昨今では、さまざまな業界職種でDX化が推進されいますが、いまもなお紙媒体で文書管理しているという中小企業は少なくありません。しかし、「経費削減」や「業務効率化」の観点から、人手不足である中小企業こそ文書管理システムを導入すべきだと言えます。
とはいえ、「ITツールに抵抗がある」「自社の規模に合ったシステムが分からない」と悩み、文書管理システムの導入に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、中小企業・零細企業におすすめの文書管理システムランキングTOP5を中心にご紹介します。
- デジタルに慣れてない従業員が多く、紙で文書管理をしている
- 中小企業でも効果が得られる文書管理システムを知りたい
- 文書管理ソフトを導入したいが、比較検討する時間がない
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適な文書管理システムを見つけられるので、これまでの非効率的な業務を改善していけます。
目次
文書管理システムにおけるタイプとは
ここでは、文書管理システムの3つのタイプをご紹介します。求める機能に応じて選ぶべきシステムも変わるため「自社にどのタイプがマッチしているのか」を確認しましょう。
タイプ1｜社内文書全般を管理するシステム
1つ目は、社内向けの文書管理に特化したタイプです。
最も一般的な形の文書管理システムであり、さまざまな形式の文書を保存するためのシステムです。たとえば、社内向けの文書管理システムには「フォルダ機能」のように、テーマごとに文書を分けて管理できる機能が備わっているものが多いです。
そのため、マニュアルの共有やナレッジ管理など、文書の管理に課題があるチームにおすすめです。また、なかには、文書の作成から管理までを一元化できるシステムもあるため、紙媒体のような手書き作業が一切必要なくなります。
タイプ2｜社内外活用型システム
2つ目は社内外活用型の文書管理システムです。
「文書を社内だけでなく社外にも共有したい」という場合におすすめのタイプで、たとえば、”クラウド型”の文書管理システムの場合、インターネット上でのデータ管理になるため、時間や場所を問わず該当の文書を確認できるようになります。
たとえば、「取引先が多く共有に手間がかかる」などの課題を抱えているチームで導入すると、取引先とスムーズに文書をやりとりできるようになります。ただし、第三者による不正アクセスを防ぐためにも、セキュリティ対策を気にかけましょう。
中小企業におすすめの文書管理システムランキングTOP5
以下では、中小企業向け文書管理システムTOP5をご紹介します。
大手企業と比べ、中小企業リソースが少ないので、限られた労力で効率化を実現しなければなりません。つまり、文書管理システムの導入に向けて、ITに詳しくない従業員への教育やシステム移行にかかる手間をいかに減らせるが鍵です。
万が一、「便利そうだから」という理由で、多機能なシステムを導入すると、ITに不慣れな方が使いこなせず、そのうち放置されていきます。そのため、文書管理に必要な機能が過不足なく備わっており、誰でも簡単に使える「シンプルなシステム」を選びましょう。
結論、中小企業が選ぶべき文書管理システムは、非IT企業の65歳以上でも即日で使える「Stock」一択です。
Stockでは「ノート」に直感的に情報を残せるほか、テーマごとに「フォルダ」を整理できるので、文書を作成したり探したりする手間がなくなります。また、1フォルダ内であれば何人でも取引先のメンバーを招待できるので、社内・社外向けいずれの文書管理に役立ちます。
1位：非IT企業の方でも簡単に使える文書管理システム「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
2位：検索性が高い文書管理システム「楽々Document Plus」
＜楽々Document Plusの特徴＞
- ワークフローの設定ができる
- ISO文書管理に必要な機能が豊富
文書の「登録・申請→承認→決済」のワークフローを設定できます。
ISO文書管理のポイントを押さえた機能が多く搭載されています。
＜楽々Document Plusの機能・使用感＞
- 検索機能が搭載されている
- 他ツールのデータの登録・管理が簡単
検索時には完全一致検索だけでなく、表記揺れにも対応しているため、欲しい情報がすぐに探せて便利です。また、スペルに自身がない場合でも「あいまい検索」を使えば、より広範囲で情報を拾えます。
WordやExcel、メールや紙文書といったあらゆる資料やデータを文書として簡単に取り込めます。そのため、社内に分散する情報を一元管理できるため、必要な情報にすぐにアクセスできる体制を作れます。
＜楽々Document Plusの注意点＞
- 高いITリテラシーが求められる
- 登録できる文書のデータサイズに上限がある
高度な機能が搭載されており、さらに自由度も高いので使いこなすにはITリテラシーが必要です。
利用しているユーザーからは「実験などの報告書は文書のデータサイズが大きくなりやすいため、大容量でも登録できるようになると良い」という声があります。（引用：ITreview）
＜楽々Document Plusの料金体系＞
- 要問い合わせ
3位：業務形態に合わせて自由に最適化できるシステム「QuickBinder」
＜QuickBinderの特徴＞
- さまざまな形式の文書の一元管理
- 直感的で、管理画面が見やすい
契約書、図面等文書の形式に関わらず一つのシステムで管理できます。
サムネイル表示などもあり、見やすい管理画面となっています。
QuickBinderの機能・使用感
- 必要な情報がすぐに見つかる
- セキュリティ対策が万全である
検索は属性検索と全文検索エンジンに対応しており、登録している文書が多くても、ストレスなく探せます。
QuickBinderでは、ユーザーが操作したログを確認できるため、文書の不正改ざんを防げます。また、PDFビューア機能を使えば、PDFの保存や印刷を制限できるので、セキュリティ対策を強化したい企業に最適です。
＜QuickBinderの注意点＞
- 保守料が年単位で発生する
プランを問わず、保守料が年単位で発生します。また、保守料は購入価格とともに人数によって変動するため注意が必要です。
＜QuickBinderの料金体系＞
利用するユーザー規模によって価格が変動するため、詳細はHPを確認しましょう。
- Standard版：400,000円～＋保守料60,000円（年額）～
- Professional版：600,000円～＋保守料90,000円（年額）～
4位：販売実績29年の老舗の文書管理システム「My Quick」
＜My Quickの特徴＞
- AzureADと連携すると、IDやパスワード管理が不要
- 社内共有ポータルサイトとの接続・連携
Microsoft社が提供しているAzure Active Directly（AzureAD）との連携によって、My Quick単独でのID、パスワード管理が不要となります。
自社のポータルサイトと連携し、データを取り込むなどの作業ができます。
My Quickの機能・使用感
- アラート機能が搭載されている
- 入力ミスを減らせる
アラート機能により、文書の期限を通知できるので、確認もれを防ぐのに役立ちます。
自分に合わせたチェック機能を作成できるため、文書作成における入力ミスを防ぐのに役立ちます。
＜My Quickの注意点＞
- オプションが多い
- 同時アクセスできる人数に限りがある
ディスク追加やデータベース追加、IPアドレス追加といったオプションが豊富な分、従業員規模が大きくなるほど料金が割高になりかねない点に注意です。
利用しているユーザーからは「使う側の人数や、同時にアクセスできる人数の制限がある点が気になった」という声があります。（参考：ITトレンド）
＜My Quickの料金体系＞
- スタータープラン：初期費用0円＋月額利用料22,000円
- スタンダードプラン：初期費用330,000円＋月額利用料77,000円
- AIスタンダードプラン：初期費用330,000円＋月額利用料110,000円
- プレミアムプラン：要問い合わせ
5位：ワークフロー申請まで一括管理できるシステム「ASTRUX2.0」
＜ASTRUX2.0の特徴＞
- 強固なセキュリティ
- ワークフローシステム完備
アクセス権の管理はもちろん、PDF文書やDocuWorks文書の持出制限機能により情報漏洩のリスクを低減できます。
ワークフロー機能があり、システム上で申請や合議といったアクションを取れます。
ASTRUX2.0の機能・使用感
- iPhone・iPadで操作しやすい画面表示
- スケジュール管理機能が充実している
iPhone・iPadに最適化した画面表示となっており、パソコンを開けない状況でも文書を確認することができて便利です。
スケジュールに予定日や実施内容、登録文書などを設定でき、一覧やカレンダーで見やすく整理できます。
＜ASTRUX2.0の注意点＞
- 機能が複雑
- 文書のグループが階層表示でない
多機能な文書管理システムであるので、ITに慣れていないメンバーにとっては使いこなすのが難しい可能性があります。
利用しているユーザーからは「グループを表示するときにデフォルトが階層表示ではなかったり、若干面倒」という声があります。（引用：ITreview）
＜ASTRUX2.0の料金体系＞
- ASTRUX文書管理システム Ver2.x 1サーバーライセンス（初年度保守付）：684,750円（税込）
- ASTRUX文書管理システム Ver2.x 1サーバーライセンス（5年保守付）：1,232,550円（税込）
- ASTRUX文書管理システム 保守費用（1年間）：136,950円（税込）
- ASTRUX文書管理システム Ver2.x アップグレード（1年間保守付）：530,750円（税込）
【比較表】中小企業におすすめの文書管理システムTOP5
以下は、中小企業におすすめの文書管理システムTOP5の比較表です。（左右にスクロール可能）
| Stock【おすすめ】 | 「楽々Document Plus」 | 「QuickBinder」 | 「My Quick」 | 「ASTRUX2.0」 | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
非IT企業の方でも簡単に使える文書管理システム |
検索性が高い文書管理システム |
業務形態に合わせて自由に最適化できるシステム |
販売実績29年の老舗の文書管理システム |
ワークフロー申請まで一括管理できるシステム |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| フォルダ管理 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 編集履歴確認 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
高いITリテラシーが求められる |
保守料が年単位で発生する |
オプションが多い |
機能が複雑 |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
要問い合わせ |
・無料プランなし
・有料プランは400,000円～＋保守料60,000円（年額）～ |
・無料プランなし
・有料プランは初期費用0円＋月額利用料22,000円（税込）～ |
・無料プランなし
・有料プランは684,750円〜（税込） |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「楽々Document Plus」の詳細はこちら |
「QuickBinder」の詳細はこちら |
「My Quick」の詳細はこちら |
「ASTRUX2.0」の詳細はこちら |
中小企業・零細企業が文書管理システムを選ぶポイント
以下では、文書管理システムを選択するうえでのポイントを3つご紹介します。ポイントを満たしたシステムを選んで「社内へ導入したものの誰も使ってくれない」という事態を防ぎましょう。
（1）誰でも簡単に扱えるか
大前提として、ITリテラシーに関わらず誰でも扱えるシステムを選びましょう。
中小企業では慢性的な人手不足が問題となっており、ひとつの業務にかけられる時間や人手が大企業と比較して少ないです。上記のように、リソースが限られている状況でで一人ひとりにシステムの使い方を教えていくのは、かえって生産性を下げることにつながりかねません。
したがって、導入時に教育の手間が必要な多機能のシステムではなく、「ITに疎いメンバーでも即日使いこなせるシステム」を選びましょう。
（2）情報共有がしやすいか
情報共有のしやすさについても考慮に入れる必要があります。
文書管理システムでは更新頻度の異なる文書を一元管理するため、いつ、誰が、どの文書を更新したのかをリアルタイムで把握できることが必須です。仮に、更新を伝える通知機能がなければ、更新に気づかないメンバーが出かねません。
したがって、リアルタイムで同期する情報を容易に共有できるシステムを選ぶことが重要なのです。また、過去に編集された文書の遍歴を確認できる「編集履歴」機能があるシステムを導入すると、より更新箇所が探しやすくなります。
（3）欲しい情報がすぐに見つかるか
情報の検索性にも着目しましょう。
文書管理システムを導入しても、文書を探す手間がかかってしまうと、紙媒体に代わってシステムを導入した意味がありません。そのため、豊富な検索機能を搭載したものを選びましょう。
たとえば、文書のタイトルやカテゴリだけでなく、全文から検索できる機能や、表記揺れも吸収して検索できる機能などが搭載されていると、文書の検索が効率的に行えます。
（4）セキュリティ対策は万全か
文書管理ツールを選ぶ時には、セキュリティ面にも注目しましょう。
文書管理ツールのセキュリティ機能が乏しいと、重要な文書の内容が漏えいしてしまう恐れがあります。そのため、文書への不正アクセスを防ぐ認証機能やSSL暗号化の機能、二段階認証が備わっているツールを選ぶと、不正アクセスのリスクを大幅に低減できます。
なかでも、国際情報セキュリティ規格の「ISO27001」を獲得している「Stock」であれば、安心して社内情報を管理できるのです。
中小企業が文書管理システムを使うメリット2選
以下では、中小企業が文書管理システムを使うメリット2選をご紹介します。新しいシステムを導入するときは、メリットを周知すると社内へ浸透しやすくなります。
（1）文書を探す手間が省ける
一つ目のメリットは、文書を探す手間が省けることです。
たとえば、一部の文書管理システムにはキーワードから該当する文書を探し出す「検索」機能が搭載されているので、仕事中に必要な情報へすぐにたどり着けるのです。一方、紙で文書管理をしていると、何度もページをめくって探さなければなりません。
このように、文書管理システムの機能を活用すれば、紙の管理に比べて文書を探す手間を大幅に減らせるメリットがあります。
（2）安全性を高められる
二つ目のメリットは、文書の安全性を高められることです。
紙の文書は簡単に複製したり持ち出したりできるため、情報漏えいのリスクが常に付きまといます。また、人為的なミスにより紛失したり誤って廃棄する恐れもあるのです。
一方、文書管理システムを利用すれば、高度なセキュリティ機能によって社内の文書を安全に保管できるうえ、サービスによっては誤削除した情報を復元できるメリットがあります。
中小企業が文書管理システムを使うデメリット2選
以下では、中小企業が文書管理システムを使う2つのデメリットを解説します。導入前にデメリットを把握し、解決策を用意しておきましょう。
（1）文書の電子化に時間がかかる
一つ目のデメリットは、文書の電子化に時間がかかることです。
これまで紙で文書を作成、保存してきたチームでは「書類をスキャンし、名前を付け、保存する」といった電子化の作業に多くの手間と時間が必要になります。
しかし、文書の電子化を進めなければ、結局”日常業務で文書を探すのに時間がかかって面倒”という状況は改善できないため、作業を着実に進めましょう。
（2）社内へ定着させるのが難しい
二つ目のデメリットは、新しいシステムを社内へ定着させるのが難しいことです。
たとえば、ワークフローが確立しているチーム内に新たなシステムを導入すると、かえって業務効率が悪くなるケースがあります。とくに、中小企業では、多機能で操作が複雑なシステムを使いこなせない従業員が続出しかねません。
したがって、必要な機能を過不足なく搭載し、誰でも直感的に使える「Stock」のようなシステムを選び、社内へスムーズに定着させましょう。
おすすめの中小企業・零細企業向け文書管理システムまとめ
ここまで中小企業向けの文書管理システムを中心に解説しました。中小企業文書管理システム選定のポイントは以下の3点です。
- 誰でも簡単に扱えるか
- 情報共有がしやすいか
- 現状のワークフローへスムーズに導入できるか
- 安心して情報を管理できるか
とくに、「誰でも簡単に扱えるか」は重要です。多機能ゆえにITリテラシーが高いメンバーのみ使いこなせるシステムは、ほかのメンバーの業務効率が下がりかねないので、シンプルで直感的に使えるものを選びましょう。
したがって、中小企業が文書管理に導入すべきは、非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単に使いこなせるシステム「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入し、文書管理を簡単に効率化しましょう。
