社内の文書を適切に保管しなければ、重要な資料が埋もれてしまったり、古い情報が混ざってしまったりするリスクが高まります。そこで、文書管理台帳に記録を残せば、社内で保管する書類を一覧化できるので整理しやすくなります。
しかし、なかには「文書管理台帳を作りたいが、記載すべき項目が分からない」と悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選やおすすめのツールを中心にご紹介します。
- 目的ごとに文書管理台帳のテンプレートがほしい
- 効果的な文書管理台帳の作り方が知りたい
- 現状の管理方法に限界を感じるため、解決できるツールや方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、文書管理台帳を簡単に作成・管理する方法が分かります。
目次
文書管理台帳とは
文書管理台帳とは、社内文書の「文書名や作成・更新日、保存場所や保管期間」を記載した一覧表を指します。
台帳で文書を管理することで、「目的の文書の保管場所が分かりやすい」「期限を守って保存できる」メリットがあります。とくに、保存すべき期限が法律で決まっている法定保存文書は適切な管理と、慎重な取り扱いが求められるのです。
そこで、文書管理台帳で文書の情報を一元管理すれば、書類の整理がしやすくなります。
【Excel】文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選
ここでは、文書管理台帳の作成に役立つExcelテンプレートを3つご紹介します。短い時間で効率的に文書管理台帳をつくりたい方は必見です。
記載項目が充実しているテンプレート
こちらは、文書に関する記載項目が充実しているExcelテンプレートです。
ファイル名や保管場所だけでなく、作成部署や公開レベル（編集・閲覧の可否）まで記載可能です。また、各項目には絞り込み検索機能も備わっており、[▼]をクリックすると検索条件を設定できます。
改版日が5枠あるテンプレート
こちらは、文書の改版日が5枠設けられているExcelテンプレートです。
文書管理において、改版日の記録は「最新の情報と古い情報を混同しない」点で重要です。このテンプレートは改版日も一覧で残せるので、該当の文書を開いて確認せずとも、文書管理台帳上で最新の改版日が分かります。
保存期間が分かりやすい縦型のテンプレート
こちらは、保存期間が分かりやすい縦型のExcelテンプレートです。
保存期間や具体的な廃棄年月日を記載する項目が含まれており、該当の文書をいつまで保管すべきかがひと目で分かる仕様になっています。そのため、このテンプレートを使用して文書管理を実施すると、不要な文書を残し続ける事態を防げるのです。
文書管理台帳に記載すべき項目
文書管理台帳に記載すべき項目は以下の5つです。
- 作成日
- 文書の種類・タイトル
- 作成部署
- 保存期間
- 備考欄
文書管理台帳を作成するときは、いつ・だれがどのように書いた文書か一目でわかるように項目を定める必要があります。項目数は任意ですが、他にも文書の概要、閲覧権限、保存場所などが項目としてあると、わかりやすい文書管理台帳が作成できます。
文書管理を上手に行う5つの方法
社内の文書を正しく保管するには、管理上で気を付けるべき点がいくつかあります。そこで以下では、文書管理のポイントを5つ紹介します。
(1)文書に管理番号を付ける
文書管理における1つ目のポイントは、文書に管理番号を付けることです。
文書に番号を付けると情報が番号に紐づくので、ITツールで管理する場合はとくに検索性が上がります。ただし、混乱を防ぐために採番基準を統一する必要があります。
たとえば、文書が発生した順番に通し番号を1から「00001、00002、00003…」とつけます。さらに部門ごとにアルファベットを付けて分類すると文書は「A00001、B00001、C00001…」と整理され、すぐに目的の情報を入手することができます。
(2)マニュアルを作成する
文書管理における2つ目のポイントは、マニュアルの作成です。
文書管理に関わるマニュアルを作成し、共有しましょう。管理のルールを統一し、ナレッジとして蓄積すれば、社員は繰り返し参照できます。
また、新入社員は、マニュアルを読めば文書管理のルールが分かるので、わざわざ他の社員に聞く手間が省けるのです。
(3)関係者へ適切に共有する
文書管理における3つ目のポイントは、関係者へ適切に共有することです。
社内文書のなかでも、顧客の情報や機密情報が含まれる重要な文書は、情報漏えい防止のため必要なメンバーにのみ共有するべきです。たとえば、「重要な書類は関係者のみが入室できる場所に厳重に保管する」「電子データの書類は閲覧・編集権限を設定する」などの対策が必要になります。
このように、関係者が文書を正しく取り扱える体制を整えましょう。
(4)適切に情報を更新する
文書管理における4つ目のポイントは、適切に情報を更新することです。
マニュアルや社内規定などのルールを定めた文書は、企業の現状に合わせた定期的な見直しが欠かせません。また、改定を実施した場合は改定の日付や変更内容を正しく残す必要があります。
そこで、文書管理台帳を活用して社内文書を管理すると、文書が一覧化されるので、どの資料の情報を更新すべきか一目でわかります。
(5)保存期間に合わせて書類を整理する
文書管理における5つ目のポイントは、保存期間に合わせて書類を整理することです。
文書によっては国税庁標準文書保存期間基準で保存期間が定められており、保存期間が満了になる前に廃棄すると税務調査で指摘が入ったり、控除の対象外になったりするリスクを伴います。そのため、文書管理において保存期間の遵守は必須です。
そこで、「ナレカン」のようなITツール上で文書の保管場所や保存期間をまとめておくと、パソコン・スマートフォンからいつでも簡単に確認できるため、誤って書類を破棄するリスクを減らせます。
【注意】Excelで文書を管理するデメリット
前提として、文書管理は「必要な文書へすぐにアクセスする」ことが目的です。文書の保管場所を記載しておくことで、目的の情報に素早くたどり着くことができます。
しかし、Excelで管理すると、文書管理台帳自体を探す手間がかかってしまいます。具体的には、保管しているファイルデータが増えるにつれ、他のファイルに埋もれてしまい、必要な情報を素早く見つけられません。
したがって、Excel形式での文書管理は困難だと言えます。そこで、「ナレカン」のようなITツールを導入すれば、「文書管理台帳が見つからず、必要な情報にアクセスできない」といった事態を防げるのです。
【必見】文書管理台帳を簡単に管理できるおすすめのツールとは
以下では、文書管理台帳を簡単に管理できるおすすめのツールをご紹介します。
Excelテンプレートを活用すると、簡単に文書管理台帳を運用し始められる点がメリットです。しかし、社内で保管しているデータファイルが多い大企業では、文書管理台帳が埋もれて目的の情報が見つけられなくなったり、情報漏えいなどのセキュリティ面での不安が生じたりします。
そこで、「ITツールの表機能を使って、台帳の情報を直接書き込む」方法がおすすめです。複数人で同時に閲覧可能なうえ、検索機能が備わったツールを選べばスムーズに文書管理台帳を探し出せます。
ただし、操作が難しいと社員が使いこなせないので、「社内文書を一元管理し、情報が簡単に見つけられるツール」を選びましょう。結論、文書管理台帳の運用には、社内のナレッジに、即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンではテキストや表・データファイルを残せます。また、高性能な検索機能が備わっているうえ、国際レベルのセキュリティ機能を備えているため安心です。
高セキュリティで情報に即アクセスできる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンを使った文書管理台帳の作成例＞
ナレカンの表機能を使えば、誰でも簡単に文書管理台帳を作成できます。また、ノート形式なので都度ファイルを開いて中身を確認する必要がなく、情報の更新も簡単です。
文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選まとめ
これまで、文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選や、おすすめのツールを中心にご紹介しました。
文書管理台帳は、社内文書に関する情報をまとめた台帳であり「書類を探しやすくする」「適切な期間保存する」点で必要です。ただし、Excelで文書管理台帳を作成すると、ほかのファイルに埋もれてしまう恐れがあるので注意しましょう。
文書管理台帳をすぐに確認できないと、必要な文書の保管場所が分からず、業務が進まなくなってしまいます。そこで、検索機能の備わったITツールで台帳を管理すれば、短時間で目的の文書が見つかります。
結論、簡単に操作可能かつ、検索機能が充実している情報共有ツール「ナレカン」が最適です。文書管理台帳だけではなく、ほかの社内文書管理ツールとして横展開すれば、社内の情報をメンバー内で共有しやすい体制が整います。
ぜひ「ナレカン」を導入して、文書を管理しやすい環境を実現しましょう。
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