適切な人員配置を行うには、従業員の出勤状況を可視化し、業務を円滑に進められるシフト計画を立てることが求められます。しかし、シフト表の体裁をはじめから作るのは大変なので、テンプレートを使うのがおすすめです。
しかし、「シフト表を作成したいが、どのテンプレートを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、シフト表作成時のおすすめの無料テンプレート6選や注意点を中心にご紹介します。
- テンプレートを使ってシフト表の作成時間を短縮したい
- Excelで使えるシフト表のテンプレートを知りたい
- Excelよりも簡単にシフト表を作成できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に適したシフト表のテンプレートや作成時の注意点が分かり、シフトの作成から管理方法までを効率化できます。
目次
【無料ダウンロード可】シフト表・勤務表を作成できるExcelテンプレート6選！
ここでは、シフト表・勤務表におすすめの無料テンプレート6選をご紹介します。いずれのテンプレートも業種や特徴が異なるので、自社での運用に適したテンプレートを選びましょう。
【[文書]テンプレートのダウンロード】勤務時間を自動計算するシフト表
![[文書]テンプレートのダウンロードの画像](https://www.stock-app.info/media/wp-content/uploads/2023/03/文書テンプレ.jpg)
こちらは、勤務時間を自動計算できるシフト表です。
マウスを使ってセルの背景色を変えるだけで勤務時間を計算するので、キーボード操作が必要ありません。Excelが苦手な方でも直感的に見やすいシフト表を作成できます。
「勤務時間を自動計算するシフト表」の詳細はこちら
【Microsoft】月別・日別のシフト計画に使えるシフト表
こちらは、Microsoft社が提供する月別・日別のシフト計画に使えるシフト表です。
各従業員のシフト状況がグラフ化されるので、従業員のシフトに偏りがないか一目でわかります。また、日別シフト管理では、時間帯別実働人数の確認も可能です。
「月別・日別のシフト計画に使えるシフト表」の詳細はこちら
【Windows×Macで使えるビジネス文書】コンビニ向け週間シフト表
こちらは、コンビニ向けの週間シフト表です。
短期間で従業員の入れ替わりが激しいコンビニのような業種でも、人員の把握が簡単です。また、計算式が入っていないので、複雑な操作が求められません。
「コンビニ向け週間シフト表」の詳細はこちら
【業務用テンプレート】PDFとして印刷できる週間シフト表
こちらは、A4横型のExcelで使える1週間のシフト表です。
開始時間と終了時間を入力するのみで、簡易的な運用が想定されています。マクロも使用していないので、PDFとして印刷すれば、紙での使用も可能です。
「PDFとして印刷できる週間シフト表」の詳細はこちら
【フリー テンプレート】A4縦型のシフト表
こちらは、A4縦型の従業員別シフト表です。
シート1枚につき、各従業員の1か月間の勤怠管理ができます。また、年月を入力すると自動的に曜日が切り替わる点も便利です。
「A4縦型のシフト表」の詳細はこちら
【Excel勤怠テンプレート】ガントチャート式のシフト表
こちらは、直感的に作成できるガントチャート形式のシフト表です。
ガントチャートとは、勤務内容や時間をグラフで出力し、可視化したデータを指します。上記テンプレートは、セルの背景色を変えることで、視覚的に情報が伝わりやすくなる点がポイントです。
「ガントチャート形式のシフト表」の詳細はこちら
シフト表・勤務表作成で役立つ関数一覧
以下は、エクセルでシフト表・勤務表を作成するときに役立つ関数一覧です。
| 関数 | 何に役立つか |
|---|---|
| =DATE |
日付を表示させることができます。 |
| =WEEKDAY |
日付に対応する曜日を表示させることができます。 |
| =SUM |
出勤人数などの合計を数えることができます。 |
| ＝COUNTA |
入力されたデータのセルの数を数えることができます。 |
関数とは、特定の処理を行うために用意された命令文のことです。関数を使うことで、数値をひとつずつ手入力で計算する必要がないので、短時間で作業が進められます。また、正確に膨大なデータを読み取れるため、ミスを目視で確認する手間も省けます。
Excelでシフト表・勤務表を作成するデメリット
以下では、Excelでシフト表・勤務表を作成するデメリットについて解説します。シフト管理にムダな時間をかけないために、以下の内容を把握して、Excelの導入は慎重に判断しましょう。
（1）集計する必要がある
1つ目は、集計する必要がある点です。
Excelでシフト表を作成していると、紙やメールで提出された希望シフトを、担当者が手作業でまとめなければなりません。そのため、シフト表の作成にムダな時間がかかるうえ、転記や計算にミスが生じる恐れもあります。
このように、Excelでは面倒な集計作業が発生してしまうので、手間をかけずにシフト表を作成したい場合は「希望シフトの提出」から「シフト表の作成」までを一か所で完結できるツールの導入を検討しましょう。
（2）更新に手間がかかる
2つ目は、更新に手間がかかる点です。
シフト表は、一度作成して終わりではなく、定期的に内容や日付を更新する必要があります。しかし、Excelではシフト表がファイル形式で管理されるため、更新するたびにファイルを開いて編集しなければならず面倒です。
また、Excelでは「誰が、いつ、どこを」編集したのか分からないので、更新されても気づきにくいです。したがって、Excelでシフト表を作成すると、更新が面倒で、かつ最新情報を把握しづらい点がデメリットと言えます。
【必見】シフト表の作成・管理に最適なITツール
以下では、シフト表の作成・管理に最適なITツールをご紹介します。
Excelでシフト表を作成していると、希望シフトの集計や情報更新に手間がかかります。また、テンプレートを使って効率的にシフト表を作成しても、従業員や他店舗と円滑にシフトを共有できるようにしなければ、運営上で混乱が生じる原因になってしまうのです。
そこで、「“希望シフトの提出”から“シフト表の作成・共有”までを完結できるツール」を導入しましょう。シフト表を含めた業務情報を適切に共有する仕組みを整えながら、シフト表の作成をストレスなく進められます。
結論、シフト表をスムーズに作成・共有するには、情報を正しく残しつつ、各従業員や他店舗との情報管理も即日でできるほど簡単な「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」では登録した「テンプレート」をワンクリックで呼び起こせるうえに、任意のメンバーにリアルタイムで共有できます。また、「メッセージ」がノートに紐づいているので、話題が混ざらずに、“希望シフトの提出”や“シフト表に関するやりとり”を進められるのです。
社内情報をスムーズに共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【注意】見やすいシフト表を作成する3つのポイントとは
ここでは、シフト表作成時の注意点を解説します。以下のポイントを押さえなければ、管理者と従業員間で混乱が生じやすくなるので、必ず確認しましょう。
（1）出勤の偏りを考慮する
従業員のシフトを考える際は、出勤の偏りを考慮しましょう。
たとえば、「深夜労働や繁忙期の出勤が一部の従業員に偏っている」「有休の取得回数が異なっている」と、従業員の不満や体調不良を生む原因になります。したがって、従業員間の公平性を考慮したシフトを組む必要があるのです。
ただし、各従業員の立場や事情も把握しなければ、運営が困難になってしまいます。そのため、従業員の状況を考慮しつつ、負担が分散するようにシフト表を作らなければなりません。
（2）早めに作成する
シフト表の作成は、早めに進めることも重要です。
希望シフトの提出後、シフトが確定するまでの期間が長いと、従業員がほかの予定を立てられません。シフトが決まらずストレスを感じれば「ほかの予定を立てるために出勤日を少なく申請しよう」と考える従業員が増え、人数調整が困難になりかねないのです。
したがって、シフト表は後回しにせずに早めの作成を心がけるべきです。また、従業員にも早めの連絡を徹底させて、シフト表をすぐに作れるようにしましょう。
（3）各店舗と見やすい形式で共有する
作成したシフト表は、従業員や各店舗と見やすい形式で共有すべきです。
従業員が見やすい形式で共有しなければ、出勤予定を誤って認識し、遅刻・欠勤するミスが起きる恐れがあります。さらに、長期間不在の従業員がいた場合、残ったメンバーで現場が回るように調整できなければなりません。
また、他店舗と連携している場合、担当店舗以外とも適切に情報共有しなければ、応援を呼んだり派遣したりすることも難しくなります。そこで、今日では「ナレカン」のような情報共有ツールを使い、シフト情報の共有を効率化する企業が増えているのです。
シフト表・勤務表におすすめの無料Excelテンプレートまとめ
これまで、「おすすめの無料Excelテンプレート6選」や「シフト表作成時の注意点」を中心にご紹介しました。
自社に適したテンプレートを使っても、注意点を押さえてシフトを作らなければ従業員の不満が蓄積するうえ、現場で混乱が生じてしまいます。そこで、従業員や他店舗とシフトを管理できるように、ITツールを活用して効率的に作成・管理すべきです。
一方で、シフトの作成・共有・管理に複数のツールを使うと、工数が増え面倒です。したがって、シフト表の「作成・共有・管理」に過不足のない機能を備えた「シンプルな情報管理ツール」を活用しなければなりません。
結論、シフトの作成から管理を効率化するには、メールを使える方ならばすぐに使えるほど簡単なナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、シフト表の作成から管理を効率化しましょう。
