物品購入や人材採用を進めるには、稟議書を作る必要があります。そこで、テンプレートを活用すると、一から構成を考える手間を削減し、スピーディーに稟議書を作成できます。
 
しかし、「どのようにテンプレートを選べば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、稟議書のテンプレートや通りやすい書き方、そのまま使える例文を中心にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、稟議書のテンプレートが分かり、書類をスムーズに作成できます。


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稟議書とは

「稟議書」とは、自身の権限では決定できない事案について、上位関係者に回覧して、承認を得るための書類を指します。「稟議」の言い回しとしては、“稟議にかける、稟議に回す、稟議に上げる”などが挙げられます。
 
また、「稟議」に類似する用語として「決裁」「起案」「提案」があります。これらの用語の意味は以下の通りです。
 
 
  • 決裁
  • 「決裁」とは、申請された事案に対して、上位関係者が“承認”または“却下”の判断を下すことを指します。
     
    「稟議」では担当者が申請した書類を複数の関係者で回覧して承認する一方「決裁」では部下が申請した書類を、決定権を持つ上司が承認する点が特徴です。
     
  • 起案
  • 「起案」とは、正式な文書のもとになる案や文を作ったり、承認を得るために意思決定の内容を書類にまとめたりすることを指します。
     
  • 提案
  • 「提案」とは、議案や意見を提出することを指します。“稟議書”が物品購入・契約締結などについて承認を得ることを目的としているのに対して、“提案書”は、課題の改善策など、多様な意見を提案することを目的としています。
 
稟議書を活用すると、意思決定の度に会議を実施する手間を削減できます。また、稟議書の作成を通して事案の内容を整理できるので、取り組みを確実に進められます。


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稟議書を作成するメリット・デメリット

ここでは、稟議書を作成するメリット・デメリットを解説していきます。稟議書による決裁申請を考えている方は以下の内容を把握しておきましょう。

稟議書を作成するメリット

稟議書を作成するメリットは、複数人からの確認による偏りのない決定が可能になる点や、会議を開くための人員と時間のコストを削減できる点が挙げられます。
 
稟議書を作成すれば、関係者全員が会議を行うことなく提案内容を把握し、承認可否の判断を下せます。また、伝達や伝聞のミスによる認識の齟齬を減らし、現場の独断を防ぐ効果もあるのです。
 
したがって、社内稟議による決裁が多くの企業で取り入れられています。

稟議書を作成するデメリット

一方で、稟議書を作成するデメリットとして、意思決定に時間がかかる点や、稟議書の紛失・改ざんのリスクがある点が挙げられます。
 
紙媒体で稟議書を回覧すると、複数の部署を経由する必要がある場合には手間や時間がかかります。また、多くの関係者を介するため、稟議書が紛失したり内容が改ざんされたりした場合の責任の特定が困難です。
 
また、テレワークを採用している企業では、ハンコを押すためだけに出勤しなければならず、非効率です。したがって、迅速な対応が不可欠な昨今のビジネスシーンでは大きなデメリットとなります。


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【無料】稟議書のテンプレート4選

ここでは、無料でダウンロードできる稟議書のテンプレート4種類をご紹介します。内容や形式を確認して、自社に合ったテンプレートを活用しましょう。

(1)例文付きの稟議書のテンプレート

例文付きの稟議書のテンプレート画像
 
こちらは、[文書]が提供する例文付きの稟議書のテンプレートです。こちらで提供されている稟議書のテンプレートの種類は以下の通りです。
 
 
  • 備品などの物品購入・買い換え
  • 出張・セミナー・研修会・講習会への参加
  • 接待交際費の支出
  • 正社員・アルバイト・パートの採用
  • 新規取引先との契約開始
 
このように、用途ごとに多様なテンプレートが用意されているので、目的に合った稟議書を作成できます。
 

(2)物品購入にも使える稟議書のフリーテンプレート

物品購入にも使える稟議書のフリーテンプレート画像
 
こちらは、物品購入にも使える稟議書のフリーテンプレートです。
 
書式が異なる2種類のテンプレートが用意されています。一つ目は「決裁内容・起案理由・期待できる効果」を記入できるエクセルのテンプレート、二つ目は「件名・目的・数量・金額・効果」を記入できるWordのテンプレートとなっています。
 

(3)Wordで使える稟議書のテンプレート

Wordで使える稟議書のテンプレート画像
 
こちらは、ビズ研が提供する、Wordで使える稟議書のテンプレートです。こちらでは、用途に合わせて使える、以下の専用テンプレートが提供されています。
 
 
  • 購買・購入
  • 新規取引先
  • 人員募集
  • 採用稟議
 
ほかにも、シンプルなレイアウトで構成された、4種類の基本テンプレートが用意されています。
 

(4)エクセルで使える稟議書のテンプレート

エクセルで使える稟議書のテンプレート画像
 
こちらは、エクセルで使える稟議書のテンプレートです。こちらでは、書式が異なる2種類のテンプレートが用意されています。
 
一つ目は「件名・内容・目的・添付書類・決裁日・決裁結果」を記入して、企画や人事などに活用できます。二つ目は「件名・購入品・購入理由・数量・必要経費・金額・発注先と理由・支払方法」などを記入して、物品購入に活用できます。
 


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通りやすい書き方とは

ここでは、稟議書の通りやすい書き方について解説します。適切な稟議書を書くためのコツを紹介しているので、担当者の方は必見です。

(1)抜け漏れがないか確認する

稟議書を書くときは、抜け漏れがないか確認しましょう。稟議書の基本的な項目は以下の通りです。
 
 
  • 日付
  • 起案者
  • 題名
  • 稟議の目的・理由・費用
 
また、稟議書の題名では「〇〇の購入について」「〇〇社との新規取引承認の件」というように、稟議の内容を端的に示しましょう。

(2)具体的なデータを示す

上手い稟議書を書くためのコツとして、具体的なデータを示す点が挙げられます。
 
具体的なデータを示すと、説得力が高まり、承認を得やすくなります。そこで、「発生するコスト」や「予想される利益」などを数値として示して、検討する事案について客観的に説明しましょう。
 
このように、具体的なデータを示して、費用対効果を明確にすることがポイントです。

(3)5W2Hを意識する

5W2Hを意識することも、上手い稟議書を書くためのコツのひとつです。
 
5W2Hとは、情報を論理的に整理・伝達するためのフレームワークを指します。具体的には、以下の7つの要素が挙げられます。
 
 
  • 5W
  • When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、Why(なぜ)
     
  • 2H
  • How(どのように)、How Much(いくらで)
 
5W2Hを活用すれば、話を順序立てて説明して、ビジネスをスムーズに進められます。また、情報の抜け漏れを防いで、過不足なく円滑なコミュニケーションが可能です。


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稟議書を電子化する2つのメリットとは

稟議書を適切に管理するには、電子化する点が重要です。ここでは、稟議書を電子化する2つのメリットについて解説します。

(1)承認までスピーディーに進められる

稟議書を電子化すると、承認までスピーディーに進められます。
 
稟議書を紙で作成していると、承認者に順番に回していかなければなりません。しかし、承認者が不在だったり、他支店のメンバーだったりすると、承認を得るまでに時間がかかってしまうのです。
 
そこで、ITツールを導入して稟議書を電子化すれば、いつでもデータ上で確認できるので、スピーディーな意思決定が可能です。また、承認に関するやりとりや編集履歴が可視化されるので、承認の進捗状況をスムーズに確認できるメリットもあります。
 
たとえば、ナレッジ管理ツールの「ナレカン」では、テンプレートを使って稟議書を作成し、申請できます。

(2)コストを削減できる

コストを削減できる点も、稟議書を電子化するメリットのひとつです。
 
紙で運用していると、稟議書を作成するときに紙代や印刷代がかかります。また、作成した稟議書を管理するスペースを確保しなければなりません。
 
そこで、稟議書を電子化すると「作成時の金銭的なコスト」や「場所代や管理作業などの管理コスト」を削減できます。


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誰でも簡単に稟議書を電子化できるツール

以下では、誰でも簡単に稟議書を電子化できるツールをご紹介します。
 
稟議書の作成にテンプレートを活用すると、手間をかけずに体裁を整えられます。ただし、稟議書を紙で作成していると「承認までに時間がかかる」「紙代や印刷代などの金銭的なコストが発生する」恐れがあるので注意が必要です。
 
そこで、「簡単に稟議書を電子化できるITツール」を導入しましょう。とくに大企業では、稟議書の数が多いので、稟議書をスムーズに共有することで承認までの時間を短縮し、ストレスなく進められるようになります。
 
結論として、稟議書を電子化するには、誰でも導入即日で活用できるナレッジ管理ツールの「ナレカン」一択です。
 
ナレカンの「記事」では、自社独自の稟議書のテンプレートを設定でき、ワンクリックで呼び出せます。また、記事の「コメント」機能を活用すれば、意思疎通をとりながら、承認までスムーズに進められます。

稟議書の作成から承認までを円滑化するツール「ナレカン」

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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
  2. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

<ナレカンの料金>

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【例文あり】ナレカンでそのまま使える稟議書のフォーマット

以下では、ナレカンでそのまま使える稟議書のフォーマットと、ナレカンで稟議書のテンプレートを追加する方法をご紹介します。
 
 
令和6年4月16日
 
稟議書
 
営業部 ○○○○
 
件名:CRMツールの導入について
 
表題の件につき、ご検討いただきたくお願い申し上げます。
 
1.製品名称:△△(株式会社○○)
2.価格:¥○○,○○○
3.使用予定者:営業部○○チーム
4.購入時期:4月末まで
5.購入理由:営業部において、顧客情報を格納したファイルの管理が煩雑になっている。そのため、顧客管理に特化したシステムを導入することで、業務効率化を図りたい。
6:参考資料:△△サービス説明資料
 
以上
 
 
ナレカンでは、上記のような独自のフォーマットを、「テンプレート」として登録できます。はじめに、記事編集画面からテンプレート一覧を開いたら、[+新規作成]をクリックします。
 
テンプレート一覧から新規テンプレートを登録する画面
 
次に、テンプレートとして設定したい内容を入力し、[保存]をクリックすれば、独自の新規テンプレートが追加できます。(ここでは、稟議書のテンプレートを作成しています)
 
新規テンプレートを作成している画面
 
テンプレートは、ワンクリックで以下のように呼び出されます。
 
稟議書テンプレートを呼び出した画面
 
このように、「ナレカン」では、自社独自のテンプレートを登録してワンクリックで呼び出せるので「社員によって体裁が違うので見づらい」といった問題を回避できます。


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稟議書のテンプレートまとめ

これまで、稟議書のテンプレートを中心にご紹介しました。
 
稟議書を作成することで、複数人のチェックによる偏りのない決裁が可能になります。通りやすい稟議書を書くためのコツは「(1)抜け漏れがないか確認する」「(2)具体的なデータを示す」「(3)5W2Hを示す」の3点でした。
 
ただし、稟議書を紙で作成していると、承認までに時間がかかったり、稟議書の作成・管理に余計なコストがかかったりする恐れがあります。そこで、「すべての社員が簡単に稟議書を電子化できるツール」があると便利です。
 
したがって、稟議書を電子化するには、稟議書の作成から承認までを円滑化するナレッジ管理ツール「ナレカン」が最適です。
 
ぜひ「ナレカン」を導入して、全社で稟議書を電子化しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
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