社内データの格納するためにはサーバーが用いられますが、サーバーにもクラウドサーバーやレンタルサーバーの違いがあります。
いずれも、ベンダー（事業者）の提供するサービスを使いますが、違いを理解しておかなければ想像以上にコストがかかってしまうなどのデメリットがあるのです。とはいえ、クラウドサーバーが何かわからず、導入に躊躇している方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、クラウドサーバーとは何かからサーバーの種類、選定する際のポイントも解説します。
- 社内のIT化を促進するため、クラウドサーバーについて詳しく知りたい
- 導入に失敗しないために、サーバーの種類や選定ポイントについて把握しておきたい
- クラウドサーバーよりもシンプルに情報を管理できる方法があると嬉しい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、クラウドサーバーへの理解が深めながら、自社の情報を正しく管理できるようになります。
目次
クラウドサーバーとは
クラウドサーバーとはサーバーがインターネット上に（クラウド環境）に作られ、ベンダー（提供業者）が管理しているサーバーのことです。また、サーバーは情報の受け手側のリクエストに応じて情報を提供するコンピュータを指します。
また、インターネット環境とアカウントさえあれば、簡単にサーバーへアクセスできるので、場所や時間を問わずクラウド上に保存したデータを閲覧できます。
たとえば、Googleが提供している『Gmail』に使われるサーバーもクラウドサーバーです。Gmailはユーザーがパソコンやスマートフォンなどのデバイスを問わず、アプリ・ブラウザのいずれでもアカウントとパスワードがあればデータにアクセスできます。
また、据え置きのサーバ−ーとは違い、インターネットを通じてアクセスできることから「仮想サーバー」とも呼ばれます。外出先でもデータを確認、編集が可能であったり、パソコンそのものの容量に左右されずにデータの保存、保管もできたりするのです。
クラウドサーバーと類似するサーバーの種類
クラウドサーバーには、似た名前をもつサーバーが存在するため、それぞれの違いを把握しながら導入を進める必要があります。そこで以下では、クラウドサーバーと類似するサーバーの特徴について解説します。
レンタルサーバーとは
レンタルサーバーとは、事業者のサーバーの一画をレンタルして使えるサービスです。
仮に、据え置きのサーバーを構築し管理するためには、莫大な費用と労力を要します。たとえば、管理するためのコンピューターや場所の確保、メンテナンス費用などです。しかし、レンタルサーバーではベンダーによる管理体制のもと、ユーザーにサーバーを貸し出ししているため、構築や運用に費用がかかりません。
レンタルサーバーには1台のサーバーを複数のユーザーで共有する「共有サーバー」、サーバー1台をすべて専有できる「専用サーバーの種類もあります。ただし、共有サーバーには初期費用が高額となったり、自社に合わせた柔軟なカスタマイズができなかったりする点に注意しましょう。
VPSとは
VPSとは「Virtual Private Server」の略称で「仮想専用サーバー」と訳され、物理的には共有サーバーでありながらも、専用サーバーに近いパフォーマンスを得られます。
具体的に、物理的なサーバーのなかに、仮想技術を用いた複数の仮想サーバーを構築されている仕組みとなっています。そのた目、複数ユーザーで共有していても、それぞれを単体の独立したサーバーであるかのように運用できるのです。
したがって、ほかのユーザーの利用によって起こる障害が発生したり、動作が重くなったりしにくくなる点がポイントです。逆に、細かな設定には、専門的なITスキルが必要な点に注意です。
ファイルサーバーとは
ファイルサーバーとはネットワークの仕組みを利用して、ファイルを組織などで一括管理できる共有サーバーを指します。
アクセス権限が許可された人のみが、同じサーバーにアクセスできるため、各データの管理・共有が組織内で行うケースに役立ちます。
また、ファイルサーバーは、主にオフィス内での社内LAN環境（限られた範囲内にある電子機器などをケーブルや無線電波などで接続し、相互にデータ通信できるようにしたネットワーク）で使われることが多いです。
ファイル共有に特化したサービスなので、ファイルの共有がしやすくアクセス権限も柔軟に設定できる点がメリットです。一方、サーバー設置費用がかかる点やコストが高い点がデメリットです。
オンプレミスサーバーとは
オンプレミスサーバーとは、利用者自身で設置・管理・運用するサーバーのことです。
サーバーの導入から運用までをすべて自社で行うため、自社に合わせた柔軟なカスタマイズが可能な点が特徴です。しかし、運用までに時間がかかる点や導入費用はもちろん、サーバーの経年劣化による部品交換などの運用費用もかかる点に注意です。
また、利用するサーバーやネットワーク機器なども自由に選定でき、自社システムとの併用にも向いています。
RDSとは
RDSとはリモートデスクストップの略称であり、社内のパソコンの画面を社外のパソコンに転送し、遠隔でも社内のパソコンを操作できる仕組みを指します。
RDSの環境下で業務ができるようになると、社外にデータを持ち出される懸念もなく、導入までに工数がかからないメリットが得られます。ただし、不正アクセスの可能性があるうえ、各メンバーごとに通信速度が異なる環境で業務をするため、操作性が悪く感じることもある点がデメリットです。
またRDSでは、災害が起こった際の対策などに利用されています。導入方法も専用ソフトウェアを用いたり、Chromeのサービスを利用したりする方法もあります。
クラウドサーバーにおける3つの選定ポイント
類似するサーバーはさまざまありますが、情報の格納を効率的に行うために、クラウドサーバーをはじめとしたサービスを活用しなければなりません。
ここでは、クラウドサーバーの選び方について重要なポイントを3つご紹介します。選定ポイントを誤ってしまうと再導入に多大な金銭的・時間的コストがかかるので、以下の内容を確実に押さえておきましょう。
利用料金は自社のリソースで賄えるか
クラウドサーバーは長期的に運用してはじめて効果を発揮するので、すでに自社にあるリソースで賄えるかを検討しましょう。
クラウドサーバーのプランをどのようなものにするか、定額制と従量課金制のいずれにするか、サーバーの種類などによって利用料金が変わります。そのため、サービスの利用前には「無料トライアル」や公式サイトの料金プラン表など、多角的な視点で比較検討を行う必要があります。
とくに、選定時には「機能が豊富だと得」という定性的な観点で選ぶのではなく、自社に必要な機能が過不足なく備わっているか、長期運用ができる使いやすさか、といった視点で選定を行いましょう。
セキュリティレベルの強固さ
セキュリティレベルの強さもクラウドサーバーを選ぶうえで重要な指標となります。
クラウドサーバーは、自社の大切な情報を保管するため、セキュリティが強固でないものを選んでしまった場合、外部からの不正アクセスやデータの情報漏洩のリスクが高まってしまうのです。
自社の信用を無くさないためにも、必ずセキュリティレベルが高いものを選びましょう。とくに、ISO27001などの「国際資格を取得しているか」などセキュリティの強さを担保できる証明があるサービスがおすすめです。
スピーディーなサポート体制があるか
スピーディーなサポート体制もクラウドサーバーを選ぶうえで押さえておきましょう。
クラウドサーバーの導入はもちろん、運用に詳しくなければ、サポートセンターに相談しながら対処できるようになるからです。
たとえば、導入はできたとしても自社でのルールが定められず、運用が頓挫してしまう可能性もあります。このように、自社内のリソースを持ってしても対処できない場合、かつサポート体制が十分に整っていればすぐに相談して解決できるのです。
そのため、「Stock」のように、1営業日以内で対応してくれる「サポートの早さ」を軸に選定するのもポイントです。
クラウドサーバーよりも情報を簡単に管理できるツール
以下では、クラウドサーバーよりも情報を簡単に管理できるツールを紹介します。
クラウドサーバーはオンライン環境であれば時間と場所を問わずに、格納したデータへアクセスできる便利なサービスです。しかし、データを格納するだけでは必要な情報を「探す」という時間が必要以上にかかってしまいます。
また、格納するデータに「ファイル」が多ければ、クラウドサーバーへ煩雑に格納したファイルを逐一開いて確認しなければならないという非効率な状態が発生するのです。そのため、情報の管理・共有を効率的に行うのであれば、情報管理・共有に特化した別のクラウドサービスの検討が求められます。
ただし、クラウドサーバー・サービス問わず「運用」が最も重要です。したがって、現場の社員が混乱しないように「過不足のない機能でシンプルに使えるか」は大前提としてサービスを選びましょう。
結論、情報管理・共有にストレスを与えないサービスは、非IT企業の65歳以上のメンバーでもストレスなく、情報の管理ができるクラウドサービスの「Stock」一択です。
Stockの、あらゆる情報を格納する「ノート」や、PCよりも直感的な「フォルダ」を活用すれば、どこに何の情報があるかわからないストレスがありません。また、「メッセージ」や「タスク」によって情報共有やタスク管理もシンプルに効率化できます。
クラウドサーバーの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
クラウドサーバーの種類や選定ポイントまとめ
ここまで、クラウドサーバーの概要や種類、選定ポイントを中心に解説しました。
クラウドサーバーはインターネット上にある仮想サーバーであり、社内のあらゆる情報を管理します。また、サーバーにも多くの種類があるため、時間的・金銭的コストの無駄が発生しないように、導入前の十分な検討が必要です。
また、クラウドサーバーの選定条件には「コスト・セキュリティ・サポート体制」がありました。ただし、情報を管理するうえではクラウドサーバーを選定してツールの導入環境を整えるのではなく、はじめから「情報の管理を効率化できる誰でも使えるITツール」を使うのも費用対効果の高い手法のひとつです。
たとえば、今回ご紹介したStockであれば、サーバーの設置なしに誰でも簡単に情報を管理・共有できるので、情報共有の側面から業務効率化をスピーディに実現します。
無料登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してクラウド上でシンプルに情報を管理し、作業の効率化を目指しましょう。
