メンバーに仕事を依頼したり、社外の取引先に業務を委託したりするときに「指示書」があれば、業務内容が明らかになり作業をスムーズに進められます。そのため、業種や業界を問わず、多くの場面で指示書の作成が求められるのです。
しかし、「指示書をどのようにして、書けばいいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、わかりやすい指示書の書き方やポイントを中心にご紹介します。
- フォーマットや例文を参考にして、指示書を作成したい
- 伝わりやすい指示書を書くためのポイントを確認したい
- 指示書の作成だけでなく、共有・管理まで一元化できる方法があれば知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、見やすい指示書の書き方が分かるうえ、作成後の適切な共有・管理方法も見つかります。
指示書（しじしょ）とは
指示書とは、業務における指示内容をまとめた書類です。以下では、指示書を作成する目的や種類、依頼書との違いを解説します。
指示書を作成する目的
指示書を作成する目的として、主に以下の2つが挙げられます。
- 教育にかかるコストの削減
- 作業内容の正確な共有
業務内容や流れ、注意点を口頭で説明しようとすれば、教育に大幅な時間がかかります。しかし、指示書を作成し共有すれば、自身の業務と並行しながら新人教育をおこなえるので、教育コストを削減できるのです。
指示書には業務に関するあらゆる情報を正確に記載します。そのため、担当者の退職や引き継ぎのときにも、指示書を確認すれば認識齟齬によるミスをなくせます。
このように、指示書を作成することで組織全体の業務効率化につながるのです。
主な指示書の種類
指示書は種類によって内容が異なります。そこで、指示書の主な種類を5つご紹介します。
以上のように、指示書は製造業や建設業など幅広い業界・業種で必要とされ、それぞれで記載内容が異なります。そのため、自社の業務に沿って指示書を作成しましょう。
「指示書」と「依頼書」の違いは？
指示書と依頼書の違いは「作成者と提出先の関係性」にあります。
指示書は、社外の取引先や個人に業務を委託するときに加え、社内で上司が部下に業務を指示するときに作成されます。一方、依頼書は、社内外のあらゆる相手を提出対象とするため、部下から上司に向けて作成するケースもあるのです。
このように、指示書と依頼書には大きな違いがないものの、作成する場面に応じて適切なものを選ぶ必要があります。
指示書のフォーマット・構成
ここでは、指示書の基本的なフォーマット・構成をご紹介します。指示書を作成したことがない方はまず、以下を参考にしましょう。
| ＜項目＞ | ＜詳細＞ |
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（1）発行日
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指示書を発行した日付を記載します。過去の指示書を振り返るときに必須の情報です。
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（2）発行先
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指示書の宛先を記載します。部署や社員名などを具体的にしましょう。
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（3）作成者
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指示書の作成者を記載します。社外向けの場合は連絡先も載せましょう。
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（4）指示内容
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指示したい作業内容を記載します。はじめに概要を記しておくと分かりやすいです。
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（5）作業期間
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具体的な作業期間を記載します。計画的に作業を進めるうえで重要な項目です。
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（6）備考
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指示に関する備考を記載します。注意事項を明らかにすると、よくあるミスを未然に防げます。
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上記のほかにも、「作業場所」や「参考資料」の項目を適宜追加しましょう。具体的な情報を記載することで、読み手が作業を進めやすくなるのです。
【例文あり】分かりやすい指示書の書き方
以下は、”分かりやすい”と評価される指示書のお手本です。以下の書き方を参考にすると、初心者の方でも簡単に指示書を作れるのです。
令和6年10月6日
社員各位
総務部長
山田 太郎
経費削減について
令和6年11月1日より、社内経費削減月間とし、以下のように詳細が決定いたしましたので、各位経費削減にご協力いただきますようお願い申し上げます。
記
1. 交通費について
（1）定期は半年単位で購入すること。
（2）営業活動では、公共交通機関を利用すること。
2. 事務について
（1）会食等で経費が必要な場合は、各部署の部長へ事前に申請すること。
（2）事務機器などの発注は事前申請を受けたうえで、総務での一括発注とする。
3. 通信について
（1）バイク便やメール便は原則利用しないこと。
（2）支社間の連絡は内線を使用すること。
以上
指示書を書くうえでは、読み手に正確な情報が伝わるよう、簡潔にまとめることを意識しましょう。例えば、以上の例文のように指示内容を箇条書きにしたり、字下げを活用したりすると視覚的に分かりやすい指示書を作れます。
相手に伝わる指示書を作成・共有するときのポイント5点
ここでは、指示書の作成・共有をするときのポイントを5つご紹介します。伝わりやすい指示書を作成・共有し、作業を計画通り実行してもらうために以下の点に注意しましょう。
（1）簡潔に記載する
1つ目のポイントは、簡潔に記載することです。
内容が曖昧だったり文章が冗長だったりすると、理解するのに時間がかかるうえ、読み手が内容を正確に把握できない可能性があります。結果として、作業者が認識を誤ってしまい、指示通りに作業を進められない事態につながるのです。
したがって、読み手が円滑に作業を進められるように、図表や画像を添付するなどして、誰が見ても分かるよう簡潔にまとめましょう。
（2）記載する順番を工夫する
2つ目のポイントは、記載する情報の順番を工夫することです。
指示書は、作業者に正確に作業をおこなってもらうための書類です。もし記載している情報の順番が適切でないと、作業が中断したり、人によって進め方が変わったりして、業務の効率が下がってしまう恐れがあります。
そこで、読み手に正しく作業を遂行してもらうために、はじめに注意事項を記載したり、作業手順に連番を振ったりと工夫が必要なのです。
（3）テンプレートを活用する
3つ目のポイントは、テンプレートを活用することです。
テンプレートを使うと、項目を一から記載する手間を省けるうえ、「何を書くべきか分からない」という方でも簡単に指示書を作成できます。さらに、社内で共通のテンプレートを使えば、フォーマットが統一されて読み手が内容を理解しやすくなるのです。
したがって、指示書を作るときは、「ナレカン」のようなテンプレート機能が備わったツールを導入し、社内で指示書のフォーマットを統一しましょう。
（4）作成した指示書は迅速に共有する
4つ目のポイントは、作成した指示書を迅速に共有することです。
指示書を迅速に共有することで、次の作業を見越して業務に取り組めるようになります。しかし、紙やExcelで作成した指示書は、共有に手間がかかってしまうため、共有する方法としては適しません。
そこで、「情報共有に特化したツール」を活用して、共有にかかる手間を省きましょう。また、編集と同時に共有できたり、更新をコメントで周知できたりするツールであれば、指示書の内容を変更するときもメンバーに素早く共有できます。
（5）相手が見やすい媒体で共有する
5つ目のポイントは、相手が見やすい媒体で共有することです。
紙やExcelの指示書は、編集・更新がしづらいうえに、営業先や現場からは確認しにくいというデメリットがあります。
したがって、指示書はマルチデバイス対応のツールで共有しましょう。とくに、スマホで閲覧可能であれば時間や場所を問わず指示書を確認でき、作業や仕事が進めやすくなるのです。
無料｜指示書の作成におすすめのExcelテンプレート
以下では、指示書に使えるExcelの無料テンプレートを2つご紹介します。テンプレートごとに項目やフォーマットは異なるので、用途に合わせて適切なものを選びましょう。
作業・業務指示書のテンプレート
こちらは、フリーテンプレートが提供する、作業・業務指示書のテンプレートです。
製品ごとの作業手順を記載する指示書で、主に工場などで活用できます。また、使用する器具を記入できるので、読み手が必要なものを把握したうえで、確実に作業に取り組めます。
製造指示書のテンプレート
こちらは、テンプレートの無料ダウンロードが提供する、製造指示書のテンプレートです。
注文を受けた製品の「品名」「数量」「受注先」「納品日」などを詳細に記載して、現場の社員に製造を指示できます。また、項目を自由にカスタマイズできるため、製造業以外の場面でも使用可能です。
指示書の作り方やポイントまとめ
ここまで、指示書の書き方やポイントを中心にご紹介しました。
指示書は作成して終わりではなく、内容を周知する必要があります。しかし、WordやExcelのファイルでは共有されてもチャットやメールで流れたり、どこに保存されているのか分からなくなったりするデメリットがあるのです。
そこで、「共有した指示書が流れずに蓄積されるツール」を使うと、作成後も適切に管理できるようになります。さらに、蓄積したファイルのなかから目的の指示書へすぐにアクセスするために、「フォルダや高精度な検索機能を備えたツール」を選びましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、指示書の作成・共有・管理を一元化でき、検索性に優れたツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、指示書の作成から管理までを効率化しましょう。
