日々の業務のなかで取り扱う情報は、適切な管理が行われないと紛失したり、属人化して特定の社員のみしか知らない情報になったりします。したがって、企業において、情報管理は重要な業務のひとつです。
しかし、情報管理の重要性は理解しているものの、自社で情報管理が徹底できずに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報管理の重要性やセキュリティ対策、社内で情報管理を徹底させるポイントについて解説します。
- 情報管理において自社で行うべきセキュリティ対策がわからない
- 自社で情報管理の徹底を実現させたいので、ポイントがあれば嬉しい
- 情報管理に取り組む際の注意点を知り、情報漏洩を未然に防ぎたい
という担当者の方は今回の記事を読むと、情報管理について正しく理解しながら、得た知識を元に自社に活用できるようになります。
目次
情報管理とは？
情報管理とは、情報を適切に管理し、必要なタイミングで取り出せるように情報を保護し流出させないことを指します。
日々の業務で蓄積される情報のなかには、会社の経営において欠かせない顧客や取引先はもちろん、自社のノウハウや社員の個人情報などさまざまな情報資産があります。こうした情報を適切に管理し、利用したいときにすぐに使えるようにしておかなければ、探し出すまでの時間的コストがかかったり、紛失してしまったりする事態が生じます。
このような事態を防ぐためにも、アナログ媒体ではなく「ツールを使った情報の一元管理」がトレンドです。個人のパソコン内ではなくツールで管理されていれば、セキュリティを担保しながら情報の活用のしやすさも両立できることが背景にあります。
情報管理の重要性とは
ここでは、企業が情報管理を行う重要性について解説します。なぜ情報管理が必要なのかを理解し社内全体で共有できれば、情報管理を徹底する意識が高められます。
ブランドイメージ保持のため
情報管理が大切な理由に、ブランドイメージ保持が挙げられます。
情報管理が正しく行われていなければ、情報の紛失や漏洩のリスクが高まります。万が一、個人情報を含む顧客の情報の流出があると、企業のブランドイメージはもちろん、社会的信用の低下からの売上減少など、自社ビジネスへの悪影響が避けられません。
また、ブランドイメージの低下に対して「イメージ向上を目的とした施策」のように、情報管理ができていれば発生しなかった業務も発生してしまうのです。
このような状況から復帰するのには多大な時間が必要です。そのため、正しい情報管理によって、企業ブランドを守る必要があります。
ウイルス感染などによる情報漏洩を防ぐため
ツールを利用し情報管理を徹底すると、ウイルス感染などで発生する事故も防げます。
たとえば、企業内のパソコンが外部から侵入したウイルスに感染すれば、社内システム全体に異常が発生する可能性もあります。また、ウイルスによってWebサイト（Web上の情報）がアクセス不可になると、社外からのリード獲得にまで影響が及ぶ恐れもあります。
悪意のある情報操作や不正アクセスの事故が起きると、業務が滞るばかりでなく販売機会の損失も起こってしまうのです。
一方、情報管理に利用されるツールは、インターネットに接続して利用するものの、高度なセキュリティが保持されています。そのため、このようなウイルス感染を防ぎ、常に安全な状態で管理が行えます。
企業の競争力を強化するため
情報管理を徹底すると、企業の競争力も強化できます。
適切な情報管理を実践している環境では、顧客情報のほかにも自社製品などの技術情報が頻度高く確認・更新されています。このような環境下では、かつチームメンバーが情報管理の有用性を正しく理解しているので、業務スピードや質の低下が発生しません。
結果として組織力の向上が、競争力の向上にもつながっているのです。とくに、情報管理によって組織力を向上させているチームは、ツールを活用して管理していることはもちろん、運用ルールも明確になっている点もポイントです。
情報漏洩が生じる原因とその対策
以下では、情報漏洩が生じる原因とその対策を解説します。自社の情報資産を適切かつ安全に管理するには、情報漏洩に関する知識を押さえておく必要があるのです。
情報漏洩の原因
- 原因1：社員の誤操作
まず、社員の誤操作による情報漏洩があります。たとえば、メールやFAXの宛先を確認せずに誤送信してしまい、外部に自社の機密情報が漏れる事例が挙げられます。
- 原因2：第三者からの不正アクセス
セキュリティ体制が十分に整っておらず、第三者から不正アクセスされ情報漏洩するケースもあります。たとえば、第三者がなりすましメールなどで不正にIDとパスワードを入手した場合、自社のデバイスやシステムにログインされ、データの改ざんや社員・顧客の個人情報が漏洩してしまうのです。
- 原因3：内部からの情報漏洩
今日、テレワークなどの多様な働き方が推進されるようになり、PCを持ち出す人も少なくありません。しかし、外出先でPCの紛失や盗難にあったり、悪意のある社員によって情報が漏洩されたりする可能性もあります。
このように、情報管理が社内全体で徹底されていなければ、自社の情報資産は簡単に漏洩してしまうので確実に対策をしなければなりません。
情報漏洩への対策
- 対策1：技術的対策
技術的対策とは、ソフトウェアの観点からのセキュリティ強化です。たとえば、セキュリティ対策ソフトの導入、ソフトウェアの更新があります。デジタル化が進むなか、一人一台以上のデジタル端末を保有する企業も多いので、すべての端末のセキュリティを高めておかなければなりません。
- 対策2：物理的対策
物理的対策とは、ハードウェアの観点からのセキュリティ強化です。たとえば、オフィス自体のセキュリティ向上のために、指紋認証などの生体認証システムの導入や、セキュリティルームへの入退室の際の社員証利用が該当します。
- 対策3：人的対策
人的対策とは、人が起こしてしまうセキュリティ事故を防ぐことです。技術的・物理的な対策を実施しても、従業員のリテラシーが低くては、セキュリティ事故が起きてしまうため、情報セキュリティに関する研修を行ったり、作業をマニュアル化し手順を確立したりしましょう。
このように、情報漏洩を防ぐためには3つの対策を不足なく行い、強固な情報管理体制を構築する必要があるのです。
情報管理を徹底させるための5つのポイント
ここでは、情報管理を徹底させるための5つのポイントを解説します。以下のポイントを押さえたうえで自社の改善点を発見し実行に移せれば、適切な情報管理ができるようになります。
情報セキュリティポリシーを制定する
情報セキュリティポリシーとは、情報管理における政策や方針を指します。
情報セキュリティポリシーの制定により、企業は情報管理の方向性を定められるようになり、どのような体制で情報管理を行っていくべきかの構築が行えます。
このように、根本の方針さえ正確に定まっていれば、情報管理のために細かなルールを定める場合でも「方針に適合しているか」を判断してルールを選定できるので、ルールがブレて形骸化することもありません。
責任の所在を明確にする
情報管理を行ううえで、誰が管理に責任を持つのかは非常に重要です。
なぜなら、責任の所在が不明確では、社員の「セキュリティへの意識」が低くなってしまうからです。
そこで、情報セキュリティの担当者やチームを設立し、責任の所在を明確化しましょう。情報セキュリティに関する責任者の任命により、万が一セキュリティ事故が発生した場合であっても担当者が先導して対応がとれるようになります。
また、その部署が主となって社員教育を行えば、社内全体で情報管理におけるルールの浸透を促進できます。ただし、担当者自身のITリテラシーが求められるのはもちろん、全社で情報の取り扱いに関する認識が統一されていることが前提となる点に注意です。
情報管理のルールを決める
社員の起こす人的ミス防止には、管理の際の細かなルール制定が大切です。
情報管理では、情報の取り扱いに関わる社員のミスを「発生前に」防ぐ必要があります。そこで、あらかじめルールが正しく定まっていれば、情報リテラシーの低い社員であっても間違わずに情報を扱えるようになります。
たとえば「許可を受けていないソフトウェアはインストールしない」など、現場の情報リテラシーのレベルに合わせて詳細なルールを制定しましょう。
管理体制の定期的な見直し
情報管理では、管理体制の定期的な見直しが重要です。
情報セキュリティーの世界では、日々新しいリスクが発生しています。そのため、一度管理体制を制定しても、常に最善な体制となるように更新しなければなりません。
したがって、定期的に体制を見直し、必要に応じて変更するのが重要です。とくに、サイバー攻撃やコンピューターウイルスなど、事前に防げるものに対しては適宜対策を追加しておくなどの修正を実施しましょう。
ツールを導入して情報を一元管理する
ツールを導入して情報を一元管理するのもポイントです。
セキュリティの高いツールで顧客情報や取引先情報などの社内情報を一元管理できれば、情報漏洩のリスクを抑えられるうえに、必要な情報を探す手間を削減できます。
また、社内全体でツールを活用すると、全社員がノウハウの蓄積・共有や社内ルールを確認できるようになるので、属人化も防げるのです。
したがって、情報管理を徹底するにはITツールが欠かせません。ただし、誰もが使いこなせるツールでなければ導入しても浸透しないため、「Stock」のようにシンプルな情報管理ツールを使って管理しましょう。
【非IT企業向け】情報管理が簡単に実現するツール
以下では、情報管理を簡単に行えるツールをご紹介します。
情報管理にITツールの導入は必要不可欠ですが、さまざまなベンダーからリリースされているツールのなかで、どれを選ぶべきかは大きな問題です。そこで、ツールは「セキュリティの強固な、情報を誰でも管理できるツールか」のポイントで比較検討しましょう。
情報管理は全社員が行うため、自社の課題解決や要件にマッチするツールでも、社員のリテラシーに合わなければ使いこなせません。また、複雑なツールでは操作ミスをはじめとした、内的要因による情報漏洩のリスクが解消できなくなってしまうのです。
したがって、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に社内の情報管理ができるツール「Stock」が必須です。
国際セキュリティ資格を持つStockの「ノート」へあらゆる社内情報を残しつつ、任意のメンバーへリアルタイムで共有されます。また、「メッセージ」がノートに紐づけられるので、話題が混ざらずに情報管理できる点が他ツールにはない大きな特徴です。
最も簡単にチームの情報管理が実現するツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
情報管理の重要性まとめ
ここまで、情報管理の重要性やセキュリティ対策、社内で情報管理を徹底させるポイントについて解説しました。
ブランドイメージ保持や競争力強化に、情報管理は必要不可欠です。情報管理に携わる担当者を明確にしたり、ポリシーの制定など運用面でも情報管理の体制は構築できるものの「効率的に管理」するには、ITツールを利用して自社で徹底させる必要があります。
しかし、セキュリティが高いものの、多機能で使い勝手の悪いツールでの管理は社内へ浸透しません。一方、誰もが即日に操作できるほどシンプルな機能を備えたツールであれば、導入後すぐに全社員が使えるので、作業スピードも向上します。
そのため、ITリテラシーを問わず、誰もが簡単に使えるほどシンプルな情報管理ツールのStockを使って、大切な情報を確実に管理しましょう。実際に、非IT企業を中心に120,000社以上が情報管理による業務効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してシンプルに情報を管理し、作業の効率化を目指しましょう。
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