仕様書テンプレートと、初心者でも迷わず書ける5ステップの手順を紹介します。仕様書テンプレートの選定基準は、機能の豊富さではなく、自分の目的にすぐ当てはめて使えるシンプルさが欠かせません。
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この記事でわかること
- そのまま使える仕様書テンプレート（Word・Excel形式）を無料でダウンロードできます。
- ①目的・背景の整理 → ②要件の洗い出し → ③機能・画面の定義 → ④制約条件の明記 → ⑤レビューと更新という、初めてでも迷わない書き方5ステップが分かります。
- 作成した仕様書をクラウド上で一元管理し、バージョン違いや共有漏れを防ぎながらチームで最新版を共有する方法が分かります。
目次
＜Word＞仕様書の無料テンプレート
以下では、Wordを使って仕様書を作成できる無料テンプレートを2つ紹介します。テキストベースで仕様書を作成するときに便利なテンプレートです。
【要件】要件定義書のテンプレート
こちらは、仕様書（要件定義書）テンプレートです。
あらかじめ「目次」に記載すべき項目が書き並べられているため、すぐに書き始められるのが特徴です。また、各項目を編集すると内容が自動的に目次に反映され、「機能要求」の数はコピー＆ペーストで自由に増やせます。
[文書]テンプレート｜仕様書（要件定義書）のテンプレートの詳細はこちら
【機能】機能仕様書のテンプレート
こちらは、ソフトウェアの機能仕様書テンプレートです。
10ページほどの目次付きテンプレートで、システムの概要を簡単にまとめたあとに、インターフェースなどの「必要条件」や「機能要件」の詳細を記載できます。ただし、Word形式なので画像の挿入や調整にはやや手間がかかります。
Smartsheet｜ソフトウェアの機能仕様書テンプレートの詳細はこちら
＜Excel＞仕様書の無料テンプレート
以下では、Excelを使った仕様書のテンプレートを3つご紹介します。「自社に合ったテンプレートを探し出す時間がない」という方は必見です。
【機能】基本設計書のExcelテンプレート
こちらは基本設計書（機能仕様書）のなかでも「画面レイアウト」に特化したExcelテンプレートです。
設計する画面の画像や図を添付して、文字情報を付け足すかたちで機能を整理できます。また、上部には「画面名、システム名、作成日、更新日」といった基本的な項目があらかじめ設けられているため、情報を抜け漏れなく記載可能です。
【技術】詳細設計書のExcelテンプレート
こちらは、詳細設計書のExcelテンプレートです。
左側にフローチャートを描き、右側に図についての説明を言葉で補足することで、処理の流れと方法を分かりやすく伝えられます。また、テンプレート上部にあるヘッダーの部分は、自分好みにカスタマイズ可能です。
【技術】システム構築マニュアルのExcelテンプレート
こちらは、システム構築マニュアルのExcelテンプレートです。
OSの設定や各種アプリケーションのインストール方法、登録の手順をメモしておけば、システム構築をスムーズに進められます。詳細な項目は適宜プルダウンして表示できるので、システムの全体像を把握しやすいのも特徴です。
仕様書とは
以下では、仕様書の目的と3つの種類、必須項目について解説します。「そもそも、仕様書の役割がよく分からない」という方は必見です。
仕様書の目的
仕様書を作成する目的は、「開発に関わる関係者の間で認識のズレをなくし、手戻りの少ない開発を進める土台を作ること」です。
仕様書がないまま開発を進めると、開発者間での機能確認が不十分になり、仕様の再調整が何度も発生する場合があります。仕様変更にはそのつど想像以上のコストがかかるため、事前に明確なゴールを示しておく必要があります。
このように、トラブルやコストの増加を防ぎ、スムーズな開発を実現するためにも、仕様書の作成は不可欠です。
仕様書の種類
仕様書には、以下の3つの種類があり、それぞれ異なる観点から開発内容を定義します。
- 要件仕様書
開発する製品やサービスに関して、満たすべき要件や条件を示します。プロジェクトの全体像を把握するうえで基盤となる資料です。 - 機能仕様書
製品やサービスが持つべき具体的な機能について記述します。画面や操作の説明を通じて、ユーザーの視点での機能内容を確認できるようにします。 - 技術仕様書
開発における技術的な詳細を記載する仕様書です。システムの設計方針や技術スタック、接続方式などを技術者の視点でまとめています。
また、上記3種類の仕様書は、作成者や使用する段階が異なります。具体的な作成者、作成のタイミングは下図の通りです。
以上のように、仕様書には3つの種類があります。それぞれの仕様書を分かりやすく作成するためには、画像や図を使ったり、5W1Hに沿って過不足なく情報を記載したりしなければなりません。
仕様書に書くべき必須項目8つ
仕様書は、記載すべき項目が抜けていると、あとから確認や修正の業務連絡が増えてしまいます。初めて仕様書を作成する場合は、まず次の8項目を押さえておくと、記載漏れを防ぎながら仕上げられます。
| 項目 | ＜概要＞ |
|---|---|
| 基本情報 | 文書番号・作成日・作成者・バージョンを記載します。仕様書を管理するために必要な基礎情報です。 |
| 目的・背景 | 仕様書を作成する目的と、開発に至った背景を記載します。 |
| 対象範囲 | 仕様がどの部分に関わるか、システムや機能、対象ユーザーの範囲を明示します。 |
| 機能一覧 | 製品やサービスに含まれる主要な機能を一覧化します。 |
| 要件・条件 | 動作速度や安全基準など、満たすべき具体的な要件を記載します。 |
| 技術的な詳細 | システム構成や使用する技術、ネットワーク構成などをまとめます。 |
| 非機能要件 | 処理速度や同時アクセス数、セキュリティ要件など、機能面以外の品質基準を記載します。 |
| 運用・保守 | 稼働後の監視方法やバックアップ方針、テスト方針など、運用に関わる情報を記載します。 |
以上の項目をもとに仕様書を作成すれば、初めて作成する場合でも情報の抜け漏れを防ぎながら仕上げられます。
【これで解決】最も簡単に仕様書の作成・管理・共有ができるツール
以下では、最も簡単に仕様書の作成・管理・共有ができるツールを紹介します。
仕様書の形式が社内で統一されていないと、案件のたびにゼロから作り直す手間が発生します。この状態を放置すると、仕様書の作成に追われて本来の業務に手が回らないうえ、次々に仕様書が増えて目的のものがどこにあるか分からなくなります。
また、ExcelやWordファイルで仕様書を管理する運用を続けても、担当者が変わるたびに管理方法の引継ぎが必要になります。ファイル名の付け方やフォルダ分けのルールを徹底するだけでは根本的な解決にはならないのです。
そのため、そもそもフォルダでのファイル管理を続けるか、仕様書のテンプレートを一元管理できる仕組みに切り替えるかを見直す必要があります。
こうした課題に最も当てはまるのが、テンプレートを登録して、誰でもすぐに仕様書を作成・管理できるツール「Stock」です。Stockでは、「ノート」にテンプレートを登録しておけば、担当者が変わっても同じ形式で仕様書を作成できます。
仕様書を一元管理できる社内情報管理ツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockを活用した仕様書の作成例＞
以下は、Stockを使って作成した仕様書のサンプルです。
Stockでは、自作のテンプレートを登録してノートに呼び起こせるため、簡単に見やすい仕様書を作成できます。
【5ステップ】仕様書の書き方
以下では、仕様書の書き方を5ステップに分けて解説します。そもそも仕様書の書き方が分からず困っている方は必見です。
作成する目的を明確にする
仕様書を書き始める前に、まず「何のために作成するのか」という目的を明確にします。
目的があいまいなまま書き始めると、関係者ごとに必要な情報の粒度が異なり、あとから項目の抜けや過不足に気付くケースが多いです。たとえば、発注先に伝えるための仕様書と社内の開発チーム向けの仕様書では、記載すべき詳細度が異なります。
誰が何を判断するための仕様書かを最初に整理しておくと、実際に仕様書を作成するときにも迷わずに進められます。
使用するテンプレートを決める
目的が定まったら、次は先ほど紹介したWord・Excelのテンプレートの中から、自社の案件に合うものを選びます。
記載したい内容に応じてテンプレートを使い分けます。テンプレートはそのまま使うのではなく、不要な項目を削除し、必要な項目を追加してから使うと、案件に合った構成に整えられます。
どのテンプレートを選べばよいか迷う場合は、先ほど紹介した必須項目8つを満たせるものを基準に選ぶと判断しやすいです。
テンプレートに沿って記入していく
テンプレートを選んだら、上から順に項目を埋めていきます。
最初から1項目を完璧に仕上げようとすると、あとの項目との整合性が取れなくなる場合があります。まずは全体を粗く埋めてから、徐々に詳細を書き足していく進め方のほうが、記載漏れに気付きやすいです。
また、曖昧な表現を避け、数値や条件で具体的に記載することで、誰が読んでも同じ解釈になる仕様書に仕上がります。
フィードバックを実施する
仕様書が一通り書けたら、関係者にレビューを依頼します。
発注者側・開発側など、立場の異なるメンバーに確認してもらうと、書いた本人では気付けない抜け漏れや曖昧な表現を発見できます。同じ立場のメンバーだけで確認すると、共通の見落としに気付きにくいというデメリットがあります。
レビューで指摘された点を反映することで、仕様書の精度を高められます。
更新のルールを決めておく
仕様書は作成して終わりではなく、変更が発生した場合に更新するルールを決めておく必要があります。
更新ルールがないまま開発が進むと、実装内容と仕様書の記載内容にズレが生じ、あとから参照した人がどちらが正しいか判断できなくなります。変更履歴として日付・変更者・変更内容を記録し、承認フローを通しておくと、最新の状態を維持しやすくなります。
更新ルールを最初に決めておくことで、仕様書を長期的に活用できる状態を保てます。
【種類別】書き方のポイント
以下では、仕様書をより分かりやすく仕上げるための3つのポイントを解説します。
5W1Hを意識する
仕様書は、5W1Hを意識して記載することで、読み手による解釈のズレを防げます。
5W1Hとは「When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どのように）」の頭文字を取った言葉です。
たとえば「エラーが出たら対応する」ではなく「HTTPステータスが4xx・5xxの場合、エラーメッセージを画面に表示し、利用者に再試行を促す」のように、条件と手段まで書き添えると解釈の幅を狭められます。
6つの要素を漏れなく記載できているかを、仕上げの段階で確認する習慣をつけましょう。
図や表を活用する
文章だけで説明すると分かりにくい箇所は、図や表に置き換えます。
条件分岐や処理の流れを3行以上にわたって文章で説明している場合は、図に置き換える目安です。画面遷移図やフローチャート、比較表などを使うと、文章よりも短い分量で構造を伝えられます。
図や表を使う箇所を見出しごとに事前に洗い出しておくと、記載の抜け漏れにも気付きやすくなります。
変更履歴を残しておく
仕様書を更新した場合は、変更履歴を残しておきます。
変更履歴には、日付・変更者・変更内容・影響範囲を最低限記載します。この記録がないと、仕様変更後に実装内容と仕様書の内容がずれたまま放置され、あとから参照した人がどちらが最新か判断できなくなるためです。
変更履歴を残す仕組みを作っておくことで、仕様書を長く正確な状態に保てます。
業界別｜仕様書の利用シーン
以下では、業界ごとの仕様書の利用シーンを、工事現場・システム開発・製品設計の3つに分けて紹介します。
工事現場
工事現場では、「工事仕様書」と呼ばれる仕様書が使われます。
工事仕様書には、使用する材料や工法、手順など、設計図だけでは伝えきれない情報が文章や数値で記載されます。工事の範囲や概要、注意点まで記載しておくことで、施工者への情報共有をスムーズに進められるというメリットがあります。
あとで見返しても分かりやすい仕様書を作っておくと、施工中のトラブル対応にも役立ちます。
システム開発
システム開発の現場でも、仕様書は欠かせない資料です。
システム開発の仕様書には、開発の目的や性能、機能などが記載されることが多く、開発者だけでなく設計者にも共有されます。関係者が多いプロジェクトほど、記載内容の粒度をそろえておく必要があります。
システム開発では、本記事で紹介した必須項目8つを押さえた仕様書を作成しておくと、関係者間の認識のズレを防ぎやすくなります。
製品設計
製品を設計する業務では、「製品仕様書」と呼ばれる仕様書が活用されます。
製品仕様書には、製品の材質やサイズ、製造工程などの情報が含まれ、製品の仕様を正確に理解するための基準になります。この情報が不足していると、製造段階で認識のズレが生じ、品質のばらつきにつながる場合があります。
製品設計の仕様書は、品質を確保しトラブルを防ぐためにも、必須項目を過不足なく記載しておきましょう。
Excel・Wordの仕様書テンプレートまとめ
これまで、仕様書の必須項目や、Word・Excelで使える無料テンプレート、仕様書の書き方5ステップを中心に紹介しました。
仕様書は、記載すべき項目が抜けていると、開発や製造の現場で認識のズレが生じる原因になります。そこで、本記事で紹介したテンプレートと8つの必須項目、5ステップの書き方に沿って進めれば、記載漏れを防ぎながら仕上げられます。
ただし、ExcelやWordで作成した仕様書は、ファイル名だけでは内容が分からず管理が煩雑になったり、共有のたびにメールへの添付が必要になったりする課題も残ります。仕様書を作成したあとの管理・共有まで見据えて、仕組みを整えておくことが大切です。
なかでも、仕様書の作成から管理・共有までをひとつの場所で完結させたい方には、テンプレートを登録してすぐに呼び出せる情報管理ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、仕様書の作成から共有までの業務連絡にかかる時間を減らしましょう。
