ファイル共有にはさまざまな方法がありますが、オンラインでやりとりが完結するファイル共有サービスを利用すれば、安全で簡単にファイル共有ができます。
 
しかし、「ファイル共有サービスの導入を検討しているが、どれが自社に合うのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、データ・ファイル共有におすすめのサービス7選を中心に紹介します。
 
  • ファイル共有サービスの機能や選定ポイントを把握したい
  • おすすめのファイル共有サービスを比較検討したい
  • 簡単かつ安全にファイルを共有・管理できるツールがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、選定のポイントをもとに「おすすめのファイル共有サービス」を比較でき、自社に最適なツールを見つけられます。


「社内のナレッジを、簡単に管理したい---」
最もシンプルなナレッジ管理ツール「ナレカン」

<数十名~数万名規模>の企業様まで、驚くほど簡単にナレッジ管理ができます!
https://www.narekan.info/

無料でデータを共有する3つの方法とは

まずは、無料でできるファイル共有の3つの方法を解説します。自社の営業活動にマッチする手法で共有すべきですが、情報漏洩には注意しなければなりません。

(1)USBやSDカードでファイル共有する

1つ目の方法は、非IT企業にとっては一般的な、USBやSDカードを使ってファイル共有する方法です。
 
PCに接続し、USBやSDカード内に共有したいファイルを移動させたあと、任意のPCへ再度接続するだけでファイル共有ができます。
 
しかし、USBやSDカードは容量制限がある場合やファイルを振り分けて運用する場合、「複数持ち歩かなければならない」「紛失しやすい」などのデメリットがあります。また、1対1でしかファイル共有できないので、複数人に共有する場合には不向きです。

(2)メールでファイル共有する

2つ目は、GmailやOutlookを使い、メールにファイルを添付して共有する方法です。
 
メールはUSBやSDカードでのファイル共有と異なり、一回で複数人に情報共有できます。しかし、メールに添付するファイルが大きい場合は分割して送らなければならず、誤操作による情報漏洩のリスクは軽減できません。
 
また、メールの特性上、ファイル共有をしてもほかのメールに埋もれてしまい、該当のメールを探すことにも時間がかかってしまいます。

(3)ファイル共有サービスを使って共有する

3つ目は、最もおすすめな「ファイル共有サービス」でファイルを共有する方法です。
 
ファイル共有サービスとは、「インターネット環境があれば、時間や場所を問わずにファイル共有・管理ができるサービス」のことです。
 
サービス内で検索したり、共有されたURLから素早くアクセスできたりするため「情報が見つからないストレス」が生まれません。また、データのバックアップや情報の暗号化など、高いセキュリティ対策によってデータの安全性を保ることができる点も特徴です。


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ファイル共有サービスの3つの選び方

企業にとってあってはならない「情報漏洩」のリスクを避けるには、USBやメールでのファイル共有は控え「ファイル共有サービス」を使うことが適切です。
 
そこで以下では、安全なファイル共有サービスを選ぶポイントを解説します。比較ポイントを押さえて、自社に最適なサービスを選びましょう。

(1)データ容量で選ぶ

まずは、利用できるデータ容量を確認します。
 
利用開始時は問題なくとも、長期的に利用するにあたって資料や議事録などのファイルは増え続けるうえ、社員が増えて容量が足りなくなるケースもあります。そのため、容量制限に引っかかってしまっては、仕事がスムーズに進まなくなる恐れもあるのです。
 
したがって、自社で扱うデータを確実に保存できるように、あらかじめ余裕を持ったデータ容量のサービスを選びましょう。また、普段使うサイズのファイルを問題なくやりとりできるかも確認する必要があります。
 
関連記事: 【無料あり】大容量ファイルのアップロード・受け渡しサービス7選を紹介

(2)セキュリティで選ぶ

次に、ファイル共有サービスを利用する際はセキュリティ面に細心の注意を払うべきです。
 
業務上のデータは基本的に社外秘であり、情報漏洩したときの損害は非常に大きくなってしまいます。そのため、ファイル共有サービスのセキュリティ体制を把握するとともに、自社のセキュリティポリシーと合致しているかも確認しましょう。
 
また、データのバックアップ機能があれば万が一データが紛失したときも復旧が早いです。さらに、大企業では「情報セキュリティの国際規格認証」や「アクセス権限の付与」といった安心できるセキュリティ条件のサービスを選択するのが望ましいです。

(3)使いやすさで選ぶ

最後に、容量やセキュリティだけでなく、サービスの使いやすさも重要なポイントです。
 
たとえば、多機能なサービスでは操作方法を覚えるのに時間がかかったり、画面の切り替えが多いので混乱したりしてしまいます。その結果、サービスを使いこなせない社員が多くなり、社内に定着しません。
 
また、使わない機能があると、誤操作で運用が頓挫する可能性もあります。したがって、必要な機能に過不足がなく、メールを使える方ならば誰でも簡単に使いこなせる「ナレカン」のようなサービスが最適です。
 
関連記事: 【中小企業向け】ファイルサーバーのクラウド化とは?メリット・デメリットも解説
 
関連記事: 【運用例あり】共有ファイル・フォルダの整理で押さえるべきルールとは


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スマホ利用可!安全に利用できるおすすめのファイル共有サービス7選

以下では、安心してデータをやりとりできるファイル共有サービスを紹介します。
 
「無料で使えるか」を重視してファイル共有サービスを導入しても、ファイルの容量が増えるに連れて結局は有料化への切り替えが必要になります。したがって、ファイル管理するときは「高いセキュリティか」「誰でも簡単に使えるか」の2点を重視しましょう。
 
ただし、セキュリティが高くても多機能なサービスでは、ITに詳しくない従業員が使いこなせず、人的ミスによる情報漏洩のリスクが高まるので注意が必要です。そのため、導入には「必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単に使えるサービス」を選びましょう。
 
結論、ファイル共有に最適なのは、国際セキュリティ資格を持ち、メールを使える方ならば誰でも簡単に情報を共有・管理できるナレッジ管理サービス「ナレカン」一択です。
 
ナレカンの「記事」にテキストやファイルを蓄積しつつ、多階層の「フォルダ」で分類したりキーワードで検索をかけたりすれば、ほしい情報へすぐにアクセスできます。また、記事には「コメント」が紐づけられるため、話題が入り乱れる心配もありません。

【ナレカン】大企業のファイル共有・フォルダ管理に適したサービス

ナレカンのトップページ
 
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール

https://www.narekan.info/

ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
 
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
 
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
 
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
  2. 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
    「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プランページ

https://www.narekan.info/pricing/

詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

ナレカンの詳細はこちら

<ナレカンを使ったファイル共有・管理の作成例>

以下は、ナレカンを使って「記事(ノート)」を作成・管理した例になります。
 
ナレカン|記事の作成
  • 記事の作成
  • ナレカンでは、ノート型の「記事」にテキストを書き込んだり、ファイル・画像を添付したりできます。そして、記事に書き込んだ情報はリアルタイムで任意のメンバーに共有されるので、メールなどを使って共有する手間がかかりません。
     
    ナレカン|フォルダ管理
  • フォルダ機能
  • ナレカンで作成した「記事」は、“部署”や“案件”ごとにフォルダで分類できます。そのため、とくに扱う情報量の多い大企業でも、情報が混在する心配はありません。
     
  • 高精度の検索機能
  • ナレカンには検索機能が備わっているため、欲しい情報をすぐに見つけられます。タイトルやファイル名での絞り込み検索のほか、ファイル内の検索も可能です。


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【Stock】個人から使えて簡単に情報の管理・共有ができるサービス

Stockはナレカンと同じく、ノート形式で社内の情報をストックできるツールです。
 
シンプルな操作性であるため、ITリテラシーに不安のある方でもすぐに使いこなせるのが特徴です。「Stock」の「ノート」には「タスク」「メッセージ」が紐付いているので、議事録に記載したToDoを管理したり、マニュアルに関するやりとりをしたりできます。
 
Stockのトップページ
 
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

Stockの詳細はこちら


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【Dropbox】無料で2GBまでファイル共有できるサービス

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<Dropboxの特徴>

  • 連携できる外部ツールが多い
  • ZoomやSlackなど、多くの外部ツールとの連携に対応しており、さまざまな使い方ができます。例えばZoomと連携すれば、会議の録画ファイルのコピーをDropboxに自動保存できるのです。
     
  • 高度なセキュリティが備わっている
  • 「2段階認証」や「パスワード管理」などの機能だけでなく、デバイスを紛失したときにデバイスのデータを遠隔で削除できます。

<Dropboxの機能・使用感>

Dropboxのホーム画面の画像
 
  • フォルダを細かく分けられる
  • Dropboxでは、フォルダの中にフォルダを何層にも作ることができます。そのため、フォルダを細かく分類できる一方、ルール決めをしなければ保存場所が分からなくなり、データを探す手間がかかるため注意が必要です。
     
  • ファイルの内容の表示方法を変えられる
  • 画像ファイルは、プレビュー画面をファイルのサムネイルとして表示できます。また、表示する大きさを4段階で設定できるため、ファイルを開かずに中身を確認できて便利です。

<Dropboxの注意点>

  • 無料プランの容量が少ない
  • Dropboxの無料版で使える容量は2GBですが、ユーザーの投稿には「無料プランもありますが、保存できる容量が少ないため、有料プランのトライアルがあるともっと利用しやすくなると思います」という意見もありました。(引用:ITreview
     
  • ファイル形式のため情報へアクセスしづらい可能性がある
  • Dropboxはファイル形式で管理するツールなので、情報へのアクセスに時間がかかる可能性があります。

<Dropboxの料金体系>

  • Basic:無料
  • Plus:1,500円/月(月払い)
  • Essentials:2,400円/月(月払い)
  • Business:1,800円/ユーザー/月(月払い)
  • Business Plus:2,880円/ユーザー/月(月払い)
  • Enterprise:要問い合わせ


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【firestorage】登録不要で大容量のデータを共有できるサイト

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<firestorageの特徴>

  • 会員登録が不要
  • 会員登録せずに無料で使い始められます。ただし、「アップロードしたファイルの削除」をはじめとしたファイル管理には、会員登録が必要です。
     
  • ファイルの保存期間を設定できる
  • 最短で1時間、最長で7日間の保存期間を設定できます。

<firestorageの機能・使用感>

firestorageの使用感の画像
 
  • アップロードが完了の効果音を設定できる
  • アップロードが完了すると効果音が鳴る設定が用意されています。そのため、アップロードに時間がかかる場合に画面から目を離しても、完了を音で確認できます。
     
  • モバイルでも利用しやすい
  • アップロードしたファイルは、ダウンロードリンクだけでなくQRコードも発行できます。そのため、PCからモバイルへの共有もQRコードを読み込むだけでスムーズに行えます。

<firestorageの注意点>

  • 広告が表示される
  • 利用するユーザーの口コミでは、「どうしても広告が目立つので、初めて送る相手にはファイヤーストレージで送る旨を伝えて使用しています。」という意見もありました。(引用:BOXIL SaaS
     
  • 機能が多くて分かりづらい
  • ファイルアップロードやストレージ保存のほかに、「画像のみを保管するストレージ」「スクリーンショットの切り出し」などの機能を使えますが、機能が多く説明が少ないため、直感的に操作できない可能性があります。

<firestorageの料金体系>

こちらは、一般向けの料金プランとなります。
 
  • 未登録会員:無料
  • 無料会員:無料
  • ライト会員:1,037円/月
  • 正会員:2,085円/月
次に紹介するのは、法人向けプランとなります。
 
  • プラン1:98,780円/月 +初期費用110,000円
  • プラン3:999,350円/年
  • プラン5:54,780円/月 +初期費用55,000円


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【Box】外部サービスとの連携に強いストレージサービス

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<Boxの特徴>

  • モバイルアプリがある
  • PCだけではなくモバイルアプリにも対応しているので、場所を選ばずファイル共有できるのが特徴です。
     
  • さまざまなアプリと連携できる
  • 1,500以上のアプリと連携可能なので、既存のツールと併せて利用できます。例えばSlackと連携すれば、Slackのチャンネルにアップロードされたファイルを自動でBoxにも保存できます。

<Boxの機能・使用感>

Boxのテンプレートの画像
 
  • Box上でノートを作成できる
  • 「Box Note」という機能を使って、Boxから直接文書ファイルを作れます。「Box Note」には数種類のテンプレートが用意されているので、議事録などのフォーマットを1から作成する手間を省けるのです。
     
  • フォルダのみから選択してアップロードできる
  • Boxでは、「ファイルをアップロード」と「フォルダをアップロード」を選択することができます。「フォルダをアップロード」を選ぶと、フォルダ形式のものしか選べない状態になるため、多くのデータの中から選択する手間が省けます。

<Boxの注意点>

  • 英語での表示が多い
  • 利用するユーザーの口コミでは、「日本語に切り替えているが、アイコンや表示もほとんどが英語である。これでは英語が苦手な者にとっては十分に使いこなすことはできないだろう。」という意見もありました。(参考:ITreview
     
  • 無料プランは個人利用のみ
  • Boxには無料プランがありますが、利用人数は1人までとなっています。そのため、ビジネスで利用するには有料プランの契約が前提となる点に注意が必要です。

<Boxの料金体系>

  • 個人またはチーム
  • Individual:無料
    Personal Pro:1,390.40円/月(月払い)
    Business starter:636.90円/ユーザー/月(月払い)
     
  • Business プラン
  • Business:2,084.50円/ユーザー/月(月払い)
    Business Plus:3,473.80円/ユーザー/月(月払い)
    Enterprise:4,864.20円/ユーザー/月(月払い)
    Enterprise Plus:要問い合わせ


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【Google Drive】スマホからも使えるデータ共有サービス

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<Google Driveの特徴>

  • Googleのほかのサービスと連携可能
  • Googleのサービスである「ドキュメント」や「スプレッドシート」と連携しており、ファイルの共有や作成がスムーズに進みます。
     
  • アクセスの権限を割り当てられる
  • ファイルへのアクセス権限について、ユーザーごとに「編集」「コメント入力」「閲覧」のいずれかを割り当てられます。
     

<Google Driveの機能・使用感>

Google Driveの使用感の画像
 
  • データの表示形式を選べる
  • データの表示形式を、「グリッド」にするか「リスト」にするか選べます。そのため、文書や画像といったデータの内容により表示を切り替えると、目的のデータを見つけやすくなります。
     
  • 編集履歴が残る
  • Google Driveでは、編集すると履歴が残ります。そのため、誰がどのファイルを更新したかなどの情報を振り返れるので、チームで作業する場合にトラブルを防止する効果があります。

<Google Driveの注意点>

  • 検索機能が乏しい
  • 利用するユーザーの口コミでは、「検索機能が弱いため、欲しいファイルの検索に時間がかかる」という意見もありました。(参考:ITreview
     
  • 必要な情報へすぐにたどり着けない
  • フォルダで無制限に階層をつくれるので、階層が深くなりすぎて必要な情報へたどり着くのに手間がかかる可能性があります。

<Google Driveの料金体系>

Google Driveは基本的にGoogleアカウントさえあれば無料で利用できますが、保存容量は1人あたり15GBまでに制限されています。ビジネスでより多くの容量を利用する場合はGoogle Workspaceの契約が必要です。
 
    Google Workspaceの料金
  • Business Starter:816円/ユーザー/月(月払い)
  • Business Standard:1,632円/ユーザー/月(月払い)
  • Business Plus:2,448円/ユーザー/月(月払い)
  • Enterprise:要問い合わせ


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【OneDrive】Microsoftアカウントがあれば使えるクラウドサービス

OneDriveのトップページ

<OneDriveの特徴>

  • スキャン機能
  • Onedriveのモバイルアプリにはスキャン機能が組み込まれており、紙の書類をPDFに変換して保存するのに役立ちます。
     
  • アクセス有効期限の設定
  • 社外と共有するファイルやフォルダへのアクセスに有効期限を設定できます。そのため、データの安全性を保つことができます。

<OneDriveの機能・使用感>

OneDriveのホーム画面の画像
 
  • ファイルの表示方法を選べる
  • ファイルの表示方法は「リスト」「圧縮モード」「タイル」から選べます。そのため、画像ファイルを探す場合は「タイル」に設定すると、ファイルを開かなくても中身を確認できるといった利点があります。
     
  • 履歴情報を確認できる
  • ファイルの中には作成履歴として、日付や作成者の情報が残ります。そのため、ファイルについての履歴を簡単にさかのぼれます。

<OneDriveの注意点>

  • 使いこなすのに時間がかかる
  • 利用するユーザーの口コミでは、「利用方法を覚えることに少し時間がかかります。マニュアルなどががあると、容易に利用することができるためより良いと思いました。」という意見もありました。(参考:ITreview
     
  • フォトギャラリーが使いづらい
  • OneDriveには画像保存専用の「フォトギャラリー」がありますが、こちらには直接画像をアップロードすることができないので、操作を複雑に感じる可能性があります。

<OneDriveの料金体系>

OneDriveは基本的にMicrosoftアカウントさえあれば無料で利用できますが、保存容量は1人あたり5GBまでに制限されています。ビジネスでより多くの容量を利用する場合はMicrosoft 365やOneDrive for Businessの契約が必要です。
 
  • OneDrive for Business (Plan 1):749円/ユーザー/月
  • Microsoft 365 Business Basic:899円/ユーザー/月
  • Microsoft 365 Business Standard:1,874円/ユーザー/月
 
関連記事: 【無料あり】ファイル共有におすすめのクラウドストレージ・サイト8選
 
関連記事: 【徹底比較】法人向けで安全なファイル転送サービスランキングTOP7!


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【比較表】簡単にデータ共有・ファイルシェアができるおすすめのサービス

以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を見比べて、自社に合ったツールを選びましょう。(左右にスクロールできます)
 
ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Dropbox firestorage Box Google Drive OneDrive
特徴
大企業のファイル共有・フォルダ管理に適したサービス
個人から使えて簡単に情報の管理・共有ができるサービス
無料で2GBまでファイル共有できるサービス
登録不要で大容量のデータを共有できるサービス
外部サービスとの連携に強いファイル共有サービス
スマホからも使えるファイル共有サービス
Microsoftアカウントがあれば使えるファイル共有サービス
シンプルで簡単or多機能
シンプルで簡単(大手~中堅企業向け)
シンプルで簡単(中小規模の企業向け)
多機能
多機能
多機能
多機能
多機能
データの保存期限がある
【×】
【×】
【×】
【〇】※会員登録なしの場合
【×】
【×】
【×】
スマホアプリがある
【〇】
【〇】
【〇】
【×】
【〇】
【〇】
【〇】
注意点
法人利用が前提なので、個人利用は不可
シンプルなツールなので、電子署名の機能はない
無料プランの容量が少ない
広告が表示される
英語での表示が多い
必要な情報へすぐにたどり着けない
使いこなすのに時間がかかる
料金
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜
・無料プランあり
・有料プラン:1,500円/月(月払い)〜
・無料プランあり
・有料プラン:1,037円/月~
・無料プランあり
・有料プラン:636.90円/ユーザー/月(月払い)~
・無料プランあり
・有料プラン:816円/ユーザー/月(月払い)~
・無料プランあり
・有料プラン:260円/月~
公式サイト
「ナレカン」の詳細はこちら
「Stock」の詳細はこちら
「Dropbox」の詳細はこちら
「firestorage」の詳細はこちら
「Box」の詳細はこちら
「Google Drive」の詳細はこちら
「OneDrive」の詳細はこちら
以上のようにツールによって特徴が異なるため、ツール導入の目的を明確にしておくことが大切です。


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無料サービスを利用するときの4つの注意点

ファイル共有サービスには無料のサービスと有料のサービスがあります。無料のファイル共有サービスにはコストがかからない分、注意点もあるため以下で押さえましょう。

(1)容量制限がある

無料の場合、利用できる容量に制限があるサービスがほとんどです。
 
そのため、比較的容量の小さな文書ファイルなどの一時的な保存・共有には適していますが、大容量の画像や動画データのやりとりや、社内文書の恒久的なバックアップには適していません
 
以上のように、無料のファイル共有サービスを利用する場合、ファイルの容量によっては管理ができなくなるので注意が必要です。

(2)データの保存期間が決まっている

無料のサービスには、データの保存期間が決まっているものもあります。
 
保存期限を過ぎると自動でデータが削除されてしまうサービスでは、「気づかないうちに重要な資料や過去の顧客情報が消えてしまっていた」という事態になりかねません。そのため、ビジネス利用では必ず、データを無期限に保存できるサービスを選びましょう。
 
このように、会社で保管すべき「資料」や「マニュアル」、「顧客情報」は後から見返す可能性が高いので、無料でも長期保存できるかは必ず確認しましょう。

(3)セキュリティに制限がある

有料のサービスでは、アクセス制限をはじめとした高度なセキュリティ機能が利用できますが、無料サービスの多くはセキュリティ機能に制限があります。
 
無料のサービスでコストを抑えても、社内の機密情報が流出してしまった場合、抑えたコスト以上の損害を負うことになりかねません。また、社外とのやりとりに無料のサービスを利用すると、セキュリティ面で相手に不信感を与える可能性があります。
 
とくに、「パスワード」や「ファイル閲覧期限」の設定はファイルのやりとりにおいて重要なセキュリティ機能です。そのため、無料サービスを利用する場合は該当の機能があるか確認する必要があります。
 
関連記事: 企業間・取引先と安全にファイル共有する方法とは?

(4)迅速なサポートを受けられない場合がある

無料のサービスでは、迅速なサポートを受けられない場合があります。
 
サービスの提供会社から受けられるサポートの種類は、料金プランによって異なるケースがほとんどです。たとえば、「電話サポートが一定以上のプランしか使えない」サービスもあるのです。
 
トラブルが起きたとき、迅速なサポートが受けられなければ業務が停滞してしまいます。そのため、有料でも「ナレカン」のように、「1営業日以内の回答」「専属担当者のサポート」などの充実したサポートを受けられるサービスを選択すべきです。
 
関連記事: ファイル共有ソフトとは?無料で使う3つのリスクも解説
 
関連記事: 【必見】ファイル共有サーバーとは?共有フォルダ・NASとの違いも解説!


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おすすめのファイル共有サービス7選まとめ

ここまで、安全に使えるファイル管理サービスと選定ポイントを中心に解説しました。
 
USBやSDカードでファイル管理する方法は、管理に時間がかかり情報漏洩のリスクもあるので控えるべきです。また、メールでは送信する度にファイルが流れてしまうので、情報のやりとりには不向きです。
 
したがって、情報を一か所に蓄積してやりとりできる「ファイル共有サービス」が必須です。ただし、サービスを選ぶときは社内・社外の誰もが簡単に利用可能なように「使いやすさ」を重視しなければなりません。
 
そこで、メールを使える方ならば誰でも簡単に情報を共有・管理できる「ナレカン」であれば、強固なセキュリティ下で情報を流さずに管理できます。
 
ぜひ「ナレカン」を使い、自社のファイル共有・管理を効率化しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。