ファイルデータは重要な情報として営業活動のさまざまな場面で活用されています。そして、膨大なファイルの管理・共有がしづらいという課題があるなか、効率的なファイル管理を実現するには、ファイルを保管するサーバーを正しく運用することが求められます。
また、サーバーは大きくオンプレミス型サーバーとクラウド型サーバーの2種類に分かれるので、違いを理解しながら自社のサーバーにマッチした活用方法を考えるべきです。しかし、両者の違いがわからず、現状のファイル管理が効率的ではないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オンプレミス型サーバーとクラウド型サーバーの違いとそれぞれのメリット・デメリットを紹介します。
- 適切なサーバーの運用によってファイルの取り扱いに関する課題を解決したい
- サーバーの活用法を見直し、業務を効率化させたい
- オンプレミス型とクラウド型の違いを把握したうえで自社に合うサーバーを選びたい
という担当者の方はこの記事を参考にすれると、サーバーの種類やそれぞれの違いを理解しながら、自社に合ったサーバーを選べます。
目次
オンプレミス型サーバーとクラウド型サーバーの違いとは
オンプレミス型サーバーとクラウド型サーバーの違いは以下の通りです。
- オンプレミス型
- クラウド型
サーバー機器を自社に設置し、自社内で情報システムを保有するサーバーです。自社向けにカスタマイズしやすいものの、システム構築にかかる回線や機器などを自社で準備しなければならないので初期費用は割高です。
サーバーをインターネット上に設置し、情報システムを自社に保有せずに運用するサーバーです。サーバーにかかる回線や機器を自社で準備せずとも、インターネットに接続していれば使えるので初期費用は割安です。
大きな違いとしてはサーバーが自社にあるか、インターネット上にあるかが大きな違いになります。
オンプレミス型サーバーのメリット
以下では、オンプレミス型サーバーのメリットを紹介します。とくに、サーバーが物理的にユーザーに近いので、自社オリジナルのシステム構築ができたり、運用に合わせて柔軟にシステムを変更できたりするのが特徴です。
カスタマイズ性が高い
オンプレミス型サーバーはカスタマイズ性が高く柔軟性に長けているのがメリットのひとつです。
ハードウェアからソフトウェアまで自社で保有できるため、OSなど自社に合った自由なシステムの設定が可能です。既存システムがある場合は同一システムの構築・連携もできます。
ただし、自社に合わせたカスタマイズを行うには運用にかかる費用はもちろん、専門知識を備えた人材が必要な点に注意しましょう。
セキュリティ対策を事前に行える
オンプレミス型は自社で機器の構築や操作ができるので、問題が起こる前に以下のセキュリティ対策を施行できます。
- サーバーの設置場所の決定
- どのようなソフト・システムを利用するかの決定
- アクセス権の設定や不正アクセスの監視
また、オリジナルのアドオン開発（個別で機能拡張すること開発）ができるため、自社のセキュリティポリシーに沿った要件でセキュリティの強度を決められるのも特徴です。
オンプレミス型サーバーのデメリット
ここでは、オンプレミス型サーバーのデメリットを紹介します。以下のデメリットの対策をあらかじめ検討すべきですが、対処できない場合は、オンプレミス型が適しているかどうかを再検討する必要があります。
機器の手配、管理が行いづらい
オンプレミス型の場合は、IT機器を設置しなければならないので手配や管理が難しい点がデメリットのひとつです。
また、ネットワーク機器やソフトウェアの購入をはじめとした初期費用、そして人件費もかかるのでランニングコストが高くなってしまいます。そのため、十分な資金がなければ途中で利用が頓挫してしまう可能性も高いのです。
また、導入前にはハードウェアの導入・運用計画の策定、導入後は定期的に点検やセキュリティ対策を行わなければなりません。このように、自由度が高い反面、初期から運用にかかる機器の手配のほかにも、管理の多くにコストがかかる点に注意しましょう。
容量や機能の拡張が行いづらい
容量や機能を拡張する場合もクラウド型と比較すると難しいです。
オンプレミス型では、事業拡大や従業員増加などでサーバーの容量が足りなくなれば、ハードディスクの追加、サーバーの増設が必須になります。「ヒト・モノ・カネ」のすべての追加コストがかかるのに加え、拡張度合いに応じて再稼働までの時間も必要です。
そのため、自社のビジネス環境が変化しやすい、もしくは幅広い種類のプロジェクトに対応しなければならない場合はクラウド型サーバーを選択するのがおすすめです。
トラブルが起きた際の対処が難しい
トラブルが起きた際には専門知識を持つメンバーが対応しなければならないので、対処が難しい点もデメリットです。
たとえば、機器が壊れてしまうなどの大きな問題が発生すると、機器の修理だけではなく、格納していたデータの復旧作業も必要になります。そして、「機器自体の修理」と「データの復旧」のふたつのタスクが発生しますが、専門知識がなければ復旧に必要以上の時間がかかってしまうのです。
そのため、トラブルが起きるリスクを常に考慮し、システムに精通した人員を配置することが求められます。
クラウド型サーバーのメリット
次にクラウド型サーバーのメリットを紹介します。オンプレミス型と異なりベンダーがシステム管理などを行うので、サーバーの機器に精通した従業員がいない場合は、クラウド型サーバーを利用すべきです。
機器の手配や場所の考慮が不要
クラウド型の場合、サーバーがインターネット上にあるので、自社に機器を手配するコストや配置する場所を考慮する必要がありません。
オンプレミス型にとっては必要であったサーバールームをはじめとした場所を取らないのもメリットです。また、使用機器がインターネットに接続されていれば場所や時間を問わずに利用できるのもポイントです。
このように、「サーバーの設置場所」「利用者の場所」の両者を問わない、専門の機器を使わない点は今日のテレワークをはじめとした柔軟な働き方にも貢献します。
容量の拡張が行いやすい
容量を追加したいときはプランの変更やオプションサービスを追加するだけで、手軽に容量の拡張が可能です。
料金体系はツールによって異なるうえ支払い金額は増える一方、オンプレミス型の拡張費用と比較すると、圧倒的に安い金額での拡張が可能です。逆に、容量を縮小したい場合もプランを変更すればすぐに変更できます。
チームの規模や人数に合わせて柔軟に利用できる点は、オンプレミス型にはないメリットと言えます。
自動バックアップの機能がある
クラウド型サーバーでは、保存したファイルは自動的にバックアップされます。災害・トラブルでファイルをなくしたり、誤削除してしまっても、バックアップからの復元が可能です。
一方、オンプレミス型の場合は、追加でバックアップができるソフトウェアパッケージ製品を購入して、付随する専用のツールで設定やカスタマイズを行う必要があります。
また、クラウド型を提供するベンダーによってサポートが異なるので、操作性のシンプルさで定評な「Stock」のように「1営業日以内」で迅速にサポートしてくれるクラウド型サーバーを選定するのもおすすめです。
クラウド型サーバーのデメリット
クラウド型サーバーを選ぶ際には、以下のデメリットを考慮したうえで、自社に合ったサーバーを選ぶ必要があります。ただし、運用でカバーできる内容もあるので、運用には自社で定めたルールの策定が必要です。
容量の拡張に追加コストがかかる
クラウド型サーバーもオンプレミス型同様、、容量の拡張をする際に追加のコストがかかります。
とはいえ、クラウド型サーバーでの容量の拡張は、オンプレミス型サーバーのように追加のソフトやハードディスクが必要なわけではないので、ベンダーに問い合わせをすれば低コストで行うことができ、費用対効果が高いと言えます。
また、Webサイトのバックアップデータや動画ファイルなどを数多く取り扱わない業界・業種であれば、容量制限がかかって使えなくなることは稀なので安心です。
ネット環境が必須
クラウド型サーバーは、インターネットに接続されていれば場所を問わずアクセスが可能である反面、ネット環境が整っていなければ使えないサービスが多いです。
インターネット環境がなければデータへアクセスできないため、業務に支障をきたす可能性があるのです。また、停電や災害、機器の経年劣化でインターネットが使えなくなることもあります。
一方。オフラインで使えるアプリを提供している「Stock」のようなサービスもあるので、自社の社員がオフライン環境下でも使う可能性が高い場合は「オフライン対応可能か」にも注目しましょう。
カスタマイズ性が低い
オンプレミス型サーバーと異なり、システムのカスタマイズがしづらいという点もデメリットです。
クラウド型は仕様があらかじめ決まっているので、機能・容量追加はできても自社に合わせて柔軟に対応させることができません。そのため、自社が「どのような課題を解決すべきか」「必要な機能は何か」が明確に定まっていなければ、導入に失敗してしまうので注意しましょう。
逆に、利用するクラウド型サーバーが自社に合ったものであれば、運用上の問題は生じません。また、カスタマイズができない分、必要以上の機能が備わったサービスを導入すると、教育コストもかかるうえ抵抗感も発生するので「過不足がない機能を持つサービス」を選びましょう。
ファイル共有の課題を解決する非IT企業向けのクラウド型サーバー
以下では、非IT企業でも使えるおすすめのクラウド型サーバーを紹介します。
オンプレミス型サーバーは、サーバーの手配や設定を自社で行わなければならないデメリットがあります。そのため、オンプレミス型サーバーに精通している人がいない企業や、自社独自のシステムを必要としない企業には向いていません。
したがって、非IT企業におけるファイル共有の課題を解決するためには、サーバーの管理が簡単なクラウド型サーバーを利用する必要があります。ただし、クラウド型でも社内のITリテラシーを無視して多機能なものを導入した場合、浸透しない可能性が高く費用対効果を最大化できないのです。
そのため、必ず「社内の誰もが簡単に使えるサービス」を選択しましょう。たとえば、65歳以上の社員でも導入及び操作が簡単で、社内の誰もが使えるクラウド型サーバーである「Stock」が最も非IT企業にマッチしています。
Stockでは「ノート」にテキスト・ファイルの種類を問わず添付でき、PC以上にシンプルなデータ管理が可能です。また、ほかのクラウド型サーバーより直感的な「フォルダ」を使うと、”どこに何の情報があるかわからない”というストレスをすぐに解消できます。
ファイル共有の課題を解決するクラウド型サーバー「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
オンプレミス型サーバーとクラウド型サーバーの違いまとめ
ここまでオンプレミス型サーバーとクラウド型サーバーの違い、それぞれのメリット・デメリットについて紹介しました。
両者の大きな違いは「サーバーが自社にあるか、インターネット上にあるか」という点です。また、オンプレミス型サーバーはセキュリティ対策などの自由度が高い反面、手配や管理に手間がかかってしまいます。クラウド型サーバーは手配や管理の手間がかからないものの、カスタマイズがしにくいという違いもあります。
ただしオンプレミス型サーバーでは、専門知識に精通しているメンバーがいない企業の場合、運用が頓挫したり必要以上のコストがかったりするので、非IT企業こそクラウド型サーバーの利用一択と言えます。
とはいえ、導入するサービスは何でも良いわけではなく、全社員が利用できなければ効率的な情報管理は実現しません。そのため、非IT企業でも導入が簡単なクラウド型サーバーのStockを使って、データ管理の課題を解決すべきです。
ぜひ「Stock」で効率的なファイル共有・管理を実現しましょう。
