近年は、テレワークや複数拠点での業務が増え、社内のファイルを場所を問わず共有できるように、ファイルサーバーのクラウド化を進める企業が増えています。
しかし、「クラウド化したものの必要なファイルが見つからない」「運用ルールが定着しない」など、導入後の運用に課題を抱える企業も少なくありません。
そこで今回は、ファイルサーバーをクラウド化して失敗する原因と成功するコツを解説します。
- 社内のファイルサーバーが使いづらく、クラウド化を検討している情シス担当者
- テレワークでのファイル共有に課題を感じ、運用方法を見直したい管理職
- クラウドへ移行したいが、どのサービスを選べばよいか分からない業務改善担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、「クラウド化」に対する不安を払拭し、社内情報を安全かつ円滑にやりとりできるファイル共有サーバーを選択できます。
目次
なぜ今、社内データのクラウド化が進むのか
以下では、「ファイルサーバーのクラウド化」と「クラウド化が求められる背景」について解説します。まずはファイルサーバーを取り巻く環境を把握しましょう。
ファイルサーバーのクラウド化とは
ファイルサーバーのクラウド化とは、「クラウド（インターネット上のサービス）を通じて、ファイルの共有・管理ができる」状態にすることを指します。
クラウド化すれば、自社でサーバーを管理する負担を抑えながら、保存容量の追加や運用の見直しにも柔軟に対応できます。たとえば、営業先や自宅から資料を確認したり、保存容量を必要に応じて増やしたりできるため、運用しやすくなります。
このように、場所を問わず利用できるだけでなく、管理や運用の負担を減らせることから導入が広がっています。
クラウド化が求められる背景
社内データのクラウド化が進む理由は、多様な働き方へ対応する必要が高まっているためです。
出社する社員とテレワークで働く社員が混在する企業では、社内だけで使えるファイル管理では情報共有に差が生じます。たとえば、出社している社員だけが社内サーバーの資料を確認でき、リモート勤務の社員は最新版の資料をすぐに見られません。
このような変化に対応するため、多くの企業でファイルサーバーのクラウド化が進んでいます。
クラウド化しても失敗する企業の共通点
以下では、ファイルサーバーをクラウド化した企業でよく見られる失敗例を紹介します。自社でクラウド化を検討している場合は必見です。
フォルダが増えて目的のファイルが見つからない
クラウド化でよくある失敗の1つ目は、目的のファイルをすぐに見つけられなくなることです。
利用する人数や保存する資料が増えるほど、フォルダの階層が複雑になり、探す時間が長くなってしまいます。実際、取引先から急な問い合わせを受けても、必要なファイルが見つからず回答が遅れてしまうことがあります。
だからこそ、ファイルを保存できるだけでなく、必要なファイルをすぐ見つけられる環境を整えることが重要です。
無料サービスを選び運用が続かない
よくある失敗の2つ目は、無料サービスを選んだ結果、運用が長続きしないことです。
無料版では利用できる機能やサポートに制限があり、業務で使うには物足りない場面があります。ある日突然、保存容量の上限に達したり、困ったときのサポート体制がなく、対応に時間がかかったりすることがあります。
こうした状況が続くと、別のサービスへの乗り換えが必要になり、余計な手間が発生します。
権限管理が複雑になり情報共有が止まる
よくある失敗の3つ目は、権限設定が複雑になり情報共有が滞ることです。
権限の種類や対象者が増えると、誰がどの資料を見られるのか分かりにくくなります。結果として、必要な資料を開けず、担当者に確認したり、権限の変更を依頼したりする手間が発生するのです。
こうしたやり取りが増えると、情報共有に時間がかかり、確認や判断が遅れて本来の業務にも影響が出てしまいます。
クラウド化がうまくいかない原因
以下では、クラウド化したにもかかわらず、運用が定着しない原因を解説します。失敗の背景を理解したうえで、改善につなげましょう。
ファイルを保存することが目的になっている
クラウド化がうまくいかない原因の1つ目は、ファイルを保存すること自体が目的になってしまうことです。
本来は必要な情報を誰でも活用できる状態にすることが重要ですが、保存だけで終わってしまう企業も少なくありません。気付けば資料だけが増え続け、あとで見返そうと思っても、どこにあるのか分からず探すのを諦めてしまうことがあります。
ファイルは蓄積するだけでなく、必要なときにすぐ確認・活用できる環境を整えることが重要です。
フォルダ管理だけでは限界がある
うまくいかない原因の2つ目は、フォルダだけで情報を整理しようとすることです。
データが増えるほど階層が複雑になるため、フォルダ管理だけでは必要な情報を整理しきれません。たとえば「営業資料」「営業部資料」「営業資料最新版」といった似た名前のフォルダが複数作られると、どこに目的の資料が保存されているのか分からなくなります。
そのため、フォルダ名による分類だけに頼らず、検索機能やタグなどを活用し、必要な情報へすぐアクセスできる仕組みが必要です。
ルール作りを現場に丸投げしている
うまくいかない原因の3つ目は、運用ルールを現場任せにしてしまうことです。
担当者ごとに保存方法やフォルダ名が異なると、情報の管理方法が少しずつばらついていきます。新しい資料を保存しようとしても、どこへ入れるべきか迷い、結局それぞれ違う場所へ保存してしまう場面は少なくありません。
そのため、誰でも同じように運用できるルールや仕組みを整えることが定着につながります。
ファイル管理を成功させる3つのポイント
ここでは、ファイル管理を定着させるために押さえておきたいポイントを3つ紹介します。以下の点をおさえたうえで、自社に合ったツールを導入しましょう。
誰でもすぐ情報を瞬時に検索できる
クラウド化を成功させるポイントの1つ目は、必要な情報をすぐ検索できることです。
ファイルを保存できても、探すたびに時間がかかる環境では業務の進行が遅々として進みません。一方で、会議中に過去の資料を急いで確認したいときに、検索してすぐに見つかれば、その場で話を進められます。
だからこそ、保存のしやすさだけでなく、必要な情報へ素早くたどり着ける仕組みを選びましょう。
既存のデータをスムーズに移行できる
ポイントの2つ目は、既存データを無理なく移行できることです。
移行作業に多くの時間や手間がかかると、本来、取り組むべき業務の時間を圧迫してしまいます。切り替え作業が長引く場合、新旧の環境を併用する期間が続き、どちらを使えばよいか迷いやすくなります。
そのため、現在のデータをできるだけ負担なく移せるサービスを選ぶことが大切です。たとえば、PowerPoint、Word、Excel、PDFなどの移行支援を無料でおこなっている「ナレカン」のようなツールであれば、スムーズにツールの切り替えが可能です。
ITが苦手なメンバーでも迷わず使い続けられる
ポイントの3つ目は、誰でも直感的に使い続けられることです。
操作が難しいシステムでは、一部の担当者しか使いこなせず、社内の情報が十分に集まらなくなります。新しい資料を保存しようとして操作に迷い、後回しにした結果、手元のパソコンに情報を残したままになることも多々あります。
そこで、特別な説明がなくても使える、直感的な操作が可能なツールを選ぶことが重要です。
【法人向け】ファイルサーバーのデメリットを解消するツール
以下では、ファイルサーバーをクラウド化したあとも、社内の情報を迷わず活用できるツールをご紹介します。
ファイルを安全に保管するためにクラウド化を進めても、ただデータを格納するだけでは、フォルダが増え続けてどこに何があるか分からなくなるケースは少なくありません。この状態を放置すると、せっかく移行したデータが埋もれてしまい、現場のメンバーは必要な書類を探すたびに多大な時間を奪われ、同じ質問や確認作業が社内で何度も繰り返されるといった非効率から抜け出せなくなります。
ファイルサーバーやクラウドストレージだけで管理する方法では、個人の整理スキルや複雑な運用ルールに頼らざるを得ず、いずれ限界を迎えます。共有場所を作っても、ファイルの中身を確認するために都度開く手間がかかったり、社内独自の略語による検索漏れが起きたりする環境では、ITに不慣れな現場での情報共有を定着させることは困難です。
そこで重要なのは、ファイルを安全に一元管理できるだけでなく、誰でも必要な情報へすぐアクセスでき、ITに不慣れなメンバーでも迷わず使い続けられるツールを選ぶことです。
この条件に最も当てはまるのが、社内のファイルやナレッジを一元管理できるツール「ナレカン」です。ナレカンは、ファイルを添付するだけで生成AIが内容を自動で要約するため、ファイルを開かなくても概要を確認できます。また、添付ファイル内や画像内の文字まで検索できるため、ITに不慣れなメンバーでも使いやすい設計になっています。
情報漏えいや不正改ざんのリスクを回避できるツール「ナレカン」
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
クラウド型ファイルサーバーのメリットや選び方まとめ
これまで、ファイルサーバーをクラウド化して失敗する原因や成功するコツをご紹介してきました。
クラウド型ファイルサーバーは、場所を問わずファイルを共有でき、自社でサーバーを管理する負担も抑えられるため、多くの企業で導入が進んでいます。ただし、クラウド化しただけでは、必要なファイルが見つからない、運用ルールが定着しないといった課題が発生してしまいます。
また、ファイル管理では、安全に情報を管理できることに加え、誰でも必要な情報へすぐアクセスでき、迷わず使い続けられることも重要です。そのため、検索性と使いやすさを兼ね備えたツールを選択しましょう。
なかでも、非IT企業におすすめなのは、社内のファイルやナレッジを一元管理でき、添付ファイル・画像内の文字まで検索できるAIナレッジツール「ナレカン」です。無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内のファイル管理の仕組みを最適化しましょう。
