社内のファイル管理にエクセルを活用している企業は多く、管理台帳の作成やファイル一覧の整理など、導入コストをかけずに始められる点が広く支持されています。
しかし、エクセルは使い始めるハードルが低いものの、「エクセルでファイル管理する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、エクセルでファイル管理する方法やよくある失敗を中心にご紹介します。
- エクセルが増えすぎて、どれが最新のファイルか分からなくなっている管理職
- ファイル構造が煩雑化していて、エクセル管理に限界を感じている業務改善担当者
- 職場のファイル管理を見直したいが、どう改善すればいいのか分からない担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、エクセルでのファイル管理が行き詰まる構造的な原因を把握できるだけでなく、自社の規模や状況に合った管理方法への切り替え判断ができるようになります。
目次
エクセルでファイル管理する3つの基本ルール
ここでは、エクセルでファイル管理をする方法をご紹介します。以下を参考に、エクセルで実際に管理するイメージを掴みましょう。
（1）ファイル管理のルールを決める
1つ目の基本ルールは、ファイル管理ルールの設定です。
ファイル名の記載方法を統一すると、ファイルの内容を把握しやすくなるうえ、後からの検索も容易です。たとえば、「番号_ファイルの中身の概要」といったように記載ルールを決めると、タイトル順（昇順・降順）で見やすい状態で並び替えができます。
したがって、エクセルでファイル管理するうえでは、あらかじめファイル名などに関するルールを明確にして、全体に共有しましょう。
（2）ファイルの保管場所を明確にする
2つ目の基本ルールは、ファイルの保管場所の明確化です。
保管場所が統一されていないと、ファイルサーバー・個人PC・メール添付など複数の場所にデータが散在し、必要なファイルを探し出すだけで時間がかかってしまいます。
そのため、部署・プロジェクト・年度などの軸でフォルダを階層化し「どの種類のファイルはどこに保存するか」を明確にしましょう。ただし、誰でも迷わずたどり着ける構造でなければ、明確化しても検索に時間がかかってしまうので注意が必要です。
（3）バージョンを残す仕組みをつくる
3つ目の基本ルールは、バージョンを残す仕組みの整備です。
同じファイルを複数人で共有すると、元のファイルのほかに「元のファイルのコピー」「Aさんが修正したファイル」など、次々とファイルが増えていきます。そのため、常に最新のファイルがどれかが把握できるように、バージョン管理を徹底しましょう。
同じファイルを複数人で共有すると、各自が手元にコピーを作成して修正するため、どれが最新か分からなくなりがちです。そのため、更新した日付をファイル名に入れるなど、全員が最新版を見分けられる運用ルールを徹底しましょう。
エクセル管理に使える！エクセル管理表のテンプレート
こちらは、エクセルで使えるデータ管理表のテンプレートです。
ファイル名や保存場所はもちろん、部署や概要などの入力欄があるため、ファイルの内容を一目で確認できます。ただし、最終更新日などの記入欄はないため、用途に合わせてカスタマイズする必要がある点に注意しましょう。
エクセルでファイル管理するときによくある失敗パターン
ここでは、エクセルでファイル管理するときによくある失敗パターンをご紹介します。以下の内容を正しく理解して、自社のエクセル運用の参考にしましょう。
（1）手入力の台帳で更新漏れが起きる
1つ目の失敗パターンは、手入力の台帳で更新漏れが起きるケースです。
エクセルの管理台帳は、メンバーが手動で更新することを前提とした仕組みです。そのため、更新を忘れたり後回しにしたりするだけで、台帳の内容と実態がずれていきます。
たとえば、新しいファイルを保存したときに台帳への記入を忘れると、そのファイルは台帳上に存在しないことになります。このように、手入力に依存する管理は、忙しい時期や人員交代のタイミングなどで一気に崩れてしまうのです。
（2）同時編集で編集できない・上書きされる
2つ目の失敗パターンは、同時編集できないケースや気づかないうちに上書きされているケースです。
ひとりが編集中はほかのメンバーが開けない、あるいは気づかずに上書きして修正内容が消えるといった問題は、組織が大きくなるほど頻繁に起きます。とくにファイルサーバー上に置いたエクセルを複数人で触る運用では、日常的に発生します。
急ぎの対応が必要なときに限って、ほかのメンバーが編集中でロックされているという状況は、業務品質に大きく影響します。しかし、同時編集の問題は、個人の注意で回避できる問題ではないため、仕組みとしての解決が必須です。
（3）「最新がどれかわからない」状態になる
3つ目の失敗パターンは、最新版が分からなくなるケースです。
バージョン管理のルールが徹底されないと「最終版」「最新_修正済」「確定版2」といったファイルが乱立し、どれが最新版なのかが判断できなくなります。こうした状態で誰かが古いバージョンを参照して作業を進めると、手戻りや二重作業が発生してしまいます。
こうしたバージョン管理の混乱は、ファイルが多いほど深刻化します。命名規則を決めても、運用が徹底されなければ同じ問題が繰り返されるため、ルールだけでなく運用を定着させる仕組みがセットで必要です。
（4）ファイルサーバーに保存しても中身が検索できない
4つ目の失敗は、ファイルサーバーに保存しても中身が検索できないケースです。
ファイルサーバーはファイル名だけで検索するため、中に書かれているテキストまでは探せません。たとえば、「過去の顧客対応の記録」を探したいとき、該当するファイルをひとつずつ開いて中身を確認しなければならず、資料探しだけで時間が過ぎてしまいます。
また「○○企画」で検索したとき、該当企画に関するすべての資料が出てきて、目的の資料をすぐに判断できないというケースもあります。したがって、ファイルサーバーは「保存場所」としては機能しますが「素早く取り出す仕組み」としては不十分なのです。
（5）担当者の異動で管理ルールがリセットされる
5つ目の失敗パターンは、担当者の異動で管理ルールがリセットされるケースです。
たとえば、フォルダ構造の意図やファイルの命名規則が文書化されていなければ、後任者は「なぜこのフォルダに入っているのか」を理解できません。結果として、独自の基準でファイルを整理し直すことになり、以前の資産が埋もれてしまいます。
さらに、属人化したファイル管理は、担当者が変わるたびに組織のナレッジが失われるリスクを伴っています。そのため、管理ルールを文書化・共有する仕組みを整えて、ファイル管理の属人化の問題を解消しましょう。
個人やルールの努力では「エクセル管理」を維持できない理由
ここでは、個人やルールの努力だけでは「エクセル管理」を維持できない理由を3つご紹介します。エクセル管理に限界を感じるのは以下のような理由が考えられます。
ファイルを開かないと中身が分からない
1つ目の理由は、ファイルを開かないと中身が分からないからです。
エクセルでは、ファイル名や保存場所だけでは内容を判断できないため、目的のファイルを探すたびに複数のファイルを開いて確認する手間が発生します。ファイルの数が増えるほど手間も増え、ファイルの検索だけで作業時間を削られてしまうのです。
しかし、ファイルを開かなければ中身が分からない構造は、命名規則を整備しても解消できません。ファイルの中身を検索できる仕組みがなければ、どれだけルールを厳格化しても探す手間はなくならないのです。
フォルダ階層が深く情報が迷子になる
2つ目の理由は、フォルダ階層が深く情報が迷子になるからです。
ファイルサーバーでの管理では、フォルダの階層が深くなるほど目的のファイルにたどり着くまでの手順が増えます。階層が深すぎて探しづらいという状況は、フォルダ管理を丁寧にやろうとしている組織ほど起きやすい問題です。
フォルダ階層を整備すること自体は正しい取り組みですが、階層が深くなるほど探す手間は増えます。こうした、保存先が整理されているにもかかわらず、資料の検索性が下がる問題は、エクセル管理が抱える構造的な限界のひとつです。
ルール厳格化で現場が保存しなくなる
3つ目の理由は、ルール厳格化で現場が保存しなくなるからです。
命名規則や保存ルールを細かく定めるほど、現場のメンバーにとってファイルの保存自体が面倒な作業になってしまいます。たとえば、保存のたびに10項目以上の命名規則を確認しなければならない運用だと、忙しい業務の合間にルールを守り続けるのは難しいです。
このように「ルールに従って保存しなければならない」というプレッシャーが積み重なると、とりあえずデスクトップに保管したり、保存自体を後回しにしたりする行動につながって、ファイル管理自体が形骸化してしまう恐れがあります。
【脱エクセル】最も簡単に社内のファイルを管理する方法とは
以下では、脱エクセルをして、最も簡単に社内のファイルを管理する方法をご紹介します。
エクセルでファイル管理すると、「どれが最新版か分からないファイルが乱立している」「ファイルの中身を検索できず必要な情報がすぐに見つからない」といった問題が発生します。その結果、情報を探すのに時間がかかり、日常の業務にも支障をきたしてしまう場合があるのです。
しかし、これらの課題を解決するためにフォルダ階層を細かく決めたり、厳しい命名規則を作ったりしても、個人の努力や運用のルールだけに頼る管理には限界があります。ルールを厳しくするほど現場はファイルの保存自体が面倒・負担になるため、ルールが形骸化してしまうのです。
そこで重要なのは、脱エクセルをして、現場のメンバーが意識せずとも自然に情報が1箇所に集まり、必要な時に誰もが迷わず引き出せる「使われ続ける仕組み」を構築することです。ファイルを開かなくても中身がすぐに分かり、社内独自の言葉でも漏れなくヒットする環境があれば、探すストレスは一切なくなります。
そこで、自社におすすめなのが非IT企業の方でも迷わずファイル・社内のナレッジを管理できるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンは、キーワード検索だけでなく、WordやExcel、PDFの「添付ファイルの中身」までAIが高精度に横断検索するため、ファイル管理の課題を根本から解消します。
エクセルよりも効率的に情報管理できるツール「ナレカン」
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＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
エクセルでのファイル管理でよくある失敗まとめ
ここまで、エクセルでのファイル管理でよくある失敗を中心にご紹介しました。
エクセルでのファイル管理は手軽に始められる一方、手入力による更新漏れ・同時編集のトラブル・バージョンの混乱・検索の限界・管理の属人化といった問題が積み重なり、組織の規模や運用期間が増すほど維持が難しくなります。
そのため、ファイル管理は脱エクセルをして「情報をスムーズに管理・共有できるツール」を使いましょう。ただし、多機能なツールは使いこなすのが難しく、現場の負担になってしまいます。
なかでも脱エクセルの第一歩に最適なのは、必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単に情報管理できるナレッジ管理ツール「ナレカン」です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内のファイルやナレッジを適切に管理しましょう。
