進捗確認では、伝え方を誤ると失礼に当たってしまうので、丁寧な文面が欠かせません。また、正しい敬語を使うことで、角が立つことなくやりとりができるのです。
しかし、「ビジネスシーンにおける適切な文面が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、進捗確認メールの例文と5つのポイントを紹介します。
- 例文を参考に失礼のない進捗確認メールを手早く作成したい
- 進捗状況の確認メールを送るのに時間がかかり、認識にズレが生じている
- メンバーの進捗を簡単に共有・確認できるようになりたい
という方は本記事を参考にすると、適切なメールの文面をすぐに書けるようになります。
目次
進捗確認の意味とは
進捗確認の目的は、メンバーの状況を明らかにすることです。
進捗が定期的に共有されていないと、誰が何をしているのか分からないので連携しづらくなってしまいます。すなわち、プロジェクトをスムーズに進めるためには、進捗確認が必須なのです。
ただし、メールで進捗を確認すると、定型文を用意したり宛先を設定したりと手間がかかるため、ストレスを感じることも少なくありません。したがって、手間なく進捗を確認したい方は、スピーディーな情報共有ができる「Stock」などのITツールを使いましょう。
進捗確認のビジネスメールを送るときのポイント5選
進捗確認のメールではビジネスマナーを必ず守らなければなりません。以下では、ビジネスメールを送るときのポイント5選を紹介します。
（1）丁寧な表現を心がける
進捗確認メールでは丁寧な表現を心がけましょう。
進捗を確認するときは「催促されている」と捉えられないように、丁寧に言い換えなければなりません。そのため、「先日お願いした書類づくりの件について、その後いかがでしょうか」といった柔らかいフレーズを使うのがおすすめです。
とくに、目上の方とやりとりする場合は「尊敬語・謙譲語・丁寧語」を意識して、メッセージを送りましょう。
（2）行き違いの可能性を考慮する
メールを送るときは、行き違いの可能性を考慮しましょう。
催促のやり方が少し違うだけでも、相手に与える印象は全く違います。もし期日内に対応したのにもかかわらず、催促メールが来た場合、印象が悪くなってしまいます。
そのため、「行き違いでしたら申し訳ありません」といった一言を添えるのが重要です。
（3）件名を分かりやすく書く
件名は分かりやすく書きましょう。
進捗確認ではスムーズなやりとりが求められます。そこで、以下の件名にすれば、緊急度が伝わりやすくなり早めの返信を受け取れるのでおすすめです。
- 【進捗確認】○○案件の進捗と納期の確認
- 【至急】○○プロジェクトの進捗状況の件
このように、「進捗確認メールであること」が伝わる件名にしましょう。
（4）作業の期限を改めて提示する
進捗確認のメールでは、作業の期限を改めて提示することが重要です。
納期が既に過ぎている場合、期限を延ばして再度スケジュールを調整する必要があります。そこで、納期を複数回提示することで、認識のずれを確実になくせます。
したがって、「期日になって、齟齬があったことが発覚した」といった事態を起こさないためにも、作業の期限はメールのたびに必ず提示しましょう。
（5）返信を促す文章を載せる
進捗確認のメールを書くときは、返信を促す一言を添えましょう。
メールの返信はあと回しにされることも多く、数日後に返信が来ることも少なくありません。したがって、すぐに進捗を報告してもらうために、返信の期限を提示するのがおすすめです。
そのため、「誠に恐縮ですが、明日までにご返信いただければ幸いです」と丁寧に一言添えましょう。
メールで進捗を確認するデメリットとは
メールを見つけるのに時間がかかるのは大きなデメリットです。
複数の業務を並行して進めるケースでは、受信ボックスにさまざまなメールが入り乱れます。結果として、「プロジェクトAの進捗確認メールが見つからない」といったように、必要な情報を探すのに手間がかかるのです。
したがって、メールは進捗確認に最適とは言えません。そこで、業務やプロジェクトごとに「フォルダ」を分けつつ、「ノート」ベースでやりとりできる「Stock」を使えば、必要な情報をすぐに見つけられる仕組みが整います。
【送信者向け】進捗確認メールの文例
以下では、進捗確認メールの文例を紹介します。下記を参考に、正しい敬語を使って文面をつくりましょう。
社内メンバーに共有する場合
件名：○○案件進捗状況の確認
佐藤係長
お疲れ様です。営業企画部の大道です。
5月12日に期限を迎えるタスクの進捗はその後いかがでしょうか。
期限が近づいてまいりましたので、念のため連絡いたしました。
進捗によっては、期限の延期やリソースの追加を検討しております。
お忙しいなか恐縮ですが、明日の19時までにご返信いただけますと幸いです。
なお、本メールが行き違いとなり、すでに対応いただいている場合は、何卒ご容赦ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
営業企画部 大道
社外の関係者に共有する場合
件名：【ご確認】○○プロジェクトの進捗状況について
株式会社□□□□
第一営業部 課長 佐藤太郎 様
平素よりお世話になっております。
株式会社○○ 営業部の大道です。
先日、メールにてお送りした進捗報告の件はご確認いただけましたでしょうか。
5月13日の社内ミーティングで報告するため、本日中に進捗管理票の送付をお願いいたします。なお、本日中の送付が難しいときは、その旨をお伝えいただけますと幸いです。
なお、行き違いでメールを送信していた場合は何卒ご容赦ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
株式会社○○
営業部 大道
【受信者向け】進捗確認メールへの返信の文例
進捗確認メールを自分自身が受け取った場合には、できるだけ早く返信をすることが大切です。
とくに、納期を過ぎている場合には、謝罪の言葉とともに今後の改善策を伝えましょう。ビジネスでは、時間や期限を厳守しなければ信用を失い、今後の取引状況にも影響を及ぼしかねないため、誠意をもって対応することが求められます。
このように、進捗確認メールへの返信にはスピード感が求められます。そこで、以下の定型文を参考にして、素早く返信するようにしましょう。
件名：【進捗報告とお詫び】○○案件について
株式会社〇〇
●●様
いつも大変お世話になっております。株式会社△△の▲▲です。
進捗確認に関してのご連絡ありがとうございます。
期日を過ぎてしまい、誠に申し訳ございません。
現在の状況と期日を過ぎてしまった理由についてご報告させていただきます。
（具体的な進捗と遅れの要因）
今後はこのようなことがないよう、◇◇といった対策を打っていきたいと考えております。
この遅れによりご迷惑をおかけしていることを深くお詫び申し上げます。
今後の対応として、下記の計画を予定しております。
（具体的な期日・計画）
何卒ご理解賜りますよう、お願い申し上げます。
株式会社○○
営業部 大道
【必見】メールよりも簡単かつ素早い進捗確認ができるツール
以下では、メールよりも簡単に進捗管理できるツールを紹介します。
メールでのやりとりはさまざまな話題が入り乱れるので、進捗確認メールが埋もれてしまい、抜け漏れが起こる可能性があります。その場合、メール探しに時間も手間もかかり面倒なうえ、進捗がさらに遅れる原因になりかねません。
そこで、「テーマごとに情報をやりとりできるITツール」を使えば、業務ごとに進捗を管理できるため必要な情報を見つけやすくなります。ただし、多機能なITツールでは従業員が使いこなせないので「使いやすいITツール」を選びましょう。
たとえば、「Stock」は65歳の従業員でも簡単に進捗を確認できるほどシンプルなITツールです。
Stockの「ノート」に記載した内容は任意のメンバーに即共有されるうえ、ノートに紐づく「メッセージ」で進捗をやりとりすれば、情報を見失う心配がありません。また、「タスク」を使えば簡単に仕事を分配できて、担当者による作業のし忘れも防止できます。
ITに詳しくない65歳でも使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
進捗確認メールの文例とポイントまとめ
ここまで、進捗確認のメールを送るポイントやシーン別文例を紹介しました。
丁寧な表現を使ったり、件名を分かりやすくしたりすることで、角が立つことなく進捗を確認できます。ただし、メールではさまざまな情報が入り乱れるため、該当の文面を見つけるまでに時間がかかってしまう点に注意しなければなりません。
そこで、情報共有ツールを導入すれば、必要な情報がすぐに見つかる仕組みを整えられます。とくに、シンプルなツールであれば、ITに慣れていない従業員でもすぐに使いこなせるので重宝するのです。
たとえば、今回ご紹介した「Stock」は、65歳以上の従業員でも操作できるシンプルなツールです。Stockは業界・業種問わず、非IT企業を中心とした200,000社以上に導入されています。
ぜひ「Stock」を導入して、メールで進捗確認するストレスをなくしましょう。
