企業活動において「帳票」は重要な資料であり、適切な管理が求められます。また、業界や利用シーンによって異なる意味合いで使われるため、帳票とは何か正しく理解する必要があるのです。
しかし、帳票とはどのような書類を指すのか具体的にイメージできず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、帳票の種類や管理の重要性を中心にご紹介します。
- 自社の保有する資料の中でどれが帳票にあたるか分からない
- 伝票と帳簿の違いを知り、役割の認識を組織で統一させたい
- 社内の書類管理が煩雑になっており、負担を軽減する方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、帳票の意味や種類が分かるうえ、帳票が管理しやすくなる方法が見つかります。
目次
帳票とは
ここでは、帳票の一般的な意味や、伝票・帳簿との違いを紹介します。まずは以下の内容を踏まえて、帳票の概要を把握しましょう。
一般的な意味
帳票とは、企業の経営活動において関連する書類を総称したものです。
帳票は、取引や会計に関する直接的な「経理書類」だけでなく「経営に関わる書類全般」が該当します。そのため、具体例としては「年次有給休暇の管理簿」「備品購入のレシート」なども帳票に当てはまるのです。
＜一般的な帳票の具体例（一部）＞
- 見積書・発注書・請求書
- 自社製品の配送に関する記録
- 備品購入のレシート・領収書
- 有給休暇の管理表
このように、企業の経営において費用を伴う活動に関連する書類はすべて帳票に含まれると言えます。
伝票、帳簿との違い
帳票は、伝票や帳簿とは意味が異なります。具体的には以下の点に違いがあるのです。
| 帳票 |
伝票や帳簿などの会計書類を含んだ、経営に関わる書類全般を指す。 |
|---|---|
| 伝票 |
日々の取引で発生した金銭のやりとりを記録した書類を指す。 |
| 帳簿 |
企業が取引を行った際や資産の動きを帳面にまとめて記録した書類を指す。 |
したがって、伝票・帳簿との大きな違いは、直接的な金銭にまつわる記録以外の書類も帳票には含まれる点にあると言えます。
各業界における「帳票」の種類
帳票は経営に関する書類を幅広く差すため、業界によってどのような書類が帳票にあたるかが異なります。そこで以下では、各業界における帳票の種類を紹介します。
製造業における「帳票」
製造業においては、たとえば以下のような書類が帳票に該当します。
- 工場の作業指示書
- 業務日報
- 製品製造に利用する設備の点検表
このように、製造工程に関する幅広い書類が「帳票」に当たります。
銀行における「帳票」
銀行では、一般的に以下のような書類が帳票に該当します。
- 入金申込書
- 払戻請求書
- 振込依頼書
- 税金・公共料金等納付依頼書
上記のような銀行における「帳票」は、各銀行のHPでも該当書類の確認が可能です。
医療における「帳票」
医療においては、たとえば以下のような書類が帳票に該当します。
- 問診票
- 健康診断票
- 介護記録
- 臨床検査記録
- 診療報酬の明細書
したがって、患者と病院側の双方に関係する記録が「帳票」と定義されていると言えます。
帳票管理の重要性とは
帳票管理は、経営状況を正しく把握するために必須です。
帳票は金銭のやりとりをはじめ、企業運営に関連する幅広い書類が当てはまります。しかし、帳票が正しく保管されていなければ管理が煩雑になり、経営状況が正確に把握しづらくなる恐れがあるのです。
また、帳票は法令で保存期間が定められており、管理には注意が必要です。たとえば、帳票に含まれる帳簿書類は、国税庁のHP「No.5930 帳簿書類等の保存期間」で記載されているように、事業年度の確定申告の提出期限の次の日から7年間保管しなければなりません。
したがって、帳票は適切に社内保管し、必要なときにすぐに内容を確認可能な状態を整えることが不可欠です。たとえば、「Stock」のように情報の記録・管理が完結するITツールを導入すれば、目的の書類が見つけやすくなります。
【必見】帳票管理が円滑化するおすすめの方法
以下では、帳票管理が円滑化するおすすめの方法をご紹介します。
帳票は重要な社内情報であり、適切な管理が求められます。仮に帳票管理が煩雑になれば、管理者の負担が増えることはもちろん、必要な情報が見つからず経営状況の把握が困難になるリスクが高まるので注意が必要です。
そこで「ITツール」を活用すると、社内情報に関する記録を一元的に集約でき、帳票管理が円滑化されます。ただし、操作が複雑なツールを導入すると使いこなせない社員が生まれ、従来の管理方法に戻さざるを得なくなってしまうのです。
そのため「誰でも簡単に情報共有が可能なツール」を選び、帳票をしやすい環境を整えましょう。したがって、非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単に社内情報の管理が可能な情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockは「ノート」は文字だけでなく、画像やファイル添付にも対応しているうえ「フォルダ」で簡単に整理できます。また、ノートに紐づいた「タスク」「メッセージ」で関連情報をやりとりすれば、情報が混ざらないので混乱せずに帳票が管理可能なのです。
チームの情報を最も簡単に記録・共有可能なツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
帳票の各業界における種類や管理の重要性まとめ
これまで、帳票の各業界における種類や管理の重要性を中心にご紹介しました。
帳票は、企業の経営活動に関する書類全般を指します。業界によって具体的に該当する文書は異なるものの、経営状況の把握と法令順守の観点から、帳票は正しく管理することが重要です。
帳票管理の改善方法としては、帳票に関する情報や使用しているファイルを「ITツール」上に集約すれば、データベース化されて目的の内容を探しやすくなります。ただし、いきなりすべての帳票をITツールに集約すると、ITに不慣れな企業はうまく運用できません。
そこで、直感的に使えるほどシンプルな情報共有ツールの「Stock」を使うと社内のITリテラシーを問わず、データを適切に管理する環境が整えられるのです。実際に、非IT企業を中心に200,000社以上がストレスなく情報共有・管理しています。
ぜひ「Stock」を導入し、帳票管理の負担を解消しましょう。
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