企業活動を円滑にするには、他部署との連携が欠かせません。そこで、部署間の連携を強化するにあたり、社内のコミュニケーションを活性化したり、横断的に情報共有したりできる仕組みが求められています。
しかし、「他部署との連携を強化したいが、具体的な方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、他部署との連携を強化するメリットやコツ・成功事例を中心にご紹介します。
- 他部署との連携を強化して業務を円滑に進めたい
- 他社の成功事例を把握して自社の取り組みに役立てたい
- 他部署との連携を効率化できるツールがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、他部署との連携強化を具体的にイメージして取り組みを実施できます。
目次
他部署との連携を強化するメリット3選
以下では、他部署との連携を強化するメリットについて解説します。部署間連携の強化によるメリットには「業務の円滑化」や「職場環境の改善」「イノベーションの促進」の3つが挙げられます。
（1）業務が円滑に進められる
他部署との連携を強化すると、業務が円滑に進められます。
なぜなら、組織として一体感を持って、共通の目標に向かって仕事に取り組めるようになるからです。たとえば、他部署同士の連携が密になっていれば、ノウハウを共有したり、トラブルが発生した際にフォローしやすくなったりします。
したがって、部署間の連携が強化されることによって、部門同士で補い合う関係性を生み出し、自部署だけで対応するよりもスムーズに業務がこなせるようになるのです。
（2）職場への定着率を高められる
他部署との連携が強まれば、社内コミュニケーションが促進されて、職場への定着率を高められます。
実際に、HR総研の【HR総研：「若手人材の離職防止」に関するアンケート 結果報告】によると、「効果が感じられる若手人材の離職防止を意識した取組み」として、6割の企業が「社内コミュニケーションの活性化」を挙げています。
つまり、社内コミュニケーションが離職防止に有効であることがわかります。そこで、他部署との交流があれば、直属の上司を含む自部署メンバーには相談しづらい悩みも、誰かに相談できるようになるので、結果として職場への定着率が高められるのです。
（3）イノベーションを促進できる
他部署との連携を強化すると、イノベーションが生まれやすくなります。
他部署とのコミュニケーションを通じて、自部署の業務だけでは得られない、専門的な知見を得ることができます。そして、新しいアイデアが生まれたり、他部署と連携したプロジェクトを開始したりするきっかけとなるのです。
以上のように「他部署のアイデアや仕事が、どのように自部署に影響して、何か活かせることはあるのか」といった相互理解を深めることで、新しい価値を生み出せるようになるのです。
他部署との連携が難しい・うまくいかない3つの原因とは
ここでは、他部署との連携が難しい・うまくいかない原因について解説します。部署間連携を成功させたい企業は、以下の内容に注意して連携強化に取り組みましょう。
（1）仕事の目的を理解していない
社内メンバーが仕事の目的を理解していないと、他部署との連携も失敗しやすくなります。
なぜなら、仕事で果たす役割を理解していなければ、他部署と協力して業務を進める意義も感じられず、積極的なコミュニケーションにつながらないからです。したがって、まずは仕事の目的を社員に浸透させることが必要です。
たとえば、企業の抱えるミッションを周知し理解させることも方法のひとつです。ビジョンが社内に浸透すれば、仕事の目的意識を持てるだけでなく、社員同士が共通認識を持ってコミュニケーションをとれるので、他部署との円滑な連携につながります。
（2）他部署の業務状況を知らない
部署間連携がうまくいかない原因に、他部署の業務状況を知らないことが挙げられます。
他部署の業務状況を理解できていない場合、やりとりに消極的になってしまいます。実際に、コクヨ株式会社の【部署間コミュニケーションの現状と課題】によると「他部署とのコミュニケーションで困っていること」に対し、以下の回答がされています。
- 気軽に話しかけられる場所がない
- 業務内容がわからず声をかけづらい
- 共通の話題がない
- 繁閑状況がわからず声をかけづらい
調査からもわかるように、「業務内容」や「繁閑状況」を把握できないと、話すべき内容やタイミングが分からず、他部署との連携は強化されません。そのため、社内の業務を可視化できる仕組みをつくって、部署間の相互理解を深める点が重要です。
（3）他部署とのコミュニケーションが不足している
他部署とのコミュニケーションが不足していると、メンバー同士の相互理解が深まらないので、連携がうまくとれません。
たとえば、HR総研の【HR総研：社内コミュニケーションに関するアンケート2022 結果報告1】によると、「社内コミュニケーション不足による業務障害の内容」として7割の企業が「部門間・事業所間の連携」を挙げており、コミュニケーション不足が他部署との連携を妨げることがわかります。
したがって、他部署との連携を強化するには、他部署の業務状況がわかる仕組みづくりが必要です。具体的には、「ナレカン」のような情報共有ツールを使って、非対面でも連絡をとりやすい体制を整えましょう。
他部署との連携を強化するコツ2選
ここでは、他部署との連携を強化するコツ2選をご紹介します。以下の内容は、部署間の連携強化の成功に欠かせないため必見です。
（1）会社の課題や目標を浸透させる
他部署との連携を強化するためには、会社の課題や目標を浸透させる必要があります。
なぜなら、全社員が会社の課題や目標を理解することで、異なる部署でも同じ意識をもって業務に取り組めるようになるからです。課題や目標に対する共通認識があれば、自然と一体感が生まれ、互いにコミュニケーションがとりやすくなります。
したがって、会社の課題や目標を社内に浸透させ、社員が同じ方向を向いて業務に取り組めるようにすることが、自然と他部署との連携強化につながるのです。
（2）他部署との情報共有を徹底する
他部署との情報共有を徹底することも、部署間の連携を促進するのに重要です。
それぞれの部署の業務状況やナレッジなどを共有することで、部署間の相互理解を深めることができ、結果的にコミュニケーションの円滑化にもつながります。
一方で、部署間の情報共有が徹底されていないと、誤解が生まれたり、業務の進捗に遅れが出たりしてしまう恐れがあるのです。
したがって、「ナレカン」のようにスマホやタブレットからでも気軽に情報共有できるITツールを使って、現場・オフィス問わず、効率的かつ確実に情報を共有できる仕組みをつくりましょう。
【これで解決】他部署との連携を効率的に強化できるツール
以下では、他部署との連携を効率的に強化できるツールをご紹介します。
他部署との連携を強化するには、部署間の垣根を越えて情報共有できる仕組みづくりが不可欠です。「誰が、どの作業を担当しているのか」が把握できれば、声がけがしやすくなるほか、仲間意識を持って業務に取り組めます。
ただし、他部署の情報も扱うようになると、情報の整理が難しいため「必要な情報へ適切にアクセスできるツール」を導入しましょう。たとえば、「フォルダ単位で情報を整理しつつ、閲覧・編集権限を設定できるツール」であれば、部署間のトラブルを防げます。
結論、他部署との連携を強化するには「フォルダ」で部署ごとに情報を整理をしながら、必要な情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」にはあらゆる情報を残せるほか、多階層かつアクセス権を自由に設定できる「フォルダ」で、適切に情報を共有できます。また、生成AIによる「自然言語検索」では、権限を付与された範囲内で、欲しい回答を生成してくれるのが特徴です。
簡単に社内情報を共有・管理できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンの機能紹介＞
＜コメント機能＞
ナレカンでは社内情報を残した記事に、コメントを残せます。また、コメントには「いいね」と簡単にリアクションが取れるので、コミュニケーションの促進に役立ちます。
＜自然言語検索機能＞
ナレカンには、”上司に質問するように、欲しい情報を探せる”、生成AIを活用した自然言語検索機能が備わっています。したがって、他部署の情報も簡単に入手し、効率的な情報共有の仕組みを構築できるのです。
他部署との連携強化に成功した事例3選
ここでは、他部署との連携強化に成功した事例3選について解説します。以下の事例を参考にして、自社の取り組みに役立てましょう。
事例1｜株式会社オープンストリーム
株式会社オープンストリームでは、合併により社員数が増加し、社員同士が顔と名前を認識できない課題がありました。また、プロジェクトによって頻繁にメンバーが入れ替わるため、プロジェクト開始前に互いを理解できる環境をつくる必要がありました。
そこで、情報共有ツールを導入し、社員がプロフィールを記載し、相手のバックボーンを知りやすい仕組みを整えました。さらに、トップや管理職が定期的に自身の考えを配信できる場をつくったのです。
その結果、メンバー同士で声がかけやすくなり、コミュニケーションの機会が増加して横のつながりが強化されました。また、イベントや部会時の写真・動画を投稿するなかで、情報を記録・蓄積・共有する意識が高まりました。
事例2｜株式会社フルスピード
株式会社フルスピードでは、情報の蓄積・共有ができない課題がありました。そのため、「ナレッジサイト」や「ナレッジの共有ルール」がうまく運営できず、ナレッジ管理が浸透していなかったのです。
そこで、情報共有ツールを導入して、メモや質問を共有できる仕組みをつくりました。また、勉強会を実施して、共有した内容を振り返るようにしました。
その結果、他部署の業務状況を把握できるようになり、部署間のナレッジ共有が実現しました。
事例3｜株式会社ミナジン
株式会社ミナジンでは、全国に新部門が立ち上がるなかで、互いの業務が把握しづらく連携が難しい課題がありました。また、仕事の成果を「フィードバックする」「社員同士で共有・称賛する」文化がなく、仕事に関するコミュニケーションが不足していました。
そこで、ピアボーナス(社員同士で報酬を贈り合う制度)ツールを導入して、仕事の成果を主体的に共有できる仕組みをつくりました。そして、拠点・部門が異なるメンバー同士でも称賛し合える体制を整えたのです。
その結果、「成果に対する承認」「部署間での協力」「事業やサービスへの誇り」に関するエンゲージメントスコア(会社への思い入れを数値化したもの)が高まりました。さらに、互いに認め合う組織風土が形成され、部門を超えたメンバー同士がクロスセル推進に取り組むようになりました。
他部署との連携を強化するメリット・コツや方法まとめ
これまで、他部署との連携を強化するメリット・コツや方法を中心にご紹介しました。
他部署との連携を強化すると、「業務の円滑化」や「職場への定着率向上」が可能です。ただし、仕事の目的を理解していなかったり、他部署に対する「業務への理解」や「コミュニケーション」が不足していると、部署間の連携は失敗してしまいます。
そのため、他部署の業務状況やナレッジを把握できる情報共有の仕組みをつくらなければなりません。そこで、「情報共有ツール」を導入すれば、部署間の情報共有を促進して、連携しながら業務に取り組めるのです。
したがって、他部署との連携強化には、円滑なコミュニケーションと効率的な情報共有の仕組みを構築できるツール「ナレカン」が最適です。また、ナレカンでは、情報の公開メンバーを自由に設定できるので、むやみやたらに情報が分散する事態を防げます。
ぜひ「ナレカン」を導入し、他部署との連携強化に取り組みましょう。
