社内だけでなく社外の方とも行うことが多くなっている「ファイル共有」ですが、みなさんはどのように行っていますか?
 
メールやUSBを使うなど様々な手段があり、最適な方法が分からないという方も多いかと思います。
 
そこで今回の記事では、
 
■ビジネスで行うファイル共有の手段
■ファイル共有にぴったりなオンラインストレージツール
 
について解説したいと思います。
 
「ファイル共有の方法を改めたい」方や、「ファイル共有について深く知りたい」という方は是非参考にしてみてください。
 
 
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ファイル共有でできること

業務の効率化

ファイル共有でできることの中で、最も便利な機能の一つが「複数人でファイルを閲覧・編集」できることです。
 
ファイルを共有した上で、メンバーが同時にファイルを開いたり、編集できたりするようになると、テレワークなどで離れて仕事をしていても簡単に共同作業をすることができます。
 
また、容量が大きいファイルでも手間をとることなく共有できるようになるため、スムーズに業務を行えるようになります。

ファイルに関する権限の設定

ファイルを共有する際には、ファイルに関する「権限の設定」を行うことができます。
 
ファイルに「アクセスができる人」「閲覧ができる人」「編集ができる人」などと、細かく権限を設定することができます。
 
そのため、セキュリティを強化してファイルを使用することが可能です。

データのバックアップ

ファイル共有の設定をしておくことで、データのバックアップができます。
 
例えば、ファイル共有機能を利用してスマホのデータをパソコンにバックアップすると、スマホ本体のデータを紛失した時でもデータを守ることができます。
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ファイル共有をする手段

ファイル共有をする手段は、大きく分けて「メール」「USBメモリなどの使用」「オンラインストレージ」「ファイル転送サービス」の4種類に分類することができます。

メール

1つ目の手段が、「メール」を利用する手段です。
 
多くの場合は、メールに共有したいファイルを添付して送信する形になります。
 
設定もコストも不要ですが、メールサービスによってはファイルに容量制限を行っていることが多いです。
 
また、ファイルを共有する際に権限の設定ができなかったり、宛先を間違えてメールを送ったりしてしまう可能性もあるため、情報漏洩の危険性があります。

USBメモリなどの使用

2つ目の手段は、「USBメモリなどの使用」です。
USBメモリ以外にも、CDやDVD、SDカードやポータブルHDDなどの小型の記憶媒体も利用することができます。
 
保存したいファイルが入っている端末にUSBメモリを挿入して、ファイルをUSBメモリにコピーします。
 
そのUSBメモリを他の端末に差し替えることで、ファイルを開いたりダウンロードしたりすることができます。
 
しかしUSBメモリなどを使った方法では、同時に閲覧・編集することはできないほか、USBメモリ自体を紛失したり盗難に遭ったりする危険性があるので、注意が必要です。

オンラインストレージ

3つ目の手段が「オンラインストレージ」を利用する方法です。
 
オンラインストレージとは、インターネット上にデータを保存するサービスのことです。
別名「クラウドストレージ」と呼ばれることもあります。
 
オンラインストレージに、ファイルをアップロードし、他の人がオンラインストレージにアクセスすることでファイル共有ができる仕組みとなっています。

ファイル転送サービス

4つ目の手段が「ファイル転送サービス」です。
 
ファイル転送サービスは、メールでは送れないような「大容量のファイル」の送受信が可能です。
 
まず、送信者がインターネット上にファイルをアップロードします。そして、受信者が対象のサイトやURLにアクセスし、ダウンロードすることでファイルの共有ができます。
 
しかし、ファイル転送サービスはファイルの保存を目的とせず、ファイルを保存できる期間が決まっているツールもあるので注意が必要です。
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ファイル共有をするのにオンラインストレージがおすすめの理由

ビジネスにおいて、ファイル共有をする場合は「オンラインストレージ」を利用するのがおすすめです。
 
おすすめする理由を「セキュリティ面」「簡単にできる」「データを紛失する心配がない」の3つの面から解説します。

セキュリティ面

社内においても、社外の方ともファイル共有を行う際に、心配になるのが「セキュリティ」ですよね。
 
オンラインストレージの中には、ビジネス向けにセキュリティを強化したプランを用意しているツールもあるので、ファイル共有の際の情報漏洩のリスクを下げることができます。

簡単にできる

オンラインストレージを利用したファイル共有はとても簡単にできます。
 
共有したいファイルをインターネット上にアップロードすることで、共有したい相手に対してもファイルが同期されるため、手間を減らして共有することができます。
 
また、共有するデバイス・共有されるデバイスともに、Windows・MacパソコンからiPhone・Android端末まで対応している場合がほとんどで、種類を選ばないため、とても便利です。

データを紛失する心配がない

メールやUSBメモリを使った方法でのファイル共有は、メールを誤って削除してしまったり、USBメモリ本体を紛失してしまうことによる、データ紛失の危険性がありました。
 
しかし、オンラインストレージはデータがインターネット上に保存され、他の端末にも同期されるため、データ紛失のリスクを下げることができます。
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ファイル共有をするためのオンラインストレージを選ぶポイント

容量

保存できるデータの容量はどれくらいなのかを検討します。
 
どのようなファイルの種類(ExcelやPDF、写真など)を共有したいのかを整理し、具体的にどれくらいの容量が必要なのかをチェックしましょう。
 
また、一回でアップロード・ダウンロードできる容量の制限などもあるので、事前に確認しておくと安心です。

料金

導入前にお試しできる「無料プラン」はあるか、「初期費用」は必要か、「月々の利用料金」はどれくらいかを確認しましょう。
 
社内の予算と合わせて、導入後も続けて利用できる料金なのかを具体的に検討しましょう。

セキュリティ

ビジネスでオンラインストレージを利用する場合は、セキュリティ機能がしっかりしているツールを選びましょう。
 
ファイルごとの「権限の設定」や、「データの暗号化」、「IPアドレス制限」などに対応しているかをチェックし、情報漏洩の危険性を低くする必要があります。

使いやすいかどうか

直感的な「操作性」を持っていたり、手軽にアクセスできるかも大切なポイントです。
 
メンバー全員が使いこなせそうなツールであるかはお試し期間などを利用して確かめるといいでしょう。
 
また、パソコン(Windows・Mac)・スマホ(iPhone・Android)・タブレットといった、様々な端末からアクセスに対応していると、手軽にアクセスできて便利です。
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おすすめオンラインストレージ9選

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

Google Drive

Google Driveのトップページ

Google Driveは、Google社が提供するオンラインストレージサービスです。
法人でも個人でも利用できるプランがあります。

<Google Driveのポイント>

  1. 15GBまで無料で使える
    登録をするだけで、15GBまで無料で利用することができます。個人利用や容量の少ないファイルの共有は無料版でもできそうです。
  2. 法人でも個人でも使える
    15GBまで無料で使えるプランや、100GB使えるプラン(1人あたり250円/月)、ビジネス用のグループウェア「G-Suite」が使えるプラン(1人あたり680円/月)などがあるので、様々な利用体系に応じて使用することができます。

<Google Driveを使う上で気をつけたい点>

  1. 同期の際にミスが起こる時もある
    複数デバイスでGoogle Driveを利用すると、ファイルをアップロードしても他端末で同期されなかったというケースがあるので注意が必要です。
 
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Dropbox

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Dropboxは、世界中で5億人以上ものユーザーを誇るオンラインストレージツールです。
シンプルな作りで、初心者の方でも使いやすいツールです。

<Dropboxのポイント>

  1. マルチデバイス・複数端末の同時利用に対応
    パソコン(Windows・Mac)、iPhoneやAndroid向けのアプリも提供されており、複数の端末から同時にアクセスすることができます。
  2. 直感的な操作性
    Dropbox上のフォルダに、ファイルをドラッグ&ドロップすることで、簡単にファイルのアップデート・共有ができます。

<Dropboxを使う上で気をつけたい点>

  1. 無料プランでは2GBまでしか使えない
    無料プランで利用可能な容量は2GBと、他ツールに比べて少なめとなっています。
  2. ファイル以外の保管に適していない
    ファイル形式での保存を想定されて開発されているので、メモなどのファイル形式以外の保管はできません。
 
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box

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boxは、ビジネスで利用する際に使いやすいオンラインストレージです。
セキュリティの高さや、ビジネス用のプランは容量が無制限なのが特徴です。

<boxのポイント>

  1. セキュリティが高い
    今までに大規模なセキュリティ事故が発生しておらず、7段階の権限設定ができ、安心して利用することができます。
  2. ファイル共有時の様々な機能
    ダウンロードせずともプレビューできたり、ファイル1つ1つにURLの作成も可能です。また、ファイルにパスワードをかけて保存することもできます。

<boxを使う上で気をつけたい点>

  1. 大企業向けサービスである
    大企業に向けてサービスが充実しており、中小企業には機能が多すぎると感じてしまうことがあるかもしれません。
  2. 法人で利用するには有料プランしか使えない
    法人で利用するためには、最低人数3人以上の有料プランを契約する必要があります。
 
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One Drive

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One Driveは、Microsoft社が提供するオンラインストレージです。
Microsoft365を購入するとOneDriveの容量が1TB分無料でついてきます。

<One Driveのポイント>

  1. Microsoft製品との連携
    WindowsユーザーやMicrosoft365(Word・Excel・PowerPointなど)とスムーズに連携でき、リアルタイムに作業も可能となるので便利です。
  2. 簡単に共有できる
    保存したファイルはリンクを作成することができ、Outlookでメールに添付することもワンクリックで可能なため、簡単に共有できます。

<One Driveを使う上で気をつけたい点>

  1. ビジネスで利用する場合は割高になってしまう
    Microsoft365が含まれたプランは1人あたり1,360円/月であるため、他ツールに比べて割高と感じてしまうかもしれません。
 
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iCloud Drive

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iCloud Driveは、Apple社が提供しているオンラインストレージです。
Apple製品との相性がよく、共同編集も可能です。

<iCloud Driveのポイント>

  1. Apple製品のバックアップが簡単
    Apple IDに紐付けてアカウントが作成でき、iPhoneやiPad、Macのバックアップを簡単な動作でとることができます。
  2. 安価に利用できる
    無料で5GBの容量を使うことができ、容量の追加は130円/50GBから追加することができます。

<iCloud Driveを使う上で気をつけたい点>

  1. Android端末は利用できない
    Mac製品やWindowsには対応していますが、Android端末には対応していません。
  2. 細かい権限の設定はできない
    個人での利用を想定されているため、ファイル共有の細かい権限設定ができない点に注意する必要があります。
 
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firestorage

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firestorageは、無料で容量無制限でファイルを保存することができるオンラインストレージです。
会員登録をせずとも利用することができます。

<firestorageのポイント>

  1. 容量無制限のファイル容量
    未登録会員でも無料会員でも容量無制限でファイルをアップロードすることができます。
  2. 「ファイルグループ」機能
    複数のファイルをグループにまとめると、1つのURLでまとめてダウンロードすることが可能です。

<firestorageを使う上で気をつけたい点>

  1. アップロードできるデータに制限がある
    無料プランでアップロードできる1ファイルあたりの最大アップロードサイズは2GiBまでと制限があるので注意が必要です。
  2. 会員登録しないと1ヶ月でデータが消える
    会員登録をせずに利用すると、1ヶ月ログインしないと保存したデータが消えてしまいます。
 
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J-motto

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J-mottoは、直感的な操作で利用することが可能な大容量のオンラインストレージです。
社内外との共有もスムーズにできます。

<J-mottoのポイント>

  1. アプリのインストールが要らない
    アプリをインストールする必要がなく、ブラウザで利用することができます。また、J-mottoのグループウェアからアクセスすることも可能です。
  2. 証跡管理機能の搭載
    ファイルに、「いつ」「誰が」「何をしたか」を自動的に記録されるので、セキュリティ面でも安心して利用することができます。

<J-mottoを使う上で気をつけたい点>

  1. 10ユーザーからでないと使えない
    最低契約人数は10人となっているので、10人以上で利用する必要があります。
  2. 最低利用期間は1年
    最低利用期間は有料利用開始日から1年となるので導入の際には注意が必要です。
 
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Fleekdrive

Fleekdriveのトップページ

Fleekdriveは、シンプルなUIが特徴の法人向けのオンラインストレージです。
セキュリティ対策もしっかりしているため安心して利用できます。

<Fleekdriveのポイント>

  1. コラボレーション機能
    チャット機能を使ってコミュニケーションできたり、他ツールのSalesforceと連携しファイルをまとめて管理ができたりするなど、コラボレーション機能が豊富です。
  2. 高セキュリティ
    データセンターやアプリケーションのセキュリティがしっかりしている他にも、PDFに対してコピー&ペーストを禁止する機能などがあります。

<Fleekdriveを使う上で気をつけたい点>

  1. ストレージの追加は100GBからしかできない
    初期ストレージは100GBで、追加のストレージの追加は100GBからしかできないので、小容量の追加には対応していません。
  2. 最低利用人数は10人
    サービスを利用するための最低利用人数は10人のため、小さいチームでは導入が難しいです。
 
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関連記事: 仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!
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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
ビジネスにおいてファイル共有をするには、オンラインストレージの利用がおすすめだということを解説させていただきました。
 
合わせて、おすすめのツールを9個紹介させていただきました。
是非、紹介したツールを利用してファイル共有をしていただければ幸いです。