業務における対応に抜け漏れが発生しないように、日々タスクは正確に管理する必要があります。タスク管理方法はさまざまありますが、たとえばホワイトボードを用いるのもひとつの手段です。
なかには、ホワイトボードでのタスク管理を検討しているものの、コツがわからず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、ホワイトボードを使ったタスク管理のコツやデメリットを中心にご紹介します。
- ホワイトボードでのタスク管理を実施するポイントが知りたい
- タスクの記録・確認にホワイトボードを使う懸念点を踏まえて利用を検討したい
- チームで簡単にタスクを管理できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、ホワイトボードでのタスク管理方法が分かるうえ、チーム単位でタスクを管理する最適な手段が判断できます。
目次
ホワイトボードでタスクを管理するメリット3つ
ホワイトボードの特性を生かすと、業務状況を把握しやすくなります。そこで以下では、ホワイトボードでタスクを管理するメリットを3つ紹介します。
タスクが一覧化できる
タスクをホワイトボード上に書き出すと、対応すべき業務の一覧化が可能です。
仕事の抜け漏れを防ぐには、実行するタスク量全体の把握が求められます。そこで、ホワイトボード上に対応事項を書き出し一覧化すれば、業務がどの程度あるか視覚的に判断できるのです。
また、紙のノートとは異なり「用途に合わせてホワイトボードのサイズを変えられる」「壁掛け式やキャスター付きのものを選べば、任意の場所に掲示しやすい」利点があります。
内容を修正しやすい
紙への記載とは異なり、クリーナーで簡単に修正できる点もメリットです。
紙にペンで情報を記載すると、修正点が発生した際に打ち消し線で書き直すか、修正ペンで直す手間が発生します。しかし、ホワイトボードであればクリーナーで簡単に修正が可能なので、誤った部分や不要な内容を視覚的に排除しやすいのです。
ただし、業務でホワイトボードを利用する際は、セキュリティの観点から使い終わったら消すことが前提となるため、一時的な情報の記録として用いましょう。
手書きで文字以外の情報が書ける
ホワイトボードには、文字以外の情報をタスクと一緒に手書きで情報を書き込めます。
タスクに関連する情報で図を記載する際、ホワイトボード上にまとめて書けば確認が簡単です。また、ホワイトボードは文字の修正がしやすい特性があるため、紙よりも気軽に手書きで書き込めると言えます。
このように、ホワイトボードは紙でのタスク管理に比べて自由に情報を残せるうえ、修正も行いやすいのです。
【状況別】ホワイトボードを使ったタスク管理のコツ
ここでは、ビジネスにおいてホワイトボードを使用し、タスクを管理するコツを「個人単位」「チーム単位」それぞれで解説します。タスクを円滑に進めるには、管理対象者に合わせてやり方を調整することが重要です。
個人単位でタスクを管理する場合
タスクを管理する対象者が自身のみの場合は、以下の工夫を行うと業務が進めやすくなります。
- 利用するホワイトボードを卓上サイズにする
- 付箋を併用する
卓上サイズのホワイトボードは机上に置きやすく、タスクを確認しやすい点がメリットです。また、自席で書き込みが可能なので、タスクが発生した際に即座にメモが取れる利点もあります。
ホワイトボードに書ききれない情報は、付箋を活用し補足すると情報が過不足なく残せます。
このように、個人単位でタスクを管理する際は、自身の業務内容が把握しやすい状態を作ることが重要です。
チーム単位でタスクを管理する場合
タスクを管理する対象者が複数名のチーム単位になる場合は、書き方のルールを決めることが重要です。
ホワイトボードに複数名でタスクを記載するときには、個人単独のときよりも記載する情報量が増加します。そのときに記載ルールがなければ、メンバーそれぞれが独自の方法で書き込み、結果としてホワイトボード上のタスクが見づらくなってしまうのです。
したがって、書き方のルールをチーム内で策定してからホワイトボードでのタスク管理を始めましょう。
【注意】ホワイトボードでタスクを管理するデメリットとは
ホワイトボードはタスクを管理する手段の一つではありますが、利用する際は注意が必要です。そこで以下では、ホワイトボードでタスクを管理するデメリットを紹介します。
書けるスペースが限られている
ホワイトボードは情報を消すことが前提であり、書ける範囲が限られています。
ホワイトボードを利用の際は、不要な情報を消しながら新しい情報を書くスペースを確保することが前提です。しかし、情報を残し続けて書き込める余白がなくなれば、紙や手帳などのほかの場所にメモを残さなければなりません。
タスクを記録する場所が分散すれば、対応漏れが発生する原因となります。したがって、ホワイトボードを用いたタスク管理では、記載が一か所で完結するように不要な情報を消す習慣をつけましょう。
記録が消えやすい
記録が消えやすいため、ホワイトボードでタスク管理する際はとくに注意が必要です。
ホワイトボードマーカーはクリーナーで簡単に消える素材となっており、書いた内容を修正しやすい特徴があります。一方で、一度消した情報は残らずあとから確認ができなくなるため、長期的な情報の記録には向いていません。
そのため、ホワイトボードを利用する際は「一時的な情報のみの記録」または「記載した情報を写真に残す」対策が必要です。
ただし、写真を残す方法だと対応したタスクを打ち消し線で消すなどの記載が難しくなるので、長期的に情報を残しつつタスクの対応状況をあとから修正したい企業は、「Stock」のようにチェックボックスを書き込めるツールを利用しましょう。
チーム内のタスクを可視化するおすすめの方法とは
以下では、チーム内のタスクを可視化するおすすめの方法をご紹介します。
ホワイトボードをタスク管理に活用すると、手書きで情報が書けるうえ、内容を修正しやすいメリットがあります。しかし、一度消した情報は復元できないため、対応状況の経過を残す必要があるタスクの記録には不向きなのです。
そこで、長期的な管理や情報を詳細に残すタスクは、ITツール上にまとめると記録が残しやすくなります。ただし、複雑なツールを導入すると、これまで紙でタスク管理していた社員が使いこなせない恐れがあるので「誰でも使いこなせるシンプルなツール」を選びましょう。
したがって、タスク管理には非IT企業の65最上の社員でも簡単にタスクの記録ができる情報共有ツールの「Stock」が最適です。
Stockは「ノート」ではチェックボックスを用いてToDoリストを作成できるうえ、編集履歴が残るので消去した情報もあとから閲覧できます。また、ノートに「タスク」を紐づけると何のノートに関連するタスクか確認しやすく、業務が円滑に進められるのです。
タスク管理状況がひと目で分かる情報共有ツール「Stock」
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
ホワイトボードでのタスク管理のコツやデメリットまとめ
これまで、ホワイトボードでのタスク管理のコツやデメリットを中心にご紹介しました。
ホワイトボードでのタスク管理は「タスクを一覧で書き出せる」「手書きで残せて修正しやすい」メリットがあります。一方で、書ける範囲が限られている点や消した記録が残らないデメリットもあるので、利用時には工夫が必要です。
タスク管理で重要なのは、タスクの全体像を把握し、対応状況を明確化することです。とくに、チーム単位でタスクを確認する場合は、タスクに関する情報が正しく反映されていなければ、二重対応や対応漏れの原因になってしまいます。
そこで、効率的なタスクの作成・確認・共有が、マニュアルなしでも簡単に実現する情報共有ツールの「Stock」を活用すると、ITに不慣れな社員でも抵抗なくタスクを管理できるのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、タスクの対応漏れをなくしましょう。