資料作成やメールの返信、営業電話など、業務が多いと作業を行ったり来たりしながら対応せざるを得ない状況は多々あります。
 
このような状況では複数の業務を同時並行、すなわちマルチタスクで進める必要があります。しかし、今の作業を中断して別の作業に移行するとき、集中力が切れてしまって作業がはかどらない経験をした方も多いのではないでしょうか。
 
マルチタスクを効率的に行うには仕事のプレッシャーが今以上にかからないよう、マルチタスクへの理解と効率的なタスク管理をする必要があります。
 
そこで今回は、マルチタスクの概要や正しいタスク管理術などについてご紹介しますので、
 
  • 日々マルチタスクをしているが、もっと効率的に業務をこなしたい
  • マルチタスクができるような仕組みづくりを考えている
  • タスク管理の方法を改めて見直したい
という方は、ぜひこの記事を参考に、自分自身の仕事の進め方や社員の業務効率化を再考してみましょう。

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マルチタスクの理解

マルチタスクの理解をすることは、社員がどのような状態で業務にあたっているかを考えるきっかけになるうえ、業務効率化を図るうえでの前提条件にもなり得ます。
 
他にも、マルチタスクとシングルタスクの違いについても以下で解説しています。

マルチタスクとは?

マルチタスクとは、複数の作業を並行、または短期間に並行して切り替えて行うことです。
 
例えば、電話をしながらメールの返信をしたり、資料を作成しながらチャットでやりとりをしたり、といった状況がマルチタスクと言われています。
 
今日では、パソコンさえあればどこでも作業ができるので、マルチタスクが当たり前だと思われていますが、マルチタスクをすると集中力や生産性の低下を招くことがわかっています。
 
 
マルチタスクは業務の切り替えにエネルギーを多く使ってしまうので、なるべくシングルタスクでの業務に切り替える必要があります。
 

マルチタスクとシングルタスクの違いって?

マルチタスクと対照的な言葉にシングルタスクがあります。
シングルタスクとは、1度に1つずつタスクを処理していくことを指し、1つの仕事を集中して終わらせて、次の仕事にとりかかるワークスタイルとなります。
 
シングルタスクはあるひとつのタスクがひと段落、あるいは終了するまでは他のタスクには取り掛からないので、集中力が持続し、生産性の向上が期待できます。
 
そのため、確実にタスクを終わらせたいときや、その日のうちに終わらない、熟考しながら進めなければいけないタスクの場合は、シングルタスクで進行していくのがおすすめです。

人間はそもそもマルチタスクができない

マサチューセッツ工科大学のEarl Miller教授の研究によると、このようなことが証明されています。
 

「マルチタスクにうまく関連付けられていない…人々が彼らがマルチタスクであると考えるとき、彼らは実際にあるタスクから別のタスクに非常に急速に切り替わっているだけだ。」

つまり、人間はマルチタスクをしているのではなく、シングルタスクを瞬時に切り替えており、研究結果から人間はマルチタスクができない脳の作りになっていることがわかります。
 
したがって、多くの仕事を迅速に終わらせる人は、シングルタスクを上手くこなす術、すなわちシングルタスクへの切り替えを瞬時に行い、メリハリをつけて仕事ができていると言えるでしょう。

では私たちがしているマルチタスクとは?

電話をしながらメールを打つ、リアルタイムで変化するデータを見ながら分析し、レポートを作成するなど、ビジネス上ではで2つの業務を同時に行うシーンはよくあります。
 
これらは一見マルチタスクのように見えますが、実はマルチタスクではありません。
 
ビジネス上で行っているマルチタスクと思われる行動は、習慣化された運動なので、体が勝手に動いてくれます。
 
つまり、習慣化された運動+シングルタスクであって、厳密に言うとマルチタスクではないのです。
 
関連記事: 「タスク」の意味とは?使い方や類語を徹底解説!
 
関連記事: 「タスク」の意味って何だろう?「プロジェクト」や類語との違いも解説
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マルチタスクのデメリット

マルチタスクは複数の仕事を同時並行で行うので、効率がいいように感じるかもしれませんが、実はマルチタスクをすることにより生じるデメリットがあります。以下でその2つをご紹介します。

生産性が著しく低下

マイクロソフトの研究によると、マルチタスクによって生産性が40%低下する研究結果が示されています。
 
マルチタスクをしていると、作業の途中で別の作業、別の作業中にまた別作業への切り替え、といったように中途半端にタスクを残した状態で、別の作業に移っています。
 
このような状態では、脳が次の作業に上手く切り替えられず、前の作業を引きずりながら作業をしている状態になってしまい、生産性の低下を引き起こします。

集中力が続かない

複数タスクの切り替えをすると、それまでにしていたタスクと違う別の作業をするため、集中力が切れてしまいます。
 
タスクの切り替えを複数回行うごとに、完全に集中力が切れてしまう可能性が高くなります。
 
対処法としては、タスクが多い分だけ集中力が散漫となってしまうため、ひとつのタスクを終えたら、またはひと段落したら次のタスクへ移るなど、効率的なタスク管理が必要になります。
 
関連記事: 「タスク」と「ToDo」の違いって?仕事がはかどるタスク管理術・ツールを紹介!
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正しいタスク管理術の3ステップ

ここでは、『どんな仕事も「25分+5分」』という書籍を元にしたタスク管理術をご紹介します。
 
マルチタスクを行う際にすぐに実践できる内容となっておりますので、ぜひ参考にしてみてください。

タスクを可視化

まず作業に入る前にやることは、1日のタスク決めです。
今日やるタスクを整理し可視化することでマルチタスクを防ぎ、シングルタスクに専念できます。
 
しかし、仕事をしているうちにクライアントや上司に別の仕事を振られたり、緊急対応しなければいけないタスクが増えることがあります。
 
このようなとき、タスクの期日や優先順位のバランスを取り、後回しにするものは別の日に行ったり、緊急性の高いものの場合は、タスクの入れ替えをしたりと臨機応変に対応します。
 
ポイントは、タスクを整理した際に、ひとつのタスクにつき30分の作業単位を守って業務を進めていくことです。
 
追加で作業が入ってきても、今やっている30分単位のタスクをやり終えてから、新しいタスクをするようにしましょう。タスクの切り替えが瞬時に行えるうえ、集中力をキープできます。
 
タスクの可視化には、簡単に導入できるタスク管理ツールを用いて自分だけ、もしくはチームのタスクなど、必要に応じて情報共有できるような体制を整備するとさらに効率的、かつ生産性の向上が期待できます。

時間を区切り、適度に休憩

時間を区切ってタスクに取り組むことも重要ですが、実は「休憩」にも効率的なタスク遂行に貢献する秘訣があります。
 
上記で紹介した書籍では、一区切りの時間を25分(作業)+5分(休憩)の30分としています。
 
人間が一度に集中できる時間は25分が限界ですので、作業が終わったら休憩が必要としています。
 
休憩には、これまでしていたタスクのことを考えず、脳をリセットさせる効果があります。今までの作業から頭をリフレッシュすることで、次のタスクへの集中がスムーズになります。
 
時間設定により、タスクの時間管理も同時に行えるのがメリットです。
 
コーヒーを取りに行ったり、仲間と雑談をするなど、できるだけ仕事に関係のないことをして、リフレッシュをするのがおすすめです。
 
一つの区切りを30分という単位にしているので、1日の作業時間から逆算をし、1日にできる作業数を計算できます。そして、今日やるタスクに30分単位の時間を割り振ります。
 
今日やるタスクに30分単位の時間を割り振ることで、タスクごとの必要時間を把握でき、効率的なタスク管理が可能になります。

邪魔な要素を排除し業務に集中する

シングルタスクを成功させるには、邪魔になる要素を排除し、集中して仕事を進める必要があります。
 
25分の作業時間の間にタスクが終わるように、一気に取り組みます。気が散るスマホの電源は切り、アラームを活用するのがおすすめです。
 
どうしても集中が難しいのであれば、会議室など自分が集中できる場所に移動するのも1つの手です。
 
このように、集中力を維持して生産性を向上させるには、集中するときは集中、休むときは休むというメリハリが必要です。
 
関連記事: タスクマネジメントとは何か?「一人の場合」と「複数人の場合」の違いを考えてみよう!
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タスクを効率的にこなすことができるおすすめツール

複数のタスクを効率的にこなすタスク管理術についてご紹介してきましたが、タスクの可視化をしなければメリハリのついた業務は難しいです。そして、タスクの管理方法が属人化している場合はタスクの抜け漏れなどが発生してしまう可能性があります。
 
しかし、全社でタスク管理の方法を統一しておけば、日々のマルチタスクの進捗や状況が確認できるので、トラブル防止にも繋がるうえ、情報共有もしやすくなります。
 
一方、ひとりの社員が多くの業務を兼任する中小企業では「タスク管理にかける時間も少なく、効率的な管理ができていない」「有名なタスク管理ツールは使うのが難しい」と悩む方も多いはず。
 
そこでおすすめなのが説明書がいらないくらい簡単に使えるタスク管理ツールの「Stock」です。
 
わずか3年弱で60,000社以上の導入実績を誇る、今注目のタスク管理ツールであり、以下でその特徴を詳しくご紹介します。

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また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用し、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同せず、常に整理された状態で仕事ができます。

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  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

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20ノートまでは無料で利用でき、有料プランにすることでノート数が無制限になるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も追加、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
 
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用できます。
 
関連記事: これからはタスクも共有する時代!タスクを共有するメリットとは?
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マルチタスクの概要やタスク管理術まとめ

これまでマルチタスクに関する概要やデメリット、おすすめのタスク管理術や効率的なタスク管理を実現するツールをご紹介してきました。以下が今回のまとめになります。
 
  • 人間はマルチタスクができないので、時間を決めてタスクに取り掛かるのが効率的。
  • マルチタスクを継続していると集中力や生産性の低下の原因となる。
  • 複数のタスク管理にはタスクを可視化し、時間を区切って取り組むことが必要。数多くのタスクを効率的に管理するにはタスク管理ツールがおすすめ。
現状タスク管理が属人的であり、なんとか今の体制で回せていても、将来的に業務がさらに増えた場合はタスク管理が逼迫してしまう可能性があります。
 
そのため、Stockのようなタスク管理ツールを早いうちに導入し、マルチタスクを効率的に捌くことが必要です。
 
Stockは登録・利用は無料からでき、登録も1分で完了するのでまずはその使い勝手を体感してみましょう。
 
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