ビジネスでは、社内共有や取引先とのやりとりなど、様々な場面で書類作成が求められます。そこで、「書類作成アプリ」を使うと、スマホやタブレットから手軽に書類を作成でき、業務の負担を軽減できるのです。
しかし、「書類作成アプリの導入を検討しているものの、どれを選ぶべきか分からない」と悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、スマホで使える書類作成アプリ8選を中心にご紹介します。
- アプリを活用して書類作成を効率化したい
- 数多くある書類作成アプリからどれを選べば良いのか分からない
- 書類の作成から管理まで一元化できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、書類作成アプリの選び方が分かり、最適なアプリを見つけられます。
目次
書類作成アプリの選び方
書類作成アプリを選定するときには、以下4つのポイントを押さえましょう。
- シンプルな操作性か
- 共有・管理機能があるか
- 目的の情報に即アクセスできるか
- 必要な機能が備わっているか
操作が複雑なアプリは、使いこなすのが難しく、かえって文書作成の負担が大きくなる可能性があります。したがって、アプリを選ぶときは、ストレスなく使える「シンプルな操作性か」を重視しましょう。
書類は作成して終わりではなく、多くの場面で提出・共有が求められるので、「共有機能」があるかを確認しましょう。また、多くの文書を扱うビジネスでは、作成した書類を適切に整理する「管理機能」も必要です。
作成した書類をいつでも簡単に振り替えられるよう「検索機能」が優れているかも大切です。とくに、「ナレカン」のような生成AIを使用した高度な検索ができるツールであれば、ITスキルの低い方でも上司に質問する感覚で検索できます。
書類作成において、作成時間を短縮するにはテンプレート機能、書類の情報量が多くなる場合には目次機能があると便利です。このように、書類を簡単かつ効率的に作成できるように、必要な機能が最低限備わっているか確認しましょう。
ただし、多機能なアプリは操作が複雑になりがちなので、用途を明確にしたうえで、必要な機能を見極める必要があります。
＜無料あり＞iPhone・iPad対応の書類作成アプリ8選！
以下では、iPhone・iPadで使える書類作成アプリ8選をご紹介します。
書類作成アプリを使えば、スマホやタブレットから簡単に文書を作成できるほか、文書の内容がデータとして保管されるので、紛失の恐れもありません。とくに、ビジネスで利用する場合、効率よく書類作成できる「テンプレート機能」や、ほかのメンバーへの「共有機能」が欠かせません。
また、全社的に書類作成アプリを導入するなら、あとから見返しやすいように文書整理が容易なアプリを選ぶべきです。とくに、超高精度の検索機能を備えたアプリであれば、目的の情報が見つからないストレスを大幅に軽減できます。
結論、自社が導入すべきアプリは、スマホ・PCのどちらからでも簡単に文書を作成・管理・共有できる「ナレカン」一択です。
ナレカンは「テンプレート」で効率よく文書を作れるうえ、任意のメンバーへ瞬時に共有されます。また、スマホからでも簡単に文字に色付け・太字にしたり体裁を整えたりすることができるので、場所を問わず書類作成が進められます。
【ナレカン】テンプレートで効率よく書類作成できるアプリ
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】ノート形式で直感的に書類を作成できるアプリ
「Stock」は、非IT企業の65歳以上の方でも簡単に使える情報管理ツールです。
Stockの「ノート」にはテキストだけでなく画像を添付でき、画像に直接”文字”や”下線”を書き込めるので、視認性の高い書類を作れます。また、「タスク」をノートに紐づけられるので、書類に関連するタスクを忘れないように管理できるのです。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Microsoft Word】幅広く利用されている無料文章作成アプリ
＜Microsoft Wordの特徴＞
- 校正機能が充実している
- テンプレートが豊富
文法や句読点、タイプミスによるつづりを自動で確認する機能が備わっています。
インターネット上には、Wordで使える豊富なテンプレートが配布されています。そのため、テンプレートを活用して文書を効率よく作成できるのです。
＜Microsoft Wordの機能・使用感＞
- 描画機能
- 共同編集機能
描画機能を使うと、手書きで字を書き込んだり、イラストを描写したりすることが可能です。そのため、テキストでは表しづらい情報でも、視覚的に分かりやすく表現できます。
文書を共有すればメンバーとの共同編集ができるので、資料をスピーディに作成するときに役立ちます。
＜Microsoft Wordの注意点＞
- スマホから使いづらい
- 多機能で使いにくい
Wordはスマホアプリがあるものの、PCでの利用に特化したツールなので、スマホではレイアウトが崩れたり、バグが生じたりする場合があります。
ユーザーからは、「アプリを開いて、すぐに大量に機能一覧が載っているタブを見ると混乱される方も多いと思われるので、わかりやすいUIになってくれればなと感じます。」という声がありました。（引用：ITreview）
＜Microsoft Wordの料金体系＞
- Microsoft Word：0円
- Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Apps for business：1,483円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月（月払い）
【Googleドキュメント】同時編集ができる文書作成アプリ
＜Googleドキュメントの特徴＞
- 情報の属人化を防げる
- オフラインでの利用にも対応している
リアルタイムの共同編集やコメント機能、リンクによるユーザー招待機能があるので、情報が属人化するのを防げます。
インターネットがつながっていない環境での利用にも対応しているので、電車などの電波が悪い環境でも、ストレスなく利用できます。
＜Googleドキュメントの機能・使用感＞
- 同時編集機能
- 連携機能
複数のメンバーでひとつの書類を同時編集できます。そのため、「メンバーが作業し終わるまで資料を編集できない」といった面倒が起きません。
GmailやGoogleカレンダーなど、ほかのGoogleアプリと豊富に連携できます。アプリを一つひとつ使い分ける必要がなくなるので、スムーズに文書を作成できるのです。
＜Googleドキュメントの注意点＞
- 無料プランで使える容量は15GBまで
- オフラインでの利用は不便
Googleドキュメントの無料プランでは、ユーザーあたり15GBまでの容量しか使えません。GoogleドライブやGmailでも同じ容量を使うため、大量の文書を残す場合は有料プランへ移行しましょう。
利用しているユーザーからは「オフラインでも編集できるが、利用できない機能もあるので、その点は使い勝手が悪いのかもしれないです。」との声が上がっています。（引用：ITreview）
＜Googleドキュメントの料金体系＞
Googleドキュメントを利用するには、「無料のGoogleアカウントを作成」または「有料のGoogle Workspaceの契約」が必要です。Google Workspaceの料金プランは以下の通りです。
- Business Starter：816円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,632円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：2,448円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問合せ
【Evernote】手書きにも対応している文書作成アプリ
＜Evernoteの特徴＞
- 手書きに対応している
- 外部ツールとの連携が可能
文字や図表だけでなく、手書きでも情報を残せます。
GmailやSlack、Microsoft Teamsなどの外部ツールと連携できます。
＜Evernoteの機能・使用感＞
- ノート機能
- タスク機能
Evernoteはノート形式で文書を残せます。また、「ピン留め機能」を利用すれば重要なノートを上部に固定できるので、すぐに文書を開けられるのです。
ノート内でタスクを設定できるため、「明日までに文書を作成しなけらばならない」といった場合に活用できます。ただし、タスク機能は有料プランでしか使えない点に注意しましょう。
＜Evernoteの注意点＞
- 無料版の機能制限が大きい
- 無償版の利用範囲が狭い
Evernoteの無料プランの場合、「ノート数が50つ」「ノートブック数が1つ」「無料プランの場合、同期可能な端末が1台」までに制限されています。そのため、多くの書類を作成したいという方は、有料化が必須です。
ユーザーからは、「仕方ないことだけど、無償版で利用できる範囲がもう少し広がるとよい。
特に複数デバイスでの利用が２つまでというのが何とも不便。」という意見もあります。（引用：ITreview）
＜Evernoteの料金体系＞
- FREE：0円/月
- PERSONAL：1,100円/月（月払い）
- PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い）
- TEAMS：2,100円/ユーザー/月（月払い）
【Pages】iPhoneでレイアウトを整えた文書を作れるアプリ
＜Pagesの特徴＞
- デザイン性の高い書類が作れる
- Apple製品との互換性に優れている
デザイン性の高いテンプレートが備わっているので、ビジネス文書だけでなく、チラシなどの書類作成にも適しています。
iPhoneやMacは画面の大きさが異なるものの、利用端末に合わせて作成画面が自動で最適化される点がメリットです。
＜Pagesの機能・使用感＞
- オーディオを残せる
- ビデオ再生ができる
テキストはもちろん、オーディオの録音や編集機能も備わっています。そのため、会議の議事録をとりたいときなどに効果的です。
Pages上の文書内には、YouTubeやVimeoのような動画も添付できるので、「動画マニュアルを残したい」といった場合に役立ちます。
＜Pagesの注意点＞
- Androidには未対応
- 作成の際に微調整が必要
スマホではiPhoneのみにしか対応しておらず、Androidからは利用できません。
「プレビューと実際の印刷でやや相違があるので微調整が必要」というユーザーもいます。（引用：ITreview）
＜Pagesの料金体系＞
- すべての機能を無料で利用できます。
【Zoho Writer】高性能AIを備える文書作成アプリ
＜Zoho Writerの特徴＞
- ビジネスの書類作成に役立つ
- 共同編集の切り替えができる
WordPressとの連携や、CSVファイル・CRMなどのデータベースからのデータ取り込み機能など、ビジネスで活用できる豊富な機能を搭載しています。
書類の共同編集に対応しているほか、完成後はほかのメンバーが編集できないように設定することも可能です。
＜Zoho Writerの機能・使用感＞
- 校正機能
- テンプレートのカテゴリ分け
AIを搭載した高度な校正機能「Zia」によって、入力と同時に文法をチェックできます。ただし、英語のみの対応となるので、日本語は目視でチェックするか、Wordの校閲機能といった別サービスを使う必要があります。
テンプレートは「自分のテンプレート」「組織のテンプレート」「公開テンプレート」の3つにカテゴリ分けされます。そのため、特定のテンプレートを個人だけで使ったり、メンバー間で共有したりできるのです。
＜Zoho Writerの注意点＞
- モバイルブラウザ上では編集できない
- 草稿をテンプレート登録できない
Zoho Writerは、モバイルブラウザ上では、ドキュメントを編集できません。モバイルから使用した場合には、アプリのインストールが必須です。
草稿をテンプレートとして保存することはできません。そのため、下書きオプションを利用して「準備完了としてマーク」に設定する必要があります。
＜Zoho Writerの料金体系＞
Zoho Writerは無料で利用できます。
【Canva】企画書やプレゼンテーションに使える文書作成アプリ
＜Canvaの特徴＞
- 用途に合わせて書類を作成できる
- デザインにこだわった書類を作成できる
Canvaでは「マーケティング」「ビジネス」「印刷」などの利用用途に合わせて書類を作れます。
「写真を自由に加工」「テキストを変形する」といった機能が豊富なうえ、多くのテンプレートが用意されているので、デザイン性の高い文書を簡単に作れます。
＜Canvaの機能・使用感＞
- スライド形式の文書を作れる
- ホワイトボードとしても活用できる
PowerPointのように、スライドごとにテキストや画像を挿入したりアニメーションを入れたりできます。そのため、プレゼン資料の作成などに便利です。
Canvaは特定の形式を決めずに、ホワイトボードとしても活用できます。さらに、ホワイトボードで使うテンプレートも備わっているので、フローチャートやスケジュール表も簡単に作れるのです。
＜Canvaの注意点＞
- 複雑なグラフは作れない
- 初心者向けではない
Canvaには豊富な文書テンプレートがあるものの、「MicrosoftのExcelのように組み合わせグラフや複雑な表現を求めると、少し物足りなさを感じます。」と感じるユーザーもいます。（参考：ITreview）
スマホアプリのユーザーからは、「SNS用やその他テンプレートが豊富で色々細かい編集が出来るのは良いですが、教えてもらわないとわからなく、難しいので初心者向けではないと感じました。」といった声が挙がっています。（引用：Google Play）
＜Canvaの料金体系＞
- Canva無料：0円
- Canvaプロ：1,180円/ユーザー/月（月払い）
- Canvaチーム：1,500円/ユーザー/月（月払い）
- Canvaエンタープライズ：要問い合わせ
＜比較表＞PCがなくても使える書類作成アプリ一覧
こちらは、スマホで使える書類作成アプリ8選の比較表です。（左右にスクロール可）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | Microsoft Word | Googleドキュメント | Evernote | Pages | Zoho Writer | Canva | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
テンプレートで効率よく書類作成できるアプリ |
最も簡単に文書作成できるアプリ |
幅広く利用されている無料文章作成アプリ |
同時編集ができる文書作成アプリ |
手書きにも対応している文書作成アプリ |
iPhoneでレイアウトを整えた文書を作れるアプリ |
高性能AIを備える文書作成アプリ |
企画書やプレゼンテーションに使えるアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| スマホアプリの対応 |
・iPhone：〇
・Android：〇
・iPad：〇 |
・iPhone：〇
・Android：〇
・iPad：〇 |
・iPhone：〇
・Android：〇
・iPad：〇 |
・iPhone：〇
・Android：〇
・iPad：〇 |
・iPhone：〇
・Android：〇
・iPad：〇 |
・iPhone：〇
・Android：×
・iPad：〇 |
・iPhone：〇
・Android：〇
・iPad：〇 |
・iPhone：〇
・Android：〇
・iPad：〇 |
| フォルダ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※パソコンまたはOneDriveのフォルダで保存 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上での利用が前提 |
スマホから使いづらい場合がある |
無料プランの容量は15GBまで |
無料版の機能制限が大きい |
Andoroidには未対応 |
モバイルブラウザ上では編集できない |
検索機能が弱い |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランは500円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,079円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは816円/ユーザー/月（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/月（月払い）～ |
・無料 |
・無料
|
・無料プランあり
・有料プランは1,180円～/ユーザー/月 |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Microsoft Word」の詳細はこちら |
「Googleドキュメント」の詳細はこちら |
「Evernote」の詳細はこちら |
「Pages」の詳細はこちら |
「Zoho Writer」の詳細はこちら |
「Canva」の詳細はこちら |
上記の表をもとに、特徴や注意点を押さえながら自社に最適な書類作成アプリを選びましょう。
書類作成アプリを使う3つのメリット
ここでは、書類作成アプリを使うメリットを紹介します。紙の書類から書類作成アプリでの管理に切り替えることで、以下3つの効果が得られます。
（1）時間や場所を問わず作業できる
まず、時間や場所を問わず作業できることが書類作成アプリのメリットです。
書類作成アプリは、PC・スマホのデバイスを問わず文書を編集できます。そのため、外出先や移動中でも簡単に文書を開けて、効率よく作業を進められるのです。
さらに、ネット環境がある場所であれば接続可能なので、メンバー同士が離れた場所にいても、円滑にチームで情報共有できます。このように、書類を作成する環境に制限がないことがメリットです。
（2）見やすい書類を素早く作れる
次に、見やすい書類を素早く作れることもメリットです。
一部の書類作成アプリには、テンプレート機能や目次機能、文法チェック機能が備わっています。手作業でレイアウトを整えたり校正したりすると時間がかかる一方、書類作成アプリの機能を使えば、作業時間が短縮されるのです。
このように、アプリを活用すると、時間をかけることなくデザイン性の高い書類を作成できます。
（3）過去の書類を活用できる
最後に、過去の書類を活用できることも、書類作成アプリのメリットです。
書類作成アプリにデータを保存しておけば、新しく文書を作るときも過去データを活用して素早く取り組めます。また、作成した文書を見やすく管理できるアプリであれば、過去の文書から得たノウハウを業務に役立てられるのです。
たとえば、情報を蓄積して、”即アクセス”できる状態で管理可能な「ナレカン」のようなツールを使えば、過去に作成した書類もすぐに振り返れます。
【ビジネス向け】書類作成で注意すべき3点
以下では、ビジネスにおいて書類作成の際に注意すべき３点を説明します。普段から書類を作成したり、管理したりすることがある方は必見です。
（1）伝わりやすい構成で書く
書類作成では、分かりやすい構成で書くことが大切です。
実践的な方法として、PREP法というものがあります。結論（Point）、理由（Reason）、具体例（Example）、結論（Point）の順で構成するというものです。
このPREP法を意識した結論ファーストな文章を心がけると、読み手が分かりやすい書類を作成できます。
（2）簡潔な文章を心がける
簡潔な文章を心がけることも重要です
冗長な文章は、スマホなどの小さな画面からは読みづらいうえ、読み手によって解釈が異なる可能性があります。そのため、不要な語句を省略したり、短く言い換えたりして、分かりやすく簡潔にまとめることがポイントです。
以上のように、書類作成するときは、読み手を考慮した簡潔な文書を意識しましょう。
（3）文書の管理を徹底する
最後に、書類作成は管理という点でも注意する必要があります。
書類を作成しても管理が雑だと、探す手間がかかったり、紛失のリスクが上がったりしてしまいます。とくに、紙媒体の書類管理は属人化しやすいので、異動や退職によって書類の行方が分からなくなるケースも少なくありません。
以上のように、必要なときに作成した書類を活用するためには「誰でも簡単に見つけ出せる仕組み」が不可欠です。なかでも、キーワードで検索すればすぐに情報がヒットする「超高精度の検索機能」が備わった「ナレカン」のようなITツールがおすすめです。
スマホで使える書類・資料作成アプリ8選まとめ
これまで、スマホで使える書類作成アプリ8選を中心にご紹介しました。
書類作成アプリを使えば、見やすい書類を素早く作れたり、時間や場所を問わず作業できたりするメリットがあります。また、ビジネスにおける書類は、ナレッジにもなるので、作成後は適切に管理する必要があるのです。
とくに、大企業では書類のデータが分散しがちで、スマホで書類作成を効率化しても書類管理の問題は解決されません。したがって、文書を整理する「フォルダ」や、キーワードで文書を取り出せる「検索機能」を搭載したアプリを選びましょう。
結論、自社に最適な書類作成アプリは、誰でも簡単に文書を作成できて、”即アクセス”できる状態で管理可能な「ナレカン」一択です。ナレカンには「テンプレート機能」や「目次機能」も備わっているので、見やすい書類を簡単に作成したい方に最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、文書作成だけでなく共有・管理も効率化しましょう。
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