接客業において、顧客に対し確実に対応できるようにするには、予約表の作成が欠かせません。予約を希望する顧客のスケジュールを記録しつつ、従業員同士で共有を徹底し、予定のバッティングを防ぎましょう。
 
しかし、予約表を作成したいが「どのように作れば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、予約表の作成におすすめの無料テンプレート6選を中心にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、自社に合った予約表テンプレートが見つかり、予約表を簡単に作成できるようになります。


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【画像付き】Excel(エクセル)を使った予約表の作り方

Excelを使った予約表は、以下の手順で作成します。
 
1. まずは、予約表に載せたい項目を洗い出しましょう。
 
「予約者名(利用者名)」「日付」「予約時間」はかならず設けたうえで、用途に合わせて情報を追記します。
 
たとえば、飲食店の場合は「予約者の電話番号」や「店舗メンバーが書き込む座席情報」の欄が必要です。また、美容院やサロンの場合は「施術コース」の項目をつくり、予約者と予約の情報をまとめると分かりやすくなります。
 
予約表に載せる項目を列挙する画像
 
2. 次に、予約表の表頭に載せたい項目を配置します。
 
一般的に視線は左から右に推移するため、とくに重要な「予約者名(利用者名)」「日付」「予約時間」は左から記載すると情報を整理できます。
 
予約表の表頭に載せたい項目を配置する画像
 
3.続いて、表側・表中に内容を記載します。
 
セルをクリックして右側に表示される[+]をクリックしたままセル下にカーソルを動かすと、同じセルを入力できるので「〇名」といったセルを表中に記載したい場合に便利です。
 
同じセルを複製する画像
 
4. 続いて、表の体裁を整えましょう。
 
複数の列・行を選択した状態で、セル右下に表示される[+]マークをスライドさせると、選択した列・行を同じ幅に整えられます。
 
Excelの列幅を整える画像
 
予約ナンバーや予約人数といった、セルの幅を取る必要がない列・行は幅を狭くすると表が整います。また、表頭や表側は、適宜色を付けると項目が分かりやすくなります。
 
表頭や表側に色を付ける画像
 
5. 最後に予約表にしたい範囲を選択し、罫線を引いたら完成です。
 
予約表の罫線を引く画像
 


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【Excel】予約管理表の作成におすすめの無料テンプレート6選

ここでは、予約管理表の作成におすすめのExcelテンプレート6選をご紹介します。自社での運用方法に適したテンプレートを選定しましょう。

シンプルな予約表のテンプレート

シンプルな予約表のテンプレート画像
 
こちらは、1週間の予約をまとめるシンプルな予約表のテンプレートです。
 
1週間分の予約を1時間単位で記入できます。また、自社の営業時間に合わせて時間をカスタマイズすることも可能です。
 

予約受付表のテンプレート

予約受付表のテンプレート画像
 
こちらは、1日に受けた予約をまとめる予約受付表のテンプレートです。
 
「予約者名」「電話番号」「人数」「テーブルナンバー」などの入力欄があり、予約の詳細を一目で把握できます。また、備考欄もあるので用途に合わせて情報を追記可能です。
 

会議室用予約表のテンプレート

会議室用予約表のテンプレート画像
 
こちらは、会議室用の予約表テンプレートです。
 
各会議室の予約を1時間ごとに記録し、週単位で管理します。社内に共有すれば、ダブルブッキングなどのトラブルを防げます。
 

宿泊予約表のテンプレート

宿泊予約表のテンプレート画像
 
こちらは、宿泊予約表のテンプレートです。
 
部屋ごとに、宿泊者名と連絡先を記載できます。1か月間の宿泊状況をまとめて管理できるので、フロント業務をより円滑に進められるようになります。
 

飲食店で使える手書き可能な予約表テンプレート

飲食店で使える手書き可能な予約表テンプレート画像
 
こちらは、飲食店で使える手書き可能な予約表テンプレートです。
 
テンプレートの内容を印刷すると、記名などは手書きできます。予約表は使用頻度が多いので、テンプレートを使用することで一から作成する無駄な時間を削減できます。
 

美容室・エステサロンで使える予約表テンプレート

美容室・エステサロンで使える予約表テンプレート画像
 
こちらは、美容室・エステサロンで使える予約表テンプレートです。
 
飲食店同様に、サロンでも予約表を使用する機会が多いです。そのため、予約表をテンプレート化すれば、一から作成する手間が省けるので、浮いた時間を他の業務に充てることができます。
 


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Excel(エクセル)で予約管理するデメリットとは

ここでは、予約表をExcelで管理する3つのデメリットを解説します。手軽に利用できるExcelですが、以下のようなデメリットもあるので注意が必要です。

(1)ファイル管理が煩雑になりやすい

Excelで予約表を管理すると、ファイル管理が煩雑になりやすいです。
 
予約表は日や週ごとに新しく作り直します。そこで、Excelで「予約表_〇月〇日」というようにファイルごとに名前を付けて区別すると、次第にファイル数が膨大になり、目的のファイルを見つけづらくなるのです。
 
したがって、顧客から予約を受けてすぐに予定表を取り出せるよう、Excel以外のツールを使って管理しましょう。

(2)リアルタイムで共有できない

Excelで予約表を管理すると、リアルタイムで共有できません。
 
Excelのファイルは、メールなどで共有する必要があるため、作成や送信に手間がかかり全員が予約状況を把握するまでに時間を要します。また、誰かが情報を更新している状態では[読み取り専用]のファイルしか開けないため、最新の情報を把握できません。
 
以上のように、予約表の共有が遅れると、メンバーが古い予約表を誤って利用し、ダブルブッキング(予定が重なること)などのトラブルが起こりやすくなります。したがって、予約表を作成・更新したらすぐに共有できる仕組みが必要なのです。

(3)属人化しやすい

予約表に関する作業が属人化しやすい点も、Excelのデメリットです。
 
個人でExcelファイルを保存していると、担当者が欠勤した場合にファイルの共有漏れが発生しやすく、管理面で属人化するリスクがあります。そのため、作成した予約表を簡単に共有できる環境を整えて、属人化によるトラブルを防ぎましょう
 
そこで、予約表を簡単に共有・管理できるツールを導入すれば、あとから確認したいときにもすぐに情報が見つけられます。

(4)ほかのツールと連携できない

Excelは、ほかのツールと連携できないデメリットもあります。
 
たとえば、予約の変更などがあったときにチャットツールが連携されているとすぐに共有できて便利です。しかし、連携ができないとほかのメッセージアプリを併用する必要があり、情報が錯綜する恐れがあるのです。
 
そのため、「ナレカン」のようなあらかじめ予約表にメッセージを紐づけられる機能がついているツールが必須となります。


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【必見】Excelよりも簡単に予約表を作成・管理できる方法

以下では、Excelよりも簡単に予約表を作成・管理できる方法をご紹介します。
 
Excelのテンプレートを使って予約表を作成すると、一から作る手間が省けるうえ、素早く見やすいレイアウトに整えられます。しかし、ファイル管理が煩雑になりやすいうえに、リアルタイムで共有できなかったり、印刷の手間がかかったりする点が不便です。
 
そこで、ツールを導入して、予約表の作成から共有までをツール内で完結しましょう。ただし、検索機能が不十分なツールでは、必要な顧客情報がなかなか見つからず面倒なので、予約表は「高精度の検索機能が備わったツール」で管理すべきです。
 
結論、予約表の作成・管理には、超高精度な検索機能で、求める情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
 
ナレカンに表付きのテンプレートを登録しておけば、予約客の情報を書き込むだけで、すぐに予約表が作れます。また、超高精度の「キーワード検索」によって、誰でも思い通りに検索できるので、確認したい予約情報へ確実にたどり着けるのです。

目的の予約情報の即アクセスできるツール「ナレカン」

ナレカンのトップページ
 
「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール

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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
  2. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プラン

  • ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
  • エンタープライズプラン:管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
  • プレミアムプラン:「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様

各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

ナレカン資料の無料ダウンロード

【作成例あり】予約表の作成に役立つナレカンの機能

ここでは、予約表の作成に役立つ「ナレカン」の機能を3つご紹介します。
 
  • 表機能
  • ナレカンの表機能を使って、日付と時間が書かれたシンプルな予約表を作成しました。ナレカンは簡単に表を編集できるため、用途に合わせてカスタマイズ可能です。
     
    ナレカンで作成した予約表の見本画面
     
  • メッセージ機能
  • ナレカンは予約表ごとにメッセージが紐づいているため、情報が入り乱れることなく、緊急時でも即メンバーに共有できます。
     
    予約表に紐づいたメッセージ機能を紹介する画面
     
  • テンプレート機能
  • また、ナレカンにはワンタップで呼び起こせるテンプレート機能もあるため、一から予約表を作成したり、前回使用したフォーマットを探し出したりする手間が発生しません。
     
    ナレカンのテンプレート機能を紹介する画面


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予約表の作成におすすめの無料テンプレートまとめ

これまで、予約表の作成におすすめの無料テンプレート6選をご紹介しました。
 
予約表テンプレートを使うと自社に合った予約表をすぐに作れますが、Excelは管理が煩雑になりやすいうえ、共有に手間がかかります。そのため、ITツールを活用して予約表を作成・管理しましょう。
 
しかし、検索機能の不十分なツールでは、必要となる予約情報や顧客情報がなかなか見つからず、業務スピードの低下に繋がります。そのため、高精度の検索機能が備わったツールを導入して、欲しい情報に即アクセスできるようにしましょう。
 
したがって、自社が導入すべきなのは、高精度の検索機能で求める情報へすぐにたどり着けるツール「ナレカン」一択です。ナレカンでは、Excelで作成した既存の予約表も、直接添付してまとめて管理できます。
 
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、社内での効率的な予約管理を実現しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX VenturesEast Venturesマネーフォワード等のベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名~数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

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