仕事を円滑に進めるには、上司や同僚、他部署と情報を共有する「業務連絡」が欠かせません。とくに、情報共有が迅速なほど業務もスムーズに進められるので、効率的に業務連絡をする必要があります。
しかし、業務連絡には確認や催促などさまざまな様式があるので、正しい業務連絡のやり方が分からないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、失敗しない業務連絡ができるポイントを紹介します。
- 業務連絡にかかる手間を削減したい
- テンプレートを使って失敗なく情報を伝えたい
- 業務連絡を過不足なくするには、何を書けば良いのか分からない
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、業務連絡の書き方やポイントが分かるので、業務連絡にかかる負担を軽減できます。
目次
業務連絡の書き方とは
業務連絡をメールでするときの書き方として、以下の構成が一般的です。
- 宛名（経理部 副部長 田中様)
- あいさつ + 名前（お疲れさまです。人事部 佐藤です。）
- 要件（表題の件について、ご連絡いたします。）
- 詳細（〇〇をするにあたり、△△のご提出をお願いいたします。）
- 期日（お忙しいところ恐縮ですが、〇日までのご対応をお願いいたします。）
また、メールでの業務連絡では見落としが頻繁に起こるので、重要事項には色を付けたり、適度に行間を空けたりして見やすい文章にすること大切です。
ただし、ほかのメールと混ざりやすく、まとめてごみ箱に移動されてしまう可能性もあります。そこで、今日では、情報が流れることなく管理できる「Stock」のような情報共有ツールを使って、業務連絡する企業が増えています。
失敗しない業務連絡の3つのポイント
ここでは、失敗しない業務連絡の3つのポイントを紹介します。以下のポイントを押さえた連絡を心がけ、業務を円滑に進めていきましょう。
迅速に報告・連絡をする
業務に関する情報は、早めに報告や連絡をしましょう。
業務連絡には、相手に仕事を依頼するものがあります。その際、期限が短いほど相手の負担になるので、依頼内容は可能な限り早く伝えて、締切までに余裕を持たせるようにしましょう。
内容が分かる件名にする
業務連絡のときは、内容を瞬時に理解できる分かりやすい件名にしましょう。
社員はさまざまな業務を抱えており多忙なので、内容を端から端まで丁寧に確認をするのは困難です。したがって、業務連絡には、内容をすぐに把握できるような簡潔な件名が求められます。
たとえば、「【至急】アンケート提出のお願い」のように工夫すれば、見落としてしまうことも少なくなるのです。そのため、件名だけで「いつまでに、何をすれば良いか」がすぐに分かるようにしましょう。
過不足なく記載する
業務連絡の本文には、情報を過不足なく記載しましょう。
たとえば、必要な情報が書かれていない連絡では、わざわざ相手に聞く手間がかかります。逆に、情報が多すぎる場合には「結局何が言いたいのか分からない」という状況になるのです。
そのため、業務連絡をするときには情報に過不足がないことが前提であり、さらに相手に端的に伝わる文面で送らなければなりません。
【必見】業務連絡におすすめの情報共有ツール
以下では、業務連絡におすすめの情報共有ツールを紹介します。
業務連絡は迅速にすることはもちろん、件名や本文は分かりやすく書きましょう。ただし、メールで業務連絡をすると埋もれてしまい探すのが手間なうえ、ゴミ箱に移されてしまうこともあります。
一方、「ノート型の情報共有ツール」を使えば、大切な業務連絡はノートにまとめられるので、あとから時間をかけて探す必要がありません。また、ノートはリアルタイムで共有されるので、迅速に業務連絡できるのです。
したがって、自社で導入すべきなのは、あらゆる情報をストックできる「ノート」があるので、業務連絡が流れることがない「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に連絡事項を残せば、瞬時に任意のメンバーへ共有されます。また、Stockには、自社独自のテンプレートを登録できるので、わざわざ一から業務連絡を作成する必要はありません。
最も簡単に業務連絡を周知できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務連絡のテンプレート
ここでは、業務連絡のテンプレートを3つ紹介します。以下を参考にして手間を減らしましょう。
例文（1）確認をするテンプレート
以下は、資料にミスがないかを確認してもらうときのテンプレートです。相手に確認を求める場合には、依頼内容を簡潔に記して概要をすぐに理解できるようにしましょう。
【重要】会議資料の確認のお願い
〇〇様
お疲れ様です。〇〇です。
今週末の会議の資料を作成しましたので、ご確認をお願いいたします。
添付書類：〇〇会議資料（〇枚）
会議日時：〇月〇日 〇時～〇時
会議場所：第〇会議室
本日は終日社内におりますので、不明点があればいつでもご連絡ください。
それでは、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
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株式会社〇〇 広報部
〇〇
Mail：〇〇@〇〇.co.jp
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以上のように、確認の業務連絡では文面をシンプルにして、情報が確実に伝わるようにしましょう。
例文（2）催促をするテンプレート
以下は、書類の提出を催促するテンプレートです。急ぎの場合は「至急対応をお願いします」と書きましょう。
【至急】出張費精算の提出のお願い
社員各位
お疲れ様です。
経理部の〇〇です。
先日、出張費精算の期限に関するメールをお送りしました。
未提出の方は、至急提出をお願いします。
期限：〇月〇日（〇） 17:00まで
お忙しい時期かとは存じますが、
期限日の厳守にご協力をお願いいたします。
———————————
株式会社〇〇 経理部
〇〇
Mail：〇〇@〇〇.co.jp
———————————
以上のように、催促の業務連絡では「至急」などを明記して、すぐに対応してもらえるようにしましょう。
例文（3）謝罪をするテンプレート
以下は、相手にミスしたことを謝罪するテンプレートです。原因と防止策も明記して、二度と繰り返さないという意思を伝えましょう。
請求書（〇〇社宛）の作成に関するお詫び
営業本部 〇〇部長
お疲れ様です。経理部の〇〇です。
表題の件、先日依頼いただいた〇〇社宛の請求書につきまして、
期日の〇月〇日までの作成を失念しておりました。
私の不注意から、部長及び関係各位に対して多大なるご迷惑をおかけし、
誠に申し訳ございません。
請求書は、本日中に作成いたします。
原因は私の確認不足ですので、早急に確認方法の見直しを行い、
二度とこのようなことが起こらぬように、十分に注意して業務に臨む所存です。
今後とも、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
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株式会社〇〇 経理部
〇〇
Mail：〇〇@〇〇.co.jp
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謝罪する内容に加えて原因も明記して、改善の意思が伝わる文面にしましょう。
業務連絡のポイントとテンプレートまとめ
ここまで、業務連絡のポイントとテンプレート、おすすめのツールを紹介しました。
業務連絡では相手に仕事を依頼するケースも多いので、相手の負担とならないように早く伝える必要があります。そのためには、業務連絡の文面をすぐに作成できる仕組みが必須です。
そこで情報共有ツールを導入すれば、テンプレート機能を使って短時間で文面を作成できます。さらに、メールと違って必要な情報をすぐに確認できるため、連絡を見失う心配もないのです。
そのため、自社が導入すべきなのは、情報共有に必要な機能が過不足なく備わっており、簡単にテンプレートを呼び出せる「Stock」一択だと言えます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社員が簡単に情報を共有できる仕組みを整えましょう。
