接客業において、顧客に対し確実に対応できるようにするには、予約表の作成が欠かせません。予約を希望する顧客のスケジュールを記録しつつ、従業員同士で共有を徹底し、予定のバッティングを防ぎましょう。
しかし、「見やすい予約表の作り方が分からず、予約管理に手間がかかる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、予約表の作成におすすめの無料テンプレート5選を中心にご紹介します。
- Excelを使った予約表の作り方が分からない
- 用途に合った予約表のテンプレートを探している
- 予約表の作成だけでなく、管理の煩雑さも解消したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に合った予約表テンプレートが見つかり、予約表を簡単に作成できるようになります。
目次
【画像付き】Excelを使った予約表の作り方
Excelを使った予約表は、以下の手順で作成します。
1.まずは、予約表に載せたい項目を洗い出しましょう。「予約者名（利用者名）」「日付」「予約時間」はかならず設けたうえで、用途に合わせて情報を追記します。
たとえば、飲食店の場合は「予約者の電話番号」や「店舗メンバーが書き込む座席情報」の欄が必要です。また、美容院やサロンの場合は「施術コースが記載できる項目」をつくり、予約者と予約の情報をまとめると分かりやすくなります。
2.次に、予約表の表頭に載せたい項目を配置します。一般的に視線は左から右に推移するため、とくに重要な「予約者名（利用者名）」「日付」「予約時間」は左から記載すると情報を整理できます。
3.続いて、表側・表中に内容を記載します。セルをクリックして右側に表示される[+]をクリックしたままセル下にカーソルを動かすと、同じセルを入力できるので「〇名」といったセルを表中に記載したい場合に便利です。
4.最後に、表の体裁を整えましょう。
複数の列・行を選択した状態で、セル右下に表示される[+]マークをスライドさせると、選択した列・行を同じ幅に整えられます。
予約ナンバーや予約人数といった、セルの幅を取る必要がない列・行は幅を狭くすると表が整います。また、表頭や表側は、適宜色を付けると項目が分かりやすくなります。
予約表にしたい範囲を選択し、罫線を引いたら完成です。
【Excel】予約表の作成におすすめの無料テンプレート5選
ここでは、予約表の作成におすすめのExcelテンプレート5選をご紹介します。自社での運用方法に適したテンプレートを選定しましょう。
シンプルな予約表のテンプレート
こちらは、1週間の予約をまとめるシンプルな予約表のテンプレートです。
1週間分の予約を1時間単位で記入できます。また、自社の営業時間に合わせて時間をカスタマイズすることも可能です。
予約受付表のテンプレート
こちらは、1日に受けた予約をまとめる予約受付表のテンプレートです。
「予約者名」「電話番号」「人数」「テーブルナンバー」などの入力欄があり、予約の詳細を一目で把握できます。また、備考欄もあるので用途に合わせて情報を追記可能です。
会議室用予約表のテンプレート
こちらは、会議室用の予約表テンプレートです。
各会議室の予約を1時間ごとに記録し、週単位で管理します。社内に共有すれば、ダブルブッキングなどのトラブルを防げます。
飲食店で使える手書き可能な予約表テンプレート
こちらは、飲食店で使える手書き可能な予約表テンプレートです。
テンプレートの内容を印刷すると、記名などは手書きできます。予約表は使用頻度が多いので、テンプレートを使用することで一から作成する無駄な時間を削減できます。
エステサロンで使える予約表テンプレート
こちらは、サロンで使える予約表テンプレートです。
飲食店同様に、サロンでも予約表を使用する機会が多いです。そのため、予約表をテンプレート化することでゼロから作成する手間が省けるので、浮いた時間を他の業務に充てることができます。
予約表をExcelで管理するデメリットとは
ここでは、予約表をExcelで管理する3つのデメリットを解説します。手軽に利用できるExcelですが、以下のようなデメリットもあるので注意が必要です。
（1）ファイル管理が煩雑になりやすい
Excelで予約表を管理すると、ファイル管理が煩雑になりやすいです。
予約表は日や週ごとに新しく作り直します。そこで、Excelで「予約表_〇月〇日」というようにファイルごとに名前を付けて区別すると、次第にファイル数が膨大になり、目的のファイルを見つけづらくなるのです。
したがって、顧客から予約を受けてすぐに予定表を取り出せるよう、Excel以外のツールを使って管理しましょう。
（2）リアルタイムで共有できない
Excelで予約表を管理すると、リアルタイムで共有できません。
Excelのファイルを共有するには、メールなどにファイルを添付して送る必要があります。そのため、社内で予約表を共有する場合、メールの作成や送信に手間がかかり、全員が予約状況を把握するまでに時間を要するのです。
予約表の共有が遅れると、メンバーが古い予約表を誤って利用し、バッティング（予定が重なること）などのトラブルが起こりやすくなります。したがって、予約表を作成・更新したらすぐに共有できる仕組みが必要なのです。
（3）属人化しやすい
予約表に関する作業が属人化しやすい点も、Excelのデメリットです。
個人でExcelファイルを保存していると、担当者が退職や異動をした時にファイルの共有漏れが発生しやすく、管理面で属人化するリスクがあります。そのため、簡単にExcelファイルを共有できる環境を整えて、属人化によるトラブルを防ぎましょう。
そこで、「ナレカン」のようにExcelの予約表を簡単に管理・共有できるツールを導入すれば、あとから確認したいときにもすぐに情報が見つけられます。
【必見】Excelの予約表を見やすく管理できるツール
以下では、Excelの予約表を見やすく管理できるツールをご紹介します。
Excelのテンプレートを使って予約表を作成すると、一から作る手間が省けるうえ、素早く見やすいレイアウトに整えられます。しかし、ファイル管理が煩雑になりやすいうえに、リアルタイムで共有できなかったり、印刷の手間がかかったりする点が不便です。
そこで、Excelの予約表を簡単に作成できるツールを導入して、予約表の管理・共有の負担を軽減しましょう。ただし、検索機能が不十分なツールでは、必要な顧客情報がなかなか見つからず、無駄に時間がかかります。
そのため、予約表は高精度の検索機能が備わったツールを使って管理するべきなのです。結論、自社が導入すべきなのは、超高精度な検索機能で求める情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、予約客の詳細な情報を記載できるほか、テンプレートを登録してすぐに予約表を作成することも可能です。また、超高精度の検索機能で確認したい予約情報にわずかな操作で確実にたどり着けるのです。
社内情報をスムーズに共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンを使った予約管理の例
以下は、ナレカンを使ってExcelの予約表を管理するときの例です。予約に付随する顧客情報もメンバーへ簡単に共有できます。
予約表の作成におすすめの無料テンプレートまとめ
これまで、予約表の作成におすすめの無料テンプレート5選をご紹介しました。
予約表テンプレートを使うと自社に合った予約表をすぐに作れますが、Excelは管理が煩雑になりやすいうえ、共有に手間がかかります。そのため、ITツールを活用してExcelの予約表を管理しましょう。
しかし、検索機能の不十分なツールでは、必要となる予約情報や顧客情報がなかなか見つからず、業務スピードの低下に繋がります。そのため、高精度の検索機能が備わったツールを導入して、欲しい情報に即アクセスできるようにしましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、高精度の検索機能で求める情報へすぐにたどり着ける「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、社内での効率的な予約管理を実現しましょう。
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