ビジネスではしばしば、業務に関連する資料をPDF変換して、チームで共有することがあります。しかし、PDFファイルを開いたり共有したりしたときに、正しくテキストデータが読み込まれず、文字化けしてしまうケースも少なくありません。
そんなとき、「どうやったら文字化けを解消できるのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、PDFが文字化けする原因と解決法を中心にご紹介します。
- PDFが文字化けしてしまい、ストレスを感じている
- PDFが文字化けする原因と具体的な解決法を知りたい
- 文字化けのストレスなくファイルを共有できる手段を探している
という方はこの記事を参考にすると、PDFファイルの文字化けを直す方法がわかるほか、より情報共有がスムーズになる手段が見つかります。
目次
PDFの文字化けとは
PDFの文字化けとは、PDF内の文字が別の文字に置き換わったり、上手く表示されなかったりする現象を指します。
文字化けは、コンピュータが文字を読み込んだときに、文字コードの違いから別の文字に変わったり、表示されなくなったりして起こります。そのため、PDFファイルはファイルを開いた時や印刷した時など、さまざまな状況で文字化けが起こる可能性があるのです。
文字化けすると、ファイルの正しい内容がわからず、解消するまで業務が滞ってしまいます。したがって、PDFファイルの文字化けが起こってしまったら、原因を突き止めて適切に対処しましょう。
PDFの文字化けの種類
PDFでの文字化けでは、主に以下の３つの症状が挙げられます。
ファイルを開けない場合には、以上のような文字化けがないか確認してみましょう。
【文字化けするのはなぜ？】PDFが文字化けする原因と直し方
以下では、事例ごとに文字化けの原因と解決法をご紹介します。文字化けの原因を把握して、速やかにPDFの中身を確認しましょう。
PDFを開くと文字化けする
PDFファイルが文字化けしている場合、「Windows」と「MAC」によって対処方法が異なります。以下で、それぞれの対処方法を確認し、原因の解消に努めましょう。
Windowsの場合
「Adobe Acrobat Reader」というPDFファイルの閲覧・印刷に特化したアプリを使う方法があります。
しかし、Windows10・11は「Microsoft Edge」でPDFファイルを開く設定がされているため、「Adobe Acrobat Reader」を使うにはソフトウェアのインストールが必要です。
「Adobe Acrobat Reader」は無料でインストールできるうえ、最も簡単にPDFファイルを文字化けのない状態で開ける可能性が高いです。そのため、文字化けに悩んだらまずは「Adobe Acrobat Reader」を使用してみましょう。
MACの場合
PDFを開くと文字化けする要因として、ファイルの閲覧者側の端末に、対応するフォントがインストールされていないことが原因の可能性が高いです。この場合、ファイルの作成者がフォントの埋め込みをすることで、解消できます。
フォントを埋め込みするには、まずPDFを開いてメニューバーのファイルから[書き出す]を選択します。
次に[PDF/Aを作成]にチェックを入れて完了です。
埋め込みができているか確かめるには、まずAcrobat ReaderでPDFを開き、ファイルから[文書のプロパティ]を選択します。
フォントタブを選択し、「埋め込みサブセット」と表示されていれば正しく埋め込みできています。
フォントの埋め込みをすると、閲覧者側の環境に対応していないフォントを使っていても文字化けを防ぐことができます。一方、埋め込みによって、容量が大きくなるデメリットがあるため注意しましょう。
他のデータ形式に変換したときに文字化けする
PDF形式で閲覧すると、正常に表示されるのに、WordやExcelに変換すると、文字化けしてしまう場合があります。
そもそも、MicrosoftサポートはPDFを「ファイルの最終バージョンを共有するための共通の書式設定」としています。編集の際は、元のOfficeファイルから作業することが想定されており、PDFからOffice文書へ変換した場合の内容の再現性は保証されていません。
やむを得ず変換したい場合は、サードパーティのPDFコンバーターツールを使って、PDFをOfficeファイル形式にインポートしましょう。
コピペした時に文字化けする
PDFを閲覧するだけなら正常に表示されるのに、コピー＆ペーストすると文字化けすることがあります。
その場合は、PDFをGoogleドキュメントに変換することで解消する可能性があります。
Googleドキュメントへ変換するには、まずGoogleのマイドライブを開き、[新規]から[ファイルをアップロード]をクリックして、読み取りたいPDFファイルを選択します。
次に、ファイル上にカーソルをあてて右クリックし、[アプリで開く]を選択し、[Googleドキュメント]を選んで完了です。
PDFファイルをGoogleドキュメントで開くことで、コピー＆ペーストがうまくいく場合があります。
印刷した時に文字化けする
画面上の表示は正常なのに、Adobe Acrobat または Acrobat Reader からPDF文書を印刷すると、テキストの一部が正しく表示されず、文字化けが起きる場合があります。
この場合、プリンタドライバー（プリンタの動きをコントロールするソフトウェア）が問題の可能性があります。製造会社のウェブサイトなどから、最新版をインストールしましょう。
もしくは、PDFを画像として印刷する方法もあります。ただし、「テキスト情報が失われるため、文書の編集はできなくなる」「フォントが他の書体に置き換わる可能性がある」ので、注意が必要です。
Macで「画像として印刷」する方法は、まずAcrobat ReaderでPDFを開き、ファイルから[プリント]を選択します。
次に詳細設定から[画像として印刷]を選択すれば、完了です。
上記のように、さまざまな原因から文字化けする可能性があるため、「Stock」のような文字化けすることなく確実にファイルを共有できるツールを導入しましょう。
テキストファイルを簡単に共有できるおすすめツール
以下では、テキストファイルを簡単に共有・保管できるツールをご紹介します。
ビジネスでは、ExcelやWordなどをPDF変換してから、メンバーに共有することがあります。しかし、ファイルの破損や文字コードの違いによって文字化けが起こってしまうと、業務効率が大幅に下がったり、取引相手に迷惑がかかったりする恐れがあるのです。
そもそもPDF化するのではなく「書き込んだ情報をそのまま共有できるツール」を使えば、文字化けのストレスもないうえ、PDF化する手間も省けます。とくに、簡単に共有できて、必要な時に気軽に確認できるツールを選べば、情報を正しく管理できます。
したがって、WordやExcelをはじめとしたあらゆる情報を、簡単に共有できるツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には、直感的に情報を書き込めるほか、2～3階層の「フォルダ」で内容を整理することも可能です。また、高精度な検索機能が搭載されているので、キーワードを入力すれば、確認したいノートやファイルを簡単に見つけ出せます。
文字化けのストレスなく情報共有ができる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
PDFファイルが文字化けする原因と解決法まとめ
これまで、PDFファイルのテキストが文字化けしてしまう原因や、解決法を中心にご紹介しました。
PDFファイルの文字化けを解消するためには、フォントを埋め込んだり、プリンタードライバーのアップデートをしたりすることが必要です。
PDFファイルはデータの共有に便利ですが、文字化けのリスクがあるうえ、ファイルをPDF化する手間もかかります。そのため、スピード感が求められるビジネスでは「テキストや画像を感覚的な操作で共有できるITツール」でのファイル共有が適しています。
したがって、必要な時にすぐ確認できるようにファイル共有をするなら、直感的な操作で簡単にファイル共有ができるツール『Stock』一択です。また、Stockの「ノート」には、編集権限を設定できるので、むやみに情報が書き換えられる心配もありません。
ぜひ「Stock」を導入して、社内の情報共有をスムーズにしましょう。
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