仕事を円滑に進めるには、社内やプロジェクトのメンバーと情報を共有する「業務連絡」が欠かせません。とくに、ビジネスでは効率性が求められるので、スムーズにやりとりできる環境づくりが重要です。
しかし、「業務連絡の書き方が分からず、時間がかかってしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務連絡の書き方やポイント・例文をご紹介します。
- 仕事の連絡ノートの書き方を知りたい
- 業務連絡の例文やテンプレートを参考にしたい
- 効率よく業務連絡ができる方法を探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、スムーズに業務連絡をする方法が分かり、作業を効率よく進められるようになります。
目次
仕事の連絡ノートの書き方とは
上司や同僚に業務連絡するときは、以下の構成が一般的です。
- 件名（例：△△の資料提出について）
- 宛名（例：経理部 副部長 田中様)
- 挨拶＋名前（例：お疲れさまです。人事部 佐藤です。）
- 要件（例：表題の件について、ご連絡いたします。）
- 詳細（例：〇〇をするにあたり、△△のご提出をお願いいたします。）
- 結びの挨拶（例：お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。）
- 署名（例：名前・部署・電話番号・メールアドレス）
メールで業務連絡をやりとりするときには、以上の項目を参考に作成しましょう。また、LINEで業務連絡をする場合、相手とのチャット内でやりとりが完結するので、「宛名」や「署名」を記載する必要はありません。
失敗しない業務連絡の3つのポイント
ここでは、失敗しない業務連絡の3つのポイントをご紹介します。以下のポイントを押さえた連絡を心がけて、業務を円滑に進めましょう。
（1）用件を明確にする
業務連絡のときは、用件がすぐに伝わるようにまとめましょう。
メールで業務連絡する場合、ほかのメッセージで埋もれてしまい、重要な連絡を見落としてしまうリスクがあります。そのため、たとえば「【至急】〇〇のお願い」といったように、件名から”用件”や”緊急性”が伝わるような工夫が重要です。
このように、共有事項を確実に伝えるためにも、用件を明確に記載すべきです。また、返信が必要な連絡であれば、件名に「要返信」と記載したり、返信の期限を明記したりしましょう。
（2）分かりやすい構成にする
読み手にとって分かりやすい構成にすることも重要です。
冗長な文章は読み手にとってストレスとなるほか、誤った解釈にもつながるので、分かりやすく簡潔にまとめましょう。たとえば、構成ごとに行間を空けたり、「結論→詳細」といった順でまとめたりすると、読み手が内容を把握しやすいです。
このように、業務連絡を書くときは、読み手を意識した分かりやすい文章にしましょう。
（3）迅速に報告・連絡をする
業務に関する共有事項は、早めの報告・連絡を意識しましょう。
相手に作業を依頼する場合、期限が短いほど相手の負担になるので、可能な限り早く伝える必要があります。また、社員間で共通認識を持ってスムーズに作業を進めるためにも、迅速な報告・連絡は不可欠です。
しかし、LINEやメールで連絡を取る場合、ほかのメッセージに埋もれて、重要な連絡事項を見落とすケースが少なくありません。したがって、ビジネスに関するやりとりには、情報が流れずに蓄積される「Stock」のような情報共有ツールが最適です。
＜メール・LINE別＞業務連絡のテンプレート5選
ここでは、業務連絡のテンプレートをメール・LINE別で5つご紹介します。以下の例文をコピー＆ペーストして具体的な内容を記載すれば、簡単に文章を作成できます。
例文1｜資料の確認を仰ぐ場合
以下は、添付資料の確認を仰ぐときに使えるテンプレートです。相手に確認を求める場合は、依頼内容や期日を明確にして、情報に抜け漏れのないようにしましょう。
メールのテンプレート
【重要】会議資料の確認のお願い
〇〇部 〇〇様
お疲れ様です。〇〇です。
今週末の〇〇会議の資料を作成したので、本日中にご確認ください。
添付書類：〇〇会議資料（〇枚）
会議日時：〇月〇日 〇時～〇時
会議場所：第〇会議室
本日は終日社内におりますので、不明点があればいつでもご連絡ください。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
———————————
株式会社〇〇 広報部
〇〇
Mail：〇〇@〇〇.co.jp
———————————
以上のように、行間を適切に活用すると、視覚的に分かりやすいメールを作成できます。
LINEのテンプレート
お疲れ様です。
今週末の〇〇会議の資料を作成しました。
以下に資料ファイルを送信いたしますので、ご確認ください。
添付書類：〇〇会議資料（〇枚）
会議日時：〇月〇日 〇時～〇時
会議場所：第〇会議室
本日は終日社内におりますので、不明点があればいつでもご連絡ください。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
以上のように、LINEでは「宛先」や「署名」を記載する必要がありません。また、LINEは画像やファイルの閲覧・保存期間に制限があるので、資料を送信するときには注意が必要です。
例文2｜見積もり依頼をする場合
以下は、社内で見積もり依頼をするときに使えるテンプレートです。見積もりの依頼内容に間違いがないか送信前に確認しましょう。
メールのテンプレート
見積もり依頼（〇〇の件）
〇〇部 〇〇様
お疲れ様です。
経理部の〇〇です。
この度、下記の内容にて見積もりをご依頼させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
【見積もり依頼内容】
・対象：～～～～
・数量：～～～～
・案件：～～～～
・希望納期：～～～～
ご不明点などございましたら、お気軽にお問い合わせください。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
———————————
経理部 〇〇 〇〇
Mail：〇〇@〇〇.co.jp
———————————
見積もりが急ぎの場合は、「お手数ですが〇日までにご返信いただけますと助かります」と添えると、相手も自身のタスクに優先順位をつけやすくなります。
LINEのテンプレート
お疲れ様です。
この度、下記の内容にて見積もりをご依頼させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
【見積もり依頼内容】
・対象：～～～～
・数量：～～～～
・案件：～～～～
・希望納期：～～～～
ご不明点などございましたら、お気軽にお問い合わせください。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
LINEでは、メールのように太字などの文字装飾ができないので、【】（カッコ）や箇条書きなどを活用して重要情報を強調しましょう。
例文3｜催促・リマインドする場合
以下は、書類の提出を催促・リマインドするテンプレートです。丁寧な文章で敬意を示しつつ、「至急」などの単語を含めて、緊急性をアピールしましょう。
メールのテンプレート
【至急】出張費精算の提出のお願い
社員各位
お疲れ様です。
経理部の〇〇です。
先日、出張費精算の期限に関するメールをお送りしました。
未提出の方は、至急提出をお願いします。
期限：〇月〇日（〇）17:00まで
お忙しい時期かとは存じますが、期限日の厳守にご協力をお願いいたします。
———————————
株式会社〇〇 経理部
〇〇
Mail：〇〇@〇〇.co.jp
———————————
メールの場合、件名に「至急」と記載することで、見落としを防げます。また、たとえばOutlookでは、上記例文のように太字を活用して、重要な部分を強調できます。
LINEのテンプレート
お疲れ様です。
先日、出張費精算の期限に関するメッセージを送信しました。
未提出の方は、至急提出をお願いします。
期限：【〇月〇日（〇）17:00まで】
お忙しい時期かとは存じますが、期限日の厳守にご協力をお願いいたします。
LINEでは、「グループトーク」を使うことで、複数のメンバーへ同時にメッセージを送れます。また、「メンション」機能を使えば、未提出の人を名指しでメッセージを送ることが可能です。
例文4｜作業完了の報告をする場合
以下は、作業が完了したことを報告するときに使えるテンプレートです。報告する内容を箇条書きで簡潔にまとめましょう。
メールのテンプレート
作業完了のご報告
〇〇部 〇〇様
お疲れ様です。〇〇です。
先日、ご依頼いただいた「●●」につきまして、本日すべての対応が完了いたしましたのでご報告申し上げます。
なお、詳細は以下のとおりです。
・～～～～
・～～～～
・～～～～
ご確認のうえ、何かお気づきの点がございましたらお知らせいただけますと幸いです。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
———————————
株式会社〇〇 製造部
〇〇
Mail：〇〇@〇〇.co.jp
———————————
以上のように、「結論→詳細な内容」という順番でまとめると、読み手が内容を把握しやすいです。
LINEのテンプレート
お疲れ様です。
先日、ご依頼いただいた「●●」につきまして、本日すべての対応が完了いたしましたのでご報告申し上げます。
なお、詳細は以下のとおりです。
・～～～～
・～～～～
・～～～～
ご確認のうえ、何かお気づきの点がございましたらお知らせいただけますと幸いです。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
LINEもメールと同様に、構成ごとに行間を空け、視覚的に見やすくすることを心がけましょう。
例文5｜謝罪をする場合
以下は、ミスしたことを相手に謝罪するときのテンプレートです。原因と防止策も明記して、二度と繰り返さないという誠意を伝えましょう。
メールのテンプレート
請求書（〇〇社宛）の作成に関するお詫び
営業本部 〇〇部長
お疲れ様です。経理部の〇〇です。
表題の件、先日依頼いただいた〇〇社宛の請求書につきまして、
期日の〇月〇日までの作成を失念しておりました。
お客様をはじめ、関係各位に多大なるご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。
請求書は本日中に作成し、作成が完了しましたら早急にご連絡いたします。
また、二度とこのようなことが起こらぬように確認方法の見直しを行い、十分に注意して業務に臨んでまいります。
———————————
株式会社〇〇 経理部
〇〇
Mail：〇〇@〇〇.co.jp
———————————
以上のように、謝罪する内容に加えて原因も明記し、改善の意思を伝えましょう。
LINEのテンプレート
お疲れ様です。
先日依頼いただいた〇〇社宛の請求書につきまして、
期日の〇月〇日までの作成を失念しておりました。
お客様をはじめ、関係各位に多大なるご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。
請求書は本日中に作成し、作成が完了しましたら早急にご連絡いたします。
また、二度とこのようなことが起こらぬように確認方法の見直しを行い、十分に注意して業務に臨んでまいります。
このように、LINEで謝罪する場合も、原因と改善点を明記しましょう。ただし、LINEはメール以上に気軽にやりとりできるツールであり、相手に誠意が伝わりづらいデメリットもあるので、ミスの内容に応じて電話や対面での直接謝罪も取り入れましょう。
業務連絡にLINEやメールを使うリスクとは
業務連絡にLINEやメールを使うリスクとして、主に以下の3つが挙げられます。
- 情報が流れて見落としやすい
- プライベートのやりとりと混同しやすい
- 訂正があったときの再通知がややこしい
LINEやメールでやりとりすると、メッセージが次々と流れていくので、重要な連絡を見落とす恐れがあります。
LINEやメールは、プライベートのやりとりと混同しやすいです。とくに、LINEはプライベートでも使われる機会が多いため、「社外秘な情報を誤って家族に送ってしまった」といったトラブルも少なくありません。
LINEやメールでの業務連絡に誤りがあった場合、訂正メールを再度送ることがあります。しかし、その訂正メールが再通知されることでややこしいと感じる人も多いです。
以上のように、業務連絡にLINEやメールを使うと「必要な情報を正確に伝えられていない」というような状態が起こりやすいのです。したがって、業務連絡には共有した情報が流れず蓄積される「Stock」のようなビジネスツールが最適です。
【必見】重要な業務連絡におすすめの情報共有ツール
以下では、業務連絡におすすめの情報共有ツールをご紹介します。
業務連絡にメールを使うと、ほかのメッセージに埋もれてしまい、重要な連絡事項を見落すリスクがあります。また、LINEの場合、画像やファイルの保存期間に制限があるほか、プライベートの情報と入り乱れやすいため、ビジネスには不向きです。
したがって、業務連絡には、メールやLINEではなく、「共有した情報が流れずに蓄積されるツール」を使いましょう。ただし、多機能なツールはITに詳しくない現場社員が使いこなせないので、「シンプルな操作性」が不可欠です。
結論、自社が導入すべきなのは、共有した連絡事項が流れずに蓄積されて、見落としを防ぐシンプルなツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した情報は、任意のメンバーに即共有できるうえ、ノートに紐づく「メッセージ」で話題が混ざることなくやりとりできます。また万が一、内容に誤りがあった場合には直接訂正できるうえ、編集履歴が残るのでどこを更新したのかも一目で確認可能です。
誰でも簡単に使えるシンプルな情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務連絡のポイントとテンプレートまとめ
ここまで、業務連絡の書き方やポイント、実際に使える例文をご紹介しました。
業務連絡をするときは、作業をスムーズに進められるように、迅速に報告・連絡することを意識しましょう。しかし、メールやLINEで連絡する場合、ほかのメッセージに埋もれてしまい、結果としてメッセージの見落としが起きやすいです。
したがって、業務連絡にはメールやLINEではなく、「情報が流れずに蓄積されるITツール」を使いましょう。ただし、多機能なツールはITに詳しくない現場社員が使いこなせないので、「誰でも使えるシンプルさ」が不可欠です。
結論、自社の業務連絡に最適なのは、共有事項が流れずに蓄積されて、誰でも簡単に使えるツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、スムーズに業務連絡できる仕組みを整えましょう。
