昨今では、さまざまな業界職種でDX化が推進されていますが、いまもなお紙媒体で文書管理している中小企業は少なくありません。しかし、「経費削減」や「業務効率化」の観点から、人手不足である中小企業こそ文書管理システムを導入すべきだと言えます。
とはいえ、「ITツールに抵抗がある」「自社の規模に合ったシステムが分からない」と悩み、文書管理システムの導入に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、中小企業・零細企業におすすめの文書管理システムランキングTOP5とツールの選定ポイントを中心にご紹介します。
- 文書が散在しており、必要な情報をすぐに見つけられない中小企業の管理職
- IT専任者がおらず、導入したツールが現場に定着するのか不安な業務改善担当者
- 高機能ツールではメンバーが使いこなせず、形骸化して困ってる現場リーダー
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適な文書管理システムを見つけられるので、これまでの非効率的な業務を改善していけます。
目次
文書管理システムにおけるタイプとは
ここでは、文書管理システムの3つのタイプをご紹介します。システムによって機能性も変わるため「自社にどのタイプがマッチしているのか」を確認しましょう。
タイプ1｜社内文書全般を管理するシステム
1つ目は、社内向けの文書管理に特化したタイプです。
最も一般的な形の文書管理システムであり、さまざまな形式の文書を保存するためのシステムです。たとえば、社内向けの文書管理システムには「フォルダ機能」のように、テーマごとに文書を分けて管理できる機能が備わっているものが多いです。
そのため、マニュアルの共有やナレッジ管理など、文書の管理に課題があるチームにおすすめです。また、なかには、文書の作成から管理までを一元化できるシステムもあるため、紙媒体のような手書き作業が一切必要なくなります。
タイプ2｜社内外活用型システム
2つ目は社内外活用型の文書管理システムです。
「文書を社内だけでなく社外にも共有したい」という場合におすすめのタイプで、たとえば、”クラウド型”の文書管理システムの場合、インターネット上でのデータ管理になるため、時間や場所を問わず該当の文書を確認できるようになります。
たとえば、「取引先が多く共有に手間がかかる」などの課題を抱えているチームで導入すると、取引先とスムーズに文書をやりとりできるようになります。ただし、第三者による不正アクセスを防ぐためにも、セキュリティ対策を気にかけましょう。
中小企業・零細企業が文書管理システム選びで失敗する原因
以下では、中小企業・零細企業が文書管理システム選びで失敗する原因をご紹介します。自社が以下のケースに当てはまっていないか確認してみましょう。
ファイル構造や運用ルールを整えずに導入してしまう
ファイル構造や運用ルールを整えないまま文書管理システムを導入すると、情報整理の基盤がない状態で運用が始まり混乱が生じます。
フォルダ階層や命名規則が曖昧なまま使い始めると、どこに何を保存すべきかが人によって異なり、検索性が低下します。また、更新ルールが定まっていないと、どの情報が最新なのか判断できず、システムを導入したのに現場の負担が増えてしまうのです。
その結果、システム自体が「使われないツール」と化し、導入目的を達成できません。
IT担当者しか使いこなせないシステムを選ぶ
IT担当者しか使いこなせない文書管理システムを選んでしまうと、現場の大半が操作に苦労し、日常業務に定着しません。
専門知識が必要な複雑なUIや設定が多いシステムでは、使いこなせない社員が出てきてしまい、結局ファイル共有やローカル保存に戻る恐れがあります。また、ツールの教育にも余計な時間がかかり、組織全体の生産性が下がってしまいます。
このように、IT担当者しか使いこなせないようなシステムは、“使える人だけが使うツール”となり、導入目的である情報共有や業務効率化が実現しなくなるのです。
検索性より機能数を優先してしまう
検索性よりも機能数を優先して文書管理システムを選ぶと、実際の業務で最も重要な「必要な情報にすぐたどり着けること」が損なわれてしまいます。
多機能であっても、検索性能が弱いとファイルを探す時間が増え、結局は従来のフォルダ探索やローカル保存に逆戻りします。また、使いこなせない機能が増えるほど操作が複雑化し、現場がシステムを避けるようになり、導入効果が薄れてしまうのです。
結果として、「機能は多いのに使われないシステム」となり、システムの導入コストが無駄になってしまいます。
中小企業・零細企業が文書管理システムを選ぶポイント
以下では、文書管理システムを選択するうえでのポイントを3つご紹介します。ポイントを満たしたシステムを選んで「社内へ導入したものの誰も使ってくれない」という事態を防ぎましょう。
（1）誰でも簡単に扱えるか
大前提として、ITリテラシーに関わらず誰でも扱えるシステムを選びましょう。
中小企業では慢性的な人手不足が問題となっており、業務にかけられる時間や人手が大企業と比較して少ないです。リソースが限られている状況で一人ひとりにシステムの使い方を教えていくのは、かえって生産性を下げることにつながりかねません。
したがって、導入時に教育の手間が必要な多機能のシステムではなく、「ITに疎いメンバーでも即日使いこなせるシステム」を選びましょう。
（2）情報共有がしやすいか
情報共有のしやすさについても考慮に入れる必要があります。
文書管理システムでは更新頻度の異なる文書を一元管理するため、いつ、誰が、どの文書を更新したのかをリアルタイムで把握できることが必須です。仮に、更新を伝える通知機能がなければ、更新に気づかないメンバーがでてしまいます。
したがって、リアルタイムで同期する情報を容易に共有できるシステムを選ぶことが重要なのです。また、過去に編集された文書の遍歴を確認できる「編集履歴」機能があるシステムを導入すると、より更新箇所が探しやすくなります。
（3）欲しい情報がすぐに見つかるか
情報の検索性にも着目しましょう。
文書管理システムを導入しても、文書を探す手間がかかってしまうと、紙媒体に代わってシステムを導入した意味がありません。そのため、豊富な検索機能を搭載したものを選びましょう。
たとえば、文書のタイトルやカテゴリだけでなく、全文から検索できる機能や、表記揺れも吸収して検索できる機能などが搭載されていると、文書の検索が効率的にできます。
（4）セキュリティ対策は万全か
文書管理ツールを選ぶ時には、セキュリティ面にも注目しましょう。
文書管理ツールのセキュリティ機能が乏しいと、重要な文書の内容が漏れてしまう恐れがあります。そのため、文書への不正アクセスを防ぐ認証機能やSSL暗号化の機能、二段階認証が備わっているツールを選ぶと、不正アクセスのリスクを大幅に低減できます。
なかでも、国際情報セキュリティ規格の「ISO27001」を獲得していて、情報のアクセス権を柔軟に設定できる「Stock」であれば、安心して社内情報を管理できるのです。
中小企業におすすめの文書管理システムランキングTOP5
以下では、紙・Excel・共有フォルダに散在しがちな文書を一元管理し、誰でも迷わず情報を共有できるツールをご紹介します。
文書管理は後回しにされやすい一方で、運用ルールが曖昧だと「最新版がわからない」「必要な資料が見つからない」などの課題が生じます。その結果、担当者しか資料の保存場所を把握できず、引き継ぎや情報共有に時間がかかってしまうのです。
実際、共有フォルダやクラウドストレージで管理を続けても、フォルダ階層の複雑化やルールのばらつきによって、情報は次第に探しにくくなります。また、多機能なシステムでは、現場に定着せず形骸化してしまうリスクもあります。
そこで重要なのが、ITに詳しくないメンバーでも直感的に使え、文書を“探す・共有する・更新する”までを簡単に続けられる仕組みを整えることです。こうした仕組みがあれば、属人化を防ぎながら、社内の情報を誰でも活用しやすい状態で蓄積できます。
こうした条件に最も当てはまるのが、情報をシンプルに一元管理できる情報共有ツール「Stock」です。Stockは「ノート」に画像・ファイルをまとめて管理できるうえ、シンプルな操作で簡単に更新できるため、中小企業でも無理なく文書管理を定着させられます。
1位：非IT企業の方でも簡単に使える文書管理システム「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
2位：検索性が高い文書管理システム「楽々Document Plus」
楽々Document Plusの特徴・使い方
- ワークフローの設定ができる
文書の「登録・申請→承認→決済」のワークフローを設定できます。 - 検索機能が搭載されている
検索時には完全一致検索だけでなく、表記揺れにも対応しているため、欲しい情報がすぐに探せて便利です。また、スペルに自身がない場合でも「あいまい検索」を使えば、より広範囲で情報を拾えます。
楽々Document Plusがおすすめな企業
- 紙文書が多く、電子化と一元管理を実現したい企業
大量の紙資料をスキャンして登録しやすく、検索機能が整っているため、紙中心の運用からスムーズにデジタル管理へ移行できます。 - 既存システムとの連携を重視する企業
他のシステムやデータベースと柔軟に連携できるため、文書管理を単独運用ではなく業務プロセス全体の一部として統合したい企業におすすめです。
楽々Document Plusの注意点
- 高いITリテラシーが求められる
高度な機能が搭載されており、さらに自由度も高いので使いこなすにはITリテラシーが必要です。 - 登録できる文書のデータサイズに上限がある
利用しているユーザーからは「実験などの報告書は文書のデータサイズが大きくなりやすいため、大容量でも登録できるようになると良い」という声があります。（引用：ITreview）
楽々Document Plusの料金体系
- 要問い合わせ
3位：業務形態に合わせて自由に最適化できるシステム「QuickBinder」
QuickBinderの特徴・使い方
- さまざまな形式の文書を一元管理できる
契約書、図面等文書の形式に関わらず一つのシステムで管理できます。 - 必要な情報がすぐに見つかる
検索は属性検索と全文検索エンジンに対応しており、登録している文書が多くても、ストレスなく探せます。
QuickBinderがおすすめな企業
- 紙文書と電子文書をまとめて管理したい企業
紙のスキャンデータと電子ファイルをまとめて整理できるため、紙中心の運用からデジタル管理へ移行しやすく、情報の所在が一元化されます。 - 現場部門が自分たちで簡単に文書構造を作りたい企業
専門知識がなくてもドラッグ＆ドロップでバインダーやフォルダを簡単に作成できるため、IT部門に依存せず現場主導で運用ルールを整えられます。
QuickBinderの注意点
- 保守料が年単位で発生する
プランを問わず、保守料が年単位で発生します。また、保守料は購入価格とともに人数によって変動するため注意が必要です。
QuickBinderの料金体系
利用するユーザー規模によって価格が変動するため、詳細はHPを確認しましょう。
- Standard版：400,000円～＋保守料60,000円（年額）～
- Professional版：600,000円～＋保守料90,000円（年額）～
4位：販売実績29年の老舗の文書管理システム「My Quick」
My Quickの特徴・使い方
- AzureADと連携すると、IDやパスワード管理が不要
Microsoft社が提供しているAzure Active Directly（AzureAD）との連携によって、My Quick単独でのID、パスワード管理が不要となります。 - 入力ミスを減らせる
自分に合わせたチェック機能を作成できるため、文書作成における入力ミスを防ぐのに役立ちます。
My Quickがおすすめな企業
- 紙文書の電子化をスピーディに進めたい企業
スキャンした紙資料をそのまま分類・登録しやすい仕組みが整っているため、紙中心の運用からデジタル管理への移行を短期間でできます。 - 部署ごとに異なる文書管理ルールを設定したい企業
部門ごとに異なる業務フローや分類基準をそのまま画面構成に落とし込めるため、全社統一ではなく“現場最適”の文書管理を実現できます。
My Quickの注意点
- オプションが多い
ディスク追加やデータベース追加、IPアドレス追加といったオプションが豊富な分、従業員規模が大きくなるほど料金が割高になりやすい点に注意です。 - 検索機能が弱い
利用しているユーザーからは「現行では、PDF化した契約書を保管するツールとして利用をしておりますが、検索機能でPDFの中身まで調べることができると良いと感じます。」という声があります。（参考：ITトレンド）
My Quickの料金体系
- スタータープラン：初期費用0円＋月額利用料22,000円
- スタンダードプラン：初期費用330,000円＋月額利用料77,000円
- AIスタンダードプラン：初期費用330,000円＋月額利用料110,000円
- プレミアムプラン：要問い合わせ
5位：ワークフロー申請まで一括管理できるシステム「ASTRUX2.0」
ASTRUX2.0の特徴・使い方
- セキュリティが強固
アクセス権の管理はもちろん、PDF文書やDocuWorks文書の持出制限機能により情報漏洩のリスクを低減できます。 - iPhone・iPadで操作しやすい画面表示
iPhone・iPadに最適化した画面表示となっており、パソコンを開けない状況でも文書を確認できて便利です。
ASTRUX2.0がおすすめな企業
- 大量の文書を高速に検索・活用したい企業
全文検索・属性検索・類似文書検索など多様な検索手段を備えているため、膨大な文書群から必要な情報を素早く抽出し業務スピードを大きく向上できます。 - 文書のライフサイクル管理やコンプライアンス対応を強化したい企業
文書の作成・承認・保管・廃棄までを統合的に管理できるため、監査対応や情報ガバナンスを重視する組織に適した運用基盤の構築が可能です。
ASTRUX2.0の注意点
- 機能が複雑
多機能な文書管理システムであるので、ITに慣れていないメンバーにとっては使いこなすのが難しい可能性があります。 - 文書のグループが階層表示でない
利用しているユーザーからは「グループを表示するときにデフォルトが階層表示ではなかったり、若干面倒」という声があります。（引用：ITreview）
ASTRUX2.0の料金体系
- ASTRUX文書管理システム Ver2.x 1サーバーライセンス（初年度保守付）：684,750円（税込）
- ASTRUX文書管理システム Ver2.x 1サーバーライセンス（5年保守付）：1,232,550円（税込）
- ASTRUX文書管理システム 保守費用（1年間）：136,950円（税込）
- ASTRUX文書管理システム Ver2.x アップグレード（1年間保守付）：530,750円（税込）
【比較表】中小企業におすすめの文書管理システムTOP5
以下は、中小企業におすすめの文書管理システムTOP5の比較表です。（左右にスクロール可能）
| Stock【おすすめ】 | 「楽々Document Plus」 | 「QuickBinder」 | 「My Quick」 | 「ASTRUX2.0」 | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 | 非IT企業の方でも簡単に使える文書管理システム | 検索性が高い文書管理システム | 業務形態に合わせて自由に最適化できるシステム | 販売実績29年の老舗の文書管理システム | ワークフロー申請まで一括管理できるシステム |
| シンプルで簡単or多機能 | シンプルで簡単（中小規模の企業向け） | 多機能 | 多機能 | 多機能 | 多機能 |
| ファイル保存重視 or 文書検索重視か | ファイル保存重視（検索機能もあり） | 文書検索重視 | ファイル保存重視 | ファイル保存重視 | 文書検索重視 |
| 少人数チーム向け or 大規模営業組織向けか | 少人数チーム向け | 大規模営業組織向け | 少人数チーム向け | 少人数チーム向け | 大規模営業組織向け |
| 注意点 | 法人利用が前提なので、個人利用は不可 | 高いITリテラシーが求められる | 保守料が年単位で発生する | オプションが多い | 機能が複雑で使うのが難しい |
| 料金 |
・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
要問い合わせ |
・無料プランなし ・有料プランは400,000円～＋保守料60,000円（年額）～ |
・無料プランなし ・有料プランは初期費用0円＋月額利用料22,000円（税込）～ |
・無料プランなし ・有料プランは684,750円〜（税込） |
| 公式サイト | 「Stock」の詳細はこちら |
「楽々Document Plus」の詳細はこちら |
「QuickBinder」の詳細はこちら |
「My Quick」の詳細はこちら |
「ASTRUX2.0」の詳細はこちら |
おすすめの中小企業・零細企業向け文書管理システムまとめ
これまで、中小企業向けの文書管理システムのランキングや選定ポイントを中心にご紹介しました。
中小企業・零細企業が文書管理システムを導入する時は、高い検索性や、誰でも簡単に使いこなせる操作性を重視することが重要です。また、社内の文書を一元管理できれば、情報共有の抜け漏れや属人化を防ぎ、業務効率の向上にもつながります。
さらに、文書の保存だけでなく、社内メンバー同士でスムーズに情報共有できる環境を整えれば、「最新版が分からない」「必要な資料が見つからない」といったトラブルも防げます。そのため、誰でも簡単に情報を蓄積・共有できるツールを選びましょう。
こうした環境を実現できるのは、シンプルな操作で文書を一元管理でき、社内の情報共有も円滑に進められる情報管理ツール「Stock」です。
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