データ共有にはメールやダウンロードサーバーなどのさまざまな方法がありますが、オンラインでやりとりが完結するファイル共有サービスを利用すれば、より安全で簡単な共有ができます。
しかし、ファイル共有サービスは種類が多いため「どれを利用すべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、データ・ファイル共有におすすめのサービスと選定ポイントを中心に紹介します。
- USBやメールでファイルをやりとりするのが面倒だと感じる
- オンライン上でファイルを共有したいがどのサービスを使えば良いか分からない
- ファイル共有サービスの価格や容量以外に何を比較すれば良いか分からない
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適なデータ・ファイル共有サービスが見つかります。
目次
ファイル共有サービスの3つの選び方
以下では、安全なファイル共有サービスを選ぶポイントを解説します。比較ポイントを押さえて、自社に最適なサービスを選びましょう。
（1）データ容量で選ぶ
まずは、利用できるデータ容量を確認しましょう。
平常時では問題なくとも、繁忙期になるとデータ整理が追いつかず、容量を超える可能性があるのです。また、利用者が増えて容量が足りなくなるケースも考えられます。
したがって、自社で扱うデータを無理なく保存できるように、あらかじめ余裕を持ったデータ容量のプランを選びましょう。また、普段頻繁に使うサイズのファイルを問題なくやりとりできるかも確認する必要があります。
（2）セキュリティで選ぶ
ファイル共有サービスを利用する際は、セキュリティ面に細心の注意を払いましょう。
仕事のデータは基本的に社外秘であり、情報漏洩したときの損害は大きいです。そのため、ファイル共有サービスのセキュリティ体制を把握するとともに、それが自社のセキュリティポリシーと合致しているかも確認しましょう。
少なくとも、データの暗号化や利用者の認証といった対策が練られているものを選択するのが望ましいです。
（3）使いやすさで選ぶ
容量やセキュリティだけでなく、サービスの使いやすさも重要なポイントです。
たとえば、多機能なサービスでは操作方法を覚えるのに時間がかかったり、画面の切り替えが多いので混乱したりします。その結果、サービスを使いこなせない社員が多くなってしまい社内に定着しないのです。
また、結局使わない機能があると費用対効果が下がる可能性もあります。したがって、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の社員でも簡単に使いこなせる「Stock」のようなサービスが最適です。
関連記事： 【中小企業向け】クラウド型ファイルサーバーとは？
安全に利用できるおすすめのファイル共有サービス6選
以下では、安心してデータをやりとりできるファイル共有サービスを紹介します。
ファイル共有サービスを選ぶときに注意すべきなのは「高度なセキュリティ機能が備わっているか」「誰でも簡単に使えるか」の2点です。ビジネスで扱うデータの多くは社外秘なので、安心して利用するには十分なセキュリティ機能が求められます。
ただし、多機能で使いこなせないサービスでは、ITに詳しくない従業員が使いこなせません。したがって、必要な機能に過不足がないシンプルなファイル共有サービスを導入すべきです。
結論、ファイル共有に最適なのは、国際セキュリティ資格ISO27001(ISMS)の厳格なセキュリティがあり、非IT企業の65歳でも使いこなせる「Stock」一択と言えます。
Stockの「ノート」にはテキストはもちろん 、企画書などのファイルを流れないようにストックできます。また、ノートには仕事を管理する「タスク」とメンバーとやりとりできる「メッセージ」が紐づくため、複数のサービスを併用する必要がありません。
【Stock】高度なセキュリティでファイルを共有できるサービス
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
【Dropbox】無料で2GBまでファイル共有できるサービス
Droboxの特徴
- 連携できる外部ツールが多い
- 高度なセキュリティが備わっている
ZoomやSlackなど、多くの外部ツールとの連携に対応しており、さまざまな使い方ができます。
「2段階認証」や「パスワード管理」などの機能だけでなく、デバイスを紛失したときにデバイスのデータを遠隔で削除できるので安心です。
Dropboxの注意点
- 無料プランはビジネス利用には向かない可能性がある
- ファイル形式のためアクセスしづらい可能性がある
無料プランでは2GBまでしか利用できないので、ビジネス利用するためには有料プランが必要になるケースがあります。
Dropboxはファイル形式で管理するツールのため、情報へのアクセスに時間がかかる可能性があります。
Dropboxの料金体系
以下のプランは個人向けです。また、Familyプランの最大ユーザー数は6人となります。
- Plusプラン：1,500円/ユーザー/月（月間払い）
- Familyプラン：2,500円/家族/月（月間払い）
- Professionalプラン：2,400円/ユーザー/月（月間払い）
以下のプランは企業向けとなります。
- Standardプラン：1,800円/ユーザー/月（月間払い）
- Advanced：2,880円/ユーザー/月（月間払い）
- Enterpriseプラン：要問い合わせ
【firestorage】登録不要で大容量のデータを共有できるサービス
＜firestorageの特徴＞
- 会員登録が不要
- ファイルの保存期間を設定できる
会員登録せずに無料で使い始められます。ただし、アップロードしたファイルの削除などファイルの管理には会員登録が必要です。
最短で1時間、最長で7日間の保存期間を設定できます。
＜firestorageの注意点＞
- アップロードしたデータをすぐに削除できない可能性がある
会員登録なしで利用していて、URLを控え忘れた場合は保存期限が過ぎるまでデータ削除ができなくなります。
＜firestorageの料金体系＞
こちらは、一般向けの料金プランとなります。
- 未登録会員：0円
- 無料会員：0円
- ライト会員：1,037円/月
- 正会員：2,085円/月
1ファイルあたりのアップロードサイズは2GiBまで
アップロードサイズは2GiB/ファイルまでで、ストレージの保存容量は2GiBまで
アップロードサイズは5GiB/ファイルまでで、ストレージの保存容量は25GiBまで
アップロードサイズは10GiB/ファイルまでで、ストレージの保存容量は100GiBまで
次に紹介するのは、法人向けプランとなります。
- プラン1：98,780円/月 +初期費用110,000円
- プラン3：999,350円/年
- プラン5：54,780円/月 +初期費用55,000円
ストレージの保存容量は18TBまで
ストレージの保存容量は18TBまで
ストレージの保存容量は1TBまで
【Box】外部サービスとの連携に強いサービス
＜Boxの特徴＞
- モバイルアプリがある
- さまざまなアプリと連携できる
PCだけではなくモバイルアプリにも対応しているので、場所を選ばずファイル共有できるのが特徴です。
1,500以上のアプリと連携可能なので、既存のツールと併せて利用できます。
＜Boxの注意点＞
- 費用が比較的高い
ビジネス向けとして推奨されているのは、1人あたり月額1,980円のBusinessプランからとなります。
＜Boxの料金体系＞
- 個人またはチーム
- Business プラン
Individual：無料（1名のみ）
Personal Pro：1,320円（1名のみ）（月払い）
Business starter：605円/ユーザー/月（月払い）
Business：1,980円/ユーザー/月（月払い）
Business Plus：3,300円/ユーザー/月（月払い）
Enterprise：4,620円/ユーザー/月（月払い）
Enterprise Plus：要問い合わせ
【Google Drive】スマホからもファイル共有できるサービス
＜Google Driveの特徴＞
- Googleのほかのサービスと連携
- アクセスの権限を割り当てられる
Googleのサービスである「ドキュメント」や「スプレッドシート」と連携しており、ファイルの共有や作成がスムーズに進みます。
ファイルへのアクセス権限について、ユーザーごとに「ダウンロード」「編集」「コメント入力」「閲覧」のいずれかを割り当てられます。
＜Google Driveの注意点＞
- 必要な情報へすぐにたどり着けない
フォルダで無制限に階層をつくれるので、必要な情報へたどり着くのに手間がかかる可能性があります。
＜Google Driveの料金体系＞
Google Driveは基本的にGoogle アカウントさえあれば無料で利用できますが、保存容量は1人あたり15GBまでに制限されています。ビジネスでより多くの容量を利用する場合はGoogle Workspaceの契約が必要です。
- Business Starter：￥680/ユーザー/月
- Business Standard：￥1,360/ユーザー/月
- Business Plus：￥2,040/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
Google Workspaceの料金
【OneDrive】Microsoftアカウントがあれば利用できるサービス
＜OneDriveの特徴＞
- スキャン機能
- アクセス有効期限の設定
Onedriveのモバイルアプリにはスキャン機能が組み込まれており、紙の書類を電子化して保存するのに役立ちます。
社外と共有するファイルやフォルダへのアクセスに有効期限を設定できます。
＜OneDriveの注意点＞
- 同期エラーが頻出する
容量が大きいデータを扱うときに、同期エラーが起こりやすいというユーザーの声があります。
＜OneDriveの料金体系（一般法人向け）＞
- OneDrive for Business (Plan 1)：540円/ユーザー/月
- OneDrive for Business (Plan 2)：1,090円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：780円/ユーザー/月（月間払い）
- Microsoft 365 Business Standard：1,630円/ユーザー/月（月間払い）
ファイル共有サービスとは
以下ではファイル共有サービスの役割やメリット、利用できる機能を解説します。ファイル共有サービスについて正しく理解して、導入に失敗することがないようにしましょう。
ファイル共有サービスの役割
ファイル共有サービスとは、オンライン上にあるストレージ（データを保管するシステム）にファイルをアップロードできるサービスで、任意の相手とファイルを共有する役割を果たします。
ファイル共有サービスでは、ダウンロード用URLを相手に送れば、社内だけでなく社外にいるユーザーともファイルを共有できるのが特徴です。
また、サービスによってはオンラインストレージ機能に加えて、チャットやタスク管理機能が搭載されているケースもあるので、ファイル共有にとどまらず社内のさまざまな業務に活用できます。
ファイル共有サービスのメリット
ファイル共有サービス以外にもファイルを共有する手段はありますが、それぞれデメリットを抱えています。
たとえば、メールなら「容量不足とセキュリティ」、フラッシュメモリのような記録媒体なら「共有の手間と紛失の危険性」、専用サーバーなら「導入金額」が問題点です。これらの悩みは、ファイル共有サービスで一挙に解決できます。
ファイル共有サービスは、高いセキュリティ水準でデータが管理されているうえ、データはネット上にあるので紛失の危険もありません。さらに、サービス契約をするだけで利用できるため、専用サーバーの導入よりも低コストで運用できます。
また、ネットワークさえつながっていればファイル共有が可能なので、場所や時間を問わず作業できるのもメリットです。以上のように、従来の共有方法のデメリットを解消するファイル共有サービスを導入する企業が増えてきています。
ファイル共有サービスの機能
ファイル共有サービスの基本的な機能は以下の通りです。
- ファイルの共有機能
- データのバックアップ機能
- セキュリティ機能
ファイル共有サービスのメイン機能で、ストレージにファイルをアップロードすると、社内外を問わずさまざまな相手と情報を共有できます。
基本的に共有サービスでは、権限を付与されたユーザーのみデータの閲覧・ダウンロードができるので、不特定多数に閲覧される心配がありません。
アップロードしたデータを保管するだけではなく、自動でバックアップもできます。サービスによってはデータを一か所に保管せず、複数の場所に保存するといった対策がされており、万が一のデータ紛失に備えた対策が練られています。
データは企業にとって重要な財産なので、外部サービスを利用する場合はセキュリティ機能が必要です。ファイル共有サービスの多くは「データを暗号化する」といったセキュリティ対策によってデータの安全性を保っています。
以上のように、ファイル共有サービスには3つの基本機能があります。ファイル共有サービスの選定では、3つの機能を比較するのもひとつの方法です。
無料サービスを利用する際の3つの注意点
ファイル共有サービスには無料のサービスと有料のサービスがあります。無料のファイル共有サービスにはコストがかからない分注意点もあるため、ここで押さえましょう。
（1）容量には制限がある
無料サービスの場合、利用できる容量に制限があるものがほとんどです。
そのため、比較的容量の小さな文書ファイルなどの一時的な保存・共有には適していますが、大容量の画像や動画データのやりとりや、社内文書の恒久的なバックアップには適していません。
以上のように、無料のファイル共有サービスを利用する場合、ファイルの種類・用途によっては、かえって非効率的になるため注意が必要です。
（2）セキュリティ機能に制限がある
有料のサービスでは、アクセス制限やIPアドレス制限など高度なセキュリティ機能が利用できますが、無料サービスの多くはセキュリティ機能に制限があります。
無料のサービスでコストを抑えても、社内の機密情報が流出してしまった場合、抑えたコスト以上の損害を負うことになりかねません。また、社外とのやりとりに無料のサービスを利用すると、セキュリティ面で相手に不信感を与える可能性があります。
とくに、”パスワード”や”ファイル閲覧期限”の設定はファイルのやりとりで利用する重要なセキュリティ機能です。そのため、無料サービスを利用する場合は該当の機能があるか確認する必要があります。
関連記事： 企業間・取引先と安全にファイル共有する方法とは？
（3）迅速なサポートを受けられない場合がある
無料のサービスでは、迅速なサポートを受けられない場合があります。
サービスの提供会社から受けられるサポートの種類は、料金プランによって異なる場合がほとんどです。たとえば、あるファイル共有サービスの場合、電話サポートが一定以上のプランのみしか利用できません。
トラブルが起きたとき、迅速なサポートが受けられなければ業務が停滞してしまうため、無料でもサポートが充実したサービスを選択すべきです。
おすすめのファイル共有サービス・ソフトまとめ
ここまで、ビジネスでも安全に利用できるファイル共有サービスと選定ポイントを中心に解説しました。
メールやチャットでファイル共有する方法では、わざわざ文面を作成しなければならないため面倒です。また、新しいメッセージを送信する度にファイルが流れてしまうので、情報をやり取りする方法として不適切だと言えます。
したがって、情報を一か所に蓄積してやりとりできるファイル共有サービスが必須です。また、サービスを選ぶときは社内・社外の誰もが簡単に利用可能なように「使いやすさ」を重視しましょう。
社内外問わず情報共有に最適なStockは情報を流さず蓄積し、セキュリティや容量はもちろん、65歳以上の社員でも使いこなせるほどシンプルです。実際に、非IT企業を中心に150,000社以上が導入し、スムーズな情報共有を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でファイル共有を効率化しましょう。
