接客業において、顧客に対し確実に対応できるようにするには、予約表の作成が欠かせません。予約を希望する顧客のスケジュールを記録しつつ、従業員同士で共有を徹底し、予定のバッティングを防ぎましょう。
しかし、「見やすい予約表の作り方が分からず、予約管理に手間がかかる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、予約表の作成におすすめの無料テンプレート3選を中心にご紹介します。
- 自社に合った予約表のテンプレートを探している
- 紙での予約管理の煩雑さを改善したい
- 顧客の予約情報を手間なく管理したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に合った予約表テンプレートが見つかり、予約表を簡単に作成できるようになります。
目次
【Excel】予約表の作成におすすめの無料テンプレート3選
ここでは、予約表の作成におすすめのExcelテンプレート3選をご紹介します。自社での運用方法に適したテンプレートを選定しましょう。
シンプルな予約表のテンプレート
こちらは、1週間の予約をまとめるシンプルな予約表のテンプレートです。
1週間分の予約を1時間単位で記入できます。また、自社の営業時間に合わせて時間をカスタマイズすることも可能です。
予約受付表のテンプレート
こちらは、1日に受けた予約をまとめる予約受付表のテンプレートです。
「予約者」「連絡先」「予約時間」「人数」などの入力欄があり、予約の詳細を一目で把握できます。また、他の項目は用途に合わせて変更可能です。
会議室用予約表のテンプレート
こちらは、会議室用の予約表テンプレートです。
各会議室の予約を1時間ごとに記録し、週単位で管理します。社内に共有すれば、ダブルブッキングなどのトラブルを防げます。
予約表をExcelで管理するデメリットとは
ここでは、予約表をExcelで管理する3つのデメリットを解説します。手軽に利用できるExcelですが、以下のようなデメリットもあるので注意が必要です。
（1）ファイル管理が煩雑になりやすい
Excelで予約表を管理すると、ファイル管理が煩雑になりやすいです。
予約表は日や週ごとに新しく作り直します。そこで、Excelで「予約表_〇月〇日」というようにファイルごとに名前を付けて区別すると、次第にファイル数が膨大になり、目的のファイルを見つけづらくなるのです。
したがって、顧客から予約を受けてすぐに予定表を取り出せるよう、Excel以外のツールを使って管理しましょう。
（2）リアルタイムで共有できない
Excelで予約表を管理すると、リアルタイムで共有できません。
Excelのファイルを共有するには、メールなどにファイルを添付して送る必要があります。そのため、社内で予約表を共有する場合、メールの作成や送信に手間がかかり、全員が予約状況を把握するまでに時間を要するのです。
予約表の共有が遅れると、メンバーが古い予約表を誤って利用し、バッティング（予定が重なること）などのトラブルが起こりやすくなります。したがって、予約表を作成・更新したらすぐに共有できる仕組みが必要なのです。
（3）属人化しやすい
予約表に関する作業が属人化しやすい点も、Excelのデメリットです。
Excelに複雑な関数やマクロを埋め込むと、対応できる社員が限られ、予約表の作成や管理が属人化します。そのため、担当者が退職や異動をした時に業務が滞るリスクが高まるのです。
以上のことから、関数やマクロは従業員のITリテラシーに合わせて適度に使いましょう。
【必見】予約表を最も簡単に作成・管理・共有できるITツール
以下では、予約表を最も簡単に作成・管理・共有できるITツールをご紹介します。
テンプレートを使って予約表を作成すると、一から作る手間が省けるうえ、素早く見やすいレイアウトに整えられます。ただし、Excelを使う場合「ファイル管理が煩雑になる」「リアルタイムで共有できない」といったデメリットがあるのです。
そこで、「フォルダ機能」「検索機能」を備えた情報共有ツールを使えば、予定表をスムーズに運用できます。ただし、多機能で操作が複雑なツールは使いこなせる社員が限られてしまうため、結果的に属人化につながりやすいです。
結論、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳以上の方でも簡単に予約表を作成・管理・共有できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に予約表や顧客情報を記載すると、任意のメンバーにリアルタイムで共有されます。また、ノートは「フォルダ」で見やすく整理できるうえ、高度な検索機能を使うとわずかな操作ですぐに目的の予定表を取り出せるのです。
あらゆる情報を管理・共有できる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
予約表の作成におすすめの無料テンプレートまとめ
これまで、予約表の作成におすすめの無料テンプレート3選を中心にご紹介しました。
予約表テンプレートを使うと自社に合った予約表をすぐに作れますが、Excelは管理が煩雑になりやすいうえ、共有に手間がかかります。そのため、ITツールを活用して社内で効率的に予約情報を管理しましょう。
一方で、多機能なツールを使いこなすには高いITリテラシーが求められるので、かえって管理が難しくなります。したがって、「シンプルに予約情報を管理できる情報共有ツール」を活用すべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、予約管理に過不足のない機能を備えたシンプルな情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、社内での効率的な予約管理を実現しましょう。
