契約書や請求書、企業情報や自社ノウハウなどが記載された機密文書まで、業務上発生する書類はすべて適切に管理する必要があります。これらの文書を社内で管理することを「文書管理」と呼びます。
従来の文書管理では紙の文書も取り扱われていましたが、今日では、スマートフォンやクラウドサービスの普及により、データ化された文書の管理も含まれます。適切な文書管理をすると、情報漏えいなどのリスク削減はもちろん業務効率化につながります。
しかし、文書管理への理解が社内に浸透しておらず「適切な文書管理ができる環境づくりの方法が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、文書管理の概要や電子化のメリット、おすすめのツールを中心にご紹介します。
- 文書管理の重要性やメリットを再確認し社内に浸透させたい
- 文書管理の環境を整えて情報漏えいリスクを抑えたい
- 電子化に伴い文書管理の方法を最適化させて業務を効率化したい
という担当者の方は、この記事を参考にすることで自社に最適な文書管理ツールを導入でき、トラブルのリスクを大幅に削減できます。
目次
文書管理の概要
ここでは、文書管理の意味と法人における文書管理の重要性を解説します。文書管理の概要を理解し、自社の社員に目的を周知させましょう。
文書管理とは？
文書管理とは「契約書や顧客情報、法人の財務諸表などの文書を管理すること」です。
ただ文書を保管するだけではなく、必要なときに素早く取り出せる状態が適切な「文書管理」です。そのため、さまざまな種類の文書を一元管理し、最適な廃棄サイクルで整理することが重要です。
今日では、PDFやExcelなどの電子文書が一般化しており、管理コストを下げながら検索性の向上に成功している企業もあります。
また、個人で保管している文書のなかには、業務効率化に貢献するノウハウを含む情報が紛れているケースも多いです。したがって、文書は個人管理ではなく共有させて、会社の資産とすることも目的とされています。
文書管理の重要性
文書管理が適切にできていなければ、情報漏えいや作業効率の低下を招くリスクがあります。たとえば下記のような問題が起こります。
- 業務効率化に貢献するノウハウが共有されず、情報が有効活用できていない
- 適切な整理がされておらず文書が分散し、必要な情報を見つけるのに時間がかかる
- データや文書の所在が明確でないため、機密情報の紛失や漏えいのリスクが伴う
これらの問題を防ぐため、社内で文書管理の方法とルールをあらかじめ設定しておくことが必要です。
また、膨大なデータから必要な文書を探し出すには「Stock」のような情報共有ツールを用いた「フォルダ機能」の活用がおすすめです。フォルダ機能があれば、文書をカテゴリごとに分けられるので直感的に管理できるようになります。
文書管理における3つのメリット
文書管理をするメリットは以下の3つが挙げられます。
- 業務効率化が実現可能
- リスクマネジメントできる
- 顧客満足度が向上する
文書管理により、個人が保管していたノウハウが全社に共有されます。そのため、業務の質やスピードの改善が見込めます。
アクセス制限をかけられるようになり、文書の持ち出しや改ざんを未然に防止できます。したがって、社内の機密文書の紛失や漏えいのリスクを抑えられるのです。
必要な社内情報へのアクセス性が高まり、顧客からの問い合わせに素早く対応できるようになります。
このように、文書管理により業務における無駄な時間を削減できるのです。とくに、ほかのメンバーが保管していた文書へアクセスしやすくなったことで、進捗確認など業務にかかる工数を削減できる点もメリットのひとつです。
文書管理の3つの方法
データ化された文書を管理するには、3つの手法があります。それぞれのメリット・デメリットがあるため、自社の環境に合わせて最適な手法を選びましょう。
（1）ワリツケ式
ワリツケ式は、文書管理を担当する部署が、全社統一的に作成する分類方法です。
「大分類＞中分類＞小分類」の順番に総務部が文書管理のルールを設定し、各部署はそれに従い文書を管理します。メリットとしては、ひとつの部署が文書管理を調整しているため、迅速にフォルダの分類・管理が可能です。
一方、デメリットとしては、現場・個人単位でしか認識できない各分類に当てはまらない文書が生じた場合、総務部が決定した文書管理ルールが形骸化する場合があります。
したがって、ワリツケ式で運用する場合には、実務の担当者の意見に耳を傾け、ルールに反映させていくことが求められます。
（2）ツミアゲ式
ツミアゲ式は、実務担当者自身が文書を分類し、文書管理のルールを決める方法です。
「小分類＞中分類＞大分類」の形式で、各部署の意見が反映された形でフォルダを作成します。現場が管理ルールを決めるため、それぞれの業務に合った方法を採用できるのがメリットです。
一方、デメリットは、既存の書類をすべて確認しながら文書を分類する必要がある点です。そのため、ルール策定後は部署内外にルールを共有しなければならず、運用の開始に時間を要してしまいます。
このように、ツミアゲ式で運用する場合には、社内ルールの承認フローを改善し、運用開始までの時間を短縮する必要があります。
（3）ハイブリッド式
ワリツケ式、ツミアゲ式のメリットを採用した「電子文書の管理方法」です。
一定の階層の分類までは「ワリツケ式」を、細かい分類は現場の声を活かした「ツミアゲ式」を取り入れます。結果として、2つの方法のメリットを踏まえた最適な文書管理が実現できるのです。
たとえば、3〜4階層ほどに分類して上の2階層はワリツケ式、下の2階層はツミアゲ式で整理するとスムーズです。下の2階層である程度自由に分類しても、上位階層で統制できているため文書を探すのに苦労しません。
文書管理を成功させる3つのコツ
以下では、文書管理の運用を成功させる3つのコツをご紹介します。ご紹介するコツを自社の文書管理に反映することで、失敗しない文書管理ができます。
- 文書の保存場所を明確にする
- 文書の保管期間を明確にする
- 文書管理ツールを活用する
事前に文書の保存場所を明確にしてルール化することで、文書管理における社員の認識のずれを未然に防止できます。
文書の保存期間を明確にすると古い文書が残り続けることがなくなり、文書管理がしやすくなります。
文書管理ツールを活用すると社内情報をインターネット上に保存できます。そのため、場所を問わずアクセスできるようになり、業務効率化に貢献するのです。
このように、場所や期間、保存媒体を定めておけば、文書へのアクセス性が向上し、スムーズな文書管理が実現可能です。
文書管理における注意点
文書管理では、とくに保存期間に注意しなければなりません。法律で保存期間が定められている「法定保存文書」は会社の運営に関わる重要な文書が該当するため、適切に保管する必要があります。
たとえば、「法定保存文書」には下記のような文書があります。
- 1年から3年保存が必要な文書
- 5年から10年保存が必要な文書
・休暇届、欠勤願(1年)
・健康保険・厚生年金保険に関する書類(2年)
・労働者名簿、社員出勤簿、退職(3年)
・監査報告・会計監査報告(5年)
・源泉徴収簿(7年)
・貸借対照表・損益計算書(10年)
また、下記の文書はその特性上「法定保存文書」とは別に永久保存が必要です。
- 永久保存が必要な文書
・定款、株主名簿、新株予約権原簿、端株原簿、社債原簿、株券喪失登録簿
・登記済証（権利証）など登記・訴訟関係書類
・社報、社内報、重要刊行物
文書ごとの期限を明確にすれば、現場担当者が文書の処理に迷うことがありません。法人として公的なルールを遵守した運用を徹底しましょう。
【自社は大丈夫？】文書の電子化が必須である理由
文書の保存方法には紙と電子の2種類があります。紙で文書を保存するデメリットは以下の3つです。
- 紙や印刷にコストがかかり続ける
- 社内に文書の保存場所を用意しなければならない
- 定期的にファイルを移し替える無駄な工数がかかる
このように、紙で文書管理をするだけで多くのコストがかかります。とくに、印刷代に関しては文書の作成だけでなく修正にもかかるため、放っておくべきはありません。
したがって、文書の電子化は最優先にすべきであり、電子化した文書を管理するためには文書管理ツールが必須です。文書管理ツールを利用すると「必要な文書をすぐに見つけられる」「紙の文書に比べ紛失のリスクが低い」などのメリットが得られます。
文書管理の負担を軽減するおすすめのツール
以下では、文書管理の負担を軽減するおすすめのツールをご紹介します。
文書管理ツールに必要な要素は「簡単にアクセスできるか」「文書を適切に管理できるか」です。文書が適切に管理されていると結果的にアクセス性が高くなり、必要な情報をすぐに見つけられます。
ただし、「機能が豊富だから」という定性的な理由でツールを導入した場合、ITに詳しくない社員がツールを使いこなせず、社内に浸透しない可能性があります。したがって、文書管理に必要な機能を過不足なく備えたシンプルなツールでなければなりません。
結論、文書管理に導入すべきツールは、文書管理に必要な機能を過不足なく搭載しており、非IT企業の65歳の社員でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に文書を保存することで、必要なときにすぐ情報を取り出せます。また、国際基準のセキュリティを搭載しているだけでなく、デザインもシンプルなので操作ミスによる情報漏えいも防止できる点がほかのツールとの大きな違いです。
最も簡単に文書管理を効率化するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
文書管理ツールの5つのメリット
文書管理ツールを導入すれば、従来の社内サーバーにおける管理方法に対して生産性を向上させるメリットが多くあります。ここでは、代表的な5つのメリットをご紹介します。
（1）必要な文書がすぐに見つかる
必要な文書がすぐに見つけられる点は、文書管理ツールの大きなメリットです。
文書ごとにフォルダやタグなどでカテゴリー分けができ、and検索・指定検索など検索手段が豊富なため、必要な文書を見つけやすいメリットがあります。
また、インターネット上にデータを保存する特性上、離れている拠点で取り扱っている文書でも場所を問わずにアクセスできるのです。社内のデータが一元管理されているため、業務に関わる情報を自分で探し出せます。
以上のように、データが属人化することもなく文書の保管場所も明確になるため、文書を探す目的でほかのメンバーに連絡を取る必要もなくなるのです。
（2）文書ごとに閲覧制限を設定できる
文書管理ツールでは、アカウントごとに文書の閲覧・編集権限を設定できます。
個人情報や機密情報など社外に流出してはいけない情報を含む文書に対して、アクセスできるメンバーを制限して情報漏えいのリスクを低減できるのです。
また、ツールによっては各アカウントがツール内で行動したログをすべて監視できる機能を持つものもあります。仮に、情報漏えいが発生しても、ログをたどれば原因を早急に解明できるのです。
しかし、高機能すぎると逆に使いこなせないケースもあるため、自社のセキュリティ基準に応じて最適な管理者権限が設定されているツールを選びましょう。
（3）バックアップを取得できる
バックアップを取得できることもツールを導入するメリットの1つです。
ツールに保存した文書データは、インターネットを通して世界中のデータセンターに保管され、自然災害などのリスクに備えて定期的にバックアップが取られています。そのため、必要に応じていつでも情報を復元できるのです。
また、バックアップの運用・保守がされているため、ユーザーは余計なコストを支払うことなくデータのバックアップを取得できます。
（4）文書の更新・削除が簡単にできる
文書管理ツールでは紙文書管理に比べて、データの更新・削除が容易です。
ツール上で更新・削除ができるので、わざわざ該当の文書を探すなどの無駄な手間が省けます。たとえば、社員の提出文書に誤りを発見したために印刷し直したり、文書廃棄の際にはシュレッダーにかけたりする必要がなくなるのです
ツールによっては、任意のタイミングで文書を完全に削除する機能を備えています。逆に、誤って処分してしまった文書も一定期間は復元できる場合があり、人的ミスに対する対策も万全です。
（5）場所を問わずにアクセスできる
インターネットを利用できる環境があれば、PC・スマートフォン・タブレットなどの端末に関わらずデータにアクセスできます。
したがって、移動中や顧客先、出張などの外出先でも社内と同じように仕事ができるのです。また、わざわざ文書を編集するために出社するといった手間がかからず、自宅から簡単に作業できる点もメリットと言えます。
ただし、ツールによっては対応している端末が限定されることもあるため、自社で使用されるデバイスに対応しているかを事前に確認しておく必要があります。
文書管理ツールを選ぶ4つのポイント
自社の目的や環境に合わないツールを選ぶと、現場に浸透せず導入が失敗してしまう可能性があります。以下では、文書管理ツールの導入前に確認すべき3つのポイントをご紹介します。
（1）強度なセキュリティであるか
機密文書も管理できるような、強度なセキュリティを備えたツールを選定しましょう。
「ISMS」などの国際基準のセキュリティ資格を取得している、またすべての通信・情報が暗号化される機能があることは基準を満たしていると捉えられます。
そのほか、必要に応じてアカウントの二段階認証やシングルサインオン、IPアドレスの制限機能などを利用できると安心できます。
このように、ツールのセキュリティを確認するときには、機能面だけではなく国際基準のセキュリティ資格を有しているかまで確認しましょう。
（2）保存できる容量に過不足がないか
保存できる容量に過不足がないかも、重要な選定ポイントのひとつです。
ツールに保存できる容量はプランに応じて異なるケースが多いですが、コストを抑えるため必要に応じて容量を増加していけるものがおすすめです。
たとえば、将来を見据えて初めから大容量のプランを契約しても、容量が余っていた場合は無駄なコストとなります。逆に、コストを減らそうと容量が少ないプランを無理に契約すると、文書を保存するたびに文書を削除する手間がかかります。
このように、容量は多すぎても少なすぎても問題につながるため、自社に必要な容量を見極めてツールとプランを選びましょう。
（3）自社の予算に適した料金設定か
自社の予算に適した料金設定となっているかも事前に確認しましょう。
無料から利用できるツールもありますが、無料プランではセキュリティなどの面で不十分なケースが多いです。そのため、全社で文書管理をする場合には、有料プランの契約を検討します。
多機能であればあるほど、ツールの利用料金は高価になる場合が多いので、自社に必要な機能が何かを再度確認し、該当の機能を過不足なく備えたプランを利用しましょう。
（4）誰でも簡単に使えるか
ツールは全社で運用するので、誰でも簡単に使えるものでなければなりません。
一度でもITツールの導入に失敗すると、以降のシステム導入に対して大きな抵抗感が生まれて文書の電子化が大幅に遅れる危険性があります。
また、機能が複雑なツールでは人的ミスを誘発するリスクが高まり、情報漏えいや紛失につながりかねません。したがって、どのような職種でも使いこなせるほどシンプルなツールがおすすめです。
文書管理の概要と運用のコツまとめ
ここまで、文書管理の概要や電子化のメリット、おすすめツール、選定ポイントを中心にご紹介しました。
離れた拠点同士でも同じ文書を共有できる「文書管理ツール」があれば、全社でデータを一元管理できます。つまり、文書管理の属人化が解消され、文書の紛失や改変を防げるのです。
ただし、多機能な文書管理ツールはITに詳しくないメンバーが使いこなせず、次第に仕事で活用されなくなります。そのため、必要な機能に過不足がないシンプルな文書管理ツールが最適です。
結論、文書管理のために導入すべきなのは、文書管理の機能に過不足がなく、非IT企業の65歳が説明なしで使いこなせる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で文書を電子化して面倒な管理業務をシンプルにしましょう。
