企業の活動を円滑に行うには、他部署との連携が欠かせません。部署間連携を強化すると、社内のコミュニケーションや情報共有が促進されて、業務を効率的に進められるようになります。
しかし、他部署との連携を強化する具体的な取り組みがわからずに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、他部署との連携を強化するメリット・成功事例を中心にご紹介します。
- 他部署との連携を強化して、働きやすい職場環境をつくりたい
- 他社の成功事例を把握して自社の取り組みに役立てたい
- 他部署との連携を効率的に強化できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、他部署との連携強化を具体的にイメージして取り組みを実施できます。
目次
他部署との連携を強化するメリットとは
以下では、他部署との連携を強化するメリットについて解説します。部署間連携の強化には、「業務の円滑化」や「職場環境の改善」などさまざまなメリットがあるのです。
業務が円滑に進められる
他部署との連携を強化すると、業務が円滑に進められます。
なぜなら、組織として一体感を持って、共通の目標に向かって仕事に取り組めるようになるからです。たとえば、他部署同士の連携が密になっていれば、ノウハウを共有したり、トラブルが発生した際にフォローしやすくなったりします。
また、部署間の「アイディア交換」や「活発なコミュニケーション」が促進されるので、互いの知識・経験を持ち寄って、新たな価値の創造につなげられます。このように、部署間の連携を強化すると、社員全員が団結しやすくなり、結果として業務を円滑に進められるのです。
職場への定着率を高められる
他部署との連携が強まれば、社内コミュニケーションが促進されて、職場への定着率を高められます。
実際に、HR総研の【HR総研：「若手人材の離職防止」に関するアンケート 結果報告】によると、「効果が感じられる若手人材の離職防止を意識した取組み」として、6割の企業が「社内コミュニケーションの活性化」を挙げており、社内コミュニケーションが離職防止に有効であることがわかります。
そこで、他部署との連携を強化すると、社内でコミュニケーションをとれるメンバーの幅が広がります。そのため、直属の上司を含む自部署メンバーには相談しづらい悩みも他部署メンバーに話しやすくなるので、結果として職場への定着率が高められるのです。
他部署との連携が失敗する原因とは
ここでは、他部署との連携が失敗する原因について解説します。部署間連携を成功させたい企業は、以下の内容に注意して連携強化に取り組みましょう。
仕事の目的を理解していない
社内メンバーが仕事の目的を理解していないと、他部署との連携も失敗しやすくなります。
他部署連携の意義を社員が感じていない場合、仕事で果たすべき目的を理解していない可能性があります。したがって、まずは仕事の目的を社員に浸透させることが必要です。
たとえば、企業のビジョンを伝えることで仕事におけるミッションを理解させることも方法のひとつです。ビジョンが社内に浸透すれば、社員同士が一体感を持ってコミュニケーションを行えるので、他部署との連携もとりやすくなります。
他部署の業務状況を知らない
部署間連携が失敗する原因として、他部署の業務状況を知らないことが挙げられます。
なぜなら、他部署の業務状況を理解していないとコミュニケーションがとりにくくなるからです。実際に、コクヨ株式会社の【部署間コミュニケーションの現状と課題】によると、「他部署とのコミュニケーションで困っていること」として、以下の内容が回答されています。
- 気軽に話しかけられる場所がない
- 業務内容がわからず声をかけづらい
- 共通の話題がない
- 繁閑状況がわからず声をかけづらい
調査からもわかるように、「業務内容」や「繁閑状況」を把握できないと、話すべき内容やタイミングが分からず、他部署との連携は強化されません。そのため、社内の業務を可視化できる仕組みをつくって、部署間の相互理解を深める点が重要です。
他部署とのコミュニケーションが不足している
他部署とのコミュニケーションが不足していると、メンバー同士の相互理解が深まらないので、連携がうまくとれません。
たとえば、HR総研の【HR総研：社内コミュニケーションに関するアンケート2022 結果報告1】によると、「社内コミュニケーション不足による業務障害の内容」として7割の企業が「部門間・事業所間の連携」を挙げており、コミュニケーション不足が他部署との連携を妨げることがわかります。
したがって、他部署との連携を強化するには、コミュニケーションを取りやすい環境をつくる必要があります。具体的には、部署間のコミュニケーションが活発化している企業は、「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールを使って、日常業務でのやりとりを効率化しているのです。
他部署との連携強化に成功した事例3選
ここでは、他部署との連携強化に成功した事例3選について解説します。以下の事例を参考にして、自社の取り組みに役立てましょう。
(1)株式会社オープンストリーム
株式会社オープンストリームでは、合併により社員数が増加し、社員同士が顔と名前認識できない課題がありました。また、プロジェクトによって頻繁にメンバーが入れ替わるため、プロジェクト開始前に互いを理解できる環境をつくる必要がありました。
そこで、情報共有ツールを導入し、社員がプロフィールを記載し、相手のバックボーンを知りやすい仕組みを整えました。さらに、トップや管理職が定期的に自身の考えを配信できる場をつくったのです。
その結果、メンバー同士で声がかけやすくなり、コミュニケーションの機会が増加して横のつながりが強化されました。また、イベントや部会時の写真や動画を投稿するなかで、情報を記録・蓄積・共有する意識が高まりました。
(2)株式会社フルスピード
株式会社フルスピードでは、情報の蓄積・共有ができない課題がありました。そのため、「ナレッジサイト」や「ナレッジの共有ルール」がうまく運営できず、ナレッジ管理が浸透していなかったのです。
そこで、情報共有ツールを導入して、メモや質問を共有できる仕組みをつくりました。また、勉強会を実施して、共有した内容を振り返るようにしました。
その結果、他部署の業務状況を把握できるようになり、部署間のナレッジ共有が実現しました。
(3)株式会社ミナジン
株式会社ミナジンでは、全国に新部門が立ち上がるなかで、互いの業務が把握しづらく連携が難しい課題がありました。また、仕事の成果を「フィードバックする」「社員同士で共有・称賛する」文化がなく、仕事に関するコミュニケーションが不足していました。
そこで、ピアボーナス(社員同士で報酬を贈り合う制度)ツールを導入して、仕事の成果を主体的に共有できる仕組みをつくりました。そして、拠点・部門が異なるメンバー同士でも称賛し合える体制を整えたのです。
その結果、「成果に対する承認」「部署間での協力」「事業やサービスへの誇り」に関するエンゲージメントスコア(会社への思い入れを数値化したもの)が高まりました。さらに、互いに認め合う組織風土が形成され、部門を超えたメンバー同士がクロスセル推進に取り組むようになりました。
他部署との連携を効率的に強化できるツール
以下では、他部署との連携を効率的に強化できるツールをご紹介します。
事例からもわかるように、他部署との連携を強化するには、他部署の業務状況やナレッジを把握できる情報共有の仕組みづくりが必要です。他部署との情報共有が定着すればメンバー間で声がかけやすくなるので、互いに協力しながら業務を円滑に進められます。
そこで、「情報共有ツール」を導入すれば、部署間の情報共有を効率化して他部署との連携を強化できます。ただし、操作方法が複雑だと連絡ミスが発生してかえって他部署との連携が阻害される恐れがあるので、「非IT企業でも直感的に使いこなせるほどシンプルな機能のツール」を導入しましょう。
結論として、他部署との連携を効率的に強化するには非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に使える情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、あらゆる情報をストックして他部署と共有しつつ「フォルダ」で部署ごとに整理して管理できます。また、「メッセージ」「タスク」がノートに紐づいているので、他部署と連携をとっても情報が錯綜しません。
簡単に社内の情報を共有できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
他部署との連携を強化するメリット・成功事例まとめ
これまで、他部署との連携を強化するメリット・成功事例を中心にご紹介しました。
他部署との連携を強化すると、「業務の円滑化」や「職場への定着率向上」が可能です。ただし、仕事の目的を理解していなかったり、他部署に対する「業務への理解」や「コミュニケーション」が不足していると、部署間の連携は失敗してしまいます。
そのため、他部署の業務状況やナレッジを把握できる情報共有の仕組みをつくらなければなりません。そこで、「誰でも簡単に使いこなせる情報共有ツール」を導入すれば、部署間の情報共有を促進して、連携しながら業務に取り組めるのです。
したがって、他部署との連携には、誰でも導入即日で活用できるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」が最適です。実際に、非IT企業を中心とした150,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、他部署との連携強化に取り組みましょう。
