稟議書は、設備購入や契約締結、新規施策の実施などについて社内の承認を得るために欠かせない書類です。しかし、書式や必要項目を一から考えて作成するのは手間がかかるうえ、記載内容に不備があると差し戻しの原因にもなります。
そのため、「稟議書のテンプレートや書き方が分からない」「何度も稟議書が差し戻しになり、承認されやすい書き方を知りたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、稟議書の無料テンプレート4選や一発で承認される書き方のコツ、おすすめの管理方法を中心にご紹介します。
- 稟議書を初めて作成するため、テンプレートや書き方を知りたい現場担当者
- 稟議書の差し戻しを防ぎ、承認されやすい記載方法を知りたい総務・経理・営業
- 過去の稟議書や承認履歴が散在し、書き方を毎回考える業務改善担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、通りやすい稟議書が作れるようになるだけでなく、社内に眠る「OKが出た稟議書」を再利用して、書類作成の時間を大幅に減らす仕組みが分かります。
目次
稟議書とは
はじめに、稟議書の定義や承認までの流れ、類似する用語との違いについて解説します。ビジネスではよく使われる用語になるため、ぜひ目を通してください。
稟議書の定義
稟議書とは、自身の権限では意思決定できない事案について、関係者に回覧して承認を得るための書類を指します。そのとき、“稟議にかける、稟議に回す、稟議に上げる”などの言い回しがされています。
企業によって稟議書が必要になる事案は異なりますが「新規プロジェクトの立ち上げ」「多額の予算を伴う案件」などで提出を求められるケースが多いです。つまり企業に与える影響が大きい案件では、承認を得るために稟議書を提出します。
稟議書を作成すると、関係者が事前に内容を確認できるため、案件によっては会議を開かずに承認できる場合があります。
稟議書の使用場面
稟議書の使用場面は、主に以下の3つが挙げられます。
- システムを導入するとき
稟議書には、システム導入の背景や目的、費用の見積もりなどを記載します。承認を得やすくするために、解決すべき社内課題や費用対効果を明記しましょう。 - 物品を購入するとき
業務で利用する事務用品や電子機器を購入するときに、担当者の承認が必要な場合に稟議書が用いられます。製品の情報や購入の理由を明確に記載しましょう。 - 契約締結を確認するとき
新規取引先と契約を結ぶときには、稟議書で承認を依頼しましょう。稟議書には目的や契約の内容、自社で期待できる効果をもれなく記載すると差し戻しも減らせます。
新規システムの導入にあたって稟議書を作成するときは、導入によってどの課題がどれだけ改善されるかを具体的に示すと、承認されやすくなります。また、必要に応じて、契約内容を視覚的に理解できる図表を添付すると、さらにわかりやすいです。
稟議書の流れ
稟議の承認ルートは、扱う金額や契約内容などによって異なります。下図のように3つの承認ルートに使い分けられるため、事案に応じて承認ルートを設定しましょう。
直線型ルート
直線型の場合、直属の上司が承認者となり、承認が進むに連れて承認者の階級が高くなるのが特徴です。最もシンプルな承認ルートだと言えます。
並列型ルート
並列型は、複数の部署を跨ぐ事案を進めるときに利用されます。上図のように、承認者全員の承認が必要になる「AND承認」や、いずれかの承認者の承認を得れば良い「OR承認」が用いられるのが特徴です。
条件分岐型ルート
条件分岐型では、条件によって承認ルートが分岐するのが特徴です。たとえば、申請する金額が10万円以下の場合は最終決裁者を”課長”、10万円以上の場合は、最終決裁者を”部長”に設定するケースがあります。
関連書類（決裁・起案・提案）との違い
稟議書と関連書類（決裁・起案・提案）との違いは以下の通りです。
- 決裁
申請された事案に対して、関係者が“承認”または“却下”の判断を下すことです。「稟議」では担当者が申請した書類を複数の関係者で回覧して承認する一方「決裁」では部下が申請した書類を、決定権を持つ上司が承認します。 - 起案
正式な文書のもとになる案や文を作ったり、承認を得るために意思決定の内容を書類にまとめたりすることを指します。起案は「書類を作成する行為」であるのに対し、稟議は「承認を得るための手続き」を指しているのです。 - 提案
議案や意見を提出することを指します。“稟議書”の目的は「物品購入・契約締結などに対する承認」であり、“提案書”は「課題改善などに対する多様な意見の提案」が目的です。
これらは、稟議を上げていくなかで耳にする機会が多い用語です。「話し手が何を言いたいのか」を瞬時に理解するためにも、稟議との違いをしっかり押さえておきましょう。
【無料】稟議書のテンプレート・フォーマット・ひな形4選
ここでは、無料でダウンロード可能な稟議書のテンプレート4種類をご紹介します。内容や形式を確認して、自社に合ったテンプレートを活用しましょう。
Word｜例文付き基本のひな型
こちらは、例文付きの稟議書のテンプレートです。こちらで提供されている稟議書のテンプレートの種類は以下の通りです。
- 備品などの物品購入・買い換え
- 出張・セミナー・研修会・講習会への参加
- 接待交際費の支出
- 正社員・アルバイト・パートの採用
- 新規取引先との契約開始
このように、用途ごとに多様なテンプレートが用意されているので、目的に合った稟議書を作成できます。
Excel｜物品購入用フォーマット
こちらは、物品購入にも使える稟議書のフォーマットです。
書式が異なる2種類のテンプレートが用意されています。1つ目は「決裁内容・起案理由・期待される効果」を記入するエクセルのテンプレート、2つ目は「件名・目的・数量・金額・効果」を記入するWordのテンプレートとなっています。
Word｜業務内容に応じて使える稟議書フォーマット
こちらは、ビズ研が提供する、Wordで使える稟議書のテンプレートです。こちらでは、用途に合わせて使える、以下の専用テンプレートが提供されています。
- 購買・購入
- 新規取引先
- 人員募集
- 採用稟議
ほかにも、シンプルなレイアウトで構成された、4種類の基本テンプレートが用意されています。
Excel｜汎用的に使える稟議書テンプレート
こちらは、エクセルで使える稟議書のテンプレートです。こちらでは、書式が異なる2種類のテンプレートが用意されています。
1つ目は「件名・内容・目的・添付書類・決裁日・決裁結果」を記入する、企画や人事などに適しています。2つ目は「件名・購入品・購入理由・数量・必要経費・金額・発注先と理由・支払方法」などを記入して、物品購入に活用可能です。
【比較表】稟議書を作成するメリット・デメリット
こちらは、稟議書を作成するメリット・デメリットをまとめた比較表です。
| 区分 | 項目 | 内容 |
|---|---|---|
| メリット | 承認までの時間短縮 | 提案内容を事前に理解したうえで承認可否を判断できるため、会議開催に伴う人員と時間のコスト削減・短縮につながります。 |
| 関係者間の認識統一 | 関係者全員と情報をすり合わせたうえで決定するため、「そんな話聞いていない」というあとからのトラブルを防ぎ、現場の独断専行を防ぎます。 | |
| 責任の所在の明確化 | 提案者（申請者）の提案を管理者（承認者）が承認するフローに従うため、プロジェクトにおける責任の所在が明確になります。 | |
| デメリット | 意思決定の手間 | 紙媒体で回覧する場合、複数部署の経由に時間がかかります。またテレワーク企業では、押印のための出社が必要になるなど手間を要します。 |
| 改ざんのリスク | 多くの関係者を介するため、紛失や内容の改ざんが懸念されます。また複数人の承認を通すことで、責任意識が希薄化しやすい点にも注意が必要です。 |
稟議書は「新規プロジェクトの立ち上げ」や「高額な設備投資」など、組織としての意思決定を記録・共有する場面で効果を発揮します。一方で、意思決定に時間がかかる側面から、細かい作業ひとつずつに稟議を回す必要はありません。
なぜ？テンプレートを使っても稟議書が差し戻される理由
ここでは、テンプレートを使っても稟議書が差し戻される理由を解説します。過去に稟議書が通らなかった経験がある方は、以下の特徴に該当しないか確認しましょう。
目的や背景が曖昧で承認する理由が判断できない
1つ目は、目的や背景が曖昧で、承認する理由が判断できないことです。
たとえば、「業務効率化のため、新しいツールを導入したい」とだけ記載された稟議書では、なぜそのツールでなければならないのかが伝わりません。根拠が不十分な申請には承認の判断を下せず、差し戻して詳細を確認せざるを得なくなります。
したがって、目的や背景は「誰が読んでも同じ状況を想像できる」レベルまで具体化することが欠かせません。現状の課題を数値や具体的な業務内容で示したうえで、ほかの選択肢と比較してなぜその方法を選んだのかまで記載しましょう。
費用や効果の根拠が不足している
2つ目は、費用や効果の根拠が不足していることです。
たとえば、「月額5万円のツールを導入すれば業務が効率化される」とだけ記載しても、決裁者は5万円という費用が妥当かどうかは判断できません。削減できる工数や金額が試算されていない場合、決裁者は追加資料の提出を求めて差し戻すことになります。
したがって、費用対効果は「導入前と導入後でどれだけ変わるか」を数値で示すことが承認を得るための必須条件です。見積書や複数社の比較資料を添付し、削減できる作業時間や人件費を具体的な数値で試算して記載しましょう。
「OKが出た稟議書」を活用できない
3つ目は、「OKが出た稟議書」を活用できないことです。
たとえば、過去に似たようなツール導入で承認を得た稟議書があっても、担当者が個人で保存していると、他部署の人はその存在すら知りません。結果として、どのように書けば上司が納得するかがわからず、過去と同じような記載不足で差し戻されてしまいます。
つまり、「過去にOKが出た稟議書を、誰でもすぐに探して真似できる仕組み」がないことこそが、差し戻しが減らない最大の原因なのです。そのため、承認済みの稟議書を案件の種類ごとに一か所で管理し、すぐに閲覧できるようにしましょう。
稟議書の承認を得やすくするための管理方法
ここでは、稟議書の承認を得やすくするための管理方法を解説します。テンプレートを整備しても差し戻しや作成の手間が減らないと感じている方は必見です。
承認された稟議書を蓄積・再利用できる環境を作る
まずは、承認された稟議書を蓄積・再利用できる環境を作りましょう。
稟議書は案件ごとに新規作成するものと考えられがちですが、実際には設備投資や外部委託契約など、類似した内容が多く発生します。そのため、過去に承認された稟議書を参照できなければ、担当者は目的や費用対効果の書き方をゼロから考える必要があるのです。
したがって、稟議書作成時間の短縮と記載品質の向上を同時に実現するために、承認済みの稟議書をデータとして保存し、次回以降の申請時にコピーして編集できる状態にしておきましょう。
稟議書と関連資料を一元管理する
次に、稟議書と関連資料を一元管理しましょう。
稟議書本体と添付資料が別々のフォルダやメールに保存されていると、決裁者が確認したい根拠資料をすぐに参照できません。また、担当者自身も過去の申請内容を見直すときに、どの資料がどの稟議書に紐づいているかを探す手間が発生します。
そのため、稟議書番号や案件名を基準にフォルダを統一し、稟議書本体と見積書・承認履歴を同じ場所にまとめて保存しましょう。
誰でも検索できる状態にする
最後に、蓄積した稟議書を誰でも検索できる状態にしましょう。
稟議書を一元管理していても、作成者ごとにファイル名が異なる場合、必要な稟議書を探し出すのに時間がかかります。とくに、後任者や他部署の担当者が過去の申請内容を参照したい場合、検索できなければ結局は担当者本人に聞くしか方法がありません。
したがって、案件の種類やキーワードで検索できるツールやシステムを導入し、稟議書のタイトルや本文から目的の申請をすぐに探し出せる環境を整えましょう。
【必見】テンプレートを活用して稟議書作成・承認を効率化する方法
以下では、テンプレートを活用しながら、差し戻しの少ない稟議書を効率よく作成する方法をご紹介します。
稟議書を作成するとき、「テンプレートはあるものの、毎回内容を考え直している」「過去の承認済み稟議書や見積書が見つからず、一から作成している」という悩みを抱える企業は少なくありません。テンプレートを使えば書式は統一できる一方で、承認されやすい記載内容や根拠資料までは補えないため、結果として差し戻しが発生しやすくなります。
ただし、共有フォルダやExcelで稟議書を管理しても、ファイルが増えるにつれて目的の資料を探し出すのが難しくなります。また、担当者ごとに保存場所やファイル名が異なると、過去の承認事例を十分に活用できず、毎回似た内容の稟議書を作成する手間が発生するのです。
そのため、テンプレート・承認済みの稟議書・見積書・付随する関連資料を一元管理し、案件名やキーワードですぐに検索・再利用できる環境を整えることが重要です。
こうした環境を手軽に構築できるのが、『非IT企業』でも当たり前にナレッジが蓄積・活用されるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンなら、作成したテンプレートをワンクリックで呼び出して稟議書を作成できるだけでなく、過去に承認された稟議書や添付の見積書をAIで瞬時に探し出せるため、確認の手間や差し戻しを劇的に減らせます。
通過した稟議書を誰でも簡単に検索できるツール「ナレカン」
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【例文あり】ナレカンでそのまま使える稟議書のフォーマット
以下では、ナレカンでそのまま使える稟議書のフォーマットと、ナレカンで稟議書のテンプレートを追加する方法をご紹介します。
令和6年4月16日
稟議書
営業部 ○○○○
件名：CRMツールの導入について
表題の件につき、ご検討いただきたくお願い申し上げます。
- 製品名称：△△（株式会社○○）
- 価格：￥○○,○○○
- 使用予定者：営業部○○チーム
- 購入時期：4月末まで
- 購入理由：営業部において、顧客情報を格納したファイルの管理が煩雑になっている。そのため、顧客管理に特化したシステムを導入することで、過去の資料を探す時間をゼロにし、本来の仕事に集中したい
- 参考資料：△△サービス説明資料
以上
ナレカンでは、上記のような独自のフォーマットを、「テンプレート」として登録できます。テンプレートは、ワンクリックで以下のように呼び出されます。
このように、「ナレカン」では、自社独自のテンプレートを登録してワンクリックで呼び出せるので「社員によって体裁が違うので見づらい」といった問題を回避できます。
通りやすい稟議書の書き方とは
ここでは、稟議書の通りやすい書き方について解説します。通る稟議書を作成するための基本的な書き方を知りたい担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
（1）稟議書に書くべき項目の抜け漏れがないか確認する
稟議書を書くときは、抜け漏れがないか確認しましょう。稟議書の基本的な項目は以下の通りです。
- 日付
- 起案者
- 題名
- 稟議の目的・理由・費用
また、稟議書の題名では「〇〇の購入について」「〇〇社との新規取引承認の件」というように、稟議の内容を端的に示しましょう。
以上の記載項目を書類に構成すると、以下のようになります。
（2）具体的なデータを示す
上手い稟議書を書くためには、具体的なデータの提示が大切です。
具体的なデータを示すと、説得力が高まり、承認を得やすくなります。そこで、「発生するコスト」や「予想される利益」などを数値として示すと、検討する事案を客観的に提案できるのです。
一方で、稟議書の内容に直接関係のないデータが記載されていると、どの数値で判断すれば良いか分かりにくくなってしまいます。稟議書の承認に必要なデータか確認するようにしましょう。
（3）5W2Hを意識する
5W2Hを意識することも、上手い稟議書を書くための工夫です。
5W2Hとは、情報を論理的に整理・伝達するためのフレームワークです。具体的には「When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）」を5W、「How（どのように）、How Much（いくらで）」が2Hに当てはまります。
5W2Hを活用すると、情報を漏れなく整理でき、承認者にも内容が伝わりやすくなります。また、情報の抜け漏れを防いで、過不足なく円滑なコミュニケーションが可能です。
（4）デメリットまで記載する
稟議書には提案した内容のデメリットまで記載するようにしましょう。
提案した内容が実際に承認されたとしても、必ずしも全て上手くいくとは限りません。そこで、提案の段階で考えられる問題点やデメリットの改善・対応策まで記載すると、より充実した稟議書となり承認を得やすくなります。
また、対応策があらかじめ用意されていると、実際に問題が発生しても時間をかけず即座に解決できます。稟議が通ったのためにも、準備段階で様々な可能性を考慮するようにしましょう。
（5）締めの言葉に気を付ける
稟議書を書くときに、内容ばかりを注視しがちですが、締めの言葉も重要です。稟議書では以下のような言葉がよく使用されます。
- 何卒よろしくお願いいたします
- ご検討のほどよろしくお願いします
- 承認をたまわりたくお願い申し上げます
適切な締めの言葉を添えることで、丁寧な印象を与えましょう。
一発で承認される稟議書の書き方のコツ
一発で承認される稟議書の書き方のコツは、以下の2つです。
- 承認者へ事前に「根回し」しておく
稟議書を提出する前に、決裁者や関連部署の担当者へ内容を簡単に説明しておくことで、書面だけでは伝えきれない背景を補足できます。事前に懸念点を聞いておけば、稟議書提出前に修正でき、差し戻しのリスクを大幅に減らせます。 - 提出後もフィードバックをもらい改善する
稟議書が承認された場合でも、決裁者から「この部分はもう少し具体的だとよかった」といった意見をもらいましょう。フィードバックを蓄積していくことで、自社や自部署で承認されやすい稟議書の型が明確になります。
稟議書は、テンプレートに沿って項目を埋めるだけでなく、事前の根回しや提出後のフィードバックを積み重ねることで、承認されやすい書類へと磨き上げられます。この2つのコツ・管理方法を参考に、差し戻しの少ない稟議書作成に挑戦してみてください。
稟議書のテンプレートまとめ
これまで、稟議書のテンプレート・フォーマット4選・テンプレートを使っても差し戻される理由・通りやすい稟議書の書き方と管理方法を中心にご紹介しました。
テンプレートを活用すれば、稟議書の項目漏れや書式のばらつきを防げます。しかし、承認される稟議書を作成するには、目的や背景、費用対効果などの判断材料を記載するとともに、過去の承認事例を参考にして根拠のある内容に仕上げることが欠かせません。
そのため、テンプレートを整備するだけでなく、過去にOKが出た稟議書や見積書を誰でも即座に検索して再利用できる「仕組み」を整えることが、通りやすい稟議書を作成するための最も確実な近道です。
なかでも、通りやすい稟議書の作成に最適なのは、過去の稟議書や関連資料をAIで検索でき、自社のテンプレートも登録・利用できるAIナレッジ管理ツール「ナレカン」です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、差し戻しの少ない稟議書を効率よく作成できる環境を構築しましょう。
