社内だけでなく社外の方とも行うことが多い「ファイル共有」ですが、社内外ともにメールやUSBでの共有が一般的です。しかし今日ではIT化・DX化の流れも伴い、オンラインストレージやファイル共有サイトを用いた共有方法をとる企業も増加傾向にあります。
ファイル共有だけで外部のソフトを使うのは、かえって面倒という抵抗感が社内で生まれる懸念もありますが、実はメールなどでのファイル共有よりも、オンラインストレージやサイトによる共有の方がより効率的にデータ管理を行えます。
しかし、今まで利用してなかったファイル共有の手法やツールを導入して、本当に活用できるのか不安を抱える方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ファイル共有でできることからおすすめのオンラインストレージ・サイトを中心にご紹介します。
- ファイル共有がメールなので、抜け漏れやPWの送り忘れなどが発生して困っている
- IT化を促進するために、ファイル共有のセクションから見直したい
- ファイル共有はもちろん、ツールの導入により他業務も効率化したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内のファイル共有を効率化ができ、社内のデータ管理が楽になります。
目次
ファイル共有をするためのオンラインストレージの選定ポイント
オンラインストレージは数十を超える種類があり、自社ではどれを選定すべきか迷ってしまう担当者の方も少なくありません。そこで以下ではオンラインストレージの選定ポイントを4つご紹介します。
容量
まずはストレージ上に保存できるデータの容量がどれくらいあるかを検討しましょう。
ストレージ内でPDFや写真など、どのような種類のファイルを共有したいのかを整理し、具体的にどれほど容量が必要かをチェックしましょう。また、1回でアップロード・ダウンロードできる容量の制限などもあるので、事前に確認しておくと安心です。
料金
導入前に使い勝手を試せる「無料プラン」があるか、「初期費用」は必要か、「月々の利用料金」はどれくらいかを確認しましょう。
社内の予算と合わせて、導入後も続けて利用できる料金なのかを具体的に検討しましょう。また、使用する容量や人数によっても料金が加算されますので注意が必要です。
セキュリティ
ビジネスでオンラインストレージを利用する場合は、セキュリティ機能が強固なツールを選びましょう。
機能面ではファイルごとの「権限の設定」や「IPアドレス制限」などに対応しているかをチェックし、情報漏えいの危険性を低くする必要があります。
ほかにもセキュリティの強固さを見るポイントとして「ISO27001(ISMS)の取得があるか」「通信・情報が暗号化（SSL化）されるか」などをチェックするのがおすすめです。
使いやすいかどうか
直感的な「操作性」を持ち、手軽に格納した情報アクセスできるかも大切なポイントです。
メンバー全員が使いこなせそうなツールであるかは、トライアル期間などを利用して確かめるのがおすすめです。また、パソコン（Windows・Mac）・スマホ（iPhone・Android）・タブレットといった、さまざまな端末からアクセスに対応していると、手軽にアクセスできて便利です。
このように、ツールは担当者や経営者の一存で決定するのではなく、現場の意見も反映させたうえで考慮しましょう。
おすすめオンラインストレージ・サイト9選
以下ではおすすめのオンラインストレージやサイトを合わせて9選ご紹介します。
ファイル共有において一番注意すべきポイントはヒューマンエラーによる「情報漏えい」です。実際にJNSAの「情報セキュリティインシデントに関する調査結果」によると、2018年の情報漏えいの原因が「紛失」「管理ミス」「誤操作」によるものだとされています。
管理ミスは減少傾向にあるものの、紛失や誤操作は「アナログでの情報管理による紛失」「誤操作を招きかねない複雑なツールでの管理」だった可能性も考えられます。したがって、ツールを導入する際は使いやすさとセキュリティの強固さの確認が必須です。
日々の業務で時間がないなかでも、わかりやすく安全なオンラインストレージを選定しなければいけない企業こそ、導入したその日から業務効率化ができるほどシンプルな「Stock」の導入をおすすめします。
Stockはどんな業界・業種であってもオンラインストレージとして使うことができる情報共有ツールです。また、国際セキュリティ資格であるISO27001(ISMS)の取得を取得しているため、セキュリティ面でも万全の対策が立てられています。
【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【Google Drive】Googleが提供するファイル管理ツール
＜Google Driveの特徴＞
Google Driveは、Google社が提供するオンラインストレージサービスです。登録をするだけで、15GBまでが無料で利用できるのが特徴です。
＜Google Driveの注意点＞
- 同期の際にミスが起こる時もある
複数デバイスでGoogle Driveを利用すると、ファイルをアップロードしても他端末で同期されなかったというケースがあるので注意が必要です。
＜Google Driveの料金体系＞
- 15GBまで：無料
- 100GBまで（Google One）：1ユーザーあたり250円/月
- 200GBまで（Google One）：1ユーザーあたり380円/月
- 2TBまで（Google One）：1ユーザーあたり1,300円/月など
【Dropbox】大容量のファイル蓄積に強み
＜Dropboxの特徴＞
Dropboxは、世界中で5億人以上ものユーザーを誇るオンラインストレージツールです。マルチデバイス対応で複数の端末から同時アクセスできるのが特徴です。
＜Dropboxの注意点＞
- 無料プランでは2GBまでしか使えない
無料プランで利用可能な容量は2GBと、他ツールに比べて少なめとなっています。
- ファイル以外の保管に適していない
ファイル形式での保存を想定して開発されているので、メモなどのファイル形式以外の保管はできません。
＜Dropboxの料金体系＞
- Standard（法人向け）：1ユーザーあたり1,250円/月
- Advanced（法人向け）：1ユーザーあたり2,000円/月
ビジネスで利用する基本的なプランです。
Standardで利用できる機能に加えて、管理者権限の付与が行えます。
【box】日本では1万社以上の導入実績あり
＜boxの特徴＞
boxは、ビジネスで利用する際に使いやすいオンラインストレージです。ファイルをダウンロードせずともプレビューでき、ファイル一つひとつにURLを作成できるのが特徴です。
＜boxの注意点＞
- 大企業向けサービスである
大企業に向けてサービスが充実しており、中小企業には機能が多すぎると感じてしまう可能性があります。
- 法人で利用するには有料プランしか使えない
法人で利用するためには、最低人数3人以上の有料プランを契約する必要があります。
＜boxの料金体系＞
- Business：1ユーザーあたり1,800円/月
- Business Plus：1ユーザーあたり3,000円/月
- Enterprise：1ユーザーあたり4,200円/月
アップロード容量が5GBまで利用可能なプランです。
アップロード容量が15GBまで利用可能なプランです。
アップロード容量が50GBまで利用可能なプランです。
【One Drive】Microsoftのオンラインストレージ
＜One Driveの特徴＞
One Driveは、Microsoft社が提供するオンラインストレージです。Microsoft365を購入するとOneDriveの容量が1TB分無料で利用できるのが特徴です。
＜One Driveの注意点＞
- ビジネスで利用する場合は割高になる
Microsoft365が含まれたプランは1ユーザーあたり1,360円/月であるため、他ツールに比べて割高に感じる可能性があります。
＜One Driveの料金体系＞
- OneDrive for Business(Plan1)：1ユーザーあたり540円/月
- OneDrive for Business(Plan2)：1ユーザーあたり1,090円/月
ファイル共有と、OneDriveストレージが利用できるプランです。
Plan1の機能に加えて、より高度なセキュリティが保持されているプランです。
【iCloud Drive】iPhoneのファイル管理に最適
＜iCloud Driveの特徴＞
iCloud Driveは、Apple社が提供しているオンラインストレージです。Apple製品との相性がよく、共同編集できるのが特徴です。
＜iCloud Driveの注意点＞
- Android端末は利用できない
Mac製品やWindowsには対応していますが、Android端末には対応していません。
- 細かい権限の設定はできない
個人での利用を想定されているため、ファイル共有の細かい権限設定はできません。
＜iCloud Driveの料金体系＞
- 50GB：¥130/月
- 200GB：¥400/月
- 2TB：¥1,300/月
【firestorage】容量無制限のオンラインストレージ
＜firestorageの特徴＞
firestorageは、ブラウザ上にて無料で容量無制限でファイルを保存できるオンラインストレージです。会員登録不要で利用できるのが特徴です。
＜firestorageの注意点＞
- アップロードできるデータに制限がある
無料プランでアップロードできる1ファイルあたりの最大アップロードサイズは、2GBまでと制限があるので注意が必要です。
- 会員登録しないと1ヶ月でデータが消える
会員登録をせずに利用する場合、1ヶ月間ログインがないと保存したデータが消えてしまいます。
＜firestorageの料金体系＞
- 無料で利用可能です。
【J-motto】100GBからのファイル管理
＜J-mottoの特徴＞
J-mottoは、直感的な操作で利用することが可能な大容量のオンラインストレージです。ファイルに対して「いつ」「誰が」「何をしたか」の項目が自動的に記録されるのが特徴です。
＜J-mottoの注意点＞
- 10ユーザーからでないと使えない
- 最低利用期間は1年
最低契約人数は10人となっているので、10人以上で利用する必要があります。
最低利用期間は有料利用開始日から1年となるので、導入の際には注意が必要です。
＜J-mottoの料金体系＞
- ユーザー数とディスク容量の組み合わせによって料金が変動するため、問い合わせが必要です。
【Fleekdrive】社内外の情報資産を有効活用
＜Fleekdriveの特徴＞
Fleekdriveは、シンプルなUIが特徴の法人向けのオンラインストレージです。他ツールのSalesforceと連携しファイルをまとめて管理ができるのが特徴です。
＜Fleekdriveの注意点＞
- ストレージの追加は100GBからしかできない
- 最低利用人数は10人
初期ストレージは100GBで、追加のストレージの追加は100GBからしかできないので、小容量の追加には対応していません。
サービスを利用するための最低利用人数は10人のため、小さいチームでは導入が難しいです。
＜Fleekdriveの料金体系＞
- Team：1ユーザーあたり500円/月
- Business：1ユーザーあたり1,500円/月
- Enterprise：1ユーザーあたり4,000円/月
10GB × 契約ユーザ数の容量が利用可能なプランです
200GB × 契約ユーザ数の容量が利用可能なプランです
容量無制限で利用可能なプランです。
ファイル共有をする手段
ファイル共有をする手段は、大きく分けて「メール」「USBメモリなどの使用」「オンラインストレージ」「ファイル転送サービス」の4種類に分類できます。
以下ではそれぞれの手順の詳細と、注意点について解説します。
メール
1つ目の手段が、メールを利用する手段です。
メールに共有したいファイルを添付して送信するだけなので、自社でも利用しているという企業が多いのではないでしょうか。設定もコストも不要ですが、メールサービスによっては添付できるファイルに容量制限があるので、注意が必要です。
また、ファイルを共有する際に権限の設定ができなかったり、宛先を間違えてメールを送ったりする可能性もあるため、情報漏えいの危険性が高まります。
そのため、一般的に利用される手法ではあるものの、適切な管理をしなければリスクが高い手法だと言えます。
USBメモリなどの使用
2つ目の手段は、USBメモリなどの使用です。
USBメモリ以外にも、CDやDVD、SDカードやポータブルHDDなどといった小型の記憶媒体もファイル共有に利用できます。
保存したいファイルが入っている端末にUSBメモリを挿入して、ファイルをUSBメモリにコピーし、そのUSBメモリを他の端末に差し替えることで、ファイルを開いたりダウンロードしたりできるものです。
しかし、USBメモリなどを使った方法では、同時に閲覧・編集することはできないほか、USBメモリ自体を紛失したり盗難に遭ったりする危険性があるので、注意が必要です。
ファイル転送サイト
3つ目の手段がファイル転送サイトです。
ファイル転送サイトでは、メールでは送れないような大容量ファイルの送受信が可能です。
ファイル転送サイトを利用したファイル共有では、まず送信者がインターネット上にファイルをアップロードし、そのページのURLを受信者に共有します。そして、受信者が対象のサイトやURLにアクセスし、ダウンロードすることでファイルの共有ができます。
しかし、ファイル転送サイトはファイルの保存を目的にはしていないため、ファイルを保存できる期間が決まっているサイトが多いです。一時的な利用ならまだしも、データの蓄積も考えるのであれば、最適な手段とは言えません。
オンラインストレージ
4つ目の手段がオンラインストレージを利用する方法です。
オンラインストレージとは、インターネット上にデータを保存するサービスを指し、「クラウドストレージ」と呼ばれることもあります。オンラインストレージにファイルをアップロードし、他の人がアクセスすることでファイル共有ができる仕組みです。
オンラインストレージでは、情報漏えいが無いようにファイルに対しての閲覧制限をかけたり、ダウンロードにパスワードを設定できたりするサービスがほとんどです。そのため、安全性が高く業務上取り扱うファイルが多い企業にとっては不可欠なサービスと言えます。
オンラインストレージでできること
結論として現状アナログな手法でファイル共有をし、そこで発生するストレスを解消するには、オンラインストレージの活用が必須です。
オンラインストレージを活用すると、手元にあるデータを他者に共有するだけに留まらず、さまざまなメリットが受けられるようになります。以下では、オンラインストレージでできることを3つご紹介します。
複数人での作業
オンラインストレージでできることのなかで、最も便利な機能が複数人でのファイル閲覧・編集です。
ファイルを共有する際に、メンバーが同時にファイルの表示や編集ができると、テレワークなどで離れて仕事をする場合でも簡単に共同作業が行えます。
また、容量が大きいファイルでも手間をかけずに共有できるので、転送が面倒なメールや、受け渡しができる者同士しかファイル共有できないUSBよりも、よりスムーズに業務の進行が期待できます。
ファイルに関する権限の設定
オンラインストレージでファイルを共有する際には、ファイルに関する「権限の設定」ができます。
ファイルに「アクセスができる人」「閲覧ができる人」「編集ができる人」と、ファイルに対して細かく権限を設定できるので、セキュリティを強化してファイル共有が行えます。
権限の設定ができれば、万が一外部に情報が流出してしまったとしても、外部の人間はファイルへのアクセスができないため安心です。
データのバックアップ
オンラインストレージにデータを格納しておけば、そのデータをバックアップとして使えます。
たとえば、ファイル共有機能を利用してスマホのデータをパソコンにバックアップすると、スマホ本体のデータを紛失したときでもデータを守れます。
また、オンラインストレージにはサイト全体のWordPressデータや、蓄積したホワイトペーパー、社内マニュアルや営業資料など業務に使われるあらゆるデータが保存できます。そのため、必要なときにアップデートし、再度保管しておくという安全な管理が可能です。
ファイル共有にオンラインストレージがおすすめな理由
ファイル共有にはオンラインストレージの利用が必要であり1番おすすめの手法ですが、以下では、おすすめする理由を「セキュリティ面」「簡単にできる」「データを紛失する心配がない」の3つの面から解説します。
セキュリティが強固だから
社内外問わずファイル共有を行う際に、心配になるのが「セキュリティ」です。業務上発生する情報は外部に漏れてはいけない情報になるため、適切な管理が求められます。
オンラインストレージのなかには、ビジネス向けにセキュリティを強化したプランを用意しているツールもあるので、こうしたツールの利用によってファイル共有の際の情報漏えいのリスクを大幅に下げられます。
また、オンラインストレージの運用前に「社内におけるデータの扱い方」を社員に周知させておけば、ヒューマンエラーも回避でき、さらに安全な管理ができます。
ファイル共有から管理が簡単
オンラインストレージを利用すると、ドラッグ&ドロップや数クリックで簡単にファイルの共有から管理までが行えます。
共有したいファイルをインターネット上にアップロードすると、共有したい相手に対してもファイルが同期されるため、従来の共有手段よりも手間を減らして共有できます。
また、オンラインストレージでは共有する・共有されるデバイスともに、Windows・MacのPCからiPhone・Android端末まで対応しており、デバイスの種類を選びません。そのため、ファイルの転送先でファイルが開けないという状況が無くなります。
データを紛失する心配がない
オンラインストレージはセキュリティが強固ななか、データはインターネット上に保存されるので、紛失のリスクが下げられます。
従来のメールやUSBメモリを使った方法などでのファイル共有は、メールの誤削除やUSBメモリ本体の紛失によるデータ紛失の危険性がありました。
しかし、オンラインストレージではデータを格納しておくだけで保存が完了するので、紛失の心配もありません。また、誤ってファイルを削除してしまった場合でも「ゴミ箱」機能があるので、完全に削除しなければ再度データの復元が可能です。
ファイル共有におすすめのオンラインストレージまとめ
ここまで、ファイル共有の手段からおすすめの手法、導入すべきオンラインストレージツール9選などを中心にご紹介してきました。
ファイル共有はビジネスおける重要な要素のひとつであり、一つひとつのファイルを適切に管理できる環境が自社で醸成されていれば「ファイルを探すの時間がかかる」「必要な情報が記載されたデータを紛失した」などのトラブルを回避できます。そのファイル共有の環境づくりに必要なツールがオンラインストレージなのです。
オンラインストレージ上でただファイルを格納するだけであれば、大容量のツールで問題ありません。しかし、ファイルは格納したあと「共有」し、また新たなデータを「更新」していく必要があります。
今回ご紹介したツールのStockであれば、ファイルを格納できるだけでなく、シンプルな使いやすさでファイル共有からその後の管理まで一貫して効率的に行えます。
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内のファイル共有を効率化し、情報共有におけるストレスを解消しましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
