ビジネスで必要不可欠な「ファイル共有」はメールやUSBといった方法が一般的ですが、IT化やDX化に伴って、オンラインストレージやサイトを用いる企業が増えています。
オンライン上で直接ファイルをやり取りできるので、メールの文面を考えたりUSBを手渡したりする手間がかからず効率的です。しかし、「数あるストレージやサイトのなかから何を選ぶべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ファイル共有におすすめのオンラインストレージやサイト9選を中心に紹介します。
- オンラインストレージやサイトの選び方が分からない
- メールやUSBでは情報のやりとりが遅いので困っている
- テレワーク実施にともなって迅速に情報を共有できるサービスを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適なオンラインストレージ・サイトの選び方が分かり、ファイル共有を効率化するのに役立てられます。
目次
- 1 ファイル共有できるオンラインストレージの選定ポイント4選
- 2 おすすめのオンラインストレージ・サイト9選
- 2.1 【Stock】非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせるツール
- 2.2 【Google Drive】Googleが提供するファイル管理ツール
- 2.3 【Dropbox】大容量のファイルを共有できるサイト
- 2.4 【Box】1万社以上の導入実績があるツール
- 2.5 【OneDrive】Microsoftのオンラインストレージ
- 2.6 【iCloud Drive】iPhoneのファイル管理に最適なサイト
- 2.7 【firestorage】容量無制限のオンラインストレージ
- 2.8 【desknet’s NEO】100GBからファイル管理できるツール
- 2.9 【Fleekdrive】企業の共同作業に適したツール
- 3 ファイル共有のやり方4選
- 4 オンラインストレージでできること
- 5 ファイル共有にオンラインストレージをおすすめする3つの理由
- 6 ファイル共有におすすめのオンラインストレージまとめ
ファイル共有できるオンラインストレージの選定ポイント4選
以下ではオンラインストレージの選定ポイントを4つ紹介します。自社に最適なストレージサービスを選ぶために、抜け漏れがないように必ずチェックしましょう。
（1）容量に過不足がないか
まずは、ストレージ上に保存できるデータの容量がどれくらいあるか確かめましょう。
PDFや写真といった「共有したいファイルの種類」を事前に整理したうえで、具体的にどれほど容量が必要かを検討します。
ただし、サービスのなかには、全体の容量だけでなく、1回でアップロード・ダウンロードできる容量にも制限を設けているものがあるため注意が必要です。
（2）料金が高すぎないか
利用料金については以下の3点をチェックしましょう。
- 導入前に使い勝手を試せる「無料プラン」があるか
- 「初期費用」は必要か
- 「月々の利用料金」はどれくらいかかるか
使用する容量や人数によっても料金が加算されるサービスも多いため、社内の予算と合わせて、導入後も続けて利用できる料金かを検討します。
（3）セキュリティは強固か
ビジネスでオンラインストレージを利用する場合は、セキュリティが強固なツールを選びましょう。情報漏えいのリスクを下げるために注目すべきなのは以下の3つの機能です。
- アクセス権限を設定する機能
- 利用可能なIPアドレスを制限する機能
- 通信/情報を暗号化する機能
上記のほかにも、国際的なセキュリティ資格である「ISO27001(ISMS)の取得があるか」も指標にすることで、さらにセキュリティが高いオンラインストレージを絞り込めます。
（4）誰でも簡単に使いこなせるか
ファイル共有が簡単で、時間や場所を問わずアクセスできるという「使いやすさ」も重要ポイントです。
高機能では操作が難しく、社内に浸透しない可能性があります。また、パソコン（Windows・Mac）・スマホ（iPhone・Android）・タブレットといったさまざまな端末からのアクセスに対応していれば、時間や場所を問わずに利用できるので便利です。
たとえば、非IT企業の社員でも使いこなせるほどシンプルで、マルチデバイスに対応しており、無料から利用できる「Stock」のようなサービスなら使い勝手を気軽に試せます。
おすすめのオンラインストレージ・サイト9選
以下では、おすすめのオンラインストレージやサイトを合わせて9選紹介します。
ファイル共有において一番注意すべきポイントは、ヒューマンエラーによる「情報漏えい」です。情報サービス産業協会の調査によると、情報漏えいの原因の70%は「紛失・置き忘れ」「誤操作」「不正アクセス」によるものだとされています。
つまり、情報漏えいは「アナログな情報管理による紛失」「誤操作を招きかねない複雑なツールでの管理」などに起因する可能性があるのです。したがって、オンラインストレージはセキュリティと操作性の高さが両立したものを選びましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、厳重なセキュリティのもと運営されており、非IT企業の65歳以上の社員でも使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に情報を記載したりファイルを添付したりして簡単に共有できます。また、国際セキュリティ資格であるISO27001(ISMS)の取得をはじめとした、万全なセキュリティ対策が実施されています。
【Stock】非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【Google Drive】Googleが提供するファイル管理ツール
＜Google Driveの特徴＞
- Googleのサービスと連携できる
- 15GBまで無料
「Google ドキュメント」や「Google スプレッドシート」で作成したファイルを共有するのに役立ちます。
15GBまでなら無料で利用でき、ビジネス向けの有料プランも用意されています。
＜Google Driveの注意点＞
- フォルダの整理が大変
Google Driveはファイルをまとめた「フォルダ」を階層的に管理する仕様なので、保存する情報が多いほどフォルダの整理に時間がかかることに注意が必要です。
＜Google Driveの料金体系＞
Google Driveは基本的にGoogle アカウントさえあれば無料で利用できますが、保存容量は1人あたり15GBまでに制限されています。ビジネスでそれ以上の容量を利用する場合はGoogle Workspaceの契約が必要です。
Google Workspaceの料金
- Business Starter：￥680/ユーザー/月
- Business Standard：￥1,360/ユーザー/月
- Business Plus：￥2,040/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【Dropbox】大容量のファイルを共有できるサイト
＜Dropboxの特徴＞
- 大容量ファイルを簡単に共有できる
- 複数のデバイスに対応
リンクを取得して共有相手に送信するだけで、大容量のファイルも圧縮することなくやりとりができます。
Dropboxは、ウェブブラウザやWindowsやMacのデスクトップアプリだけでなく、iOSやAndroidのモバイル用アプリにも対応しています。
＜Dropboxの注意点＞
- 無料プランでは2GBまでしか使えない
無料プランで利用できる容量は2GBなので、ビジネスで利用するには有料プランの契約が必要になる場合があります。
＜Dropboxの料金体系＞
- 個人向けプラン
- 企業向けプラン
無料プラン：0円（2GBまで）
Plus：1,500円/月（月間払い）
Family：2,500円/家族/月（6名まで、月間払い）
Professional：2,400円/月（月間払い）
Standard：1,800円/ユーザー/月（月間払い）
Advanced：2,880円/ユーザー/月（月間払い）
Enterprise：要問い合わせ
【Box】1万社以上の導入実績があるツール
＜Boxの特徴＞
- 1,500以上のアプリと連携可能
- モバイルアプリに対応
1,500以上のアプリと連携可能なので、社内のITリテラシーが高ければ、既存ツールと組み合わせた高度な運用ができます。
Boxはモバイルアプリに対応しているため、移動中や作業現場のような「PCを開けない場所」でもファイルを共有できるのが特徴です。
＜Boxの注意点＞
- 費用対効果が低い可能性がある
ビジネス向けのプランはユーザー1人あたり1,800円～と比較的高いため、すべての機能を使いこなせなければ費用対効果が低くなるケースがあります。
＜Boxの料金体系＞
- 個人またはチーム
- Business プラン
Individual：無料
Personal Pro：1,320円/月（月間払い）
Business starter：605円/ユーザー/月
Business：1,980円/ユーザー/月（月間払い）
Business Plus：3,300円/ユーザー/月（月間払い）
Enterprise：4,620円/ユーザー/月（月間払い）
Enterprise Plus：要問い合わせ
【OneDrive】Microsoftのオンラインストレージ
＜OneDriveの特徴＞
- アクセスに有効期限を設定できる
- スキャン機能がある
ファイルへのアクセスに有効期限を設定でき、情報漏えいのリスクを減らせます。
スマホやタブレットのOneDriveにはスキャン機能が搭載されており、カメラでスキャンした書類を共有したりPDF化したりするのに役立ちます。
＜OneDriveの注意点＞
- Officeと統合できるプランは限られている
Web 版の Outlook、Word、Excel、PowerPoint、OneNoteと統合できるのはMicrosoft 365 Business BasicまたはMicrosoft 365 Business Standardのどちらかであるため注意が必要です。
＜OneDriveの料金体系（一般法人向け）＞
- OneDrive for Business (Plan 1)：540円/ユーザー/月
- OneDrive for Business (Plan 2)：1,090円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：650円/ユーザー/月（月間払い）
- Microsoft 365 Business Standard：1,360円/ユーザー/月（月間払い）
【iCloud Drive】iPhoneのファイル管理に最適なサイト
＜iCloud Driveの特徴＞
- 書類を移動する手間がかからない
- 費用が比較的安い
すでにiCloudに書類を保管している場合、iCloud Driveを設定したら自動的に書類が移動します。
5GBまでは無料で利用でき、有料の「iCloud+」も50GBで130円からと比較的安い料金設定になっています。
＜iCloud Driveの注意点＞
- 共有に手間がかかる
iCloud Drive内のフォルダを共有するには「閲覧や編集の共有オプションを選択」⇒「リンクの送信方法を選択」という２段階の操作が必要です。
＜iCloud Driveの料金体系＞
- 5GBまで：0円
- 50GB：130円/月
- 200GB：400円/月
- 2TB：1,300円/月
【firestorage】容量無制限のオンラインストレージ
＜firestorageの特徴＞
- 保存期間を設定できる
- 会員登録が不要
最長で7日間の保存期間をファイルに設定できます。
無料で使い始める場合は会員登録が不要です。ただし、アップロードしたファイルを削除したい場合には登録する必要があります。
＜firestorageの注意点＞
- アップロードできるデータに制限がある
無料プランでは、1ファイルあたりの最大アップロードサイズが2GBまでに制限されているので注意が必要です。
＜firestorageの料金体系＞
- 未登録会員：0円
- 無料会員：0円
- ライト会員：1,037円/月
- 正会員：2,085円/月
- 法人向けプラン：1TB 49,800円/月～
1ファイルあたりのアップロードサイズは2GiBまで
アップロードサイズは2GiB/ファイルまで、ストレージの保存容量は2GiBまで
アップロードサイズは5GiB/ファイルまで、ストレージの保存容量は25GiBまで
アップロードサイズは10GiB/ファイルまで、ストレージの保存容量は100GiBまで
【desknet’s NEO】100GBからファイル管理できるツール
＜desknet’s NEOの特徴＞
- グループウェアにオプションを搭載できる
- 最大3ヶ月無料
25種類の機能があるグループウェアに、ファイル共有やワークフロー、日報管理などのさまざまな有料オプションを搭載して利用できます。
グループウェアは最大3ヶ月、各種オプションは最大2ヶ月無料で試用できます。
＜desknet’s NEOの注意点＞
- 機能を使いこなせない場合がある
25種類の機能が搭載されており、すべての操作方法を覚えるのに時間がかかるのでITリテラシーが低いと使いこなせない可能性があります。
＜desknet’s NEOの料金体系＞
グループウェアの利用料金
- スタンダードプラン：基本料金3,300円/月（月間払い）
- ライトプラン：基本料金22,000円（年間払い）
200MBまたは20名を超える場合、超過料金が発生します。
超過料金：660円（50MB）、1,320円（10ユーザー＆50MB）
100MBまたは10名を超える場合、超過料金が発生します。
超過料金：660円（50MB）、1,320円（10名、50MB）
グループウェアのオプションでファイル共有を併用する場合（月間払い）
- 基本料金：5,500円（10名、100GBまで）
- 超過料金：5,500円（10名、100GB）、44,000円（100名、1,000GB）、1,100円（10GB）
ファイル共有単体で利用する場合（月間払い）
- 初期費用：33,000円
- 基本料金：5,500円（10名、100GBまで）
- 超過料金：5,500円（10名、100GB）、44,000円（100名、1,000GB）、1,100円（10GB）
【Fleekdrive】企業の共同作業に適したツール
＜Fleekdriveの特徴＞
- ファイルの共同編集ができる
- フォルダ整理が楽
ファイルにコメントをつけてリアルタイムなやりとりをしながら共同編集できるのが特徴です。
保管から一定期間が経過したファイルを自動で削除できるため、フォルダの整理が簡単です。
＜Fleekdriveの注意点＞
- 最低利用人数は10人
サービスを利用するための最低利用人数は10人なので、小さいチームでは導入が難しいです。
＜Fleekdriveの料金体系＞
- Team：500円/ユーザー/月
- Business：1,500円/ユーザー/月
- Enterprise：4,000円/ユーザー/月
10GB×契約ユーザー数の容量が利用可能なプランです
200GB×契約ユーザー数の容量が利用可能なプランです
容量無制限で利用可能なプランです。
関連記事： 企業間・取引先との安全なファイル共有の方法とは？
ファイル共有のやり方4選
ファイル共有をする手段は、大きく分けて「メール」「USBメモリ」「オンラインストレージ」「ファイル転送サービス」の4種類に分類できます。以下ではそれぞれの注意点も解説するので必見です。
（1）メール
1つ目の手段が、メールに共有したいファイルを添付して送信する方法です。
面倒な設定やコストは不要ですが、メールサービスによっては添付できるファイルに容量制限があるので、注意が必要です。また、詳細なアクセス権限の設定が難しいうえに、メールの宛先を間違えるリスクがあるため情報漏えいの危険性が高いと言えます。
以上のように、容量によっては複数に分けて送信する手間がかかったり、リスク管理に厳重な注意を払う必要があったりするのが注意点です。
（2）USBメモリ
2つ目の手段はUSBメモリです。
保存したいファイルが入っている端末にUSBメモリを挿入してファイルをコピーし、ほかの端末に差し替えることで、ファイルを開いたりダウンロードしたりできます。
ただし、USBメモリを使った方法では同時に閲覧や編集ができないほか、USBメモリ自体を紛失したり盗難に遭ったりする危険性があるので、注意が必要です。
また、USBメモリを共有したい相手の端末に挿入する必要があるため、テレワークなどにより遠隔地にいる社員とのファイル共有はできない点にも気をつけなければなりません。
（3）ファイル転送サイト
3つ目の手段がファイル転送サイトです。ファイル転送サイトでは、メールでは送れないような大容量ファイルを送受信できます。
ファイル転送サイトを利用する場合、まずは送信者がインターネット上にファイルをアップロードし、そのページのURLを受信者に共有します。そして、受信者が対象のサイトやURLにアクセスし、ダウンロードすればファイル共有が完了です。
ファイル転送サイトはファイルの保存が目的ではないので、多くの場合ファイルの保存期間が定められていることに注意しましょう。そのため、一時的な利用ならまだしも、データの蓄積も考えるのであれば最適な手段とは言えません。
（4）オンラインストレージ
4つ目は、オンラインストレージを利用する方法です。
オンラインストレージとは、インターネット上にデータを保存するサービスを指し「クラウドストレージ」も呼ばれます。オンラインストレージへアップロードしたファイルにほかの人がアクセスすることで共有できる仕組みです。
オンラインストレージでは、ファイルに対しての閲覧制限をかけたり、ダウンロードにパスワードを設定できたりするサービスがほとんどです。安全性が高いので、機密情報が入ったファイルを扱う企業にとっては不可欠なサービスと言えます。
関連記事： 【中小企業向け】クラウド型ファイルサーバーとは？
オンラインストレージでできること
オンラインストレージを活用すると手元にある資料を共有するだけに留まらず、さまざまなメリットが受けられるようになります。以下では、オンラインストレージでできることを3つ紹介します。
（1）複数人で作業ができる
オンラインストレージにおける最も便利な機能が、複数人でのファイル閲覧・編集です。
ファイルを共有するときに、メンバーが同時にファイルを表示できれば、テレワークで離れて仕事をしなければならない場合もスムーズです。また、複数人で編集できればわざわざファイルをメールやチャットで送り合う必要がありません。
このように、転送が面倒な「メール」や受け渡しが必要な「USB」に比べて、オンラインストレージであればストレスなく仕事ができるのです。
（2）ファイル権限が設定できる
オンラインストレージでファイルを共有するときには、ファイルに関する「権限の設定」ができます。
ファイルに「閲覧可能」「編集可能」といった細かい権限を設定することにより、セキュリティを強化できるのです。
権限を設定すれば、万が一外部に情報が流出してしまったとしても、外部の人間はファイルへのアクセスができないため安心です。
（3）データをバックアップできる
オンラインストレージにデータを格納しておけば、そのデータをバックアップとして使えます。
たとえば、ファイル共有機能を利用してスマホのデータをパソコンにバックアップすると、スマホ本体を紛失したときでもデータは守られるのです。
また、オンラインストレージに保存した社内マニュアルや営業資料などのあらゆるデータは、必要なときにすばやく取り出せます。そのため、保存した資料のアップデートもすぐに実行できるのです。
ファイル共有にオンラインストレージをおすすめする3つの理由
以下では、ファイル共有にオンラインストレージをおすすめする理由について「セキュリティが強い」「簡単にできる」「スマホから使える」の3点を解説します。
（1）セキュリティが強固である
業務で扱う情報は外部に漏れてはいけないため、ファイル共有にはとくに厳重なセキュリティ対策が求められます。
オンラインストレージには、ビジネス向けにセキュリティを強化したプランを用意しているものもあります。そのため、ファイル共有で情報漏えいが起こるリスクを大幅に下げられるのです。
また、オンラインストレージの運用前に「社内におけるデータの扱い方」を社員に周知させておけば、ヒューマンエラーを回避してさらに安全な管理ができます。
（2）ファイル共有・管理が簡単にできる
オンラインストレージを利用すると、ファイルの共有や管理が簡単です。
たとえば、メールのようにファイル共有に際して本文を打ち込む必要がなく、USBのように共有したい人へ手渡しする手間もかかりません。また、ファイルのやりとりだけを実施する転送サービスとは違って、ファイルの保存までできます。
以上のように、ファイルの共有・保存・管理までがひとつのサービスで完結するので、画面やツールを切り替える手間がかからず簡単なのです。
（3）スマホから共有できる
オンラインストレージなかにはスマホやタブレットに対応しているものもあります。
PCだけでなくスマホにも対応していれば、外出先や移動中などPCを開けない場面でもファイルを共有できるのが利点です。たとえば、外回りの多い営業担当との情報共有に役立ちます。
以上のように、オンラインストレージはスマホでもファイルを共有できるので、時間や場所を問わない情報共有が実現するのです。
ファイル共有におすすめのオンラインストレージまとめ
ここまで、ファイル共有におすすめのオンラインストレージツール9選などを中心に紹介しました。
ファイルを適切に管理できる環境があれば「ファイルを探すのに時間がかかる」「大切なデータを紛失した」などのトラブルを避けられます。そのような環境づくりに必要なツールがオンラインストレージなのです。
ただし、オンラインストレージにファイルを格納するだけであれば、大容量なものを選べば問題もありません。しかし、ファイルは格納したあとに共有したり、何度も更新したりして運用していきます。
そのため、スムーズなファイル共有に必要なのは、あらゆる情報をストックできる「ノート」があり、ITに詳しくない65歳でも簡単に共有や編集ができる『Stock』一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内のファイル共有を効率化しましょう。
