ワードやエクセルなどの「ファイル」で情報管理している場合、社内で共有するにはファイルそのものや、ファイルのリンクをやり取りしなければなりません。
ファイルやリンクのやり取りには情報漏えいの危険性がありますが「実際にどのような場面にリスクが潜んでいるか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ファイルやリンクの管理・共有で抱えるリスクと解決方法を中心に紹介します。
- ファイルの共有リンクがチャットやメモ帳に散乱しているチームリーダー
- ファイル名の変更による「リンク切れ」のメンテナンスに追われている担当者
- 共有リンクの権限設定ミスが多く、何度も対応を迫られている情シス担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、ファイルやリンクのやり取りに潜むリスクとその解消に役立つツールが分かり、情報を安全に共有するのに役立ちます。
目次
ファイルのリンク管理で起きる失敗例
クラウドストレージの普及で「共有リンク」を使う企業が増えた一方、このリンク管理には多くの現場が陥る失敗パターンが存在します。ここでは、ファイルのリンク管理でよくある2つの失敗例を紹介します。
チャットで送られたURLが流れて消える
1つ目は、チャットで送られたURLが流れて消えることです。
チャットツールでのリンク共有は便利ですが、日々の別のやり取りによって流れてしまいます。送られた直後は確認できても、数日後にはURLが見当たらなくなり、過去の履歴を何度もスクロールして探し回る羽目になるのです。
また、単に「探すのに時間がかかる」だけでなく、「最新版のファイルがどれかわからなくなり、古いデータをもとに作業してしまう」という二次災害を引き起こす原因にもなっています。チャットツールへのリンク貼り付けは一瞬でできますが、最終的には、過去の資料をすぐ探せず、URLを見つけ出すのに時間がかかってしまうのです。
高機能ツールで作ったリンク集を誰も見ない
2つ目は、高機能ツールで作ったリンクを誰も見ないことです。
NotionやExcelを使い、「大カテゴリ ＞ 中カテゴリ ＞ 小カテゴリ」と階層の深いリンク集を作ると、管理者だけで満足しがちになります。一見きれいに整理されていても構造が複雑すぎるため、どこに何があるか分からず、現場が業務で使いこなせないためです。
また、現場のメンバーは目的のURLにたどり着くまでに何回もクリックして階層を潜る必要に迫られ、面倒になってリンク集が開かれなくなります。このように、複雑なリンク集を作ると、現場に全く浸透せず、情報の蓄積そのものが途絶える原因になります。
共有時のミスが引き起こすトラブル
リンク管理は手軽な反面、設定や運用のミスが実務に悪影響を及ぼします。以下では、共有時のミスが引き起こすトラブルを3つ紹介します。
権限エラーで「ページが開けない」と何度も呼ばれる
1つ目は、権限エラーが出てメンバーに「ページが開けない」と呼ばれることです。
送られてきたリンクをクリックしたのに、アクセス権限がなくて開けないということはよくあります。共有側が「リンクを知っている全員」や「社内全員」への権限付与を忘れる度に閲覧リクエストのやり取りが発生します。
このやり取りが頻発すると、部下からの質問対応で自分の手が止まり、本来の業務やチーム全体の進捗が遅れるおそれがあるのです。
ファイル名変更によるリンク切れ
2つ目は、ファイル名変更によりリンクが切れることです。
クラウド上のファイルを整理しようとして、親フォルダの名前を変えたり、ファイル名に日付を付け加えたりした瞬間、それまで共有していたURLが全てリンク切れとなり機能しなくなります。
このように、手動で作成したNotionやExcelのリンク集などは、ファイル名の変更に追従できず、使い物にならなくなってしまうのです。
宛先を間違えて関係ない社外へ送ってしまう
3つ目は、宛先を間違えて関係ない社外へ送ってしまうことです。
パスワード付きZIPファイルの添付であれば、万が一宛先を間違えても中身を見られることはありません。しかし、クラウドの共有リンクは「URLをクリックした瞬間に誰でも即座にファイルが開く」ため、安全対策が働きにくくなります。
このように、利便性を優先して「リンクを知っている全員が閲覧可能」という権限設定にしたURLを誤送信した場合、クリックひとつで自社の重大な情報がそのまま見られてしまうという情報漏えいリスクに直結するのです。
リンクの自力管理に限界が来る理由
以下では、リンクの自力管理に限界が来る理由を2つ紹介します。ルールを徹底すれば、手動のリンク管理でも問題ないと考えているチームリーダーは必見です。
管理の属人化
1つ目は、管理の属人化です。
手動でのリンク集やExcel管理表が機能している組織は、大抵の場合、チームに1人はいる「ものすごくマメな人」のボランティア精神と善意に依存しています。
そのため、その人の異動や退職によって更新ルールは形骸化し、誰もメンテナンスの仕方が分からない管理表だけが残されるのです。
ファイルが必要な理由が抜け落ちる
2つ目は、ファイルが必要な理由が抜け落ちることです。
ExcelにURLとファイル名だけが綺麗に並んでいても、後から見返したときに「なぜこのファイルが必要だったのか」「当時の会議でどのような修正指示があってこのバージョンになったのか」という経緯が分かりません。
このように、バラバラな情報をまとめる目的は、単にリンクを並べることではなく、そのときのやり取りとファイルをセットで保管し、後から誰が見ても背景を理解できるようにすることなのです。
バラバラな情報を一箇所にまとめる方法
以下では、バラバラな情報を一箇所にまとめる方法を3つ紹介します。以下の内容を実践し、必要な情報に即座にアクセスできる環境を構築しましょう。
深いフォルダ階層を作るのをやめる
1つ目は、深いフォルダ階層を作るのをやめることです。
情報を見つけやすくするには、ひとつの案件に関する情報は1画面に集約させる必要があります。何度もフォルダを開け閉めする構造は情報の迷子を生みやすいため、ひとつのページを上から下へスクロールするだけで全体が見渡せる構成が理想です。
たとえば、ページの最上部には現在のステータスや決定事項、中央には議事録、最下部には関連するクラウドの共有リンクや参考サイトのURLを並べておきます。
このように構成すると、メンバーはそのページを開きさえすれば、上から下へスクロールするだけで必要なリンクも背景もすべて視界に入ります。そのため、何度もフォルダを開いて資料を探す時間や手間が削減されるのです。
ファイルと当時のやり取りをセットにする
2つ目は、ファイルと当時のやり取りをセットにすることです。
リンクやファイルを単体で孤立させず、必ずそのURLの横や同じページ内に、そのファイルが作られた背景をテキストで書き残すというルールを設けましょう。
情報と経緯がセットでストックされていれば、後からプロジェクトに参画したメンバーや前任者から引き継いだ担当者でも、そのページを見るだけで状況を把握できるようになるのです。
複雑なツールを排除する
3つ目は、複雑なツールを排除することです。
メンバーによってITリテラシーにばらつきがある場合、高機能すぎるツールは一部の社員しか使いこなせず、結局情報が共有されなくなります。そのため、マニュアルなしで1秒で使えるシンプルさを持ったツールを導入するべきなのです。
たとえば、「ナレカン」のようなツールだと、誰でも簡単に情報を蓄積・共有できるほか、高精度な検索機能により、情報の埋没を防げます。このように、誰もが迷わず使えるツールを選ぶことが、現場に負担をかけず情報を一箇所にまとめるために必要なのです。
ファイルやリンクの紛失と誤送信を防ぐ方法
以下では、ファイルやリンクの紛失と誤送信を防ぐ方法を紹介します。
「特定の担当者に聞かないとファイルの場所が分からない」という属人化が課題となっているケースは少なくありません。この状態を放置すると、担当者の異動や退職のたびに貴重な資料やURLが組織から失われ、残されたメンバーや新人はその都度確認作業に追われてしまいます。
情報を残そうとしてファイルサーバーに資料を置いたり、チャットで共有したりしても、資料の中身を確認するために毎回ファイルを開く必要があったり、大事な情報がチャットのやり取りの中に埋もれたりしてしまいがちです。
そこで重要なのが、日常の業務フローの中で自然に情報を集約でき、必要なときにAIや検索機能によって即座に引き出せるツールを導入することです。ツールを使えば、誤送信や紛失を防ぎながら、組織全体での判断や対応のスピードを劇的に高められます。
こうした条件に最も当てはまるのが、非IT企業でも自然とナレッジが蓄積・活用されるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンは、メールの自動転送やチャットツール上のメッセージのワンクリック保存により、重要な連絡事項を簡単に保存できます。
ナレッジが自然と一元化されるツール「ナレカン」
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ファイルのリンクの管理・共有リスクまとめ
ここまで、ファイルのリンク管理で起きる失敗例や共有時のミスによるトラブル、バラバラな情報を一箇所にまとめる方法を中心に紹介しました。
ファイルのリンクをチャットツールで共有してもURLが流れるおそれがあり、高機能ツールでリンク集を作っても誰も見なくなります。また、共有時に権限付与のミスやファイル名変更に伴うリンク集の更新忘れが発生したり、宛先を間違えたりすると、業務の停滞や情報漏えいにつながるおそれもあるのです。
バラバラな情報を一箇所にまとめるには、深いフォルダ階層を作るのをやめたり、ファイルと背景をセットで記したり、複雑なツールを排除したりすることが重要です。
結論、ファイルやリンクの管理・共有で抱える不安を解消するためには、シンプルな操作性でアクセス権を細かく設定でき、人数の多い大規模企業でも安心して使える「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内の情報を集約・管理しましょう。
