全社を対象とした社内アンケートを実施したり、メンバーに業務の協力依頼や書類提出を要請したりするときは依頼書を作成します。しかし、一から依頼書の構成を考えるのは手間がかかるので、テンプレートを活用して素早く文書を作成する場合が多いです。
一方、「どのようなテンプレートを使えば、作成の手間を省きつつ分かりやすい依頼書を作れるのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの無料依頼書テンプレート8選を中心にご紹介します。
- 依頼書の作成に毎回時間をかけてしまっている
- 自社に合う依頼書テンプレートを探している
- 簡単にExcelやWordで作った依頼書の共有・管理ができる方法があれば試したい
という方はこの記事を参考にすると、依頼内容に沿った適切なテンプレートを入手できるうえ、依頼書を効率よく共有・管理する方法も分かります。
目次
依頼書とは
依頼書とは、何かを相手に対して依頼するときに作成する書類で、口頭ではなく正確に依頼内容を伝えるときに用いられます。
書類を作成すると、”言った言わない”などのトラブル防止に繋がります。依頼書の種類としては、「支払依頼書」「発注依頼書」「押印依頼書」などがあります。
依頼書とは言っても、種類ごとに目的などが異なるため、それぞれの場面に適したものを作成しましょう。
依頼書の基本構成
依頼書の基本構成は以下の通りです。
【依頼書の構成一例】
- 件名（依頼内容が一目で分かるタイトル）
- 前文（定型的な挨拶）
- 主文（依頼内容の説明や依頼理由）
- 末文（依頼相手へのお礼）
- 必要な伝達事項（期限や提出先）
上記の基本構成に沿えば、情報の過不足なく簡潔な文章が書けるため、依頼内容を正確に相手へ伝えられるのです。
依頼書の書き方
ここでは、依頼書の基本的な書き方について解説します。必要に応じて、自社のルールに合わせて適宜調整してください。
- 前文と文末
- タイトル
- 依頼内容
前文では、「拝啓」「謹啓」などの挨拶を記載します。文末には、「敬具」や「取り急ぎお願いまで」などの表現で締めくくります。
タイトルはできるだけ簡潔で、一目で内容が伝わるものにしましょう。たとえば、「取材のお願い」や「セミナー講師のご依頼」などです。
依頼内容は、具体的に記載し、相手との認識のズレが生じないように心がけましょう。できるだけ数字やイメージ画像を用いて、内容が曖昧にならないよう工夫が必要です。
上記のポイントを押さえれば、相手にとって分かりやすい依頼書になります。
＜社外向け＞おすすめの依頼書テンプレート4選
ここでは、無料で使える社外向けの依頼書テンプレートを4つご紹介します。それぞれの特徴を確認し、用途に応じて活用しましょう。
（1）問い合わせ先の記載があるテンプレート【Word】
こちらは、問い合わせ先の記載があるテンプレートです。
上図のように、テキストの色を変えたりすることで、メリハリのついた視覚的に分かりやすい依頼書を作れます。
（2）あいさつ文が記載されているテンプレート【Word】
こちらは、あいさつ文が記載されているテンプレートです。
2種類のあいさつが併記されているので、どちらかを削除して使いましょう。また、「主文に何を記載すればよいのか」コメントが記載してあるので、内容に迷わずスムーズに書き始められます。
（3）送付先の記載があるテンプレート【Excel】
こちらは、送付先の記載があるテンプレートです。
大きな枠で送付先や連絡先が明記されているので、郵送での書類提出などを依頼する際に便利です。
（4）コピペして使える例文テンプレート【テキスト】
以下は、コピペして使える依頼文の例文テンプレートです。
拝啓
田中先生におかれましてはますますご活躍のこととお慶び申し上げます。
私どもは株式会社ストックの営業部でございます。突然のお願いで大変恐縮ではございますが、この度、弊社商品である「ストック」の販売拡大を目的とした、セミナーを開催することとなりました。
つきましては、田中先生に、ぜひともご講演いただきたく、謹んでお願い申し上げます。
依頼の文章の書き始めに悩む方は、上記を参考に作成しましょう。
＜社内向け＞お願い文書のテンプレート2選
ここでは、社内向けのテンプレートを紹介します。社内に対して依頼書を作成することが多い方は、より簡潔な体裁の以下2つのテンプレートが適しています。
（1）挨拶が省略された依頼書テンプレート【Word】
こちらは、挨拶が省略された依頼書テンプレートです。
社内向けのテンプレートであるため、挨拶文は省略されています。社内の人間に対して簡潔に依頼したい場面に適しています。
（2）アンケートへの協力依頼書テンプレート【Word】
こちらは、アンケートへの協力依頼書テンプレートです。
社内向けのアンケートを想定しているため、こちらも挨拶は省かれています。しかし、アンケートに至った経緯・理由や提出期限など、必要な項目は過不足なく記載できます。
＜パターン別＞依頼書テンプレート4選
以下では、場面別に使える依頼書テンプレートを4選紹介します。基本的な依頼書とは必要項目が異なるので、手元に用意しておくと便利です。
パターン1. 配送依頼書テンプレート【Excel/Word/PDF/JPG】
こちらは、配達依頼書のテンプレートです。
配送先の住所や商品番号など、配送を依頼するうえで必須の項目があらかじめ用意されているので、手動で追加する手間がかかりません。ただし、テンプレートをダウンロードするにあたって、アンケートに回答する必要があります。
パターン2. 口座振込依頼書テンプレート【Word】
こちらは、口座依頼書のひな型です。
振込依頼書は、社員の所得に関わる重要な文書になるので、以上のようにシンプルで実用的な様式が望ましいです。
パターン3. 見積依頼書テンプレート【Excel/Word】
こちらは、見積依頼書のテンプレートです。
見積依頼書は、取引先に提出する書類になるので、取引先の企業名を変更し忘れないように注意しましょう。また、備考欄には振込手数料が「当社負担」「先方負担」のどちらになるのか記載しておくと親切です。
パターン4. 作業依頼書テンプレート【Excel】
こちらは、作業依頼書のテンプレートです。
作業依頼書は、すぐに作業に取り掛かれるよう、具体的な作業内容や完了希望日を明記するようにしましょう。また、「完了報告書」が一体となっているものを使えば、依頼から完了報告まで1つの文書でやり取りできます。
依頼書の共有・管理にITツールを使うべき理由
従来は、依頼書を「Excel」や「Word」で作成し、「メール」で提出するのが一般的でした。
しかし、この方法では「Excelで作成→メールにデータを添付→メール用の挨拶文を追加」といった工程が発生します。また、不備があって再提出が必要な場合、同じ手順を繰り返さなければなりません。
このように、依頼書の作成から提出までに工数がかかることで、依頼する側・受け取る側の双方にとって負担が増えがちです。したがって、「ナレカン」のような依頼書の共有・管理を一元化できるITツールを使って、無駄な工数を削減すべきなのです。
【必見】依頼書を最も簡単に共有・管理できるツール
以下では、依頼書を最も簡単に蓄積・共有できるツールをご紹介します。
依頼書は、WordやExcelのテンプレートを活用すれば作成時間が減るものの、テンプレートの数が増えればファイル管理が難しくなります。また、WordやExcelファイルは、メールやチャットで共有しなければならず面倒です。
そこで、「ファイルの共有・管理が一か所で完結するツール」を使いましょう。たとえば、依頼書のテンプレートを一括管理して全社で共有しつつ、作成した依頼書をフォルダで整理すれば、WordやExcelにありがちな”煩雑なファイル管理”を解消できます。
ただし、検索機能が不十分なツールでは、さまざまな文書の中から欲しい依頼書をなかなか見つけだせません。したがって、依頼書の共有・管理を一元化できるうえに、高精度の検索機能を備えるツール「ナレカン」が最適なのです。
ナレカンの「記事」に依頼書を添付すれば、該当部署にすぐ共有できるほか、記事には「コメント」を紐づけられるので依頼書に関するやりとりがもツール上で完結します。さらに、添付ファイル内まで検索できるため、過去の依頼書もすぐに探し出せます。
依頼書の管理・共有に最適なツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンでの依頼書管理方法
- コメント機能
- AIによるファイル要約機能
- フォルダ機能
記事ごとに紐づいたコメントでやり取りが可能です。依頼書に関する連絡などを、他のツールを使わずに行えます。
AIが自動でファイルの内容を要約し、記事を作成します。ファイルを開かなくても、内容や重要なポイントを確かめられます。
多階層のフォルダ機能で、わかりやすくファイルを管理できます。また、各フォルダごとに細かく権限設定をできるため、必要なメンバーのみに共有が可能です。
依頼書を書くときのポイント
ここでは、依頼書を書くときのポイントを2つ紹介します。
- 依頼する目的を明確にする
- 5W1Hを意識する
依頼の目的を明確にして、なぜ相手に依頼する必要があるのか伝えましょう。依頼の理由や背景を伝えることで、相手から協力してもらいやすくなります。
5W1Hを意識すると、情報の抜け漏れが防げます。特に社内向けの依頼書の場合、体裁ではなく内容を正しく伝えることを重視しましょう。
上記の2点は確実に押さえるようにしましょう。
依頼書を作成する時の注意点
依頼書を作成する際は、以下の2点に注意しましょう。
- 期日の設定
- 目的の記載
期日の設定をしておかなければ、依頼相手は重要度が低いと考え、対応を後回しにする可能性があります。また、依頼する時点でスケジュールが未確定であっても、大まかな期日は設定するようにしましょう。
依頼する相手との認識のズレを防ぐために、目的・背景は記載しましょう。また、目的の不明瞭な依頼では、依頼相手からの同意を得づらいです。
2点とも業務を円滑に進めるうえで重要であるため、抜け漏れのないようにしましょう。
おすすめの無料依頼書テンプレートまとめ
これまで、依頼書の基本構成やおすすめの無料テンプレートを中心に解説しました。
依頼書はWordやExcelのテンプレートを使えば、作成時間を短縮できます。しかし、共有するには別のツールが必要なうえ、依頼書が増えた場合は、大量のファイルから目的の文書を探し出さなければなりません。
そこで、依頼書の共有・管理をすべてを一元化できるツールを使いましょう。ただし、検索機能の不十分なツールでは、過去の依頼書を確認したい場合、なかなか見つけられません。
したがって、自社で利用すべき情報共有ツールは、高精度の検索機能で欲しい依頼書へ即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、依頼書の共有・管理を効率化しましょう。
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