取引先に文書や物品を郵送するときは、「送付状」の作成が求められます。送付状は法的に必須ではありませんが、郵送元や内容を把握しやすくするために添えるのがビジネスマナーであり、先方からの印象を決める重要な書類です。
そのため、「テンプレートを使って簡単に送付状を作成したい」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、送付状の書き方や例文、おすすめの無料テンプレート7選を中心にご紹介します。
- 送付状の書き方がわからない
- 送付状を作成する際のコツを知りたい
- 簡単に送付状を管理できるツールがあれば教えて欲しい
という方はこの記事を参考にすると、使用する場面に合った送付状テンプレートが見つかり、取引先に好印象を残せる送付状が書けるようになります。
目次
送付状の概要
以下では、送付状の概要について説明します。類似する言葉もあるので、まずは「送付状」が何なのか、適切に理解しましょう。
送付状とは
送付状とは、書類を送るときに同封する文書で、送り先に対する挨拶や書類の内容確認のために作成されます。
送付状に「送り先」「送り元」「書類の個数・内容」を記載することで、受け取り手は送られた書類の概要をすぐに把握できます。また、送付物の紛失や誤送が生じた場合には、証拠としても使えるのです。
このように、送付状は送り先への「挨拶」や「同封漏れの予防」といった役割を担っており、ビジネスにおいて必須の書類と言えるのです。
送付状・添え状・送り状の違い
送付状に似た言葉に「添え状」「送り状」があります。
これらは呼び方が違うだけで、概ね同じ意味合いとして利用されることが多いです。そのため、どの名称を用いても間違いと捉えられることはありません。
ただし、「送り状」は宅配便などの荷物の明細表という意味合いでも利用されるため、受け取り手に誤解される恐れがあるときは、別の表現に言い換えましょう。
【無料】送付状・添え状・送り状におすすめのWord・Excelテンプレート7選！
ここでは、送付状・送り状におすすめのWord・Excelテンプレート7選をご紹介します。使用する場面に合わせて、適切なテンプレートを選びましょう。
Word｜シンプルな書類送付状テンプレート
こちらは、「無料テンプレートダウンロード」が提供する、シンプルな書類送付状テンプレートです。
一般的なビジネス文書のデザインで、様々なシーンで利用できます。状況に合わせて文章を変更すれば、自社に合わせた書類送付状が作成可能です。
Word｜基本の添え状のテンプレート
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、基本の添え状のテンプレートです。
基本的なデザインとなっており、業界を問わずに使えます。必要最低限の文章量となっていますが、挨拶文やお礼の言葉があらかじめ記載されているので、初めて送付状を書く方でも迷うことなく簡単に作成できます。
Word｜個人向けの送付状テンプレート
こちらは、「ビズ研」が提供する、個人宛に使える送付状のテンプレートです。
宛先が個人名になっているので、個人事業主やフリーランスに向けて作成する場面で使えます。また、WordだけでなくExcel形式でもダウンロード可能です。
Word｜履歴書の送付状テンプレート
こちらは、「Microsoft」が提供する、履歴書の送付状テンプレートです。
挨拶文には「大学名」「学部」などを記載する欄があり、就活で履歴書を郵送するシーンで使えます。また、レイアウトは自由にカスタマイズ可能なので、自身の用途に合わせて適宜項目を追加・変更しましょう。
Word｜商品や製品の送り状フォーマット
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードのサイトが提供するビジネス文書形式の商品・製品の送り状です。
文章構成や表現が全体的に丁寧で、購入のお礼状としての役割も果たしています。そのため、基本的なビジネス文書形式の構成を取りながらも、相手に良い印象を与える送り状を作成したい方におすすめです。
Excel｜FAX送り状の雛形
こちらは、業務用テンプレートのサイトが提供するFAX送り状です。
FAXで文書や書類を送る際に添えるのがFAX送り状です。このFAX送り状は、送信先や送信元、要件以外にも「至急」「ご参考まで」「ご連絡ください」などのチェックボックス欄があるのが特徴です。
Excel｜表形式で見やすい送付状テンプレート
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、表形式で見やすい送付状のテンプレートです。
「同封書類」や「備考」を表で見やすくまとめられます。ただし、最低限の挨拶文のみとなっているので、送り先に応じて文言を追加する必要があります。
＜例文あり＞送付状の記載項目と書き方
送付状を作成するときは、以下の手順を踏みましょう。
1.はじめに、送付状の項目を洗い出します。送付状の基本項目は下記の通りです。
- （1）日付
- （2）相手の会社名・氏名
- （3）差出人の氏名、連絡先
- （4）タイトル
- （5）頭語・結語
- （6）挨拶文
- （7）記
- （8）送付物内容・個数
- （9）備考
- （10）以上
書類を郵送した日付（年月日）を記載します。
送り先の企業・部署・担当者名を記載します。
送り元の氏名・住所・連絡先を記載します。
送付状の主旨がすぐにわかるように、用件を端的に書きます。
一般的には、本文の頭に「拝啓」、結びに「敬具」と記します。
頭語の後に送り先に対する挨拶文を記載します。
箇条書きで送付物の内容・個数を書く前に「記」と記します。
わかりやすく箇条書きで書きます。
注意書きが必要な場合のみ、記載します。
結びに「以上」と記します。書面の締めくくりとなるため、記載時は「以上」の後に文章を入れないようにしましょう。
2.次に、以上の項目を順番通りに記載します。
3.最後に、項目ごとに内容を記入したら完成です。
以上の例のように、送付状は相手が読みやすいように、箇条書きや字下げを使ってまとめましょう。また、「Stock」のような、ExcelやWordよりも直感的に入力できるアプリを使うと、送付状の作成にかかる時間を削減できます。
送付状作成のマナーとは
送付状を作成する際には、以下のマナーに気をつけましょう。
- 敬語を使う
- 宛先が個人でも添付する
- 1枚目に置く
相手に対する礼儀を示すためにも、「です」「ます」調で統一し、丁寧な文章を作成しましょう。
ビジネス文書のため、宛先が個人であっても必ず送付状を添付しましょう。
同封する書類や資料がある場合、送付状が1枚目の位置になるようにおきます。
以上のようなマナーを守ったうえで、正しく送付状を添付しましょう。
送付状作成の3つのコツとは
ここでは、送付状の作成における3つのコツを紹介します。以下のコツを理解して、相手に好印象を与える送付状を作成しましょう。
（1）簡潔に記載する
読み手に要点が伝わるよう、簡潔にまとめましょう。
送付状は「挨拶」や「送付書類の確認」が目的なので、各書類の詳細な内容などは記載せず、簡潔に示しましょう。また、「送付物の概要・個数」の項目は箇条書きで記載するのがおすすめです。
詳細な情報を伝えることが目的ではないので、冗長な表現を避け、要点のみをおさえた読みやすい送付状にしましょう。
（2）一番上に添付する
送付状は書類の一番上に置きましょう。
送付状は各書類の概要を示す文書なので、読み手が最初に確認できるよう、書類の一番上に添付します。送付内容がはじめに分かりやすく提示されることで、送り先からの好印象にもつながるのです。
このように、書類を郵送するときには、封筒を開けたときに最初に送付状があるように同封しましょう。送付状に記載した順に書類を入れて、送付先の担当者が内容を確認しやすいようにすれば、相手からいい印象を得られます。
（3）見やすくまとめる
送付状の文章は見やすくまとめましょう。
送付状は、読み手に正確な情報が伝わるように、見やすい構成や字でまとめる必要があります。なかには「手書きの方が親しみや、温かみを感じる」という意見もありますが、手書きは誤字脱字のリスクが高いので注意が必要です。
PCやスマホで作成すれば、漢字の書き間違いや読みづらさの心配もありません。また、作成した送付状を、「Stock」のような管理ツールに蓄積しておけば、過去の見やすい送付状を参考に作成できます。
【必見】PCやスマホから送付状を簡単に管理できるアプリ
ここでは、PCやスマホから送付状を簡単に管理できるアプリを紹介します。
送付状の作成にテンプレートを使えば、一から文面を考える手間がなくなり、社内でフォーマットも統一できるので「担当者によって記載内容が異なる」事態を防げます。しかし、WordやExcelのテンプレートでは、他のファイルに埋もれて管理が煩雑になりがちです。
そこで、送付状の管理には「送付状のテンプレートや過去の資料を確認しやすいアプリ」を利用しましょう。具体的には、ファイルの保管や検索機能を重視して選ぶべきです。
したがって、自社が導入すべきなのは、誰でも簡単に送付状を管理できるシンプルなアプリ「Stock」一択です。
Stockでは、「ノート」に送付状のテンプレートファイルを添付できるうえ、テキストや画像を用いて送付先の企業情報や案件の詳細も一緒に記録できます。また、過去の送付状ファイルを蓄積しておけば、ファイル内も対象にした「検索機能」で、すぐに内容を確かめられます。
社内情報をスムーズに共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockを使って送付状を管理するイメージ
Stockを使うと、以下のように、見やすく簡単に送付状を管理することができます。
送付状に関するよくある質問
ここでは、送付状に関するよくある質問を紹介します。
- 質問1｜送付状は一番上にするべきですか？
- 質問2｜送付状に印鑑は必要ですか？
- 質問3｜個人から会社に文書を送るとき、送付状は必要ですか？
送付状は、書類の受け取り手がはじめに内容を把握できるように、郵送する書類の一番上に同封しましょう。また、送付状には挨拶の役割もあるので、最初に読まれるように添付するのがマナーです。
送付状に印鑑は必要ありません。送付状は挨拶や書類の内容確認のための補足資料にすぎないので、押印は不要です。
個人から会社に送るときも、送付状は必要です。会社、個人を問わず、書類を郵送するときには、送付状を添付するのがマナーとなっています。
以上を参考に、送付状に関するマナーや理解を深め、相手に好印象を与える文書を作成しましょう。
送付状・添え状・送り状におすすめの無料テンプレートまとめ
これまで、送付状の項目や例文、無料テンプレート7選を中心にご紹介しました。
送付状は取引先との関係構築やトラブル防止に効果的で、テンプレートを活用すれば簡単に作れます。また、分かりづらい送付状は読み手のストレスになりかねないので、「簡潔にまとめる」「一番上に添付する」ことを徹底しましょう。
しかし、ExcelやWordで作成した送付状は、他のファイルに埋もれて管理が煩雑になりがちです。そこで、過去の送付状データや記載方法をまとめて蓄積できるツールを使えば、簡単に管理が可能になるのです。
結論、自社が導入すべきなのは、送付状の作り方をはじめとした、あらゆる情報を管理できるアプリ「Stock」一択です。Stockは簡単な操作で管理ができるので、送付状の管理にかかる手間や時間を省けます。
ぜひ「Stock」を使って、スムーズな送付状の作成を実現しましょう。
