システム開発の場面で関係者間の認識をすり合わせるには、「仕様書」の作成が必須です。そして、仕様書をすぐに書き始めたり、項目の抜け漏れを無くしたりするのに役立つのがテンプレートです。
一方、「どのようなテンプレートを使うべきか分からない」「無料のテンプレートを探す暇がない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excel・Wordの仕様書テンプレート5選を中心にご紹介します。
- テンプレートを使って、仕様書の記入時間を短縮したい
- 仕様書に必要な項目を確認したい
- 作成した仕様書を見やすく管理するためのツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に合う仕様書テンプレートを見つけて、関係者間でスムーズに共有する方法が分かります。
目次
仕様書とは
以下では、仕様書の目的と仕様書の3つの種類を解説します。「そもそも、仕様書についてイメージできていない」という方は必見です。
仕様書の目的
仕様書を作成する目的は、「製品やサービスの開発において、関係者の間に認識の齟齬を生まないこと」です。そのため、仕様書には「製品やサービスが満たすべき条件や機能」が明確に示されています。
仮に仕様書がないまま開発を進めた場合は、「開発者間で機能のすり合わせができておらず、何度も仕様を変更する」といった手間がかかりかねません。したがって、開発をスムーズに進めるためにも、仕様書の作成が必須なのです。
仕様書の種類・項目
仕様書には、主に以下の3つの種類があります。
<概要> | <必要な項目> | |
---|---|---|
要件仕様書 |
要件仕様書とは「ホーム画面を作ってほしい」のように、プロジェクトに求められることをまとめた書類です。作成者はプロジェクトの依頼者で、製品やサービスが満たすべき内容などを記載します。 |
依頼の概要や背景・解決したい目的・システムの具体的な機能・セキュリティ・保守運用・予算やスケジュール・導入後のフロー |
機能仕様書 |
機能仕様書とは、開発する製品やサービスの動作についてまとめた書類です。作成者はプロジェクトマネージャーやテクニカルディレクターで、要件仕様書のニーズへ対応するためにどのような機能を設けるのかを記載します。 |
システムの概要/構成・機能の仕様・その他機能以外の仕様 |
技術仕様書 |
技術仕様書とは機能を開発する手法をまとめた書類です。作成者はシステムエンジニアなどで、機能仕様書に記載された機能をどのように開発するのかまとめます。 |
機能を開発するための具体的な方法や手順 |
また、上記3種類の仕様書は、作成者や使用する段階が異なります。具体的な作成者、作成のタイミングは下図の通りです。
以上のように、仕様書には3つの種類があります。それぞれの仕様書を分かりやすく作成するためには、画像や図を使ったり、5W1Hに沿って過不足なく情報を記載したりしなければなりません。
<Word>仕様書の無料テンプレート
以下では、Wordを使った仕様書のテンプレートを2つご紹介します。テキストベースで仕様書を作成する際に便利なテンプレートです。
【要件】要件定義書のテンプレート
こちらは、仕様書(要件定義書)テンプレートです。
あらかじめ「目次」に記載すべき項目が書き並べられているため、すぐに書き始められるのが特徴です。また、各項目を編集すると内容が自動的に目次に反映され、「機能要求」の数はコピー&ペーストで自由に増やせます。
【機能】機能仕様書のテンプレート
こちらは、ソフトウェアの機能仕様書テンプレートです。
10ページほどの目次付きテンプレートで、システムの概要を簡単にまとめたあとに、インターフェースなどの「必要条件」や「機能要件」の詳細を記載できるようになっています。ただし、Word形式なので画像の挿入や調整にはやや手間がかかります。
<Excel>仕様書の無料テンプレート
以下では、Excelを使った仕様書のテンプレートを3つご紹介します。「自社に合ったテンプレートを探し出す時間がない」という方は必見です。
【機能】基本設計書のExcelテンプレート
こちらは基本設計書(機能仕様書)のなかでも「画面レイアウト」に特化したExcelテンプレートです。
設計する画面の画像や図を添付して、文字情報を付け足すかたちで機能を整理できます。また、上部には「画面名、システム名、作成日、更新日」といった基本的な項目があらかじめ設けられているため、情報を抜け漏れなく伝達できるのです。
【技術】詳細設計書のExcelテンプレート
こちらは、詳細設計書のExcelテンプレートです。
左側にフローチャート図を描き、右側に図についての説明を言葉で補足することで、処理の流れと方法を分かりやすく伝えられます。
【技術】システム構築マニュアルのExcelテンプレート
こちらは、システム構築マニュアルのExcelテンプレートです。
このテンプレートにOSの設定や各種アプリケーションのインストールの仕方、登録の手順などをメモしておけば、システム構築をスムーズに進められます。詳細な項目は適宜プルダウンして表示できるので、システムの全体像を把握しやすいのも特徴です。
ExcelやWordで仕様書を作るデメリットとは
ExcelやWordで仕様書を作るデメリットは以下の2点です。
- アクセス性が悪い
- 共有に手間がかかる
必要なときに目的の書類を見つけられない点がデメリットです。たとえば、多階層に分けて仕様書を保管している場合、何度もクリックして探す必要があります。
ExcelやWordのファイルを共有するには、メールやチャットアプリなどで送信する手間がかかります。また、「どのファイルが最新か分からない」といった状況になりやすいのもデメリットです。
このようにExcelやWordでは、仕様書を作ってもどこに管理してあるか分からなかったり、最新の情報が更新されていなかったりして、活用されなくなる懸念があるのです。
【これで解決】最も簡単に仕様書のやり取りができるツール
以下では、最も簡単に仕様書のやり取りができるツールを紹介します。
エクセルやワードでのやり取りは、「目的の情報がすぐ見つからない」「共有が面倒」といったデメリットがあります。さらに、閲覧する度にファイルを一覧から探して開く手間もかかるのです。
そこで、”精度の高い検索機能”や”フォルダ機能”が備わった「クラウドツール」を導入すれば、ExcelやWordのデメリットを感じることなく仕様書のやり取りができます。ただし、多機能で操作が複雑なツールでは、プロジェクトマネージャーなどの”エンジニア以外の社員”が使いこなせない恐れがあるのです。
結論、自社の仕様書のやり取りには、「製品」「システム」ごとにフォルダ分類して仕様書を管理できるうえ、大企業でも全社員が使いこなせるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事(ノート)」で仕様書を作成すれば、ノートに紐づく「コメント(メッセージ)」で簡単にメンバーとやりとりできます。また、仕様書を「フォルダ」ごとに整理できるうえ、精度の高い検索機能で探し出せるので、どこに何の仕様書があるのか直感的に分かるのが特徴です。
大企業でも全社員が使いこなせる仕様書管理ツール「ナレカン」
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
<ナレカンをおすすめするポイント>
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
<ナレカンの料金>
- ビジネスプラン :標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン :管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
<ナレカンの機能>
- コメント機能
- フォルダ機能
仕様書をナレカンに直接記入すると、仕様書に紐づいたメッセージを送れます。そのため、他の情報と混じることなく、仕様書に関する質問や報告をできる点がメリットです。
仕様書を「種類」や「製品」ごとにフォルダで分類して整理できます。専任の担当者が、「自社で使いやすいフォルダ構造」を一緒に考えるので、導入時から見やすいフォルダ構造で仕様書を管理できるのです。
仕様書の書き方のポイントとは
以下は、相手に伝わりやすい仕様書を書くためのポイントです。仕様書の種類によって気を付けるべき点が変わってきます。
<仕様書の種類> | <書き方のポイント> |
---|---|
要件仕様書 |
・必要な機能や要件を、具体的な数字を示して説明する。
・要求事項に優先順位をつけて記載する。
・システム改善のための仕様書には、既存システムの問題点を整理して記載する。 |
機能仕様書 |
・図や画像、フローチャートを使ってイメージを伝える。
・利用者の目線で機能やデザインを説明する。
(「〇〇の部分をクリックすると、△△のページに遷移する」など) |
技術仕様書 |
・読めばすぐにプログラミングできるよう、レイアウトを整える。
・図や画像を使って分かりやすく説明する。
・専門用語や固有名詞の定義を明確にする。 |
各仕様書を記載する際は、以上のような点を意識しましょう。すべての仕様書に共通するポイントは、説明が冗長にならないようできる限り簡潔に記載することです。
Excel・Wordの仕様書テンプレートまとめ
これまで、Excel・Wordの仕様書テンプレートやデメリットを中心にご紹介しました。
ExcelやWordで仕様書を作ると、ファイルを開くまでどこに何の仕様書があるのか分かりづらくなります。その結果、「必要な仕様書を探して何度もクリックする」という手間が発生しかねません。
また、仕様書は複数人で受け渡しをするものなので、共有する際にメールなどを利用しなければならないのも面倒です。そこで、WordやExcelファイルの管理から脱却するためには、「仕様書の作成から閲覧、共有までをすべてできるツール」を利用しましょう。
たとえば、今回ご紹介した「ナレカン」は、仕様書の作成から共有までに必要な機能が過不足なく備わっているツールです。
ぜひ「ナレカン」を導入して、仕様書のやりとりや管理のストレスを取り除きましょう。