業界・業種問わず、メンバーに仕事を依頼したり、社外の委託先に対して指示を出したりすることは業務において欠かせません。簡単な指示出しであれば口頭やメール、チャットで完結しますが、複雑な仕事は細かい作業手順が書かれている指示書を渡す方法が効果的です。
一方で、指示書を作成したものの「現場が指示通りに動いてくれない」「ファイルが増えてしまい管理が面倒」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、伝わりやすい指示書の書き方やポイントを中心にご紹介します。
- 指示書通りに現場が動ける体制を整えたい
- 作業依頼は口頭やメールなので、あとから見返せる指示書を使いたい
- 指示書などのあらゆる書類を一か所にまとめて、管理の手間を省きたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、指示書の分かりやすい書き方だけでなく、書類を最も簡単に管理する方法が分かります。
目次
指示書とは
指示書とは、仕事や作業内容について詳細に書かれた資料です。
似た書類に依頼書がありますが、社内外の相手に業務をお願いする依頼書に対して、指示書は業務の内容や手順を周知徹底させることを目的としています。目的は少し異なりますが、どちらも相手に正しい行動を促します。
指示書があれば、現場はどのように作業を進めれば良いかで迷うことがありません。ただし、テキストだけでなく画像も適度に使うなどの工夫をしなければ、読みにくく理解できない指示書になってしまいます。
したがって、伝えるべきことを端的に記載するなど、冗長になることを避けて「誰が読んでも同じ作業ができる指示書」をつくりましょう。
代表的な指示書の種類
以下では、ビジネスにおける指示書の種類をご紹介します。名称は違いますが、いずれも分かりやすく正確に記載することが求められます。
作業指示書
作業指示書は業務指示書とも呼ばれ、一般的な企業で頻繁に使われているものです。
項目は企業によって異なりますが、基本的には作業予定や作業内容、日時、場所、業務の詳細が記載されていることが多いです。作業の指示が正確に伝わるように、シンプルに書くようにしましょう。
運行指示書
運行指示書は運送業で使われる指示書で、運送の計画を示したものです。
たとえば、全国に貨物を届ける長距離ドライバーの運行指示書には、出発地や目的地だけでなく、経由地や休憩地、それぞれの予定時刻なども記載されます。
運行指示書には貨物自動車運送事業安全規則が定められており、管理者とドライバーで一枚ずつ手元に置いておくなどの決まりがあります。
デザイン指示書
出典:Smartsheet
デザイン指示書はプロダクト開発やプログラマー、デザイナーなどの業種で使われる指示書であり、仕様書とも呼ばれます。
要件定義で微妙なニュアンスが正しく伝わらないと困るため、細かい粒度で書き下さなければなりません。
工事指示書
出典:おしいれクラウド
工事指示書は主に建設現場で使われる指示書です。
工事指示書は一次請けの企業がつくり、そのあと元請けの企業を精査します。不備がないことを確認できれば、各業者の作業内容と照らし合わせながら工事を進められるのです。
工事指示書は安全管理や法的根拠の提示という意味でも重要な書類なので、ほかの指示書よりも不備が許されない点に注意しましょう。
例文あり|伝わりやすい指示書の書き方
ここからは、伝わりやすい指示書の書き方を例文つきで紹介します。現場と認識がズレないように、以下の作成方法を実践しましょう。
指示書の構成
伝わりやすい指示書を作成するためには、構成から考えることが重要です。種類によって違いはありますが、以下が主な項目の内容となります。
基本的な項目
項目 | 詳細 |
---|---|
タイトル |
作業内容を簡潔に表すタイトルであれば、何の資料なのかが瞬時に分かります。 |
期間 |
作業すべき期間を明確に記載しておけばスケジュールが押すことも少なくなり、計画的に作業を進められます。 |
作業内容 |
現場のメンバーがすぐに理解できるように、細かい手順まで正確に記載します。 |
備考(注意事項) |
注意事項があればミスも少なくなるので、作業効率の向上につながります。 |
発行日 |
指示書には必ず発行日を記載しましょう。過去の指示書を振り返るときに、日付からすぐに探し出せます。 |
作業者名 |
作業担当者の名前を記載すると、誰に向けた指示書か一目で理解できます。 |
責任者の連絡先 |
不測の事態が起こったときのために、電話番号やメールアドレスを記載します。 |
適宜追加する項目
項目 | 詳細 |
---|---|
管理番号 |
指示書は年間で何枚も作成されるため、最新のファイルがどれなのか分からなくなります。そのため、管理番号を割り当てましょう。 |
作業する場所 |
どこで作業をするのかを記載します。 |
必要な資料 |
作業するときに必要な資料を記載しておけば、あとから何度も質問されることがなくなります。 |
基本的な項目があれば指示書をつくれますが、種類に合わせて適宜追加しましょう。
指示書の例文
以下では、指示書の書き方を「経費削減の指示書」を例にとってご紹介します。
No.0000
令和4年10月6日
社員各位
総務部長
山田 太郎 印
経費削減について
令和4年11月1日より、社内経費削減月間とし、以下のように詳細が決定いたしましたので、各位経費削減にご協力いただきますようお願い申し上げます。
記
1. 交通費について
(1)定期は半年単位で購入すること。
(2)営業活動では、公共交通機関を利用すること。
2. 事務について
(1)会食等で経費が必要な場合は、各部署の部長へ事前に申請すること。
(2)事務機器などの発注は事前申請を受けたうえで、総務での一括発注とする。
3. 通信について
(1)バイク便やメール便は原則利用しないこと。
(2)支社間の連絡はない線を使用すること。
以上
例文のように項目ごとに指示内容を記載すると、やるべきことが読みやすくなります。また、指示書を作成したら、宛先や内容に不備がないか必ず確認しましょう。
また、毎回指示書を一からつくるのが面倒だと感じている方は、IT初心者でも簡単に使える「Stock」のように「テンプレート機能」を備えているアプリを導入すべきです。
指示書で気をつけるべき3つのポイント
ここでは、指示書で気をつけるべき3つのポイントをご紹介します。伝わりやすい指示書を作成し、作業を計画通り実行してもらうために以下のポイントに注意しましょう。
(1)簡潔に記載する
指示書で気をつけておきたいポイントのひとつとして、誰が見ても分かるように簡潔に記載することが挙げられます。
分かりづらい指示書では理解するのに時間がかかるだけでなく、わざわざ責任者に聞かねければならないので面倒です。とくに、責任者も何度も同じ質問をされるたびに仕事を中断しなければならないのでストレスを感じます。
このように、現場と責任者いずれも円滑に業務を進めるには、指示書は一枚にまとめ端的に概要を伝えましょう。
(2)迅速に共有する
次に、指示書はすぐに現場へ共有しましょう。
紙の指示書では手渡すタイミングがつかめなかったり、管理が面倒になったりと問題が山積みです。また、メールやチャットで指示書を共有しても受信ボックスで埋もれてしまったり、ローカルフォルダで勝手に管理されたりする恐れがあります。
そこで、指示書の管理には紙やメールでなく、ITツールを活用しましょう。とくに、あらゆる情報がすぐにメンバーに共有される「Stock」のようなアプリを使うと情報連携がスムーズになります。
(3)簡単に見つかる場所で管理する
最後に、すぐにアクセスできる場所で指示書を管理しましょう。
指示書は何度も確認するものなので、時間や場所を問わずにアクセスできる体制を整えなければなりません。そのため、パソコンだけでなくスマホからでも簡単に使えるアプリを使いましょう。
また、欲しい情報を瞬時に見つけられる検索機能があれば、わざわざフォルダを漁る必要がなくなります。
【これで解決】指示書の作成・共有・管理に必須のアプリ
以下では、指示書の作成・共有・管理に必須のアプリをご紹介します。
指示書はWordやExcelファイルで作成するのが一般的ですが、ファイルごとの管理が面倒なので次第に更新されなくなります。また、PCでの編集に最適化されているファイルはスマホで利用しづらいので、デバイスを問わずに使いやすいアプリを利用しましょう。
そこで、情報をノートで一元管理し、情報の更新やメンバー間の共有も手軽にできるアプリが最適です。ただし、多機能なアプリではITに疎い方が使いこなせない可能性が高いので、「過不足のない機能を備えたアプリ」を選定しましょう。
結論、自社で利用すべきなのは、モバイル端末に対応し、非IT企業の65歳以上のメンバーでもすぐに使えるノート型アプリ「Stock」一択です。
Stockの「ノート」で指示書を作成できるのはもちろん、ファイルもドラッグ&ドロップで簡単に添付できます。また、ノートはシンプルな「フォルダ」で2階層に管理され、ノートに紐づく「タスク」で業務ごとの進捗管理も可能です。
IT初心者の65歳の方でも簡単に使いこなせる「Stock」
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
指示書の書き方やポイントまとめ
ここまで、指示書の書き方やポイントを中心にご紹介しました。
指示書は作成して終わりではなく、適切に管理していく必要があります。しかし、WordやExcel、PowerPointのファイルでは共有されてもチャットやメールで流れたり、どこに保存されているのか分からなくなったりするデメリットがあるのです。
そのため、共有された指示書を保存できるアプリが必須になります。また、パソコンからしか確認ができないアプリでは、現場仕事には合っていないのでスマホやタブレットに対応するアプリにすべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報をストックできる「ノート」があり、パソコンやスマホ、タブレットすべてに対応している「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で指示書を作成・共有・管理して、作業を計画通り進めるのに役立てましょう。