社内の文書を適切に保管しなければ、重要な資料が埋もれてしまったり、古い資料と読み違えてしまったりするリスクが高まります。そこで、文書管理台帳に記録を残せば、社内で保管する書類を一覧化できるので整理しやすくなります。
しかし、なかには「文書管理台帳を作りたいが、記載すべき項目が分からない」と悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選やおすすめのツールを中心にご紹介します。
- 現状の煩雑な書類管理の体制を変えたい
- 自社に合った文書管理台帳のテンプレートを探している
- 社内の書類を簡単に管理できる方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、文書管理台帳を簡単に作成・管理する方法が分かります。
目次
文書管理台帳とは
文書管理台帳とは、社内文書の「文書名や作成・更新日、保存場所や保管期間」を一覧化した台帳を指します。
台帳で文書を管理することで、「目的の文書の保管場所が分かりやすい」「期限を守って保存できる」メリットがあります。とくに、法定保存年限が決まっている書類は、決められた期間で保存および破棄する必要があり、慎重な取り扱いが求められるのです。
そこで、文書管理台帳で文書の情報を一元管理すれば、書類の整理がしやすくなります。
【Excel】文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選
ここでは、文書管理台帳の作成に役立つExcelテンプレートを3つご紹介します。短い時間で効率的に文書管理台帳をつくりたい方は必見です。
記載項目が充実しているテンプレート
こちらは、文書に関する記載項目が充実しているExcelテンプレートです。
ファイル名や保管場所だけでなく、作成部署や公開レベル（編集・閲覧の可否）まで記載可能です。また、各項目には絞り込み検索機能も備わっており、[▼]をクリックすると検索条件を設定できます。
改版日が5枠あるテンプレート
こちらは、文書の改版日が5枠設けられているExcelテンプレートです。
文書管理において、改版日の記録は「最新の情報と古い情報を混同しない」点で重要です。このテンプレートは改版日も一覧で残せるので、該当の文書を開いて確認せずとも、文書管理台帳上で最新の改版日が分かります。
保存期間が分かりやすい縦型のテンプレート
こちらは、保存期間が分かりやすい縦型のExcelテンプレートです。
保存期間や具体的な廃棄年月日を記載する項目が含まれており、該当の文書をいつまで保管すべきかがひと目で分かる仕様になっています。そのため、このテンプレートを使用して文書管理を実施すると、不要な文書を残し続ける事態を防げるのです。
文書管理を上手に行う4つの方法
社内の文書を正しく保管するには、管理上で気を付けるべき点がいくつかあります。そこで以下では、文書管理のポイントを4つ紹介します。
(1)マニュアルを作成する
文書管理における1つ目のポイントは、マニュアルの作成です。
文書管理に関わるマニュアルを作成して、適切に見直しましょう。管理のルールが明文化されていれば、社員はいつでも参照できます。
また、新入社員は、マニュアルを読めば文書管理のルールが分かるので、わざわざ他の社員に聞く手間が省けるのです。
(2)関係者へ適切に共有する
文書管理における2つ目のポイントは、関係者へ適切に共有することです。
社内文書のなかでも、顧客の情報や機密情報が含まれる重要な文書は、情報漏えいを防ぐ観点から必要なメンバーにのみ共有する必要があります。そのため、たとえば「重要な紙の書類は関係者のみが入室できるエリアに保管する」「電子データの書類はメンバーによって閲覧・編集権限を設定する」などの対策が求められるのです。
このように、関係者が文書を正しく取り扱える体制を整えましょう。
(3)適切に情報を更新する
文書管理における3つ目のポイントは、適切に情報を更新することです。
マニュアルや社内規定などのルールを定めた文書は、企業の現状に即した内容になるように定期的な見直しが欠かせません。また、改定を実施した場合は改定の日付や変更内容を正しく残す必要があります。
そこで、文書管理台帳を活用して社内文書を管理すると、社内文書が一覧化されるので、情報の更新が必要な資料を見つけやすくなるのです。
(4)保存期間に合わせて書類を整理する
文書管理における4つ目のポイントは、保存期間に合わせて書類を整理することです。
文書によっては法律で保存期間が定められており、保存期間が満了になる前に廃棄すると税務調査で指摘が入ったり、控除の対象外になったりするリスクを伴います。そのため、定めた保存期間に則った書類管理は必須なのです。
そこで、たとえば「ナレカン」のようなITツール上で文書の保管場所や保存期間をまとめておくと、パソコン・スマートフォンからいつでも簡単に確認できるため、誤って書類を破棄するリスクを減らせます。
【注意】Excelで文書を管理するデメリット
Excelで管理すると、文書管理台帳自体を探す手間がかかる点に注意が必要です。
前提として、文書管理は「必要な文書へのアクセス性を高める」観点から欠かせない業務です。文書の保管場所を記載しておくことで、目的の情報に素早くたどり着くことができます。
しかし、社内で保管しているファイルデータが多いと、文書管理台帳自体が他のファイルに埋もれてしまい、必要な情報を素早く見つけられません。
したがって、Excel形式での文書管理は困難だと言えます。そこで、「ナレカン」のようなITツールを導入すれば、「文書管理台帳が見つからず、必要な情報にアクセスできない」といった事態を防げるのです。
【必見】文書管理台帳の運用が楽になるおすすめのツールとは
以下では、文書管理台帳の運用が楽になるおすすめのツールをご紹介します。
Excelテンプレートを活用すると、簡単に文書管理台帳を運用し始められる点はメリットです。しかし、社内で保管しているデータファイルが多い大企業では、Excel化した文書管理台帳のファイルが埋もれて、すぐに見つけられなくなる恐れがあります。
そこで、「ITツールの表機能を使って、台帳の情報を直接書き込む」方法がおすすめです。複数人で同時に閲覧可能なうえ、検索機能が備わったツールを選べばスムーズに文書管理台帳を探し出せます。
ただし、多機能なツールは社員が上手く使いこなせない恐れがあるため、「誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。結論、文書管理台帳の運用には、非IT企業の社員でも直感的に使いこなせる情報共有ツールの「ナレカン」一択です。
ナレカンの「ノート（記事）」には文字や表・データファイルを残せます。また、高性能な検索機能が備わっているうえ、ノートはシンプルな「フォルダ」で視覚的に分かりやすく整理できるので、目的の情報にたどり着きやすいです。
目的の情報が見つかりやすいツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンを使った文書管理台帳の作成例＞
ナレカンの表機能を使えば、誰でも簡単に文書管理台帳を作成できます。また、ノート形式なので都度ファイルを開いて中身を確認する必要がなく、情報の更新も簡単です。
文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選まとめ
これまで、文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選や、おすすめのツールを中心にご紹介しました。
文書管理台帳は、社内文書に関する情報をまとめた台帳であり「書類を探しやすくする」「適切な期間保存する」点で必要です。ただし、Excelで文書管理台帳を作成すると、ほかのファイルに埋もれてしまう恐れがある点に注意が必要です。
文書管理台帳をすぐに開ける環境が整っていないと、必要な文書の保管場所が分からず業務が進まなくなってしまいます。そこで、検索機能の備わったITツールで台帳を管理すれば、短時間で目的の内容が見つかります。
結論、簡単に操作可能かつ、検索機能が充実している情報共有ツール「ナレカン」がおすすめです。文書管理台帳だけではなく、ほかの社内文書管理ツールとして横展開すれば、社内の情報をメンバー内で共有しやすい体制が整います。
ぜひ「ナレカン」を導入して、文書を管理しやすい環境を実現しましょう。
