ビジネスでは、”1日ごとに目標を設定し、終業時には振り返りをして翌日の目標設計に活かす”というサイクルが、個人のスキルアップにつながります。そして、上記のサイクルを実現するにあたって、業界・職種問わず「日報」が取り入れられています。
しかし、「日報の目的や書き方を理解してない社員が多く、業務に活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、日報の意味やメリット、書き方のポイントを中心にご紹介します。
- 日報の正しい書き方を社内に周知し、体裁を揃えたい
- 日報業務が社員の負担とならないように工夫したい
- 日報の作成・管理を一元化できる最適な方法を見つけたい
という方はこの記事を参考にすると、日報の導入意義がわかるほか、日報の作成・管理の負担を軽減する方法も見つかります。
目次
ビジネスに欠かせない「日報」とは
ここでは、ビジネスにおける日報の概要を解説します。日報の目的や作成するメリットを知りたい方は、以下の内容を押さえましょう。
日報を書く目的
”日報は意味ない”と言われることがありますが、業務内容を上司や社内メンバーに報告するという大切な目的があります。
日報を通じて社内メンバーの作業進捗を把握すれば、進捗に遅れが生じているメンバーのフォローや割り当てる業務量の調整ができます。また、日報によって業務に関するノウハウを社内で共有できるので、互いの動きを把握しながら効率よく作業を進められます。
さらには、日報を作成するにあたって、自身の一日の動きを文字に起こしていく工程が生じるため、自身の良かった点や改善点を客観視するきっかけともなるのです。そして、自身の改善点を翌日の行動に移していける人物が、スキルを伸ばしていけるのです。
日報の種類
日報には、以下のように種類に分類でき、それぞれ以下の特徴があります。
| 【種類】 | 【特徴】 |
|---|---|
| 業務日報 |
業務の報告をまとめた日報を指します。おもに個人単位で記録することが多いほか、当日の業務内容だけでなく、翌日以降の予定も記録してスケジュール管理に役立てるケースが見られます。 |
| 作業日報 |
実施した作業の情報をまとめた日報を指します。おもに建設業で作成される点や、メンバーの作業にかかった所要時間を一覧で記載する点が業務日報と異なります。 |
| 営業日報 |
営業の成果をまとめた日報を指します。営業目標に対する達成状況や営業の所感を記録し、上司が確認することで翌日以降の営業戦略に活用します。 |
いずれの日報も、上司に報告したり社内で共有したりすることで、業務の状況を正しく把握するために使われます。
【例文あり】日報に書くべき内容とは
以下では、日報に書くべき内容を一覧でご紹介します。必要に応じて項目を追加し、進捗の共有やノウハウの蓄積に最適な日報を作成しましょう。
（1）基本情報
日報に欠かせない基本情報は以下のとおりです。
- 作業内容
- 作業時間
その日に取りかかった業務を洗い出しましょう。万が一、依頼していた作業が記載されていなかった場合には「対応が漏れてないか」をすぐに確認できます。
各作業に、どのくらい時間をかけたのかは押さえておくべき要素です。一つの作業に必要以上に時間がかかっている場合には、後続する業務を圧迫しかねないので、対策を講じましょう。
上記は、1日の業務内容を整理する前提となる情報のため、漏れがないように正しく記入しましょう。
（2）業務内容
業務内容は「時間・場所・内容・成果」を、具体的かつ定量的に記録しましょう。
具体的に書けば、あとから振り替えても分かりやすい日報となるうえ、書き手と読み手で認識の齟齬もなくなります。また、業務内容や成果は数字を使って定量的に表すと、目標との差分が可視化されるので改善策を打ち出しやすくなります。
ただし、内容を細かく記載しすぎると読みづらくなる可能性があるため、箇条書きや見出しを利用して体裁を整えましょう。
（3）所感
1日の業務を通して得た「課題点」や「改善点」、「疑問点」などを記入します。
目標の達成度に加えて背景や理由などを記載すると、誰が見てもわかりやすい分析結果となります。同時に、自身の考えや取り組み方に問題がないかを整理する場にもなるので、1日を振り返るうえで有効です。
一方、所感の項目は単なる「感想」にならないように注意しましょう。分析結果を客観的に記入することで、社内へのノウハウの蓄積にもつながります。
【負担軽減】社内に定着させるべき日報の書き方
ここでは、日報を書くときの3つのコツをご紹介します。以下のポイントを社内メンバーへ伝えておけば、業務に役立つ日報の作成につながります。
（1）当日中に書く
1つ目のポイントは、日報を当日中に書くことです。
記憶が鮮明なうちに記入・提出すれば業務を具体的に振り返れるうえ、翌日以降に反省点や改善点を活かすことができます。一方、日報が後回しになる原因は、「作成が面倒だ」というイメージを社員が抱いていることにあります。
そのため、誰でもストレスなく日報を作成できるツールを導入するなど、社員が日報を作成しやすい環境を整えることが重要です。
（2）テンプレートを活用する
2つ目のポイントは、テンプレートを利用することです。
テンプレートを導入すれば、「何を日報で報告すれば良いのか分からない」という悩みがなくなり、日報の作成時間を短縮できます。また、形式が統一されるため、日報を確認する管理者側の負担も軽減されるのです。
このように、テンプレートの利用は上司と部下の双方にとって大きなメリットがあります。そのため、日報を管理できるツールのなかでも、「Stock」をはじめとした、面倒な入力作業を簡略化する「テンプレート機能」を搭載するものがおすすめです。
（3）5W2Hを意識する
4つ目のポイントは5W2Hを意識した文章を書くことです。5W2Hとは、以下の7つの要素を指します。
- When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）
- How（どのように）、How Much/How Many（いくら、いくつ）
過剰に情報を記載すると冗長になり、あとから確認したときに分かりにくくなってしまいます。そこで、5W2Hを意識すれば要点を押さえた文章を作成できるので、情報の抜け漏れが起こりにくいです。
ビジネスに日報を取り入れる4つのメリット
ここでは、日報の運用による4つのメリットをご紹介します。
以下の内容を全社員へ周知すれば、日報作成に対する社員の理解を促せるので、「日報が形骸化している」と悩んでいる方必見です。
（1）情報共有・管理ができる
1つ目のメリットは、社内での情報共有・管理ができることです。
日報は、業務の進捗共有だけでなく、上司からのフィードバックやメンバー間での意見交換といった情報共有にも活かせます。情報共有が円滑になれば、ストレスなく意思疎通ができ、業務を滞りなく進められるようになるのです。
そのため、日報は重要な社内情報として適切に管理しなければなりません。しかし、手書きメモといったアナログな方法で日報を運用すると、手渡しなどのやり取りで管理が追いつかなくなってしまいます。
したがって、日報をスムーズに確認できる体制を整えるには、時間や場所を問わずアクセス可能なITツールを使う方法がおすすめです。
（2）PDCAサイクルを回せる
2つ目のメリットは、PDCAサイクルを回せることです。
日報自体が1日のPDCAサイクルを再現しているため、日報を正しく記入すれば社員は継続的に成長できます。PDCAサイクルとは、以下4つのプロセスを繰り返すことです。
- Plan(計画)＝当日の目標
- Do(実行)＝業務の実行
- Check(評価)＝業務の振り返り
- Action(改善)＝翌日の目標
PDCAサイクルを確立すると個人の能力の向上に大きくつながり、会社全体でパフォーマンスの上昇が期待できます。
（3）コミュニケーションに役立つ
3つ目は、コミュニケーションに役立つことが挙げられます。
日報は提出して終わりではなく、提出後に上司からフィードバックをもらう必要があります。そのため、業務で生じた質問や相談を日報へ書き込んでアドバイスをもらうなど、コミュニケーションの手段として活用できるのです。
以上のように、テレワークも浸透しているなか、減少しがちなコミュニケーションにおいて、日報がその起点になることは大きなメリットです。
（4）ノウハウを蓄積できる
4つ目のメリットは、ノウハウを蓄積できる点です。
日報には、業務で生じた課題や改善点、それらの解決策を記載していきます。つまり、日報を社内で共有すると、業務で発生した問題とその解決法がノウハウとして蓄積されるので、社内の知的財産になるのです。
ただし、日報でノウハウを蓄積・活用するには、日報が流されずに保管され、かつ必要なときにアクセスが可能な環境を整えなければなりません。
そのため、昨今では、メンバー単位で「日報フォルダ」を作成でき、かつ高度な検索機能で欲しい情報がすぐに見つかる「Stock」のようなITツールが日報作成に注目されているのです。
【メール/Word・Excel/日報ツール】日報を書く3つの手段
日報を書く手段には「メール」「Word・Excel」「日報を作成・管理できるITツール」の3つがあります。
各手段にはそれぞれメリット・デメリットが挙げられます。以下の内容を踏まえて、自社に合う方法で日報を運用しましょう。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| メール |
・社内の個人メールアドレスを利用すれば追加費用が掛からない |
・受信者しか日報を確認できないので、都度宛先を設定する手間がある
・他の業務連絡に埋もれてしまうので検索性が悪い |
| Word・Excel |
・テンプレートを使えば作成時間を短縮できる |
・メールで共有するとほかの連絡に埋もれてしまい、目的の情報を探しにくい
・訂正があった場合にはその都度ファイルを共有し直す手間がかかる |
| 日報を作成・管理できるITツール |
・インターネット経由で使えるITツールを選べば、時間や場所を問わず日報の作成・管理が可能になる |
・とくに非IT企業で導入する場合、多機能なツールは運用が難しく現場に混乱を生む |
上記3つの方法の中では、ITツールが最も効率的に日報を作成・管理できると言えます。ただし、多機能なITツールでは全社員が使いこなせないので、「Stock」のようにシンプルな操作性のツールを導入しましょう。
メールやエクセルよりも日報作成に使うべきツール
以下では、日報の作成から管理までを効率化できるおすすめのツールをご紹介します。
日報を正しく運用できれば、業務を円滑に進められます。しかし、日報の数が増えるとメールは情報が流れてしまったり、ExcelやWordだと管理が煩雑化してしまい、情報へのアクセス性が下がってしまいます。
とはいえ、多機能なツールは便利であっても操作が難しい傾向にあるため、利用頻度の高い”日報の作成”には不向きだと言えます。したがって、Excelやメールのようなデメリットを解消しつつ、ストレスなく毎日使い続けられる「ITツール」を導入しましょう。
結論、日報を業務に活用するには、日報の作成・管理に必要な機能に過不足なく、誰でも簡単に使いこなせるツール「Stock」が必須です。
Stockでは、1日ごとに「ノート」を分けて日報を作成しつつ、メンバーごとに「フォルダ」を分けて管理できるので、必要な情報をすぐに振り返れます。また、ノートには「メッセージ」を紐づけられるので、上司からのFBや細かな指示もStock上で完結します。
日報の作成・管理の負担をごっそり解決できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで日報を作成・管理した作成例
以下は、Stockを使って日報を作成・管理した例になります。
Stockでは、メンバーごとに「フォルダ」を作成し、部署単位でグルーピングして日報を作成・管理していくことが可能です。1日1ノートで作成していくことで、日報が煩雑化することなくすぐに振り返れるようになります。
また、Stockでは上図のように表を作成することも可能です。一度作成した表や項目は「テンプレート」として登録すれば、ワンクリックで瞬時に呼び起せるので、体裁を整えていく手間をなくせます。
【管理者必見】日報を社内に定着させるための2つのポイント
日報はしばしば「意味がない」と言われており、社内に定着させていくにはそれらの課題を解決していかなければなりません。また、日報を作成する側の心構えはもちろんですが、管理者側の日報に対する意識も改善していくことが大切です。
（1）情報資産を管理する意識を持つ
情報資産を管理する意識を持つことも、上司が注意すべきポイントのひとつです。
日報は重要な会社の情報資産なので、取り扱いに注意が必要です。とくに、日報に記載されたノウハウや顧客情報は、流出を防ぐために徹底した管理が求められます。
しかし、紙で日報を管理していると、情報がばらばらになってしまったり紛失してしまったりする可能性があるのです。したがって、日報を確実かつ簡単に蓄積できるITツールを利用して情報を管理するのがおすすめです。
（2）必ずフィードバックする
管理者側は、日報を受け取ったあとのフィードバックが必須です。
フィードバックするときは一言で返すのではなく、質問や提案を投げかけるなど、コミュニケーションにつながるかを意識しましょう。仮に、作成しても読まれないと認識されてしまえば、作成する側の”書くモチベーション”は低下してしまいます。
ただし、複数の部下を管理する上司の場合、ひとり一人にメールやチャットで、フィードバックしていくのは一苦労です。一方、作成した日報に紐づけるかたちでフィードバックを返せる「Stock」のようなツールを活用すれば、管理者側の負担もなくせます。
仕事で日報を書く意味やメリット・書き方まとめ
ここまで、日報の概要やメリット、書き方のポイントを中心にご紹介しました。
日報は、上司が業務の進捗を把握するためだけでなく、作成者自身が業務を振り返るための重要な資料になります。しかし、作成から管理までの負担が大きければ、社員は日報作成に消極的になり、日報で得られる「情報」の活用による業務効率化は実現できません。
したがって、日報を効率的かつ簡単に管理できるITツールを使い、日報を情報資産へと昇華させましょう。ただし、操作が複雑なツールでは、作成者はもちろん、管理者側の業務を圧迫することになりかねないので「毎日ストレスなく使えること」が大前提です。
結論、社内に日報を定着させるには、日報の作成から管理までを効率化でき、かつ誰でも簡単に操作できるツール「Stock」が必須です。
ぜひ「Stock」で個人・組織の成長につながる効果的な日報を作成し、効率よく共有・管理しましょう。
