適切な人員配置を行うには、従業員の出勤状況を可視化し、業務を円滑に進められるシフト計画を立てることが求められます。しかし、シフト表の体裁を、毎月一から作るのは大変なので、テンプレートを使うのがおすすめです。
しかし、「シフト表を作成したいが、どのテンプレートを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、シフト表作成時のおすすめの無料テンプレート6選や注意点を中心にご紹介します。
- Excelでシフト表を作成するのに、テンプレートを使って時短したい
- 無料でダウンロードできるシフト表・勤務表のテンプレートを探している
- 素早くシフト表をできて、すぐに共有できる体制を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に適したシフト表のテンプレートや作成時の注意点が分かり、シフトの作成から管理方法までを効率化できます。
目次
シフト表の種類
ここでは、シフト表の種類を3つ紹介します。まずは、自社で作成するシフトがどれに該当するのか確認しましょう。
- タイムシフト
- 週間シフト
- 月間シフト
日ごとにそれぞれ社員の勤務時間が記載されているシフトです。誰がいつからいつまで勤務するのか、1時間単位あるいは30分単位で記すものが多いです。
1週間単位で管理するシフト表で、タイムシフトのように時間まで把握することはできません。また、週ごとに作成しなければならないので、手間がかかります。
1ヶ月単位で管理するシフトで、「日勤」「夜勤」「早番」「遅番」などに分類して、シフトを組むとき役立ちます。一目で月の勤務状況が把握できますが、細かな時間は管理しづらいです。
それぞれ長所と短所があるので、自社の業務に合わせて適切なものを作成しましょう。
無料ダウンロード可！シフト表・勤務表を作成できるExcelテンプレート6選！
ここでは、シフト表・勤務表におすすめの無料テンプレート6選をご紹介します。いずれのテンプレートも業種や特徴が異なるので、自社での運用に適したテンプレートを選びましょう。
【[文書]テンプレートのダウンロード】勤務時間を自動計算するシフト表
![[文書]テンプレートのダウンロードの画像](https://www.stock-app.info/media/wp-content/uploads/2023/03/文書テンプレ.jpg)
こちらは、勤務時間を自動計算できるシフト表です。
マウスを使ってセルの背景色を変えるだけで勤務時間を計算するので、キーボード操作が必要ありません。Excelが苦手な方でも直感的に見やすいシフト表を作成できます。
「勤務時間を自動計算するシフト表」の詳細はこちら
【Microsoft】月別・日別のシフト計画に使えるシフト表
こちらは、Microsoft社が提供する月別・日別のシフト計画に使えるシフト表です。
各従業員のシフト状況がグラフ化されるので、従業員のシフトに偏りがないか一目でわかります。また、日別シフト管理では、時間帯別実働人数の確認も可能です。
「月別・日別のシフト計画に使えるシフト表」の詳細はこちら
【Windows×Macで使えるビジネス文書】コンビニ向け週間シフト表
こちらは、コンビニ向けの週間シフト表です。
短期間で従業員の入れ替わりが激しいコンビニのような業種でも、人員の把握が簡単です。また、計算式が入っていないので、複雑な操作が求められません。
「コンビニ向け週間シフト表」の詳細はこちら
【業務用テンプレート】PDFとして印刷できる週間シフト表
こちらは、A4横型のExcelで使える1週間のシフト表です。
開始時間と終了時間を入力するのみで、簡易的な運用が想定されています。マクロも使用していないので、PDFとして印刷すれば、紙での使用も可能です。
「PDFとして印刷できる週間シフト表」の詳細はこちら
【フリー テンプレート】スマホで見やすいA4縦型のシフト表
こちらは、A4縦型の従業員別シフト表です。
シート1枚につき、各従業員の1か月間の勤怠管理ができます。また、年月を入力すると自動的に曜日が切り替わる点も便利です。
「A4縦型のシフト表」の詳細はこちら
【Excel勤怠テンプレート】ガントチャート式のシフト表
こちらは、直感的に作成できるガントチャート形式のシフト表です。
ガントチャートとは、勤務内容や時間をグラフで出力し、可視化したデータを指します。上記テンプレートは、セルの背景色を変えることで、視覚的に情報が伝わりやすくなる点がポイントです。
「ガントチャート形式のシフト表」の詳細はこちら
シフト表・勤務表作成で役立つ関数一覧
以下は、エクセルでシフト表・勤務表を作成するときに役立つ関数一覧です。
- =DATE
- =WEEKDAY
- =SUM
- =COUNTA
日付を表示させることができます。
日付に対応する曜日を表示させることができます。
指定した範囲の合計数値を算出します。出勤人数などの合計を数えることができます。
データが入力されているセル（空白ではないセル）の数を数えることができます。シフト希望を出してもらった際に、何人確保できているのかを即把握するのに役立ちます。
関数とは、特定の処理を行うために用意された命令文のことです。関数を使うことで、数値をひとつずつ手入力で計算する必要がないので、短時間で作業が進められます。
また、正確に膨大なデータを読み取れるため、ミスを目視で確認する手間も省けます。
Excelでシフト表・勤務表を作成するデメリット
以下では、Excelでシフト表・勤務表を作成するデメリットについて解説します。シフト管理にムダな時間をかけないために、以下の内容を把握して、Excelの導入は慎重に判断しましょう。
（1）集計する必要がある
1つ目のデメリットは、集計する必要がある点です。
Excelでシフト表を作成していると、紙やメールで提出された希望シフトを、担当者が手作業でまとめなければなりません。そのため、シフト表の作成にムダな時間がかかるうえ、転記や計算にミスが生じる恐れもあります。
このように、Excelでは面倒な集計作業が発生してしまうので、手間をかけずにシフト表を作成したい場合は「希望シフトの提出」から「シフト表の作成」までを一か所で完結できるツールの導入を検討しましょう。
（2）更新に手間がかかる
2つ目のデメリットは、更新に手間がかかる点です。
シフト表が完成したあとも、急な体調不良などによって、変更（更新）が必要になるケースもあります。Excelではシフト表がファイル形式で管理されるため、更新するたびにファイルを開いて編集しなければならず面倒です。
また、任意のメンバーのみシフトを更新できるようにパスワードを設定できますが、都度入力する手間が生じるため得策とは言えません。つまり、Excelでシフト表を作成すると、更新が面倒かつ、意図しない更新がされるリスクが高い点がデメリットと言えます。
（3）管理が属人化する
3つ目のデメリットは、管理が属人化する点です。
Excelでシフト表を作成する際、人数や日数、時間を計算する必要があります。しかし、計算に用いる関数やマクロが複雑に組み込まれていると、操作できる人が限られ、管理が属人化する恐れがあるのです。
したがって、Excelでは管理が複雑で属人化してしまうため、「代替案を検討する」もしくは「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールに「マニュアル化しておく」など、いずれかの対策をとりましょう。
【必見】シフト表の作成・管理に最適なITツール
以下では、シフト表の作成・管理に最適なITツールをご紹介します。
Excelでシフト表を作成していると、シフト希望の提出にメールやチャットを使わなければならないうえ、シフト変更の更新に手間がかかります。しかし、シフト共有が滞ると、出勤日や予定の変更を把握しきれず、店舗運営に混乱が生じかねません。
そこで、「“希望シフトの提出”から“シフト表の作成・共有”までを完結できるツール」を導入すれば、スムーズに情報を共有できるようになるのです。また、シフト表と合わせて、週間目標や月ごとの必須業務を共有しておけば、組織の一体感も保てます。
結論、シフト表をスムーズに作成・共有するには、Excelよりもストレスなく使えて、スムーズな情報共有を実現できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、登録した「テンプレート」をワンクリックで呼び起こせるほか、”完成したシフト表”や”シフトにまつわる連絡”もできるので、作成・共有の手間を減らせます。また、メンバーごとに編集権限を設定できるので、勝手に変更される心配もありません。
勤怠を含むあらゆる情報をスムーズに共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンでシフト表のテンプレートを作成した例＞
ここでは、ナレカンを使ってシフト表を作成した例を紹介します。
以下のように、ナレカンでは、表を用いたシフト表を「テンプレート」として登録できるほか、呼び起したシフト表にはそのまま書き込めるので、作成時間の短縮が実現します。
また、シフト表を作成している「記事」には、「コメント」を紐づけられるので、シフト変更の連絡もナレカン上で完結できます。ただし、企業ごとに最適な運用方法は異なるので、まずはナレカンの専属担当者による無料の導入支援を受けてみましょう。
【注意】見やすいシフト表を作成する3つのポイントとは
ここでは、シフト表作成時の注意点を解説します。以下のポイントを押さえなければ、管理者と従業員間で混乱が生じやすくなるので、必ず確認しましょう。
（1）出勤の偏りを考慮する
従業員のシフトを考える際は、出勤の偏りを考慮しましょう。
たとえば、「深夜労働や繁忙期の出勤が一部の従業員に偏っている」「有休の取得回数が異なっている」と、従業員の不満や体調不良を生む原因になります。したがって、従業員間の公平性を考慮したシフトを組む必要があるのです。
ただし、各従業員の立場や事情も把握しなければ、運営が困難になってしまいます。そのため、従業員の状況を考慮しつつ、負担が分散するように心がけましょう。
（2）早めに作成する
シフト表の作成は、早めに進めることも重要です。
希望シフトの提出後、シフトが確定するまでの期間が長いと、従業員がほかの予定を立てられません。シフトが決まらずストレスを感じれば「ほかの予定を立てるために出勤日を少なく申請しよう」と考える従業員が増え、人数調整が困難になりかねないのです。
したがって、シフト表は後回しにせずに早めの作成を心がけるべきです。また、従業員にも早めの提出を呼びかけておき、シフト表をすぐに作れるようにしましょう。
（3）各店舗と見やすい形式で共有する
作成したシフト表は、従業員や各店舗と見やすい形式で共有すべきです。
従業員が見やすい形式で共有しなければ、出勤予定を誤って認識し、遅刻・欠勤するミスが起きる恐れがあります。さらに、長期間不在の従業員がいた場合、残ったメンバーで現場が回るように調整できなければなりません。
また、他店舗と連携している場合、担当店舗以外とも適切に情報共有しなければ、応援を呼んだり派遣したりすることも難しくなります。そこで、今日では「ナレカン」のような情報共有ツールを使い、シフト情報の共有を効率化する企業が増えているのです。
シフト表・勤務表におすすめの無料Excelテンプレートまとめ
これまで、「おすすめの無料Excelテンプレート6選」や「シフト表作成時の注意点」を中心にご紹介しました。
Excelでシフト表を作成する場合、関数を使ったり共有にメールやチャットを併用したりしなくてはならず、スムーズにシフト表を作成・共有できません。そこで、従業員や他店舗とシフトを管理できるように、ITツールを活用して効率的に進めるべきなのです。
一方で、シフトの作成・共有に複数のツールを使うと、使い分ける工数がかかり面倒だと言えます。したがって、シフト表の「作成・共有」に過不足のない機能を備え、すばやくシフト表を共有できる情報管理ツールを活用しましょう。
結論、シフトの作成から管理を効率化するには、メールを使える方ならばすぐにシフト表を作れるほど、操作が簡単なナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。また、ナレカンには管理機能も備わっているので、作成後のシフト表に迷わずアクセスできるのです。
ぜひ「ナレカン」を導入し、シフト表の作成から管理を効率化しましょう。
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