社内だけでなく社外の方とも行うことが多い「ファイル共有」ですが、社内外ともにメールやUSBでの共有が一般的です。しかし今日ではIT化・DX化の流れも伴い、オンラインストレージやファイル共有サイトを用いた共有方法をとる企業も増加傾向にあります。
 
ファイル共有だけで外部のソフトを使うのは、かえって面倒という抵抗感が社内で生まれる懸念もありますが、実はメールなどでのファイル共有よりも、ファイル共有でオンラインストレージやサイトを用いると、効率的にデータ管理ができます。
 
一方で、今まで利用してなかったファイル共有の手法やツールについて、本当に利用できるのか不安を抱える方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、ファイル共有でできることからおすすめのオンラインストレージ・サイトを中心にご紹介します。
 
  • ファイル共有がメールなので、抜け漏れやPWの送り忘れなどが発生して困っている
  • IT化を促進するために、ファイル共有のセクションから見直したい
  • ファイル共有はもちろん、ツールの導入により他業務も効率化したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内のファイル共有を効率化させ、社内のデータ管理が楽になります。


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ファイル共有をする手段

ファイル共有をする手段は、大きく分けて「メール」「USBメモリなどの使用」「オンラインストレージ」「ファイル転送サービス」の4種類に分類できます。

メール

1つ目の手段が、「メール」を利用する手段です。
 
多くの場合は、メールに共有したいファイルを添付して送信する形になります。設定もコストも不要ですが、メールサービスによってはファイルに容量制限がある場合が多いです。
 
また、ファイルを共有する際に権限の設定ができなかったり、宛先を間違えてメールを送ったりしてしまう可能性もあるため、情報漏えいの危険性もあります。
 
そのため、一般的に利用される手法ではあるものの、適切な管理をしなければリスクが高い手法となってしまいます。

USBメモリなどの使用

2つ目の手段は、「USBメモリなどの使用」です。
 
USBメモリ以外にも、CDやDVD、SDカードやポータブルHDDなどの小型の記憶媒体も利用できます。
 
保存したいファイルが入っている端末にUSBメモリを挿入して、ファイルをUSBメモリにコピーします。そのUSBメモリを他の端末に差し替えることで、ファイルを開いたりダウンロードしたりできるものです。
 
しかし、USBメモリなどを使った方法では、同時に閲覧・編集することはできないほか、USBメモリ自体を紛失したり盗難に遭ったりする危険性があるので、注意が必要です。

ファイル転送サイト

3つ目の手段が「ファイル転送サイト」です。
 
ファイル転送サイトは、メールでは送れないような「大容量のファイル」の送受信が可能です。
 
まず、送信者がインターネット上にファイルをアップロードした後、そのページのURLを受信者に共有します。そして、受信者が対象のサイトやURLにアクセスし、ダウンロードすることでファイルの共有ができます。
 
しかし、ファイル転送サイトはファイルの保存を目的とせず、ファイルを保存できる期間が決まっているサイトもあるので注意が必要です。

オンラインストレージ

4つ目の手段が「オンラインストレージ」を利用する方法です。
 
オンラインストレージとは、インターネット上にデータを保存するサービスを指し、別名「クラウドストレージ」と呼ばれることもあります。オンラインストレージにファイルをアップロードし、他の人がアクセスすることでファイル共有ができる仕組みです。
 
また、情報漏えいが無いようにファイルに対しての閲覧制限をかけたり、ダウンロードにパスワードを設定できたりするサービスがほとんどです。そのため、安全性が高く業務上取り扱うファイルが多い企業にとって不可欠なサービスと言えます。
 
関連記事: ファイルサーバーをクラウド化してもっと業務を効率化しよう!
 
関連記事: 無料で使える!ビジネスでも大活躍のファイル共有サービス5選!


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オンラインストレージでできること

結論として現状アナログな手法でファイル共有をし、そこで発生するストレスを解消するには、オンラインストレージの活用が必須です。
 
オンラインストレージを活用すれば、手元にあるデータを他者に共有するというだけではありません。以下では、実際に企業で使われているオンラインストレージでできること3選をご紹介します。

複数人での作業

オンラインストレージでできることのなかで、最も便利な機能のひとつが複数人でのファイル閲覧・編集です。
 
ファイルを共有したうえで、メンバーが同時にファイルを開いたり編集できたりすると、テレワークなどで離れて仕事をしていても簡単に共同作業ができます。
 
また、容量が大きいファイルでも手間をかけずに共有できるようになり、転送が面倒なメールや、受け渡しができる者同士しかファイル共有できないUSBよりも、スムーズに業務を行えるようになります。

ファイルに関する権限の設定

オンラインストレージにてファイルを共有する際には、ファイルに関する「権限の設定」ができます。
 
ファイルに「アクセスができる人」「閲覧ができる人」「編集ができる人」などと、細かく権限を設定できます。そのため、セキュリティを強化してファイルを使用可能です。
 
権限の設定ができれば、万が一外部に情報が流出してしまったとしても、外部の人間はファイルへのアクセスができないため安心です。

データのバックアップ

オンラインストレージにデータを格納しておけば、そのデータをバックアップとして使えます。
 
たとえば、ファイル共有機能を利用してスマホのデータをパソコンにバックアップすると、スマホ本体のデータを紛失したときでもデータを守れます。
 
また、サイト全体のWordPressデータや、蓄積したホワイトペーパー、社内マニュアルや営業資料など業務に使われるあらゆるデータも保存できます。そのため、必要なときにアップデートし、再度保管しておくという安全な管理が可能です。
 
関連記事: ファイル管理とは?正しく学んで作業効率を向上しよう!


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ファイル共有にオンラインストレージがおすすめな理由

ファイル共有にはオンラインストレージの利用が必要であり一番おすすめの手法ですが、以下では、おすすめする理由を「セキュリティ面」「簡単にできる」「データを紛失する心配がない」の3つの面から解説します。

セキュリティが強固だから

社内外問わずファイル共有を行う際に、心配になるのが「セキュリティ」です。業務上発生する情報は外部に漏れてはいけない情報となりますので、管理を適切に行わなければなりません。
 
オンラインストレージのなかには、ビジネス向けにセキュリティを強化したプランを用意しているツールもあるので、ファイル共有の際の情報漏えいのリスクを下げられます。
 
また、オンラインストレージの運用前に「社内におけるデータの扱い方」を社員に周知させておくと、さらに安全な管理ができます。

ファイル共有から管理が簡単

オンラインストレージを利用すると、ドラッグ&ドロップや数クリックで簡単にファイルの共有から管理までできます。
 
共有したいファイルをインターネット上にアップロードすると、共有したい相手に対してもファイルが同期されるため、手間を減らして共有できます。
 
また、共有するデバイス・共有されるデバイスともに、Windows・MacのPCからiPhone・Android端末まで対応しており、デバイスの種類を選びません。そのため、ファイルの転送先でファイルが開けないという状況が無くなります。

データを紛失する心配がない

オンラインストレージはセキュリティが強固ななか、データがインターネット上に保存されるので、紛失のリスクを下げられます。
 
従来のメールやUSBメモリを使った方法などでのファイル共有は、メールを誤って削除してしまう、USBメモリ本体を紛失してしまうことによる、データ紛失の危険性がありました。
 
しかし、オンラインストレージではデータを格納しておくだけで保存が完了するので、紛失の心配もありません。また、誤ってファイルを削除してしまったとしても「ゴミ箱」機能があるので、完全に削除しなければ再度データの復元が可能です。


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ファイル共有をするためのオンラインストレージの選定ポイント

オンラインストレージは数十を超える種類があり、自社ではどれを選定すべきか迷ってしまう担当者の方も少なくありません。以下ではオンラインストレージの選定ポイント4つを解説していきます。

容量

ストレージ上に保存できるデータの容量はどれくらいなのかを検討します。
 
どんなファイルの種類(ExcelやPDF、写真など)を共有したいのかを整理し、具体的にどれほど容量が必要なのかをチェックしましょう。また、一回でアップロード・ダウンロードできる容量の制限などもあるので、事前に確認しておくと安心です。

料金

導入前に使い勝手を試せる「無料プラン」はあるか、「初期費用」は必要か、「月々の利用料金」はどれくらいかを確認しましょう。
 
社内の予算と合わせて、導入後も続けて利用できる料金なのかを具体的に検討しましょう。また、使用する容量や人数によっても料金が加算されますので注意が必要です。

セキュリティ

ビジネスでオンラインストレージを利用する場合は、セキュリティ機能が強固なツールを選びましょう。
 
機能面ではファイルごとの「権限の設定」や「IPアドレス制限」などに対応しているかをチェックし、情報漏えいの危険性を低くする必要があります。
 
ほかにもセキュリティの強固さを見るポイントとして「ISO27001(ISMS)の取得があるか」「通信・情報が暗号化(SSL化)されるか」などをチェックするのがおすすめです。

使いやすいかどうか

直感的な「操作性」を持ち、手軽に格納した情報アクセスできるかも大切なポイントです。
 
メンバー全員が使いこなせそうなツールであるかは、トライアル期間などを利用して確かめるのがおすすめです。また、パソコン(Windows・Mac)・スマホ(iPhone・Android)・タブレットといった、さまざまな端末からアクセスに対応していると、手軽にアクセスできて便利です。
 
このように、ツールは担当者や経営者の一存で決定するのではなく、現場の意見も反映させたうえで考慮しましょう。
 
関連記事: ファイル転送サービスおすすめ9選!操作がしやすいツールを選ぼう!
 
関連記事: 大容量ファイルを転送できるサービス7選【無料でも使える】
 


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おすすめオンラインストレージ・サイト9選

以下ではおすすめのオンラインストレージやサイトを合わせて9選ご紹介します。
 
オンラインストレージの選定ポイントをご紹介しましたが、情報を扱う企業の「情報漏えい」が一番大きなリスクとして考えられます。実際にJNSAの「情報セキュリティインシデントに関する調査結果」によると、2018年の情報漏えいの原因が「紛失」「管理ミス」「誤操作」によるものです。
 
管理ミスは減少傾向にあるものの、紛失や誤操作は「アナログでの情報管理で紛失」「誤操作を招きかねない複雑なツールであった」可能性も考えられます。したがって、使いやすさとセキュリティの強固さの確認は必須です。
 
日々の業務で時間がないなかでも、わかりやすく安全なオンラインストレージを選定しなければいけない企業こそ、導入したその日から業務効率化ができるほどシンプルなStock一択です。
 
StockはISO27001(ISMS)の取得により強固なセキュリティを実現。どんな業界・業種であってもオンラインストレージとして使うことができる情報共有ツールです。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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Google Drive

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Google Driveは、Google社が提供するオンラインストレージサービスです。法人でも個人でも利用できるプランがあります。

<Google Driveの特徴>

  • 15GBまで無料で使える
    登録をするだけで、15GBまで無料で利用できます。個人利用や容量の少ないファイルの共有は無料版でも可能です。
  • 法人でも個人でも使える
    法人でも個人でも使用する分だけのストレージを使えます。

<Google Driveの注意点>

  • 同期の際にミスが起こる時もある
    複数デバイスでGoogle Driveを利用すると、ファイルをアップロードしても他端末で同期されなかったというケースがあるので注意が必要です。

h4><Google Driveの料金>

  • 15GBまで:無料
  • 100GBまで(Google One):1人あたり250円/月
  • 200GBまで(Google One):1人あたり380円/月
  • 2TBまで(Google One):1人あたり1,300円/月など
 


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Dropbox

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Dropboxは、世界中で5億人以上ものユーザーを誇るオンラインストレージツールです。シンプルな作りで、初心者の方でも使いやすいツールです。

<Dropboxの特徴>

  • マルチデバイス・複数端末の同時利用に対応
    パソコン(Windows・Mac)、iPhoneやAndroid向けのアプリも提供されており、複数の端末から同時にアクセスできます。
  • 直感的な操作性
    Dropbox上のフォルダに、ファイルをドラッグ&ドロップすることで、簡単にファイルのアップデート・共有ができます。

<Dropboxの注意点>

  • 無料プランでは2GBまでしか使えない
    無料プランで利用可能な容量は2GBと、他ツールに比べて少なめとなっています。
  • ファイル以外の保管に適していない
    ファイル形式での保存を想定して開発されているので、メモなどのファイル形式以外の保管はできません。

<Dropboxの料金>

  • Standard(法人向け):1人あたり1,250円/月
  • Advanced(法人向け):1人あたり2,000円/月
 


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box

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boxは、ビジネスで利用する際に使いやすいオンラインストレージです。セキュリティの高さや、ビジネス用のプランは容量が無制限なのが特徴です。

<boxの特徴>

  • セキュリティが高い
    今までに大規模なセキュリティ事故が発生しておらず、7段階の権限設定ができ、安心して利用できます。
  • ファイル共有時の様々な機能
    ダウンロードせずともプレビューでき、ファイル1つ1つにURLの作成も可能です。また、ファイルにパスワードをかけて保存できます。

<boxの注意点>

  • 大企業向けサービスである
    大企業に向けてサービスが充実しており、中小企業には機能が多すぎると感じてしまう可能性があります。
  • 法人で利用するには有料プランしか使えない
    法人で利用するためには、最低人数3人以上の有料プランを契約する必要があります。

<boxの料金>

  • Starter:1人あたり550円/月
  • Business:1人あたり1,800円/月
  • Business Plus:1人あたり3,000円/月
  • Enterprise:1人あたり4,200円/月
 


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One Drive

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One Driveは、Microsoft社が提供するオンラインストレージです。Microsoft365を購入するとOneDriveの容量が1TB分無料でついてきます。

<One Driveの特徴>

  • Microsoft製品との連携
    WindowsユーザーやMicrosoft365(Word・Excel・PowerPointなど)とスムーズに連携でき、リアルタイムに作業も可能です。
  • 簡単にファイル共有できる
    保存したファイルはリンクを作成でき、Outlookでメールへの添付もワンクリックで可能なため、簡単にファイル共有ができます。

<One Driveの注意点>

  • ビジネスで利用する場合は割高になってしまう
    Microsoft365が含まれたプランは1人あたり1,360円/月であるため、他ツールに比べて割高と感じてしまうかもしれません。

<One Driveの料金>

One Drive自体の料金は以下の2つです。
  • OneDrive for Business(Plan1):1人あたり540円/月
  • OneDrive for Business(Plan2):1人あたり1,090円/月


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iCloud Drive

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iCloud Driveは、Apple社が提供しているオンラインストレージです。Apple製品との相性がよく、共同編集も可能です。

<iCloud Driveの特徴>

  • Apple製品のバックアップが簡単
    Apple IDに紐付けてアカウントが作成でき、iPhoneやiPad、Macのバックアップを簡単な動作で撮影できます。
  • 安価に利用できる
    無料で5GBの容量を使うことができ、容量の追加は130円/50GBから追加できます。

<iCloud Driveの注意点>

  • Android端末は利用できない
    Mac製品やWindowsには対応していますが、Android端末には対応していません。
  • 細かい権限の設定はできない
    個人での利用を想定されているため、ファイル共有の細かい権限設定ができない点に注意する必要があります。

<iCloud Driveの料金>

  • 50GB:¥130
  • 200GB:¥400
  • 2TB:¥1,300
 


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firestorage

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firestorageは、ブラウザ上にて無料で容量無制限でファイルを保存できるオンラインストレージです。会員登録不要で利用できます。

<firestorageのポイント>

  • 容量無制限のファイル容量
    未登録会員でも無料会員でも容量無制限でファイルをアップロードができます。
  • 「ファイルグループ」機能
    複数のファイルをグループにまとめると、1つのURLでまとめてダウンロードすることが可能です。

<firestorageの注意点>

  • アップロードできるデータに制限がある
    無料プランでアップロードできる1ファイルあたりの最大アップロードサイズは、2GiBまでと制限があるので注意が必要です。
  • 会員登録しないと1ヶ月でデータが消える
    会員登録をせずに利用すると、1ヶ月ログインしないと保存したデータが消えてしまいます。

<firestorageの料金>

  • 無料で利用可能です。
 


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J-motto

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J-mottoは、直感的な操作で利用することが可能な大容量のオンラインストレージであり、社内外との共有もスムーズにできます。

<J-mottoの特徴>

  • アプリのインストールが要らない
    アプリをインストールする必要がなく、ブラウザで利用できます。また、J-mottoのグループウェアからアクセス可能です。
  • 証跡管理機能の搭載
    ファイルに、「いつ」「誰が」「何をしたか」を自動的に記録されるので、セキュリティ面でも安心して利用できます。

<J-mottoの注意点>

  • 10ユーザーからでないと使えない
    最低契約人数は10人となっているので、10人以上で利用する必要があります。
  • 最低利用期間は1年
    最低利用期間は有料利用開始日から1年となるので、導入の際には注意が必要です。

<J-mottoの料金>

利用人数と容量によって金額は変動します。
 
  • スタンダードプラン:20ユーザーまで 3,000円/月〜
  • ライトプラン:10ユーザーまで 20,000円/年


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Fleekdrive

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Fleekdriveは、シンプルなUIが特徴の法人向けのオンラインストレージです。セキュリティ対策もしっかりしているため安心して利用できます。

<Fleekdriveの特徴>

  • コラボレーション機能
    チャット機能を使ってコミュニケーションできたり、他ツールのSalesforceと連携しファイルをまとめて管理ができたりするなど、コラボレーション機能が豊富です。
  • 高セキュリティ
    データセンターやアプリケーションのセキュリティが強固なほかにも、PDFに対してコピー&ペーストを禁止する機能などがあります。

<Fleekdriveの注意点>

  • ストレージの追加は100GBからしかできない
    初期ストレージは100GBで、追加のストレージの追加は100GBからしかできないので、小容量の追加には対応していません。
  • 最低利用人数は10人
    サービスを利用するための最低利用人数は10人のため、小さいチームでは導入が難しいです。

<Fleekdriveの料金>

  • Team:1ユーザーあたり500円/月
  • Business:1ユーザーあたり1,500円/月
  • Enterprise:1ユーザーあたり4,000円/月
 
関連記事: 仕事で使えるファイル共有サービスとは?特徴を徹底比較!


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ファイル共有についてのまとめ

ここまで、ファイル共有の手段からおすすめの手法、導入すべきオンラインストレージツール9選などを中心にご紹介してきました。
 
ファイル共有はビジネスおける重要な要素のひとつであり、一つひとつのファイルを適切に管理できる環境が自社で醸成されていれば「ファイルを探すの時間がかかる」「必要な情報が記載されたデータを紛失した」などのトラブルを回避できます。そのファイル共有の環境づくりに必要なツールがオンラインストレージなのです。
 
オンラインストレージ上でただファイルを格納するだけであれば、大容量のツールで問題ありません。しかし、ファイルは格納したあと「共有」し、また新たなデータを「更新」していく必要があります。
 
今回ご紹介したツールのStockであれば、ファイルを格納できるだけでなく、シンプルな使いやすさでファイル共有からその後の管理まで一貫して効率的に行えます。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内のファイル共有を効率化し、情報共有におけるストレスを解消しましょう。
 
関連記事: ファイル共有ソフトとは?正しく理解して仕事を効率よく進めよう!
 
関連記事: ファイル共有サーバーとは?メリットからNASとの違いまでを解説!
 
関連記事: Zoomのファイル共有と画面共有の基本設定をご紹介!