日報で1日の目標を立てて業務を行い、振り返りをして翌日の目標設計に活かすサイクルを繰り返すことで、個人のスキルアップや業務全体のナレッジ蓄積に貢献できます。
 
しかし、「日報が形骸化しており業務へ十分に活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、日報の意味やメリット、書き方のポイントを中心にご紹介します。
 
  • 社員の日報に対する認識を統一し、日報を業務へ効果的に活用したい
  • 日報の書き方やポイントを理解し、意味のある日報を作成させたい
  • 効率的な日報の作成方法を確立し、日報が形骸化している状況から脱却したい
という方はこの記事を参考にすると、効率的な日報作成の方法が分かるほか、日報の内容をチームの成長へつなげるヒントも得られます。


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日報とは?

ここでは、日報の概要を解説します。日報の目的や作成するメリットを知りたい方は、以下の内容を押さえましょう。

日報を書く目的

日報は、日々の業務内容を上司やチームメンバーに報告する目的で作成します。
 
日報を通じてチームの作業進捗を把握すれば、進捗に遅れが生じている場合に上司が業務量を調整できます。また、日報でチーム内で個人の作業進捗や業務に関するノウハウを共有できるので、互いの動きを把握しながら効率よく作業を進められます。
 
このように、日報はチームの業務を滞りなく遂行するために重要な役割を担っており、適切に共有される必要があるのです。

日報の種別

日報は、以下のようにさまざまな種別があります。
 
意味
業務日報
業務の報告をまとめた日報を指します。おもに個人単位で記録することが多いほか、当日の業務内容だけでなく、翌日以降の予定も記録してスケジュール管理に役立てるケースが見られます。
作業日報
実施した作業の情報をまとめた日報を指します。おもに建設業で作成される点や、メンバーの作業にかかった所要時間を一覧で記載する点が業務日報と異なります。
営業日報
営業の成果をまとめた日報を指します。営業目標に対する達成状況や営業の所感を記録し、上司が確認することで翌日以降の営業戦略に活用します。
 
いずれの日報も、上司に報告したりチームで共有したりすることで、業務の状況を正しく把握するために使われます。
 
関連記事: 【必見】正しい日報管理の方法とは?紙で管理する問題点も解説


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日報の5つのメリット

ここでは、日報の運用による5つのメリットをご紹介します。
 
以下の内容を全社員へ周知すれば、日報作成に対する社員の理解を促せるので「日報が形骸化している」と悩むチームは必見です。

(1)情報共有・管理ができる

1つ目のメリットは、チームでの情報共有・管理ができることです。
 
日報は、業務の進捗共有だけでなく、上司からのフィードバックやメンバー間での意見交換といった情報共有にも活かせます。情報共有が円滑になれば、ストレスなく意思疎通ができ、業務を滞りなく進められるようになるのです。
 
そのため、日報は重要な社内情報として適切に管理しなければなりません。しかし、手書きメモといったアナログな方法で日報を運用すると、手渡しする手間が発生し管理が煩雑になってしまいます。
 
したがって、日報をスムーズに確認できる体制を整えるには、時間や場所を問わずアクセス可能なITツールを使う方法がおすすめです。

(2)PDCAサイクルを回せる

2つ目のメリットは、PDCAサイクルを回せることです。
 
日報自体が1日のPDCAサイクルを再現しているため、日報を正しく記入すれば社員は継続的に成長できます。PDCAサイクルとは以下4つのプロセスを繰り返すことです。
 
  • Plan(計画)=当日の目標
  • Do(実行)=業務の実行
  • Check(評価)=業務の振り返り
  • Action(改善)=翌日の目標
PDCAサイクルが確立すると個人の能力が向上するので業務効率が高まり、組織全体の生産性向上にもつながります

(3)社員の成長につながる

3つ目のメリットは、成長につながる点です。
 
日報作成時には、社員自らが目標を立てて業務内容を振り返る必要があります。そのため、目標と実績の分析を通じて、社員自身の良かった点や課題点、改善点といった「気づき」が得られるのです。
 
このように、日報で得られた気づきを次の業務に活かすことで業務効率やパフォーマンスを向上でき、社員の成長を促せます。

(4)コミュニケーションに役立つ

4つ目は、コミュニケーションに役立つことが挙げられます。
 
日報は提出して終わりではなく、提出後に上司からフィードバックをもらう必要があります。そのため、業務で生じた質問や相談を日報へ書き込んでアドバイスをもらうなど、コミュニケーションの手段として活用できるのです。
 
以上のように、テレワークも浸透しているなか、減少しがちなコミュニケーションにおいて、日報が起点になることはメリットになります。

(5)ノウハウを蓄積できる

5つ目のメリットは、ノウハウを蓄積できる点です。
 
日報の共有により業務の課題点や改善点、解決策がノウハウとして蓄積されて社内の知的財産になります。社内にノウハウが蓄積されると、業務の引き継ぎや新人研修にかかる教育コストが削減できるメリットが得られます。
 
ただし、日報でノウハウを蓄積・活用するには、日報が流されずに保管され、かつ時間や場所を問わずアクセス可能な環境を整えなければなりません
 
そこで、日報の管理が簡単にできる「Stock」のようなITツールを使えば、日報が確実に蓄積され、検索機能で素早く日報にアクセスできるのです。


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日報に書くべき内容とは

以下では、日報に書くべき内容を一覧でご紹介します。必要に応じて項目を追加し、進捗の共有やノウハウの蓄積に最適な日報を作成しましょう。

(1)基本情報

日報に欠かせない基本情報は以下のとおりです。
 
 
  • 日付
  • あとから日報を振り返るときに、いつ書いたものかを判断するために必要です。
  • 所属部署
  • 直属の上司以外も日報を確認する場合、所属部署も記載します。
  • 報告者名
  • 氏名を記載し、誰が書いたものなのかが分かるようにしましょう。
  • 始業時刻・終業時刻・勤務時間
  • 勤怠管理に活用します。
 
上記は、1日の業務内容を整理する前提となる情報のため、漏れがないように正しく記入しましょう。

(2)業務内容

業務内容は「時間・場所・内容・成果」を、具体的かつ定量的に記録しましょう。
 
具体的に書けばあとから振り替えっても分かりやすい日報となるうえ、書き手と読み手で認識の齟齬もなくなります。また、業務内容や成果は数字を使って定量的に表すと、目標との差分が可視化されるので改善策を打ち出しやすくなります。
 
ただし、内容を細かく記載しすぎると読みづらくなる可能性があるため、箇条書きや見出しを利用して体裁を整えましょう。

(3)所感

1日の業務を通して得た「課題点」や「改善点」、「疑問点」を記入します。
 
目標の達成度に加え、背景や理由などを記載すると、誰が見てもわかりやすい分析結果となります。
 
一方、所感の項目は単なる「感想」にならないように注意しましょう。分析結果を客観的に記入することで、チームへのノウハウの蓄積にもつながったりします。


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意味のない日報にしない書き方のポイント

ここでは、意味のない日報にしないための書き方のポイントをご紹介します。以下のポイントをチームメンバーへ伝えておけば、業務に役立つ日報の作成につながります。

当日中に書く

1つ目のポイントは、日報を当日中に書くことです。
 
記憶が鮮明なうちに記入・提出すれば業務を具体的に振り返れるうえ、早い段階でメンバー同士のスケジュール調整が可能になります。一方、日報が後回しになる原因は「作成が面倒だ」というイメージを社員が抱いていることにあります。
 
そのため、誰でもストレスなく日報を作成できるツールを導入するなど、社員が日報を作成しやすい環境を整えることが重要です。

必要な情報だけを書く

2つ目のポイントは、必要な情報だけを書くことです。
 
過剰に情報を記載すると、冗長になりあとから確認したときに分かりにくくなってしまいます。したがって、業務内容や課題点・改善策などの客観的な内容をメインに記録し、項目・内容を厳選しましょう。
 
ただし、日報をコミュニケーション手段として使う場合には、所感や相談事など作成者の主観的な内容を記載できる項目が必要です。日報の項目は、運用の目的に合わせて検討しましょう。

テンプレートを活用する

3つ目のポイントは、テンプレートを利用することです。
 
テンプレートを導入すれば「何を日報で報告すれば良いのか分からない」という悩みをなくし、日報の作成時間を短縮します。また、形式が統一されるため日報を確認する上司の負担も軽減されるのです。
 
このように、テンプレートの利用は上司と部下の双方にとって大きなメリットがあります。日報を管理できるツールのなかには「Stock」をはじめとした、面倒な入力作業を簡略化する「テンプレート機能」を搭載するものもあります。

5W2Hを意識する

4つ目のポイントは5W2Hを意識することです。5W2Hとは以下の7つの要素です。
 
  • 5W
  • When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、Why(なぜ)
  • 2H
  • How(どのように)、How Much/How Many(いくら、いくつ)
5W2Hを意識すれば要点を押さえた文章を作成できるので、情報の抜け漏れが起こりにくくなります。日報を通して互いの状況を正確に伝えるために、5W2Hのフレームを利用しましょう。
 
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日報を書く3つの手段

日報を書く手段には「メール」「Word・Excel」「日報を作成・管理できるITツール」の3つがあります。
 
各手段にはそれぞれメリット・デメリットが挙げられます。以下の内容を踏まえて、自社に合う方法で日報を運用しましょう。
 
メリット デメリット
メール
・社内の個人メールアドレスを利用すれば追加費用が掛からない
・受信者しか日報を確認できないので、都度宛先を設定する手間がある
 
・他の業務連絡に埋もれてしまうので検索性が悪い
Word・Excel
・テンプレートを使えば作成時間を短縮できる
・メールで共有するとほかの連絡に埋もれてしまい、目的の情報を探しにくい
 
・訂正があった場合にはその都度ファイルを共有し直す手間がかかる
日報を作成・管理できるITツール
・インターネット経由で使えるITツールを選べば、時間や場所を問わず日報の作成・管理が可能になる
・とくに非IT企業で導入する場合、多機能なツールは運用が難しく現場に混乱を生む
 
上記3つの方法の中では、ITツールが最も効率的に日報を作成・管理できると言えます。ただし、シンプルなITツールでなければ全社員が使いこなせないので、「Stock」のような誰でも直感的に利用可能なツールを導入しましょう。
 
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日報の作成から管理までを効率化できるおすすめのツール

以下では、日報の作成から管理までを効率化できるおすすめのツールをご紹介します。
 
日報は正しく運用すれば、業務を円滑に進められます。しかし、「ExcelやWordで作成し・メールで共有・ダウンロードして管理」と作業工数が多くなれば、チームメンバーが日報の運用を「面倒くさい」と感じる原因になってしまうのです。
 
したがって、日報の作成から管理までを一元化できる「ITツール」を利用して、社員が日報を作成しやすい環境を整えましょう。とくに、誰でも簡単に使えるツールであれば、社員が使いこなせずに放置される心配もありません。
 
結論、日報を業務に活用するには、非IT企業の65歳以上の社員でも簡単に使いこなせて、日報の作成から管理までを効率化できる「Stock」が必須です。
 
Stockの「ノート」で作成した日報はすぐに任意のメンバーへ共有され、直感的な「ファイル」で簡単に管理できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば話題が混ざらないので、複数の部下へ同時に日報のフィードバックを伝えても混乱しません。

面倒な日報を誰でも簡単に作成・管理できる「Stock」

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

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江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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日報を見る上司が注意すべき点

ここでは、日報を見る上司が注意すべき点を解説します。以下の内容を把握しておかなければ、日報を通じたコミュニケーションの活性化ができなくなくなってしまうので注意しましょう。

日報で叱責しない

日報では部下を叱責しないように注意しましょう。
 
とくに、チーム全体で日報を共有している場合、日報内で叱責するとほかのメンバーが確認できてしまうため、人前で叱責されることと同じくストレスを生む原因となってしまうのです。日報のなかで部下の業務に課題を感じた場合は、叱責するのではなく自身の経験をもとにアドバイスをするのが効果的です。
 
日報はコミュニケーション手段と捉え、部下と良好な関係を築くことを心がけましょう。

必ずフィードバックする

日報を受け取ったあとのフィードバックは不可欠です。
 
ただし、一言で返すのではなく、質問や提案を投げかけるなどコミュニケーションにつながるフィードバックを意識しましょう。
 
積極的なフィードバックは、部下のモチベーション向上や互いの信頼関係の構築に役立ちます。また、コミュニケーション不足によるトラブルも未然に防止できるのです。

情報資産を管理する意識を持つ

情報資産を管理する意識を持つことも、上司が注意すべきポイントのひとつです。
 
日報は重要な会社の情報資産なので、取り扱いに注意が必要です。とくに、日報に記載されたノウハウや顧客情報は、流出を防ぐために徹底した管理が求められます。
 
しかし、紙で日報を管理していると、情報がばらばらになってしまったり紛失してしまったりする可能性があるのです。したがって、日報を確実かつ簡単に蓄積できるITツールを利用して情報を管理するのがおすすめです。
 
関連記事: 【無料あり】おすすめのWeb社内報アプリ7選!選定ポイントも紹介
 
関連記事: 部下が日報に強制感を持つのはなぜ?理由と解決策を紹介


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作成した日報の共有方法とは

ここでは、作成した日報の共有方法を紹介します。以下のように正しく共有しなければ、日報の共有方法が属人化し、情報が分散する原因になってしまうので注意しましょう。

日報管理ツールで共有する

日報の共有には「日報管理ツール」の導入が有効です。
 
日報管理ツールを導入すると、クラウド上で簡単に日報が共有でき、過去の日報へも容易にアクセス可能です。さらに、日報の管理・共有だけでなく、未提出時には通知機能により日報の提出を促せるので、提出漏れを防ぎます。
 
また、日報管理ツールを用いることで、出張先などオフィス以外の場所からでも日報を提出可能になり、社員の負担を削減できるようにもなるのです。

グループウェアで共有する

グループウェアを適切に活用することで、効果的に日報を共有できます。
 
グループウェアとは、「組織内の情報共有に役立つ、幅広い機能が備わったソフトウェア」を指します。グループウェアを活用すると、日報以外にも顧客情報やマニュアルを管理できるので、ひとつのツールで情報を一元管理したい場合に便利です。
 
しかし、多機能なグループウェアは、使いこなせなければ導入した費用対効果が低くなってしまうので、導入は慎重に検討しましょう。


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日報の意味やメリット・書き方まとめ

ここまで、日報の概要やメリット、書き方のポイントを中心にご紹介しました。
 
日報は、業務の進捗状況の把握や業務に関するノウハウを蓄積できる重要な資料です。しかし、作成から管理までの負担が大きければ、社員は日報作成に消極的になり、日報で得られる「情報」の活用による業務効率化は実現できません。
 
したがって、日報を効率的かつ簡単に管理できるITツールを使い、日報を情報資産へと昇華させる必要があるのです。
 
そこでたとえば、Stockのように、日報の管理に必須の「情報管理」機能を過不足なく備え、かつ誰でも簡単に操作できるツールが求められるのです。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で個人・チームの成長につながる効果的な日報を作成し、効率よく共有しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。