社内の情報管理の改善を図っている方も多いかと思いますが、なかなか一元化するのは難しいのではないでしょうか。
様々な形式で管理されていたり、あちらこちらに分散していると、必要な情報をすぐに取り出すことが難しくなります。
今回の記事では、情報管理を一元化するために必要なことと、それを可能にするツールをご紹介させていただきます。
是非、社内の情報を効率よく管理されたい方は参考にしていただけると嬉しいです。
目次
情報管理を一元化するために必要なこととは？
①情報を残しやすい
様々な人が情報を残すため、その際の手間を出来るだけ省く必要があります。
もし、手間がかかるようだと、面倒なために必要な情報が残されなくなる恐れがあります。
②情報にアクセスしやすい
社内はもちろんのこと、社外からでもアクセスしやすい環境であることが大事です。
そのためには、スマホなどのデバイスでアクセスできることが必須となり、簡単に必要な情報を取り出せるということに繋がります。
③コミュニケーションが取れる
情報を管理していくには、蓄積された情報を日々アップデートすることも必要になってきます。
蓄積された情報に関するコミュニケーションが活発になることで、ただ情報が記載されて終わるのではなく、その情報を常に新しいものへと更新していくことができます。
情報管理ツール5選
チームの情報を最も簡単に残せるツール
「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」を使って情報を簡単に残せるだけでなく、「タスク管理」「メッセージ」といった機能を利用できるため、記載した情報に関するコミュニケーションも円滑に行うことが可能です。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
議事録等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます
＜Stockの料金＞
40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのプロジェクト管理に必須の機能が利用できるようになります。
有料プランでも１人あたり月額400～500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
https://www.stock-app.info/pricing.html
＜Stock利用ユーザーの声＞
Stockを使って、情報管理の一元化を実践している実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
こちらのユーザーさんは、既存の情報共有ツールは、使うのが面倒くさいため定着せず、チーム内の情報管理がしっかりされていないということに、悩まされていました。
そのような中、Stockを利用することで、情報共有のハードルがとにかく低くなり、格段にスムーズな共有と管理ができるようになったということです！
多機能で自社用にカスタマイズしたいチーム向けツール
「Kintone」
kintoneは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムを簡単に作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。
＜Kintoneのポイント＞
- 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
カスタマイズが可能なため、自社業務に合わせたシステムにすることができます
- アプリ開発やAPI連携が可能
Javascriptを使った開発や、APIによる他ツールとの連携にも対応しています
＜Kintoneを使う上で気をつけておきたい点＞
- 専門的な知識が必要
自社向けにカスタマイズができますが、カスタマイズをするには、専門的な知識が必要になります
- 使い方を理解するのが難しい
豊富な機能があるため、メンバーそれぞれが機能を使いこなすまでに時間がかかります
「iQube」
iQubeは、社内ノウハウの蓄積に特化したクラウド型グループウェアです。
＜iQubeのポイント＞
- 自社の業務に合わせたシステムを作成できる
記載した情報を共有する相手を指定できるため、必要とする人のみへの共有も可能です
- 10人までは無料
制限はあるものの、有料プランと同じ機能を使うことができるので、少人数の場合は費用をかけなくとも利用できます
＜iQubeを使う上で気をつけておきたい点＞
- 無料プランはサポートが受けられない
電話やメールでの問い合わせは有料プランに限定されています
- ストレージ容量が少ない
有料プランでも1GBまでしか利用できず、追加するには費用が発生します
あらゆる情報をファイル化して管理したいチーム向けツール
「Google One」
Google Oneは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
Dropbox同様、ファイルを扱うことが多い場合には便利なサービスで、スプレッドシートなどのGoogle系サービスとの連携がスムーズなのが特徴です。
＜Google Oneのポイント＞
- 無料プランでも15GBの容量が使える
Dropboxに比べ無料プランでの利用容量が多いです
- Googleアカウントとの連携
例えば、Gmailに添付されたファイルをワンクリックで保存できるなど、Google系サービスを使っていれば管理が簡単になります
＜Google Oneを使う上で気をつけたい点＞
- 管理のルール決めをしないといけない
すぐに保存ができる反面、あらゆるものを保存できることから、フォルダ構成のルールを決めないと管理が煩雑になります
- ファイルに関するやり取りができない
ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
「Dropbox」
Dropboxは、個人でもビジネスでも使えるオンラインストレージサービスです。
ファイル形式であれば、ありとあらゆるものを管理できつため、社内の保管庫としての役割で使えるサービスです。
＜Dropboxのポイント＞
- あらゆるファイルをクラウド上で管理できる
全てクラウド上に保存することが可能なため、紛失や外部への漏洩の心配がありません。
- 他人との共有が簡単
リンク形式でファイルの共有ができるため、簡単にファイルのやり取りができます
＜Dropboxを使う上で気をつけたい点＞
- ファイル以外の保管が不便
例えば、テキスト情報を管理したいときは、一度ファイル形式にしないといけないため、不便です
- ファイルに関するやり取りができない
ファイルに関する質問や議論をする際には、別のチャットツールなどを使う必要があります
関連記事： 【目的別にご紹介】情報共有アプリ10選
[参考]情報共有の悩みを解決するツールの紹介記事
まとめ
どのような職種の方が使うのかによっても、選ぶツールは異なってくるのではないかと思います。
機能面だけでなく、操作性も重要視することで、情報の蓄積量は大幅にアップするのではんないでしょうか。
是非今回ご紹介させていただいたツールを活用し、社内の情報の一元管理を目指していただければと思います。
