取引先に文書や物品を郵送するときは、「送付状」の作成が求められます。送付状は法的には必須ではありませんが、郵送元や内容を把握しやすくするために添えるのがビジネスマナーであり、先方からの印象を決める重要な書類です。
しかし、「送付状の正しい書き方が分からないので、テンプレートを活用したい」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、送付状の書き方や例文、おすすめの無料テンプレート5選を中心にご紹介します。
- テンプレートを使って送付状を簡単に書きたい
- 送付状を作成する際のコツを知りたい
- 送付状の作成・管理を効率化できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、使用する場面に合った送付状テンプレートが見つかり、取引先に好印象を残せる送付状が書けるようになります。
目次
送付状の概要
以下では、送付状の概要について説明します。類似することばもあるので、まずは「送付状」が何なのか、適切に理解しましょう。
送付状とは
送付状とは、書類を送るときに同封する文書で、送り先に対する挨拶や書類の内容確認のために作成されます。
送付状に「送り先」「送り元」「書類の個数・内容」を記載することで、受け取り手は送られた書類の概要をすぐに把握できます。また、送付物の紛失や誤送が生じた場合には、証拠としても使えるのです。
このように、送付状は送り先への「挨拶」や「同封漏れの予防」といった役割を担っており、ビジネスにおいて必須の書類と言えるのです。
送付状・添え状・送り状の違い
送付状に似た言葉に「添え状」「送り状」があります。
これらは呼び方が違うだけで、概ね同じ意味合いとして利用されることが多いです。そのため、どの名称を用いても間違いと捉えられることはありません。
ただし、「送り状」は宅配便などの荷物の明細表という意味合いでも利用されるため、受け取り手に誤解される恐れがあるときは、別の表現に言い換えましょう。
【無料】送付状におすすめのWord・Excelテンプレート5選！
ここでは、送付状におすすめのWord・Excelテンプレート5選をご紹介します。使用する場面に合わせて、適切なテンプレートを選びましょう。
Word｜シンプルな添え状テンプレート
こちらは、法人向けのシンプルな送付状テンプレートです。
一般的なビジネス文書のデザインで、様々なシーンで利用できます。必要最低限の文章量となっていますが、挨拶文やお礼の言葉があらかじめ記載されているので、初めて送付状を書く方でも迷うことなく簡単に作成できます。
Word｜個人向けの送付状テンプレート
こちらは、個人宛に使える送付状のテンプレートです。
宛先が個人名になっているので、個人事業主やフリーランスに向けて作成する場面で使えます。また、WordだけでなくExcel形式でもダウンロード可能です。
Word｜履歴書の送付状テンプレート
こちらは、履歴書の送付状テンプレートです。
挨拶文には「大学名」「学部」などを記載する欄があり、就活で履歴書を郵送するシーンで使えます。また、レイアウトは自由にカスタマイズ可能なので、自身の用途に合わせて適宜項目を追加・変更しましょう。
Word｜FAXの送付状テンプレート
こちらは、FAXの送付状テンプレートです。
シンプルなフォーマットで利用シーンを選ばずに利用することができます。また、WordだけでなくExcel形式でもダウンロード可能です。
Excel｜表形式で見やすい送付状テンプレート
こちらは、表形式で見やすい送付状のテンプレートです。
「同封書類」や「備考」を表で見やすくまとめられます。ただし、最低限の挨拶文のみとなっているので、送り先に応じて文言を追加する必要があります。
＜例文あり＞送付状の書き方
送付状を作成するときは、以下の手順を踏みましょう。
1.はじめに、送付状の項目を洗い出します。送付状の基本項目は下記の通りです。
- （1）日付
- （2）相手の会社名・氏名
- （3）差出人の氏名、連絡先
- （4）タイトル
- （5）頭語・結語
- （6）挨拶文
- （7）記
- （8）送付物内容・個数
- （9）備考
- （10）以上
書類を郵送した日付（年月日）を記載します。
送り先の企業・部署・担当者名を記載します。
送り元の氏名・住所・連絡先を記載します。
送付状の主旨がすぐにわかるように、用件を端的に書きます。
一般的には、本文の頭に「拝啓」、結びに「敬具」と記します。
頭語の後に送り先に対する挨拶文を記載します。
箇条書きで送付物の内容・個数を書く前に「記」と記します。
わかりやすく箇条書きで書きます。
注意書きが必要な場合のみ、記載します。
結びに「以上」と記します。書面の締めくくりとなるため、記載時は「以上」の後に文章を入れないようにしましょう。
2.次に、以上の項目を順番通りに記載します。
3.最後に、項目ごとに内容を記入したら完成です。
以上の例のように、送付状は相手が読みやすいように、箇条書きや字下げを使ってまとめましょう。また、「ナレカン」のような、ExcelやWordよりも直感的に入力できるアプリを使うと、送付状の作成にかかる時間を削減できます。
送付状作成の3つのコツとは
ここでは、送付状の作成における3つのコツを紹介します。以下のコツを理解して、相手に好印象を与える送付状を作成しましょう。
（1）簡潔に記載する
読み手に要点が伝わるよう、簡潔にまとめましょう。
送付状は「挨拶」や「送付書類の確認」が目的なので、各書類の詳細な内容などは記載せず、簡潔に示しましょう。また、「送付物の概要・個数」の項目は箇条書きで記載するのがおすすめです。
詳細な情報を伝えることが目的ではないので、冗長な表現を避け、要点のみをおさえた読みやすい送付状にしましょう。
（2）一番上に添付する
送付状は書類の一番上に置きましょう。
送付状は各書類の概要を示す文書なので、読み手が最初に確認できるよう、書類の一番上に添付します。送付内容がはじめに分かりやすく提示されることで、送り先からの好印象にもつながるのです。
このように、書類を郵送するときには、封筒を開けたときに最初に送付状があるように同封しましょう。送付状に記載した順に書類を入れて、送付先の担当者が内容を確認しやすいようにすれば、相手からいい印象を得られます。
（3）見やすくまとめる
送付状の文章は見やすくまとめましょう。
送付状は、読み手に正確な情報が伝わるように、見やすい構成や字でまとめる必要があります。なかには「手書きの方が親しみや、温かみを感じる」という意見もありますが、手書きは誤字脱字のリスクが高いので注意が必要です。
PCやスマホで作成すれば、校閲機能があるため、誤字脱字による失礼な印象を与えることもありません。また、ExcelやWordはスマホからは使いづらいですが、「ナレカン」のようなマルチデバイス対応のツールであれば、手軽に送付状を作成することができます。
【必見】PCやスマホから送付状を簡単に作成できるアプリ
ここでは、PCやスマホから送付状を簡単に作成できるアプリを紹介します。
送付状の作成にテンプレートを使えば、一から作る手間が無くなるうえ、フォーマットを社内で統一できます。しかし、WordやExcelはPC利用に最適化したツールなので、「スマホやタブレットからは使いづらい」というデメリットがあるのです。
そこで、「マルチデバイスに対応した、テンプレート機能つきのアプリ」を使えば、端末を問わず、いつでも簡単に送付状を作成できます。ただし、高性能なアプリだと料金コストがかかるうえに、操作が難しく使われなくなりかねません。
したがって、自社が導入すべきなのは、誰でも簡単に送付状を作成・管理できるシンプルなアプリ「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に、シーンに応じた送付状をテンプレート登録しておけば即呼び起せるうえ、そのまま印刷もしくはPDF化できます。また、スマホでも快適に利用できるほか、AIを活用した「自然言語検索」で、過去に作成した送付状を瞬時に見つけられます。
社内情報をスムーズに共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンを使って送付状をスマホで作成する方法
ナレカンを使って、スマホから送付状を作る手順は以下の通りです。
- はじめに、ナレカンのスマホアプリから記事の作成画面を開き、画面右上の [メニューバー]→ [テンプレートを選択] の順で開きます。
- 送付状のテンプレートを選択して、 [テンプレートを挿入する] からテンプレートを呼び起こします。
- 最後に、テンプレートに沿って記入して、右上の [公開] をタップします。
送付状のテンプレートを登録したい場合は、 [＋] をタップします。
テンプレートを作成したら、右上の [保存] をタップします。保存したテンプレートは、後から何度でも使いまわせます。
また、送付状の公開が完了した後、画面右上にある[︙]をクリックすると送付状の[印刷]が可能です。ただし、印刷できるのは、PCからのみになるので注意しましょう。
送付状に関するよくある質問
ここでは、送付状に関するよくある質問を紹介します。
- 質問1｜送付状は一番上にするべきですか？
- 質問2｜送付状に印鑑は必要ですか？
送付状は、書類の受け取り手がはじめに内容を把握できるように、郵送する書類の一番上に同封しましょう。また、送付状には挨拶の役割もあるので、最初に読まれるように添付するのがマナーです。
送付状に印鑑は必要ありません。送付状は挨拶や書類の内容確認のための補足資料にすぎないので、押印は不要です。
以上を参考に、送付状に関するマナーや理解を深め、相手に好印象を与える文書を作成しましょう。
送付状におすすめの無料テンプレートまとめ
これまで、送付状の項目や例文、無料テンプレート5選を中心にご紹介しました。
送付状は取引先との関係構築やトラブル防止に効果的で、テンプレートを活用すれば簡単に作れます。また、分かりづらい送付状は読み手のストレスになりかねないので、「簡潔にまとめる」「一番上に添付する」ことを徹底しましょう。
しかし、送付状に記載すべき内容や利用できるテンプレートを都度調べていると、素早く作成することができません。そこで、過去の送付状データや記載方法をナレッジとして管理すれば、次回以降、送付状をスムーズに作れるのです。
結論、自社が導入すべきなのは、送付状の作り方をはじめとした、あらゆる情報を管理できるナレッジ管理アプリ「ナレカン」一択です。ナレカンはファイルの中の情報まで即座に検索することができるので、以前に作成した送付状も素早く探し出せます。
ぜひ「ナレカン」を導入して、スムーズな送付状の作成を実現しましょう。
関連記事： 【必見】帳票を電子化するメリットや移行手順を解説
