業務における対応に抜け漏れが発生しないように、タスクは日々正確に管理する必要があります。タスク管理方法はさまざまありますが、ホワイトボードを用いるのもひとつの手段です。
とはいえ、「ホワイトボードでタスク管理するのが最適なのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、ホワイトボードを使ったタスク管理のコツやデメリットを中心にご紹介します。
- ホワイトボードでの上手なタスク管理の仕方を知りたい
- ホワイトボードでタスク管理するメリット・デメリットを押さえたい
- チームで簡単にタスクを管理できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、ホワイトボードでのタスク管理方法が分かるうえ、チーム単位でタスクを管理する最適な手段を知ることができます。
目次
ホワイトボードでタスクを管理するメリット3つ
ホワイトボードの特性を生かすと、業務状況を把握しやすくなります。そこで以下では、ホワイトボードでタスクを管理するメリットを3つ紹介します。
タスクが一覧化できる
タスクをホワイトボード上に書き出すと、対応すべき業務の一覧化が可能です。
仕事の抜け漏れを防ぐには、実行するタスクの全体量を把握する必要があります。そこで、ホワイトボード上に対応事項を書き出し一覧化すれば、業務がどの程度あるか視覚的に判断できるのです。
また、紙のノートとは異なり「用途に合わせてホワイトボードのサイズを変えられる」「壁掛け式やキャスター付きを選べば、任意の場所に掲示しやすい」という利点があります。
内容を修正しやすい
紙への記載とは異なり、クリーナーで簡単に修正できる点もメリットです。
紙にペンで情報を記載すると、修正点が発生した際に打ち消し線で書き直すか、修正ペンで直す手間が発生します。しかし、ホワイトボードであればクリーナーで簡単に修正が可能なので、誤った部分や不要な内容を視覚的に排除しやすいのです。
ただし、業務でホワイトボードを利用する際は、セキュリティの観点から使い終わったら消すことが前提となるため、一時的な情報の記録として用いましょう。
手書きで文字以外の情報が書ける
ホワイトボードには、文字以外の情報をタスクと一緒に手書きで情報を書き込めます。
タスクに関連する情報で図を記載する際、ホワイトボード上にまとめて書けば確認が簡単です。また、ホワイトボードは文字の修正がしやすい特性があるため、紙よりも気軽に手書きで書き込めると言えます。
このように、ホワイトボードは紙でのタスク管理に比べて自由に情報を残せるうえ、修正も行いやすいのです。
【状況別】ホワイトボードを使ったタスク管理のコツ
ここでは、ビジネスにおいてホワイトボードを使用し、タスクを管理する時のコツを「個人単位」「チーム単位」それぞれで解説します。タスクを円滑に進めるには、管理対象者に合わせてやり方を調整することが重要です。
個人単位でタスクを管理する場合
タスクを管理する対象者が自身のみの場合は、以下の工夫によって業務を進めやすくなります。
- 利用するホワイトボードを卓上サイズにする
- 付箋を併用する
卓上サイズのホワイトボードは机上に置きやすく、タスクを確認しやすい点がメリットです。また、自席で書き込みが可能なので、タスクが発生した際に即座にメモが取れる利点もあります。
ホワイトボードに書ききれない情報は、付箋を活用し補足すると情報が過不足なく残せます。
このように、個人単位でタスクを管理する際は、自身の業務内容が把握しやすい状態を作ることが重要です。
チーム単位でタスクを管理する場合
タスクを管理する対象者が複数名のチーム単位になる場合は、書き方のルールを決めることが重要です。
ホワイトボードに複数名でタスクを記載するときには、個人単独のときよりも記載する情報量が増加します。そのときに記載ルールがなければ、メンバーそれぞれが独自の方法で書き込み、結果としてホワイトボード上のタスクが見づらくなってしまうのです。
したがって、書き方のルールをチーム内で策定してからホワイトボードでのタスク管理を始めましょう。たとえば、メンバーごとに使用するペンのカラーを変える、情報を更新した時刻を書き込み、常に最新の状態にするなどが挙げられます。
【2ステップ】仕事の進捗管理を成功させるポイント
ここでは、仕事の進捗管理を成功させるための2ステップをご紹介します。ホワイトボード上で、どのように社員の進捗管理をすべきかわからないという方は参考にしましょう。
ステップ1｜重要度/緊急度でタスクを振り分ける
まず初めに、タスクの優先順位を決めることが大切です。
タスクの優先順位を決めるために、ホワイトボードに縦軸を重要度、横軸を緊急度としたマトリクスを描きます。やるべきタスクを全て洗い出した後、下記のような「優先順位のマトリクス」上にタスクを振り分けていきます。
- Aの領域のタスク：重要度も緊急度も高く、最優先で行うべきタスク
- Bの領域のタスク：緊急度は低いが重要なため、後回しにせず時間をかけるべきタスク
- Cの領域のタスク：緊急度は高いものの重要度が低いため、必要以上に時間を割かないようにすべきタスク
- Dの領域のタスク：仕事への影響が小さく、緊急でもないので率先して行う必要がないタスク
以上のように、タスクを振り分け、必要なタスクに十分な時間を割くことで、仕事の生産性の上昇につながります。特に、Cのタスクに気を取られて、Bのタスクの着手が遅れてしまうことが多いので注意が必要です。
ステップ2｜一週間のTo Do Listを付箋を用いて作成する
ステップ1でタスクの優先順位づけが終わったら、付箋の一つ一つにタスクを記入して、一週間のTo Do Listを作成します。
このとき、大きなタスクは細分化し、具体的な内容を明記するのがポイントです。ホワイトボードには、縦に社員の名前、横に日付や曜日を書き、To Do Listを一覧で見れるようにすると社員の進捗を把握しやすくなります。
また、付箋を活用すれば、完了したタスクを剥がしたり、終わらなかったタスクを別の曜日にずらしたりすることが容易にできます。
【注意】ホワイトボードでタスクを管理するデメリットとは
ホワイトボードはタスクを管理する手段の一つではありますが、利用する際は注意が必要です。そこで以下では、ホワイトボードでタスクを管理するデメリットを紹介します。
書けるスペースが限られている
ホワイトボードは情報を消すことが前提であり、書ける範囲が限られています。
ホワイトボードを利用するときは、不要な情報を消しながら新しい情報を書くスペースを確保することが前提です。しかし、情報を残し続けて書き込める余白がなくなれば、紙や手帳などのほかの場所にメモを残さなければなりません。
タスクを記録する場所が分散すれば、対応漏れが発生する原因となります。したがって、ホワイトボードを用いたタスク管理では、記載が一か所で完結するように不要な情報を消す習慣をつけましょう。
記録が消えやすい
記録が消えやすいため、ホワイトボードでタスク管理する際はとくに注意が必要です。
ホワイトボードマーカーはクリーナーで簡単に消える素材となっており、書いた内容を修正しやすい特徴があります。一方で、一度消した情報は残らずあとから確認ができなくなるため、長期的な情報の記録には向いていません。
そのため、ホワイトボードを利用する際は「一時的な情報のみの記録」または「記載した情報を写真に残す」対策が必要です。
ただし、写真を残す方法だと対応したタスクを打ち消し線で消すなどの記載が難しくなるので、長期的に情報を残しつつタスクの対応状況をあとから修正したい企業は、「Stock」のようにチェックボックスを作成できるツールを利用しましょう。
離れた社員の進捗が把握できない
ホワイトボードでは、離れた場所にいる社員の進捗を共有することが困難です。
ホワイトボードは、近くにいる社員同士の情報共有には効果的である一方、離れたところにいる社員とのやり取りには適していません。しかし、リモートワークや外出先の社員とも進捗を共有しなければ、仕事の足並みが揃いません。
かといって、メールやチャットを併用すると情報が流れてしまう可能性があります。そこで、リアルタイムで情報が共有され、PC・スマホから操作できるITツールを導入すれば、ホワイトボードのデメリットを解消できます。
チーム内のタスクを可視化するおすすめの方法とは
以下では、チーム内のタスクを可視化するおすすめの方法をご紹介します。
ホワイトボードをタスク管理に活用すると、手書きで情報が書けるうえ、内容を修正しやすいメリットがあります。しかし、一度消した情報は復元できないため、対応状況の経過を残す必要があるタスクの記録には不向きなのです。
そこで、長期的な管理や情報を詳細に残したい場合は、あらゆる情報をストックできるツールがおすすめです。ただし、複雑なツールでは、これまでアナログ管理していた社員が使いこなせないので「誰でも使いこなせるシンプルなツール」を選びましょう。
したがって、タスク管理には非IT企業の65歳以上の社員でも簡単にタスクの記録ができる情報共有ツールの「Stock」が最適です。
Stockは「ノート」ではチェックボックスを用いてToDoリストを作成できるうえ、編集履歴が残るので消去した情報もあとから閲覧できます。また、ノートに「タスク」を紐づけられるため、ノートと関連したタスクを把握しやすく、業務が円滑に進められるのです。
タスク管理状況がひと目で分かる情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
仕事でホワイトボードを使った活用術とは
ここでは、ホワイトボードの活用術についてご説明します。ホワイトボードは、タスク管理には不向きである一方、ミーティングなどの話し合いの場で役立ちます。
そこで、ホワイトボードの効果を最大化するために、以下3点を実行しましょう。
- ミーティングの議題をホワイトボードの一番上に書く
- 議論の過程や案を板書する
- アイデアの横に発案者の名前を記入する
心理的に一番重要な議題だという認識を人々に促し、議論に集中させます。
結論に至るまでのプロセスが明確になり、プロジェクトへの理解が深まります。
発案者の自尊心をくすぐり、意見交換の活性化につながります。
ミーティングの質を向上させるには、上記3点に注意してホワイトボードを活用することが大切です。ホワイトボードを上手に使い、ミーティングの価値を高めていきましょう。
ホワイトボードでのタスク管理のコツやデメリットまとめ
これまで、ホワイトボードでのタスク管理のコツやデメリットを中心にご紹介しました。
ホワイトボードでのタスク管理は「タスクを一覧で書き出せる」「手書きで残せて修正しやすい」メリットがあります。一方で、「書ける範囲が狭い」「消した記録が残らない」「遠方の情報共有が難しい」などのデメリットもあるので、利用時には工夫が必要です。
タスク管理で重要なのは、タスクの全体像を把握し、対応状況を明確化することです。とくに、チーム単位でタスクを確認する場合は、タスクに関する情報が正しく反映されていなければ、二重対応や対応漏れの原因になってしまいます。
そこで、効率的なタスクの作成・確認・共有が、簡単に実現するITツール「Stock」を活用すれば、ITに不慣れな社員でも抵抗なくタスクを管理できるのです。
ぜひ「Stock」を導入し、タスクの対応漏れをなくしましょう。
