仕事で大容量のファイルを受け渡しするには、メールで複数回に分けて送信しなければなりません。そのため、一度にファイルを受け渡しできるように、ファイル転送サービスを利用する企業もあります。
しかし、「サービスが多くどれを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、大容量ファイルの「アップロード」や「受け渡し」に役立つサービス7選を中心に紹介します。
- メールを使ったファイルの送受信が面倒だと感じている
- ファイルアップロードサービスを利用したいが、どのツールが良いか分からない
- より簡単に社内の情報を共有する方法を知りたい
という担当者の方は本記事を参考にすると、ファイル転送・アップロードサービスの比較ポイントが分かり、自社に合うサービスを選べます。
目次
ファイル転送サービスとは
ファイル転送サービスとは、「スピーディに大容量のファイルの送受信ができるサービスの総称」です。
ファイルを送信する方法として「メールへの添付」などがありますが、ファイルの容量が大きいとメールで送れないことがあります。そこで、ファイル転送サービスを使うと、動画など大容量のファイルでもスピーディに共有できるのです。
ファイルの共有者はサービスへファイルをアップロード後、発行されたURL・パスワードをメールに添付して受信者へ共有します。受信者は、添付されたURLからサービスへアクセスすればダウンロードできるので、大容量のファイルでも受け渡しが簡単です。
ファイル転送サービスにおける無料・有料の3つの違い
ファイル共有サービスを選ぶときに悩むのが「無料と有料のいずれを選ぶべきか」です。そこで以下では、ファイル共有サービスを比較する際に、コスト以外で重要になる3つの違いを紹介します。
（1）セキュリティレベルの違い
無料サービスと有料サービスの一番大きな違いは、セキュリティレベルです。
有料サービスでは、アップロードしたファイルにアクセス制限をかけられることが多いですが、ほとんどの無料サービスでは制限をかけられません。また、無料サービスはファイル送信履歴を確かめられないものも多く、情報漏えいの対策が乏しいと言えます。
したがって「情報漏洩リスクの削減」を考慮すると、セキュリティの高い有料サービスが求められるのです。
（2）ファイル共有におけるスムーズさの違い
無料サービスに比べ、有料サービスの方が共有時のストレスがありません。
無料サービスでは一度に転送できる容量が小さい場合が多く、大容量のデータを転送する場合には、メールのように分割しなければなりません。日々利用するツールでこのような手間が発生すれば、業務効率が低下する可能性があります。
また、多くの無料サービスには広告が頻繁に表示されるため、無駄な「ページ遷移」や「読み込み」が頻発して、ストレスを感じてしまいます。一方、有料サービスは広告が表示されないことはもちろん、使いやすく設計されているので、ファイル共有もスムーズです。
（3）サポートの有無の違い
無料サービスと有料サービスでは、サポートにも違いが生じます。
基本的に、無料サービスでは運用に関するサポートを受けられません。そのため、不明点があっても自身で解決しなければならず、専門知識が豊富なメンバーが必要です。
一方、有料サービスでは、不明点があればすぐにメールや電話でカスタマーサポートセンターに問い合わせできます。さらに、サービスによっては利用方法の講習会などが開催されており、導入時の教育コストを減らせるメリットもあるのです。
大容量ファイルの受け渡しに役立つサービス7選
以下では、大容量ファイルの受け渡しに役立つファイル転送サービスのおすすめ7選を紹介します。
社外秘のデータを扱うファイル転送サービスに必要なのは、「サービスのセキュリティ」です。とくに、「通信内容の暗号化」や「アクセスログ機能」は重要なデータを守るための最低条件だと言えます。
また、ファイルの受け渡しに伴うダウンロードには手間がかかり、データ管理が属人化するので、社内にファイルが散在してしまいます。したがって、情報管理を正しくするためにも、スピーディに情報共有できるサービスを利用しなければなりません。
結論、大容量ファイルを安全かつ簡単に共有できるサービスは、強固なセキュリティを備え、非IT企業の社員でも簡単に情報共有できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した情報はメンバーにリアルタイムに共有されるので、メールやチャットでダウンロード用URLを送る必要がありません。また、「メッセージ機能」も備えているので、ファイルに関するやりとりに他のツールを使う必要がないのです。
【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に使える情報共有サービス
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
【データ便】ダウンロード通知機能があるファイル送信サービス
＜データ便の特徴＞
- 無料プランがある
- ダウンロードパスワード機能
すぐに使い始められる無料プランがあります。ただし、一度に送れる容量に制限があるので注意が必要です。
パスワードを設定して、ファイルをダウンロードする受信者に入力させれば、情報漏えいのリスクを抑えられます。
＜データ便の機能・使用感＞
- ダウンロード期限を設定できる
無料プランでは最短「1時間」から最長「7日」まで、ファイルのダウンロード期限を設定できます。セキュリティは強固になりますが、相手がファイルをダウンロードし忘れて7日を過ぎてしまうと再度URLを送りなおす必要があります。
＜データ便の注意点＞
- 未登録だと容量が小さい
会員登録をしていない場合は、容量が1回500MBまでに制限されます。
＜データ便の料金体系＞
- ライトプラン（会員登録不要）：0円
- フリープラン（要会員登録）：0円
- ビジネスプラン（送信のみ）：330円/ユーザー/月
- ビジネスプラン（送受信）：550円/ユーザー/月
【Gigafile便】1ファイル300GBまでの大容量データを受け渡しできるサービス
＜Gigafile便の特徴＞
- 無料プランの保存期間が長い
- 容量に制限はない
アップロードしたファイルの保存期間が3日〜最大100日まで柔軟に設定できます。
アップロードできるファイル容量は無制限です。ただし、1ファイルの容量は300GBまでとなる点に注意しましょう。
＜Gigafile便の機能・使用感＞
- ダウンロード通知を受け取れる
ファイルをアップロードした後に自身のメールアドレスを入力すると、相手がファイルをダウンロードした際にメールで通知を受け取れます。そのため、通知がない場合に催促すれば、ファイルを期限内にダウンロードしてもらえます。
＜Gigafile便の注意点＞
- サイトから直接メール送付はできない
- 速度が遅い
Gigafile便のサイトから直接相手にURLを送ることはできません。URLをコピー&ペーストして、メールアプリを使って送付する必要があります。
利用しているユーザーからはスマホアプリ版について「アップロードやダウンロードについては速度が遅すぎて使いものにならない」という声があります。（参考：App Store）
＜Gigafile便の料金体系＞
- 無料で利用できます。
【firestorage】容量無制限で使えるファイル受け渡しサービス
＜firestorageの特徴＞
- ファイルグループ機能
- メールサポートがある
数回に分けてファイルをアップロードして、あとからダウンロード用URLをひとつにまとめられる”ファイルグループ機能”があります。
未登録会員でもメールサポートを受けられるのが特徴です。
＜firestorageの機能・使用感＞
- メールグループを作れる
メールグループを登録して、サイト内から一括でダウンロードURLをメール送信できます。そのため、定期的にファイル共有するメンバーがいる場合は、都度メールアプリを開いたり宛先入力したりする手間を省けます。
＜firestorageの注意点＞
- 相手のダウンロードを確認できない場合がある
無料会員の場合、相手がファイルをダウンロードしたか確認できないので注意が必要です。
＜firestorageの料金体系＞
- 未登録会員：0円
- 無料会員：0円
- ライト会員：1,037円/ユーザー/月
- 正会員：2,085円/ユーザー/月
- プラン1（法人向け）：98,780円/月＋初期費用110,000円
- プラン3（法人向け）：999,350円/年
- プラン5（法人向け）：54,780円/月＋初期費用55,000円
また、同社は受信したデータを高セキュリティ下で受け取れる「受け取るプラン」や、保存期限が無期限の「アーカイブ」などのプランもリリースしています。詳しくは公式サイトをご確認ください。
【Google Drive】Googleアカウントのみで利用できるサービス
＜Google Driveの特徴＞
- Googleのサービスとの連携
- 保存容量が大きい
「Google ドキュメント」や「Google スプレッドシート」などで作成した資料をスムーズに保存、共有できます。
15GBまで無料で利用でき、ほかのサービスに比べて容量が大きいのが特徴です。ビジネス向けの有料プランも用意されています。
＜Google Driveの機能・使用感＞
- WordやExcelをダウンロードせず編集できる
WordやExcelなどMicrosoftアプリで作成したファイルをアップロードすると、移行ダウンロードせずに直接編集できます。Google Driveをチームで利用していれば、URLを介さずにファイルの共有や共同編集ができるのです。
＜Google Driveの注意点＞
- 情報へのアクセス性が悪い
- UIが複雑
Google Driveは「フォルダ」を何階層も作って情報を管理します。そのため、やりとりするファイルの量が増えるほど、必要な情報へのアクセスが悪くなってしまいます。
利用しているユーザーからは「UIをもう少しシンプルにしてほしい。各項目の説明があるといいと思いました」という声があります。（参考：ITreview）
＜Google Driveの料金体系＞
Google Driveは基本的にGoogle アカウントさえあれば無料で利用できますが、保存容量は1人あたり15GBまでに制限されています。ビジネスでそれ以上の容量を利用する場合はGoogle Workspaceの契約が必要です。
- 個人向け：0円
- Business Starter：816円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,632円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：2,448円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【Dropbox】外部サービスとも連携しやすいファイル共有サービス
＜Dropboxの特徴＞
- 大容量ファイルの共有
- マルチデバイスに対応
ファイルのリンクを取得して送信するだけで、大容量のファイルを共有できるので、圧縮したり複数に分割してメールで送ったりする手間省けます。
Dropboxは、PCだけでなくiPhoneやAndroidにも対応しているので、さまざまなデバイスから操作できるのが特徴です。
＜Dropboxの機能・使用感＞
- ツール内から直接メール送信できる
アップロードしたファイルを共有する際に、メールアドレスや登録された氏名を入力するとリンクが記載されたメールを直接送れます。そのため、社外のメンバーとファイル共有する際に、メールアプリを開いてURLを貼る必要がありません。
＜Dropboxの注意点＞
- 無料プランには容量制限がある
- 権限管理が分かりにくい
無料プランでは2GBまでしか利用できません。そのため、ビジネスで大容量のファイルを受け渡しするには有料プランを契約する必要があります。
利用しているユーザーからは「たまに権限設定を誤ってしまい、ダウンロードできない状況がある。権限設定をわかりやすくするとさらに使いやすくなるかもしれない」という声があります。（引用：ITreview）
＜Dropboxの料金体系＞
- 無料プラン：0円
- Plus：1,500円/月（月払い）
- Professional：2,400円/月（月払い）
- Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【OneDrive】Microsoftアカウントでファイルをアップロードできるサービス
＜OneDriveの特徴＞
- Microsoft社製のアプリ
- マルチデバイス対応
Microsoftアカウントを持っていればすぐに利用できるため、利用者の多いツールです。
OneDriveにはスマートフォン版アプリがあるので、外出先などPCがない場面でも利用できます。
＜OneDriveの機能・使用感＞
- 他のMicrosoftツールを使える
OneDrive内からWordやExcelファイルを新規作成できます。作成したファイルは自動でOneDriveに保存されるため、アップロードの手間がかかりません。
＜OneDriveの注意点＞
- 管理が煩雑になる
- 同期に失敗することがある
OneDriveではファルダの階層を深く設定できるので、組織が大きくなるほど「ファイルの保管場所が分からなくなる」などの問題が起こりやすくなります。
利用しているユーザーからは「たまに同期が失敗する場合があった際に、正しい解消方法がなかなか分からない」という声があります。（参考：ITreview）
＜OneDriveの料金体系＞
OneDriveは5GBまで無料で使えます。以下の有料プランは、他のMicrosoftアプリも含めた、Microsoft 365の料金体系です。
- 無料プラン：0円
- Microsoft 365 Personal：1,490円/月（月払い）
- Microsoft 365 Family：2,100円/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Basic：750円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Apps for business：1,030円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,560円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：2,750円/ユーザー/月
【比較表】ビジネスでの大容量ファイル送信におすすめのサービス
以下は、紹介したファイル転送サービスの比較表です。料金プランや注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます）
| Stock【一番おすすめ】 | データ便 | Gigafile便 | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
非IT企業の65歳の方でも簡単に使える情報共有サービス |
ダウンロード通知機能があるファイル送信サービス |
1ファイル300GBまでの大容量データを受け渡しできるサービス |
| 注意点 |
機能がシンプルなので、電子署名には対応していない |
未登録だと容量が小さい |
サイトから直接メール送付はできない |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり324円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは330円/ユーザー/月～ |
・無料 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「データ便」の詳細はこちら |
「Gigafile便」の詳細はこちら |
| firestorage | Google Drive | Dropbox | OneDrive | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
容量無制限で使えるファイル受け渡しサービス |
Googleアカウントのみで利用できるサービス |
外部サービスとも連携しやすいファイル共有サービス |
Microsoftアカウントでファイルをアップロードできるサービス |
| 注意点 |
相手のダウンロードを確認できない場合がある |
UIが複雑 |
無料プランには容量制限がある |
管理が煩雑になる |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは1,037円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは816円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは750円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「firestorage」の詳細はこちら |
「Google Drive」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
「OneDrive」の詳細はこちら |
ファイル転送サービスの2つのメリット
以下では、ファイル転送サービスを利用するメリットについて解説します。効果の高いサービスを選ぶためには、どのようなメリットがあるかを把握しておく必要があります。
（1）大容量のファイルを送受信できる
ファイル転送サービスの最大のメリットは、大容量ファイルを受け渡せることです。
大容量のデータを一度にメールで送信するのは難しいため、従来は分割して送信したりUSBに移して送ったりしていました。しかし、ファイル転送サービスを利用すれば、大容量のファイルでも一度にアップロード可能なので、手間がかかりません。
また、受信者側はサービスへアクセスすると、大容量ファイルでも社外からダウンロード可能なメリットがあります。
このように、ファイル転送サービスは大容量ファイルの送受信の負担を軽減するのです。
（2）低コストで導入・運用できる
低コストで導入、運用できることもファイル転送サービスのメリットです。
自社内でファイルを転送するシステムを開発するには、莫大な予算や時間が必要です。しかし、ファイル転送サービスを利用すれば開発費用を抑えられるうえに、登録・契約するだけですぐに始められます。
また、有料サービスなら導入に関するサポートを受けたり、メールや電話で問い合わせできたりするので、コストを抑えつつスムーズなファイル運用が実現するのです。
結論、「Stock」のように、問い合わせに対して通常数分～数時間以内に返答があるツールを使えば、比較的低コストで手厚いサポートを受けられます。
ファイル転送サービスの4つのデメリット
以下では、ファイル転送サービスのデメリットについて解説します。「導入後に不備が見つかって余計にコストがかかった」という事態を避けるために、あらかじめデメリットを確認しておきましょう。
（1）受け渡しに手間がかかる
1つ目のデメリットは、ファイルの受け渡しに手間がかかる点です。
ファイル転送サービスで受け渡しするとき、場合によっては送信者がアップロードの際に保存期間やパスワードを設けたり、URLを取得してメールやチャットで受信者に送ったりしなければなりません。
また、受信者側はわざわざサービスにアクセスしてダウンロードする必要があります。
このように、一つのファイルのやりとりだけでも複数の工程があることが、ファイル転送サービスのデメリットです。
（2）ログを確認できない
2つ目のデメリットは、アクセスログなどの履歴を確認できない場合がある点です。
とくに、無料サービスは「受信したURLをクリックする」「パスワードを入力する」操作のみでファイルのダウンロードができるものの、履歴が残らないツールが多いと言えます。
そのため、情報流出のリスクが高いうえに、「誰が、いつファイルをダウンロードしたか分からない」状況が発生してしまうのです。
（3）安全性に欠ける場合がある
3つ目のデメリットは、サービスそのものが安全性に欠ける場合がある点です。
とくに、無料のサービスはコストがかからない分、セキュリティ機能が搭載されていない場合が多いので注意すべきです。そこで、「通信が暗号化されているか」「厳重なセキュリティ資格のもと運用されているか」などのセキュリティを確認しましょう。
たとえば、セキュリティ機能に過不足がなく、国際的なセキュリティ資格であるISO27001(ISMS)を取得している「Stock」のようなサービスなら、非IT企業でも安心して導入できます。
（4）スマホからは使いにくい
4つ目のデメリットは、スマホから使いにくい点です。
スマホでは画面が小さく、ダウンロードしたファイルはスマホ内に保存されてしまうので、ファイル編集や管理に手間がかかります。そのため、外回りが多い部署やテレワークなどのオフィス以外での作業が多い場合は不便です。
このように、スマホアプリが使いにくければ、移動中や外出先でファイルをやりとりすることが難しいので、重要な資料の確認不足にもつながりかねません。したがって、ファイルのダウンロードが不要で、スマホでも操作しやすいサービスを活用すると安心です。
ファイル転送サービスの選定ポイント4選
ここでは、ファイル転送サービスを選ぶときに注意すべきポイントを解説します。以下のポイントを押さえられていないままサービスを使い始めると、思わぬトラブルにつながる可能性もあるので注意しましょう。
（1）容量に過不足がないか
まずは、アップロードできるファイルの容量を確認しましょう。
多くのサービスではプランごとに利用できる容量が異なります。そのため、チームで扱うデータ容量に応じたサービス、プランは必ず確認しておきましょう。
このように、ファイル容量の上限はもちろん、ダウンロードできる回数や追加容量の料金などもチェックが必要です。
（2）セキュリティ基準を満たしているか
受け渡すファイルには社外秘のデータもあるので、セキュリティを確認しましょう。
セキュリティの確認項目としては「暗号化されているか」「閲覧の権限を特定のメンバーのみに制限できるか」などが挙げられます。プランによってセキュリティの高さが異なるため、自社のセキュリティポリシーと照らし合わせましょう。
情報漏えいは企業にとって重大な損害になるので、万が一に備えて十分なセキュリティ対策がとられた、安全なサービスを選択すべきです。
（3）費用対効果が高いか
継続的に利用できるサービスかを見極めるためには、サービスの費用対効果を確認する必要があります。
たとえば、多機能でさまざまな用途に活用できるサービスでも「機能を使いこなすのが難しい」「操作が複雑で覚えられない」場合は、利用する機会が減って費用対効果が低くなるのです。
したがって、シンプルかつ必要な機能を過不足なく備えた「Stock」のようなサービスであれば、高い費用対効果のもと利用を継続できます。
（4）誰でも簡単に使いこなせるか
操作性が良く、社内に浸透しやすいことも重要なポイントです。
高機能なサービスは使いこなせれば便利であるものの、結果的に「教育コストがかかる」「社内に定着せず、誰もサービスを使わない」状態となりかねないので注意すべきです。
導入しても誰も使わない事態を避けるためにも、「誰でも直感的に操作できるシンプルなサービス」を選びましょう。
ファイルのアップロード・受け渡しに役立つサービスまとめ
ここまで、大容量ファイルのアップロードに役立つおすすめのファイル転送サービスや、サービスの選び方を解説しました。
多数のサービスから最適なものを選ぶには「容量が大きい」「セキュリティが高い」「費用対効果が高い」「操作性が良い」の4点を満たしているかを確認しましょう。
一方で、URLを発行してファイル共有する方法は、メールやチャットに添付する手間がかかります。そのため、「記載した社内情報がリアルタイムでメンバーに共有されるツール」が社内の情報管理に最適です。
つまり、社内外の情報共有には、ファイルを使わずに社内の情報を共有でき、非IT企業の社員でも簡単に使える「Stock」が最適なのです
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、自社での情報共有を効率化させましょう。
