クラウドストレージを使うと、さまざまなファイルをオンライン上で一元管理できるうえ、ほかのユーザーへの共有もスムーズになります。たとえば、「Box（ボックス）」は無料から使えるクラウドストレージとして、世界中で広く使われているのです。
一方で、「Boxの導入を検討しているが、自社に合っているか判断できずにいる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Boxの使い方や料金、評判を網羅的にご紹介します。
- Boxと他のファイル管理アプリの違いを比較したい
- Boxの基本的な使い方だけでなく、便利な応用法も知りたい
- ファイルを簡単に一元管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、Boxの概要が詳しく分かるだけでなく、最も簡単に文書管理できる方法が見つかります。
目次
【簡単に解説】「Box」とは
以下では、「Box」の特徴や機能を解説します。「ほかのクラウドストレージとの違いが分からない」という方は必見です。
Boxと「他のクラウドストレージ」の違い
引用：Boxの公式サイト
Boxは、世界トップレベルのシェアを誇る、アメリカ発の「クラウドストレージ」です。
Boxはセキュリティの高いツールで「ログ管理」や「7段階の細かい管理者権限」などによって、ほかのクラウドストレージツールよりも安全性が高いのが特徴です。また、必要に応じて「AIを使った不正アクセス検知」などのオプションも追加できます。
このように、Boxは、数あるクラウドストレージのなかでも安全性が高い設計で、ビジネスでも安心して使えるサービスと言えます。
Boxの機能
Boxの代表的な機能は以下の通りです。（※表は左右にスクロール可）
| ＜機能＞ | ＜内容＞ | ＜対応プラン＞ |
|---|---|---|
|
ファイル管理 |
フォルダを作成して、そのなかにファイルを格納・共有する基本機能です。 |
すべてのプラン |
|
Box Drive |
ブラウザを経由せずに、デスクトップから直接Boxにアクセスするためのサービスです。オフラインでもファイルを閲覧・編集できます。 |
すべてのプラン（無料でダウンロード可能） |
|
Box Sign |
BoxのWebアプリから、署名依頼を組み込んだファイルを任意のメンバーに送信できる機能です。外部の営業ツールなどとの連携もできます。 |
すべてのプラン |
|
Box Canvas |
複数人が同時にファイルを編集できる、ホワイトボード機能です。チャットや付箋紙、投票の機能を備えています。 |
すべてのプラン |
|
Box Relay |
「ファイルに紐づいたタスクを完了する」などのワークフローを作れる機能です。業務の全体像が分かりやすくなります。 |
「Business」以上 |
このように、Boxを使うと、ファイル管理だけでなく、ファイルに紐づいた様々な業務を効率化できます。ただし、一部の機能は特定のプランのみで利用可能なので、用途を明確にしたうえで適切な料金プランを選びましょう。
Box AIとは？
Box AIとは、2023年11月から実装された新しいBoxの機能です。「Enterprise Plus」プランに加入していれば、追加料金なしで利用できます。
Box AIを使うと、Boxで管理しているファイルの要約や翻訳を即座に受け取れます。さらに、「議題のテンプレート」「メールによるお知らせ」など、さまざまなコンテンツのアイデアを作成するよう、AIに依頼できるのです。
また、Box AIとSlackを連携すれば、Slackで共有されたBoxファイルに対して質問して、Slackのスレッド上でBox AIから回答を受け取れます。そのため、Boxのファイルに関するやりとりがSlack内で完結して、ツールを横断する手間を省けるのです。
このように、Box AIには「ファイルの分析」や「文書の作成」を効率化できるメリットがあります。
Boxの料金プラン
こちらは、Boxの料金プランの一覧表です。大きく分けて、個人利用のみの無料アカウントと、複数人向けの有料アカウントが用意されています。（※表は左右にスクロール可）
参照：Boxの料金ページ
| 料金プラン | 料金（月額） | 容量 | 特徴 | |
|---|---|---|---|---|
|
個人・チーム向け |
Individual |
無料 |
10GB |
・ファイルアップロード上限:250MB
・ユーザー数：1名のみ |
|
Personal Pro |
¥1,390.40 |
100GB |
・ファイルアップロード上限:5GB
・ユーザー数：1名のみ |
|
|
Business Starter |
¥636.90/ユーザー/月（月払い） |
100GB/ユーザー |
・ファイルアップロード上限:2GB
・ユーザー数：3名以上10名まで
・細かいアクセス制御、共有権限
・SSLおよび保存データ暗号化 |
|
|
Businessプラン |
Business |
¥2,084.50/ユーザー/月（月払い） |
上限なし |
・Starterプランの全機能
・ユーザー数：3名以上
・Active DirectoryおよびSSO(シングルサインオン)の統合
・データ漏洩防止 |
|
Business Plus |
¥3,473.80/ユーザー/月（月払い） |
上限なし |
・Businessプランの全機能
・ユーザー数：3名以上
・ユーザーアクティビティの追跡
・管理権限の委任 |
|
|
Enterprise |
¥4,864.20/ユーザー/月（月払い） |
上限なし |
・Business Plusプランの全機能
・ユーザー数：3名以上
・電子透かし
・無制限の統合(DLP、eDiscoveryを含む) |
|
|
Enterprise Plus |
¥6,600/ユーザー/月（年払い） |
上限なし |
・Enterpriseプランの全機能
・ユーザー数：3名以上
・各種API利用可能
・AIを含むの全機能が利用可能 |
|
以上のように、プランごとに機能やセキュリティは異なるので、表を参考にどのプランが適しているか検討しましょう。とくに、無料プランを使えるのは1ユーザーのみなので、ビジネスで導入する場合は注意が必要です。
「Box」の特徴・メリット
ここでは、Boxの特徴やメリットを紹介します。以下の理由から、Boxは世界中の多くのユーザーに利用されているのです。
（1）強固なセキュリティ
1つ目の特徴は、高度なセキュリティです。
Boxでは「アクセス統計」でユーザーのアクションを確認したり「ユーザー権限設定」や「二段階認証機能」で機密情報を保護したりできます。加えて、「電子透かし埋め込み機能」いよって、ファイルの不正コピーを防げるので社外とのやりとりにも安心です。
また、Boxの”強固なセキュリティ体制”は、ファイルを多く扱う企業にとって心理的な安心にもつながるなどの副次的なメリットも得られます。
（2）ほかのアプリとの連携（API連携）
2つ目の特徴は、豊富な外部アプリと連携（API連携）できることです。
Boxは、Microsoft365やSlackなどの様々なアプリと連携できます。そのため、たとえば「ファイルなどのストック情報をBoxで管理して、フロー情報はチャットツールで共有する」といった活用方法が、多くの企業で取り入れられているのです。
ただし、情報を確認するにはアプリを切り替えなければならず、スピードが求められるビジネスでは不便に感じかねません。そこで、昨今では、ストック/フロー情報を一元管理できる「ナレカン」のようなアプリを導入する企業が増えています。
（3）ストレージ容量が大きい
3つ目の特徴は、無料プランではストレージ容量が10GBまで使用でき、有料プランでは容量が無制限で使えることです。
Boxでは、無料プランでも10GB（写真約30,000枚分）までストレージを利用できます。また、1ファイルあたり250MBのアップロード上限以内であれば、ファイルの保存・管理に関する基本機能はすべて使えるのです。
さらに、有料プランは大人数で使えるうえ、ストレージ容量も無制限なので、資料が大量にあり保存方法に悩んでいる方におすすめです。
要注意！「Box」を使うデメリット
ここでは、Boxのデメリットを解説します。導入を判断するときは、メリットだけでなくデメリットも考慮しなければなりません。
（1）ファイル管理が面倒
1つ目のデメリットは、ファイル管理が面倒なことです。
Boxは文書をファイル形式で管理するので、ファイルの名前を工夫したり、バージョン管理したりする手間がかかります。また、キーワード検索で見たい情報を探すときは、都度ファイルを開いて中身を確認しなければなりません。
このように、Boxはファイル管理が面倒で、目的の文書がすぐに見つからない欠点があります。一方、超高精度の「検索機能」を搭載したノート型情報管理ツールの「ナレカン」であれば、”開く”手間なしで簡単に情報を探し出せるのです。
（2）多機能で使いづらい
2つ目のデメリットは、多機能ゆえに使いづらい点です。
Boxはオンラインストレージやファイル共有など便利な機能が多く備わっています。一方で、ITに不慣れな社員にとっては機能が複雑だと使い慣れるのに時間がかかる可能性があり、継続的な運用が困難になってしまいます。
また、機能が少なすぎても運用に不便さを感じる場合があるため、自社の課題が何かを確認し、機能に過不足のないツールを選ぶことが重要です。
（3）サポート対象が限定的
3つ目のデメリットは、サポート対象が限定的である点です。
Boxでは、各種管理業務の代行作業やBoxが提供していないネットワークに関する問い合わせができず、多くの文書を適切に管理しなければなりません。加えて、契約前の顧客からの問い合わせも受け付けていないため、自社に合うかどうかの判断が難しいです。
したがって、重要な書類を管理するには、ツールの不具合や疑問点を素早く解決できる体制が必須です。そこで、「ナレカン」のような初期導入時のセットアップから運用時における疑問をすぐに質問できるツールを使うと安心です。
これで安心！「Box」のデメリットを解消するおすすめのアプリ
以下では、Boxのデメリットを解消するおすすめのアプリをご紹介します。
Boxを使うと、あらゆるファイルを一元管理できますが、ファイル管理が煩雑になりやすいデメリットがあります。そのため、様々な文書を扱うビジネスでは、「似た名前のファイルが乱立して、欲しいファイルが見つからない」といった事態が起きやすいです。
したがって、社内の文書管理には、Boxではなく、「情報を見やすく整理できるツール」を使いましょう。また、多機能なツールは操作が複雑なので、全社員がストレスなく使えるような「シンプルな操作性」も不可欠です。
結論、Boxのデメリットを解消するアプリは、誰でも簡単に情報を見やすく整理できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事(ノート)」には、テキストやファイルなどのあらゆる情報を残せるうえ、「フォルダ」で見やすく整理可能です。また、生成AIを搭載した「自然言語検索」や、超高精度の「ファイル内検索」機能があるので、欲しい情報が瞬時に見つかります。
最も簡単に全社の情報を管理できるアプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【初級編】「Box」の基本的な使い方
ここでは、Boxをはじめて利用する方に向けて、Boxの基本的な使い方を解説します。画像付きで説明するので、導入を考えている担当者の方は必見です。
使い方1｜Boxの無料登録・ログイン
Boxの公式ホームページから登録して、無料アカウント（個人利用のみ）を作る方法は以下の通りです。
（1）公式ページ右上にある [サインアップ] をクリックします。
（2）プラン選択ページに遷移するので、[個人またはチーム] をクリックしましょう。
（3）料金プラン表から、無料プランの [サインアップ] をクリックします。
（4）氏名とメールアドレス、パスワードを入力し、チェックをつけたら登録完了です。
※登録したアドレスに送信されたリンクからサインインして、以下の画面になったらログインできます。実際に使用を開始するには、左下のスタートボタンを押しましょう。
なお、英語表記を日本語表記に変更する場合は、右上のアイコンをクリックして、[Account Settings] を選択します。設定画面が開くので、[Language] を日本語にすれば日本語への変更完了です。
使い方2｜フォルダの作成
（1）下図は、Boxにログインしたあとのスタートページです。スタートページ右上にある [新規] をクリックして、[フォルダ] を選択します。
（2）フォルダ名や共有相手などを入力して [作成] をクリックすると、新しいフォルダが表示されます。
使い方3｜ファイルのアップロード・ダウンロード
＜アップロード＞
（1）ページ右上にある [新規] から、[ファイルアップロード] を選択します。
（2）PCのフォルダ管理画面に遷移するので、アップロードをしたいファイルを選んで [開く] をクリックしましょう。
（2）以下のように、ファイルがアップロードされていれば完了です。
＜ダウンロード＞
（1）ダウンロードしたいファイルを右クリックして [ダウンロード] を選択します。
使い方4｜ファイルの共有
（1）共有したいファイルにカーソルを合わせて、矢印の形の [共有] アイコンをクリックします。
（2）メールで共有する場合はメールアドレスを入力し、リンクで共有をする場合はリンクをコピーして送信します。
上記のように、リンクを生成したり招待したりすることで、個別の権限を制限しながら、社外の人ともファイルを共有できます。そのため、顧客への資料送付や外注先とのファイルのやりとりをBoxだけで済ませられるのです。
使い方5｜ファイルの更新
ファイルの更新とは、同じ共有リンクでファイルを上書きできる機能です。そのため、ファイルの中身を更新したときにリンクを送り直す必要がありません。
ファイルを更新するには、更新したいファイルにカーソルを合わせて右クリックし、[新しいバージョンをアップロード] をクリックしましょう。
使い方6｜ファイルの復元
Boxでは、一度削除したファイルを復元できます。復元するには、ページ左側の [ごみ箱] をクリックして復元したいものを右クリックし、[復元] を選択しましょう。
【応用編】「Box」のさらに便利な使い方
以下では、Boxをさらに使いこなす3つの方法をご紹介します。セキュリティ性を高めたい方や、仕事の効率を向上させたい方は必見です。
使い方1｜7種類のアクセス権限を使い分ける
ビジネス向けの有料プランを契約すると、以下7種類の権限を使い分けた、厳格なアクセス制限ができるようになります。
| ＜アクセスレベル＞ | ＜特徴＞ |
|---|---|
| 共同所有者 |
共同所有者は、フォルダの所有者を変更できないものの、編集者と同じ読み取り/書き込みアクセス権限を持つ |
| 編集者 |
フォルダまたはファイルに対するすべての読み取り/書き込みアクセス権限を持つ |
| ビューアー/アップローダー |
フォルダに対するすべての読み取りアクセス権限と、限定的な書き込みアクセス権限を持つ |
|
プレビューアー
/アップローダー |
プレビューアーとアップローダーを組み合わせたアクセス権限を持つ |
| ビューアー |
フォルダまたはファイルに対する読み取りアクセス権限を持つ |
| プレビューアー |
限定的な読み取りアクセス権限を持つ |
| アップローダー |
限定的な書き込みアクセス権限を持つ |
このように、Boxではユーザーの属性に合わせて、ファイルやフォルダのアクセス権限を詳細に設定できます。そのため、「誤ってファイルが書き換えられてしまった」といったトラブルを防げるのです。
使い方2｜通知メールを設定する
通知メールを設定すると、ファイルを開かずリアルタイムで操作状況を把握できます。通知を設定するには、アイコンをクリックして [アカウント設定] を選択しましょう。
[通知] を選択して、受け取りたい通知にチェックを入れて保存すれば完了です。
使い方3｜オフラインで編集する
拡張機能である「Box Drive」を使うと、Boxに保存されているデータをオンライン・オフライン問わず編集できるようになります。
「Box Sync」というBox Driveと同じ機能を持ったアプリがありますが、Box Driveの方が新しく、公式ページではBox SyncからBox Driveに移行するよう推奨されています。
ローカル環境でのファイル編集と同じ操作感なので、Boxを起動しなくてもスムーズにファイル編集ができる点がメリットです。
「Box」の口コミ・評判
以下では、「Box」の口コミ・評判をご紹介します。導入前には第三者の声も参考にすることが大切です。
※こちらでご紹介する口コミ・評判は、ITreview＞Boxより引用しています。
「Box」の良い口コミ・評判
はじめに、「Box」の良い口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「安心して利用できる」「大容量のデータを残せる」という声が寄せられています。
非公開ユーザー（投稿日：2024年10月03日）容量無制限でファイルを保存することが可能な点が優れている。情報セキュリティ面も良く、社内外からの不正アクセスを防ぐ事が出来る点が良い。
非公開ユーザー（投稿日：2024年10月17日）クラウドストレージであるため、社内のファイルサーバーとして利用できるだけでなく、 他社とのファイル共有ストレージとしても利用できる点が良いです。そのためメールのPPAP対策にも利用できます。
非公開ユーザー（投稿日：2024年10月16日）保存容量が無制限であり、何もきにせずどんどん保存できる
「Box」の改善点に関する口コミ・評判
次に、「Box」の改善点に関する口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「動作が重い」「一部の機能は改善の余地がある」という声が寄せられています。
非公開ユーザー（投稿日：2024年07月23日）一定期間にアップロード可能な容量が制限されているため、オンプレサーバからの移行のためファイルをアップロードしようとすると有償のサポートが必要となる。また通信速度が遅く大量ファイルのアップロードには向かない。
非公開ユーザー（投稿日：2024年10月07日）検索でフォルダ等の絞り込み、検索文字の組み合わせや期間等々種類を増やしてほしい
非公開ユーザー（投稿日：2024年10月25日）複数の会社と別々に同様の運用をする際、アカウントは一つなので自分がどの客先向けのフォルダを見ているのかわからなくなる時があります。間違って関係のないファイルをアップしてしまわないか不安なときがあります。
Boxに関するよくある質問
ここでは、Boxに関するよくある質問を解説します。以下を参考に、Boxにおける疑問を解消しましょう。
質問1｜Boxの利用シーンは？
Boxのビジネスでの利用シーンは以下が挙げられます。
- 脱ハンコリレー
- 定型業務の自動化
- 契約業務の電子化
- プロジェクトフォルダ作成の自動化
- QRコードを通してBox内コンテンツを活用
Boxでは承認業務をツール内で完結させられるだけではなく、タスクの振り分けなどの定型作業を自動化できます。ぜひ、Boxの基本機能を押さえ、上記の活用事例を参考にしてみましょう。
質問2｜Boxの何がすごいの？
Boxの最大のメリットとして、強固なセキュリティが挙げられます。
Boxは、当初は法人向けに開発されたツールなので、「7段階のアクセス権限」「アクセスログ機能」「AIによる不正アクセス検知」などの豊富なセキュリティ機能を搭載しています。そのため、データ漏えいなどのリスクが低く、安心して利用できるのです。
以上のことから、Boxは世界的な大企業をはじめとした、多くの法人に使われています。
質問3｜Boxの欠点は？
Boxの欠点として、ファイル管理が面倒なことが挙げられます。
Boxは、ファイル形式で情報を管理するクラウドストレージです。そのため、ファイルの名称を工夫して整理する必要があるうえ、情報を探すときには、都度ファイルを開いて中身を確認する手間がかかります。
とくに、膨大な文書を扱う大企業では、「似た名前のファイルが多く、目的のファイルが見つからない」といった事態が起きやすいです。したがって、大企業の文書管理には、Boxではなく、「ナレカン」のようなノート型の情報管理ツールを使いましょう。
「Box」の使い方や料金・評判まとめ
ここまで、「Box」の使い方や料金、評判を網羅的に解説しました。
Boxは多機能なオンラインストレージで、世界中の企業に導入されています。一方で、「検索機能が乏しい」「フォルダがわかりづらい」となどの口コミもあり、ITに詳しくない現場社員へ浸透しづらい恐れがあるのです。
また、すべての情報をファイルで管理すると、以上のように目的のファイルが見つからなかったり、こまめにバージョン管理をしたりと面倒です。それゆえ、社内の情報管理には「あらゆる情報をシンプルに管理できるノート型のアプリ」を使うべきなのです。
結論、Boxのよりも情報管理に最適なアプリは、“記事（ノート）”にあらゆる情報を残せるうえに、欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。国際セキュリティ規格の「ISO27001」も取得しているため、安心して利用できます。
ぜひ「ナレカン」を導入して、面倒なファイル管理から脱却しましょう。
