重要な業務のひとつである「ファイル管理」について、検索性の向上を目的に紙媒体での管理からデータでの管理に取り組む企業が増えています。
ただし、ファイルをデータとして管理するには、ネットワーク上で管理システムを構築しなければならないため、さまざまな手法からどれを選べばいいか分からない方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、ファイル共有サーバーの役割と共有フォルダ・NASとの違いについて解説します。
- ファイル共有サーバー・共有フォルダ・NASのいずれを導入すべきか分からない
- 業務でファイル共有サーバーとして使えるツールを知りたい
- 社内のファイル管理をストレスのない仕組みに改善したい
という方は今回の記事を参考にすると、ファイル共有サーバーの役割が分かり、自社に最適なファイル共有システムが導入できます。
目次
ファイル共有サーバーとは
以下ではファイル共有サーバーの基礎知識や、共有フォルダ・NASとの違いについて説明します。違いを理解し、適切なファイル共有方法を決定しましょう。
ファイル共有サーバーの基礎知識
ファイル共有サーバーとは、ネットワーク上で画像やファイルの管理・共有に利用するサーバーのことです。
具体的には、LAN（Local Area Network）や共有ネットワーク上で認識されているパソコンでサーバー上のデータが利用できる仕組みを指します。たとえば、ファイル共有サーバー上にデータが保管されていれば、アクセスするだけでデータが見られるので、データの所持者から共有を受ける手間が不要になります。
したがって、複数人で仕事を進める際に、ファイル共有サーバーを通じてデータをやりとりすれば業務が滞ることなく進められます。
ファイル共有フォルダとの違い
次に、「ファイル共有フォルダ」とファイル共有サーバーの違いを説明します。
ファイル共有フォルダとは、同じネットワーク上のパソコン同士で特定のフォルダが利用できる仕組みを指し、ファイル共有のための機器やサービスを追加購入なしで運用できる点が特徴です。共有するデータが少ない企業では、共有フォルダを利用すると低コストでファイル管理が可能になります。
しかし、ファイル共有フォルダでの管理は「共有フォルダがあるすべてのパソコンに影響がある」デメリットがあります。たとえば、共有フォルダの入ったパソコンがオフラインになっていればアクセスできなくなり、必要なときにファイルを確認できないリスクがあるのです。
したがって、常に安定した環境でファイル管理を行うためには、特定のパソコンに依存しないファイル共有サーバーの導入が最適です。
【表で解説】ファイル共有サーバーとNASとの違い
以下では、NASとは何か、ファイル共有サーバーと異なる点を紹介します。
NASとは
NASとは、ネットワークハードディスクと呼ばれ、ネットワーク（LAN）上に接続できるハードディスクを指します。
NASはWi-Fiなどのネットワーク経由で複数の機器に接続でき、複数人でのファイル共有に適しています。無線LANを通じて通信するため、接続する機器はパソコン・スマートフォンを問わず外出先からでも確認が可能です。
このように、NASはネットワークを通じて利用できるため、機器同士をケーブルに直接つなぐ必要がありません。
【比較】ファイル共有サーバーとNASの特徴
ファイル共有サーバーとNASにはそれぞれ特徴があり、以下が異なる点の比較です。(※スマホの場合は表を右にスクロールできます。)
＜ファイル共有サーバーとNASの違い＞
| ファイル共有サーバー | NAS | |
|---|---|---|
| データ破損の可能性 |
ネットワーク上のエラーによりデータが破損する可能性がある |
ハードディスクが物理的に壊れるとデータも破損してしまう |
| BCP対策（災害時も事業が継続できる対策） |
LAN経由で接続できるため、オフィス外からでも利用を続けられる |
オフィス内にデータの保管場所を持ち、会社のBCP対策が弱ければ業務停止の可能性がある |
| 管理者工数の違い |
管理者工数を減らす対策が立てられる（オンラインストレージを利用して導入の工数を最小限にするなど） |
RAIDと呼ばれる「複数の保存場所を組み合わせひとつに見せるような設定や表示方法」が必要で、RAIDを独自で理解またはサポートが手厚いNASを選ぶ必要がある |
| ユーザー管理の違い |
「ファイルの閲覧・編集権限の付与」「アクセスログの確認」などの細かな設定ができる |
「特定のフォルダに権限を付与すると、自動的にその下層フォルダにも権限が付与されてしまう」といった仕様があり、細かな設定が困難 |
このように、業務上起こりうるリスクへの対策を取りやすいのはファイル共有サーバーだと言えます。
ファイル共有サーバーはクラウドと社内ネットワークのどちらに設置すべきか
もしファイル共有サーバーの設置場所をクラウドにするか社内ネットワークするか迷ったときは、設置コスト（金銭的・人的開発コスト）を軸にして検討しましょう。
コストがかけられる場合は、社内ネットワーク上へファイル共有サーバーを設置することがおすすめです。一方、データはすべて社内ネットワーク上で管理されるのでセキュリティ対策が自社で立てられますが、保守費用や人的リソースが必要になります。
サーバーのコストを削減したい場合はクラウドサービスを使いましょう。サービス側が開発からシステム保守まで行うため契約後すぐにファイルサーバーが利用できますが、インターネット上でデータが管理されるので、セキュリティ対策の見極めが必要になります。
このように、社内ネットワークとクラウド上のそれぞれにメリットとデメリットがあります。しかし、ファイル共有サーバーの設置場所について、今日では運用・保守・教育に係る合計のコストを抑えられるクラウドサービスが、多忙なビジネスにおいて適していると言えます。
関連記事： 【中小企業向け】クラウド型ファイルサーバーとは？
ファイル共有サーバーを構築するメリットとは
以下では、ファイル共有サーバーを構築するメリットについて解説します。導入時に稟議が求められるケースでは、担当者やチームメンバーが得られるメリットを正しく認識し説明できる必要があります。
ファイルへのアクセス性の向上
ファイル共有サーバーを構築する最大のメリットは、ファイルへのアクセス性向上です。
個人のパソコン内にあるデータは、メールやUSBを利用して相手に共有する必要がありますが、手間がかかり日々の負担になってしまいます。しかし、ファイル共有サーバーを利用すると、サーバー内に保存されたデータが随時更新されれば、メンバーがすぐに最新情報へアクセスできるようになるのです。
したがって、ファイル共有サーバーを利用すれば、ファイルを都度共有する手間や二重更新のリスクが解消されます。
容量を気にせずに利用できる
パソコンの容量を気にせずファイル共有できる点も大きなメリットです。
日常業務で発生するファイルは膨大な量になるので、パソコンのハードディスク内で全てを管理すれば容量不足になり、1台のパソコンでは保存しきれなくなってしまいます。一方、ファイル共有サーバーは使用容量に応じてストレージ量を変更できるうえ、ハードディスク保管時のような容量不足が発生しづらくなります。
また、ファイル共有サーバーは容量を簡単に拡張でき、ほかのパソコンにデータを移し替える必要もありません。
ファイル共有サーバーを構築するデメリットとは
メリットがある一方で、ファイルサーバーの構築にはデメリットもあります。以下では、デメリットの原因と改善法も合わせて解説しているので、導入時にあらかじめ把握しておくことが重要です。
コストがかかる
ファイル共有サーバーの1番のデメリットはコストがかかる点です。
とくに、自社でゼロから立ち上げる場合、開発には多額の金銭コストと人件費が発生します。さらに、サーバーの完了後もサーバーが安定して稼働しているかの確認や、アップデートを行うなどの保守業務も発生します。
したがって、コスト削減の観点からも、オンラインストレージなどのクラウドサービスを導入することを前向きに検討すべきです。
セキュリティ面にリスクが生じる
ファイル共有サーバーを利用すると、ファイルを1台のパソコン上に保管する場合に比べて、セキュリティ面でのリスクが生じる可能性があります。
たとえば、ファイル共有サーバーをレンタルサーバーで構築すると、インターネット経由でデータのアップロード・ダウンロードが行われることからサイバー攻撃のリスクがあります。また、従業員の不正なデータ持ち出しによる情報漏洩や、保管されていたデータに潜むマルウェアによる全社的なウイルス感染の恐れもあるのです。
このようなセキュリティ面での問題を未然に防ぐためにも、ファイル共有サーバー導入時には、どのようなセキュリティ対策があるのかをあらかじめ把握しておきましょう。
ファイル共有サーバーの代わりに使えるおすすめツール
以下では、ファイル共有サーバーの代わりに使えるおすすめツールを紹介します。
ファイル共有サーバーを利用するとファイルへのアクセス性の向上や容量の問題を解決できる利点があります。一方、ビジネス利用のファイル共有サーバーは選び方を間違えると、運用の過剰な料金コストやセキュリティのリスクが発生するため注意が必要です。
そこで、ファイル共有サーバーとしてクラウドサービスを利用すると、セキュリティリスクを抑えながら低コストで安全に運用できます。ただし、複雑な手順を必要とするサービスを導入すると、工数がかさみファイル管理の負担解消にはなりません。
したがって、ITに詳しくない社員でも利用できるシンプルなサービスを選びましょう。ストレスのないファイル管理を実現するには非IT企業の65歳でも直感的にファイルが共有できる情報共有ツールの「Stock」が必須です。
Stockは「ノート」にファイルを残すだけで、即社内メンバーにファイルが共有されます。さらに、ノートに紐づいた「メッセージ」でファイルのアップロード報告や資料に関するやりとりができるので、関連情報もほかの話題と混ざらずにまとめて管理可能です。
最も簡単にファイル共有サーバーを運用できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
ファイル共有サーバーの概要まとめ
これまで、ファイル共有サーバーの概要やメリット・デメリットをご紹介しました。
ファイル共有サーバーの利用は安定した環境でファイル共有が可能になり、通常時はもちろん、災害時にも円滑なファイル共有が可能になります。ファイルへのアクセス性向上や容量追加が容易になる一方、コスト面やセキュリティリスクの懸念があるため、ファイル共有サーバーの選び方には注意が必要です。
また、ストレスなくファイル共有をするには、クラウドサービスをファイル共有サーバーとして利用すると、低コストかつセキュリティを満たした状態で運用できます。しかし、使うサービスが難しいものではうまく運用できず社内に定着しません。
そこで、大容量のファイルをだれでも簡単に共有。管理できるシンプルな情報共有ツールのStockを利用すれば、専門的な知識を持たない現場社員でも簡単にファイル共有できるのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してストレスのないファイル共有を実現しましょう。
