無料のファイル共有ツールは、コストをかけずにデータをやりとりできる手段として、多くの企業で活用されています。また、テレワークやリモート会議の普及により、社内外でのファイル共有を効率化する重要性はますます高まっています。
 
しかし、「無料のファイル共有ツールでも安全に使えるのか分からない」「容量制限やセキュリティ面が不安」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、無料で使えるファイル共有ツールの特徴や選び方、利用時の注意点を中心にご紹介します。
 
  • シーン別に最適なファイル共有ツールを知りたい
  • 無料のファイル共有ツールを使用するときの確認事項を抑えたい
  • 安全かつ確実にファイルを共有する方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、自社の利用目的に合った無料のファイル共有ツールの選定ポイントが分かり、コストを抑えながら安全にファイル共有を始められます。

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無料ファイル共有ツールの選び方

ここでは、無料ファイル共有ツールを選定するときに押さえるべき3つのポイントについて解説します。自社の利用目的に合ったツールを見極めたい担当者の方は、以下を確認しましょう。

「一時転送」or「長期保管」

まずは、プロジェクト単位で一時的に使うのか、継続的にデータを保管するのかを明確にすることが重要です。
 
たとえば、取引先とのデータ共有というように単発的に利用したい場合は、ダウンロード期限設定やパスワード保護が可能な転送サービスで十分です。
 
このように、契約書や提案書のように蓄積して再利用する場合は、キーワード検索やアクセス管理が可能なストレージ型ツールが必要です。
 
したがって、「単発利用か」「継続的な保管か」を基準に、ツールを選定することが重要です。

「単発大容量」or「日常的な大量管理」

次に、取り扱うファイルの容量と頻度を基準に判断すべきです。
 
大容量のデータを共有したい場合は、圧縮作業なしで送信できるかどうかが重要です。一方、大容量ではなくても共有したいファイルが数多くあるような場合は、フォルダ階層の自由度や自動同期機能がなければ、最新版の管理が難しくなります。
 
以上のように、「容量の大きさ」や「共有頻度」を踏まえて選定する必要があります。

「外部共有」or「内部統制」

最後に、共有相手が社外か社内かによって重視すべき機能が異なります。
 
社外との共有が中心であれば、パスワード設定や有効期限付きリンク、ダウンロード制限などの編集や再配布のリスクを防げる機能が不可欠です。一方、社内利用が中心の場合、閲覧権限の細分化や操作ログの取得など、内部統制を強化できる機能が求められます。
 
このように、ファイルを共有する相手を思い描きながら、自社に最適なツールを選定しましょう。

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【目的別】無料から使えるファイル共有ツール3選

ここでは、無料から使えるおすすめのファイル共有ツールを3つご紹介します。以下の中から自社の目的に適したツールを導入しましょう。

情報を蓄積したい人向け｜Stock

Stockのホームページ画面

Stockの特徴・使い方

  • シンプルで使いやすい
    • Stockの最大の特徴は、シンプルで操作が簡単であることです。非IT企業の方でもすぐに使いこなせるため、ツールを導入するハードルがありません。
     
  • ファイルと関連情報を一元管理できる
    • Stockの「ノート」には、ファイルだけでなく関連説明や更新履歴もまとめて管理できるうえに、任意のメンバーに瞬時に共有可能です。そのため、容量や期限、共有漏れの不安を解消しながら、確実にファイル共有をおこなえる環境を構築できます。

おすすめの企業

  • ITツールに無駄な費用をかけたくない企業
    • Stockはクラウド型のITツールで、初期費用や保守費用は一切不要です。また、無料から使えるうえに、有料プランの月額料金も比較的安いため、ITツール導入の費用を抑えたい企業におすすめです。
     
  • 内部統制を強化したい企業
    • Stockは、情報のアクセス権限や編集可否を柔軟に設定可能です。そのため、社内で機密情報の管理体制を強化したい企業におすすめです。

Stockの注意点

  • AIを搭載していない
    • StockはAIを搭載していないため、「文章の作成・要約」などの機能はありません。
     
  • 中小企業向けの設計になっている
    • Stockは、主に100名までの利用が中心のツールです。そのため、100名以上での利用を希望する場合は、担当者へ相談が必要です。

Stockの料金体系

  • フリープラン：0円
  • ビジネスプラン：500円/ユーザー/月（年払い）
  • エンタープライズプラン：1,000円/ユーザー/月（年払い）

Stockの詳細はこちら


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一時的に大容量を送りたい人向け｜GigaFile便

GigaFile便のホームページ画面

GigaFile便の特徴・使い方

  • 会員登録不要で大容量送信が可能
    • GigaFile便は、会員登録なしでファイルをアップロードし、発行されたURLを相手に共有するだけで利用できます。また、操作手順も簡単であるため、急ぎで大容量データを送りたい場合でもすぐに対応可能です。
     
  • ダウンロード期限やパスワード設定が可能
    • アップロード時にダウンロード期限を設定できるほか、パスワード保護も可能です。そのため、一時的なデータ受け渡しにおいて、一定のセキュリティを確保しながら利用できます。

おすすめの企業

  • 動画や高解像度データを単発で共有したい企業
    • 数GB単位の動画・画像データを一度だけ納品するケースでは、圧縮作業なしで送信できる点が大きなメリットです。そのため、制作会社やデザイン会社など、短期間のデータ共有を効率化したい企業におすすめです。
     
  • ITツールの導入手続きに時間をかけられない企業
    • アカウント発行や初期設定が不要なため、急なデータ送付が発生した場合でも即時対応できます。一定期間でのプロジェクトで利用するのにも適しています。

GigaFile便の注意点

  • 長期保管や履歴管理には向かない
    • 保存期間が過ぎるとデータは自動削除されるため、過去ファイルを検索・再利用する用途には適していません。継続的な情報管理には別のツールが必要です。
     
  • アクセス管理や内部統制機能は限定的
    • URLを知っている人がダウンロードできる仕組みであるため、社内の細かな権限管理や操作ログの確認には対応していません。機密情報を扱う場合は慎重な運用が求められます。

GigaFile便の料金体系

  • 完全無料で利用できます。

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チームで継続的に共有したい人向け｜Dropbox

Dropboxのホームページ画面

Dropboxの特徴・使い方

  • クラウド上でファイルを一元管理できる
    • Dropboxは、クラウド上にファイルを保存し、フォルダ単位で整理・共有できるストレージサービスです。PC内のフォルダと同期できるため、場所を問わず情報の確認が可能です。
     
  • フォルダ共有や自動同期に対応している
    • 特定のメンバーをフォルダに招待することで、常に最新のファイルを共同編集できます。さらに自動同期機能により、営業資料や社内ドキュメントの更新内容がリアルタイムで反映されるため、バージョン管理の手間を削減可能です。

おすすめの企業

  • 営業資料や社内データを日常的に管理したい企業
    • 提案書や見積書を継続的に更新する企業では、フォルダ階層の自由度や検索機能が重要です。Dropboxは情報を整理しやすく見つけやすい構造を持つため、日常的な情報管理をしたい企業に適しています。
     
  • 複数拠点やリモート環境で共同作業を実施する企業
    • クラウド上にデータをリアルタイムで共有できるため、拠点間や在宅勤務環境でもスムーズに業務を進められます。いつどこからでも業務を円滑に進めたい企業に適しています。

Dropboxの注意点

  • 無料プランは容量に制限がある
    • 無料プランでは利用できる保存容量が2GBと限られています。日常的に大量のデータを扱う場合は、有料プランへの移行が前提となります。
     
  • 直感的に使いにくい
    • 利用しているユーザーからは「慣れれば問題ないのですが、権限の状態がもう少し直感的に見えるようになれば、管理側の心理的負担は減ると思います。特に社外共有が多い業務では、間違っていないかを毎回確認する時間が地味に積み重なります。」という声があります。（参考：ITreview）

Dropboxの料金体系

  • Basic：0円
  • Plus：1,500円/月（月払い）
  • Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い）
  • Professional：2,400円/月（月払い）
  • Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い）

Dropboxの詳細はこちら


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【注意】無料のファイル共有ツールを使うときの懸念事項

無料のファイル共有ツールを業務で使用する場合は、「安全に共有できるか」「継続的な情報管理ができるか」を必ず確認することが重要です。
 
無料のツールは、保存容量の制限や権限管理機能の不足、データ保管期間の制約が存在する場合があります。とくに業務では、「誰がアクセスできるか」「いつまで保存されるか」「履歴を確認できるか」などの管理機能が不足すると、情報漏えいや業務停滞につながってしまいます。
 
さらに、企業経営においてファイル共有ツールは欠かせないため、無料で使い続けるにはいずれ限界が生じてしまいます。そのため、「無料で使えるか」だけに重点を置くのではなく「長期的に活用できるか」にも目を向けましょう。
 
たとえば、メンバーごとにアクセス権限を柔軟に設定し、情報を一元管理可能な「Stock」のようなツールを導入すれば、ファイルと関連情報を安全に共有しながら継続的に管理できます。

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おすすめの無料ファイル共有ツールまとめ

これまで、無料ファイル共有ツールの選び方や利用シーン別のおすすめツール、懸念事項を中心にご紹介しました。
 
無料のファイル共有ツールを選ぶときは、「一時転送か長期保管か」「単発大容量か日常的な大量管理か」「外部共有か内部統制か」という観点でツールを選定しましょう。自社の目的に沿ったツールを使わなければ、情報漏えいや業務停滞を防げます。
 
また、日常的にファイル共有する場合は「ファイルと関連情報を一か所に集約し、共有範囲を柔軟に設定できる仕組み」を整えれば、安全かつ確実な情報共有体制を構築できます。とくに、直感的な操作で使えるツールであれば、社内にスムーズに浸透します。
 
結論、自社で使うべきは、ファイルと情報をノート単位で整理し、安全に任意のメンバーへ共有できる情報共有ツール「Stock」一択です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内外とのファイル共有を効率化しましょう。

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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔
www.stock-app.info/

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所（NRI）に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX Ventures、East Ventures、マネーフォワード等のベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名～数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

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