企業の経営に関わる資料全般を指す帳票は、日常業務で作成機会が多い書類です。帳票づくりにExcelを使うと、素早く正確な帳票が作れるので無駄な作業工数を削減できます。
しかし、「Excelでの帳票作成手順が分からない」「作業に時間がかかる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelでの帳票作成方法やコツ、デメリットを中心にご紹介します。
- Excelを活用して帳票を作りたいが、具体的な作業方法がイメージできない
- Excelでの帳票作成のコツをつかみ、素早く作業を進めたい
- 複雑な操作なしで帳票を作成したい
という方はこの記事を参考にすると、Excelでの帳票作成が円滑に進められるうえ、ストレスなく帳票を作る方法も分かります。
目次
Excelでの帳票作成方法
ここでは、Excelでの帳票作成方法を手順ごとに紹介します。帳票でExcelを初めて作成する場合は、以下の流れで実施しましょう。
管理すべき情報をデータベース化する
まずは、管理すべき情報をExcelのシート上に集約し、データベース化します。
帳票を作成するには、入力する項目に沿ってデータを作る対応が最初に必要です。そのため、たとえば請求書を作成する場合は「取引先名の社名・住所・担当者名・項目ごとの料金」や「自社の社名・住所・担当者名」などを入力します。
データベースは帳票の体裁を整える段階で必要になるので、帳票に記載が必要な情報は過不足なく洗い出しましょう。
出力する形式を決める
次に、帳票を出力する形式を決定します。
出力形式とは、完成した帳票の管理方法を指し、具体的には「紙での印刷」「PDF化」「データファイルのまま管理」のいずれかが該当します。
仮に、最終的な帳票の形式を決めずに作り始めると出力の際に体裁が崩れ、修正の手間がかかる恐れがあるのです。そのため、いずれの方法で出力するか事前に決定してからデータを整理しましょう。
帳票のフォーマットを作成する
この工程では、帳票のフォーマットを作成します。
帳票をフォーマットとして残しておけば、次回以降同じ帳票を作成する際に、体裁を整える時間を大幅に短縮できます。とくに、細かなレイアウトが決まっているケースでは、作成の度に手作業でレイアウトしていると無駄な作業工数が発生してしまうのです。
したがって、複数回作成する見込みのある帳票はひな型を残しておきましょう。
フォーマットにデータベース化した情報を反映させる
最後に、フォーマットへ最初に作成したデータを反映させましょう。
数式データは手作業で打ち込むのではなく、データベース化した情報の参照先をセルに入力すると正確かつ迅速に情報が記載可能です。参照先は、メニューバーの中にある「数式」タブから「参照先のトレース」をクリックすると確認可能です。
すべての情報が入力された後、あらかじめ決めておいた方法で出力すればExcelでの帳票作成は完了です。ただし、出力した帳票とExcelデータは次回以降も確認・利用できるように、関係者が閲覧できる場所に保管しておきましょう。
素早くExcelで帳票を作るコツ3選
Excelに備わっている機能を活用すると帳票をスピーディに作りやすくなります。そこで以下では、素早くExcelで帳票を作るコツ3選を紹介します。
マクロを活用する
マクロを活用すると、Excelでの特定の操作が自動化できます。
Excelにおけるマクロとは、自動的に特定の操作を実行する機能のことです。Excelの機能である「関数」は計算を自動で実行しますが、マクロは複数の作業をまとめて実行する機能であり、計算だけでなく文字の装飾や印刷といった動作も含まれます。
ただし、マクロはVBAと呼ばれるプログラミング言語を用いるため、利用するには専門的な知識が必要です。
形式をテンプレート化する
帳票の形式をテンプレート化すると、素早く体裁の整ったひな型を呼び出せます。
テンプレートは一度Excel上で作成したデータをもとに作成するほかに、外部公開されているテンプレートを利用する方法もあります。たとえば、Officeテンプレートでは、Excelでそのまま利用可能なビジネス向けのフォーマットが複数提供されています。
自社での帳票の形式が決まっていない場合は、あらかじめ完成している外部のテンプレートを使えば、フォーマット作成に時間がかかりません。
セルを結合しない
セルを結合しないことも、使いやすい帳票を作る重要なポイントです。
複数のセルを結合してひとつのセルを作ると見た目が整えられますが、以下の点においてはデメリットです。
- コピー&ペーストの反映がうまくいかない
- 結合したセルは並び替えができない
一部セルが結合されていると、特定の範囲を選択する際に結合した行や列も含めて反映されるため、コピー&ペーストに失敗する可能性があるのです。
選択した範囲内に結合したセルが含まれていると、データの順番を並び替える際にエラーが発生する場合があります。
このように、セルを結合すると操作性やデータの計算においてうまく動作しなくなり、結果として使いにくい帳票になってしまいます。したがって、データの分析・利用を円滑に行うために、セルは結合せず「中央揃え」などの機能で代替しましょう。
Excel帳票のデメリットとは？
Excelでの帳票作成は、表計算機能を使えるメリットがある一方、以下のデメリットも伴います。
- 作成方法が煩雑でうまく業務が進められない可能性がある
- ファイルの保存先が決まっていないとデータが分散する
Excelは便利な機能が備わっていますが、使い方を覚えなければ有効活用できません。そのため、慣れていないメンバーにとってはかえって利用が煩雑になり、業務が滞るリスクが高まってしまうのです。
データやフォーマットのファイルの保存先をあらかじめ決めなければ、保管場所が人によって異なり、データが分散する事態となります。したがって、とくにチームで業務を進める場合は、事前にファイルの格納先を定めておきましょう。
帳票は重要な社内資料であるので、適切な作成・管理方法を確立が欠かせません。そこで、誰でも簡単に使えるように「Stock」をはじめとしたシンプルなツールを導入すれば、ITに不慣れでも直感的に帳票を作成できます。
【必見】誰でも簡単に帳票を作成・管理できるツール
以下では、誰でも簡単に帳票を作成・管理できるツールをご紹介します。
帳票は経営判断にも利用されるので、作成や管理が円滑に行えることが前提となります。そのため、操作に知識が必要なExcelで帳票を作ると「作成担当の属人化」「バージョン管理が煩雑になり、チーム全体で正しく保管できなくなる」恐れがあるのです。
そこで「誰でも簡単に使える情報共有ツール」で帳票に関する情報を残すと、Excelで帳票を作成する際に発生するデメリットを解消できます。
したがって、帳票の作成・管理は非IT企業の65歳以上の社員でも即日運用を始められる「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に特別な知識なしで文字や画像・表の追加が可能なうえ、記載した形式のまま印刷・PDF化が可能です。また、ノートは「フォルダ」で内容ごとに管理しつつ検索もかけられるので、目的の帳票データを簡単に見つけられます。
帳票に関する情報を簡単に残せるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Excelでの帳票作成方法まとめ
これまで、Excelでの帳票作成方法やコツ、デメリットを中心にご紹介しました。
Excelでの帳票作成では「情報をデータベース化して出力する形式を決め、フォーマットにデータを反映させる」手順で進めます。また、マクロやテンプレートを利用すると素早く帳票が作成可能です。
ただし、Excelは専門的な知識がなければ機能を有効活用できません。また、作成した帳票データが増えれば管理が煩雑になり、必要なときに目的のファイルを探し出せないリスクを伴います。
そこで、「Stock」のようにITに不慣れでも直感的に操作できるノート型情報共有ツールを導入すれば、帳票の作成が円滑化するのです。また、ノートの内容はリアルタイムでチームメンバーに共有されるので、複数人で業務を進めるチームに最適です。
ぜひ「Stock」を導入し、帳票の作成・共有・管理で発生するストレスを解消しましょう。
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