多くの情報を扱う仕事の場において、ファイルの受け渡し作業は必須です。しかし、メールでは複数回に分けて送信する手間がかかるため、一度にファイルをアップロードできる「ファイル転送サービス」を利用する企業も多くあります。
しかし、「大容量ファイルのアップロード・管理の方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ファイルのアップロードでの失敗原因とその対処法を中心に紹介します。
- ファイルの管理場所が分からなくなり、探す手間に疲弊している現場リーダー
- フォルダ階層が複雑化しすぎて、誰も管理できずに形骸化しているIT担当者
- テキストの経緯や文脈と一緒にファイルを残せるツールを探している経営層
上記に当てはまる担当者の方は本記事を参考にすると、「ファイルをただアップロードして保管する」という従来の運用を脱却し、業務の背景とファイルを紐づけて残す仕組みに切り替えるべきだと判断できます。
目次
ファイルアップロードでデータ紛失・漏えいが起こる理由
ファイルをアップロードするにあたって、十分注意を払わなければ、データの紛失や情報漏えいが発生するおそれがあります。以下では、ファイルアップロードでデータ紛失・漏えいが起こる理由を3つ紹介します。
チャットツールで共有して埋もれている
1つ目は、チャットツールで共有して情報が埋もれていることです。
チャットツールはリアルタイムでの会話をスピーディーに進められますが、情報をすぐに見返せる状態で保管するのには向いていません。重要なファイルを添付しても、その後のやり取りに押し流され、数日後にはスクロールして探さなければならなくなります。
また、無料プランの保持期限が切れてデータが消えたり、退職者のアカウントを削除したときに紐づいていたファイルのアクセス権が消えたりするケースもあります。結果として、「アップロードしたはずのデータが二度と取り出せない」という事態に陥るのです。
会社非公認のツールを使っている
2つ目は、会社非公認のツールを使っていることです。
情報漏えいの多くは、悪意ではなく従業員の善意や焦りから発生します。会社の公式ストレージのアップロード速度が遅かったり、社外共有の権限申請（ゲストアカウント発行など）に数日かかったりすると、現場は独断で扱いやすい代替手段を探し始めます。
結果として、個人用のLINEや、セキュリティが保証されていない無料のファイル転送サービスに重要データをアップロードして共有してしまい、そこから第三者へデータが流出するリスクが跳ね上がるのです。
共有リンクの権限設定が複雑でミスする
3つ目は、共有リンクの権限設定が複雑でミスすることです。
ファイル共有ツールの権限指定（閲覧のみ・編集可・組織内限定など）が分かりにくいと、担当者は設定を面倒に感じます。そのため、手間を省こうとして公開範囲を「リンクを知っている全員」としてしまいがちです。
そして、そのURLをメールの宛先間違いやチャットの送信ミスで第三者に送った瞬間、自社の重要データが一発で外部へ漏れてしまうのです。このように、ほんのわずかな手抜きや送信ミスが、会社全体の重大なセキュリティ事故へと直結します。
ファイルを送るだけの運用がもたらすリスク
ファイルの受け渡しだけで業務を済ませている企業は、セキュリティ事故は起きていなくても、大きな時間的損失を出しています。以下では、ファイルを送るだけの運用がもたらすリスクを2つ紹介します。
業務の背景・経緯が残らない
1つ目は、業務の背景・経緯が残らないことです。
メールやチャットで「修正版です」とファイルだけが送られてくる運用を続けていると、後から見返したときに「なぜこの修正をしたのか」「クライアントからどんな要望があったのか」という業務の背景が完全に消失します。
結果、プロジェクトの担当者が変わったときに、後任者はファイルがどのような経緯で作られたかを理解できなくなります。そのため、過去のチャットの検索や周囲への確認といった無駄なコストが発生するのです。
どれが最新ファイルか分からなくなる
2つ目は、どれが最新ファイルか分からなくなることです。
「ファイルを送るだけ」の運用は、社内に同じようなファイルを無数に増殖させます。各自がローカルPCにダウンロードして修正を重ねるため、「企画書_確定_ver2.xlsx」「企画書_確定_最終_ver2.xlsx」のような名前のファイルが乱立します。
その結果、誰かが古いバージョンのファイルをベースに作業を再開し、せっかく進めた修正が消えてしまうといった事態が発生して、多くの時間を奪われるおそれがあるのです。
安全かつ業務の経緯が残るファイル管理を実現する方法3選
以下では、安全かつ業務の経緯が残るファイル管理を実現する方法を3つ紹介します。以下の内容を実践して、データ紛失や情報漏えい、情報の埋没を防ぎましょう。
（1）テキストとファイルをセットで残す
1つ目は、テキストとファイルをセットで残すことです。
ファイル単体で管理しようとすると、「なぜこの変更をしたのか」という会話や経緯が抜け落ちてしまいます。そのため、1枚のノートの中にファイルをアップロードし、そのすぐ横や下のテキストスペースに「修正理由」「決定事項」を同時に書き込んでいきます。
この運用を徹底すれば、後から資料を開いた人も経緯をひと目で理解でき、「過去のやり取りをチャットから探し出す無駄な時間」をゼロになるのです。
（2）ITが苦手なメンバーも説明なしで使えるツールを選ぶ
2つ目は、ITが苦手なメンバーも説明なしで使えるようなツールを選ぶことです。
どれだけ強固なセキュリティを備えたツールを導入しても、操作が複雑だとメンバーはストレスを感じ、再び個人のLINEなどでファイルをアップロードするようになります。そのため、マニュアルを読み込まなくても直感的に使えるツールを選ぶべきなのです。
たとえば、シンプルなUIで誰でもスムーズに使えるAIナレッジツール「ナレカン」を導入すれば、情報共有の仕組みを社内に構築できます。このように、「誰でも迷わず同じ場所にファイルを置ける環境」を整えることが重要です。
（3）バージョン管理を履歴で持つ
3つ目は、バージョン管理を履歴で持つことです。
ローカル環境で各自がファイルを更新していると、「企画書_確定_ver2.xlsx」のように別名保存されたファイルが社内に大量発生します。その結果、どれが最新版か分からなくなり、古いデータをもとに作業を進めてしまう大きな手戻りが発生します。
したがって、クラウド上で共同編集ができる、あるいは同じ場所で自動的に「バージョン2、バージョン3」と履歴が積み重なるシステムが必要です。これにより、最新版ファイルは常にひとつに保たれ、必要に応じて過去のバージョンも簡単に確認できます。
【必見】社内のファイルを埋もれることなく管理する方法
以下では、社内のファイルを埋もれることなく管理する方法を紹介します。
「ファイルをアップロードしたが、大事な情報がチャットのやり取りに埋もれて見つからない」といった状態を放置すると、資料を探すたびに多大なストレスが発生します。
情報を残すために、共有フォルダで管理したり、ルールを細かく決めて個人の努力に頼ろうとしたりしても、業務が忙しくなるとルールは形骸化しがちです。また、高機能なチャットツールを導入しても、ファイルが散在した状態ではAIが正しく情報を参照できず、自力だけで誰もが迷わず最新版にたどり着ける環境を維持するには限界があります。
そこで重要なのが、社内情報を安全に管理でき、目的の情報をすぐに取り出せるツールを導入することです。このようなツールを使えば、組織全体での判断や対応のスピードを劇的に高められます。
こうした条件に最も当てはまるのが、必要な情報に即アクセスできるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンは、ノートの中にテキストとファイルを並べて残せるうえ、社内独自の言葉やファイルの中身までAIが横断検索するため、探していた重要データに一瞬でたどり着けます。
必要な情報に即アクセスできるAIナレッジツール「ナレカン」
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ファイルアップロードでの失敗原因・対策まとめ
ここまで、ファイルのアップロードでデータ紛失・漏えいが起きる理由や、安全かつ業務の経緯が残るファイル管理を実現する方法を紹介しました。
ファイルをチャットツールで共有していたり、会社非公認のツールを使っていたり、共有リンクの権限設定が複雑だったりすると、データを紛失したり、情報漏えいが発生したりします。また、ファイルを送るだけの運用方法だと、業務の背景が残らなかったり、最新版のファイルがどれか分からなくなったりします。
安全かつ業務の経緯が残るファイル管理を実現するには、「テキストとファイルをセットで残す」「ITが苦手なメンバーも説明なしで使えるツールを選ぶ」「バージョン管理を履歴で持つ」ことが重要です。
結論、ファイルの共有には、国際基準のセキュリティを備え、シンプルな操作性で簡単にファイルの共有・管理・検索ができるサービス「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内情報の漏えいや埋没を防ぎましょう。
