「文書管理台帳を作りたいが、どのテンプレートを選べばいいか分からない」「規程やマニュアルがExcelに散在して、最新版がどれか即答できない」と悩んでいませんか？
文書管理台帳のテンプレートは、項目の多さだけで選ぶのではなく、改版日や保存期間など自社の運用で迷わず記入できる項目がそろっているかで選ぶことが重要です。
本記事では、文書管理台帳のExcelテンプレート3選と、誰でも迷わず文書管理する方法について解説します。
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この記事でわかること
- 文書管理台帳のExcelテンプレートは、最新版を明確にしたいのか、廃棄漏れを防ぎたいのかといった管理の目的で選ぶと迷いません。
- 台帳を形骸化させないためには、管理番号の付与、マニュアル化、関係者への共有、定期的な更新、保存期間に合わせた整理の5つが欠かせません。
- Excelの台帳には、文書が埋もれる、共有に手間がかかる、更新履歴が残らないという限界があるため、フォルダで文書を整理し、検索ですぐに見つけられるツールへの移行を検討しましょう。
目次
文書管理台帳のテンプレート3選【Excel】
以下では、文書管理台帳のExcelテンプレートを3つご紹介します。ダウンロードしてすぐに使えるExcelテンプレートです。
基本的なテンプレート
こちらは、文書に関する記載項目が充実しているExcelテンプレートです。
ファイル名や保管場所だけでなく、作成部署や公開レベル（編集・閲覧の可否）まで記載可能です。また、各項目には絞り込み検索機能も備わっており、[▼]をクリックすると検索条件を設定できます。
まず項目が過不足ないテンプレートから始めたい場合は、こちらが向いています。
文書に関する記載項目が充実しているExcelテンプレートの詳細はこちら
改版日が5枠あるテンプレート
こちらは、文書の改版日が5枠設けられているExcelテンプレートです。
文書管理において、改版日の記録は「最新の情報と古い情報を混同しない」点で重要です。このテンプレートは改版日も一覧で残せるので、該当の文書を開いて確認せずとも、文書管理台帳上で最新の改版日が分かります。
規程やマニュアルのように改定が多い文書を管理するなら、このテンプレートで最新版を一目で確認できる状態を作れます。
保存期間が分かりやすい縦型のテンプレート
こちらは、保存期間が分かりやすい縦型のExcelテンプレートです。
保存期間や具体的な廃棄年月日を記載する項目が含まれており、該当の文書をいつまで保管すべきかがひと目で分かる仕様になっています。そのため、このテンプレートを使用して文書管理を実施すると、不要な文書を残し続ける事態を防げるのです。
保存期限の管理を重視する場合は、このテンプレートが最適です。
迷わず文書管理するための5つの方法
以下では、迷わず文書管理するための方法を5つご紹介します。
(1)文書に管理番号を付ける
1つ目の方法は、文書に管理番号を付けることです。
文書に番号を付けると情報が番号に紐づくので、検索性が上がり、文書を探す時間を短縮できます。ただし、表記の違いによる混乱を防ぐために採番基準を統一するようにしましょう。
たとえば、文書を作成した順番に通し番号を1から「00001、00002、00003…」とつけます。さらに部門ごとにアルファベットを付けて分類すると文書は「A00001、B00001、C00001…」と整理されるため、一目で文書の所在を確認できるのです。
(2)マニュアルを作成する
2つ目の方法は、文書管理の簡単なマニュアルを作ることです。
書類の保存ルールをマニュアル化すれば、誰でも同じ手順で作業できるため、ファイル名や保存場所のばらつきを防げます。たとえば、「新しいマニュアルを作ったら台帳に日付を追記する」といったルールを明文化すれば、新入社員でも迷わずに対応できるのです。
その結果、周りの社員が作業をいちいち教える手間もなくなり、自分の業務に集中できるようになります。このように、正しく文書管理をするためには、誰が見ても同じように管理できる手順を用意しておくべきなのです。
(3)関係者へ適切に共有する
3つ目の方法は、関係者へ適切に共有することです。
社内文書を共有して管理せず個人で保持していると、退職や異動が発生したときに社内に文書が残らないリスクがあります。そのため、基本的に文書は全員がアクセスできる状態で管理しましょう。
ただし、社内文書のなかでも、顧客の情報や機密情報が含まれる重要な文書は、情報漏えい防止のため必要なメンバーのみに共有する必要があります。たとえば、重要書類の保管場所を限定したり、閲覧・編集権限を細かく設定したりすることが重要です。
(4)適切に情報を更新する
4つ目の方法は、適切に情報を更新することです。
業務フローや社内の状況は日々変化しているため、マニュアルや社内規定などのルールを定めた文書は、企業の現状に合わせた定期的な見直しが欠かせません。また、改定を実施した場合は改定の日付や変更内容を正しく残す必要があります。
そこで、文書管理台帳を活用して社内文書を管理すると、文書の最終更新日や更新内容が一覧化されるので、どの文書を更新すべきか一目で分かります。
(5)保存期間に合わせて書類を整理する
5つ目の方法は、保存期間に合わせて書類を整理することです。
文書によっては国税庁標準文書保存期間基準で保存期間が定められており、保存期間が満了になる前に廃棄すると税務調査で指摘が入ったり、控除の対象外になったりするリスクがあります。そのため、文書管理において保存期間の遵守は必須です。
そこで、「Stock」のようなITツールで文書を管理すると、文書の保管場所や保存期間をまとめて確認できるため、誤って書類を破棄するリスクを減らせます。
Excelで文書管理台帳を運用することの限界
以下では、Excelで文書管理台帳を運用することの限界について解説します。文書管理でよく使われるExcelですが、運用するうえで不便な点がいくつもあります。
必要な文書が埋もれて見つけづらい
1つ目は、必要な文書が埋もれて見つけづらい点です。
Excelで文書を管理していると、過去のExcel帳票やPDFマニュアルが埋もれ、探すのに時間がかかってしまい、本来の業務時間が圧迫されてしまいます。
とくに、社内文書は定期的な更新が必要であるにもかかわらず、過去の文書は次々に埋もれてしまい見落とされ、情報が古いまま放置されるリスクもあるのです。
共有がスムーズにできない
2つ目は、共有がスムーズにできない点です。
Excelで記入・更新した情報を共有したい場合、メールやチャットツールで記入・更新した旨をわざわざ連絡する必要があります。
さらに、メールやチャットツールは情報が埋もれやすいため、連絡事項も見落とされると、共有から相手に伝達するまでにタイムラグが生じ、認識のズレが出る恐れがあるのです。
バージョン管理ができない
3つ目は、バージョン管理ができない点です。
日々変化する業務内容に対応して、社内のマニュアルや社内規定を定期的に更新する必要がありますが、Excelでは更新履歴が残らないため、「いつだれがどのように更新したか」が分からず、正確に文書のバージョンを管理できません。
その結果、最新の情報と古い情報が混在し、古い情報を最新と勘違いして業務を進めてしまうと、大きなミスが起こる恐れがあります。
【必見】Excelの文書管理台帳から解放されるおすすめのツールとは
以下では、簡単に社内文書を管理できるおすすめのツールをご紹介します。
台帳をExcelで管理していると、規程やマニュアルの最新版がどれか即答できない状態が続き、審査や社内の問い合わせのたびに文書を探す時間が発生します。更新が追いつかず古い情報が混ざれば、古い規程を最新と勘違いして使うリスクも高まります。
共有フォルダのフォルダ分けや命名ルールの工夫だけでは、文書が増えるほど探しにくくなります。更新したと連絡しても、メールやチャットツールでは時系列で埋もれ、あとから振り返りにくいため、運用の工夫では根本的な解決が難しいです。
だからこそ、Excel台帳と共有フォルダでの管理を従来どおり続けるのか、文書を探しやすく共有できる仕組みから見直すのかを、考え直すべきなのです。
こうした条件に最も当てはまるのが、社内文書を蓄積でき、検索ですぐに見つけられる情報共有ツール「Stock」です。Stockでは、フォルダごとに文書を蓄積できるため必要な文書が埋もれず、検索機能で探す時間を短縮できるというメリットがあります。
ITに詳しくない現場でも迷わず使える情報共有ツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
文書管理台帳の作成に便利なテンプレート3選まとめ
これまで、文書管理台帳のテンプレート3選や、Excel運用の限界を中心にご紹介しました。
文書管理台帳は、社内の書類がどこにあるかを一目で分かるようにし、大切な資料を紛失や保存期限切れから守るために欠かせません。テンプレートは、管理したい目的に合わせて選ぶと迷いません。
ただし、Excelで台帳を運用すると、台帳そのものがほかの文書に埋もれ、保管場所が分からず探すのに時間がかかります。そこで、Excelの代わりに検索機能の備わったITツールで書類を管理すれば、目的の文書を短時間で見つけられます。
なかでも、社内文書を探しやすく管理したい場合には、ITに詳しくない現場でも迷わず使え、検索機能で必要な文書をすぐに見つけられる情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、必要な文書がすぐ見つかる管理体制を整えましょう。
