メンバーに仕事を依頼したり、社外の取引先に業務を委託したりするときに「指示書」を作ると、業務内容が明らかになり作業をスムーズに進められます。そのため、業種や業界を問わず、多くの場面で指示書の作成が求められるのです。
しかし、「指示書の書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、わかりやすい指示書の書き方やポイントを中心にご紹介します。
- フォーマットや例文を参考にして、指示書を作成したい
- 指示書の書き方のポイントを確認したい
- 指示書を簡単に作成・共有できる方法があれば知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、指示書の作り方が分かるうえ、作成後の適切な共有・管理方法も見つかります。
目次
指示書とは
指示書とは、業務における指示内容をまとめた書類です。以下では、依頼書との違いや、指示書のフォーマットを解説します。
「指示書」と「依頼書」の違い
指示書と依頼書の違いは、「作成者と提出先の関係性」にあります。
指示書は、社外の取引先や個人に業務を委託するときに加え、社内で上司が部下に業務を指示するときに作成されます。一方、依頼書は社内外のあらゆる相手を提出対象とするため、部下から上司に向けて作成するケースもあるのです。
このように、指示書と依頼書には大きな違いがないものの、作成する場面に応じて適切なものを選ぶ必要があります。
指示書のフォーマット・構成
指示書の基本的なフォーマット・構成は以下の通りです。
| ＜項目＞ | ＜詳細＞ |
|---|---|
|
（1）発行日 |
指示書を発行した日付を記載します。過去の指示書を振り返るときに必須の情報です。 |
|
（2）発行先 |
指示書の宛先を記載します。部署や社員名などを具体的にしましょう。 |
|
（3）作成者 |
指示書の作成者を記載します。社外向けの場合は連絡先も載せましょう。 |
|
（4）指示内容 |
指示したい作業内容を記載します。はじめに概要を記しておくとわかりやすいです。 |
|
（5）作業期間 |
具体的な作業期間を記載します。計画的に作業を進めるうえで重要な項目です。 |
|
（6）備考 |
指示に関する備考を記載します。注意事項を明らかにすると、ミスを未然に防げます。 |
上記のほかにも、「作業場所」や「参考資料」などの項目を適宜追加しましょう。具体的な情報を記載することで、読み手が作業を進めやすくなるのです。
【例文あり】わかりやすい指示書の書き方
ここでは、わかりやすい指示書の書き方を例文を使って紹介します。以下の例文を参考にすると、初心者の方でも簡単に指示書を作れるのです。
令和6年10月6日
社員各位
総務部長
山田 太郎
経費削減について
令和6年11月1日より、社内経費削減月間とし、以下のように詳細が決定いたしましたので、各位経費削減にご協力いただきますようお願い申し上げます。
記
1. 交通費について
（1）定期は半年単位で購入すること。
（2）営業活動では、公共交通機関を利用すること。
2. 事務について
（1）会食等で経費が必要な場合は、各部署の部長へ事前に申請すること。
（2）事務機器などの発注は事前申請を受けたうえで、総務での一括発注とする。
3. 通信について
（1）バイク便やメール便は原則利用しないこと。
（2）支社間の連絡は内線を使用すること。
以上
指示書を書くうえでは、読み手に正確な情報が伝わるよう、簡潔にまとめることを意識しましょう。たとえば、以上の例文のように指示内容を箇条書きにしたり、字下げを活用したりすると視覚的に分かりやすい指示書を作れます。
指示書の作成ポイントとは
ここでは、指示書の作成ポイントを3つご紹介します。伝わりやすい指示書を作成し、作業を計画通り実行してもらうために以下のポイントに注意しましょう。
（1）簡潔に記載する
1つ目のポイントは、簡潔に記載することです。
内容が曖昧だったり文章が冗長だったりすると、理解するのに時間がかかるうえ、読み手が内容を正確に把握できない可能性があります。結果として、作業者が認識を誤ってしまい、指示通りに作業を進められない事態につながるのです。
したがって、読み手が円滑に作業を進められるように、指示書は誰が見ても分かるように簡潔にまとめましょう。
（2）テンプレートを活用する
2つ目のポイントは、テンプレートを活用することです。
テンプレートを使うと、項目を一から記載する手間を省けるうえ、「何を書くべきか分からない」という方でも簡単に指示書を作成できます。さらに、社内で共通のテンプレートを使えば、フォーマットが統一されて読み手が内容を理解しやすくなるのです。
したがって、指示書を作るときは、あらかじめ社内でテンプレートを用意しましょう。
（3）迅速に共有する
3つ目のポイントは、迅速に共有することです。
指示書は作業者への周知が目的なので、作成後は迅速に共有しましょう。しかし、紙で作ると離れた場所にいるメンバーへの共有が難しいほか、ExcelはPC以外の端末から使いづらいため現場社員が内容を手軽に把握できないのです。
そこで、指示書の作成には紙やExcelでなく、ITツールを活用しましょう。とくに、作成した指示書がリアルタイムでメンバーに共有される「ナレカン」のようなツールを使うと、指示書の作成・共有が一か所で完結するのです。
【必見】指示書の作成・共有を効率化するツール
以下では、指示書の作成・共有を効率化するツールをご紹介します。
紙やExcelで指示書を作成すると、共有に手間がかかるうえ、「誰が読んだか」が分からないため伝達漏れが起こりやすいです。また、スマホやタブレットから気軽に内容を確認できないので、現場社員が指示書を読まないまま作業を進めてしまう可能性があります。
したがって、「あらゆるデバイスに対応した情報共有ツール」を使って、指示書をスムーズに作成・共有しましょう。ただし、チャットツールでは情報が流れてしまい伝達漏れを防げないので、「共有した情報が流れずに蓄積されるツール」を選ぶことが重要です。
結論、指示書の作成・共有を効率化するには、あらゆるデバイスから、誰でも簡単に使える情報管理ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事(ノート)」に指示書を作成すると、任意のメンバーへ瞬時に共有されるうえ、「既読機能」で誰が閲覧したかを簡単に把握できます。また、記事ごとに「コメント」機能が搭載されているので、指示書に関するやりとりも一か所で完結するのです。
誰でも簡単に指示書を作成・共有・管理できる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
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「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
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初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
無料｜指示書の作成におすすめのExcelテンプレート
以下では、指示書に使えるExcelの無料テンプレートを2つご紹介します。テンプレートごとに項目やフォーマットは異なるので、用途に合わせて適切なものを選びましょう。
作業指示書のテンプレート
こちらは、フリーテンプレートが提供する作業指示書のテンプレートです。
製品ごとの作業手順を記載する指示書で、主に工場などで活用できます。また、必要な器具を記入する欄もあるので、読み手が作業に取り組みやすいです。
製造指示書のテンプレート
こちらは、テンプレートの無料ダウンロードが提供する製造指示書のテンプレートです。
注文を受けた製品の「品名」「数量」「受注先」「納品日」などを詳細に記載して、現場の社員に製造を指示できます。また、項目は自由にカスタマイズ可能なので、製造業以外の場面でも使えるのです。
指示書の作り方やポイントまとめ
ここまで、指示書の書き方やポイントを中心にご紹介しました。
指示書は作成して終わりではなく、内容を周知する必要があります。しかし、WordやExcelのファイルでは共有されてもチャットやメールで流れたり、どこに保存されているのか分からなくなったりするデメリットがあるのです。
そこで、「共有した指示書が流れずに蓄積されるツール」を使うと、作成後も適切に管理できるようになります。ただし、多機能なツールは操作が複雑なので、「必要な機能に過不足のないシンプルなツール」を選びましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、誰でも簡単に指示書を作成・共有・管理できるシンプルなツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、指示書の作成から管理までを効率化しましょう。
