テレワークが浸透した昨今、社内のファイルを外出先でもファイルが確認できることから「クラウド型ファイルサーバー」が注目されています。
しかし、入手した社外秘のデータをオンライン上で管理することに不安を感じて、クラウド型ファイルサーバーの利用を迷う方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、クラウド型のファイルサーバーを導入するメリット・デメリットと選び方を解説します。
- ファイルサーバーをクラウド上に設置した際のリスクが心配
- 中小企業向けのクラウド型ファイルサーバーの選定ポイントが知りたい
- 安心して社内のファイルを共有できる仕組みを構築したい
という方はこの記事を参考にすると、社内情報を円滑にやりとりできるファイル共有サーバーが選択できます。
目次
ファイルサーバーとは
以下では、「ファイルサーバーの持つ役割」や「ファイルサーバーのクラウド化」、「オンプレミス型との違い」について解説します。ファイルサーバーの概要を踏まえて、自社に合ったサーバーを検討しましょう。
ファイルサーバーの役割とは
ファイルサーバーとは、「ネットワーク上でファイルを共有するために設置されるサーバー（コンピュータ）」を指します。
ファイルサーバーは自社で管理しているデータの保管場所（ストレージ）をネットワーク上でほかのコンピューターと共有することにより、外部からファイルの閲覧・編集ができる点が特徴です。ファイルサーバーで共有したファイルは一括で管理されてデータの信頼性が確保でき、パソコンのローカルディスク容量不足も補えます。
そのため、ファイルサーバーは部署単位での資料共有や、誤削除に対するバックアップの役割を担っています。
ファイルサーバーのクラウド化とは
ファイルサーバーのクラウド化とは、「クラウド（インターネット上のサービス）を通じて、ファイルの共有・管理ができる」状態にすることを指します。
ファイルサーバーをクラウド化すれば、従来の社内ネットワーク内に設置するファイルサーバーに比べて、運用の手間が少なくシステムの拡張が容易です。また、クラウド型ファイルサーバーは社内ネットワークがつながっていない場所でもファイルにアクセス可能になります。
したがって、外出先や在宅勤務中でも社内のデータファイルを確認したい場合は、ファイルサーバーのクラウド化を進めましょう。
クラウド型とオンプレミス型(自社運用)との違いとは
オンプレミス型サーバーとは自社で用意した回線や通信機器を使用したサーバーを指します。クラウド型ファイルサーバーとの違いは以下の表の通りです。
＜オンプレミス型(自社運用)サーバーとクラウド型ファイルサーバーの違い＞
| オンプレミス型ファイルサーバー | クラウド型ファイルサーバー | |
|---|---|---|
| 設置場所 |
社内または自社で管轄している施設内 |
各サービスのデータセンター(※)内
(※)データセンターとはサーバーやネットワークの通信機器の運用・保守専用の建物で、強固なセキュリティ保護や災害でのデータ損失対策が取られています。 |
| 初期費用 |
サーバー機器や回線の料金が必要で、初期投資が必要 |
インターネット回線とサービス初期費用のみで利用可能 |
| 運用コスト |
使用している機器の保守と、保守に関わる人件費がコストになる |
サービスの維持費のみ |
| 機能や機器のカスタマイズ |
自社で用意した機器でありカスタマイズ性が高い |
業者がデータセンターで管理するためカスタマイズ性が低い |
| ファイル編集 |
社内ネットワーク内でのみ可能 |
インターネット回線があれば場所を選ばず可能 |
| セキュリティの保護 |
自社の対策度合いによって安全性は異なる |
サービス利用者に一定のセキュリティ対策を提供している |
このように、オンプレミス型は自社での管理となり運用の自由度が高いものの、導入や運用にコストがかかる傾向があります。一方、クラウド型はデータセンターでまとめて管理していて運用方法は限られますが、低コストに利用できる利点があり、オンプレミス型とクラウド型それぞれに特徴があります。
クラウド型ファイルサーバーのメリット・デメリット
クラウド型ファイルサーバーは、大きく分けて下記のメリットとデメリットがあります。
＜クラウド型ファイルサーバーのメリットとデメリット＞
| メリット | デメリット |
|---|---|
サーバーの設置場所の確保や、安定稼働のためのバックアップ用HDD、無停電装置などの設備投資が不要なことから、中小企業には手を出しやすい利点があります。
導入時の情報セキュリティ方針の制定やルーター設置などの事前準備をはじめ、ユーザー管理や異常を確認するモニタリングといった日常業務が不要になり、自社でサーバーを管理する負担がなくなります。
多くの場合、ホームページ上やアプリ上で手続きが可能で、簡単に保存領域を拡張できます。
データセンターでは「サーバーの設置場所は非公開にする」などの高いセキュリティ対策が取られており、企業の負担なく情報漏洩を防げます。 |
保管するデータ量や利用人数、データ転送量によって料金が課金される場合があり、利用の概算を見積もっておかなければ想定以上にコストが嵩む可能性があります。
社内ネットワーク上のファイルサーバーと比較すると通信速度が遅いことがあり、インターネット環境を見直さなければ作業パフォーマンスが低下してしまいます。
企業ごとに個別対応できないケースが多く、自社において必要な要件をピックアップしてからファイルサーバーを選定する必要があります。 |
このように、クラウド型ファイルサーバーには、「コストと運用労力の削減」「セキュリティが保証されている」利点と、「社内環境によっては通信速度が下がる」「機能や利用環境をカスタムできない」懸念点があります。
企業は業務に関わる大量のファイルを安全にやりとりする必要があり、安定的に稼働できるファイルサーバーが必要です。したがって、ビジネスでのファイルサーバー利用は、コストと安全性のバランスの取れたクラウド型ファイルサーバーが最適と言えます。
中小企業が押さえるべきクラウド型ファイルサーバーの選び方
以下では、クラウド型ファイルサーバーを選ぶ際のポイントを解説します。下記のポイントを押さえた中小企業は、自社に合ったクラウド型ファイルサーバーの導入に成功しています。
導入する目的を明確にする
まずは、ファイルサーバーを導入する目的を明確にします。
ファイルサーバーにはそれぞれ特徴があり、目的が定まっていないまま導入しては、機能に過不足が生じます。以下では、利用目的別のクラウド型ファイルサーバー選定ポイントを3つ紹介します。
- ケース1：社内でのファイルサーバー用
- ケース2：社外とのファイル共有用
- ケース3：バックアップやアーカイブ用
社内で使用するファイルサーバーであれば、これまで利用してきたファイルサーバーに似た操作性のものを選びましょう。今まで利用していたサーバーと使用感が全く異なるものを選択してしまうと使いづらく感じることが多く、作業効率の低下を招きかねないからです。
社外とのファイル共有には、ブラウザベースのサーバーを利用しましょう。ブラウザベースのクラウドサーバーであれば、専用ソフトやネットワークの設定なしに利用できるため、社外クライアントとのスムーズなやりとりが期待できます。
バックアップやアーカイブ用のファイルサーバーには、機能がシンプルなものがおすすめです。こうした目的で導入する場合、通常業務での利用よりも使用頻度が少なく、操作が難しいものや多機能なものは浸透しにくいからです。
上記のような3つの目的を定めておかなければ狙ったメリットを得られないので、サーバー選びは慎重になる必要があるのです。
サービスや機能をチェックする
目的に合わせてサーバーの必要項目をチェックできたら、候補であるサーバーのサービスや機能面について以下の3点をチェックしましょう。
- (1)機能性は十分か
- (2)セキュリティは十分か
- (3)運用面に問題はないか
まずは、そのサーバーで利用できる機能を確認します。たとえば、サーバー上で直接編集ができるか、ドラッグ＆ドロップでデータを移行できるか、ログ管理方法は何かなどの項目に目を通します。
ほかにも、パソコン以外のインターネットデバイスに対応しているかどうかを調べておきましょう。また、OSも併せて確認すると、サーバーを使用できないユーザーの発生を防げます。
ビジネスで扱うデータは、情報漏洩に注意して取り扱う必要があります。そのため、サーバーを利用する際は、セキュリティ面の確認が重要です。
たとえば、ウィルスチェック機能やデータの暗号化は可能かを確認しておきましょう。また、サーバーのセキュリティが自社のセキュリティポリシーに合ったものかの確認も行います。
ファイルサーバーにデータを移行する際には、一時的にサーバーが停止し、いわゆる「業務停止時間」が発生します。業務停止時間が長引けば、企業の営業活動に支障が出てしまうので、スムーズにデータを移行できるサービスを選びましょう。
上記のような点を踏まえてファイルサーバーを選定すれば、自社に合ったものが選べます。ただし、操作が複雑だと移行やその後の運用が上手くいかない恐れがあるので、非IT企業は「Stock」のような簡単に使えるクラウドサービスツールをファイルサーバーとして使う方法もおすすめです。
料金コストを確認する
サービスや機能の確認が終わったら、最後に導入や運用にかかる費用全般を踏まえ、そのサーバーを導入するかどうか以下の2点から判断します。
- (1)ユーザー課金かどうか
- (2)有償オプションの種類
まずは、1ユーザーごとの月額課金があるかどうかを確認しましょう。ユーザー課金のあるサービスでは、接続するユーザーの数に応じて費用が変わるからです。
したがって、ユーザー課金のサービスは、接続ユーザーが増える分だけ費用が高くなるので、接続ユーザー数が日々変動するような企業や接続ユーザーが多い企業には向いていません。
接続ユーザー数の変動が多い企業で導入する場合は、買い切りの形やチーム単位などで料金が設定されているユーザー課金のないサービスを選択しましょう。
クラウド型のファイルサーバーは、選択するプランによって有償オプションの内容が異なるので、使用するプランにつけられるオプションの内容は事前に確認しておきましょう。
また、同じ容量であればブラウザベースのサービスは低価格ですが、大企業が導入するようなベンダーとして歴史のあるサービスは高額な傾向があります。料金コスト削減が目的であれば、ブラウザベースのサービスを選択するのがおすすめです。
【中小企業向け】ファイルサーバーのストレスを解消するツール
以下では、中小企業におすすめなファイルサーバー利用時のストレスを解消するツールを紹介します。
ファイルサーバーの課題点は「大量のファイルのやりとりによる容量のひっ迫」や「サーバー維持の人的・料金コスト」ですが、クラウド型ファイルサーバーを選べば容量追加や保守の際の手間を解消できます。
ただし、難解なファイルサーバーを導入すると使いこなせない社員が発生するため注意が必要です。また、クラウド型のサーバーはセキュリティ対策が不十分だと情報漏えいや不正アクセスを招いてしまいます。
そこで、「簡単な操作かつ高セキュリティなITツール」をファイルサーバーとして使えば、セキュリティ要件を満たしながら中小企業でもシンプルに運用可能、かつ社員の負担なく安心して使えるのです。結論、安全かつ非IT企業の65歳以上でも、ファイル共有が簡単な情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にテキストやファイルを添付すると、即時で任意のメンバーへ共有されるうえ、情報は国際レベルのセキュリティ基準を満たした環境で守られます。また、ファイル共有における管理の煩雑さも「フォルダ」で簡単に解消できます。
最も簡単にクラウド型ファイルサーバーを運用できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ファイルサーバーをクラウドへ移行する方法
既存の社内ファイルサーバーからクラウド型ファイルサーバーへ移行するときには、社内情報を整理してから移行計画を立てて実行します。
具体的には、以下のような方法で進めましょう。
- 社内情報を洗い出す
- 移行先のクラウド型ファイルサーバーを選ぶ
- データ移行の計画を立てる
- データ移行を実践する
まずは、社内に保管している情報（ファイルデータ）を洗い出します。
次に、移行先のクラウド型ファイルサーバーを選びましょう。現在保管しているファイルデータの量や今後の利用状況を踏まえて、自社に合ったクラウド型ファイルサーバーを選定することが重要です。
その次に、データ移行の計画を立てます。社内のデータファイルが多い場合、現在のサーバーからクラウド型サーバーに移行が完了するまで時間がかかる恐れがあるため、計画を立てて移行期間や作業工数を見積もりましょう。
最後に、移行先のクラウド型ファイルサーバーにデータを移行します。
クラウド型サーバーにデータを移行するには、長期間作業が必要になる可能性があります。そのため、通常業務に支障を及ぼさないように事前準備を進めることが重要です。
ビジネスで無料のクラウド型ファイルサーバーを使うべきでない理由
以下では、ビジネスにおいて無料のクラウド型ファイルサーバーを使うべきでない理由を紹介します。法人での無料版の利用はリスクが伴い、損害を生み出す危険があります。
セキュリティに懸念がある
クラウド型ファイルサーバーにおいてセキュリティ対策が万全かは重要です。
たとえば、アクセス制限が部署ごとに詳細に設定できる、外部から情報を盗み見られない機能が重要です。しかし、無料で利用できるクラウド型ファイルサーバーは、個人のプライベート利用を想定したものも多く、アクセス制限の付与などデータ管理に関する機能が利用できないものがほとんどです。
また、データの保存期限に指定があるなど、あくまでも一時的な利用がメインであり、長期的なデータの保管・活用は無料利用だと対象外となります。したがって、ビジネスにおいてはセキュリティが担保された有償版を活用しましょう。
トラブルの際のサポートに不安がある
無料のサービスでは、トラブルが発生した場合のサポートが不十分な可能性があります。
有料サービスの場合、電話やメール・チャットでの質問回答など手厚いベンダーサポートが受けられるのが一般的です。しかし、無料ツールではサポート体制が簡素な傾向があり、管理者が不明点を自分で調査する必要がでてしまうのです。
このように、無料のファイルサーバーは気軽に利用できる一方で、管理者の負担が増加する懸念があります。社員の人数が限られた中小企業においては、とくに人的リソースの確保に注意が必要です。
業務利用するには機能が不十分
無料のクラウド型ファイルサーバーは、有償版と比べて使える機能に制限があります。
たとえば、多くの無料サービスではアクセス制限やログ機能を十分に設けておらず、データの扱いが多いビジネスシーンにおいては情報漏洩の危険があります。
仮に、企業ファイルストレージの一部として無料のクラウド型ファイルサーバーを利用する場合は、機密情報が含まれていないか確認しましょう。
クラウド型ファイルサーバーのメリットや選び方まとめ
これまで、クラウド型ファイルサーバーのメリット・デメリットや中小企業向けの選び方をご紹介してきました。
クラウド型ファイルサーバーは低コストで運用の負担も少なく利用でき、ビジネスでのファイル共有に最適です。中小企業がクラウド型ファイルサーバーを選ぶ際には、「導入目的の明確化」「サービス・機能のチェック」「導入・運用コスト」に注意しましょう。
一方、クラウド型ファイルサーバーは、従来のオンプレミス型とはファイル保存などの利用方法が異なります。そのため、複雑なクラウド型ファイルサーバーを導入すると使うメンバーが慣れるまで時間がかかり、安定した運用が遅れてしまうのです。
そこで、マニュアルなしで利用できるほどシンプルな機能の情報共有ツール「Stock」があれば、直感的な操作でファイル共有ができ、クラウド型ファイルサーバーとしてすぐに社内へ定着します。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して安全かつ簡単なファイル共有を実現しましょう。
