メンバーに仕事を依頼したり、社外の取引先に業務を委託したりするときに「指示書」があれば、業務内容が明らかになり作業をスムーズに進められます。そのため、業種や業界を問わず、多くの場面で指示書の作成が求められるのです。
 
しかし、「指示書をどのようにして、書けばいいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、わかりやすい指示書の書き方やポイントを中心にご紹介します。
 
という担当者の方はこの記事を参考にすると、指示書の作り方が分かるうえ、作成後の適切な共有・管理方法も見つかります。


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指示書とは

指示書とは、業務における指示内容をまとめた書類です。以下では、依頼書との違い、指示書の種類やフォーマットを解説します。

「指示書」と「依頼書」の違い

指示書と依頼書の違いは「作成者と提出先の関係性」にあります。
 
指示書は、社外の取引先や個人に業務を委託するときに加え、社内で上司が部下に業務を指示するときに作成されます。一方、依頼書は、社内外のあらゆる相手を提出対象とするため、部下から上司に向けて作成するケースもあるのです。
 
このように、指示書と依頼書には大きな違いがないものの、作成する場面に応じて適切なものを選ぶ必要があります。

主な指示書の種類

指示書は、内容によって種類が異なります。そこで、指示書の主な種類を5つご紹介します。
 
 
  • 作業指示書
  • 作業指示書とは、業務指示書とも呼ばれ、多くの会社で一般的に使用される指示書です。基本的には、業務の内容や作業手順や担当者を記載しますが、誰が読んでも理解できるように記載するのがポイントです。
     
  • 製造指示書
  • 製造指示書とは、製品ごとの製造作業の手順や工程を記載した指示書で、製造作業をスムーズに行うために作成されます。企業によっては、製造個数や作業に必要な道具も記載します。
     
  • 加工指示書
  • 加工指示書とは、製造プロセスの中で特定の作業に特化した指示書です。例えば、金属の溶接作業での、手順や必要な道具を記載します。
     
  • 工事指示書
  • 工事指示書は、建設業でよく使われ、工事の作業内容や手順、使う資材、注意点が記載されています。不良施工を防ぐためにも使う資材の情報を詳しく記載する必要があります。
     
  • 業務改善指示書
  • 業務改善指示書とは、社内業務を改善するための目標や施策が記載された指示書です。この指示書を書くには、問題点の把握や原因の分析が重要です。
 
このように、指示書は製造業や建設業と幅広く必要とされ、記載内容によって種類が異なります。また、記載内容は企業に合わせて変えていく必要があります。

指示書のフォーマット・構成

指示書の基本的なフォーマット・構成は以下の通りです。
 
指示書の構成
<項目> <詳細>
(1)発行日
指示書を発行した日付を記載します。過去の指示書を振り返るときに必須の情報です。
(2)発行先
指示書の宛先を記載します。部署や社員名などを具体的にしましょう。
(3)作成者
指示書の作成者を記載します。社外向けの場合は連絡先も載せましょう。
(4)指示内容
指示したい作業内容を記載します。はじめに概要を記しておくと分かりやすいです。
(5)作業期間
具体的な作業期間を記載します。計画的に作業を進めるうえで重要な項目です。
(6)備考
指示に関する備考を記載します。注意事項を明らかにすると、よくあるミスを未然に防げます。
上記のほかにも、「作業場所」や「参考資料」の項目を適宜追加しましょう。具体的な情報を記載することで、読み手が作業を進めやすくなるのです。
 
関連記事: 作業指示書とは?必要な項目や無料テンプレート6選を紹介!
 
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【例文あり】わかりやすい指示書の書き方

以下は、”分かりやすい”と評価される指示書のお手本です。以下の書き方を参考にすると、初心者の方でも簡単に指示書を作れるのです。
 
令和6年10月6日
社員各位
総務部長
山田 太郎
経費削減について
 
令和6年11月1日より、社内経費削減月間とし、以下のように詳細が決定いたしましたので、各位経費削減にご協力いただきますようお願い申し上げます。
 
 
1. 交通費について
 (1)定期は半年単位で購入すること。
 (2)営業活動では、公共交通機関を利用すること。
 
2. 事務について
 (1)会食等で経費が必要な場合は、各部署の部長へ事前に申請すること。
 (2)事務機器などの発注は事前申請を受けたうえで、総務での一括発注とする。
 
3. 通信について
 (1)バイク便やメール便は原則利用しないこと。
 (2)支社間の連絡は内線を使用すること。
 
以上
 
指示書を書くうえでは、読み手に正確な情報が伝わるよう、簡潔にまとめることを意識しましょう。例えば、以上の例文のように指示内容を箇条書きにしたり、字下げを活用したりすると視覚的に分かりやすい指示書を作れます。
 
関連記事: 社外向け|伝わりやすい提案書の書き方とは?構成例を見本画像つきで紹介


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相手に伝わる指示書を作成するときのポイント3点

ここでは、指示書の作成ポイントを3つご紹介します。伝わりやすい指示書を作成し、作業を計画通り実行してもらうために以下のポイントに注意しましょう。

(1)簡潔に記載する

1つ目のポイントは、簡潔に記載することです。
 
内容が曖昧だったり文章が冗長だったりすると、理解するのに時間がかかるうえ、読み手が内容を正確に把握できない可能性があります。結果として、作業者が認識を誤ってしまい、指示通りに作業を進められない事態につながるのです。
 
したがって、読み手が円滑に作業を進められるように、図表や画像を添付するなどして、指示書は誰が見ても分かるように簡潔にまとめましょう。

(2)記載する順番を工夫する

2つ目のポイントは、記載する情報の順番を工夫する。
 
指示書は作業者に正確に作業を行ってもらうための書類です。もし記載している情報の順番が適切でないと、作業が中断したり、人によって進め方が変わったりして、業務の効率が下がってしまう恐れがあります。
 
そこで、読み手に正しく作業を行ってもらうために、はじめに注意事項を記載したり、作業手順に連番を振ったりと工夫が必要です。

(3)テンプレートを活用する

3つ目のポイントは、テンプレートを活用することです。
 
テンプレートを使うと、項目を一から記載する手間を省けるうえ、「何を書くべきか分からない」という方でも簡単に指示書を作成できます。さらに、社内で共通のテンプレートを使えば、フォーマットが統一されて読み手が内容を理解しやすくなるのです。
 
したがって、指示書を作るときは、「ナレカン」のようなテンプレート機能が備わったツールを導入し、あらかじめ社内でテンプレートを用意しましょう。
 
関連記事: パワーポイントを使った提案書の書き方とは?構成例やテンプレートサイトも紹介!


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【必見】社内の指示書の共有・管理を効率化するツール

以下では、指示書の共有・管理を効率化するツールをご紹介します。
 
紙やExcelで作成した指示書は、共有に手間がかかるうえ、スマホやタブレットから気軽に内容を確認できません。そのため、現場社員が指示書を読まないまま作業を進めてしまう可能性があります。
 
したがって、「あらゆるデバイスに対応して簡単に指示書を確認できる情報共有ツール」を使って、指示書をスムーズに共有しましょう。ただし、チャットでは情報が流れてしまい伝達漏れを防げないので「情報が流れることなくできるか」が重要です。
 
結論、指示書の共有・管理を効率化するには、あらゆるデバイスから、簡単に指示書を確認できる情報管理ツール「ナレカン」一択です。
 
ナレカンの「記事」に指示書を作成すると、任意のメンバーへ瞬時に共有されるうえ、種類別に「フォルダ」を分けて整理できます。また、平均0.2秒の「スピード性」やヒット率100%の「正確性」を備えた検索機能によって、必要な情報がすぐに見つかります。

誰でも簡単に指示書を作成・共有・管理できる「ナレカン」

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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

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    記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
  2. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
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    初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

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ナレカンの機能紹介

ナレカンの主な機能である「作成機能」「共有機能」「管理機能」について説明します。
 
<指示書作成機能>
 
ナレカンで作業指示書を作成した画像
 
ナレカンの「記事」には、テキスト情報だけでなくファイルや画像・動画を残せます。そのため、視覚的に分かりやすい指示書を作成でき、依頼した作業を正確に伝えられます。
 
<指示書共有機能>
 
ナレカンで作業指示書に関してのやり取りをしている画像
 
ナレカンで作成した指示書はリアルタイムでメンバーに共有されます。また、記事に紐づいた「コメント機能」が備わっているため、情報が入り乱れることなく、メンバーとやり取りできます。
 
<指示書管理機能>
 
ナレカンで作業指示書についてを検索している画像
 
ナレカンで作成した指示書は、「フォルダ」で種類ごとに整理できます。また、生成AIを活用した「自然言語検索」を活用することによって、検索スキルに依存せず、誰でも簡単に目的の情報にアクセス可能です。


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無料|指示書の作成におすすめのExcelテンプレート

以下では、指示書に使えるExcelの無料テンプレートを2つご紹介します。テンプレートごとに項目やフォーマットは異なるので、用途に合わせて適切なものを選びましょう。

作業・業務指示書のテンプレート

作業・業務指示書のテンプレート画像
 
こちらは、フリーテンプレートが提供する作業・業務指示書のテンプレートです。
 
製品ごとの作業手順を記載する指示書で、主に工場などで活用できます。また、必要な器具を記入する欄もあるので、読み手が作業に取り組みやすいです。
 

製造指示書のテンプレート

製造指示書のイメージ図
 
こちらは、テンプレートの無料ダウンロードが提供する製造指示書のテンプレートです。
 
注文を受けた製品の「品名」「数量」「受注先」「納品日」などを詳細に記載して、現場の社員に製造を指示できます。また、項目は自由にカスタマイズ可能なので、製造業以外の場面でも使えるのです。
 
 
関連記事: 作業指示書を見ない人の傾向や見てもらうための対策とは


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指示書の作り方やポイントまとめ

ここまで、指示書の書き方やポイントを中心にご紹介しました。
 
指示書は作成して終わりではなく、内容を周知する必要があります。しかし、WordやExcelのファイルでは共有されてもチャットやメールで流れたり、どこに保存されているのか分からなくなったりするデメリットがあるのです。
 
そこで、「共有した指示書が流れずに蓄積されるツール」を使うと、作成後も適切に管理できるようになります。ただし、多くの指示書の管理は煩雑になりやすいので、「フォルダや高精度な検索機能を備えたツール」を選びましょう。
 
結論、自社が導入すべきなのは、指示書の作成・共有・管理を一元化でき、検索性に優れたツール「ナレカン」一択です。
 
ぜひ「ナレカン」を導入して、指示書の作成から管理までを効率化しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
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