ビジネスにおける書類作成の基本とは？文例やコツも紹介

ビジネスにおいて、書類作成は「社内外との情報の伝達」や「業務の記録を残す」観点で不可欠です。とくに社外とやりとりする書類は、ビジネスマナーに沿って作らなければなりません。

 

しかし、書類作成で抑えるべきポイントが具体的に分からず、作業時に悩む方も多いのではないでしょうか。

 

そこで今回は、ビジネスにおける書類作成の基本を中心に、文例やコツなども含めてご紹介します。

 

という方はこの記事を参考にすると、ビジネス書類を作るポイントだけでなく、管理の煩雑さを解消する方法も分かります。

ここでは、ビジネスにおける書類作成の基本を紹介します。以下の内容を抑えていない文書は、業務で使いにくく情報の正確性にも欠けてしまうので注意が必要です。

前提として、文章が簡潔にまとまっていることが必須です。

 

仕事では、作成した書類をもとに顧客との取引を進めたり社内プロジェクトを進行したりします。しかし、文章が冗長で要点が分かりにくいと、読み手の解釈の違いによる認識齟齬が発生し、トラブルにつながる恐れがあるのです。

 

したがって、書類は無駄な表現をなくし、結論や決定事項を簡潔に記載しましょう。

書類は簡潔にまとめつつ、必要事項に過不足がないか確認しながら作りましょう。

 

書面で記録を残すことは重要ですが、テーマに即した内容以外を書きすぎると不要な情報が増えてしまいます。一方で、簡潔に書きすぎても前提が伝わらず、あとから見返した際に理解しづらい書類になるのです。

 

したがって、正しく情報を残すには必要事項に過不足がないことが重要です。たとえば、以下のような文書の基本事項をリスト化すると、記載すべき項目の抜け漏れ防止につながります。

 

1. 文書番号
第○号といった文書番号を割り振る必要がある際は書類の最上部右上に記載
2. 日付
書類内容を公表・通知する日付を記載
3. 宛名
相手企業の社名・役職名・担当者名を省略せずに記載
4. 担当者名
自社の社名・所属部署名・担当者名を省略せずに記載
5. 書類の本題
「～のご案内」などの書類の本題を短く、独立して記載
6. 前文
本題の下に「拝啓」などの頭語を含んだあいさつ文を記載
7. 主文
本題の結論となる内容を記載
8. 末文
「敬具」などの結語を含んだ締めのあいさつ文を記載
9. 別記
主文の詳細を「記」の見出し下に記載

形式が整っていることもビジネス書類において重要な要素です。

 

書類の余白は十分に取らなければ、文章は読みやすくなりません。また、たとえば、宛名を書く際は上から「日付・宛名（左寄せ）・担当者名（右寄せ）」で書くのが一般的であり、レイアウトを誤るとビジネスマナーに欠けた文書になってしまうのです。

 

そこで、テンプレートを用いてレイアウトや余白を標準化すると、見やすく適切な書類が素早く作成できます。

文書で書くべき内容を都度考えていると、着手するまでに時間がかかり非効率です。そこで以下では、書類作成の文例を紹介します。

顧客対応のマニュアルの場合、以下の構成にすると回答時に役立ちます。

 

• タイトル：Q.（質問の概要）
ひと目で概要が把握できるように、端的に示しましょう。
• 見出し：Q.（質問内容の詳細）
タイトルの内容に補足があれば、見出しに質問を詳細に記載します。
• 小見出し：ファーストアンサー
小見出し下に、質問に対し最初に答えるべき内容を記録します。
• 小見出し：詳細な内容
小見出し下に、ファーストアンサーの詳細な説明を追記し、情報を補完します。

 

上記を反映し、以下のように顧客対応マニュアルを作成すると、実務で使いやすい書類が作れます。

 

企画書を作成する際は、以下の項目を設けると内容が見やすく整理されます。

 

• タイトル：企画タイトル
コンセプトを簡潔に記載し、分かりやすく企画内容を示しましょう。
• 見出し：背景
冒頭に立案した背景を記載すると、検討する際に企画を実施する目的をチーム内ですり合わせやすくなります。
• 見出し：ターゲット
企画へ参加するターゲット層を具体的に記載しましょう。
• 見出し：イベント概要
具体的なイベントの流れや実施内容を説明します。箇条書きや採番を用いれば情報が整理されるうえ、参考画像があれば併せて共有すると視覚的にもイメージしやすくなります。

 

上記を反映し、以下のように企画書を作成すると、チームメンバーに内容を的確に伝えられるのです。

 

プロジェクトの議事録を作成時に、以下の項目をあらかじめ記載しておくと会議中にスムーズに記録が残せます。

 

• タイトル：議事録のタイトル
会議名だけでなく、会議で何を行ったのかを簡単に示すと、振り返ったときにタイトルだけで概要が把握できます。
• 見出し：背景
背景を記載しておけば、会議の実施目的が分かりやすく示せます。
• 見出し：参加者
会議当日に参加したメンバーを記録しましょう。
• 見出し：決定事項
決定事項は内容ごとに端的にまとめることがポイントです。また、見出しは「実施する施策と理由」のように、会議内容に合わせて文言を変更すると分かりやすさが高まります。
• 見出し：タスク
会議での決定事項に対し、実際に対応が必要なタスクやToDoを記録します。

 

上記を反映し、以下のように議事録を作成すると、過不足なく会議内容が残せるのです。

 

ここでは、仕事の書類を作成する際のコツを紹介します。以下の内容を実践した企業は、分かりやすい書類を効率的に作成・管理できます。

テンプレートを活用すると、定型的な形式の書類が素早く作成できます。

 

一般的に、ビジネスで使う文書はレイアウトや形式が決まっているものが多く定型化されています。そこで、よく作成する書類をテンプレート化すれば、都度手作業で体裁を整える時間を省けるのです。

 

書類作成に使えるテンプレートはネット上でダウンロードするほか、各書類作成ツールに備わっているケースがあります。とくに、自由にテンプレートを作成可能な書類作成ツールを選ぶと、自社特有の文書も素早く作成できるので効果的です。

図表を文書内に追加し、視覚的に分かりやすい書類を作りましょう。

 

文字だけでは伝わりにくい内容も、画像やグラフで具体的に示すことで読み手は直感的に内容を理解できます。また「前年度との売上高の比較」「アンケートの集計結果」などの数値を伴った内容は、表を作成すると情報が見やすく整理されるのです。

 

したがって、図表を適切に活用すれば、書類に記載した内容が正しく伝わりやすくなると言えます。

書類を作成する段階から、管理しやすい場所に保存することも重要です。

 

ビジネスにおいて、書類は作成した後に更新したり、以前作った文書を再利用したりするケースが度々起こります。しかし「保管場所が決まっていない」「いくつもフォルダがあってどこに保存したか分からない」状態では、必要なときに情報が見つかりません。

 

そのため、管理場所をあらかじめ定めたうえで書類は作成しましょう。また、「Stock」のような情報を簡単に整理・検索可能なツールを使うと、目的の内容に素早くアクセス可能な体制を整えられます。

以下では、書類の作成・管理が簡単になるおすすめツールを紹介します。

 

書類はWordやExcelでの作成・管理が一般的です。しかし、ファイルが増えるとバージョン管理が煩雑になるうえ、共有機能が不十分なためほかの連絡ツールを併用する必要があり、非効率な運用になってしまいます。

 

そこで、文書は「ITツール」内でまとめると、いつでも閲覧・修正が可能な体制が整えられ、ファイルの保存場所が分散せず管理しやすくなります。ただし、社内外へ紙で共有する必要がある企業は「記載したデータの印刷・PDF化」に対応したツールを選ばなければ、かえって業務効率を落としてしまう恐れがあるのです。

 

したがって、非IT企業でも簡単に書類の作成・管理が可能かつ、データの印刷にも対応した情報共有ツールの「Stock」が最適です。

 

Stockの「ノート」は文字や画像、表の記載ができるだけなく、編集履歴機能もついておりバージョン管理も簡単に行えます。また、ノートには「メッセージ」「タスク」が紐づけられるので、ノートに書いた書類内容を起点にやりとりが可能です。

 

「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。

 

Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

 

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockの口コミ・評判＞

池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所

「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾 太初さん 株式会社ハピネス

「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

これまで、ビジネスにおける書類作成の基本や文例、コツを中心にご紹介しました。

 

仕事で使う書類は「文章が簡潔で必要事項に過不足がなく、形式が整っている」ことが前提として必要になります。また、テンプレートや図表は見やすい文書づくりに効果的であるものの、作成後の書類は素早く見つけられるように「管理しやすい場所」に保存しなくてはなりません。

 

ただし、書類をファイルデータで保存する際は、管理に工夫が必要です。ファイルが適切に保存されていないと、目的の内容を探すためにファイルをひとつずつ開いて探す手間がかかり、アクセス性が悪くなります。

 

そこで、マニュアルなしでも直感的に操作可能なほど簡単な情報共有ツールの「Stock」で書類を作成・整理すると、ストレスなく管理できるのです。

 

無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、書類作成にかかる無駄な工数を削減しましょう。