が必要です。
依頼書に書くべき項目
依頼書の項目には、情報伝達に不可欠なフレームワークである「5W1H」を活用しましょう。具体的には、「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（誰が）」「What（何を）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」という6つの要素を指します。
「5W1H」に基づいた依頼書に書くべき項目は以下の通りです。
- （1）依頼日
- （2）宛名
- （3）発信者
- （4）表題
- （5）主文
依頼書を作成した日ではなく、依頼書を発信する日を記載します。
所属部署、役職、氏名、敬称の順で、誰に宛てたのかを記載します。
所属部署、役職、氏名の順で、依頼を申し込む側の情報を記載します。
文書のタイトルを記載します。文書の趣旨が一目で分かるよう、完結にまとめましょう。
基本項目のあとに、用件・本題を伝える主文を記載します。「依頼の意図」「実施方法」「場所」などを、箇条書きで簡潔にまとめましょう。
上記の項目を参考にしながら、必要となる項目を洗い出して、抜け漏れのない依頼書を作成しましょう。
依頼書を書くときのポイント3選
次に、依頼書を書くときのポイントを3つご紹介します。以下のポイントを押さえれば、依頼相手から適切な回答が得られたり、認識齟齬を防止したりできるので必見です。
（1）目的を明確にする
依頼書を書き始める前に、依頼目的を明確にしましょう。
目的が明確化されると、文章構成が作りやすくなるうえ、過不足のない文章で依頼文を書けるようになります。また、意図や目的が共有できると、依頼を受ける側も納得感をもって依頼を引き受けることができるのです。
したがって、依頼書を書く前にあらかじめ目的を明確化させ、依頼されたメンバーがストレスなく対応できるようにしておきましょう。
（2）過度な敬語を避ける
依頼書の文章では「お願い申し上げます」のような過度な敬語は避け、文体は敬体の「です・ます」で統一させましょう。
過度な敬語を用いると、かえって分かりにくい文章になり、依頼相手に的確な意図が伝えられない場合があります。もちろん、依頼相手は依頼主から見てどの立場に相当するのかを考慮したうえで、文章上での敬意の払い方や配慮の仕方を決めますが、過剰な敬語は避けるべきです。
また、基本的に依頼書を書く依頼者は「依頼する立場」であるため、依頼相手の立場に問わず、敬体を使いましょう。
（3）簡潔で分かりやすい文章にする
依頼書は簡潔かつ分かりやすい文章で記載しましょう。
依頼相手に分かりやすい文章で書かなければ、依頼相手が文章に誤解してしまい、依頼に適した回答やサポートが得られなくなります。そのため、依頼内容は誤解されないように簡潔に、かつ具体的に書きましょう。
たとえば、主文では、結論から書き始めることで伝わりやすい文章になります。したがって、社内向けの依頼書の場合には、時候の挨拶やねぎらいの文などは不要です。
以上を踏まえ、依頼相手に誤解を与えないためにも簡潔で正確な文書にすることが重要なのです。
【大企業向け】情報共有・管理を最も簡単に効率化できるツール
以下では、情報共有・管理を効率化させる方法をご紹介します。
依頼書は全社あるいは、上司や同僚、部下のような個人に向けた文書であり、共有・管理が必須です。しかし、大企業では依頼書を作成する機会が多く、毎回一から依頼書を作成していては手間がかかるうえ、全社ですばやく共有することが難しくなります。
そこで、依頼書が増えても簡単に蓄積・管理・共有できる「情報共有ツール」を活用して依頼書の作成から管理までを一元化しましょう。また、依頼書は全社での共有・管理が想定されるため、誰もが簡単に使えるツールでなければ効率化しません。
結論、依頼書の作成から管理までを効率化させるには、あらゆる社内文書をナレッジ化して最も簡単に管理できるツール「ナレカン」の利用一択です。
ナレカンは「記事」で依頼書をはじめとする社内文書を正しく残しつつ、文書の種類ごとにフォルダを分けて管理できます。また、蓄積されたフォルダの中から見つけたい依頼書を探すときは、強力な検索機能を利用すればストレスなく見つけられるのです。
非IT企業でも確実かつシンプルに情報共有・管理ができる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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【社内向け】ナレカンですぐ使える依頼書の例文
ここでは、ナレカンですぐに使える依頼書の例文をご紹介します。以下での例文を活用して依頼書を作成しましょう。
日付
各位
〇〇部 大道宏樹
「〇〇に関する社内アンケートを実施します」
この度、〇〇に関する満足度を調査するために、社内アンケートを実施いたします。
皆様お忙しいなかにはなりますが、添付資料1をご確認いただき、△月×日までに総務部へアンケート書類を提出していただけますようお願いします。
また、ナレカンで実際に社内アンケートの社内向け依頼書を共有すると、以下のようになります。部署ごとにフォルダ分けがされており、依頼者や発信日についても項目として記載する必要がなく、手間が省けます。
このように、「ナレカン」では、分かりやすい依頼書を簡単に作成して瞬時に公開できるため、社内文書の運用におすすめです。
依頼書の書き方や例文まとめ
これまで、依頼書の書き方のポイントや依頼書の例文、依頼書の共有・管理を効率化させる方法を中心にご紹介しました。
依頼書を作成するときには、相手に伝わりやすくするため、目的を明確化したうえで適切な敬語や簡潔な文章で書く必要があります。ただし、とくに大企業においては依頼書の宛先が複数人になったり文書の数が増えたりして管理が煩雑になるという問題があります。
また、紙ベースの依頼書を社内で共有するには「回覧板」の手法を用いなければならないので、進捗も確認できません。そこで、全社で依頼書を共有・管理するには、膨大な量の社内文書を正しく蓄積でき、簡単に呼び出せるツールを使うべきなのです。
そこで、依頼書をはじめとしたあらゆる社内情報を簡単に蓄積・共有・管理できる「ナレカン」が必須です。ナレカンでは、自社独自の「テンプレート」を登録してワンクリックで呼び出せるので、社内文書の運用に適しています。
ぜひ「ナレカン」を導入し、依頼相手から適切な回答やサポートの得られる依頼書を作成しましょう。
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