接客業において、顧客に対し確実に対応できるようにするには、予約表の作成が欠かせません。予約を希望する顧客のスケジュールを記録しつつ、従業員同士で共有を徹底し、予定のバッティングを防ぎましょう。
しかし、「見やすい予約表の作り方が分からず、予約管理に手間がかかる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、予約表の作成におすすめの無料テンプレート5選を中心にご紹介します。
- 用途に合った予約表のテンプレートを探している
- 一から予約表を作成する手間をなくしたい
- 予約表の作成だけでなく、管理の煩雑さも解消したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に合った予約表テンプレートが見つかり、予約表を簡単に作成できるようになります。
目次
【Excel】予約表の作成におすすめの無料テンプレート5選
ここでは、予約表の作成におすすめのExcelテンプレート5選をご紹介します。自社での運用方法に適したテンプレートを選定しましょう。
シンプルな予約表のテンプレート
こちらは、1週間の予約をまとめるシンプルな予約表のテンプレートです。
1週間分の予約を1時間単位で記入できます。また、自社の営業時間に合わせて時間をカスタマイズすることも可能です。
予約受付表のテンプレート
こちらは、1日に受けた予約をまとめる予約受付表のテンプレートです。
「予約者」「連絡先」「予約時間」「人数」などの入力欄があり、予約の詳細を一目で把握できます。また、他の項目は用途に合わせて変更可能です。
会議室用予約表のテンプレート
こちらは、会議室用の予約表テンプレートです。
各会議室の予約を1時間ごとに記録し、週単位で管理します。社内に共有すれば、ダブルブッキングなどのトラブルを防げます。
飲食店で使える手書き可能な予約表テンプレート
こちらは、飲食店で使える手書き可能な予約表テンプレートです。
テンプレートの内容を印刷すると手書きで使えます。手書きの予定表は使用頻度が多いので、テンプレートを使用することで一から作成する無駄な時間を削減できます。
サロンで使える予約表テンプレート
こちらは、サロンで使える予約表テンプレートです。
飲食店同様に、サロンでも予約表を使用する機会が多いです。そのため、予約表をテンプレート化することでゼロから作成する手間が省けるので、浮いた時間を他の業務に充てることができます。
予約表をExcelで管理するデメリットとは
ここでは、予約表をExcelで管理する3つのデメリットを解説します。手軽に利用できるExcelですが、以下のようなデメリットもあるので注意が必要です。
（1）ファイル管理が煩雑になりやすい
Excelで予約表を管理すると、ファイル管理が煩雑になりやすいです。
予約表は日や週ごとに新しく作り直します。そこで、Excelで「予約表_〇月〇日」というようにファイルごとに名前を付けて区別すると、次第にファイル数が膨大になり、目的のファイルを見つけづらくなるのです。
したがって、顧客から予約を受けてすぐに予定表を取り出せるよう、Excel以外のツールを使って管理しましょう。
（2）リアルタイムで共有できない
Excelで予約表を管理すると、リアルタイムで共有できません。
Excelのファイルを共有するには、メールなどにファイルを添付して送る必要があります。そのため、社内で予約表を共有する場合、メールの作成や送信に手間がかかり、全員が予約状況を把握するまでに時間を要するのです。
予約表の共有が遅れると、メンバーが古い予約表を誤って利用し、バッティング（予定が重なること）などのトラブルが起こりやすくなります。したがって、予約表を作成・更新したらすぐに共有できる仕組みが必要なのです。
（3）属人化しやすい
予約表に関する作業が属人化しやすい点も、Excelのデメリットです。
Excelに複雑な関数やマクロを埋め込むと、対応できる社員が限られ、予約表の作成や管理が属人化します。そのため、担当者が退職や異動をした時に業務が滞るリスクが高まるのです。
以上のことから、関数やマクロは従業員のITリテラシーに合わせて適度に使いましょう。
【必見】予約表を最も簡単に作成・管理・共有できるITツール
以下では、予約表を最も簡単に作成・管理・共有できるITツールをご紹介します。
テンプレートを使って予約表を作成すると、一から作る手間が省けるうえ、素早く見やすいレイアウトに整えられます。ただし、Excelを使う場合「ファイル管理が煩雑になる」「リアルタイムで共有できない」といったデメリットがあるのです。
そこで、「フォルダ機能」「メッセージ機能」を備えた情報共有ツールを使えば、予定表をスムーズに運用できます。また、スマホアプリのあるツールを選べば、飲食店やサロンでもすぐに手元で予約を確認可能になるのです。
ただし、多機能で操作が複雑なツールは使いこなせる社員が限られてしまうため、簡単に使えるツールを選びましょう。結論、自社が導入すべきなのは、メールを使える方ならば誰でも簡単に予約表を作成・管理・共有できるアプリ「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に予約表や顧客情報を記載すると、任意のメンバーにリアルタイムで共有されます。また、ノートは「フォルダ」で見やすく整理できるうえ、高度な検索機能を使うとわずかな操作ですぐに目的の予定表を取り出せるのです。
社内情報をスムーズに共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
予約表の作成におすすめの無料テンプレートまとめ
これまで、予約表の作成におすすめの無料テンプレート5選をご紹介しました。
予約表テンプレートを使うと自社に合った予約表をすぐに作れますが、Excelは管理が煩雑になりやすいうえ、共有に手間がかかります。そのため、ITツールを活用して社内で効率的に予約情報を管理しましょう。
一方で、多機能なツールを使いこなすには高いITリテラシーが求められるので、かえって管理が難しくなります。したがって、「シンプルに予約情報を管理できる情報管理ツール」を活用すべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、予約管理に過不足のない機能を備えたシンプルな情報管理ツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、社内での効率的な予約管理を実現しましょう。
