接客業において、顧客に対し確実に対応できるようにするには、予約表の作成が欠かせません。予約を希望する顧客のスケジュールを記録しつつ、従業員同士で共有を徹底し、予定のバッティングを防ぎましょう。
しかし、予約表を作成したいが「どのように作れば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、予約表の作成におすすめの無料テンプレート7選を中心にご紹介します。
- Excelを使った予約管理表の作り方を知りたい
- テンプレートを使って手間をかけずに予約表を作成したい
- Excelよりも簡単に予約表を作成・管理できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に合った予約表テンプレートが見つかり、予約表を簡単に作成できるようになります。
目次
【画像付き】Excel（エクセル）を使った予約表の作り方
Excelを使った予約表は、以下の手順で作成します。
1. まずは、予約表に載せたい項目を洗い出しましょう。
「予約者名（利用者名）」「日付」「予約時間」は必ず設けたうえで、用途に合わせて情報を追記します。
たとえば、飲食店の場合は「予約者の電話番号」や「店舗メンバーが書き込む座席情報」の欄が必要です。また、美容院やサロンの場合は「施術コース」の項目をつくり、予約者と予約の情報をまとめると分かりやすくなります。
2. 次に、予約表の表頭に載せたい項目を配置します。
一般的に視線は左から右に推移するため、とくに重要な「予約者名（利用者名）」「日付」「予約時間」は左から記載すると情報を整理できます。
3.続いて、表側・表中に内容を記載します。
セルをクリックして右側に表示される[+]をクリックしたままセル下にカーソルを動かすと、同じセルを入力できるので「〇名」といったセルを表中に記載したい場合に便利です。
4. 続いて、表の体裁を整えましょう。
複数の列・行を選択した状態で、セル右下に表示される[+]マークをスライドさせると、選択した列・行を同じ幅に整えられます。
予約ナンバーや予約人数といった、セルの幅を取る必要がない列・行は幅を狭くすると表が整います。また、表頭や表側は、適宜色を付けると項目が分かりやすくなります。
5. 最後に予約表にしたい範囲を選択し、罫線を引いたら完成です。
以上のように、Excelでは自社専用にカスタマイズした予約表を作成できます。
【Excel】予約管理表の作成におすすめの無料テンプレート7選
ここでは、予約管理表の作成におすすめのExcelテンプレート7選をご紹介します。自社での運用方法に適したテンプレートを選定しましょう。
（1）シンプルな予約表のテンプレート
こちらは、1週間の予約をまとめるシンプルな予約表のテンプレートです。
1週間分の予約を1時間単位で記入できます。また、自社の営業時間に合わせて時間をカスタマイズすることも可能です。
（2）予約受付表のテンプレート
こちらは、1日分の予約をまとめる予約受付表のテンプレートです。
「予約者名」「電話番号」「人数」「テーブルナンバー」などの入力欄があり、予約の詳細を一目で把握できます。また、備考欄もあるので用途に合わせて情報を追記可能です。
（3）会議室用予約表のテンプレート
こちらは、会議室用の予約表テンプレートです。
各会議室の予約を1時間ごとに記録し、週単位で管理します。社内に共有すれば、ダブルブッキングなどのトラブルを防げます。
（4）宿泊予約表のテンプレート
こちらは、宿泊予約表のテンプレートです。
部屋ごとに、宿泊者名と連絡先を記載できます。1か月間の宿泊状況をまとめて管理できるので、フロント業務をより円滑に進められるようになります。
（5）飲食店で使える手書き可能な予約表テンプレート
こちらは、飲食店で使える手書き可能な予約表テンプレートです。
テンプレートの内容を印刷すれば、記名などを手書きで記入できるようになります。とくに飲食店では、予約の変更やキャンセルへの迅速な対応が求められるため、修正や追記がしやすい手書きの予約表が便利です。
（6）美容室・エステサロンで使える予約表テンプレート
こちらは、美容室・エステサロンで使える予約表テンプレートです。
飲食店同様に、サロンでも予約表を使用する機会が多いです。そのため、予約表をテンプレート化すれば、一から作成する手間が省けるので、浮いた時間を他の業務に充てることができます。
（7）カレンダー形式で予約を管理できるテンプレート
こちらは、カレンダー形式で予約を管理できるテンプレートです。
月ごとの予約を一覧で視覚的に把握できるため、空き状況を一目で確認できます。ただし、1日に5件までしか記入できないため、予約が多い場合は他のテンプレートの利用を検討しましょう。
Excel（エクセル）で予約管理するデメリットとは
ここでは、予約表をExcelで管理する3つのデメリットを解説します。手軽に利用できるExcelですが、以下のようなデメリットもあるので注意が必要です。
（1）ファイル管理が煩雑になりやすい
Excelで予約表を管理すると、ファイル管理が煩雑になりやすいです。
予約表は日や週ごとに新しく作り直します。そこで、Excelで「予約表_〇月〇日」というようにファイルごとに名前を付けて区別すると、次第にファイル数が膨大になり、目的のファイルを見つけづらくなるのです。
したがって、顧客から予約を受けてすぐに予定表を取り出せるよう、Excel以外のツールを使って管理しましょう。
（2）リアルタイムで共有できない
Excelで予約表を管理すると、リアルタイムで共有できません。
Excelファイルはメールなどで共有する必要があるため、作成や送信に手間がかかり、全員が最新の予約状況を把握するまでに時間がかかります。その結果、古いファイルをもとに対応してしまい、ダブルブッキングなどのトラブルが起こる恐れがあります。
したがって、予約表を作成・更新したらすぐに共有できる仕組みが必要なのです。
（3）属人化しやすい
予約表に関する作業が属人化しやすい点も、Excelのデメリットです。
Excelファイルを個人のPCに保存していると、担当者が不在の場合に他のメンバーが情報にアクセスできず、共有漏れが起きやすくなります。こうした属人化を防ぐためにも、誰でもすぐに予約表を確認・共有できる環境を整えることが重要です。
そこで、予約表を簡単に共有・管理できるツールを導入すれば、あとから確認したいときにもすぐに情報が見つけられます。
（4）ほかのツールと連携できない
Excelは、ほかのツールと連携できないデメリットもあります。
たとえば、予約の変更などがあったときにチャットツールが連携されているとすぐに共有できて便利です。しかし、連携ができないとほかのメッセージアプリを併用する必要があり、情報が錯綜する恐れがあるのです。
そのため、「Stock」のようなあらかじめ予約表にメッセージを紐づけられる機能がついているツールが必須となります。
【必見】Excelよりも簡単に予約表を作成・管理できる方法
以下では、Excelよりも簡単に予約表を作成・管理できる方法をご紹介します。
Excelのテンプレートを使えば、予約表を一から作成する手間が省けるうえ、すばやく見やすいレイアウトに整えられます。しかし、共有するたびにチャットやメールに添付する必要があり、リアルタイムでの情報共有ができないため、常に最新の予約状況を把握するのが困難です。
そこで、ツールを導入して、予約表の作成から共有までをツール内で完結しましょう。ただし、多機能すぎると、ITに詳しくない社員が使いこなせず、かえって業務の停滞を招く恐れがあります。
結論、予約表の作成・管理には、ITに慣れていない65歳の方でも、導入初日から直感的に使いこなせる「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に作成した予約表は、自動で任意のメンバーに共有されるため、メールやチャットに添付する手間を省けます。また、予約表に紐づいたメッセージ機能を活用すれば、急な変更にも即座にチームで対応でき、情報の行き違いを防げます。
誰でも簡単に予約表を作成し自動で共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【作成例あり】予約表の作成に役立つStockの機能
ここでは、予約表の作成に役立つStockの機能を3つご紹介します。
- 表機能
- メッセージ機能
- テンプレート機能
Stockの表機能を使って、日付と時間が書かれたシンプルな予約表を作成しました。Stockは簡単に表を編集できるため、用途に合わせてカスタマイズ可能です。
Stockは予約表ごとにメッセージが紐づいているため、情報が入り乱れることなく、緊急時でも即メンバーに共有できます。
また、Stockにはワンタップで呼び起こせるテンプレート機能もあるため、一から予約表を作成したり、前回使用したフォーマットを探し出したりする手間が発生しません。
予約表の作成におすすめの無料テンプレートまとめ
これまで、予約表の作成におすすめの無料テンプレート7選をご紹介しました。
予約表テンプレートを使うと自社に合った予約表をすぐに作れますが、Excelは管理が煩雑になりやすいうえ、共有に手間がかかります。そのため、ITツールを活用して予約表を作成・管理しましょう。
ただし、多機能すぎるとITに不慣れな社員には使いづらく、かえって業務の遅延を引き起こす可能性があります。そのため、シンプルな操作性で誰でも直感的に使えるツールを選ぶことが重要です。
したがって、自社が導入すべきなのは、誰でも簡単に予約表を作成・共有・管理ができるツール「Stock」一択です。Stockでは、Excelで作成した既存の予約表も、直接添付してまとめて管理できます。
ぜひ「Stock」を導入し、社内での予約管理の効率化を実現しましょう。
