PCには大容量のデータを保存できますが、外出先で確認するのは手間です。そのため、スマホとファイルを「アプリ」で共有し、時間や場所を問わずに情報を見られる状態にする必要があります。
 
しかし、「ファイルの共有は工数が多く、やり方が分かりにくい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、スマホとPCで簡単にファイル共有可能なアプリを中心にご紹介します。
 
  • PCのデータをスマホからでも、簡単に確認・編集をしたい
  • 外出先や移動中にスマホで資料をチェックするなど、時間を有効活用したい
  • スマホで撮った写真をPCに移して、視覚的にわかりやすい資料を作りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、「スマホ」と「PC」で簡単に情報を共有する方法が分かり、時間や場所を問わず資料へアクセスできるようになります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

スマホとPCでファイル共有する注意点

ファイル共有には注意しなければならない点があります。とくに、無料で使えるアプリでファイルを共有する場合は、以下の2つに注意して利用しましょう。
 
  • セキュリティリスクがある
  • デバイスがウイルスを持っていたり、有害アプリをダウンロードしたりしていないかを事前に確認すべきです。
     
  • データのバックアップが必要
  • ファイルデータを誤って削除してしまったときに備えて、バックアップを取っておく必要があります。
このように、「ビジネス」「個人」利用を問わず、デバイスのセキュリティ対策とファイルのバックアップは必須です。


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【知らなきゃ損】そもそもファイルは必要なのか?

あらゆる業務で利用されているWord・Excelファイルですが「ファイルで情報管理をするのは非効率ではないか」と、今日ではさまざまな企業を中心に認知されています。以下は、ファイル管理から脱却すべき3つの理由です。
 
  • スマホから閲覧・編集がしづらい
  • ファイルのレイアウトはPCとスマホでは若干異なるため、スマホだと表記がずれて見づらいです。また、そもそもファイルはPC向けなので、スマホの小さな画面では閲覧や編集に適していません。
     
  • あらゆるシーンで手間がかかる
  • 編集するたびにフォルダからファイルを探し出すのは手間です。さらに「誰が、いつ、どのような編集を加えたのか」を把握するためにバージョン管理が必要ですが、ファイルが次々と増えるので管理が煩雑になります。
     
  • チャットで共有すると流れる
  • ファイルを共有するためにメールやチャットを使いますが、ほかのメッセージで縦に情報が流れてしまうので、あとから探しても情報が簡単に見つかりません。
このように、従来のファイル管理には避けられない3つのデメリットがあり、多くの企業は運用ルールを自社で定めてカバーしています。しかし、自社独自の運用ルールは、余分に管理コストや教育コストがかさむので、早急に対策をする必要があるのです。


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スマホ・PC間のファイル共有におすすめのアプリ5選

以下では、スマホ・PC間でファイルを共有するためのアプリを5つご紹介します。
 
アプリを使えばPCとスマホでファイルを共有できますが、スマホの小さい画面では閲覧・編集がしづらいです。また、ファイルはわざわざ開いて中身を確認しなければならないうえに、ファイルが増えるほど必要な情報へのアクセス性が悪くなります。
 
以上のように、業務でファイルを使い続けるのは不便なので「PCに加えスマホでも情報管理・共有可能なノート型情報共有アプリ」が必須です。
 
結論、PCだけでなくスマホでも仕事を進めるには、あらゆる情報を残せる「ノート」があり、非IT企業における65歳以上の方でも簡単に使える情報共有アプリの「Stock」が最適です。
 
Stockの「ノート」はファイルとは異なり、スマホの小さな画面でもスムーズに編集が可能です。また、編集した瞬間からPCにも同期されるので特別な操作は不要なうえ、編集履歴が残ることからバージョン管理の必要もありません。

【Stock】誰でも簡単・安全にファイル共有できるアプリ

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

Stockの詳細はこちら


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【Google Drive】安全にファイルを共有できるアプリ

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<Google Driveの特徴>

  • ファイルを作成できる
  • Googleドライブ上では、ドキュメントやスプレッドシートなどのファイルを作成してそのまま保存できます。
     
  • 共同編集ができる
  • 編集の権限を与えれば、ファイルをメンバーと共同編集できます。

<Google Driveの注意点>

  • ファイルを探すのに時間がかかる
  • Google Driveではフォルダで階層構造をつくるのが一般的です。しかし、フォルダは誰でも作成れてしまうため、必要なファイルがどこにあるのか分からなくなる可能性があります。
     
  • アクセス権限に注意する
  • 共有リンクを知っているだけでアクセス可能な設定は便利ですが、適切に管理しないと情報漏えいにつながるリスクがあります。

<Google Driveの料金体系>

以下は、Google DriveをはじめとしたGoogleのあらゆるサービスを含む「Google Workspace」の料金体系です。
 
  • 個人向け:¥0
  • Business Starter:¥680/月/ユーザー
  • Business Standard:¥1,360/月/ユーザー
  • Business Plus:¥2,040/月/ユーザー
  • Enterprise:要問い合わせ


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【Dropbox】 ファイルを一か所にまとめられるアプリ

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<Dropboxの特徴>

  • グループで共有する
  • スマホとPCでファイルを共有するだけでなく、グループを作成すれば複数人でのファイル共有も可能です。
     
  • メンバー全員に変更が反映される
  • 複数人で共有したファイルの編集・名称変更・移動があった場合、全員のデバイスに同期されます。

<Dropboxの注意点>

  • 使いこなすのが難しい
  • フォルダ構造や整理のルールを設けなければ「メンバーが勝手に階層を増やしてしまう」といった、管理上のトラブルになる恐れもあります。
     
  • アクセス権限に注意する
  • Google Drive同様に共有リンクは便利ですが、適切に管理しなければ情報漏えいにつながる可能性があります。

<Dropboxの料金体系>

以下はDropboxのビジネス向けプランです。
 
  • Professional:¥2,400/月(月間払い)
  • Standard:¥1,800/ユーザー/月(月間払い)
  • Advanced:¥2,880/ユーザー/月(月間払い)
  • Enterprise:要問い合わせ


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【Xender】 ファイルを無料で転送できるアプリ

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<Xenderの特徴>

  • PCに専用ソフトがいらない
  • PCに表示されたバーコードをスマホで読み取ることで接続できます。そのため、PCには専用アプリをダウンロードする必要がありません。
     
  • スマホ間の接続はオフラインで可能
  • スマホ同士であれば、インターネット環境やモバイルデータ通信は必要ありません。

<Xenderの注意点>

  • 広告が表示される
  • 無料で使えますが、広告が表示されるため煩わしく感じる可能性があります。

<Xenderの料金体系>

  • 無料で利用できます
 


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【Send Anywhere】 リンクで無制限に共有できるアプリ

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<Send Anywhereの特徴>

  • 無制限のファイル転送
  • 無料プランでも「無制限の1:1リアルタイムファイル転送」が使えるため、少人数のチーム利用に適しています。
     
  • パスワードを設定できる
  • 送信するファイルにパスワードを設定できます。

<Send Anywhereの注意点>

  • 機能を使いこなす必要がある
  • ファイルの送受信とクラウドはそれぞれ独立した機能として搭載されているため、情報の種類によって使い分けなければなりません。

<Send Anywhereの料金体系>

簡単かつセキュリティの高い「Send Anywhere Email Add-on」を使う場合、以下のいずれかのプランに加入する必用があります。
 
  • 無料プラン:¥0
  • Lite:$5.99/月
  • Standard:$9.99/月


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スマホとPCでファイル共有をする2つの活用例

以下では、スマホ・PC間でファイル共有をする活用例をご紹介します。単にデータを保存するだけではなく、具体的な活用方法を把握しておくことで、導入後の運用イメージが湧きます。

(1)外出先で資料を閲覧する

PCに保存した資料をほかのデバイスと共有することで、PCを開けない外出先でも資料を閲覧できるようになります。
 
たとえば、PCで作成したプレゼン資料を事前にスマホやタブレットに共有しておけば、PCを開けない移動中でも見直しや編集が可能です。
 
以上のように、ファイル共有アプリがあれば、場所を問わずに資料が確かめられます。その結果、移動時間や業務のすきま時間が有効活用できるのです。

(2)スマホで撮った写真を共有する

PDFやドキュメントファイルだけでなく、スマホで撮影した写真も共有できます。
 
写真の共有は、個人のスマホ・PC間のファイル共有よりも、複数人でのファイル共有でより効果があります。たとえば、現場の写真を事務所と共有したいときに、わざわざメールに添付して送る必要がなくなるのです。
 
このように、社内でスムーズに写真を共有し「離れた場所へ現状を報告する」「上司からの指示を仰ぐ」のにも、写真のファイル共有が役立ちます。
 
関連記事: 【無料/登録不要あり】データ・ファイル共有におすすめのサービス6選


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スマホとPCでファイル共有するアプリ5選まとめ

ここまで、スマホとPCでファイル共有するアプリ5選を中心にご紹介しました。
 
スマホ・PC間の情報共有をスムーズに実行するために、ファイル共有アプリが必要ですが、そもそもファイルは「閲覧」「編集」「管理」が面倒です。また、PC操作が前提なので、スマホの小さな画面からファイル編集作業をするのは非効率と言えます。
 
したがって、自社の情報共有には「PCはもちろんスマホでも情報管理・共有ができるノート型アプリ」が求められます。
 
結論、導入すべきアプリは、ファイルではなく「ノート」へ簡単に情報を残せるうえ、非IT企業に勤める65歳以上の社員でもすぐに使いこなせる「Stock」一択です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でスマホとPCを選ばず、快適に情報管理・共有ができるようにしましょう。


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関連記事: 【最新】ファイル共有におすすめのクラウドストレージ・サイト9選
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
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2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。