タスク管理が上手い社員は仕事が早く、周囲からの評価も良いという特徴があります。
 
多くのビジネスマンがさまざまなタスク管理法を実践していますが、「結局タスクが溜まってしまって、上手く管理できない。」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、誰でも実践できるタスク管理の7つの方法とおすすめツールを中心にご紹介します。
 
  • 苦手なタスク管理を克服して、仕事が業務時間内に終わるようにしたい
  • チーム全体の生産性を高めるためにタスク管理のやり方を部下に教育したい
  • 誰でも簡単にタスク管理できるおすすめのツールを紹介してほしい
という担当者の方はこの記事を参考すれば、社員がストレスなくタスク管理するためにできることが分かります。


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タスク管理が上手い人が実践している7つの方法

苦手なタスク管理を克服するためには、タスク管理が上手い人が実践している方法を真似するのがもっとも効率的です。以下では、誰でもタスク管理が上手くなる7つの方法をご紹介します。

タスクの抜け漏れを防ぐ方法

タスク管理の抜け漏れを防ぐためのアップストリーム型のイメージ図

タスクの抜け漏れを防ぐためにはアップストリーム型の洗い出し方法が有効です。アップストリーム型とはプロジェクトの目的を起点として、実際の作業とは逆の方向でタスクを洗い出す方法で、WBS(Work Breakdown Structure)と同様に、作業を分解して構造化します。
 
プロジェクトの目的と成果物(アウトプット)を書き出して、成果物ごとに必要な作業を過不足なく順番に並べていきます。
 
以上のようにアップストリーム型でタスクの洗い出しをすれば、作業の必要性を検討しながら洗い出しができるのでタスクの抜け漏れが減るのです。

タスクの優先度を決める方法

タスクの優先度を決めるためのマトリクスのイメージ図

タスクの優先度は縦軸にタスクの重要性、横軸にタスクの緊急性をとったマトリクスで決めましょう。限られた時間を有効に活用するためには、タスクに優先度を付ける必要があるのです。
 
優先度が高い順番にタスクを並べると、 ①>②>③>④ となります。とくに①は重要性と緊急性がともに高いので、もっとも時間と労力をかける必要があります。
 
以上のように、優先度という曖昧な基準が緊急性と重要性という2つの指標を使えば、誰でも簡単に設定できるようになります。

タスクのリードタイムを短くする方法

タスクのリードタイムを比較するためのイメージ図

タスクのリードタイムを短くするためには、タスクを一個流し(シングルタスク)で処理するのが有効です。タスクのリードタイムとは、タスクを開始した時点と終了した時点の時間・日数を指します。
 
たとえば、上図のように9日間で3つのタスクをする場合を考えます。
 
タスクA、B、Cを9日で均等に処理するとリードタイムは7日です。しかし、一個流しでタスクを処理すれば、タスクA、B、Cのリードタイムは3日に短縮されます。
 
どちらも同じ期間・工数ですが、タスクを一個流しで処理すれば後工程のタスクに早めに取りかかれるメリットがあります。

タスクの遅延を回避する方法

タスクの遅延を回避する1列待ちのイメージ図

何らかのトラブルで遅延が発生してしまうのを避けるために1列待ちを実践しましょう。
 
1列待ちはタスクを社員に割り振りせず、タスクが完了した社員から優先度の高いタスクを順番に処理していく方法です。
 
タスクの1列待ちを導入すれば担当者ごとの負荷が均等になるので、スケジュールが遅れる事態を防げます。また、タスクの切り替えがなくスムーズに作業に取り掛かれるので、タスク処理にかかる時間を短縮できる可能性があります。

タスクの進捗を見える化する方法

タスクの進捗を見える化するかんばん方式のイメージ図

タスクの進捗状況を可視化するためにはかんばん方式を活用しましょう。
 
かんばん方式とは、3つのステータス(状況)に分割したボードの上に、タスクを貼り付けて移動させていく管理方法です。3つのステータスはそれぞれ以下の通りです。
 
  • ToDo(やるべきこと)
  • Doing(やっていること)
  • Done(やり終えたこと)
かんばん方式でタスクを管理すれば、リストを眺めるように一目で業務全体の進捗状況を把握できます。

タスクを適切に割り当てる方法

タスクを人に割り振る方法のイメージ図

社員の業務負担の差を減らすためには、「タスクに人を割り振る」方法を使いましょう。
 
一般的なタスク管理は「人にタスクを割り振る」ものですが、適切な処理能力がない社員には割り当てができず、マネジメントの選択肢が狭くなってしまいます。そのため、能力の高い人ほどタスクが集中する過負荷な状態になります。
 
一方で、タスクが割り当てられない社員は成長機会が少なくなるので、なかなか戦力になれない問題が進行します。
 
そこで、上図のようにタスクAに必要な処理能力が不足している場合、タスクBの社員をタスクAの担当に追加するなどの柔軟な対応ができるのが「タスクに人を割り振る」方法です。
 
以上のように、タスクを人に割り振る方法を使えば簡単に社員間の格差を是正できる可能性があります。

タスクを効率的に管理する方法

タスクを効率的に管理するためには「タスク管理ツール」が最適です。
 
ノート、メモ帳、エクセル、スプレッドシートでタスク管理する方法もありますが、アナログの手書き管理は面倒な手間がかかったりエクセル(スプレッドシート)はタスク管理表の作成が難しかったりする課題があります。
 
一方で、タスク管理ツールのなかには誰でも簡単に使いこなせる機能を備えているものもあるので、デジタルが苦手な人でも使い方がすぐに分かります。
 
また、タスク管理ツールはこれまでご紹介した7つの方法のうち、もっとも手軽に始められます。たとえば、今回おすすめする「Stock」はお手持ちのスマホやパソコンに無料インストールでき、シンプルなツールなのですぐに使いこなせる特徴があります。
 
関連記事: 【必見】使いやすい進捗管理・タスク管理アプリ16選!
 
関連記事: 【2022年最新】おすすめのタスク管理ツール17選を徹底比較!


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仕事のタスク管理に「デジタル」をおすすめする3つの理由

アナログの方法でタスク管理している場合には、早めにデジタルの「タスク管理ツール」に移行することをおすすめします。とくに、仕事のタスク管理にデジタルをおすすめする理由は以下の通りです。
 
  1. 誰でも簡単に効率的なタスク管理ができる
  2. これまでご紹介した7つの方法はすぐに成果を出せるものばかりではありません。しかし、タスク管理ツールを導入すれば、知識がなくても簡単に効率的なタスク管理ができる機能が利用可能です。
  3. チームで進捗状況の共有ができる
  4. 仕事のタスクを個人で管理してしまうと、全体の進捗が把握できないのでマネジメントが難しくなります。しかし、タスク管理ツールを導入すれば、社員一人ひとりが何の仕事をしているのかが分かるようになります。
  5. タスクに必要な資料が管理できる
  6. 一部のタスク管理ツールには、タスクを進めるのに必要な情報も蓄積できるツールがあります。タスクと情報をまとめておけば、複数のデジタルツールを使い分ける必要がなくなるのでコスト削減にもなります。
以上の3つの理由からも、効率が求められるビジネスではタスク管理ツールの導入が不可欠と言えます。
 
関連記事: タスク管理で仕事を見える化し、生産性を向上させよう!


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苦手なタスク管理が誰でも簡単にできるツール

以下では、苦手なタスク管理が誰でも簡単にできるツールをご紹介します。
 
今回ご説明した7つの管理方法をすべて実践するのは難しいうえに、効果を実感できるまでに時間もかかります。一方で、タスク管理ツールは簡単にスマホやパソコンにインストールができ、効果を実感できるような機能も豊富です。
 
しかし、タスク管理ツールの効果を最大限得るためには、デジタルに詳しくない社員でも簡単に使いこなせるようなシンプルなツールが必要です。複雑なツールを導入すると多くの社員が挫折し社内に浸透せず、運用コストだけがかかってしまう状況になります。
 
たとえば、今回ご紹介する「Stock」は非IT企業の65歳以上の社員でも簡単に使いこなせるほどシンプルなタスク管理ツールです。
 
Stockは導入実績が100,000社を超える今注目のツールで、タスク管理のデジタル化に踏み出す非IT企業を中心に活用されています。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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タスク管理の7つの方法とおすすめツールまとめ

これまで誰でも実践できるタスク管理の7つの方法とおすすめツールを中心にご紹介しました。
 
優秀な社員ほど状況に合わせた的確な方法でタスク管理をしています。しかし、実際に実践できるビジネスマンは少ないので、タスク管理の機能を搭載しているツールを活用するのがもっとも効率的です。
 
そのため、タスク管理ツールで仕事を進められるようにするためにも、Stockのようなシンプルなツールを活用した管理をしましょう。Stockはタスク管理に必要な機能が過不足なく備わっているシンプルなツールです。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でタスク管理の苦手を克服して効率的に仕事ができるようにしましょう。
 
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