仕事を円滑に進めるには、上司や同僚、あるいは社外の取引先と情報を共有する「業務連絡」が欠かせません。とくに、ビジネスでは効率性が求められるので、スムーズにやりとりできる環境づくりが重要です。
しかし、「業務連絡の書き方が分からず、時間がかかってしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務連絡の書き方や例文、テンプレートを紹介します。
- 業務連絡の書き方やポイントを知りたい
- 業務連絡の例文やテンプレートを参考にしたい
- 効率よく業務連絡ができる方法を探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、スムーズに業務連絡をする方法が分かり、作業を効率よく進められるようになります。
目次
業務連絡の書き方とは
業務連絡を送るときは、以下の構成が一般的です。
- 件名（例：△△の資料提出について）
- 宛名（例：経理部 副部長 田中様)
- 挨拶＋名前（例：お疲れさまです。人事部 佐藤です。）
- 要件（例：表題の件について、ご連絡いたします。）
- 詳細（例：〇〇をするにあたり、△△のご提出をお願いいたします。）
- 結びの挨拶（例：お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。）
- 署名（例：名前・部署・電話番号・メールアドレス）
メールで業務連絡をやり取りするときには、以上の項目を参考に作成しましょう。また、LINEで業務連絡をする場合、相手とのチャット内でやりとりが完結するので、「宛名」や「署名」を記載する必要はありません。
失敗しない業務連絡の3つのポイント
ここでは、失敗しない業務連絡の3つのポイントを紹介します。以下のポイントを押さえた連絡を心がけて、業務を円滑に進めましょう。
（1）用件を明確にする
業務連絡のときは、用件がすぐに伝わるようにまとめましょう。
メールで業務連絡する場合、ほかのメッセージで埋もれてしまい、重要な連絡を見落としてしまうリスクがあります。そのため、たとえば「【至急】〇〇のお願い」といったように、件名から”用件”や”緊急性”が伝わるような工夫が重要です。
このように、共有事項を確実に伝えるためにも、用件を明確に記載しましょう。また、返信が必要な連絡であれば、件名に「要返信」と記載したり、返信の期限を明記したりする必要があります。
（2）分かりやすい構成にする
読み手にとって分かりやすい構成にすることも重要です。
冗長な文章は読み手にとってストレスとなるほか、誤った解釈にもつながるので、分かりやすく簡潔にまとめましょう。たとえば、構成ごとに行間を開けたり、「結論→詳細」といった順でまとめると、読み手が内容を把握しやすいです。
このように、業務連絡を書くときは、読み手を意識した分かりやすい文章にしましょう。
（3）迅速に報告・連絡をする
業務に関する共有事項は、早めの報告・連絡を意識しましょう。
相手に作業を依頼する場合、期限が短いほど相手の負担になるので、可能な限り早く伝える必要があります。また、社員間で共通認識を持ってスムーズに作業を進めるためにも、迅速な報告・連絡は不可欠です。
しかし、LINEやメールで連絡を取る場合、ほかのメッセージに埋もれて、重要な連絡事項を見落とすケースが少なくありません。したがって、ビジネスに関するやりとりには、情報が流れずに蓄積される「ナレカン」のような情報共有ツールが最適です。
＜メール・LINE別＞業務連絡のテンプレート3選
ここでは、業務連絡のテンプレートをメール・LINE別で3つ紹介します。以下の例文をコピー＆ペーストして具体的な内容を記載すれば、簡単に文章を作成できます。
例文1｜資料の確認を仰ぐ場合
以下は、添付資料の確認を仰ぐときに使えるテンプレートです。相手に確認を求める場合は、依頼内容や期日を明確にして、情報に抜け漏れのないようにしましょう。
メールのテンプレート
【重要】会議資料の確認のお願い
〇〇部 〇〇様
お疲れ様です。〇〇です。
今週末の〇〇会議の資料を作成したので、本日中にご確認ください。
添付書類：〇〇会議資料（〇枚）
会議日時：〇月〇日 〇時～〇時
会議場所：第〇会議室
本日は終日社内におりますので、不明点があればいつでもご連絡ください。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
———————————
株式会社〇〇 広報部
〇〇
Mail：〇〇@〇〇.co.jp
———————————
以上のように、行間を適切に活用すると、視覚的に分かりやすいメールを作成できます。
LINEのテンプレート
お疲れ様です。
今週末の〇〇会議の資料を作成しました。
以下に資料ファイルを送信いたしますので、ご確認ください。
添付書類：〇〇会議資料（〇枚）
会議日時：〇月〇日 〇時～〇時
会議場所：第〇会議室
本日は終日社内におりますので、不明点があればいつでもご連絡ください。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
以上のように、LINEでは「宛先」や「署名」を記載する必要がありません。また、LINEは画像やファイルの閲覧・保存期間に制限があるので、資料を送信するときには注意が必要です。
例文2｜催促・リマインドする場合
以下は、書類の提出を催促・リマインドするテンプレートです。丁寧な文章で敬意を示しつつ、「至急」などの単語を含めることで、緊急性をアピールしましょう。
メールのテンプレート
【至急】出張費精算の提出のお願い
社員各位
お疲れ様です。
経理部の〇〇です。
先日、出張費精算の期限に関するメールをお送りしました。
未提出の方は、至急提出をお願いします。
期限：〇月〇日（〇）17:00まで
お忙しい時期かとは存じますが、期限日の厳守にご協力をお願いいたします。
———————————
株式会社〇〇 経理部
〇〇
Mail：〇〇@〇〇.co.jp
———————————
メールの場合、件名に「至急」と記載することで、見落としを防げます。また、たとえばOutlookでは、上記例文のように太字を活用して、重要な部分を強調できます。
LINEのテンプレート
お疲れ様です。
先日、出張費精算の期限に関するメッセージを送信しました。
未提出の方は、至急提出をお願いします。
期限：【〇月〇日（〇）17:00まで】
お忙しい時期かとは存じますが、期限日の厳守にご協力をお願いいたします。
LINEでは、メールのように太字などの文字装飾ができないので、【】（カッコ）などを活用して重要情報を強調しましょう。また、「グループトーク」を使うと、複数のメンバーへ同時にメッセージを送れます。
例文3｜謝罪をする場合
以下は、ミスしたことを相手に謝罪するときにのテンプレートです。原因と防止策も明記して、二度と繰り返さないという誠意を伝えましょう。
メールのテンプレート
請求書（〇〇社宛）の作成に関するお詫び
営業本部 〇〇部長
お疲れ様です。経理部の〇〇です。
表題の件、先日依頼いただいた〇〇社宛の請求書につきまして、
期日の〇月〇日までの作成を失念しておりました。
お客様をはじめ、関係各位に多大なるご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。
請求書は本日中に作成し、作成が完了しましたら早急にご連絡いたします。
また、二度とこのようなことが起こらぬように確認方法の見直しを行い、十分に注意して業務に臨んでまいります。
———————————
株式会社〇〇 経理部
〇〇
Mail：〇〇@〇〇.co.jp
———————————
以上のように、謝罪する内容に加えて原因も明記し、改善の意思を伝えましょう。
LINEのテンプレート
お疲れ様です。
先日依頼いただいた〇〇社宛の請求書につきまして、
期日の〇月〇日までの作成を失念しておりました。
お客様をはじめ、関係各位に多大なるご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。
請求書は本日中に作成し、作成が完了しましたら早急にご連絡いたします。
また、二度とこのようなことが起こらぬように確認方法の見直しを行い、十分に注意して業務に臨んでまいります。
このように、LINEで謝罪する場合も、原因と改善点を明記しましょう。ただし、LINEはメール以上に気軽にやりとりできるツールであり、相手に誠意が伝わりづらいデメリットもあるので、ミスの内容に応じて電話や対面での直接謝罪も取り入れましょう。
業務連絡にLINEやメールを使うリスクとは
業務連絡にLINEやメールを使うリスクとして、「連絡を見落としやすい点」や「情報が入り乱れる点」が挙げられます。
LINEやメールでやりとりすると、メッセージが次々と流れていくので、重要な連絡を見落とす恐れがあります。また、とくにLINEではプライベートの情報と入り乱れやすく、「家族への連絡を誤って上司に送ってしまった」といったトラブルも少なくありません。
さらに、LINEで送信した画像やファイルは、一定期間を過ぎると閲覧・保存ができなくなります。したがって、業務連絡にはLINEやメールではなく、共有した情報が蓄積される「ナレカン」のようなビジネスツールが最適です。
【必見】重要な業務連絡におすすめの情報共有ツール
以下では、業務連絡におすすめの情報共有ツールを紹介します。
業務連絡にメールを使うと、ほかのメッセージに埋もれてしまい、重要な連絡事項を見落すリスクがあります。また、LINEの場合、画像やファイルの保存期間に制限があるほか、プライベートの情報と入り乱れやすいため、ビジネスには不向きです。
したがって、業務連絡には、メールやLINEではなく、「共有した情報が流れずに蓄積されるツール」を使いましょう。ただし、多機能なツールはITに詳しくない現場社員が使いこなせないので、「シンプルな操作性」が不可欠です。
結論、自社が導入すべきなのは、共有した連絡事項が流れずに蓄積されて、見落としを防ぐシンプルなツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事(ノート)」には、「テンプレート」を使って簡単に業務連絡書を作成できるほか、任意の社内メンバーへ瞬時に共有されます。また、受信メールの内容を自動でナレカンに転送する「メール転送機能」があるので、社外の業務連絡も蓄積可能です。
誰でも簡単に使えるシンプルな情報共有ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンで業務連絡のテンプレートを管理した例＞
以下は、ナレカンを使って業務連絡のテンプレートを作成・管理した例です。
ナレカンでは、上記のようなテンプレートを簡単に作成できます。必要な項目をテンプレートに登録しておくことで、一から文章を考える手間が省けるうえに、メンバーごとの書き方のばらつきも解消できるのです。
業務連絡のポイントとテンプレートまとめ
ここまで、業務連絡の書き方やポイント、テンプレートを紹介しました。
業務連絡をするときは、作業をスムーズに進められるように、迅速に報告・連絡することを意識しましょう。しかし、メールやLINEで連絡する場合、ほかのメッセージに埋もれてしまい、結果としてメッセージの見落としが起きやすいです。
したがって、業務連絡にはメールやLINEではなく、「情報が流れずに蓄積されるITツール」を使いましょう。ただし、多機能なツールはITに詳しくない現場社員が使いこなせないので、「誰でも使えるシンプルさ」が不可欠です。
結論、自社の業務連絡に最適なのは、共有事項が流れずに蓄積されて、誰でも簡単に使えるツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、スムーズに情報共有できる仕組みを整えましょう。
