適切な人員を配置するには、従業員の出勤状況を可視化し、業務を円滑に進められるシフト計画を立てることが求められます。とくに、シフト表が社内に共有されていれば、社員それぞれが役割を確認して効率的に業務に取り掛かれます。
しかし、「自社のシフト表を上手く作成できない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、シフト表作成時のおすすめの無料テンプレート7選や注意点を中心にご紹介します。
- シフト表を簡単に作成したい
- 無料でダウンロードできるシフト表・勤務表のテンプレートを探している
- 作成したシフト表を、すぐに共有できる体制を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に適したシフト表のテンプレートや作成時の注意点が分かり、シフトの作成から管理方法までを効率化できます。
目次
シフト表の種類
ここでは、シフト表の種類を3つ紹介します。まずは、自社で作成するシフトがどれに該当するのか確認しましょう。
- タイムシフト
- 週間シフト
- 月間シフト
日ごとにそれぞれ社員の勤務時間が記載されているシフトです。誰がいつからいつまで勤務するのか、1時間単位あるいは30分単位で記すものが多いです。
1週間単位で管理するシフト表で、タイムシフトのように時間まで把握することはできません。また、週ごとに作成しなければならないので、手間がかかります。
1ヶ月単位で管理するシフトで、「日勤」「夜勤」「早番」「遅番」などに分類して、シフトを組むとき役立ちます。ひと目で月の勤務状況が把握できますが、細かな時間は管理しづらいです。
それぞれ長所と短所があるので、自社の業務に合わせて適切なものを作成しましょう。
無料ダウンロード可！シフト表・勤務表を作成できるExcelテンプレート7選！
ここでは、シフト表・勤務表におすすめの無料テンプレート7選をご紹介します。いずれのテンプレートも業種や特徴が異なるので、自社での運用に適したテンプレートを選びましょう。
【Excel】勤務時間を自動計算するシフト表
こちらは、勤務時間を自動計算できるシフト表です。
マウスを使ってセルの背景色を変えるだけで勤務時間を計算するので、キーボード操作が必要ありません。Excelが苦手な方でも直感的に見やすいシフト表を作成できます。
【Excel】月別・日別のシフト計画に使えるシフト表
こちらは、Microsoft社が提供する月別・日別のシフト計画に使えるシフト表です。
各従業員のシフト状況がグラフ化されるので、従業員のシフトに偏りがないかひと目でわかります。また、日別シフト管理では、時間帯別実働人数の確認も可能です。
【Excel】コンビニ向け週間シフト表
こちらは、コンビニ向けの週間シフト表です。
短期間で従業員の入れ替わりが激しいコンビニのような業種でも、人員の把握が簡単です。また、計算式が入っていないので、複雑な操作は必要ありません。
【Excel】PDFとして印刷できる週間シフト表
こちらは、A4横型のExcelで使える1週間のシフト表です。
開始時間と終了時間を入力するのみで、簡易的な運用が想定されています。マクロも使用していないので、PDFとして印刷すれば、紙での使用も可能です。
【Excel】スマホで見やすいA4縦型のシフト表
こちらは、A4縦型の従業員別シフト表です。
シート1枚につき、各従業員の1か月間の勤怠管理ができます。また、年月を入力すると自動的に曜日が切り替わる点も便利です。
【Excel】自動で勤務割り当てができる月間シフト表
こちらは、自動で勤務割り当てができる月間シフト表です。
出勤予定回数をもとに自動で「夜勤」「日勤」や「公休日」を割り当てるため、シフト作成業務の負担軽減につながります。しかし、無料版では、従業員9人までのシフト表となります。
【PDF】カレンダー形式のシフト表
こちらは、カレンダー形式のシフト表です。
スケジュールや出勤者が一目でわかるうえ、知識不要で簡単にシフト表を作成できます。ただし、出勤者が多い場合や、詳細な情報を記載するには不向きと言えます。
シフト表・勤務表作成で役立つ関数一覧
以下は、エクセルでシフト表・勤務表を作成するときに役立つ関数一覧です。
- DATE関数
- WEEKDAY関数
- SUM関数
- COUNTA関数
日付を表示させることができます。
日付に対応する曜日を表示させることができます。
指定した範囲の合計数値を算出します。出勤人数などの合計を数える場合に便利です。
データが入力されているセル（空白ではないセル）の数を数えることができます。シフト希望を出してもらった際に、何人確保できているのかを即把握するのに役立ちます。
関数とは、特定の処理を実行するために用意された命令文のことです。関数を使うことで、数値をひとつずつ手入力で計算する必要がないので、短時間で作業が進められます。
また、正確に膨大なデータを読み取れるため、ミスを目視で確認する手間も省けます。
Excelでシフト表・勤務表を作成するデメリット
以下では、Excelでシフト表・勤務表を作成するデメリットについて解説します。シフト管理にムダな時間をかけないために、以下の内容を把握して、Excelの導入は慎重に判断しましょう。
（1）集計する必要がある
1つ目のデメリットは、集計する必要がある点です。
Excelでシフト表を作成していると、紙やメールで提出された希望シフトを、担当者が手作業でまとめなければなりません。そのため、シフト表の作成にムダな時間がかかるうえ、転記や計算にミスが生じる恐れもあります。
このように、Excelでは面倒な集計作業が発生してしまうので、手間をかけずにシフト表を作成したい場合は「希望シフトの提出」から「シフト表の作成」までを一か所で完結できるツールの導入を検討しましょう。
（2）更新に手間がかかる
2つ目のデメリットは、更新に手間がかかる点です。
シフト表が完成したあとも、急な体調不良などによって、変更（更新）が必要になるケースもあります。Excelではシフト表がファイル形式で管理されるため、更新するたびにファイルを開いて編集しなければならず面倒です。
また、更新の度に、最新版のシフト表をメールやチャットツールで共有する手間が生じてしまいます。つまり、Excelでシフト表を作成すると、更新が面倒で共有に手間がかかる点がデメリットと言えます。
（3）管理が属人化する
3つ目のデメリットは、管理が属人化する点です。
Excelでシフト表を作成する際、人数や日数、時間を計算する必要があります。しかし、計算に用いる関数やマクロが複雑に組み込まれていると、操作できる人が限られ、管理が属人化する恐れがあるのです。
したがって、Excelでは管理が複雑で属人化してしまうデメリットがあります。そのため、「Stock」のような操作が簡単なツールで代替するなど、対策をとりましょう。
【脱Excel】シフト表の作成・管理に最適なITツール
以下では、シフト表の作成・管理に最適なITツールをご紹介します。
Excelでのシフト表作成は、関数が必要になったり、メールやチャットで共有して埋もれやすくなったりするデメリットがあります。とくに、メンバーの出勤日や時間が流動的な場合は、シフト表を簡単に作成して素早く共有できる環境構築が必須です。
そこで、「“希望シフトの提出”から“シフト表の作成・共有”までを完結できるツール」を導入すれば、スムーズな情報共有が実現します。さらに、シフト表とあわせて業務に関する情報も共有可能なツールであれば、より効率的な店舗運営につながるのです。
結論、シフト表をスムーズに作成・管理するにはシフト表や業務情報の作成から共有、管理まで誰でも簡単にできるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、シフトを表形式でまとめてメンバーに簡単に共有できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」で希望シフト提出やシフト変更依頼、業務連絡といったやりとりも可能です。
シフト提出からシフト表作成を一括管理できる情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockでシフト表を作成した例＞
ここでは、Stockを使ってシフト表を作成した例を紹介します。
以下のように、Stockでは、表を使ってシフト表を作成しつつ、テキストなどを使って付随する業務情報なども簡単に記録できて便利です。
また、情報をまとめた「ノート」には、「メッセージ」を紐づけられるので、シフト変更の連絡や質問もStockで完結します。
シフト表作成・管理に便利なツール比較
ここでは、シフト表作成・管理に便利なツール4つを比較していきます。（左右にスクロールできます）
| Stock | ナレカン | Airシフト | Googleカレンダー | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
作成したシフト表に関するやりとりが簡単にできる情報共有ツール |
シフト提出からシフト表作成を一括管理できる情報共有ツール |
希望シフトを自動で反映できるシフト表作成アプリ |
メンバーのスケジュール把握に便利なカレンダーアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） |
多機能 |
シンプルで簡単 |
| チャット機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| スマホ対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
打刻や人件費算出といった機能もあり、使いこなすのが難しい |
スケジュール以外の社内情報の共有には不向き |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランなし
・有料プラン：330円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プラン：950円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Airシフト」の詳細はこちら |
「Googleカレンダー」の詳細はこちら |
多機能なツールでは、使わない機能にお金を支払ってしまうケースがあります。そのため、自社に何の機能が必要なのかを洗い出したうえで、過不足ない機能のツールを導入しましょう。
【注意】見やすいシフト表を作成する3つのポイントとは
ここでは、シフト表作成時の注意点を解説します。以下のポイントを押さえなければ、管理者と従業員間で混乱が生じやすくなるので、必ず確認しましょう。
（1）出勤の偏りを考慮する
従業員のシフトを考えるときは、出勤の偏りを考慮しましょう。
たとえば、「深夜労働や繁忙期の出勤が一部の従業員に偏っている」「有休の取得回数が異なっている」と、従業員の不満や体調不良を生む原因になります。したがって、従業員間の公平性を考慮したシフトを組む必要があるのです。
ただし、各従業員の立場や事情も把握しなければ、運営が困難になってしまいます。そのため、従業員の状況を考慮しつつ、負担が分散するように心がけましょう。
（2）早めに作成する
シフト表の作成は、早めに進めることも重要です。
希望シフトの提出後、シフトが確定するまでの期間が長いと、従業員がほかの予定を立てられません。シフトが決まらずストレスを感じれば「ほかの予定を立てるために出勤日を少なく申請しよう」と考える従業員が増え、人数調整が困難になりかねないのです。
したがって、シフト表は後回しにせずに早めの作成を心がけるべきです。また、従業員にも早めの提出を呼びかけておき、シフト表をすぐに作れるようにしましょう。
（3）各店舗と見やすい形式で共有する
作成したシフト表は、従業員が見やすい形式で共有すべきです。
従業員が見やすい形式で共有しなければ、出勤予定を誤って認識し、遅刻・欠勤するミスが起きる恐れがあります。さらに、長期間不在の従業員がいた場合、残ったメンバーで現場が回るように調整できなければなりません。
また、他店舗と連携している場合、担当店舗以外とも適切に情報共有しなければ、応援を呼んだり派遣したりすることも難しくなります。そこで、今日では「Stock」のような情報共有ツールを使い、シフト情報の共有を効率化する企業が増えているのです。
シフト表・勤務表におすすめの無料Excelテンプレートまとめ
これまで、「おすすめの無料Excelテンプレート7選」や「シフト表作成時の注意点」を中心にご紹介しました。
Excelでシフト表を作成する場合、関数を使ったり共有にメールやチャットを併用したりしなくてはならず、スムーズにシフト表を作成・共有できません。そこで、従業員や他店舗とシフトを管理できるように、ITツールを活用して効率的に進めるべきなのです。
一方で、シフトの作成・共有に複数のツールを使うと、使い分ける工数がかかり面倒だと言えます。したがって、シフト表の「作成・共有」に過不足のない機能を備え、すばやくシフト表を共有できる情報管理ツールを活用しましょう。
結論、シフトの作成から管理を効率化するには、メールを使える方ならばすぐにシフト表を作れるほど、操作が簡単な情報共有ツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入し、シフト表の作成から管理を効率化しましょう。
