資料作成やメール返信、営業連絡など、複数の作業を切り替えながら対応しなければならない状況が多々あります。そのような状況で、複数の作業を同時並行する仕事の仕方を「マルチタスク」と言います。
 
マルチタスクはいくつもの仕事を同時に進められる一方、非常に難しいのでできる人が限られているのが現状です。しかし、マルチタスクは才能ではないので、コツつかめば誰でもできる可能性があります。
 
そこで今回は、マルチタスクの意味や苦手を克服する5つのコツを中心にご紹介します。
 
  • マルチタスクにはなじみがないので詳細を知りたい
  • マルチタスクで仕事ができるような実践的なコツを知りたい
  • 簡単に効率的なタスク管理ができる方法を知りたい
という担当者の方はぜひこの記事を参考に、マルチタスクについて理解を深めてタスクを効率的に処理しましょう。


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マルチタスクとは?

以下では、マルチタスクに関する理解を深めるために、マルチタスクの意味とシングルタスクとの違いについてご紹介します。

マルチタスクの意味

マルチタスクとは複数の作業を並行、または何度も切り替えて実行することを指します。
 
例として、電話をしながらメールの返信をしたり、資料作成と顧客対応を並行したりといった状況が挙げられます。
 
近年では、スマホやタブレット端末の普及によって、多くのビジネスマンがパソコンで作業しながら別の仕事を同時に進められるようになりました。

シングルタスクとの違い

マルチタスクとは対照の「シングルタスク」もあります。
 
シングルタスクは1つの作業に集中して完了させる仕事の仕方を意味します。シングルタスクは複数の作業を同時並行しないので、集中力が持続して生産性が向上すると言われています。
 
関連記事: 「タスク」の意味とは?使い方や類語を徹底解説!
 
関連記事: ビジネス用語の「タスク」とは?正しい意味や類語を解説!


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マルチタスクが苦手な人の3つの特徴

マルチタスクが苦手な人には共通する3つの特徴があります。「なぜマルチタスクが苦手なのか」を正しく理解すれば、適切な方法で克服できる可能性があるので必見です。

こだわりが強く、緻密に仕事をする人

仕事へのこだわりが強く、緻密な準備をしてから仕事をする人はマルチタスクが苦手な傾向にあります。
 
自分の仕事に強いこだわりがある場合、臨機応変な対応が難しいことが多いです。そのため、マルチタスクのように一度に複数のタスクをこなしていく働き方には合っていないと言えます。
 
マルチタスクではスピード感を持ってタスクを完了させなければならないので、「失敗したらすぐにやり直せば良い。」という考え方も持つ必要があります。

注意力が散漫になりやすい人

注意力が散漫になりやすい人はマルチタスクが苦手な傾向があります。タスクの切り替えの際には、短い時間で集中力や気持ちを戻す必要があるからです。
 
また、マルチタスクでは複数のタスクに同時に気を配る必要があることも苦手だと感じる理由のひとつです。
 
以上のように、マルチタスクに必要になるのが集中力です。集中力がない人はマルチタスクに向いていないわけではなく、どのような状況で集中力を発揮できるかによってマルチタスクへの適性が変わってくるのです。

新しいタスクを優先してしまう人

マルチタスクが苦手な人は新しく発生したタスクを優先して終わらせようとする傾向があります。具体的には、すでに着手しているタスクがあっても手を止めて、ほかの社員からお願いされた仕事などを無計画に優先してしまう人を指します。
 
相手を待たせてはいけないという姿勢の現れではありますが、「今取り組むべきタスクなのか。」が上手く判断できていない状況とも言えます。
 
新しいタスクを優先してしまうと目の前のタスクがいったん中断するので、準備や気持ちの切り替えが必要になります。限られた業務時間で仕事をしなければならないので、非効率になっている可能性が高いです。


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仕事を効率的に進める5つのコツ

マルチタスクは才能ではなく、いかに効率的にタスクを管理できるかに依存しています。そのため、マルチタスクが苦手な人は仕事を効率的に進めるコツを理解しましょう。
 
以下では、仕事を効率的に進める5つのコツを一つひとつ詳細にご紹介します。

1日を4ブロックに分割する

マルチタスクで仕事をする手法のひとつに、1日を4ブロックに仕分ける方法があります。4つのブロックのイメージは以下の通りです。
 

1日を4ブロックに分割したときのイメージ

上図の4ブロックにタスクの割り振りをして作業を始めます。
 
人によって集中できる時間帯は異なるので一概には言えませんが、集中力の高い午前中は事務的な業務、集中力の低下する午後は創造的な業務をするなどの分け方が有効です。
 
また、そのブロックに割り振られたタスク以外には手を出さないのがポイントです。たとえば、メールが来るたびに返信作業をするとタスクに向かっていた集中力が途切れてしまうので、その時間帯に割り振ったタスクだけに取り組みましょう。

パーキングロット思考を取り入れる

パーキングロット思考を取り入れて、頭の中を整理しましょう。
 
パーキングロットは駐車場という意味で、この手法は急に発生したタスクをいったん脇に置いて集中力を途切れさせない手法です。具体的には、メモを用意して「タスクが発生したらすぐに書き込む」という簡単な作業です。
 
人の脳が一度に集中できることには限りがあると言われています。そのため、仕事をしているときに急に思い出したタスクを始めたり、メールが来るたびに返信したりと集中力が分散してしまうことが多くなるのです。
 
結論、手元にメモを用意して急に発生したタスクはすぐに書き留めましょう。まずは目の前のタスクに集中できる環境づくりをして、タスクが完了したら次のタスクに取りかかるのです。

1×10×1システムを使いこなす

大量のタスクをスムーズに処理するためには、1×10×1システムを取り入れてみましょう。1×10×1システムは、作業するタスクの順番を1分のタスク、10分のタスク、1時間のタスクと段階的に並び替える手法です。
 
どれほど簡単なタスクでも数が多いとモチベーションが下がってしまいます。しかし、1×10×1システムでは簡単なタスクから終わらせるサイクルが完成するので、小さな達成感を得ながら仕事ができます。
 
そのため、大量のタスクを目の前にすると「どのタスクをすれば良いのか。」と分からなくなりますが、1×10×1システムを使えばすぐに仕事に取りかかれます。

シングルタスクを徹底する

パーキングロット思考のように一つひとつの業務に集中するのがマルチタスクへの近道です。目の前の業務に集中して取り組めば仕事は効率化していきます。
 
たとえば、シングルタスクはマルチタスクとは異なりタスクの切り替えが少ないので、作業準備にかかる時間が削減できます。また、ひとつの業務に集中するシングルタスクで集中力が鍛えられれば、マルチタスクになっても高いクオリティで仕事ができます。
 
実際、マルチタスクに見えるビジネスマンでも、シングルタスクを高速でまわしているケースが多いのです。シングルタスクは同時に複数の仕事をこなせない一方で、シングルタスクの切り替えを素早くすればマルチタスクと遜色のない仕事ができます。

タスクの関係者に早めのコンタクトをとる

マルチタスクができる優秀な人ほど、ほかの社員に早い段階でコンタクトを取ります。「明確な計画が立つ前に連絡するのは好ましくない。」とも考えられがちですが、不透明な段階でも早めにコミュニケーションをとっておけば相手も心積もりができます
 
たとえば、上司からのサポートが必要となるタスクがあった場合、「詳細は現在検討中ですが、近いうちに〇〇さんのお力をお借りしたいと思っています。」と連絡するだけでその後の連携がスムーズになります。
 
以上のように、マルチタスクは個人の力ですべてのタスクをこなすことではなく、チームの協力を得ることではじめて成立すると言えます。
 
関連記事: タスクマネジメントとは何か?「一人の場合」と「複数人の場合」の違いを考えてみよう!


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マルチタスクのメリット・デメリット

マルチタスクには多くのメリットがある一方で、仕事をするうえで無視できないデメリットもあります。以下では、マルチタスクのメリットとデメリットをご紹介します。

マルチタスクのメリット

これまでマルチタスクで仕事をするためのコツを紹介してきましたが、マルチタスクになることには以下の3つのメリットがあります。
 
  • 業務の全体像が見える
  • 複数のタスクを同時進行すると業務の全体像が見えてきます。そのため、業務に対してより客観的な捉え方ができるようになるので課題などに気づきやすくなります。
  • コミュニケーションが活発になりやすい
  • タスク関係者との連絡が必然的に増えるのでコミュニュケーションが活発になりやすいです。そのため、仕事がスムーズに進むなどの副次的なメリットもあります。
  • 業務の停滞が少なくなる
  • 重要な業務を停滞させることが少なくなります。ただし、シングルタスクよりも進みは遅いので早い段階でタスクに取りかかる必要があります。
以上のように、マルチタスクができるようになれば仕事が効率的になります。ビジネスマンの多くがマルチタスクに憧れを抱くのも納得できます。

マルチタスクのデメリット

マルチタスクは万能のように見えますが注意すべきデメリットもいくつかあります。以下は、マルチタスクの3つのデメリットです。
 
  • 作業が中途半端になる
  • 同時に複数のタスクを進めるのでなかなか作業が完了しません。そのため、後工程の作業の開始が遅れてしまう可能性もあります。
  • 焦ることが増えてミスが多くなる
  • 時間のプレッシャーを感じるようになり焦る場面が増えます。そのため、注意力が低下してミスをしてしまう可能性が高くなります。
  • 自分のキャパシティーを超えやすい
  • 新しいタスクに次々と手を出してしまうので自分の限界を超えやすくなります。スケジュールに余裕がなくなるとさらに無理が重なる傾向があるのです。
以上のようにマルチタスクで仕事をする場合、必ずカバーしなければならないデメリットがあるのが分かります。


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マルチタスクのデメリットを解消する3ステップ

マルチタスクのデメリットを解消すれば、業務全体が把握できるなどのメリットだけが得られるようになります。そのため以下では、簡単に実践できるマルチタスクのデメリットを解消する3ステップをご紹介します。

タスクを可視化する

はじめに、すべてのタスクを可視化しましょう。
 
マルチタスクは同時並行で2つ以上のタスクを進めなければならないので、「どの仕事を、いつまでに完了させるのか」を正確に把握する必要があるのです。
 
タスクを可視化すれば業務を俯瞰できるので、全体を見ながら落ち着いて仕事を進められます。また、タスクを客観的に把握できれば、タスク量が自身のキャパシティに合っているかが早い段階で分かります。
 
タスクを可視化すればマルチタスクのデメリットを大幅に抑えられるのです。

ポモドーロで時間管理する

マルチタスクで仕事をするときには、ポモドーロ・テクニックを活用して時間管理をしましょう。
 
ポモドーロ・テクニックとは短時間の作業と休憩を繰り返す時間管理の方法です。具体的には、25分(作業)+5分(休憩)の30分のサイクルを4回繰り返して、その後30分の長い休憩をとります。
 
複数のタスクを切り替えながら仕事をするマルチタスクには、集中力が続かないというデメリットがあります。しかし、ポモドーロ・テクニックを活用すれば決められたサイクルで集中しながら、複数のタスクを同時に進められるのです。
 
以上のように、複数のタスクを進めなければならない状況であれば、積極的にポモドーロ・テクニックを実践してみましょう。

ツールで面倒な管理を減らす

最後に、タスク管理ツールを活用して面倒な管理を減らしましょう。
 
メモ帳やエクセルにさまざまな工夫を凝らして管理する方法もありますが、マルチタスクができる人はタスク管理ツールも上手く活用しています。時間をかけるべきでない面倒な作業はすべてツールに任せて、目の前のタスクに集中しましょう
 
タスク管理ツールを導入すればわずらわしい作業がすべて簡略化されます。例として、簡単に自分のタスクの進捗を一覧で確認したり、わずか数クリックでほかの社員にタスクを依頼したりできることが挙げられます。
 
結論、マルチタスクで仕事をするためにはタスク管理ツールの導入は不可欠と言えます。


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誰でも簡単に仕事を効率化できるおすすめのツール

以下では、誰でも簡単に仕事を効率化できるおすすめのツールをご紹介します。
 
わずらわしいタスクの管理が難なくできる環境をつくるために「タスク管理ツール」は必須です。しかし、タスク管理ツールのなかでも誰でも簡単に使いこなせるシンプルなものを選びましょう。
 
豊富な機能を搭載する多機能ツールを導入してしまうと、デジタルに詳しくない場合にかえって管理が面倒になる可能性があります。また、搭載する機能が多い分、運用コストもかかるので長期的な利用には向いていないと言えます。
 
そのため、今回ご紹介する「Stock」のようなタスク管理に必要な機能を過不足なく搭載している、使い勝手の良いシンプルなツールを導入しましょう。
 
Stockは80,000社以上の導入実績を誇る今注目のタスク管理ツールで、非IT企業をはじめとしたあらゆる企業で活用されています。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
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  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
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    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
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マルチタスクの意味や克服のコツまとめ

これまでマルチタスクの意味やコツ、おすすめのツールをご紹介しました。以下が今回のまとめになります。
 
  • マルチタスクは「複数の作業を並行、または何度も切り替えて実行すること」を指す。
  • マルチタスクは才能ではないので、5つのコツを実践すれば仕事を効率的にできる。
  • マルチタスクにもデメリットがあるが、タスク管理ツールを導入すればカバーできる。
マルチタスクができる人は自分の能力ですべてを補おうとせず、タスク管理ツールなどを上手く活用しています。そのため、導入後にすぐ使いこなせるようなシンプルなタスク管理ツールを試してみましょう。
 
今回ご紹介したStockは簡単な操作でタスク管理ができるので、非IT企業の社員でもすぐに使いこなせます
 
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