資料作成やメール返信、営業連絡など、複数のタスクを同時に処理することを「マルチタスク」と言います。マルチタスクをこなすスキルがあれば、タスクが溜まらずプロジェクトをより円滑に進められます。
とはいえ「マルチタスクが苦手で効率的な進め方が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マルチタスクのメリット・デメリットや苦手克服のコツを中心にご紹介します。
- マルチタスクについて詳しく知りたい
- マルチタスクが苦手で、克服したい
- 多くの仕事を円滑に進める方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、マルチタスクが苦手な理由が分かるだけでなく、タスクが溜まっている状態から脱却できます。
目次
マルチタスクとは
以下では、マルチタスクの意味とシングルタスクとの違いを解説します。マルチタスクの定義が曖昧な方は必見です。
マルチタスクの意味
マルチタスクとは、複数の作業を効率よく何度も切り替えて実行することです。
たとえば、メールの返信を待つ間に電話をしたり、議論に参加しながら議事録を作成したりといった状況が挙げられます。また、近年ではスマホやタブレットの普及により、パソコンで作業をしながら別の仕事を進められるようになりました。
シングルタスクとの違い
マルチタスクとシングルタスクでは、タスクの量に違いがあります。
シングルタスクは1つの作業に集中することを意味します。複数の作業を同時並行しないため、マルチタスクよりも集中力が持続しやすいと言われているのです。
また、マルチタスクをすれば必ずしも仕事が円滑に進むとは限らず、シングルタスクで進めた方がよりスムーズに業務が完了する場合もあります。
マルチタスクが必要な仕事例
マルチタスクが必要となる仕事は教師や医療従事者、ビジネスマンなどがあげられます。
コミュニケーションをとる機会が多い仕事は、話しながら別の作業をすることが求められます。たとえば、取引先にメールを出し、返信を待っている間に電話応答をするといった状況も少なくありません。
したがって、職業によってはマルチタスクができないと効率的に仕事を進められないこともあるのです。
マルチタスクが苦手な人の特徴
ここでは、マルチタスクが苦手な人の特徴を3つご紹介します。「マルチタスクが苦手かもしれない」と思っている方は、当てはまることがないか、ぜひ確認してみましょう。
こだわりが強く、綿密に仕事をする
仕事へのこだわりが強く、綿密に仕事をする人は、臨機応変な対応が難しく一度に複数のタスクをこなしていくのには不向きです。
マルチタスクではスピードが重要なので「失敗したらすぐにやり直せば良い」という考え方が大切になります。そこで、「ミスしたくない」「失敗したくない」と考えてひとつの仕事を慎重に進める人は、スピードが大切なマルチタスクには向いていないといえるのです。
タスクに優先順位をつけられない
タスクに優先順位をつけられない人は、複数のタスクを効率よくこなしていくのには不向きです。
複数のタスクを首尾よく消化するには、タスクの優先順位は必須です。やみくもに仕事に取り掛かるのではなく、「まず何からやるべきなのか」「何を後回しにするのか」を明確にしましょう。
また、優先順位をつけずに仕事をすると、重要度や緊急度の高いタスクを見落として大きなトラブルにつながることもあります。このように、タスクに優先順位をつけるのが苦手な方は、結果としてマルチタスクが上手くできないと言えます。
スケジュール管理が苦手
スケジュール管理が苦手な方も、マルチタスクには不向きです。
マルチタスクでは、スケジュールが複雑になりがちです。複数のタスクが積み重なっていると、「何日までにやるのか」「何時までにやるのか」を管理するのが難しくなります。しかし、うまくスケジュール管理できなければ、締め切りに遅れたり、メンバーを待たせてしまったりすることもあります。
したがって、スケジュールをうまく管理できない方は、複雑なスケジュールの中でマルチタスクをすることが苦手であるといえます。
マルチタスクのメリット3選
以下では、マルチタスクのメリットを3つご紹介します。これまで「マルチタスク＝大変」というイメージがあり実践できていなかった方は必見です。
（1）業務の全体像が把握できる
まずは、マルチタスクのメリットとして業務の全体像が把握できることがあります。
複数のタスクを同時に進められていれば各作業の関係性が明確になります。仕事に対して客観的な視点が持てれば、これまでは見えてこなかった課題にも気づきやすくなるのです。
また、業務の全体像が分かればひとつのタスクに適切な作業量を割けるようになるので、これまで以上に効率よく仕事を進めることができます。
（2）コミュニケーションが活発になる
次に、マルチタスクにはコミュニケーションが活発になるメリットもあります。
複数のタスクを抱えていると、業務の期日に遅れないようにメンバーとこまめに連絡をとるようになります。そのため、メンバーとのコミュニケーションが必然的に増えるのです。
情報共有が促進されていれば、急遽新しいタスクが発生したりスケジュールを変更したりする場合でも迅速に確認・伝達できます。
（3）業務が円滑になる
最後に、業務が円滑になるのもマルチタスクのメリットです。
マルチタスクでは同時進行によって重要な業務も停滞させずに進められます。また、突発的に発生した仕事や急な方向転換にも柔軟に対応できるので、チーム全体の業務がより円滑になるのです。
さらに、万が一メンバーのタスクが遅れている場合でもすぐにサポートができることから、チームの結束力も高められます。
マルチタスクのデメリット3選
マルチタスクは業務効率化を図れる一方、注意すべきデメリットもあります。そこで以下は、マルチタスクのデメリットを3つご紹介します。
（1）作業が中途半端になる
まずは、マルチタスクのデメリットとして作業が中途半端になることがあります。
マルチタスクでは複数のタスクを同時に進めるので、やりかけの状態でほかのタスクを進めることも少なくありません。そのため、タスクが完全に終わるまでに時間がかかり、後続のタスクの開始が遅れてしまう可能性があるのです。
また、各作業の集中力も下がってしまい、無駄に時間をかける状態にもなりかねません。
（2）ミスが増える
マルチタスクには作業のミスが増えるデメリットもあります。
複数の作業を進めていると時間的なプレッシャーを感じる場面が増えます。そのため、焦りからよりミスをしやすくなってしまうのです。
また、ひとつの仕事でトラブルやミスがあると、次の仕事でも引きずってしまう悪循環になりかねません。
（3）キャパオーバーを招く
キャパオーバーになりやすいのも、マルチタスクの大きなデメリットです。
新しいタスクへやみくもに取りかかると、各人のキャパシティを超えてオーバーワークになる恐れがあります。その結果、スケジュールにも余裕がなくなり、期日の遅れにつながってしまうのです。
また、そもそもマルチタスクには人によって向き・不向きがあるので、メンバーごとに最適な方法でタスクを進めるのが重要です。
マルチタスクで使われるテクニック4選
ここでは、マルチタスクを行う際によく使われるテクニックを4つご紹介します。上手に使いこなせば、仕事を円滑に進められるようになります。
タスクシフト
マルチタスクで使われるテクニックの1つ目は、「タスクシフト」です。
タスクシフトとは、タスクを切り替えるタイミングを先に決めておく手法です。
上図のように、タスクを切り替えるタイミングを自分で決めておくことで、タスクが整理されて作業に集中しやすくなります。時間経過などの外的要因によって強制的にタスクを切り替えられるより、自分のタイミングで切り替えたほうが、ストレスなくタスクをこなしていくことができます。
パーキングロット思考
マルチタスクで使われるテクニックの2つ目は、「パーキングロット思考」です。
パーキングロット思考とは、急に発生したタスクをいったん退避させて、集中力を途切れないようにする手法です。具体的には「タスクが発生したらすぐに書き込み、一旦忘れる作業」をします。
上図のように、差し込みのタスクはすぐにメモなどに書き留め、目の前のタスクのみに集中できる環境を作りましょう。ただし、差し込みのタスクが緊急のものかそうでないかをきちんと判断することが大切になります。複数のタスクが発生しても、自然と優先順位をつけることができる点で非常に有効なテクニックです。
1×10×1システム
マルチタスクで使われるテクニックの3つ目は、「1×10×1システム」です。
1×10×1システムは、複数のタスクを、「1分で終わるもの」「10分で終わるもの」「1時間で終わるもの」に並び替えて、段階的に処理できるようにする手法です。
上図のような1×10×1システムを活用すれば、大量のタスクを抱えた場合でも「どのタスクから処理すれば良いのか分からない」となる心配もありません。また、細かいタスクから先に処理するため、時間のかかる作業にじっくり臨めるという利点もあります。
ポモドーロ・テクニック
マルチタスクで使われるテクニックの4つ目は、「ポモドーロ・テクニック」です。
ポモドーロ・テクニックとは、25分（作業）+5分（休憩）の30分のサイクルを4回繰り返して、15～30分の休憩をとる時間管理法です。
上図のようにあらかじめ決められたサイクルの中で時間を管理するので、自分で時間を管理する必要がなくなります。また、適度に休憩を取りながらタスクを消化できるため、長い時間でも集中を維持できるというメリットもあります。自分で時間を管理するのが苦手な方に、特におすすめのテクニックです。
【必見】マルチタスクの苦手を克服するコツ5選
ここでは、マルチタスクの苦手を克服できる5つのコツをご紹介します。マルチタスクは才能ではないため、以下のコツを押さえれば誰でもスムーズに仕事を進められます。
コツ1｜タスクを可視化する
はじめに、すべてのタスクを可視化しましょう。
マルチタスクは2つ以上のタスクを同時に進めるので「どの仕事を、いつまでに完了させるのか」を正確に把握しなければなりません。
タスクを可視化すれば業務の全体像を把握できるので、タスクの量が自身のキャパシティに合っているかもすぐに判断できます。
コツ2｜1日を4ブロックに分割する
1日を4ブロックに分けるのも、マルチタスクを行うコツのひとつです。イメージは以下の通りです。
上図の4ブロックを使い、集中力の高い午前中は事務的な業務、集中力が低下する午後は創造的な業務を割り振るのが効果的です。
コツ3｜タスクを細分化してシングルタスクにする
マルチタスクをシングルタスクの集まりとして処理すると、複数のタスクでもスムーズに対応することができます。
タスクを小さく分けることで、ひとつひとつのタスクに集中して取り掛かれます。また、小さなタスクをこなしていくので、「タスクの切り替えを素早くできる」「適度に達成感を味わうことができる」というメリットもあります。
このように、マルチタスクも細分化してみればシングルタスクの集まりに過ぎません。したがって、マルチタスクを意識しすぎず、ひとつづつ集中して業務に取り掛かりましょう。
コツ4｜タスクに優先順位をつける
タスクに優先順位をつけることでも、マルチタスクは成功しやすくなります。
やみくもにタスクをこなすのではなく、重要度と緊急度でタスクに優先順位をつけましょう。また、すぐに終わるタスクは後回しにせず、先にやってしまったほうがよいでしょう。そうすることで、時間を気にせずに重要なタスクに対応することができます。
これまでタスクに優先順位をつけてこなかった方は、これからは「まず何をすべきか」を考えて複数のタスクを処理するようにしましょう。
コツ5｜タスク管理ツールを活用する
最後に、タスク管理ツールでマルチタスクを簡単に行えるようにしましょう。
メモ帳やWord、Excelといった手法では、タスクの管理場所が分かりづらかったりスムーズに情報共有できなかったりして面倒です。このような状態では、複数のタスクを並行するにあたって無駄な工数がかかってしまいます。
そこで「タスク管理ツール」を活用すると、簡単にタスクの進捗を一覧で確認したり、数クリックでメンバーにタスクを依頼したりできます。なかでも、非IT企業の65歳が即日で使える「Stock」であれば、操作を覚えるストレスが一切かかりません。
【これで解決】マルチタスクができるようになる方法とは
以下では、マルチタスクができるようになるための方法をご紹介します。
そもそもマルチタスクとは、ただ複数の作業を同時並行するのではなく、やるべき作業の優先順位をつけて効率よく作業を切り替えていくことです。そのため、やるべきことを明確化できていなければほかのタスクが進められません。
そこで、自分のタスク一覧を管理できるITツールを使うことで、状況がわかりやすく、やるべきことが一目でわかります。ただし、多機能なツールでは社員が使いこなせない恐れもあるので、とくに非IT企業は「シンプルなツール」を選びましょう。
結論、選定すべきタスク管理ツールは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳が説明なしで使えるほど簡単な「Stock」です。
Stockにはあらゆる情報を流さずに残せる「ノート」があり、ノートごとに「タスク」「メッセージ」が紐づけられています。そのため、案件やプロジェクトごとに情報が混ざらず、マルチタスクもストレスなく処理できます。
非IT企業の65歳が即日でタスク管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
マルチタスクのメリット・デメリットやコツまとめ
これまで、マルチタスクのメリット・デメリットや苦手克服のコツを中心に紹介しました。
マルチタスクをすればコミュニケーションが円滑になったり業務の全体像を掴めたりする一方、キャパシティオーバーや時間的なプレッシャーを感じる恐れもあります。
そこで、タスクを一か所に集約しつつスムーズにやりとりできる”タスク管理ツール”を使えば、適材適所にタスクを振り分けやすくなります。ただし、複雑なツールでは社員の操作ミスが起こりかねないので「誰でも簡単に使いこなせるツール」にすべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、タスク管理に必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳でも直感的に使いこなせるシンプルなツール「Stock」が最適なのです。
ぜひ「Stock」を導入し、ストレスのないタスク管理を実現しましょう。
