スマートフォンを使ってファイル共有をしている方は多くいます。パソコンよりもコンパクトで持ち運びやすく、場所を選ばず手軽にファイルを共有できる点がメリットです。
しかし、「スマホからだと必要なファイルがすぐに見つからない」「PC版と操作感が違って送るのに手こずる」と、かえってストレスを感じている方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、スマホでファイル共有する場合の失敗例やファイル共有ツールの選び方を中心に紹介します。
- スマホを使った基本的なファイル共有方法を知りたい会社員
- 現在のスマホでのファイル共有に限界を感じているビジネスパーソン
- スマホとパソコンを連携できる簡単なファイル共有のツールを知りたい現場担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、スマホでのファイル探しにかかる無駄な時間がなくなり、出先や現場からでも迷わず最新の資料を確認できるようになります。
目次
【基本】スマホでファイルを共有する一般的な手順
ここでは、スマホでのファイル共有において、まず押さえておくべき一般的な手順をまとめて紹介します。基本の方法を漏れなく把握したい方は、ぜひ参考にしてください。
iPhoneなら「AirDrop」「iCloud」
iPhoneでのファイル共有は、目の前の相手なら「AirDrop」、遠くの相手なら「iCloud」を使うのが最も手軽な基本手順です。
近くにいる相手には、ファイル画面から相手のアイコンをタップするだけで写真や資料をその場で送れます。一方、離れた場所にいる相手には、ファイルをインターネット上の保存スペース（iCloud Drive）へ保存し、URLをメールなどで共有します。
このように、相手が近くにいるか遠くにいるかで操作を使い分けるのが、iPhoneにおけるスムーズな共有手順です。
Androidなら「クイック共有」
Androidユーザーがファイルを共有するなら、標準機能の「クイック共有（旧ニアバイシェア）」を使うのが最もスムーズです。
まず、共有したいファイルを開いて「共有アイコン」をタップします。次に、メニューから「クイック共有」を選んで近くの相手（または自分のPCなど）を選択すると、共有できます。
このように、特別なアプリを入れず、わずか数タップで安全に送受信できるため、Androidでの共有はまずこの手順を押さえましょう。
失敗しない！スマホと連携できるファイル共有ツールの選び方
ここでは、スマホと連携できるファイル共有ツールの「失敗しない選び方」を解説します。重要なポイントを絞って紹介しますので、自社に最適なツール選びの参考にしてください。
スマホからの「検索性」が高いか
スマホ連携ツールを選ぶときは、画面が小さくても目的のファイルがすぐに見つかる「検索性の高さ」が最重要です。
たとえば、ファイルの種類や日付で「絞り込み検索」ができるか、文字を入力した際に中身まで探せるかが確認のポイントになります。つまり、深いフォルダ階層を何度もタップしなくても、1回の検索で目当ての資料にたどり着く操作画面かが重要です。
このように、出先での作業効率を落とさないためにも、アプリ側の検索スピードと使いやすさは必ず事前に確認しましょう。
ファイルの「バージョン管理」がしやすいか
スマホで共同編集するなら、ファイルの「バージョン（変更履歴）管理」が自動で行われるツールを選びましょう。
誰かがスマホから内容を書き換えた場合、古いデータが上書きされて消えてしまうリスクがあります。そのため、スマホでの誤上書きがあっても「過去の状態」へ即座に復元できる機能が必要です。
この機能がないと、どれが最新の正しいファイルか分からなくなるトラブルが起きてしまいます。このような事態を防ぐためにも、誰がいつ直したかの履歴を確実に後から追えるツールを選ぶべきなのです。
権限管理など「セキュリティ対策」が万全か
ビジネスでスマホから共有するなら、情報漏洩を防ぐ「セキュリティ対策」が強固なツール選びが必須です。
たとえば、ユーザーごとに「閲覧のみ」「編集可能」といった権限を細かく設定でき、スマホを紛失したときには遠隔でアクセス権を遮断できるような機能が必要です。
社外にデータを持ち出すからこそ、大切な顧客情報や社内ノウハウを守るために、端末紛失への備えがあるツールを選びましょう。
スマホもPCも連携！社内で簡単なファイル共有と管理を実現するツール
以下では、スマホもPCも連携でき、社内で簡単なファイル共有と管理を実現するツールをご紹介します。
スマホでのファイル共有は手軽な反面、ただ送るだけの運用を続けると現場は混乱します。共有した資料がチャットの履歴に埋もれて探せなくなったり、どれが最新ファイルか分からなくなったりして、結局は口頭で確認し直す無駄な手間が発生するからです。
こうした混乱を防ぐためにファイルサーバーへ格納させようとしても、スマホからフォルダを1つずつ開くやり方は面倒で現場に定着しません。個人の努力や複雑なルールに頼る管理では、忙しい現場で長続きせず、過去の有益な資料が組織に残らないという限界があります。
そこで重要なのが、共有の手軽さはそのままに、後から必要になった資料をスマホ画面からでも迷わずたどり着ける仕組みを作ることです。送る側の負担を増やさずに、受け取る側がいつでも最新データを確認できる環境が、現場の自走には不可欠です。
こうした条件をクリアできるのが、『非IT企業』でも当たり前に社内情報が蓄積・活用されるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンは、Excel・Word・PowerPoint・PDFなどのファイルを一元管理できるだけでなく、AI検索とOCR検索で、ファイル内の文字や手書きテキストまで検索できます。
デバイスを問わず簡単にファイルにアクセスできるツール「ナレカン」
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＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
既存のファイル共有ツールで失敗する5つの盲点
ここでは、既存のファイル共有ツールで陥りがちな「5つの盲点」を解説します。自社の今の状況や運用方法に当てはまっていないか、チェックしながら読み進めてみてください。
【LINE】後から資料を探せない
LINEは流れていく情報をやり取りする連絡ツールのため、情報を蓄積・保管するには適しておらず、過去の重要資料が二度と見つけられなくなるリスクがあるのです。
たとえば、業務の連絡メッセージに紛れて資料がどんどん上に流れてしまい、後から探すのが困難になります。さらに、数週間などの一定期間が過ぎると「保存期間経過」と画面に表示され、ファイル自体が二度と開けなくなってしまいます。
このように、LINEは手軽な反面、ビジネス資料の長期保管や検索には向かないため、後からいつでも見返せる蓄積型の共有ツールへの移行が必要です。
【メール】どれが最新か迷う
メールでのファイル添付は、複数のバージョンが乱立し、どれが「最新版」か分からなくなる原因になります。
メールには、情報のアップデートが追いにくい特徴があります。たとえば、修正のたびに「再送」「最新版_v2」といったメールが飛び交い、スマホの小さな画面では最新データを追いきれず、誤って古いファイルを確認してしまうことがあるのです。
最新版の情報が確認できないと、ミスや顧客とのトラブルにつながってしまいます。このように、メール添付はバージョン管理に限界があるため、メンバー全員が常に同じ「1つの最新ファイル」だけを確認できる仕組みへの切り替えが求められます。
【クラウド】置くだけで使われない
ただクラウドを導入してファイルを置くだけでは、社内に浸透せず誰も使わなくなってしまうリスクがあるのです。
クラウドは自由に置ける反面、ファイル整理のルールがないとすぐに散らかってしまいます。たとえば、フォルダの分け方・保存方法がバラバラだと、スマホから必要な情報を探すのが面倒になり、結局使い慣れたメールやLINEでのやり取りに戻ってしまいます。
そのため、便利なシステムを導入するだけでなく、スマホからでも迷わず使える「ファイルの置き方のルール」をセットで決めておくことが成功の鍵です。
【名前頼り】検索で見つからない
ファイル名だけに頼った管理をしていると、スマホから必要な資料を検索してもヒットせず、探す時間を無駄にしてしまいます。
たとえば、「見積書.pdf」のような曖昧な名前や、日付の並びが統一されていない状態では、スマホでいくら検索しても目的のファイルはヒットしません。
ファイル名への依存をなくすためにも、日付や案件名の「共通の命名ルール」を作るか、ファイルの中身まで検索できるツールを選ぶことが重要です。
【個人スマホ】知見が残らない
個人のスマホやアカウント内にファイルをとどめておくと、会社の資産となるべき知識やノウハウが組織に残らないのです。
役立つ資料や過去の商談データを個人のスマホに保存したままだと、他の社員がそのノウハウを共有できません。このような業務に必要な情報が他の社員から見えない状態だと、その人が退職した瞬間にデータごと失われてしまいます。
したがって、会社全体のスキルの底上げや、特定のベテラン社員に業務が集中するのを防ぐためにも、誰もがアクセスできる共通のクラウド環境にデータを集約することが不可欠です。
スマホのファイル共有でよくある失敗と管理方法まとめ
ここまで、スマホでファイル共有する場合の失敗例や効果的なファイル共有方法を中心に解説してきました。
現代において、スマートフォンは日常生活でも、仕事でも必要不可欠な存在になっています。しかし、スマホのみで仕事のメールやファイルを管理・共有しようとしても、情報が埋もれ、散在しがちなため、なかなか上手く行きません。
そこで、スマホでも社内情報を簡単に管理・共有・蓄積・編集できるようなツールを導入する必要があります。
したがって、自社が導入すべきなのは、誰でも簡単にファイルを含む全ての社内情報をシンプルに管理や共有などができるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、スマホでもファイル共有ができる環境を整えましょう。
