日々仕事をしていると、企画書や議事録などのファイルは次々と増えていきます。そして、ファイルを管理するために「エクセル（Excel）」を使うことがあるのです。
エクセルは使い始めるハードルが低いですが、「どのようにファイル管理をすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、エクセルでファイル管理をする具体的な方法を中心にご紹介します。
- ファイルの保存場所が分からなくなる管理方法をやめたい
- ファイルを探しやすくして必要なときにすぐ開きたい
- 情報を探す手間を省いて業務効率化を図りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、情報を分かりやすく整理する方法を簡単に理解できます。
目次
エクセルでファイル管理する2つの方法
以下では、エクセルでファイル管理をする方法をご紹介します。エクセルのファイル管理は2つに分けられます。
（1）各種ファイルを管理する
1つ目は、ファイル階層表で格納先を管理する方法です。
はじめに、ファイルを減らせばその分探しやすくするため、現状のフォルダやファイルの整理状況を確認したうえで不要なものを削除しましょう。そして、どの階層に保存しているのかが分かるファイル名を設定すると、さらに見つけやすくなります。
最後に、「最終更新日が保存される関数」など、階層表をカスタマイズすることもおすすめです。しかし、ITに詳しくなければ管理しきれないので注意しましょう。
（2）バージョンを管理する
2つ目は、ファイルのバージョンをエクセルで管理する方法です。
たとえば、同じファイルを複数人で共有している場合、元のファイルのほかに「元のファイルのコピー」「Aさんが修正したファイル」「チームで話し合って修正したファイル」など、次々とファイルが増えてしまうケースがあります。
したがって、どれが最新版のファイルか分かるように、すべてのバージョンをエクセルで一覧表にして管理するのです。
エクセルでファイル管理をする3つのデメリット
以下では、エクセルでファイル管理をするデメリットをご紹介します。デメリットを知らなければ、導入したあとから問題が発生して管理に失敗する可能性があるため、ここで確認しておきましょう。
（1）管理が属人化する
1つ目のデメリットは、ファイルの管理が属人化することです。
エクセルはパソコンに直接保存できるので便利ですが、メンバー全員が知っておくべき情報が共有されなくなります。また、ストレージツールのように誰でもアクセスできる管理ツールもありますが、目的のファイルが見つけるのに手間がかかるのです。
以上のように、ファイル管理が属人化するとメンバーの退職などで困ることになります。
（2）中身を確認できない
2つ目のデメリットは、ファイルの中身を一目で確認できないことです。
エクセルでは、ファイル名と保存先しか一覧で表示されないため、開くまで内容を把握できません。たとえば、エクセルでバージョン管理をしている場合「このバージョンはどのような変更を加えたものか」が開くまで分からないのです。
ファイルの中身を一目で確認できないと、必要な情報を見つけるのに時間がかかります。
（3）作成と管理が面倒
3つ目のデメリットは、作成と管理が面倒な点です。
エクセルでファイル管理をするには、ファイルやフォルダを整理して階層に対応した名前をつけてアクセスしやすくしなければなりません。さらに、バージョン管理では抜け漏れを防ぐために、社内のいたるところに保存されているファイルを一元化必要があります。
以上のように、エクセルでファイル管理をするのは、時間がかかるうえに抜け漏れやミスがないか確認するのが面倒なのです。
【注意】そもそもファイルで情報管理は不向き
無計画にエクセルでファイル管理をすると以下の問題が発生します。
- どこに何のファイルを格納しているか分からない
- ファイルが更新されても気が付かない
また、エクセルで管理表をつくって対策する方法もありますが、手間がかかるうえに運用するのが大変です。つまり、効率的に情報管理をするためには、エクセルやワードなどのファイルを使うという前提を変えなければなりません。
エクセルをやめたい？ファイル管理から脱却した事例
以下では、ファイル管理から脱却した会計事務所の事例をご紹介します。
きずな綜合会計事務所は、クライアントとの打ち合わせ議事録を簡単に管理するために情報共有ツールを活用しています。導入以前は150社～200社ほどのクライアントとの打ち合わせ議事録をドキュメントファイルで管理していました。
しかし、ファイル管理では「ファイルを探す・開く・確認する」という工数がかかるのでアクセスしづらく、結果として確認漏れが起きていました。そこで、情報共有ツール「Stock」を導入し、打ち合わせ議事録を一か所に集約したのです。
その結果、「情報を階層に分けて保存する」というファイル管理のメリットを残したまま、より少ない操作で目的の情報を見つけられるようになりました。きずな綜合会計事務所は、このようにファイル管理から脱却して情報共有ツールに移行したのです。
ファイル管理よりも効率的に情報管理できるツール
以下では、ファイル管理から脱却できるツールをご紹介します。
エクセルでバージョンや保存先を管理しなければならないのは、そもそもファイルを使っているためです。また、目的の情報を見つけるためには、わざわざファイルを開いて中身を確認しなければならずスムーズではありません。
したがって、「あらゆる情報を簡単に保存でき、誰でも簡単に使いこなせるツール」が最適です。
結論、ファイル管理が手間だと感じている企業が導入すべきなのは、あらゆる情報をストックする「ノート」があり、見返したい情報が検索ですぐにヒットする「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にファイルを添付して、ファイルに関するメモを残しておきましょう。また、ノートはタイトルだけでなく全文検索ができ、フォルダごとの絞り込みのも対応しているため、必要な情報がすぐに見つかります。
非IT企業の65歳の方でも簡単に情報管理できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
エクセルでファイルを管理する方法まとめ
ここまで、エクセルでファイルを管理する方法やデメリットを中心にご紹介しました。
エクセルにファイル情報をまとめても、管理するのが面倒になり形骸化します。そのため、誰でも簡単に使い続けられる方法でなければなりません。
したがって、そもそもファイルで情報管理することをやめて、あらゆる情報をストックできるノート型ツールを検討すべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、誰でも直感的に情報管理できるノート型ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」を導入し、社内の情報管理を効率化しましょう。
