プロジェクトを遂行するにあたってチームでタスクを割り振るため、属人化によるタスクの漏れを防ぐには、各メンバーの進捗を管理・共有することが重要です。そこで「共有機能があるタスク管理ツール」を使えば、個別に連絡をとる手間がかかりません。
一方、タスク共有ツールは多岐に渡るため、「どれを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのタスク共有ツール6選を中心にご紹介します。
- メンバーの作業進捗を把握できておらず、うまく連携がとれていない
- チームでタスク共有する方法を教えてほしい
- 共有だけではなく、タスク管理機能も備えたツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なタスク共有ツールが見つけられ、タスクに関するやりとりもスムーズにできるようになります。
目次
タスクを共有する4つのメリット
ここでは、タスクを共有する4つのメリットをご紹介します。タスクの共有が上手くできているプロジェクトでは、以下のメリットがあるので、円滑に作業を進められるのです。
（1）タスクの期限を守れる
タスクを共有するメリットの1つ目は、期限を守りやすくなる点です。
タスクを個人で管理している場合、面倒なタスクを後回しにしてしまう可能性があります。しかし、チームでタスクを共有することで、責任感が生まれるうえ、進捗が遅いときにはすぐにアラートを出したりサポートしたりできるのです。
さらに、「Stock」のようにタスクの優先度を示せるITツールを使えば、重要度が高いタスクを周知させられるので、タスクを見逃す心配もなくなります。
（2）チームの進捗を見える化できる
タスクを共有するメリットの2つ目は、チームの進捗を見える化できる点です。
個人のタスク管理では、ほかのメンバーの進捗状況が分からないため、タスクをうまく処理できていない場合の対応が遅れてしまいます。しかし、タスクを共有すれば、リアルタイムの進捗状況が分かり、状況に応じて適切な判断ができるようになるのです。
また、タスクの共有によって進捗状況が見える化されれば、「期限直前にタスク漏れに気付く事態」も避けられます。このように、タスクを共有することで、プロジェクトを俯瞰できるので余裕をもって作業に取り組めるメリットがあります。
（3）業務を割り振りやすくなる
タスクを共有するメリットの3つ目は、業務を割り振りやすくなる点です。
タスクを個人で管理していると、「誰がどの程度の業務を抱えているか」が分かりません。そのため、部署内で業務負荷に偏りが生まれるだけでなく、上司もタスクを割り振りしづらい状況になるのです。
しかし、チームでタスクを共有すればメンバーごとのタスクの量が正確に把握できるので、特定のメンバーが過度なタスクを抱える心配もなくなります。
（4）チームでフォローしやすくなる
タスクを共有するメリットの4つ目は、チームでフォローしやすくなる点です。
メンバー同士が互いのタスクの進捗状況を把握していれば、遅れが生じているメンバーをいち早くサポートできるのです。また、情報共有していると、新人教育のときも教育担当以外のメンバーが新人をフォローすることができます。
具体的には、「教育担当者が他の業務で手が離せない間は、別のメンバーが代わりに教育を担当する」といったことが可能となります。そのため、チームでタスクを共有して、お互いにフォローしやすい環境を作りましょう。
無料あり｜チームでタスク管理・共有ができるツール・アプリ6選
以下では、社内でタスク管理・共有ができるおすすめのツール・アプリ6選を紹介します。
タスク共有ツールを使えばメンバーの進捗が常に分かるので、各メンバーの状況に応じたタスクの調整がしやすくなります。結果として、一人あたりの業務範囲が広い中小企業の業務も効率化できるのです。
ただし、多機能なツールでは、メンバーが操作を覚えられず社内に浸透しない恐れがあります。そのため、タスクをスムーズに共有できるのはもちろん、「誰でも直感的に使いこなせるツールか」を判断しなければなりません。
結論、自社が使うべきタスク管理ツールは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳以上のメンバーでも使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはタスクの詳細な情報を残せるほか、ノートに紐づく「タスク」で簡単にタスクを作成・共有・依頼できます。また、ノートには「メッセージ」も紐づいているので、別途メールやチャットツールで情報共有する必要もありません。
【Stock】複数人でも使いこなせるタスク管理ツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Microsoft Planner】Microsoft Teamsで使えるタスク管理ツール
＜Microsoft Plannerの特徴＞
- タスクを割り当てられる
- リストビューがある
個人でタスクを作成できるだけでなく、別のメンバーにタスクを割り当てられる機能があります。
「自身で作成したタスク」や「自身に割り当てられたタスク」がリストビューで表示されるので、タスクの一元管理に活用できます。
＜Microsoft Plannerの機能・使用感＞
- Microsoft Teamsと連携できる
- Microsoft 365 ドキュメントを共有できる
チャットでやりとりしながらタスク管理を進めたい場面では、Microsoft Teamsと連携すれば、円滑なコミュニケーションとタスク管理を両立できます。
「Word」「Excel」「PowerPoint」のファイルを共有し、コメントからタスクを作成できるので、複数人での共同作業に貢献します。
＜Microsoft Plannerの注意点＞
- 単体では購入できない
- 検索機能が不十分
Microsoft Plannerを導入するには、多機能なMicrosoft 365の有料プランを契約しなければなりません。そのため、タスク管理以外の機能が不要な場合は、無駄にコストがかかる恐れがあります。
ユーザーの口コミでは「検索機能が向上すればもっと円滑に業務を行えるかと思います。」という声も挙がっています。（引用：ITreview）
＜Microsoft Plannerの料金体系＞
以下は、Microsoft Planner単体の料金プランです。
- Planner Plan 1：1,499円/ユーザー/月
- Planner and Project Plan 3：4,497円/ユーザー/月
- Planner and Project Plan 5：8,245円/ユーザー/月
また、以下の「Microsoft 365」のプランであれば、Microsoft Plannerのほかにも、WordやExcelなどのアプリも利用できます。
- Microsoft 365 E3 (Teams なし)：5,059円/ユーザー/月
- Microsoft 365 E5 (Teams なし)：8,208円/ユーザー/月
- Microsoft 365 F3；1,199円/ユーザー/月
【Microsoft Outlook】タスク機能もあるメールソフト
＜Microsoft Outlookの特徴＞
- メールからタスクを作成できる
- 繰り返しのタスクを設定できる
受信したメールをタスク管理のアイコンへドラッグすれば、そのままタスクとして登録できます。
定期的に繰り返すタスクをあらかじめ設定すれば、タスクの登録漏れを防げます。
＜Microsoft Outlookの機能・使用感＞
- To Doリストでタスク管理ができる
- 複数人にタスクを割り当てるには手間がかかる
To Doリストでタスク管理をしたい場面では、Microsoft To Doを活用すると、メールをタスクとして管理できます。
複数人にタスクを割り当てる場面では、個々にタスクを作成しなければならない点が使いづらいと言えます。
＜Microsoft Outlookの注意点＞
- メール機能の利用が前提
- 検索機能がイマイチ
Microsoft Outlookはメールアプリなので、タスク管理のために使うのは費用対効果に見合わない恐れがあります。
ユーザーの口コミでは「検索機能がイマイチで、すぐに見つからないことが多い。」という声も挙がっています。（引用：ITreview）
＜Microsoft Outlookの料金体系＞
- 無料版：0円
- 一般法人向け
Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月（月払い）
Microsoft 365 Apps for business：1,483円/ユーザー/月（月払い）
Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月（月払い）
Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月（月払い）
【Todoist】ToDoリストでタスク管理するツール
＜Todoistの特徴＞
- タスクをリスト形式で整理する
- 外部ツールと連携できる
リスト形式のタスクを、一覧で確認できます。
Microsoft OutlookやSlack、Gmailといった多種多様な外部ツールと連携できます。
＜Todoistの機能・使用感＞
- タスクの優先度を設定できる
- コメントでやりとりできる
やるべきことを一目で把握したい場面では、タスクの優先度を色分けできます。
「タスク単体」や「プロジェクト全体」に対してコメントを追加できるので、タスクについてメンバー同士で話し合いたい場面で便利です。
＜Todoistの注意点＞
- 無料プランにリマインダー機能がない
- 数字が自動的にタスク期限に反映されてしまう
無料プランには、タスク管理をするうえで必須のリマインダー機能（通知機能）がないので、タスクのやり忘れが起こる可能性があります。
ユーザーの口コミでは「数字などを入力すると自動的にタスク期限（例えば4と入力する4時など）に反映されるのですが、求めていないときも変換されてしまう点は少し煩わしいです。」という声も挙がっています。（引用：ITreview）
＜Todoistの料金体系＞
- 初心者：0円
- プロ：588円/月（月払い）
- ビジネス：888円/ユーザー/月（月払い）
【Google Keep】Google カレンダーと連携できるツール
＜Google Keepの特徴＞
- パネル形式でタスク管理できる
- あらゆるデバイスで利用できる
Google Keepでは付箋のようなメモを使用します。リスト形式ではなくパネル形式なのでタスクの内容まですぐに確認できます。
GoogleアカウントがあればWindowsやMac、スマホでタスク管理ができます。
＜Google Keepの機能・使用感＞
- 音声入力ができる
- チームでタスク管理できる
「文字入力が難しい場面」や「会議の議事録を作成したい場面」では、音声入力も可能です。
Google ToDoと比較すると、Google Keepではメモ・リストの「共有」や「共同編集」が可能なので、複数人でタスク管理ができる点がメリットです。
＜Google Keepの注意点＞
- ビジネス利用に不向き
- フォルダ分けできない
複数のメモを一括で共有できないほか、バグによってメモが削除されることがあるため、重要な情報を扱うときには注意が必要です。
ユーザーの口コミでは「現在はタグをつけることで管理していますが、メモが多くなると管理が煩雑になるので、しっかりとしたメモを保存したい場合には向いていません。」という声も挙がっています。（引用：ITreview）
＜Google Keepの料金体系＞
Google Keepは無料ですべての機能を利用できます。
【Notion】進捗状況の可視化に役立つ多機能なツール
＜Notionの特徴＞
- 豊富な機能が揃っている
- カスタマイズ性が高い
タスク管理や社内Wiki、データベースを作成・管理できる機能が搭載されています。
コードや数式にも対応しているほか、アイコンや画像を組み合わせてデザイン性の高いページにカスタマイズできます。
＜Notionの機能・使用感＞
- チームで共同編集できる
- 進捗を可視化できる
ワークスペースに共同作業をしたい人を追加することで、作成ページやデータベースを簡単に共有できます。
プロジェクトごとのワークスペースで、タスクの進捗状況をタグで分類したり進捗率を％で表したりできるので、簡単に進捗を可視化できます。
＜Notionの注意点＞
- AI機能は別途料金がかかる
- 使いこなすのが難しい
AIから質問の回答が得られる「Q&A」や、文章の「自動入力」といったAI機能は、プラン料金とは別に、メンバー1名につき￥1,650/月が請求されます。そのため、予算に問題がないか確認しましょう。
ユーザーの口コミでは「万能ツールと聞くが、使いこなすには時間がかかる。トライ&エラーが必要。」という声も挙がっています。（引用：ITreview）
＜Notionの料金体系＞
- フリー：0円
- プラス：2,000円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：3,000円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
上記のプランと併せて、AI機能もワークスペースに追加できます。
- Notion AI：1,350円/ユーザー/月（月払い）
＜比較表＞タスク管理・共有におすすめのツール・アプリ6選
以下は、タスク管理・共有におすすめのツール・アプリ6選の比較表です。個々の特徴や注意点を把握して、自社の目的に合ったツールを導入しましょう。
（表は左右にスクロール可能）
| Stock【一番おすすめ】 | Microsoft Planner | Microsoft Outlook | Todoist | Google Keep | Notion | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
複数人でも使いこなせるタスク管理ツール |
Microsoft Teamsで使えるタスク管理ツール |
タスク機能もあるメールソフト |
ToDoリストでタスク管理するツール |
Google カレンダーと連携できるツール |
進捗状況の可視化に役立つ多機能なツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】※Microsoft Teamsと連携しなければならない |
【〇】 |
【×】※タスクへのコメントは可能 |
【×】 |
【×】※ドキュメント上でのコメントは可能 |
| 複数人への一括でのタスク設定 |
【〇】 |
【〇】※最大11人まで |
【×】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
単体では購入できない |
メール機能の利用が前提となる |
無料プランにリマインダー機能がない |
フォルダ分けできない |
使いこなすのが難しい |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは1,499円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,079円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは588円/月（月払い）～ |
・すべての機能を無料で利用できます。 |
・無料プランあり
・有料プランは2,000円/ユーザー/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Microsoft Planner」の詳細はこちら |
「Microsoft Outlook」の詳細はこちら |
「Todoist」の詳細はこちら |
「Google Keep」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
「機能が多くて便利そうだから」という理由でツールを導入すれば、多機能すぎて社員が使いこないという事態になりかねません。そのため、必要な機能に過不足のないシンプルなツール・アプリがおすすめです。
【業務負荷を軽減】タスク管理ツールに必要な3つの機能
チームで効率よくタスクを共有・管理するには「タスク管理ツール」が必須ですが、やみくもにツールを選定しても社内に浸透しません。以下では、タスク管理ツールに必要な3つの機能を紹介するので担当者の方は必見です。
（1）タスクの共有機能
はじめに、タスク管理ツールに必要な機能として「タスクの共有機能」が挙げられます。
部署内の全員のタスクが共有されれば、タスクの進捗が遅い場合にもすぐに指示を出し、早い段階で軌道修正ができます。ただし、共有用のURLを取得しなければならないツールは、別途メールやチャットツールを使う手間がかかってしまいます。
したがって、外部ツールを介することなくタスクを共有できるツールを導入しましょう。
（2）メッセージ機能
次に、タスク管理ツールには「メッセージ機能」も必要です。
タスク管理ツールでメッセージ機能を利用できれば、情報を共有するたびにメールやチャットツールに切り替える必要がありません。そのため、タスクに関する連絡や質問のやりとりがスムーズになるのです。
また、ほかのツールを使わない分、運用コストを大幅に削減できるのもメリットです。このように、メッセージ機能は業務効率化とコスト削減に必須と言えます。
（3）情報の管理機能
最後に、タスク管理ツールには「情報の管理機能」も欠かせません。
タスク管理においては「必要な資料やデータ」も併せて管理するのが有効です。別々のツールで管理すると、タスクと情報が紐づけられないので、作業を始めるたびに情報を探し出す手間がかかってしまいます。
したがって、情報が混ざらずスピーディに仕事を進められるようにするには、タスクの詳細な情報も管理できる機能が不可欠なのです。たとえば、「ノート」と「タスク」が紐付いており、関連情報をノートにまとめられる「Stock」のようなツールがおすすめです。
タスク管理ツールの選定ポイント
ここでは、タスク管理ツールの選定ポイントを2点ご紹介します。ツールを選定するときは、以下のポイントを満たしているか必ず確認しましょう。
（1）誰でも利用できるか
1つ目のポイントは「誰でも利用できるか」です。
タスク管理ツールには様々な種類が存在し、なかには、タスク管理には関係のない機能が搭載されているものもあります。「便利そうだから」と多機能なツールを選択してしまうと、操作が複雑で使いこなせない従業員が出てくる可能性があります。
従業員にとって操作が難しいツールでは、タスク管理は適切に行われず、ツールが形骸化してしまいます。したがって、ツールを選定するときは「誰でも利用できるか」を重視する必要があるのです。
（2）サポート体制が整っているか
2つ目のポイントは「サポート体制が整っているか」です。
チームや部署など、複数人のメンバーが参加している業務では、メンバー間で常に最新の進捗を報告し合う必要があります。万が一ツール上でトラブルが発生し、進捗報告ができない状況では、プロジェクト全体の進行が妨げられてしまう恐れがあります。
そのため、もしツール上でトラブルが発生してしまってもすぐに復旧できるよう、サポート体制が整っているツールを選びましょう。たとえば、質問の回答を遅くとも1営業日以内に返信する「Stock」のようなツールだと安心です。
タスク管理・共有ができるツール・アプリ6選まとめ
ここまで、タスク管理・共有ができるツール・アプリ6選を中心にご紹介しました。
タスク共有ツールを選ぶときは、タスクの作成から共有が瞬時にできるのはもちろん「情報の管理機能」や「メッセージ機能」があるかも確認しましょう。以上の機能が備わっていれば、必要な情報を探し出したり別のツールでやりとりをしたりする手間が省けます。
また、社員全員が使いこなせるツールでなければ、社内のタスク共有が滞る恐れがあります。そのため、「必要な機能に過不足がなく、ITに詳しくない社員でもストレスなく使えるツール」を選ばなければなりません。
したがって、メッセージ・情報管理・タスク共有の機能があり、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、すぐに使いこなせるほどシンプルなツール「Stock」が最適なのです。
ぜひ「Stock」でタスクを円滑に共有して、チームのタスクが分からない状況を解消しましょう。
