システム開発の場面で関係者間の認識をすり合わせるには、「仕様書」の作成が必須です。そして、仕様書をすぐに書き始めたり、項目の抜け漏れを無くしたりするのに役立つのが「テンプレート」です。
一方、「どのようなテンプレートを使うべきか分からない」「無料のテンプレートを探す暇がない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excel・Wordの仕様書テンプレート5選を中心にご紹介します。
- テンプレートを使って、仕様書の記入時間を短縮したい
- 仕様書に必要な項目を確認したい
- 作成した仕様書を簡単に検索して見つけられるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に合う仕様書テンプレートを見つけて、関係者間でスムーズに共有する方法が分かります。
目次
仕様書とは
以下では、仕様書の目的と仕様書における3つの種類を解説します。「そもそも、仕様書についてイメージできていない」という方は必見です。
仕様書の目的
仕様書を作成する目的は、「製品やサービスの開発において、関係者の間に認識の齟齬を生まないこと」です。そのため、仕様書には「製品やサービスが満たすべき条件や機能」を明確に示します。
仮に仕様書がないまま開発を進めた場合は、「開発者間で機能のすり合わせができておらず、何度も仕様を変更する」といった事態になりかねません。したがって、開発をスムーズに進めるためにも、仕様書の作成が必要なのです。
仕様書の種類・項目
仕様書には、主に以下の3つの種類があります。
| ＜概要＞ | ＜必要な項目＞ | |
|---|---|---|
| 要件仕様書 |
要件仕様書とは「ホーム画面を作ってほしい」のように、プロジェクトに求められることをまとめた書類です。作成者はプロジェクトの依頼者で、製品やサービスが満たすべき内容を記載します。 |
依頼の概要/背景・解決したい問題・システムの具体的な機能・セキュリティ・保守運用・予算やスケジュール・導入後のフロー |
| 機能仕様書 |
機能仕様書とは、開発する製品やサービスの動作についてまとめた書類です。作成者はプロジェクトマネージャーやテクニカルディレクターで、要件仕様書のニーズに応えるためにどのような機能を設けるのかを記載します。 |
システムの概要/構成・機能の仕様・その他機能以外の仕様 |
| 技術仕様書 |
技術仕様書とは機能を開発する手法をまとめた書類です。作成者はシステムエンジニアなどで、機能仕様書に記載された機能をどのように開発するか記載します。 |
機能を開発するための具体的な方法/手順 |
また、上記3種類の仕様書は、作成者や使用する段階が異なります。具体的な作成者、作成のタイミングは下図の通りです。
以上のように、仕様書には3つの種類があります。それぞれの仕様書を分かりやすく作成するためには、画像や図を使ったり、5W1Hに沿って過不足なく情報を記載したりしなければなりません。
＜Word＞仕様書の無料テンプレート
以下では、Wordを使った仕様書のテンプレートを2つご紹介します。テキストベースで仕様書を作成する際に便利なテンプレートです。
【要件】要件定義書のテンプレート
こちらは、仕様書（要件定義書）テンプレートです。
あらかじめ「目次」に記載すべき項目が書き並べられているため、すぐに書き始められるのが特徴です。また、各項目を編集すると内容が自動的に目次に反映され、「機能要求」の数はコピー＆ペーストで自由に増やせます。
【機能】機能仕様書のテンプレート
こちらは、ソフトウェアの機能仕様書テンプレートです。
10ページほどの目次付きテンプレートで、システムの概要を簡単にまとめたあとに、インターフェースなどの「必要条件」や「機能要件」の詳細を記載できます。ただし、Word形式なので画像の挿入や調整にはやや手間がかかります。
＜Excel＞仕様書の無料テンプレート
以下では、Excelを使った仕様書のテンプレートを3つご紹介します。「自社に合ったテンプレートを探し出す時間がない」という方は必見です。
【機能】基本設計書のExcelテンプレート
こちらは基本設計書（機能仕様書）のなかでも「画面レイアウト」に特化したExcelテンプレートです。
設計する画面の画像や図を添付して、文字情報を付け足すかたちで機能を整理できます。また、上部には「画面名、システム名、作成日、更新日」といった基本的な項目があらかじめ設けられているため、情報を抜け漏れなく記載できるのです。
【技術】詳細設計書のExcelテンプレート
こちらは、詳細設計書のExcelテンプレートです。
左側にフローチャートを描き、右側に図についての説明を言葉で補足することで、処理の流れと方法を分かりやすく伝えられます。
【技術】システム構築マニュアルのExcelテンプレート
こちらは、システム構築マニュアルのExcelテンプレートです。
OSの設定や各種アプリケーションのインストール方法、登録の手順をメモしておけば、システム構築をスムーズに進められます。詳細な項目は適宜プルダウンして表示できるので、システムの全体像を把握しやすいのも特徴です。
ExcelやWordで仕様書を作るデメリットとは
ExcelやWordで仕様書を作るデメリットは以下の3点です。
- アクセス性が悪い
- 共有に手間がかかる
- 検索しづらい
ファイルが社内サーバに散在していると、欲しい情報がどこにあるか分からず、アクセスできません。また、「どのファイルが最新か分からない」といった状況になりやすいのもデメリットです。
ExcelやWordのファイルを共有するには、メールやチャットアプリに添付する必要があり、送信に手間がかかります。また、人によって共有されている情報にばらつきが生じ、業務が滞る恐れもあるのです。
多くのフォルダの中から情報を探すときにファイル名検索しかできない点もデメリットです。つまり、あとから仕様書を振り返るには不向きだと言えます。
このようにExcelやWordでは、仕様書を作ってもどこに管理してあるか分からなかったり、最新の情報が更新されていなかったりして、活用されなくなる懸念があるのです。
【これで解決】最も簡単に仕様書の作成・管理ができるツール
以下では、最も簡単に仕様書の作成・管理ができるツールを紹介します。
ExcelやWordで作成した仕様書は、「目的のファイルがすぐに見つからない」「共有が面倒」といったデメリットがあります。さらに、閲覧する度にファイルを一覧から探して開く手間もかかるのです。
そこで、”高精度な検索機能”が備わったクラウドツールを導入すれば、ExcelやWordのデメリットを感じずに仕様書を作成・共有できます。ただし、ファイルサーバーのように検索性が低いツールは、目的の仕様書がすぐに見つからず、運用にストレスを感じます。
結論、自社の仕様書の作成・管理には、仕様書をナレッジとして一元管理でき、高精度な検索機能で欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」で仕様書を作成すれば、ノートに紐づく「コメント」で簡単にメンバーとやりとりできます。また、生成AIを活用した「自然言語検索」は、社員の検索スキルによらず、誰でも欲しい情報にすぐに辿り着くことができるので便利です。
社内情報を一元管理できる仕様書管理ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンの機能＞
- 超高精度な検索機能
- コメント機能
作成した仕様書を、超高精度に検索することが可能です。「複数キーワード」にも対応しており、思い通りに検索して目的の情報に即アクセスできます。
仕様書をナレカンに直接記入すると、仕様書に紐づいたメッセージを送れます。そのため、他の情報と混じることなく、仕様書に関する質問や報告をできる点がメリットです。
仕様書の書き方のポイントとは
以下は、相手に伝わりやすい仕様書を書くためのポイントです。仕様書の種類によって気を付けるべき点が異なります。
| ＜仕様書の種類＞ | ＜書き方のポイント＞ |
|---|---|
|
要件仕様書 |
・必要な機能や要件を、具体的な数字を示して説明する。
・要求事項に優先順位をつけて記載する。
・システム改善のための仕様書には、既存システムの問題点を整理して記載する。 |
|
機能仕様書 |
・図や画像、フローチャートを使ってイメージを伝える。
・利用者の目線で機能やデザインを説明する。
（「〇〇の部分をクリックすると、△△のページに遷移する」など） |
|
技術仕様書 |
・読めばすぐにプログラミングできるよう、レイアウトを整える。
・図や画像を使って分かりやすく説明する。
・専門用語や固有名詞の定義を明確にする。 |
各仕様書を記載する際は、以上の点を意識しましょう。すべての仕様書に共通するポイントは、説明が冗長にならないようできる限り簡潔に記載することです。
上記のポイントを満たすには、ITツールを用いて、テンプレートと同時にナレッジとして社内に蓄積することが有効です。
Excel・Wordの仕様書テンプレートまとめ
これまで、Excel・Wordの仕様書テンプレートやデメリットを中心にご紹介しました。
ExcelやWordで仕様書を作ると、ファイルを開くまでどこに何の仕様書があるのか分かりづらくなります。その結果、「必要な仕様書を探して何度もクリックする」という手間がかかるのです。
また、仕様書は複数人で受け渡しをするので、共有する際にメールや他のツールを利用しなければならないのも面倒です。そこで、WordやExcelファイルの管理から脱却するためには、「仕様書の作成から閲覧、共有までをすべてできるツール」を利用しましょう。
結論、自社が仕様書の作成・管理のために導入すべきなのは、仕様書をナレッジとして一元管理でき、高精度な検索によって蓄積したナレッジを振り返りやすい「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、仕様書のやりとりや管理のストレスを取り除きましょう。
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