営業活動で使う文書は、従来、紙やエクセルで管理するのが一般的でした。しかし、今日では文書管理システムで電子化することで、管理コストを削減する企業も増えています。
一方、「中小企業なのでITツールに抵抗がある」「自社の規模に合ったシステムが分からない」と悩み、文書管理システムの導入に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、中小企業・零細企業におすすめの文書管理システムランキングTOP5を中心にご紹介します。
- デジタルに慣れてない従業員が多く、紙で文書管理をしている
- 中小企業でも効果が得られる文書管理システムを知りたい
- 文書管理ソフトを導入したいが、比較検討する時間がない
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社の規模にあった文書管理ツールが見つかり、効率的に文書管理ができるようになります。
目次
中小企業・零細企業向け文書管理システムランキングTOP5
以下では、中小企業・零細企業向け文書管理システムランキングTOP5をご紹介します。
大手企業と比べ、中小企業・零細企業はリソースが少ないので、限られた労力で効率化を実現しなければなりません。つまり、文書管理システムの導入に向けて、ITに詳しくない従業員への教育やシステム移行にかかる手間をいかに減らせるが鍵です。
また、多機能なシステムはその分初期費用が割高なので、導入後にマッチしないことが分かれば大きな損失となりかねません。したがって、「自社に不要な機能が搭載されていないか」を必須条件としてシステムを選びましょう。
結論、中小企業・零細企業が選ぶべき文書管理システムは、文書管理に必要な機能を「過不足なく」備えており、非IT企業の65歳以上でも即日で使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテキストやファイルを蓄積し、任意のメンバーへ共有できます。また、「フォルダ」で文書の種類ごとにノートを分類して保存するため「探している文書や情報がスムーズに見つけられない」というストレスがありません。
1位「Stock」中小企業に必須のシンプルな文書管理システム
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
2位「楽々Document Plus」検索性が高い文書管理システム
＜楽々Document Plusの特徴＞
- ワークフロー機能
- ISO文書管理のための機能
文書の「登録・申請→承認→決済」のワークフローを設定できます。
ISO文書管理のポイントを押さえた機能が多く搭載されています。
＜楽々Document Plusの注意点＞
- 高いITリテラシーが求められる
高度な機能が搭載されており、さらに自由度も高いので使いこなすにはITリテラシーが必要です。
＜楽々Document Plusの料金体系＞
- 要問い合わせ
3位「QuickBinder」業務形態に合わせて自由に最適化できるシステム
＜QuickBinderの特徴＞
- さまざまな形式の文書の一元管理
- 直感的で、管理画面が見やすい
契約書、図面等文書の形式に関わらず一つのシステムで管理できます。
サムネイル表示などもあり、見やすい管理画面となっています。
＜QuickBinderの注意点＞
- 保守料が年単位で発生する
プランを問わず、保守料が年単位で発生します。また、保守料は購入価格とともに人数によって変動するため注意が必要です。
＜QuickBinderの料金体系＞
- Standard版：400,000円～＋保守料60,000円（年額）～
- Professional版：600,000円～＋保守料90,000円（年額）～
4位「My Quick」販売実績29年の老舗の文書管理システム
＜My Quickの特徴＞
- AzureADと連携すると、IDやパスワード管理が不要
- 社内共有ポータルサイトとの接続・連携
Microsoft社が提供しているAzure Active Directly（AzureAD）との連携によって、My Quick単独でのID、パスワード管理が不要となります。
自社のポータルサイトと連携し、データを取り込むなどの作業できます。
＜My Quickの注意点＞
- オプションが多い
ディスク追加やデータベース追加、IPアドレス追加といったオプションが豊富な分、従業員規模が大きくなるほど料金が割高になりかねない点に注意です。
＜My Quickの料金体系＞
- スタータープラン：初期費用0円、月額利用料22,000円（税込）
- スタンダードプラン：初期費用330,000円、月額利用料77,000円（税込）
- プレミアムプラン：要問い合わせ
5位「ASTRUX2.0」ワークフロー申請まで一括した文書管理ができるシステム
＜ASTRUX2.0の特徴＞
- 強固なセキュリティ
- ワークフローシステム完備
アクセス権の管理はもちろん、PDF文書やDocuWorks文書の持出制限機能により情報漏洩のリスクを低減できます。
ワークフロー機能があり、システム上で申請や合議といったアクションを取れます。
＜ASTRUX2.0の注意点＞
- 機能が複雑
多機能な文書管理システムであるので、ITに慣れていないメンバーにとっては使いこなすのが難しい可能性があります。
＜ASTRUX2.0の料金体系＞
- ASTRUX文書管理システム Ver2.x 1サーバーライセンス（初年度保守付）：684,750円〜（税込）
- ASTRUX文書管理システム Ver2.x 1サーバーライセンス（5年保守付）：1,232,550円〜（税込）
- ASTRUX文書管理システム 保守費用（1年間）：136,950円（税込）
- ASTRUX文書管理システム Ver2.x アップグレード（1年間保守付）：530,750円（税込）
＜比較表＞中小企業・零細企業におすすめの文書管理システムTOP5
以下は、中小企業・零細企業におすすめの文書管理システムTOP5の比較表です。（左右にスクロール可能）
| Stock【一番おすすめ】 | 楽々Document Plus | QuickBinder | My Quick | ASTRUX2.0 | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
中小企業に必須のシンプルな文書管理システム |
検索性が高い文書管理システム |
業務形態に合わせて自由に最適化できるシステム |
販売実績29年の老舗の文書管理システム |
ワークフロー申請まで一括した文書管理ができるシステム |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・要問い合わせ |
・Standard版：400,000円～＋保守料60,000円（年額）～
・Professional版：600,000円～＋保守料90,000円（年額）～ |
・スタータープラン：初期費用0円、月額利用料22,000円（税込）
・スタンダードプラン：初期費用330,000円、月額利用料77,000円（税込）
・プレミアムプラン：要問い合わせ |
・ASTRUX文書管理システム Ver2.x 1サーバーライセンス（初年度保守付）：684,750円〜（税込）
・ASTRUX文書管理システム Ver2.x 1サーバーライセンス（5年保守付）：1,232,550円〜（税込）
・ASTRUX文書管理システム 保守費用（1年間）：136,950円（税込）
・ASTRUX文書管理システム Ver2.x アップグレード（1年間保守付）：530,750円（税込） |
中小企業・零細企業が文書管理システムを選ぶポイント
以下では、文書管理システムを選択するうえでのポイントを3つご紹介します。ポイントを満たしたシステムを選んで「社内へ導入したものの誰も使ってくれない」という事態を防ぎましょう。
（1）誰でも簡単に扱えるか
大前提として、ITリテラシーに関わらず誰でも扱えるシステムを選びましょう。
中小企業・零細企業がシステムへかけられる時間的・金銭的コストは、大企業と比較して少ないです。したがって、導入時に教育の手間が必要な多機能のシステムではなく、「ITに疎いメンバーでも不自由なく使えるシステム」を選びましょう。
たとえば、誰にでも扱えるシステムの一例として、65歳以上のメンバーでも直感的に文書を整理できる「Stock」のようなサービスが挙げられます。このように、システムの運用コストを削減するには、機能に過不足のないシステムを導入すべきです。
（2）情報共有がしやすいか
情報共有のしやすさについても考慮に入れる必要があります。
文書管理システムでは更新頻度の異なる文書を一元管理するため、いつ、誰が、どの文書を更新したのかをリアルタイムで把握できることが必須です。仮に、更新を伝える通知機能がなければ、更新に気づかないメンバーが出かねません。
したがって、リアルタイムで同期する情報を容易に共有できるシステムを選ぶことが重要なのです。また、過去に編集された文書の遍歴を確認できる「編集履歴」機能があるシステムを導入すると、より更新箇所が探しやすくなります。
（3）現状のワークフローへスムーズに導入できるか
文書管理システムをスムーズに導入できるかにも着目しましょう。
仮に、文書管理システムの導入によってワークフローに大幅な変更が発生すると、従来の方法に慣れている従業員が混乱します。また、システムの操作に慣れるまでに時間がかかると「システムのせいで業務効率が下がった」という事態になりかねません。
したがって、必要な機能が過不足なく搭載されており、直感的に操作できる「Stock」のようなツールを選んで、導入即日からスムーズに運用しましょう。
中小企業が文書管理システムを使うメリット2選
以下では、中小企業が文書管理システムを使うメリット2選をご紹介します。新しいシステムを導入するときは、メリットを周知すると社内へ浸透しやすくなります。
（1）文書を探す手間が省ける
一つ目のメリットは、文書を探す手間が省けることです。
たとえば、一部の文書管理システムにはキーワードから該当する文書を探し出す「検索」機能が搭載されているので、仕事中に必要な情報へすぐにたどり着けるのです。一方、紙で文書管理をしていると、何度もページをめくって探さなければなりません。
このように、文書管理システムの機能を活用すれば、紙の管理に比べて文書を探す手間を大幅に減らせるメリットがあります。
（2）安全性を高められる
二つ目のメリットは、文書の安全性を高められることです。
紙の文書は簡単に複製したり持ち出したりできるため、情報漏えいのリスクが常に付きまといます。また、人為的なミスにより紛失したり誤って廃棄する恐れもあるのです。
一方、文書管理システムを利用すれば、高度なセキュリティ機能によって社内の文書を安全に保管できるうえ、サービスによっては誤削除した情報を復元できるメリットがあります。
たとえば、安全な文書管理システムの一例として、国際レベルのセキュリティ基準のもと運用されている「Stock」が挙げられます。
中小企業が文書管理システムを使うデメリット2選
以下では、中小企業が文書管理システムを使う2つのデメリットを解説します。導入前にデメリットを把握し、解決策を用意しておきましょう。
（1）文書の電子化に時間がかかる
一つ目のデメリットは、文書の電子化に時間がかかることです。
これまで紙で文書を作成、保存してきたチームでは「書類をスキャンし、名前を付け、保存する」といった電子化の作業に多くの手間と時間が必要になります。
しかし、文書の電子化を進めなければ、結局”日常業務で文書を探すのに時間がかかって面倒”という状況は改善できないため、作業を着実に進めましょう。
（2）社内へ定着させるのが難しい
二つ目のデメリットは、新しいシステムを社内へ定着させるのが難しいことです。
たとえば、ワークフローが確立しているチーム内に新たなシステムを導入すると、かえって業務効率が悪くなるケースがあります。とくに、中小企業では、多機能で操作が複雑なシステムを使いこなせない従業員が続出しかねません。
したがって、必要な機能を過不足なく搭載し、誰でも直感的に使える「Stock」のようなシステムを選び、社内へスムーズに定着させましょう。
文書管理システムにおける3つのタイプとは
ここでは、文書管理システムの3つのタイプをご紹介します。求める機能に応じて選ぶべきシステムも変わるため「自社にどのタイプがマッチしているのか」を確認しましょう。
タイプ1｜社内文書全般を管理するシステム
一つ目は社内文書の管理に特化したタイプです。
最も一般的な形の文書管理システムであり、さまざまな形式の文書を保存するためのシステムです。また、システム内で文書を作成し、ユーザー間で共有できるものもあります。
社内文書全般を管理するシステムは、マニュアルの共有やナレッジ管理など、文書の管理に課題があるチームにおすすめです。
タイプ2｜契約書の管理に特化したシステム
二つ目は契約書の管理に特化したタイプです。
このタイプの文書管理システムは”社内文書全般を管理するシステム”との併用はできませんが「契約書の期限を管理する」「任意の取引先との契約書をすぐに探し出す」といった目的に応じた機能を搭載しています。
とくに、「契約書の数が増えすぎて困っている」「契約書の期限がバラバラで管理しきれない」というチームは、契約書に特化した文書管理システムを導入しましょう。
タイプ3｜社内外活用型システム
三つ目は社内外活用型の文書管理システムです。
「文書を社内だけでなく社外にも共有したい」という場合におすすめのタイプで、多くはオンライン上でやりとりする”クラウド型”の文書共有サービスとなっています。
たとえば、「取引先が多く共有に手間がかかる」などの課題を抱えているチームで導入すると、取引先とスムーズに文書をやりとりできるようになります。
おすすめの中小企業・零細企業向け文書管理システムまとめ
ここまで中小企業・零細企業向けの文書管理システムを中心に解説しました。中小企業・零細企業向けの文書管理システム選定のポイントは以下の3点です。
- 誰でも簡単に扱えるか
- 情報共有がしやすいか
- 現状のワークフローへスムーズに導入できるか
とくに、「誰でも簡単に扱えるか」は重要です。多機能ゆえにITリテラシーが高いメンバーのみ使いこなせるシステムは、ほかのメンバーの業務効率が下がりかねないので、シンプルで直感的に使えるものを選びましょう。
たとえば、今回ご紹介した「Stock」は、文書管理に必要な機能が過不足なく備わっており、65歳以上のメンバーでも簡単に扱えるシステムです。
ぜひ「Stock」を導入し、文書管理を簡単に効率化しましょう。
