皆さまは「情報管理」という言葉をご存知でしょうか?
 
「聞いたことはあるけどよくわからかない」
「自社でやっていると思うけれどちゃんと答えられない」
 
という方も多いかと思います。
 
実は、情報管理は企業の成長において必要不可欠なものであり、個人の意識を向上させることで、その効果を著しく向上させることも可能なものです。
 
そこで今回の記事では、そもそも情報管理とは?という点からはじめ、情報管理を行うためのポイント、注意点などをご紹介します。
 
自社で正しい情報管理が出来ていない、という人は是非、今回の記事を参考にしていただけますと幸いです。
 
関連記事: 情報共有ツールの比較方法とは?社内の情報共有を円滑にしよう!


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情報管理とは?

そもそも、情報管理とは何を指すのでしょうか?詳しく見ていきましょう。

情報源からの情報を管理し関係先に配布すること

日々の業務の中で、たくさんの「情報」が蓄積されているかと思います。
これらの情報の中には、会社の経営において欠かせない顧客情報や取引先情報などの情報もあるでしょう。
 
こうした情報を適切に管理し、必要なタイミングで取り出せるようにしながら、情報を保護し流出させないことを、情報管理と言います。
 
情報を取り出す人は、その情報を仕入れた人や同じ部署の人だとは限りません。
 
社内のありとあらゆる場所から引き出されるため、一元的に管理し、情報の取り出しやすさを保つことが必要になります。
 
しかしその一方で、閉鎖的な場所に保管されているわけではないため、外部からアクセスされて情報が流出する危険性もあります。
 
そのため、情報管理を行う場合には引き出しやすさを保ちつつも、セキュリティを高めていくことが必要になります。

情報管理を怠ってしまうとどうなる?

情報管理を怠った場合の一番の問題としては、情報の流出が考えられます。
 
企業における情報は会社の資産であり、それが流出するということは、会社にとって大きな損失が生じることを意味します。
 
また、場合によっては、流出による損害賠償を請求されることもあるでしょう。
 
こうした事態を防ぐためにも、普段から情報を適切に管理することが大切です。


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企業においてなぜ情報管理は必要なのか

情報管理という言葉について理解したところで、今度は企業において、なぜ情報管理が大切なのか、詳しく見ていきましょう。

ブランドイメージの保持のため

情報管理が大切な理由の1つ目は、ブランドイメージの保持のためです。
 
情報管理が行われていない場合、企業のブランドイメージが簡単に損なわれてしまう可能性があります。
 
情報管理不足の結果、顧客情報を流出させてしまった場合、その流出事実を公表することになります。
 
そうした場合、企業のブランドイメージの低下は避けられません。
ブランドイメージの低下は、ビジネスへの悪影響を引き起こしかねません。
 
また、ブランドイメージが下がることで、イメージ向上のために施策を講じる必要も出てくるでしょう。
 
こうした状況ではコストが嵩んでいくばかりか、契約が打ち切られてしまったりと、これまでの取引についてもなくなってしまう可能性があります。

ウイルス感染などによる事故を防ぐため

例えば、企業内のパソコンが、外部から侵入したウイルスに感染した場合、社内システムに異常が発生しかねません。
 
また、ウィルスによってwebサイトが改竄されてしまえば、社内はおろか社外にまで影響が及ぶこともあるでしょう。
 
その結果業務が滞ってしまうばかりでなく、万が一稼働停止にまで追い込まれれば、販売機会の損失などといった事態に陥りかねません。
 
また、ウイルスにより保管していたデータを流出させてしまう、ということもあり得ます。

企業の競争力を強化するため

企業が保有する情報は、顧客情報などの情報だけではなく、技術情報なども含まれています。
 
この情報は、自社の情報だけでなく、場合によっては取引先の企業の技術情報なども存在するでしょう。
 
こうした技術情報が流出してしまうと、その技術を使った模倣品が乱発したり、技術が海外に流出してしまう事態にもなりかねません。
 
企業の競争力とはその企業が市場の中で、競合企業より高い収益を上げ、シェアを拡大していく力のことを言います。
 
技術情報を流出させてしまった企業は信頼を失ってしまうこともあり、その後の競争力が高まり続けるとは考えにくいです。
 
こうした事態を防ぎ、企業の競争力を高めるためにも、情報管理を行うことが大切です。


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情報管理において企業が実施すべきセキュリティ対策とは?

企業にとって情報管理が大切だとされる点について、理解できたでしょうか。
では、企業は情報を守るために、どのようなセキュリティ対策を行うべきなのでしょうか。

技術的対策

技術的対策とは、ソフトウェアの観点からセキュリティの強化を図ることを言います。
 
例えば、セキュリティ対策ソフトの導入や、ソフトウェアの更新などがこれに当たります。
 
デジタル化が進む中、1人1台かそれ以上のデジタル端末を保有する企業も多いかと思います。
 
これらのすべての端末において、ソフトウェアの観点からセキュリティを高めることが大切です。
 
また、データのダウンロードの際のルールを定め、ウイルス感染を防ぐというのも技術的対策に当たります。
 
様々な対策を組み合わせ、セキュリティを高めましょう。

物理的対策

物理的対策とは、ハードの観点からセキュリティの強化を図ることを言います。
 
例えば、オフィス自体のセキュリティを上げるために、生体認証などのシステムを導入したり、セキュリティルームへの入退室の際に社員証を利用するなどがこれに当たります。
 
これらの対策を行うことで、社内から外へと情報が持ち出されることを防ぐ意味合いがあります。
 
すぐにツールなどを導入するのが難しい場合は、来客者や業者が入ることが出来ないセキュリティエリアを明確にするという手段を取ることもできます。
 
ただ、これらはあくまでも一時的な対策に過ぎないため、どのようにハード面のセキュリティを強化していくか考えることが大切です。

人的対策

人的対策とは、人が起こしてしまうセキュリティ事故を防ぐための対策のことを言います。
 
いくら技術的・物理的な対策を行っていても、それを扱う従業員のリテラシーやモラルが低くては、セキュリティ事故や不正などが起きかねません。
 
こうした事故を防ぐためにも、情報セキュリティに関する教育を行ったり、モラルやコンプライアンスに関するような研修を行うことをおすすめします。
 
また、予期せぬミスからセキュリティ事故が発生してしまうこともあるため、ミスを防ぐためにも作業をマニュアル化し、手順を確立させることも必要です。


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情報管理を定着させるための3つのポイント

セキュリティ対策を練ったうえで、企業は情報管理をどのように定着させていけばいいのでしょうか?ここでは3つのポイントに絞ってご紹介します。

情報セキュリティポリシーを制定する

情報セキュリティポリシーとは、情報管理における政策や方針のことを言います。
 
情報セキュリティポリシーを制定することで、情報管理の方向性を定められるようになり、どのような体制で情報管理を行っていくべきかの構築が簡単になります。
 
また、情報管理のためにルールを定める場合であっても、根本の方針が定まってさえいれば、方針に適合しているかどうかという点に注意してルールを選定できるため、ブレのないルールを持つ情報管理体制が構築できるようになります。

責任の所在を明確にする

情報管理を行ううえで、誰がその管理に責任を持つのかという点は非常に重要です。
 
なぜなら、責任の所在が不明確だと、それぞれのセキュリティへの意識が低くなってしまうからです。
 
可能であれば、情報セキュリティを管理する部署を作ることをおすすめします。
 
こうした部署を作成することで、万が一セキュリティ事故が発生した場合であってもスムーズに対応がとれるほか、その部署が主となって社員教育を行うことで、ルールの浸透が促進されるからです。

情報管理のルールを決める

情報管理を行う際には、社員のミスをいかに防ぐか、という点も重要です。
 
こうしたミスを防ぐためにも、細かいルールを制定しておく必要があります。
 
あらかじめきちんとルールを定めておけば、情報リテラシーの低い社員であっても間違わずに情報を扱えるようになります。
 
例えば、許可を受けていないソフトウェアは勝手にインストールしない、など、現場の状況に合わせてルールを制定していきましょう。


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情報管理を行う際の注意点とは

では、情報管理を行う上で、どのような点に注意していくべきなのでしょうか?

管理体制の定期的な見直し

情報セキュリティーの世界では、日々、新しいリスクや脅威が発生しています。
 
そのため、一度管理体制を制定したからといって、それが常に最善な体制であるとは言い切れません。
 
定期的に体制を見直し、必要に応じて変更していくことが重要です。
 
特に、サイバー攻撃やコンピューターウイルスなど、事前に防ぐことができるものに対しては適宜対策を追加しておくなどの修正が必要です。

ツールの導入をゴールにしない

ツールを利用することで、社内情報を一元化できることから、情報管理を行う上で、ツールの導入は必要不可欠とされています。
 
しかし、ツールを導入したからと言って情報管理が正しく行えているとは言えません。
 
そのため、ここまででご紹介してきた注意点や浸透のためのポイントを理解し、情報管理体制を構築していく必要があります。


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情報管理を簡単に行えるツールのご紹介

情報管理を簡単に行うためには、ツールを導入することがおすすめです。
 
しかし、いざ導入してみようと考えても、いろんなツールがあるためにどれにすればいいのか悩んでしまうこともあるでしょう。
 
そんな時は、以下の3点に気をつけると選びやすくなるかと思います。

①情報を残しやすいか

ツール上には様々な人が情報を残していくため、誰にでもわかりやすく使いやすいツールを選択する必要があります。
多機能なツールであっても、使い勝手が悪ければ浸透せず、必要な情報が残されなくなる恐れもあります。

②情報にアクセスしやすいか

社内はもちろんのこと、社外からでもアクセスしやすい環境であることが大事です。
そのためにも、スマホなどのデバイスでアクセスできる、マルチデバイス対応のツールを選択するのがおすすめです。
場所にとらわれず情報を引き出せるため、業務効率の向上にはかかせないでしょう。

③セキュリティは十分か

ここまで、情報管理におけるセキュリティの重要性についてお伝えしてきました。
ツールを利用する場合は、特にそこに情報が一元化されるため、より高度なセキュリティ体制を敷いて管理を行う必要があります。
 
簡単に、セキュリティの高さが保証されているツールを使って情報管理を行いたいとお考えの方は、このようなツールはいかがでしょうか?

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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
情報管理を行うことの重要さや、情報管理を行う上でのポイントについてご紹介させていただきました。
 
情報管理には、ツールを導入することが必須ですが、必ずしもツールを導入したからと言って正しい情報管理が行えているとは言えません。
 
今回の記事が、社内の情報管理を適切に行っていただくための手助けとなれば幸いです。

 

 
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