PCには大容量のデータを保存できますが、外出先では確認しづらいため、不便に感じる方も少なくありません。そのため、PCに保存したファイルを「アプリ」内で共有して、時間や場所を問わずにスマホからも見られる状態にする必要があります。
 
しかし、「ファイル共有アプリは種類が多く、どれを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、スマホとPCで簡単にファイル共有できるアプリを中心にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、「スマホ」と「PC」で簡単に情報を共有する方法が分かり、時間や場所を問わず資料へアクセスできるようになります。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

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スマホ同士/スマホとPCでファイル共有する方法

はじめに、「スマホ同士」「スマホとPC」でファイル共有する方法を確認しましょう。異なるデバイス間のファイル共有には、以下のような方法があります。(左右にスクロールできます)
 
<概要> <メリット> <デメリット>
BluetoothやWi-Fiを経由して共有
Wi-FiやBluetoothを経由して、ファイルを送付して共有する方法です。Apple製品の「AirDrop(エアドロップ)」、Androidの「Nearby Share(ニアバイシェア)」がこれにあたります。
・ファイルを共有するために、会員/アカウント登録が必要ない。
・「Apple製品同士」「Androidのスマホ同士」、「AndroidスマホとWindowsのPC」でしか共有できない。
クラウドストレージで共有
「Google Drive」や「Dropbox」などのクラウドストレージに、ExcelやWordのファイルをアップロードして共有します。
・データのバックアップとしても使える。
・ExcelやWordなどのファイルは、スマホでは開きにくい。
・ファイル形式だと、更新や編集をしづらい。
URLで共有
「Xender」や「Send Anywhere」などのデータ転送アプリを使って、URLやQRコードを読み取ることでファイル共有する方法です。
・社外のメンバーともファイルを共有しやすい。
・ファイルを共有するために、都度URLやQRコードを発行する必要がある。
ノート(記事)形式で共有
「ナレカン」「Stock」のように、基本的にはノートに直接記載する形式で社内情報を共有します。
・ファイルを都度クリックして開く必要がなく、スマホからも確認/編集しやすい。
・ノートには、ExcelやPDFなどのファイルも添付できる。さらに、添付したファイルに関する補足情報をノートに追記できて分かりやすい。
・「Markdown記法」などの特殊な記法が必要なツールを選ぶと、使いづらい可能性がある。
 
異なるデバイス間のファイル共有には、上記4つの方法があります。それぞれにメリット・デメリットがありますが、スマホから確認しやすく、ExcelやPDFなどのファイルも添付して整理できる、「ノート(記事)形式で共有する方法」が最も簡単と言えます。


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スマホ同士/スマホとPCでファイル共有する際の注意点

異なるデバイス間のファイル共有には注意しなければならない点があります。とくに、無料で使えるアプリでファイルを共有する場合は、以下の2つに注意して利用しましょう。
 
  • セキュリティリスクがある
  • デバイスがウイルスを持っていたり、有害アプリをダウンロードしたりしていないかを事前に確認すべきです。
     
  • データのバックアップが必要
  • ファイルデータを誤って削除してしまったときに備えて、バックアップを取っておく必要があります。
このように、「ビジネス」「個人」利用を問わず、デバイスのセキュリティ対策とファイルのバックアップは必須です。


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【知らなきゃ損】そもそもファイル管理は必要なのか?

あらゆる業務で利用されているWord・Excelファイルですが、「ファイルで情報管理をするのは非効率ではないか」と、今日ではさまざまな企業を中心に認知されています。そこで以下では、ファイル管理から脱却すべき3つの理由を解説します。
 
  • スマホから閲覧・編集がしづらい
  • ファイルのレイアウトはPCとスマホでは若干異なるため、スマホだと表記がずれて見づらいです。また、そもそもExcelやWordなどのファイルはPC向けなので、スマホの小さな画面では閲覧や編集に適していません。
     
  • あらゆるシーンで手間がかかる
  • 編集するたびにフォルダからファイルを探し出すのは手間です。さらに「誰が、いつ、どのような編集を加えたのか」を把握するためにバージョン管理が必要ですが、ファイルが次々と増えるので管理が煩雑になります。
     
  • チャットで共有すると流れる
  • ファイルを共有するためにメールやチャットを使うと、ほかのメッセージに埋もれて、必要なファイルが流れてしまいます。あとから探しても、情報が簡単に見つからないのです。
このように、従来のファイル管理には避けられない3つのデメリットがあるため、運用ルールを定めたり、ITツールを活用したりして、改善を試みる企業が増えています。
 
たとえば、効率的な情報共有を実践している企業は、「ナレカン」のような「ファイルを使わない、ノート(記事)形式のシンプルなITツール」を使っているのです。


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【最新版】スマホ・PC間のファイル共有におすすめのアプリ6選

以下では、スマホ・PC間でファイルを共有するためのアプリを6つご紹介します。
 
アプリを使えばPCとスマホでファイルを共有できますが、スマホの小さい画面では閲覧・編集がしづらいです。また、Excelなどのファイルはわざわざ開いて中身を確認しなければならないうえに、ファイルが増えるほど必要な情報へのアクセス性が悪くなります。
 
以上のように、業務でファイルを使い続けるのは不便なので、PCに加えスマホでも情報管理・共有できる、「ファイルを使わない情報共有アプリ」が必須です。
 
結論、PCだけでなくスマホでも仕事を進めるには、「ノート形式」であらゆる情報をストックでき、「国際セキュリティ規格」「データのバックアップ」を備えた「ナレカン」が最適です。
 
ナレカンにはあらゆる社内情報をナレッジとして、紙のノートに記載する感覚で簡単にストックでき、必要であればExcelなどのファイルも添付できます。また、ナレカンにまとめた情報は多階層の「フォルダ」と高度な「検索機能」で簡単に探し出せるのです。

【ナレカン】マルチデバイス対応のシンプルな情報管理アプリ

ナレカンのトップページ
 
「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール

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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
  2. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プラン

  • ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
  • エンタープライズプラン:管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
  • プレミアムプラン:「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様

各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

ナレカン資料の無料ダウンロード


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【Stock】誰でも簡単・安全にファイル共有できるアプリ

Stockはナレカンと同じく、ノート形式で社内の情報をストックできるツールです。
 
「Stock」のノートには情報を直接記載できるほか、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」によって、Todo管理やメンバーとのやりとりまで一元化できます。加えて、1フォルダ内であれば人数制限なしで招待できる「1フォルダゲスト」機能を使えば、社外とのファイル共有も円滑に行えます。
 
Stockのトップページ
 
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

Stockの詳細はこちら


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【Google Drive】ファイルの共同編集ができるアプリ

Google Driveのトップページ

<Google Driveの特徴>

  • あらゆるデバイスから利用できる
  • Googleアカウントを作成すれば、iPhoneやAndroidなどのスマホや、MacやWindowsなどのパソコン、iPadなどのタブレット端末から利用できます。
     
  • 共同編集ができる
  • 編集の権限を与えれば、リアルタイムでファイルの共同編集が可能になります。

<Google Driveの機能・使用感>

Google Driveのトップページ
  • アプリと連携してファイルを作成できる
  • Googleドライブ上では、「ドキュメント」や「スプレッドシート」などのアプリと連携してファイルを作成して、そのまま保存できます。
     
  • 検索機能でファイルを探し出せる
  • ファイルの題名やファイル内の文章から、ファイルを検索できます。また、「検索チップ」機能を使えば、ファイル形式やフォルダ、最終更新日から絞り込み検索も可能です。

<Google Driveの注意点>

  • ファイル整理が必要
  • Google Driveには検索機能がありますが、「データの検索性のみなので、ファイル名の編集や定期的なフォルダ整理が必須になる」といった口コミが寄せられています。(参照:ITreview
     
  • アクセス権限に注意する
  • 共有リンクを知っているだけでアクセスできるのは便利ですが、適切に管理しないと情報漏えいにつながるリスクがあります。

<Google Driveの料金体系>

以下は、Google DriveをはじめとしたGoogleのあらゆるサービスを含む、「Google Workspace」の料金体系です。
 
  • 個人向け:無料
  • Business Starter:816円/ユーザー/月(月払い)
  • Business Standard:1,632円/ユーザー/月(月払い)
  • Business Plus:2,448円/ユーザー/月(月払い)
  • Enterprise:要問い合わせ


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【Dropbox】ファイルを一か所にまとめられるアプリ

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<Dropboxの特徴>

  • グループで共有する
  • スマホとPCでファイルを共有するだけでなく、グループを作成すれば複数人でのファイル共有もできます。
     
  • メンバー全員に変更が反映される
  • 複数人で共有したファイルの「編集・名称変更・移動」があった場合、全員のデバイスに同期されます。

<Dropboxの機能・使用感>

 
  • 便利な「ファイルリクエスト」機能
  • 「ファイルリクエスト」機能を使えば、Dropboxのアカウントを所有していないユーザーからもファイルを収集できます。共有設定をしていない、社外メンバーとのやりとりに便利な機能です。
     
  • ファイルの種類によっては使いづらい
  • Dropboxはスマホからも操作可能ですが、ExcelやWordファイルはスマホで編集がしづらい可能性があります。

<Dropboxの注意点>

  • ファイル型式以外残せない
  • Dropboxに保存できるのは、ExcelやWordなどのファイル型式のデータのみです。そのため、ファイル型式特有の「ファイルが入り乱れやすい」「ファイルを開くのに5秒かかる」というデメリットを解消できません
     
  • 使いこなすのが難しい
  • フォルダ構造や整理のルールを設けなければ、「メンバーが勝手に階層を増やしてしまう」といった、管理上のトラブルになる恐れもあります。
     
  • 保存容量が少ない
  • 無料プランでは2GBまでしか保存できません。ユーザーの口コミでは、「追加料金を払えば容量拡張できるようですが、むしろ容量無制限プランが欲しい」といった声が寄せられています。(引用:ITreview

<Dropboxの料金体系>

  • Basic:無料
  • Plus:1,500円/月(月払い)
  • Standard:1,800円/ユーザー/月(月払い)
  • Professional:2,400円/月(月払い)
  • Advanced:2,880円/ユーザー/月(月払い)
  • Enterprise:要問い合わせ


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【Xender】スマホのデータを無料で転送できるアプリ

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<Xenderの特徴>

  • アプリをダウンロードして使用する
  • PC、スマートフォンそれぞれの専用アプリがあり、表示されたバーコードをスマホで読み取ることでファイル共有できます。
     
  • スマホ間の接続はオフラインで可能
  • スマホ同士であれば、WiFiがない環境でも使用できます。

<Xenderの代表的な機能>

  • 最大4台まで接続可能
  • PCやAndroid・iPhoneなど最大で4台のデバイスと接続できるので、複数人でのやり取りが可能です。ただし、ビジネスのシーンで「バーコードを読み取って複数人でファイル共有する機会」は多くないと言えます。
     
  • ファイルの転送速度が速い
  • ファイルの転送速度が速いため、動画や音楽ファイルの共有にも適しています。ただし、あくまで「ファイル転送ツール」であり、データはクラウド上に保存されないので、ビジネスで使う場合も個々の端末上で保存・編集する必要があるのです。

<Xenderの注意点>

  • 広告が表示される
  • 無料で使えますが、広告が表示されるため煩わしく感じる可能性があります。
     
  • 接続が悪い場合がある
  • PCとの接続ができないことがあり、「PC接続が以前はQRコードスキャンで簡単に接続出来ていたのに、それが出来なくなっている。」といった口コミが寄せられています。(引用:Google Play

<Xenderの料金体系>

  • 無料で利用できます


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【Send Anywhere】リンクで無制限に共有できるファイル転送アプリ

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<Send Anywhereの特徴>

  • 簡単にデバイス間のファイル交換ができる
  • 送信デバイスから発行された6桁のキーを入力するか、QRコードの読み取ることで、スマホ・PC間のファイル交換が可能になります。
     
  • 会員登録不要で利用できる
  • スマホではアプリのインストールだけで利用でき、パソコンはインストール不要でブラウザから利用できます。

<Send Anywhereの代表的な機能>

Send AnywhereでQRコードを発行した画面
 
  • 無制限のファイル転送
  • 無料プランの場合、一度に転送できる最大容量は10GBまでですが、分けてファイルを転送すれば無制限となります。
     
  • パスワードを設定できる
  • 送信するファイルにパスワードを設定できます。QRコードの管理には細心の注意を払う必要がありますが、パスワードによって情報漏えいのリスクを軽減できるのです。

<Send Anywhereの注意点>

  • ストレージ機能はない
  • Send Anywhereは「ファイルの送受信」ができるツールですが、クラウドストレージの機能は備えていません。マニュアルなどの社内情報を1か所に蓄積するのには不向きと言えます。
     
  • 広告が表示される
  • 広告なしで利用するには、有料プランへの移行が必要です。ユーザーの口コミでは、「ダウンロードの度に30秒くらいの広告が流れるようになり面倒。広告は飛ばせないので、 ダウンロードより広告の方が時間かかります」といった声が寄せられています。(参照:Google Play

<Send Anywhereの料金体系>

  • Free:無料
  • Lite:$5.99/ユーザー/月(月払い)
  • Standard:$9.99/ユーザー/月(月払い)


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ファイル共有に活躍するアプリの比較表

以下は、本記事でご紹介したアプリ6選の比較表です。以下の表を活用して、自社での運用に最も適したアプリを選定しましょう。
 
ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Google Drive Dropbox Xender Send Anywhere
特徴
マルチデバイス対応のシンプルな情報管理アプリ
誰でも簡単・安全にファイル共有できるアプリ
ファイルの共同編集ができるアプリ
ファイルを一か所にまとめられるアプリ
ファイルを無料で転送できるアプリ
リンクで無制限に共有できるアプリ
国際規格認証のセキュリティ
【〇】
【〇】
【〇】
【〇】
【×】
【×】
社内情報のストック
【〇】
【〇】
【〇】
【〇】
【×】
【×】
注意点
QRコードでのファイル共有はできない
ツール内で、直接ExcelやGoogleスプレッドシートの編集はできない
アクセス権限に注意する必要がある
無料プランでは保存容量が少ない
広告が表示される
ストレージ機能はない
料金
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認
・無料
・有料プランは500円/ユーザー/月〜
・無料プランあり
・有料プランは816円/ユーザー/月~(月払い)
・無料プランあり
・有料プランは1,500円/ユーザー/月~(月払い)
・無料で利用可能
・無料プランあり
・有料プランは$5.99/ユーザー/月~(月払い)
公式サイト
「ナレカン」の詳細はこちら
「Stock」の詳細はこちら
「Google Drive」の詳細はこちら
「Dropbox」の詳細はこちら
「Xender」の詳細はこちら
「Send Anywhere」の詳細はこちら
以上のように、PC・スマホ間でファイル共有する方法はさまざまです。ただし、アプリを導入するときは、機能性や注意点はもちろん、どのデバイスからでもストレスなくファイルを閲覧できるかを確認するのがおすすめです。


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ファイル共有アプリの選定ポイント

今日では、多くの企業からファイル共有アプリがリリースされています。そのため、ファイル共有アプリを導入しようとしても、数が多くどのツールが自社に適しているのか分からないという方も多いです。
 
そのような場合には、以下のポイントに照らし合わせながらファイル共有アプリの選定を行いましょう。
 
  • 誰でも簡単に使えるか
  • 多機能なツールは便利な反面、操作が複雑で使いこなせない社員が出てくる可能性があります。そのため、社員全員が使いやすいツールかを必ず確認しましょう。
     
  • 検索機能が充実しているか
  • ExcelやWordなどのファイル型式の場合、ファイルを開かなければ、どのような情報が書き込まれているのか把握できません。一方、ファイル内にまで検索をかけられる高度な「検索機能」を備えたアプリであれば、情報を探す手間を解消できるのです。
     
  • セキュリティ対策が万全か
  • セキュリティが万全でないツールでは社内情報が外部に漏洩してしまう恐れがあります。たとえば、国際規格のセキュリティ認証のなかでも「ISO27001」を取得している、高セキュアなツールを選びましょう。
これらのポイントは、安全かつ効果的にファイル共有を行う上で重要な基準となります。そのため、ツールの導入を検討する際には、上記のポイントを網羅している「ナレカン」のようなアプリを導入しましょう。


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スマホとPCでファイル共有をする2つの活用例

以下では、スマホ・PC間でファイル共有をする活用例をご紹介します。単にデータを保存するだけではなく、具体的な活用方法を把握しておくことで、導入後の運用イメージが湧きます。

(1)外出先で資料を閲覧する

スマホとPCでファイル共有をすると、外出先でも簡単に資料をチェックできます。
 
たとえば、PCで作成した商談に関する資料を、事前にスマホやタブレットに共有しておけば、PCが開けない移動中でも見直しや編集が可能です。以下は、「ナレカン」で作成された資料を、PCとスマホそれぞれで表示した画面になります。
 
<PCで表示した場合>
ナレカンの記事をPCで表示した画像
 
<スマホで表示した場合>
ナレカンの記事をスマホで表示した画像
 
以上のように、シンプルなUIのアプリを使って情報を共有すれば、外出先からでストレスなく情報を確認できます。結果、移動時間や業務のすきま時間を有効活用できるのです。

(2)スマホで撮った写真を共有する

PDFやドキュメントファイルだけでなく、スマホで撮影した写真も共有できます。
 
アプリを使った写真の共有は、個人のスマホ・PC間よりも、複数人での共有するときにもメリットを得られます。たとえば、現場の写真を事務所と共有したいときに、わざわざメールに添付して送る必要がなくなるのです。
 
このように、社内でスムーズに写真を共有し、「離れた場所へ現状を報告する」「上司からの指示を仰ぐ」のにも、写真のファイル共有が役立ちます。
 
関連記事: 【無料/登録不要あり】データ・ファイル共有におすすめのサービス7選


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スマホとPCでファイル共有するアプリ6選まとめ

ここまで、スマホとPCでファイル共有するアプリ6選を中心にご紹介しました。
 
スマホ・PC間の情報共有をスムーズに実行するために、従来はクラウドストレージ等が使われていました。しかし、そもそもExcelなどのファイルは「閲覧」「編集」「管理」が面倒なうえ、スマホの小さな画面からファイルの編集作業をするのは非効率と言えます。
 
一方で、「URLやQRコードを使って都度ファイル共有する方法」は手間がかかるだけでなく、コードの共有設定や管理ミスが情報漏えいにつながる可能性があり危険です。
 
そのため、社内の”マニュアル”や”議事録”などの情報を直接記載してストックでき、記載内容をURLなしで共有できる「ノート型アプリ」が求められます。
 
結論、導入すべきアプリは、ファイルではなく”ノート(記事)”へ簡単に情報をストックできるうえ、メールが使える方ならすぐに使いこなせる「ナレカン」一択です。
 
ぜひ「ナレカン」でスマホとPCを選ばず、快適に情報管理・共有ができる仕組みを整えましょう。


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関連記事: 【無料あり】ファイル共有におすすめのクラウドストレージ・サイト8選
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。