社内の文書を適切に保管しなければ、重要な資料が埋もれてしまったり、古い情報が混ざってしまったりするリスクが高まります。そこで、文書管理台帳に記録を残せば、社内で保管する書類を一覧化できるので整理しやすくなります。
しかし、なかには「文書管理台帳を作りたいが、記載すべき項目が分からない」と悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、文書管理台帳のテンプレート3選や文書管理の形骸化を防ぐ運用法を中心にご紹介します。
- 社内の文書をExcelで管理しており、テンプレートを探している管理部門担当者
- 文書管理台帳を整理したいが、運用ルールが曖昧で困っている担当者
- 部署ごとに文書管理方法がバラバラで、全社で統一したルールを整備したい管理職
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、社内文書を整理して管理・共有する方法が分かります。
目次
文書管理台帳とは
文書管理台帳とは、社内文書の「文書名や作成・更新日、保存場所や保管期間」を記載した一覧表を指します。
台帳で文書を一元管理することで、「目的の文書の保管場所が分かりやすい」「期限を守って保存できる」メリットがあります。
とくに、保存すべき期間が法律で決まっている法定保存文書は適切な管理と慎重な取り扱いが求められるため、文書管理台帳で確実に管理することが重要です。
【Excel】今日から使える文書管理台帳のテンプレート3選
以下では、文書管理台帳のExcelテンプレートを3つご紹介します。ダウンロードですぐに使用できます。
文書管理台帳のテンプレート
こちらは、文書に関する記載項目が充実しているExcelテンプレートです。
ファイル名や保管場所だけでなく、作成部署や公開レベル（編集・閲覧の可否）まで記載可能です。また、各項目には絞り込み検索機能も備わっており、[▼]をクリックすると検索条件を設定できます。
改版日が5枠あるテンプレート
こちらは、文書の改版日が5枠設けられているExcelテンプレートです。
文書管理において、改版日の記録は「最新の情報と古い情報を混同しない」点で重要です。このテンプレートは改版日も一覧で残せるので、該当の文書を開いて確認せずとも、文書管理台帳上で最新の改版日が分かります。
保存期間が分かりやすい縦型のテンプレート
こちらは、保存期間が分かりやすい縦型のExcelテンプレートです。
保存期間や具体的な廃棄年月日を記載する項目が含まれており、該当の文書をいつまで保管すべきかがひと目で分かる仕様になっています。そのため、このテンプレートを使用して文書管理を実施すると、不要な文書を残し続ける事態を防げるのです。
文書管理台帳に記載すべき項目
文書管理台帳には以下の5つの項目を記載しましょう。
- 作成日
- 文書の種類・タイトル
- 作成部署
- 保存期間
- 備考欄
文書管理台帳を作成するときは、いつ・だれがどのように書いた文書か一目で確認できるように項目を定める必要があります。項目数は任意であるため、他にも文書の概要、閲覧権限、保存場所などが項目としてあると、すべての情報を確認できる文書管理台帳が作成できます。
正しく文書管理するための5つの方法
以下では、正しく文書管理するための方法を5つご紹介します。
(1)文書に管理番号を付ける
1つ目の方法は、文書に管理番号を付けることです。
文書に番号を付けると情報が番号に紐づくので、検索性が上がり、文書を探す時間を短縮できます。ただし、表記の違いによる混乱を防ぐために採番基準を統一するようにしましょう。
たとえば、文書を作成した順番に通し番号を1から「00001、00002、00003…」とつけます。さらに部門ごとにアルファベットを付けて分類すると文書は「A00001、B00001、C00001…」と整理されるため、一目で文章の所在を確認できるのです。
(2)マニュアルを作成する
2つ目の方法は、文書管理の簡単なマニュアルを作ることです。
書類の保存ルールをマニュアル化すれば、誰でも同じ手順で作業できるため、ファイル名や保存場所のばらつきを防げます。たとえば、「新しいマニュアルを作ったら台帳に日付を追記する」といったルールを明文化すれば、新入社員でも迷わずに対応できるのです。
その結果、周りの社員が作業をいちいち教える手間もなくなり、自分の業務に集中できるようになります。このように、正しく文書管理をするためには、誰が見ても同じように管理できる手順を用意しておくべきなのです。
(3)関係者へ適切に共有する
3つ目の方法は、関係者へ適切に共有することです。
社内文書を共有して管理せず個人で保持していると、退職や異動が発生したときに社内に文書が残らないリスクがあります。そのため、基本的に文書は全員がアクセスできる状態で管理しましょう。
ただし、社内文書のなかでも、顧客の情報や機密情報が含まれる重要な文書は、情報漏えい防止のため必要なメンバーのみに共有する必要があります。たとえば、重要書類の保管場所を限定したり、閲覧・編集権限を細かく設定したりすることが重要です。
(4)適切に情報を更新する
4つ目の方法は、適切に情報を更新することです。
業務フローや社内の状況は日々変化しているため、マニュアルや社内規定などのルールを定めた文書は、企業の現状に合わせた定期的な見直しが欠かせません。また、改定を実施した場合は改定の日付や変更内容を正しく残す必要があります。
そこで、文書管理台帳を活用して社内文書を管理すると、文書の最終更新日や更新内容が一覧化されるので、どの文書を更新すべきか一目で分かります。
(5)保存期間に合わせて書類を整理する
5つ目の方法は、保存期間に合わせて書類を整理することです。
文書によっては国税庁標準文書保存期間基準で保存期間が定められており、保存期間が満了になる前に廃棄すると税務調査で指摘が入ったり、控除の対象外になったりするリスクがあります。そのため、文書管理において保存期間の遵守は必須です。
そこで、「Stock」のようなITツールで文書を管理すると、文書の保管場所や保存期間をまとめて確認できるため、誤って書類を破棄するリスクを減らせます。
Excelで文書管理台帳を運用することの限界
以下では、Excelで文書管理台帳を運用することの限界を解説します。文書管理でよく使われるExcelですが、運用するうえで不便な点がいくつもあります。
必要なファイルが埋もれて見つけづらい
1つ目は、必要なファイルが埋もれて見つけづらい点です。
Excelで文書を管理していると、過去のファイルが埋もれてしまいやすく、必要なファイルを探すのに時間がかかってしまい、本来の業務時間が圧迫されてしまいます。
とくに、社内文書は定期的な更新が必要であるにもかかわらず、過去のファイルはどんどん埋もれてしまい見落とされ、情報が古いまま放置されるリスクもあるのです。
共有がスムーズにできない
2つ目は、共有がスムーズにできない点です。
Excelで記入・更新した情報を共有したい場合、メールやチャットツールで記入・更新した旨をわざわざ連絡する必要があります。
さらに、メールやチャットツールは情報が埋もれやすいため、連絡事項も見落とされると、共有から相手に伝達するまでにタイムラグが生じ、認識のズレにつながる恐れがあるのです。
バージョン管理ができない
3つ目は、バージョン管理ができない点です。
日々変化する業務内容に対応して、社内のマニュアルや社内規定を定期的に更新する必要がありますが、Excelでは更新履歴が残らないため、「いつだれがどのように更新したか」が分からず、正確に文書のバージョンを管理できません。
その結果、最新の情報と古い情報が混在し、古い情報を最新と勘違いして業務を進めてしまうと、大きなミスにつながる恐れがあります。
【必見】Excelの文書管理台帳から解放されるおすすめのツールとは
以下では、簡単に社内文書を管理できるおすすめのツールをご紹介します。
社内の文書をExcelで管理すると、「他のファイルに埋もれやすい」「必要な情報にすぐにアクセスできない」といった課題が発生しやすくなります。とくに、文書管理台帳は「必要な社内の文書にすぐにアクセスできること」を目的としているのに、他のファイルに埋もれて探すのに時間がかかるようでは意味がありません。
そこで重要なのが、「誰でもすぐに必要な情報にアクセスできるツール」を導入することです。しかし、操作が複雑なツールでは、全員が使いこなせず、かえって負担になる恐れがあります。
文書管理台帳の情報をITツールの表機能を用いてまとめれば、ファイル管理の煩雑さがなくなります。また、ITツールを導入するなら、社内文書の情報を即座に取り出せるように、「検索性に優れているか」も重視しましょう。
そのため、社内文書を簡単に管理するには、「ITに不慣れな方でも簡単に使えること」が欠かせません。
そこでおすすめなのが、社内の文書を検索しやすい形で簡単に管理でき、すぐに見つけられるツール「Stock」です。Stockでは、フォルダごとに社内文書を蓄積できるため、他のファイルに埋もれて必要な文書が見つからないといった事態を防ぎます。また、検索機能ですぐに必要な文書にたどり着けるため、業務全体のスムーズな進行にも貢献します。
ITに詳しくない現場でも迷わず使える情報共有ツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選まとめ
これまで、文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選や、形骸化を防ぐ運用法を中心にご紹介しました。
文書管理台帳は、社内の書類がどこにあるかを一目で分かるようにし、大切な資料を紛失や期限切れのリスクから守るために欠かせないものです。また、「書類を探しやすくする」「適切な期間保存する」ためにも作成する必要があります。
ただし、Excelで文書管理台帳を管理すると、ほかのファイルに埋もれてしまい、必要な文書の保管場所が分からず、業務が進まなくなってしまいます。そこで、Excelの代わりに、検索機能の備わったITツールで書類を管理すれば、短時間で目的の文書を見つけられます。
したがって、文書管理には、ITに詳しくない現場でも迷わず使えて、高精度な検索機能で必要な情報がすぐに見つかる情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、文書管理の悩みを解消しましょう。
